HomeMy Public PortalAbout05 May 8, 1990 Budget & Finance"
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R I V F R E C O U N T Y T R A N S P O R T A T [ . C O M M I S S I O N
0 5 3 ' 7 4 9
A G E N D A
B U D G E T A N D F I N A N C E C O M M I T T E E
2 : 0 0 P . M . , M a y 8 , 1 9 9 0
C A L T R A N S C O N F E R E N C E R O O M *
3 5 6 0 U n i v e r s i t y A v e n u e , S u i t e 3 0 0
R i v e r s i d e
1 . C a l l t o O r d e r .
2 . R U C / M e a s u r e A / S A F E F Y 1 9 9 0 - 9 1 B u d g e t . ( R C T C A g e n d a N o . 4 )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
S u b j e c t t o m o d i f i c a t i o n s o r c l a r i f i c a t i o n s w h i c h m a y b e r e c o m m e n d e d b y t h e B u d g e t a n d F i n a n c e
C o m m i t t e e , t h e p r o p o s e d F Y 1 9 9 0 - 9 1 R C T C / S A F E / M e a s u r e A B u d g e t s h o u l d b e a p p r o v e d .
3 . U n a u d i t e d M e a s u r e A F i n a n c i a l S t a t e m e n t s . ( R C T C A g e n d a N o . 7 A 2 )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
T h a t t h e C o m m i s s i o n a c c e p t t h e s e u n a u d i t e d f i n a n c i a l r e p o r t s a s p r e s e n t e d .
4 . R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R U C / M e a s u r e A / S A F E B u d g e t . ( R C T C A g e n d a N o . 7 A 3 )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
R e c e i v e a n d f i l e .
5 . C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P a r s o n s , B r i n k e r h o f f , Q u a d e a n d D o u g l a s , I n c . , f o r P r e l i m i n a r y D e s i g n
a n d E n v i r o n m e n t a l A n a l y s i s o f t h e I - 2 1 5 P r o j e c t . ( R C T C A g e n d a N o . 7 C )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n s
S u b j e c t t o r a t i f i c a t i o n o f t h e C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t w i t h C a l t r a n s , s t a f f r e c o m m e n d s t h a t :
1 . T h e C o m m i s s i o n a p p r o v e t h e C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P a r s o n s , B r i n c k e r h o f f , Q u a d e a n d
D o u g l a s , I n c . , i n t h e a m o u n t o f $ 2 , 8 1 0 , 6 8 2 w i t h a 1 5 % c o n t i n g e n c y a m o u n t o f $ 4 2 1 , 6 0 2
f o r a m a x i m u m c o n t r a c t o f $ 3 , 2 3 2 , 2 8 4 .
2 . T h e c u r r e n t b u d g e t b e a m e n d e d b y t r a n s f e r r i n g t h e a m o u n t o f $ 3 , 2 3 2 , 2 8 4 f r o m t h e
C o n t i n g e n c y A c c o u n t t o t h e P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A c c o u n t .
* L o c a t e d i n t h e s a m e b u i l d i n g a s R C T C O f f i c e s .
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B u d g e t a n d F i n a n c e C o m m i t t e e
M a y 8 , 1 9 9 0
P a g e 2
6 . C o n t r a c t R e v i s i o n f o r R o u t e 9 1 F i n a l D e s i g n - M a g n o l i a t o M a i n S t r e e t - P a r s o n s , B r i n c k e r h o f f ,
Q u a d e a n d D o u g l a s , I n c . ( R C T C A g e n d a 7 D )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
T h a t t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e t h e a m e n d m e n t s a t t h e r e d u c e d a m o u n t n e g o t i a t e d b y s t a f f .
C o m p l e t i o n o f t h e w o r k a t t h e p r o p o s e d c o s t o f $ 6 7 6 , 5 0 0 r e p r e s e n t s a f e e o f 8 . 4 p e r c e n t o f
c o n s t r u c t e d c o s t , w h i c h i s d e e m e d r e a s o n a b l e . O v e r a l l , t h e c u m u l a t i v e w o r k o n R o u t e 9 1 i s w i t h i n
t h e 1 9 8 9 - 9 0 b u d g e t a l l o c a t i o n f o r t h i s p r o j e c t .
7 . M e a s u r e A P a r k - N - R i d e P r o g r a m . ( R C T C A g e n d a 7 E )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
T h a t t h e C o m m i s s i o n a w a r d a c o n t r a c t f o r s e r v i c e s t o I n l a n d T r a n s p o r t a t i o n S e r v i c e s a n d
S t e v e n s / G a r l a n d A s s o c i a t e s , I n c . f o r a n h o u r l y r a t e n o t t o e x c e e d $ 6 5 . 0 0 p e r h o u r , s u b j e c t t o r e v i e w
b y L e g a l C o u n s e l .
8 . S e l e c t i o n P r o c e s s f o r U n d e r w r i t e r s . ( R C T C A g e n d a 7 F )
S t a f f R e c o m m e n d a t i o n
T h a t t h e C o m m i s s i o n r e v i e w a n d d i s c u s s t h e m a t e r i a l a n d d e t e r m i n e t h e a p p r o p r i a t e r e p r e s e n t a t i o n
d u r i n g t h e s c r e e n i n g a n d s e l e c t i o n p r o c e s s .
9 . O t h e r I t e m s .
1 0 . A d j o u r n m e n t .
,a
"
"
R I V E I V E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : P u b l i c H e a r i n g f o r P r o p o s e d 1 9 9 0 - 9 1 R C T C / S A F E / M e a s u r e A B u d g e t
A p u b l i c h e a r i n g o n t h e p r o p o s e d 1 9 9 0 - 9 1 R C T C , S A F E , a n d M e a s u r e A b u d g e t s h a s b e e n
s e t f o r t h e M a y 9 , 1 9 9 0 m e e t i n g . T h e a t t a c h e d s c h e d u l e s d o c u m e n t t h e p r o p o s e d 1 9 9 0
R C T C , S A F E , a n d M e a s u r e A b u d g e t s a s p r e p a r e d b y R C T C a n d B e c h t e l s t a f f . E r n s t &
Y o u n g h a s r e v i e w e d t h a t t h e p r o p o s a l t o d e t e r m i n e t h e p r o p o s e d d i s t r i b u t i o n s o f R C T C
i n d i r e c t c o s t s t o t h e t h r e e s e p a r a t e p r o g r a m a r e a s ( R C T C , S A F E , a n d M e a s u r e A ) a r e
a p p r o p r i a t e . H o w e v e r , t h e s a m e m e t h o d o f d i s t r i b u t i o n s u s e d i n F Y 1 9 8 9 - 9 0 i s p r o p o s e d
f o r F Y 1 9 9 0 - 9 1 . T h e R C T C B u d g e t a n d F i n a n c e C o m m i t t e e w i l l r e v i e w t h e p r o p o s e d
b u d g e t p r i o r t o t h e m e e t i n g .
T h e p r o p o s e d g e n e r a l b u d g e t c a t e g o r i e s a n d a m o u n t s a r e a s f o l l o w s :
A d m i n i s t r a t i o n ( 1 ) $ 3 0 4 , 8 3 2
I n t e r g o v e r n m e n t a l C o o r d i n a t i o n / P u b l i c I n f o r m a t i o n ( 1 ) 2 8 9 , 7 0 2
T r a n s p o r t a t i o n P l a n n i n g a n d P r o g r a m m i n g 7 4 4 , 8 8 8
S e r v i c e A u t h o r i t y f o r F r e e w a y E m e r g e n c i e s 4 , 0 6 1 , 3 3 9
M e a s u r e A P r o g r a m D e v e l o p m e n t 4 7 8 , 6 4 4
M e a s u r e A P r o j e c t D e v e l o p m e n t 1 7 , 3 4 1 , 7 7 1
M e a s u r e A P r o j e c t F i n a n c i n g 1 8 8 , 4 8 2
P r o j e c t I m p l e m e n t a t i o n 3 1 , 4 0 5 , 0 7 4
D e b t S e r v i c e 1 1 , 5 0 0 , 0 0 0
U n p r o g r a m m e d R e s e r v e s / C o n t i n g e n c i e s ( 2 ) 1 , 0 9 6 , 3 0 5
T O T A L $ 6 7 , 4 1 1 , 5 3 7
"
"
"
T h e p r o j e c t e d r e v e n u e s t o s u p p o r t t h e b u d g e t p r o p o s a l a r e a s f o l l o w s :
R c . r c
C a r r y o v e r
T r a n s p o r t a t i o n D e v e l o p m e n t A c t
( A d m i n i s t r a t i o n , P l a n n i n g )
S A F E
C a r r y o v e r
( M o t o r V e h i c l e R e g i s t r a t i o n - A n n u a l & R e s e r v e d )
S C A G P a s s t h r o u g h ( 3 )
M e a s u r e A ( A n n u a l a n d C a r r y o v e r ) ( 4 )
I n t e r e s t ( R C T C , S A F E , M e a s u r e A )
B o n d P r o c e e d s
T O T A L
V A R I A N C E ( 5 )
$ 3 5 0 , 0 0 0
8 6 0 , 0 0 0
2 , 9 2 5 , 0 0 0
1 , 8 7 0 , 0 0 0
0
4 8 , 1 0 4 , 3 7 9
6 0 3 , 5 0 0
T o B e D e t e r m i n e d
$ 5 4 , 7 1 2 , 8 7 9
$ 1 2 , 6 9 8 , 6 5 7
I w i l l b e p r e p a r e d t o d i s c u s s t h e a s s u m p t i o n s w h i c h w e n t i n t o t h e e s t i m a t e d b u d g e t
r e q u i r e m e n t s f o r e a c h p r o g r a m m a t i c c a t e g o r y a n d w o r k e l e m e n t d u r i n g t h e p u b l i c h e a r i n g .
F O O T N O T E S :
( 1 ) C o s t s o f A d m i n i s t r a t i o n , a n d I n t e r g o v e r n m e n t a l C o o r d i n a t i o n / P u b l i c I n f o r m a t i o n a r e a p p o r t i o n e d
t o t h e R C T C T r a n s p o r t a t i o n P l a n n i n g a n d P r o g r a m m i n g , S A F E , a n d M e a s u r e A p r o g r a m s b a s e d u p o n
t h e t o t a l e s t i m a t e d n o n - c a p i t a l e x p e n d i t u r e s ( 3 % , 2 % , a n d 9 5 % r e s p e c t i v e l y ) . A l s o , t h e R C T C
s a l a r i e s a n d b e n e f i t s f o r t h e s e c o m b i n e s p r o g r a m s , p l u s t h o s e f o r M e a s u r e A P r o g r a m D e v e l o p m e n t
a n d M e a s u r e A P r o j e c t F i n a n c i n g , w h i c h m a y b e c o n s i d e r e d " a d m i n i s t r a t i o n c o s t s " p u r s u a n t t o
M e a s u r e A , t o t a l $ 2 9 3 , 0 0 0 . T h i s a m o u n t i s w i t h i n t h e 1 % l i m i t a t i o n f o r t h e M e a s u r e A P r o g r a m .
( 2 ) E s t i m a t e s o f R C T C S a l a r i e s a n d F r i n g e B e n e f i t s a r e b a s e d u p o n 1 9 8 9 - 9 0 r a t e s . T o t a l e x p e n d i t u r e s
i n o t h e r c a t e g o r i e s w i l l b e m o d i f i e d a s a d j u s t m e n t s a r e m a d e f o r 1 9 9 0 - 9 1 i n c r e a s e s .
( 3 ) T h e a m o u n t o f f u n d s w h i c h m a y b e a v a i l a b l e f r o m S C A G h a s n o t y e t b e e n d e t e r m i n e d . T h i s i s a n
e s t i m a t e b a s e d u p o n d i s c u s s i o n s w i t h S C A G s t a f f . W e a l s o a n t i c i p a t e t h a t s o m e o f S C A G ' s f u n d s w i l l
b e p a s s e d t h r o u g h t o t h e R i v e r s i d e T r a n s i t A g e n c y a n d S u n L i n e T r a n s i t A g e n c y ; t h e a s s u m e d
a m o u n t o f s u c h p a s s t h r o u g h s h a v e b e e n e x c l u d e d f r o m t h e e s t i m a t e d f u n d s t o R C T C .
( 4 ) F u n d s s h o w n a s " C a r r y o v e r " a r e e s t i m a t e s o n l y . A c t u a l c a r r y o v e r a m o u n t s w i l l n o t b e k n o w n u n t i l
a f t e r J u n e 3 0 , 1 9 9 0 .
( 5 ) N o p r o v i s i o n h a s b e e n m a d e t o t a k e a d v a n t a g e o f b o n d i n g / f i n a n c i n g s t r a t e g i e s s u g g e s t e d b y S e c u r i t y
P a c i f i c . A l s o , n o p r o v i s i o n h a s b e e n m a d e f o r R a i l B o n d s o r f o r t h e m a i n t e n a n c e o f c a s h r e s e r v e s .
T h e s e i t e m s w i l l b e r e a d d r e s s e d a f t e r t h e r e s u l t s o f P r o p o s i t i o n 1 1 1 a r e k n o w n a n d
p r o j e c t / c o n s t r u c t i o n e x p e n d i t u r e s f o r t h e n e x t t w o y e a r s a r e e s t a b l i s h e d .
"
"
"
C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e B u d g e t & F i n a n c e C o m m i t t e e r e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e p r e s e n t e d a t t h e m e e t i n g .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
S u b j e c t t o m o d i f i c a t i o n s o r c l a r i f i c a t i o n s w h i c h m a y b e r e c o m m e n d e d b y t h e B u d g e t &
F i n a n c e C o m m i t t e e , t h e p r o p o s e d F Y 1 9 9 0 - 9 1 R C T C / S A F E / M e a s u r e A b u d g e t s h o u l d b e
a p p r o v e d .
J R : n k
"
"
"
C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e B u d g e t & F i n a n c e C o m m i t t e e r e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e p r e s e n t e d a t t h e m e e t i n g .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
S u b j e c t t o m o d i f i c a t i o n s o r c l a r i f i c a t i o n s w h i c h m a y b e r e c o m m e n d e d b y t h e B u d g e t &
F i n a n c e C o m m i t t e e , t h e p r o p o s e d F Y 1 9 9 0 - 9 1 R C T C / S A F E / M e a s u r e A b u d g e t s h o u l d b e
a p p r o v e d .
J R : n k
46
MEASURE 'A' / RCTC / SAFE
• Proposed 1990-91 Budget
TOTALS MEASURE 'A' ROTC SAFE
REVENUES
tbA Ad nin eii .
TAKE not
CALTRANB .'•
64b.I4sin
13ANtlAa
•
OCTC;''
446 •
SCAB l6bi
ti ler •
; : TOTAL cit OtHEp fill
C4FVlNly totAL. • FUNDS AVAh
EXPENDITURES
$45.120.000 $44.120.000 $1.000.000
($22.033.504) ($22.033,504)
$000.000 $000,000
$200.000 $200.000
:1170.000 $$70.000
$2.210.300 $2.210.380
$7.000.000 $7.000,000
$750.000 $758.000
$80.000 $80.000
$27,000 $27.000
$0
$003.500 $500.000 $20.500 $75,000
To Se Determined
$34.000,202 $31.050,702 =000.500 $1.045.000
$20.022,507 $10.747.507 $350.000 $2,025,000
$0
$20,022.507 $10,747.507 $350,000 $2025,000
$685.270
$30,000
$24.000
$3,500
$40.000
$9.500
$20.000
$30,000
$7,000
$104.000
$07,500
$40,000
$40.000
$24.000
$8.000
$4,000
$10.000
$3.500
$10,000
$54.712,870 $40.004,370 $1,230,500 $4.070.000
$005.270 (21
$410,755 $215.304 $50,130
$20,500 $000 two
$21,000
$3.325 $105 =70
$30.000 $1.200 >j000
$0.025 $205 =too
$24.700 $7110 =52o
$54.200 $1.000 $720
t0.550 $210 $140
$00.000 $3,120 $2.000
$87.500
>30.000 $1.200 $000
$30.000 $1,200 >M00
SUS -TOTALS $447.600 $430,700 $10.040 $0.720
$22.1100 $720 $480
$7.000 $240 $100
$3.000 $120 =e0
$17.100 $540 $300
$3,325 $105 $70
$0.500 $300 $200
SUS -TOTALS stem $04.125 $2.025 $1.350
$515.000 (3) $404.025 $12.105 0,070
"
"
D I S T R I B U T I O N
O F R C T C P E R S O N N E L H O U R S
O V E R R C T C P R O G R A M S
"
"
r f
�Y
f
7
1
•
1
r
" "
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : U n a u d i t e d M e a s u r e A F i n a n c i a l S t a t e m e n t s
A t t a c h e d a r e C o m b i n i n g S t a t e m e n t s o f R e v e n u e s a n d E x p e n d i t u r e s a n d C h a n g e s i n F u n d
B a l a n c e s ( U n a u d i t e d ) f o r t h e Q u a r t e r a n d N i n e M o n t h s E n d e d M a r c h 3 1 , 1 9 9 0 . A l s o a t t a c h e d
i s a R C T C M e a s u r e A H i g h w a y P r o j e c t s B u d g e t R e p o r t b y R o u t e t h r o u g h M a r c h 3 1 , 1 9 9 0
p r e p a r e d b y B e c h t e l C i v i l , I n c .
B U D G E T A N D F I N A N C E C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
I f t h e B u d g e t a n d F i n a n c e C o m m i t t e e a m e n d s t h e s t a f f r e c o m m e n d a t i o n , t h i s i t e m w i l l b e
p u l l e d f r o m t h e C o n s e n t C a l e n d a r .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
T h a t t h e C o m m i s s i o n a c c e p t t h e s e u n a u d i t e d f i n a n c i a l r e p o r t s a s p r e s e n t e d .
J R / L E M : s c
a t t a c h m e n t s
A G E N D A I T E M # 7 A 2
M A Y 9 , 1 9 9 0
COMBIIII1 .ATEMENT OF REVENUES AND EXPENDITURES AND CHAN", . FUND BALANCES (UNAUDITED)
MEASURE A OF THE RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION
For the Quarter Ended March 31, 1990
REVENUES
Sales tax allocations
Interest income
Reimbursements
TOTAL REVENUES
EXPENDITURES
Administration:
Salaries and benefits
Measure A management
Professional services
Office lease
Legal services
Other expenses
Commissioners per diem
TOTAL ADMINISTRATION
Programs:
Right of Way Acquisition
Highways
Local street and roads
Railways
TOTAL PROGRAMS
Capital outlay
TOTAL EXPENDITURES
REVENUES OVER (UNDER) EXPENDITURES
FUND BALANCE --January 1, 1990
FUND BALANCE --March 31, 1990
See accountants' compilation report.
Western
General County
$ 8,280,805
$ 35,646 83,800
2.129
37,775 8,364,605
103,534
34,092 51,598
11,388 30,426
47,100
18,452
31,222 4,252
2.971
248,759 86,276
21.646
1,500,000
748,453
3,051,662
38.978
5,339,093
270.405 5.425.369
(232,630) 2,939,236
3.784,699 8,029,361
3.552.069 $10.968.597
Coachella
Valley
$3,320,840
33,110
3,353,950
32,001
32,001
Palo Combining
Verde Total
•
3910
DRAFT
$176,610 $11,778,255
1,451 154,007
2.129
178,061 11,934,391
1,070,828 162,712
1,070,828 162,712
1,102.829
2,251,121
4.053.46Z
$6.304.583
103,534
117,691
41,814
47,100
18,452
35,474
2.971
367,036
1,500,000
748,453
4,285,202
38.978
6,572,633
21.646
162.712 6.961.315
15,349 4,973,076
54.807 15.922.329
70.154 $20.895.405
COMB PATEMENT OF REVENUES AND EXPENDITURES AND CHA4111
MEASURE A OF THE RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION
For the Nine Months Ended March 31, 1990
REVENUES
Sales tax allocations
Interest income
Reimbursements
TOTAL. REVENUES
EXPENDITURES
Administration:
Salaries and benefits
State Board of Equalization fee
Measure A management
Professional services
Office lease
Legal services
Other expenses
Commissioners per diem
Programs:
Right of Way Acquisition
Highways
Local street and roads
Railways
TOTAL PROGRAMS
Debt service:
Principal payment
Interest expense
TOTAL DEBT SERVICE
Capital outlay
TOTAL EXPENDITURES
REVENUES OVER (UNDER) EXPENDITURES
OTHER FINANCING SOURCES
Proceeds from bond anticipation notes
REVENUES AND OTHER FINANCING
SOURCES OVER EXPENDITURES
FUND BALANCE (Deficit) --July 1, 1989
FUND BALANCE --March 31, 1990
See accountants' compilation report.
. FUND BALANCES (UNAUDITED)
Western Coachella
General County Valley
$ 805,600 $16,568,403 $6,644,404
279,470 83,800 33,110
2.129 602.727
1,087,199 17,254,930 6,677,514
260,507 786
78,900
126,996 51,598
51,288 30,426
110,381
45,278
64,970 5,087
8.595
TOTAL ADMINISTRATION 746,915 87,897
32,001
32,001
Palo Combining
Verde Total
•
DRAFT
$353,365 $24,371,772
1,451 397,831
604.856
354,816 25,374,459
1,500,000
2,547,265 124,305
5,338,780 1,873,378 284,660
178.050
261,293
78,900
210,595
81,714
110,381
45,278
70,057
8.595
866,813
1,500,000
2,671,570
7,496,818
178.050
9,564,095 1,997,683 284,660 11,846,438
3,800,000
243.824 75.533 3.147
4,043,824 75,533 3,147
192.507
3,800,000
322.504
4,122,504
192.507
4.983.246 9.727.525 2.032.831 284.660 17.028.262
(3,896,047) 7,527,405 4,644,683 70,156 8,346,197
3.800.000 4,540.100 1.659.900 10.000.000
(96,047) 12,067,505 6,304,583 70,156 18,346,197
3.648.116 (1.098.908) 2.549.208
3.552.069 $10.968.597 $6.304.584 $ 70.156 $20.895.405
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000'0LO'OZS
(l)
000'09LS
000'09LS
000't9Z'LS
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(Z)
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000'09L•Z£s
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(1)
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(t)
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aLnOki A8 1110d31:1 138one
SL731 am AVMHOIN V 31:I11Sv3w 0108
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"
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : R E V I E W O F F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B U D G E T
A t t a c h e d a r e a s e r i e s o f e x h i b i t s w h i c h d e t a i l a l l s i g n i f i c a n t b u d g e t a r y a c t i v i t y i n t h e c u r r e n t
f i s c a l y e a r . F o r e a c h m o n t h t w o e x h i b i t s a r e s h o w n : 1 ) t h e s t a t u s o f b u d g e t e x p e n s e s a s o f
t h e d a t e o f t h e C o m m i s s i o n m e e t i n g , a n d ; 2 ) b u d g e t a r y m o d i f i c a t i o n s m a d e a s a r e s u l t o f
C o m m i s s i o n a c t i o n s . A l l s u c h m o d i f i c a t i o n s a r e s h a d e d f o r e a s e o f i d e n t i f i c a t i o n .
T h e p u r p o s e o f t h i s r e v i e w i s t o h i g h l i g h t a c t i o n s w h i c h r e s u l t e d e i t h e r i n : 1 ) m a j o r s h i f t s i n
p r o g r a m a l l o c a t i o n s w i t h i n t h e F Y 9 0 b u d g e t , o r ; 2 ) p r o g r a m m i n g o f m o n i e s w h i c h w e r e
a l l o c a t e d w i t h i n t h e a p p r o v e d b u d g e t b u t n o t p r e v i o u s l y e a r m a r k e d f o r s p e c i f i c e x p e n d i t u r e s .
T h e n u m e r o u s m i n o r r e f i n e m e n t s w h i c h n o r m a l l y o c c u r t h r o u g h o u t t h e y e a r a r e n o t s h o w n .
F o l l o w i n g i s a n a r r a t i v e s u m m a r y o f a l l s i g n i f i c a n t b u d g e t r e v i s i o n s w h i c h h a v e o c c u r r e d i n
F Y 1 9 8 9 / 9 0 t o d a t e a s a r e s u l t o f C o m m i s s i o n a c t i o n s .
M a y 1 9 8 9 ( E x h i b i t s 1 & 2 )
D u r i n g t h e M a y 3 , 1 9 8 9 m e e t i n g t h e C o m m i s s i o n c o n s i d e r e d a n d a p p r o v e d t h e R C T C / S A F E
b u d g e t f o r t h e 1 9 8 9 / 9 0 f i s c a l y e a r . I n a d d i t i o n t o t h i s a c t i o n a n e x p e n d i t u r e o f $ 5 , 0 0 0 w a s
a p p r o v e d f o r t h e p u r p o s e o f r e t a i n i n g a p a t e n t a t t o r n e y t o c o n d u c t a n i n i t i a l r e v i e w o f t h e
R C T C / S a n B A G S A F E c a l l b o x R F P . T h i s e x p e n d i t u r e w a s m a d e t o t h e f i r m o f L a f f , W h i t e s e l ,
C o n t e a n d S a r e t .
J u n e 1 9 8 9 ( E x h i b i t 3 )
A s a f o l l o w - u p t o t h i s M a y b u d g e t a c t i o n t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e d a n a d d i t i o n a l $ 1 0 , 0 0 0
e x p e n d i t u r e t o t h e a f o r e m e n t i o n e d p a t e n t a t t o r n e y s . T h i s w a s a r e s u l t o f a n e e d f o r f u r t h e r
w o r k t o s t u d y p o t e n t i a l p a t e n t i n f r i n g e m e n t i s s u e s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e i n i t i a l p h a s e o f w o r k
o n t h e c a l l b o x R F P .
A l s o i n c l u d e d a m o n g t h e C o m m i s s i o n ' s J u n e a c t i o n s w a s t h e a p p r o v a l o f f u n d i n g c o m m i t m e n t s
f o r t h e r e c o n s t r u c t i o n o f t h e R o u t e 9 1 S m i t h , M a p l e , a n d L i n c o l n o v e r c r o s s i n g s i n t h e C i t y o f
C o r o n a . S u c h c o m m i t m e n t s , m a d e p u r s u a n t t o a C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t b e t w e e n R C M a n d
t h e C i t y o f C o r o n a , i n c l u d e d t h e f o l l o w i n g :
A G E N D A I T E M # 7 A 3
M A Y 9 , 1 9 9 0
"
"
"
P a g e 2
M a y 9 , 1 9 9 0
R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B u d g e t
1 . F u n d i n g o f t h a t p o r t i o n o f t h e p r o j e c t n e c e s s a r y f o r a t w o - l a n e l e n g t h e n i n g o f t h e
o v e r c r o s s i n g s . T h e c u r r e n t e s t i m a t e o f p r o j e c t c o s t s w a s $ 5 , 1 7 6 , 7 5 0 ;
2 . P r o v i s i o n o f a l o a n t o t h e C i t y f o r 5 0 % o f t h e c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e w i d e n i n g
o f t h e o v e r c r o s s i n g s . T h e e s t i m a t e d l o a n a m o u n t w a s $ 2 , 0 7 8 , 1 2 5 ;
3 . A d v a n c e m e n t o f f u n d s t o f u l l y f u n d p r o j e c t d e v e l o p m e n t w o r k i n c l u d i n g
e n v i r o n m e n t a l a s s e s s m e n t s , p r e l i m i n a r y e n g i n e e r i n g , a n d f i n a l d e s i g n . T h e
e s t i m a t e d c o s t o f s u c h a c t i v i t i e s w a s $ 9 3 3 , 0 0 0 .
R e c o n s t r u c t i o n o f t h e s e o v e r c r o s s i n g s i s a l e n g t h y p r o c e s s w i t h e x p e n d i t u r e s s p r e a d o v e r a
n u m b e r o f y e a r s . R C T C s t a f f e s t i m a t e d t h a t $ 6 3 8 , 0 0 0 w o u l d b e e x p e n d e d i n t h e c u r r e n t f i s c a l
y e a r ; t h i s a m o u n t i s r e f l e c t e d i n t h e F Y 9 0 b u d g e t .
F i n a l l y , t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d t w o b u d g e t a r y r e v i s i o n s t o s u p p o r t C a l t r a n s i n p r o j e c t
d e v e l o p m e n t w o r k f o r M e a s u r e A p r o j e c t s . I n r e s p o n s e t o C a l t r a n s ' r e q u e s t s t w o e x p e n d i t u r e s
w e r e a u t h o r i z e d :
1 . E x e c u t i o n o f a l e a s e a t a c o s t o f $ 6 7 , 5 0 0 f o r o f f i c e s p a c e a d j a c e n t t o R C T C . T h i s
s p a c e h o u s e s C a l t r a n s D i s t r i c t 8 p e r s o n n e l w o r k i n g o n t h e M e a s u r e A p r o g r a m ;
2 . P r o v i s i o n o f $ 1 8 0 , 0 0 0 f o r t h e p u r p o s e o f a s s i s t i n g C a l t r a n s i n p e r f o r m i n g
n e c e s s a r y e n v i r o n m e n t a l a c t i v i t i e s f o r M e a s u r e A p r o j e c t s . T h i s s u m w a s a d d e d
t o t h e e x i s t i n g B e c h t e l c o n t r a c t , w i t h B e c h t e l a s s u m i n g r e s p o n s i b i l i t y f o r
p e r f o r m a n c e o f t h e e n v i r o n m e n t a l s u p p o r t w o r k .
J u l y 1 9 8 9 ( E x h i b i t 4 )
I n J u l y t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d t h e e x e c u t i o n o f a C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t b e t w e e n R C T C
a n d t h e C o u n t y o f R i v e r s i d e f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f a n " a l l w e a t h e r " b r i d g e c r o s s i n g o v e r t h e
S a n J a c i n t o R i v e r . U n d e r t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t R C T C w a s t o p r o v i d e p r o j e c t f u n d i n g
i n a n a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 8 9 1 , 2 5 0 .
S u b s e q u e n t t o t h a t a c t i o n t h e C o u n t y F l o o d C o n t r o l D i s t r i c t e x p r e s s e d c o n c e r n s o v e r t h e
b r i d g e d e s i g n w h i c h u l t i m a t e l y r e s u l t e d i n a c h a n g e t o t h e s c o p e o f t h e p r o j e c t . A s a r e s u l t ,
a n e w c o n t r a c t w a s n e g o t i a t e d w i t h G r e i n e r , t h e s e l e c t e d M e a s u r e A c o n s u l t a n t . T h i s n e w
c o n t r a c t , a p p r o v e d b y t h e C o m m i s s i o n i n M a r c h 1 9 9 0 , i n c r e a s e d R C T C ' s f i n a n c i a l p a r t i c i p a t i o n
t o $ 9 1 5 , 0 0 0 .
O f t h i s t o t a l p r o j e c t c o s t , s t a f f e s t i m a t e s t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 1 2 0 , 0 0 0 w i l l b e e x p e n d e d i n t h e
1 9 9 0 f i s c a l y e a r . T h i s a m o u n t i s r e f l e c t e d i n t h e c u r r e n t b u d g e t .
e
•
•
Page 3
May 9, 1990
Review of FY 1989/90 RCTC/SAFE Budget
August 1989
No actions were taken by the Commission which resulted in a major shift in fund allocations.
September 1989 (Exhibit 5)
The Commission authorized an expenditure of $40,000 for the purchase of a Local Area
Network system to permit connection of personal computers in the RCTC and Caltrans offices.
Also included in this amount were funds for the purchase of a portable laptop computer for
use by RCTC personnel. This expenditure was authorized with the understanding that
$27,000 of the $40,000 total was to be reimbursed by Caltrans through addition to their
Measure A credit account.
Action was also taken in September to authorize financial support to the California - Nevada
Super -Speed Ground Transportation Project. This entailed authorization of up to $50,000 for
expenditure by the Bi-State Commission toward an analysis of two station locations in
Riverside County. One station would be cited in western Riverside County, with the other
located in Palm Springs.
In another action the Commission authorized an expenditure of $13,000 for payment of a fee
appurtenant to the establishment of a $10 million line of credit with Sanwa Bank.
The Commission also authorized an expenditure of $25,000 in support of the Measure A
commuter rail program. These funds were allocated to the firm of Schiermeyer & Greene as
a supplement to a $50,000 contract previously executed. Please note that the attached exhibit
for September, prepared prior to this writing, indicates the expenditure as $75,000. The
correct figure is $25,000.
Finally, a sum of $10,000 was authorized for expenditure on necessary right-of-way mapping
for the Measure A Route 91/Route 60/I-215 Interchange improvement project. This work
was performed by the firm of J.F. Davidson.
October 1989 (Exhibit 6)
The Commission authorized budgetary revisions necessary for completion of purchases and
finalization of contracts intended to take place during the previous fiscal year. These included
the following budgetary transfers:
1. A total of $85,063 to the Furniture and Equipment Account for purchase of office
furniture;
"
"
"
P a g e 4
M a y 9 , 1 9 9 0
R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B u d g e t
2 . T h e s u m o f $ 3 7 , 9 4 5 t o t h e P r o f e s s i o n a l a n d S p e c i a l i z e d A c c o u n t f o r o n g o i n g w o r k
c o n d u c t e d b y P a t P i r a s ( S o c i a l S e r v i c e s T r a n s p o r t a t i o n D e l i v e r y S t u d y ) a n d B o o z ,
A l l e n & H a m i l t o n ( R C T C a n d t r a n s i t o p e r a t o r p e r f o r m a n c e a u d i t s ) ;
3 . A t o t a l o f $ 1 1 5 , 0 0 0 t o t h e P a s s T h r o u g h F u n d A c c o u n t f o r C V A G t r a n s p o r t a t i o n
p l a n n i n g e f f o r t s a n d R I V S A N m o d e l i n g w o r k ;
4 . T h e s u m o f $ 1 7 5 , 0 0 0 t o t h e M e a s u r e A A c c o u n t f o r e x p e n d i t u r e t o t h e S t a t e
B o a r d o f E q u a l i z a t i o n f o r p r e p a r a t i o n a n d a d m i n i s t r a t i o n o f t h e C o m m i s s i o n ' s
t r a n s a c t i o n a n d u s e t a x o r d i n a n c e .
D u r i n g t h e m o n t h o f S e p t e m b e r t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e d t h e e x e c u t i o n o f a C o o p e r a t i v e
A g r e e m e n t w i t h t h e C i t y o f P e r r i s f o r t h e w i d e n i n g a n d i m p r o v e m e n t o f R o u t e 7 4 . U n d e r t h e
t e r m s o f t h e A g r e e m e n t p r o j e c t c o s t s w i l l b e s h a r e d w i t h t h e C i t y . T h e t o t a l o b l i g a t i o n o f
M e a s u r e A f u n d s o v e r t h e t e r m o f t h e p r o j e c t i s e s t i m a t e d t o b e $ 3 m i l l i o n . O f t h i s a m o u n t ,
s t a f f e s t i m a t e s t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 2 5 0 , 0 0 0 w i l l b e e x p e n d e d i n t h e c u r r e n t f i s c a l y e a r . T h i s
f i g u r e i s r e f l e c t e d i n t h e F Y 9 0 C o m m i s s i o n b u d g e t .
N o v e m b e r 1 9 8 9 ( E x h i b i t 7 )
I n t h i s m o n t h , t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e d a r e v i s i o n t o i t s e x i s t i n g c o n t r a c t w i t h t h e f i r m o f
E r n s t & Y o u n g . T h i s a c t i o n , w h i c h r e s u l t e d i n a n i n c r e a s e o f $ 3 0 6 , 5 0 0 t o t h e p r e v i o u s
c o n t r a c t t o t a l , w a s m a d e t o c o v e r t h e c o s t o f a d d i t i o n a l w o r k r e q u i r e d i n t h e f o l l o w i n g a r e a s :
1 . T r a n s p o r t a t i o n D e v e l o p m e n t A c t ( T D A ) a u d i t s ;
2 . L a n d a p p r a i s a l s a n d c o n s u l t a t i o n s e r v i c e s r e l a t e d t o t h e M e a s u r e A c o m m u t e r r a i l
p r o g r a m ;
3 . U p d a t i n g o f e c o n o m e t r i c s t u d i e s a n d c a s h f l o w p r o j e c t i o n s f o r M e a s u r e A
r e v e n u e s ;
4 . A c c o u n t i n g s u p p o r t t o R C T C s t a f f .
D e c e m b e r 1 9 8 9 ( E x h i b i t 8 A )
O n D e c e m b e r 1 3 , 1 9 8 9 t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d s t a f f t o i s s u e a R e q u e s t f o r P r o p o s a l f o r
a n E n g i n e e r i n g A s s e s s m e n t o f C o m m u t e r T r a i n I n t e g r a t i o n I n t o S a n t a F e R a i l w a y F r e i g h t
O p e r a t i o n o n t h e S a n B e r n a r d i n o S u b d i v i s i o n . I n t a k i n g t h i s a c t i o n t h e C o n u n i s s i o n a l s o
"
"
P a g e 5
M a y 9 , 1 9 9 0
R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B u d g e t
a p p r o v e d a n e x p e n d i t u r e o f u p t o $ 5 0 0 , 0 0 0 f o r c o n d u c t o f t h e s t u d y . N o b u d g e t a r y
m o d i f i c a t i o n w a s r e q u i r e d t o e f f e c t t h i s e n d e a v o r s a v e a r e a l l o c a t i o n o f f u n d s a m o n g a c c o u n t s .
A n a d d i t i o n a l i t e m o n t h e D e c e m b e r a g e n d a i n v o l v e d t h e C o m m i s s i o n ' s a p p r o v a l o f a l o a n o f
M e a s u r e A i n t e r c h a n g e i m p r o v e m e n t f u n d s t o t h e C o u n t y o f R i v e r s i d e . T h i s a c t i o n c o m p r i s e d
a l o a n o f $ 5 0 , 0 0 0 f o r t h e p r e p a r a t i o n o f a P r o j e c t S t u d y R e p o r t f o r t h e p r o p o s e d n e w
i n t e r c h a n g e o n 1 - 1 5 a t G a l e n a S t r e e t . S u c h l o a n w a s a p p r o v e d p e n d i n g d e v e l o p m e n t o f
i m p l e m e n t a t i o n p o l i c i e s f o r t h e M e a s u r e A i n t e r c h a n g e i m p r o v e m e n t p r o g r a m .
I n r e s p o n s e t o t h e C o m m i s s i o n ' s d e s i r e t o a c c e l e r a t e p r o j e c t d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e s f o r
M e a s u r e A h i g h w a y p r o j e c t s , a n a m e n d m e n t t o t h e B e c h t e l c o n t r a c t w a s a p p r o v e d . A d d i t i o n a l
f u n d i n g i n t h e a m o u n t o f $ 5 6 1 , 0 0 0 w a s a u t h o r i z e d f o r t h e p u r p o s e o f s e c u r i n g a d d i t i o n a l s t a f f
a n d o t h e r t e c h n i c a l s u p p o r t .
P u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f a C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t b e t w e e n R C T C a n d C a l t r a n s a p p r o v e d
b y t h e C o m m i s s i o n i n M a r c h 1 9 8 9 , a n e x p e n d i t u r e o f $ 1 . 5 m i l l i o n w a s m a d e i n D e c e m b e r f o r
p u r c h a s e o f r i g h t - o f - w a y n e e d e d f o r t h e R o u t e 6 0 / R o u t e 9 1 / [ - 2 1 5 i n t e r c h a n g e i m p r o v e m e n t
p r o j e c t . A c c o m p a n y i n g t h i s a c t i o n w a s t h e p a y m e n t o f e s c r o w f e e s i n t h e a m o u n t o f $ 5 , 4 3 0 .
A s c a p i t a l e x p e n d i t u r e s t h e s e t r a n s a c t i o n s a r e s h o w n o n t h e a t t a c h e d e x h i b i t s a s a s e p a r a t e
i t e m a p a r t f r o m t h e r e g u l a r R C T C o p e r a t i n g b u d g e t .
J a n u a r y 1 9 9 0
N o a c t i o n s w e r e t a k e n b y t h e C o m m i s s i o n w h i c h r e s u l t e d i n a m a j o r s h i f t i n f u n d a l l o c a t i o n s .
F e b r u a r y 1 9 9 0 ( E x h i b i t 9 )
A t t h e F e b r u a r y 7 , 1 9 9 0 j o i n t m e e t i n g w i t h S a n B A G t h e C o m m i s s i o n t o o k n o a c t i o n s w h i c h
r e s u l t e d i n a m a j o r s h i f t i n f u n d a l l o c a t i o n s .
D u r i n g t h e r e g u l a r R C T C m e e t i n g o n F e b r u a r y 1 4 t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d t h e f o l l o w i n g
e x p e n d i t u r e s r e q u e s t e d b y C a l t r a n s :
1 . C o m p u t e r p u r c h a s e s i n t h e a m o u n t o f $ 5 6 , 6 0 0 ;
2 . A n a l l o c a t i o n o f $ 6 , 0 0 0 f o r C a l t r a n s ' t e l e p h o n e e x p e n s e s ;
3 . A d d i t i o n a l f u n d s t o t a l i n g $ 2 9 , 0 8 4 f o r o f f i c e l e a s e c o s t s .
P u r s u a n t t o e x i s t i n g a g r e e m e n t s t h e s e e x p e n s e s w e r e a d d e d t o t h e C a l t r a n s c r e d i t a c c o u n t .
"
"
P a g e 6
M a y 9 , 1 9 9 0
R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B u d g e t
T h e C o m m i s s i o n a l s o a u t h o r i z e d t h e f o l l o w i n g a m e n d m e n t s t o t h e c u r r e n t R C T C / M e a s u r e A
b u d g e t :
1 . A n a l l o c a t i o n o f $ 6 , 5 0 0 t o t h e S p e c i a l i z e d D e p a r t m e n t a l A c c o u n t f o r c o n t i n u e d
c o n d u c t o f m o n t h l y E m p l o y e r T r a n s p o r t a t i o n C o o r d i n a t i o n C o m m i t t e e m e e t i n g s ;
2 . T r a n s f e r t o t h e O f f i c e E x p e n s e A c c o u n t i n t h e a m o u n t o f $ 1 1 , 8 0 0 t o c o v e r c o s t s
e n g e n d e r e d b y e x p a n s i o n o f a g e n c y r e s p o n s i b i l i t i e s a n d w o r k f o r c e .
F i n a l l y , t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d a n i n c r e a s e i n t h e a m o u n t o f a l o a n t o t h e C o u n t y o f
R i v e r s i d e o r i g i n a l l y a p p r o v e d i n D e c e m b e r 1 9 8 9 . T h r o u g h t h i s a c t i o n t h e l o a n a m o u n t f o r
t h e G a l e n a I n t e r c h a n g e S t u d y w a s r a i s e d f r o m $ 5 0 , 0 0 0 t o $ 6 5 , 0 0 0 .
M a r c h 1 9 9 0 ( E x h i b i t 1 0 )
D u r i n g t h e M a r c h 1 9 9 0 m e e t i n g t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d t h e e x e c u t i o n o f a C o o p e r a t i v e
A g r e e m e n t w i t h t h e C o u n t y o f R i v e r s i d e f o r t h e S a n d e r s o n A v e n u e B r i d g e . T h i s i t e m w a s
d e s c r i b e d p r e v i o u s l y u n d e r a C o m m i s s i o n a c t i o n t a k e n i n J u l y 1 9 8 9 .
A u t h o r i z a t i o n w a s g r a n t e d f o r t h e e x e c u t i o n o f a c o n t r a c t w i t h P s o m a s a n d A s s o c i a t e s f o r
s u r v e y w o r k o n t h e M e a s u r e A 1 . 2 1 5 i m p r o v e m e n t p r o j e c t . T h e t o t a l a m o u n t o f t h i s
a u t h o r i z a t i o n w a s $ 6 4 4 , 0 8 2 ; o f t h i s s u m , s t a f f e s t i m a t e s t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 4 8 1 , 0 0 0 w i l l
b e e x p e n d e d i n t h e c u r r e n t f i s c a l y e a r . T h i s f i g u r e i s r e f l e c t e d i n t h e F Y 9 0 b u d g e t . S i n c e t h i s
p r o j e c t l i e s p a r t i a l l y w i t h i n S a n B e r n a r d i n o C o u n t y , S a n B A G w i l l f u n d t h a t p o r t i o n o f t h e
w o r k i n c l u d e d i n t h e i r M e a s u r e 1 p r o g r a m .
A l s o i n c l u d e d a m o n g M a r c h a c t i o n s w a s a n a p p r o v a l o f a c o n t r a c t w i t h L S A I n c . f o r
p r e p a r a t i o n o f t h e e n v i r o n m e n t a l c o m p o n e n t o f a g e n e r a l P r o j e c t A l t e r n a t i v e s A n a l y s i s f o r t h e
M e a s u r e A S t a t e H i g h w a y p r o g r a m . T h i s A n a l y s i s , i n t e n d e d t o f a c i l i t a t e e n v i r o n m e n t a l s t u d i e s
f o r a l l M e a s u r e A p r o j e c t s , w a s a p p r o v e d i n a n a m o u n t o f $ 2 0 3 , 1 4 8 . T h e e s t i m a t e d e x p e n s e
o f $ 8 0 , 0 0 0 t o b e i n c u r r e d i n t h i s f i s c a l y e a r i s i n c l u d e d i n t h e F Y 9 0 b u d g e t .
A s a c o m p l e m e n t t o t h e L S A a n a l y s i s , t h e C o m m i s s i o n a l s o a u t h o r i z e d s t a f f t o e x e c u t e a
c o n t r a c t w i t h D K S & A s s o c i a t e s f o r t h e t r a f f i c e n g i n e e r i n g c o m p o n e n t o f t h e a f o r e m e n t i o n e d
M e a s u r e A P r o j e c t A l t e r n a t i v e s A n a l y s i s . T h i s w o r k i n v o l v e s a n u p d a t e o f t h e R I V S A N m o d e l
a n d g e n e r a t i o n o f t r a f f i c f o r e c a s t s f o r a l l M e a s u r e A p r o j e c t s . T h e t o t a l a m o u n t a u t h o r i z e d
b y t h e C o m m i s s i o n f o r e x p e n d i t u r e o n t h i s s t u d y i s $ 1 , 1 5 7 , 4 2 5 ; o f t h i s s u m , s t a f f e s t i m a t e s
t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 5 0 3 , 7 0 0 w i l l b e e x p e n d e d i n t h e c u r r e n t f i s c a l y e a r . T h e F Y 9 0 b u d g e t
r e f l e c t s t h i s a m o u n t .
"
"
"
P a g e 7
M a y 9 , 1 9 9 0
R e v i e w o f F Y 1 9 8 9 / 9 0 R C T C / S A F E B u d g e t
I n D e c e m b e r 1 9 8 9 t h e C o m m i s s i o n a d o p t e d R e s o l u t i o n 8 9 - 0 1 1 d e s i g n a t i n g t h e C a j a l c o
c o r r i d o r a s a n " A l t e r n a t i v e t o t h e P r o j e c t " t o b e e x a m i n e d i n e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t s f o r
M e a s u r e A p r o j e c t s p r o g r a m m e d f o r R o u t e 9 1 . P u r s u a n t t o t h i s a c t i o n a p p r o v a l w a s g r a n t e d
f o r t h e e x e c u t i o n o f a c o n t r a c t w i t h P & D T e c h n o l o g i e s f o r p r o d u c t i o n o f a T i e r I
e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t f o r t h e C a j a l c o c o r r i d o r . T h e t o t a l v a l u e o f t h e c o n t r a c t i s $ 3 7 5 , 5 4 0 ;
o f t h i s a m o u n t , t h e e s t i m a t e d F Y 9 0 e x p e n s e o f $ 2 0 4 , 0 0 0 i s r e f l e c t e d i n t h e b u d g e t .
A p r i l 1 9 9 0 ( E x h i b i t 1 1 )
A s a r e s u l t o f n e c e s s a r y r e v i s i o n s m a d e t o t h e s c o p e o f f i n a n c i a l a d v i s o r y s e r v i c e s p r o v i d e d
b y E r n s t & Y o u n g / S e c u r i t y P a c i f i c , t h e C o m m i s s i o n a u t h o r i z e d a b u d g e t a r y t r a n s f e r t o t h e
P r o f e s s i o n a l a n d S p e c i a l i z e d S e r v i c e s A c c o u n t i n a n a m o u n t o f $ 1 1 0 , 0 0 0 .
A l s o i n c l u d e d a m o n g A p r i l a c t i o n s w a s t h e a p p r o v a l o f a c o n t r a c t w i t h t h e f i r m o f N B S / L o w r y
f o r p r e l i m i n a r y f i e l d s u r v e y i n g w o r k i n s u p p o r t o f t h e M e a s u r e A i m p r o v e m e n t p r o j e c t o n I -
2 1 5 . A t o t a l o f $ 7 7 8 , 1 7 3 w a s a u t h o r i z e d f o r t h i s c o n t r a c t , w i t h t h e u n d e r s t a n d i n g t h a t
S a n B A G w o u l d f u n d t h a t p o r t i o n o f t h e w o r k a t t r i b u t a b l e t o t h e M e a s u r e I s e g m e n t o f t h e
p r o j e c t . S t a f f e s t i m a t e s t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 1 7 4 , 0 0 0 o f t h e c o n t r a c t v a l u e w i l l b e e x p e n d e d
i n t h i s f i s c a l y e a r . T h e F Y 9 0 b u d g e t r e f l e c t s t h i s a m o u n t .
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M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : M a r k T . M a s s m a n , M e a s u r e A P r o j e c t M a n a g e r
K i m T . S h u l t z , M e a s u r e A P r o j e c t C o o r d i n a t o r
T H R O U G H : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P a r s o n s , B r i n k e r h o f f , Q u a d e a n d D o u g l a s f o r
P r e l i m i n a r y D e s i g n a n d E n v i r o n m e n t a l A n a l y s i s o f t h e I - 2 1 5 P r o j e c t
A t t h e j o i n t R C T C / S a n B A G m e e t i n g o f F e b r u a r y 1 9 9 0 , a g r e e m e n t w a s r e a c h e d t o
c o o p e r a t i v e l y p a r t i c i p a t e a n d f u n d p r o j e c t d e v e l o p m e n t w o r k o n t h e I n t e r s t a t e 2 1 5 P r o j e c t .
T h e p r i m a r y e l e m e n t o f t h e p r e l i m i n a r y p r o j e c t d e v e l o p m e n t p h a s e i s c o n c e p t u a l d e s i g n
e n g i n e e r i n g a n d e n v i r o n m e n t a l a n a l y s i s .
F o l l o w i n g t h e c o m p l e t i o n o f a c o m p e t i t i v e c o n s u l t a n t s e l e c t i o n p r o c e s s , s t a f f p r e v i o u s l y
r e c o m m e n d e d t h e c o n s u l t i n g f i r m o f P a r s o n s , B r i n k e r h o f f , Q u a d e a n d D o u g l a s , I n c .
( P B Q & D ) , t o c o m p l e t e a l l a s p e c t s o f t h i s p h a s e t h e p r o j e c t . S t a f f h a s s i n c e n e g o t i a t e d a
s c o p e o f w o r k a n d c o s t p r o p o s a l w i t h P B Q & D ( a t t a c h e d ) t o c o m p l e t e t h i s p h a s e o f t h e I -
2 1 5 P r o j e c t .
T h e m a j o r e l e m e n t s i n t h e s c o p e o f w o r k i n c l u d e p r e l i m i n a r y d e s i g n e n g i n e e r i n g , t r a f f i c
a n a l y s i s a n d e n v i r o n m e n t a l s t u d i e s , l e a d i n g t o a p p r o v a l o f t h e P r o j e c t R e p o r t a n d
E n v i r o n m e n t a l I m p a c t R e p o r t / S t a t e m e n t ( E I R / E I S ) . P B Q & D w i l l a l s o p l a y a p i v o t a l r o l e
i n c o o r d i n a t i n g p a r a l l e l s u p p o r t e f f o r t s o f o t h e r c o n s u l t a n t f i r m s e n g a g e d i n s u r v e y , a e r i a l
p h o t o g r a m m e t r i c m a p p i n g , a n d g e o t e c h n i c a l a n a l y s i s f o r t h e I - 2 1 5 P r o j e c t .
T h e R C T C , t h r o u g h B e c h t e l ' s p r o j e c t m a n a g e m e n t s e r v i c e s , w i l l a d m i n i s t e r t h e c o n s u l t a n t
c o n t r a c t , w h i l e S a n B A G w i l l p a r t i c i p a t e i n t h e P r o j e c t D e v e l o p m e n t T e a m a n d a s s i s t i n
s e t t i n g p o l i c y d i r e c t i o n w h e r e a p p r o p r i a t e . C a l t r a n s w i l l p r o v i d e p r o j e c t t e c h n i c a l r e v i e w
a n d o v e r s i g h t t o e n s u r e a d h e r e n c e t o S t a t e a n d F e d e r a l h i g h w a y d e s i g n a n d e n v i r o n m e n t a l
s t a n d a r d s a n d r e g u l a t i o n s .
A G E N D A I T E M # 7 C
M A Y 9 , 1 9 9 0
"
"
P a g e T w o
M a y 9 , 1 9 0
C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P B Q & D
T h e t o t a l c o s t o f t h e C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P B Q & D i s $ 2 , 8 1 0 , 6 8 2 . P u r s u a n t t o t h e
c o s t s h a r i n g f o r m u l a e x e c u t e d w i t h S a n B A G , R C T C ' s s h a r e o f c o s t s u n d e r t h i s a g r e e m e n t
w o u l d b e a p p r o x i m a t e l y $ 2 , 1 1 0 , 0 0 0 . S a n B A G ' s s h a r e o f t h e c o s t s , a p p r o x i m a t e l y
$ 7 0 0 , 0 0 0 , w i l l b e r e a l i z e d o n a c o s t r e i m b u r s e m e n t b a s i s . S a n B A G w i l l a l s o f u n d a
p r o p o r t i o n a t e s h a r e o f R C T C ' s m a n a g e m e n t c o s t s f o r a d m i n i s t e r i n g t h e p r o j e c t d e v e l o p m e n t
p r o c e s s .
R C T C ' s c o s t s f o r t h i s w o r k w i l l b e f u r t h e r o f f s e t b y t h e t r a n s f e r o f S t a t e f u n d s p r o v i d e d f o r
i n t h e I - 2 1 5 C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t w i t h C a l t r a n s a p p r o v e d b y R C T C i n M a r c h 1 9 9 0 . F i n a l
n e g o t i a t i o n s w i t h C a l t r a n s o n t h e C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t a r e n o t y e t c o m p l e t e d . S t a f f a n d
C a l t r a n s ' r e p r e s e n t a t i v e s w i l l r e p o r t o n t h e s t a t u s o f n e g o t i a t i o n s a t t h e C o m m i s s i o n
m e e t i n g . I f t h i s m a t t e r i s n o t r e s o l v e d b y t h e C o m m i s s i o n m e e t i n g , s t a f f w i l l r e c o m m e n d
w i t h d r a w i n g e x e c u t i o n o f t h e P B Q & D C o n s u l t a n t A g r e e m e n t f r o m t h e C o m m i s s i o n A g e n d a .
R C T C L e g a l C o u n s e l h a s r e v i e w e d t h e C o n s u l t a n t A g r e e m e n t a n d n o t e d t h a t
i n d e m n i f i c a t i o n l a n g u a g e r e c e n t l y a p p r o v e d b y t h e C o m m i s s i o n i s n o t r e f l e c t e d i n t h i s
A g r e e m e n t . T h e C o n s u l t a n t ' s l e g a l c o u n s e l h a s r e q u e s t e d t h a t t h e C o m m i s s i o n r e c o n s i d e r
t h e a p p r o v e d l a n g u a g e . T h i s m a t t e r o f c o n t r a c t u a l i n d e m n i f i c a t i o n p r o v i s i o n s w i l l b e
r e v i e w e d i n s e p a r a t e i t e m o n t h i s a g e n d a .
B U D G E T A N D F I N A N C E C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P B Q & D w i l l b e p r e s e n t e d t o t h e B u d g e t a n d F i n a n c e
C o m m i t t e e f o r r e v i e w p r i o r t o t h e C o m m i s s i o n m e e t i n g .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
S u b j e c t t o r a t i f i c a t i o n o f t h e C o o p e r a t i v e A g r e e m e n t w i t h C a l t r a n s , s t a f f r e c o m m e n d s t h a t :
1 .
T h e C o m m i s s i o n a p p r o v e t h e C o n s u l t a n t A g r e e m e n t w i t h P a r s o n s ,
B r i n k e r h o f f , Q u a d e a n d D o u g l a s , I n c . , i n t h e a m o u n t o f
$ 2 , 8 1 0 , 6 8 2 , w i t h a 1 5 p e r c e n t c o n t i n g e n c y a m o u n t o f $ 4 2 1 , 6 0 2 f o r a
m a x i m u m c o n t r a c t a m o u n t o f $ 3 , 2 3 2 , 2 8 4 .
2 . T h e c u r r e n t b u d g e t b e a m e n d e d b y t r a n s f e r r i n g t h e a m o u n t o f $ 3 , 2 3 2 , 2 8 4
f r o m t h e C o n t i n g e n c y A c c o u n t t o t h e P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A c c o u n t .
K S : s c
a t t a c h m e n t s
"
"
A G R E E M E N T N O . R 0 9 0 1 8
B E T W E E N
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
A N D
P A R S O N S B R I N C K E R H O F F Q U A D E & D O U G I . A S , I N C .
F O R
P R E L I M I N A R Y E N G I N E E R I N G A N D E N V I R O N M E N T A L S E R V I C E S F O R
S T A T E I I I G I I W A Y 2 1 5 F R O M R O U T E 6 0 1 N C I T Y O F M O R E N O V A L I . L Y ,
R I V E R S I D E C O U N T Y T O R O U T E 1 0 I N T H E C I T Y O F C O L T O N ,
S A N B E R N A R D I N O C O U N T Y
A R I V E R S I D E C O U N T Y M E A S U R E A P R O J E C T
A N D
S A N B E R N A R D I N O C O U N T Y M E A S U R E 1 P R O J E C T
" "
A G R E E M E N T N O . R 0 9 0 1 8
S T A T E H I G H W A Y 2 1 5 I M P R O V E M E N T P R O J E C T :
P R E L I M I N A R Y E N G I N E E R I N G A N D E N V I R O N M E N T A L S E R V I C E S
T A B L E O F C O N T E N T S
A R T I C L E I . G E N E R A L P R O V I S I O N S
A . G E N E R A L
B . T E R M I N A T I O N / C A N C E L L A T I O N
C . R E V I S I O N S I N S C O P E O F S E R V I C E S
D . O W N E R S H I P O F M A T E R I A L . S / / C O N F I D E N H A L I T Y
E . C O N S U L T A N T S T A T U S / S U B C O N S U I T A N T S
F . I N D E M N I F I C A T I O N
G . I N S U R A N C E
H . P R O H I B I T E D I N T E R E S T
I . A F F I R M A T I O N A C T I O N
J . N O T I F I C A T I O N
K . D I S P U T E S
L . A U D I T O F B O O K S A N D R E C O R D S
M . E N T I R E A G R E E M E N T
A R T I C L E I I . S C O P E O F S E R V I C E S
A R T I C L E I I I . S C H E D U L E , P R O G R E S S A N D R E P O R T I N G
A R T I C L E I V . C O M P E N S A T I O N A N D P A Y M E N T
A P P E N D I C E S
A P P E N D I X A S C O P E O F S E R V I C E S
A R T I C L E I G E N E R A L
A . P H A S E I
B . P H A S E I I
C . L O C A T I O N , D E S C R I P T I O N A N D P U R P O S E
A R T I C L E I I P H A S E I S E R V I C E S
A . D E S C R I P T I O N
B . S C O P E O F W O R K
C . D E L I V E R A B L E S
APPENDIX B SCHEDULE OF PHASE I SERVICES
A. MILESTONE SCIEDULE
B. MATERIALS TO BE FURNISI IED BY
COMMISSION
C. ASSISTANCE TO CONSULTANT
. D. MODIFICATIONS TO T1112 SCI lEINJl
E. TERMS OF AGREEMENT
APPENDIX C COMPENSATION AND PAYMENT FOR PHASE 1 SERVICES
A. COMPENSATION
B. INVOICING AND PAYMENT
APPENDIX D ESTIMATED COSTS FOR PHASE I SERVICES
•
AGREEMENT NO. R09018
BETWEEN
RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION
AND
PARSONS BRINCKERHOFF QUADE & DOUGI.AS, INC.
This Agreement is made and entered into this day of
1990 by and between the RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION
(hereinafter referred to as "COMMISSION"). and PARSONS BRINCKI?121(111A1)1i
& DOUGL.AS, INC. (hereinafter referred to as "CONSULTANT"), a corporation
authorized to conduct business under the laws of the State of New York with a place of
business at 225 West Hospitality Laite, Suite 304, San Bernardino, CA 92408.
WITNESSETII:
WHEREAS the voters of Riverside County approved Measure A: Riverside County
Transportation Improvement Plan; and the voters of San Bernardino County approved
Measure I: San Bernardino County Transportation Improvement Program; (hereinafter
referred to as "the PROGRAMS", and thereby authorized retail transactions and use taxes
dedicated to transportation programs and improvements within Riverside and San
Bernardino Counties respectively; and
WHEREAS the COMMISSION has an understanding for joint cooperation with the
California Department of Transportation ("CALTRANS") whereby CALTRANS District 8
will provide technical oversight of consultant design and environmental services; and
WHEREAS the COMMISSION has agreed to cooperate in the preliminary design,
environmental documentation, aerial photomapping, geotechnical services, surveying, and
traffic engineering for the widening of State highway 215 from Route 60 in the City of
Moreno Valley, Riverside County to Route 10 in the City of Colton, San Bernardino
County (hereinafter referred to as "the PROJECT"); and
WHEREAS the COMMISSION desires to secure engineering and environmental services
necessary for preliminary design and environmental analysis including studies, plans,
specifications, construction cost estimates, and environmental documents for said
PROJECT; and
" "
W H E R E A S t h e C O M M I S S I O N i n t e n d s t o e m p l o y t h e C O N S U L T A N T t o p r o v i d e s e r v i c e s
f o r t h e P R O J E C T f o r P h a s e I w h i c h i n c l u d e s e n v i r o n m e n t a l a n d p r e l i m i n a r y e n g i n e e r i n g
s e r v i c e s t o a c h i e v e a n e n v i r o n m e n t a l c l e a r a n c e a n d p r o j e c t a p p r o v a l . T h e C O M M I S S I O N
r e s e r v e s t h e o p t i o n t o n e g o t i a t e e x t e n s i o n s w i t h t h e C O N S U L T A N T ' f o r P h a s e ; I I , w h i c h
i n c l u d e s p r o f e s s i o n a l a n d t e c h n i c a l e n g i n e e r i n g s e r v i c e s t o p r e p a r e p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s ,
a n d c o n s t r u c t i o n c o s t e s t i m a t e s f o r c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t ( s ) ; a n d
W H E R E A S t h e C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s t h a t i t p o s s e s s e s t h e p r o f e s s i o n a l q u a l i f i c a -
t i o n s t o p r o v i d e s u c h e n g i n e e r i n g a n d e n v i r o n m e n t a l s e r v i c e s ;
N O W , T H E R E F O R E i t i s m u t u a l l y a g r e e d b y a n d b e t w e e n t h e p a r t i e s a s f o l l o w s :
C O M M I S S I O N h e r e b y e m p l o y s t h e C O N S U L T A N T a n d C O N S U L T A N T h e r e b y a c c e p t s
s u c h e m p l o y m e n t t o p e r f o r m t h e s e r v i c e s , u p o n t h e t e r m s , a n d s u b j e c t t o t h e c o n d i t i o n s
a n d i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e p a y m e n t s a s h e r e i n a f t e r s e t f o r t h . C O N S U L T A N T a g r e e s t o
d i l i g e n t l y p u r s e t h e w o r k t o c o m p l e t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s c h e d u l e a n d u n d e r t h e
t e r m s a n d c o n d i t i o n s s e t f o r t h h e r e i n .
A R T I C L E 1 " G E N E R A L P R O V I S I O N S
A . G E N E R A L
1 . C o m m e n c e m e n t o f S e r v i c e s ; C O N S U L T A N T w i l l b e a u t h o r i z e d t o
c o m m e n c e p e r f o r m a n c e o f t h e S e r v i c e s u p o n r e c e i p t o f a N o t i c e t o P r o c e e d
i s s u e d b y C O M M I S S I O N . A S e p a r a t e N o t i c e t o P r o c e e d i s r e q u i r e d f o r e a c h
p h a s e o f t h e p r o j e c t .
2 . S c o p e o f S e r v i c e s ; C O N S U L T A N T a g r e e s t o p e r f o r m t h e S c o p e o f S e r v i c e s
d e s c r i b e d i n A r t i c l e I I o f t h i s A g r e e m e n t .
3 . C O M M I S S I O N ' S R e p r e s e n t a t i v e ; C O M M I S S I O N h e r e b y d e s i g n a t e s
C O M M I S S I O N ' S E x e c u t i v e D i r e c t o r , J a c k R e a g a n , t o b e t h e i r r e p r e s e n t a -
t i v e , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E h a s f u l l a u t h o r i t y t o a d m i n i s t e r t h e
"
"
A g r e e m e n t a n d t o m a n a g e t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e p a r t i e s o n b e h a l f o f
C O M M I S S I O N . T h i s i n c l u d e s , b u t i s n o t l i m i t e d t o , a l l n o t i c e s h e r e u n d e r
a n d c o m m u n i c a t i o n s r e g a r d i n g i n t e r p r e t a t i o n o f t h e t e r m s o f t h e A g r e e m e n t
o r c h a n g e s t h e r e t o a n d a l l m a t t e r s s u c h a s d e l i v e r a b l e s , p u b l i c n o t i c e s , a n d
n e w s p a p e r a d v e r t i s e m e n t s r e q u i r i n g r e v i e w a n d a p p r o v a l . W i t h r e g a r d t o
t e c h n i c a l m a t t e r s , t h e C O N S U L T A N T w i l l r e p o r t t o D o n S a n b o r n ,
C A L T R A N S D i s t r i c t 8 , w h o i s C A L T R A N S d e s i g n a t e d t e c h n i c a l
r e p r e s e n t a t i v e f o r t h e P R O J E C T .
4 . C O N S 1 1 1 : T A N T S R e p r e s e n t a t i v e ; C O N S U L T A N T h e r e b y d e s i g n a t e s M r .
M a r t i n R u b i n t o r e p r e s e n t C O N S U L T A N T w i t h f u l l a u t h o r i t y f o r t h e
A g r e e m e n t .
S . S u b s t i t u t e P e r s o n n e l ; I f o n e o r m o r e o r t h e C O N S U L T A N T ' S k e y p e r s o n n e l
p r o p o s e d f o r w o r k u n d e r t h e A g r e e m e n t s h o u l d b e c o m e u n a v a i l a b l e , o t h e r s
o f e q u a l c o m p e t e n c e m a y b e s u b s t i t u t e d u p o n p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l b y t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
6 . T r a v e l : O u t o f s t a t e t r a v e l b y t h e C O N S U L T A N T f o r t h e A g r e e m e n t m u s t
b e a p p r o v e d i n a d v a n c e b y t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
7 . R e s p o n s i b i l i t y o f C O N S U L T A N T : T h e C O N S U L T A N T s h a l l b e
r e s p o n s i b l e f o r t h e p r o f e s s i o n a l q u a l i t y , t e c h n i c a l a c c u r a c y , a n d t h e
c o o r d i n a t i o n o f t h e s e r v i c e s f u r n i s h e d b y i t u n d e r t h e A g r e e m e n t . T h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E ' S r e v i e w , a c c e p t a n c e , o r a u t h o r i z a t i o n
f o r p a y m e n t f o r a n y o f t h e s e r v i c e s r e q u i r e d u n d e r t h e A g r e e m e n t s h a l l n o t
b e c o n s t r u e d t o o p e r a t e a s a w a i v e r o f a n y o f t h e r i g h t s u n d e r t h e
A g r e e m e n t , o r o f a n y c a u s e o f a c t i o n a r i s i n g o u t o f t h e p e r f o r m a n c e o f t h e
A g r e e m e n t , a n d t h e C O N S U L T A N T s h a l t b e a n d r e m a i n l i a b l e t o t h e
C O M M I S S I O N i n a c c o r d a n c e w i t h a p p l i c a b l e l a w f o r a l l d a m a g e s t o t h e
C O M M I S S I O N c a u s e d b y t h e C O N S U L T A N T S n e g l i g e n t p e r f o r m a n c e o f
a n y o f t h e s e r v i c e s f u r n i s h e d u n d e r t h e A g r e e m e n t .
8 . P r e l i m i n a r y R e v i e w o f W o r k ; W h e r e t h e C O N S U L T A N T i s r e q u i r e d t o
p r e p a r e a n d s u b m i t r e p o r t s , w o r k i n g p a p e r s , e t c . , a s p r o d u c t s o f t h e w o r k
d e s c r i b e d i n A r t i c l e I I , t h e s e s h a l l b e s u b m i t t e d i n d r a f t f o r m , a n d
" "
"
"
o p p o r t u n i t y p r o v i d e d f o r t h e C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S t o d i r e c t
r e v i s i o n s , p r i o r t o f o r m a l s u b m i s s i o n .
9 . I n s p e c t i o n o f W o r k ; I t i s u n d e r s t o o d t h a t a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e
C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S m a y i n s p e c t o r r e v i e w t h e
C O N S U L T A N T S w o r k i n p r o g r e s s a t a n y r e a s o n a b l e t i m e .
1 0 . F i n a l A c c e p t a n c e ; W h e n t h e C O M M I S S I O N d e t e r m i n e s t h a t t h e
C O N S U L T A N T H a s s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e d t h e S c o p e o f S e r v i c e s , t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E s h a l l g i v e t h e C O N S U I : I ' A N T w r i t t e n
N o t i c e o f F i n a l A c c e p t a n c e , a n d t h e C O N S U L T A N T s h a l l n o t i n c u r a n y
f u r t h e r c o s t s h e r e u n d e r . C O N S U L T A N T m a y r e q u e s t t h i s d e t e n n i n a t i o n
w h e n , i n i t s o p i n i o n , i t h a s s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e d t h e S c o p e o f S e r v i c e s , a n d
i f s o r e q u e s t e d , t h e C O M M I S S I O N s h a l l m a k e t h i s d e t e r m i n a t i o n w i t h i n t w o
w e e k s o f s u c h r e q u e s t .
1 1 . T e r m ; T h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t s h a l l b e f r o m t h e d a t e o f N o t i c e - t o -
P r o c e e d w i t h t h e s e r v i c e s t o t h e c o m p l e t i o n o f t h e s e r v i c e s t o t h e s a t i s f a c t i o n
o f t h e C O M M I S S I O N a s e v i d e n c e d b y t h e N o t i c e o f F i n a l A c c e p t a n c e u n l e s s
t e r m i n a t e d e a r l i e r p u r s u a n t t o A r t i c l e I , S e c t i o n 6 , b e l o w .
1 2 . A p p e a r a n c e a t H e a r i n g s ; I f a n d w h e n r e q u i r e d b y t h e C O M M I S S I O N , t h e
C O N S U L T A N T s h a l l r e n d e r a s s i s t a n c e a t h e a r i n g s a s m a y b e n e c e s s a r y f o r
t h e p e r f o r m a n c e o f i t s s e r v i c e s u n d e r t h e A g r e e m e n t .
B . T E R M I N A T I O N / C A N C E L L A T I O N
1 . N o t i c e ; T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E m a y , b y 1 4 c a l e n d a r d a y s
w r i t t e n n o t i c e t o C O N S U L T A N T , t e r m i n a t e t h e A g r e e m e n t i n w h o l e o r i n
p a r t a t a n y t i m e , w h e t h e r f o r t h e C O M M I S S I O N ' S c o n v e n i e n c e o r b e c a u s e
o f t h e f a i l u r e o f t h e C O N S U L T A N T t o p e r f o r m i t s d u t i e s a n d o b l i g a t i o n s
u n d e r t h e A g r e e m e n t . U p o n r e c e i p t o f s u c h n o t i c e , t h e C O N S U I X A N T
s h a l l :
( a ) I m m e d i a t e l y d i s c o n t i n u e a l l s e r v i c e s a f f e c t e d ( u n l e s s t h e n o t i c e d i r e c t s
o t h e r w i s e ) ; a n d
" "
"
"
( b ) D e l i v e r t o t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E a l l d a t a ,
e s t i m a t e s , g r a p h s , s u m m a r i e s , r e p o r t s , a n d s u c h o i l i e r i n f o r m a t i o n a n d
m a t e r i a l s a s m a y h a v e b e e n a c c u m u l a t e d b y t h e C O N S U L T A N T i n
p e r f o r m i n g t h e A g r e e m e n t , w h e t h e r c o m p l e t e d o r i n p r o g r e s s .
2 . F o r C o n v e n i e n c e : I f t h e t e r m i n a t i o n i s f o r t h e c o n v e n i e n c e ; o f t h e
C O M M I S S I O N , t h e C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d f o r s e r v i c e s p e r f o r m e d
t h r o u g h t h e d a t e o f t e r m i n a t i o n . S u c h p a y m e n t s h a l l i n c l u d e a p r o - r a t e d
a m o u n t o f p r o f i t , b l u e d u p o n p e r c e n t o f w o r k c o m p l e t e d i f a p p l i c a b l e , b u t n o
a m o u n t s h a l l b e p a i d f o r a n t i c i p a t e d p r o f i t o n u n p e r f o r m e d s e r v i c e s .
C O N S U L T A N T s h a l l a l s o b e p a i d t h e a l l o w a b l e c o s t s i n c u r r e d p r i o r t o
t e r m i n a t i o n a n d o t h e r c o s t s r e a s o n a b l y i n c u r r e d b y t h e C O N S U L T A N T t o
i m p l e m e n t t h e t e r m i n a t i o n .
3 . F o r C a u s e : T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E s h a l l g i v e t h e
C O N S U L T A N T s e v e n ( 7 ) c a l e n d a r d a y s p r i o r n o t i c e o f i n t e n t t o t e r m i n a t e
t h e A g r e e m e n t f o r c a u s e . I f t h e d e f e c t i n C O N S U L T A N T ' S p e r f o r m a n c e
r e m a i n s u n c u r e d a t t h e e n d o f t h e s e v e n - d a y p e r i o d , t h e C O M M I S S I O N m a y
i m m e d i a t e l y t h e r e a f t e r e x e r c i s e t h e i r r i g h t o f t e r m i n a t i o n , a n d
C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f p a r a g r a p h 1 o f t h i s
s e c t i o n .
4 . D a m a g e s / C o m p e n s a t i o n ; I f t h e t e r m i n a t i o n i s d u e t o f a i l u r e o f t h e
C O N S U L T A N T t o f u l f i l l i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t , t h e
C O N S U L T A N T w i l l b e c o m p e n s a t e d f o r t h o s e s e r v i c e s w h i c h h a v e b e e n
c o m p l e t e d a n d a c c e p t e d b y t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E . I n
s u c h c a s e , t h e C O M M I S S I O N m a y t a k e o v e r t h e w o r k a n d p r o s e c u t e t h e
s a m e t o c o m p l e t i o n b y c o n t r a c t o r o t h e r w i s e . I n s u c h c a s e , t h e
C O N S U L T A N T s h a l l b e l i a b l e t o t h e C O M M I S S I O N f o r a n y r e a s o n a b l e
a d d i t i o n a l c o s t s t h e r e b y o c c a s i o n e d t o t h e C O M M I S S I O N .
S . A d j u s t m e n t s ; I f , a f t e r n o t i c e o f t e r m i n a t i o n f o r f a i l u r e t o p e r f o r m , i t i s
d e t e r m i n e d t h a t t h e C O N S U L T A N T h a d n o t s o f a i l e d , t h e t e r m i n a t i o n s h a l l
b e d e e m e d t o h a v e b e e n e f f e c t e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C O M M I S S I O N
a s p r o v i d e d i n p a r a g r a p h 2 o f t h i s s e c t i o n .
" "
"
"
6 . J . . a w ; T h e r i g h t s a n d r e m e d i e s o f t h e p a r t i e s p r o v i d e d i n t h i s s e c t i o n a r e i n
a d d i t i o n t o a n y o t h e r r i g h t s a n d r e m e d i e s p r o v i d e d b y l a w s o r u n d e r t h e
A g r e e m e n t .
7 . W a i v e r s ; C O N S U L T A N T , i n e x e c u t i n g t h e A g r e e m e n t , s h a l l b e d e e m e d t o
h a v e w a i v e d a n y a n d a l l c l a i m s f o r d a m a g e s i n t h e e v e n t o f t e r m i n a t i o n f o r
c o n v e n i e n c e o f C O M M I S S I O N a s p r o v i d e d i n P a r a g r a p h 2 o f t h i s s e c t i o n .
C . R E V I S I O N S I N S C O P E O F S E R V I C E S
I . C h a n g e O r d e r ; T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E m a y , f r o m t i m e t o
t i m e , m a k e m i n o r c h a n g e s i n t h e S c o p e o f S e r v i c e s u n d e r t h e A g r e e m e n t ,
t h r o u g h a C h a n g e O r d e r w h i c h d o e s n o t m o d i f y t h e o v e r a l l p u r p o s e , t e r m o r
c o m p e n s a t i o n p r o v i s i o n s o f t h e A g r e e m e n t .
2 . E x t r a W o r k ; A t a n y t i m e d u r i n g t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t , P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E m a y o r d e r e x t r a w o r k t o b e p e r f o r m e d b y
C O N S U L T A N T . E x t r a w o r k i s d e f i n e d a s w o r k w h i c h w a s n o t a n t i c i p a t e d
a n d / o r c o n t a i n e d i n t h e A g r e e m e n t , a n d , s u b s e q u e n t t o t h e e x e c u t i o n o f t h e
A g r e e m e n t b y a l l p a r t i e s h e r e t o , i s d e t e r m i n e d b y t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E t o b e n e c e s s a r y f o r t h e P r o j e c t a d d r e s s e d b y t h e
A g r e e m e n t . U p o n r e c e i p t o f a n E x t r a W o r k O r d e r a p p r o v e d b y
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E , C O N S U L T A N T s h a l l c o n t i n u e
p e r f o r m a n c e o f t h e S c o p e o f S e r v i c e s a s r e v i s e d . N e c e s s a r y c h a n g e s i n t h e
d e s c r i p t i o n o f S c o p e o f S e r v i c e s , e q u i t a b l e a d j u s t m e n t s i n a l l o w a b l e c o s t s ,
f i x e d f e e , c e i l i n g p r i c e , t e r m a n d s c h e d u l e s h a l l b e s u b s e q u e n t l y a g r e e d u p o n
a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n t h r o u g h t h e e x e c u t i o n o f w r i t t e n a m e n d m e n t s t o t h i s
A g r e e m e n t . C O N S U L T A N T S c o m p e n s a t i o n s h a l l b e a d j u s t e d d u e t o a n
E x t r a W o r k O r d e r o n l y i f i t h a s a n i m p a c t o n c o s t s o r t e r m s o f t h e
A g r e e m e n t .
" "
"
"
D . O W N E R S H I P O F M A T E R I A L S / C O N F I D E N T I A L I T Y
1 . D o c u m e n t s ; A l l d a t a p r e p a r e d b y t h e C O N S U L T A N T u n d e r t h e
A g r e e m e n t , s u c h a s p l a n s , d r a w i n g s , t r a c i n g s , q u a n t i t i e s , s p e c i f i c a t i o n s ,
p r o p o s a l s , s k e t c h e s , d i a g r a m s , a n d c a l c u l a t i o n s r e l a t i v e t o t h e A g r e e m e n t
s h a l l b e c o m e t h e p r o p e r t y o f t h e C O M M I S S I O N o r C A L T R A N S , a s
a p p r o p r i a t e , u p o n t h e c o m p l e t i o n o f t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , e x c e p t t h a t
C O N S U L T A N T s h a l l h a v e r i g h t t o r e t a i n c o p i e s o f a l l s u c h d a t a f o r i t s
r e c o r d s . C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S s h a l l n o t b e l i m i t e d i n a n y w a y i n
t h e i r u s e t h e r e o f a t a n y t i m e , p r o v i d e d t h a t a n y s u c h u s e n o t w i t h i n t h e
p u r p o s e s o f t h e A g r e e m e n t s h a l l b e a t t h e i r s o l e r i s k , a n d p r o v i d e d t h a t t h e
C O N S U L T A N T s h a l l b e i n d e m n i f i e d a g a i n s t a n y d a m a g e s r e s u l t i n g f r o m
s u c h u s e , i n c l u d i n g t h e r e l e a s e o f t h i s m a t e r i a l t o t h i r d p a r t i e s f o r u s e n o t
i n t e n d e d i n t h e A g r e e m e n t . I f t h e C O N S U L T A N T s h o u l d l a t e r d e s i r e t o u s e
a n y o f t h e d a t a p r e p a r e d b y C O N S U L T A N T i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s p r o j e c t ,
i t s h a l l f i r s t o b t a i n t h e w r i t t e n a p p r o v a l o f P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E .
2 . C o n f i d e n t i a l i t y ; A l l i d e a s , m e m o r a n d a , s p e c i f i c a t i o n s , p l a n s , m a n u f a c t u r i n g
p r o c e d u r e s , d r a w i n g s , d e s c r i p t i o n s , a n d a l l o t h e r w r i t t e n i n f o r m a t i o n
s u b m i t t e d t o t h e C O N S U L T A N T i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h e
A g r e e m e n t s h a l l b e h e l d c o n f i d e n t i a l b y t h e C O N S U L T A N T a n d s h a l l n o t ,
w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A -
T I V E , b e u s e d f o r a n y p u r p o s e s o t h e r t h a n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e
P R O J E C T S e r v i c e s , n o r b e d i s c l o s e d t o a n e n t i t y n o t c o n n e c t e d w i t h t h e
p e r f o r m a n c e o f t h e P R O J E C T S e r v i c e s . N o t h i n g f u r n i s h e d t o t h e
C O N S U L T A N T w h i c h i s o t h e r w i s e k n o w n t o t h e C O N S U L T A N T o r i s o r
b e c o m e s g e n e r a l l y k n o w n t o t h e r e l a t e d i n d u s t r y s h a l l b e d e e m e d
c o n f i d e n t i a l . T h e C O N S U L T A N T s h a l l n o t u s e t h e C O M M I S S I O N ' S ,
S A N B A G ' S , o r C A L T R A N S ' n a m e o r i n s i g n i a , o r p h o t o g r a p h s o f t h e W o r k
i n a n y o t h e r p u b l i c i t y p e r t a i n i n g t o t h e W o r k i n a n y m a g a z i n e , t r a d e p a p e r ,
n e w s p a p e r , o r o t h e r m e d i u m w i t h o u t t h e e x p r e s s w r i t t e n c o n s e n t o f t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E ; s u c h w r i t t e n c o n s e n t s h a l l n o t b e
u n r e a s o n a b l y w i t h h e l d .
" "
3 . P u b l i c a t i o n ; N o c o p i e s , s k e t c h e s o r g r a p h s , i n c l u d i n g g r a p h i c a r t w o r k , s h a l l
b e r e l e a s e d b y t h e C O N S U L T A N T t o a n y o t h e r p e r s o n o r a g e n c y e x c e p t
a f t e r p r i o r a p p r o v a l o f t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E , e x c e p t a s
n e c e s s a r y f o r t h e p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s u n d e r t h e A g r e e m e n t . A l l
p r e s s r e l e a s e s , i n c l u d i n g g r a p h i c d i s p l a y i n f o r m a t i o n t o b e p u b l i s h e d i n
n e w s p a p e r s , m a g a z i n e s , e t c . , s h a l l b e r e v i e w e d a n d a p p r o v e d b y
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E p r i o r t o p u b l i c a t i o n .
E . C O N S U L T A N T S T A T U S / S U B C O N S U L T A N T S
1 . I n d e p e n d e n t C o n s u l t a n t ; I n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d
h e r e u n d e r , C O N S U L T A N T i s a n i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r a n d i s n o t a n
e m p l o y e e , a g e n t , o r o t h e r r e p r e s e n t a t i v e o f t h e C O M M I S S I O N .
2 . A s s i g n m e n t o r T r a n s f e r ; S e r v i c e s t o b e f u r n i s h e d h e r e u n d e r s h a l l b e d e e m e d
t o b e p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s a n d , e x c e p t a s h e r e i n p r o v i d e d , C O N S U L T A N T
h a s n e i t h e r t h e r i g h t n o r t h e p o w e r t o a s s i g n , s u b l e t , t r a n s f e r , o r o t h e r w i s e
s u b s t i t u t e i t s i n t e r e s t i n t h e A g r e e m e n t o r i t ' s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r w i t h o u t
t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
F . I N D E M N I F I C A T I O N
1 . D u t i e s ; C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s a n d m a i n t a i n s t h a t i t i s s k i l l e d i n t h e
p r o f e s s i o n a l c a l l i n g n e c e s s a r y t o p e r f o r m t h e s e r v i c e s , a n d i t ' s d u t i e s a n d
o b l i g a t i o n s , a s c o n t a i n e d h e r e i n , a n d t h e C O M M I S S I O N e x p r e s s l y r e l i e s
u p o n C O N S U L T A N T S r e p r e s e n t a t i o n s r e g a r d i n g i t s s k i l l s a n d k n o w l e d g e .
T h e C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m t h e s e r v i c e s a n d d u t i e s i n c o n f o r m a n c e t o
a n d c o n s i s t e n t w i t h t h e s t a n d a r d s g e n e r a l l y r e c o g n i z e d a s b e i n g e m p l o y e d b y
p r o f e s s i o n a l s i n t h e s a m e d i s c i p l i n e i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a .
2 . R e s p o n s i b i l i t i e s ; T h e C O N S U L T A N T s h a l l d e f e n d , i n d e m n i f y a n d h o l d
h a r m l e s s t h e C O M M I S S I O N , a n d i t s e l e c t e d o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s ,
a g e n t s , a n d c o n s u l t a n t s f r o m a n d a g a i n s t a n y a n d a l l c l a i m s , c a u s e s o f a c t i o n ,
d a m a g e s o r l i a b i l i t y , r e s u l t i n g s o l e l y f r o m a n y n e g l i g e n t a c t s o r o m i s s i o n s o f
t h e C O N S U L T A N T i n c o n n e c t i o n w i t h a n y a c t i v i t i e s p e r f o r m e d u n d e r t h i s
A g r e e m e n t . S u c h i n d e m n i t y s h a l l e x t e n d , b u t n o t b e l i m i t e d t o , c l a i m s ,
" "
"
"
"
c a u s e s o f a c t i o n . d a m a g e s , a n d l i a b i l i t y a r i s i n g f r o m i n j u r i e s o r d a m a g e s t o
p e r s o n s o r p r o p e r t y . I n c l u d i n g w r o n g f u l d e a t h a n d w o r k e r ' s c o m p e n s a t i o n
c l a i m s a n d a w a r d o f a t t o r n e y s ' f e e s . S u c h i n d e m n i t y s h a l l n o t a p p l y t o a n y
i n j u r i e s t o p e r s o n s o r p r o p e r t y w h i c h r e s u l t f r o m t h e s o l e n e g l i g e n c e o f t h e
C O M M I S S I O N .
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E s h a l l p r o v i d e C O N S U C I A N T a n
o p p o r t u n i t y t o c u r e , a t i t s e x p e n s e , a l l e r r o r s a n d o m i s s i o n s , w h i c h m a y h e
d i s c l o s e d d u r i n g r e v i e w o f t h e d e l i v e r a b l e s . S h o u l d C O N S U L T A N T f a i l t o
m a k e s u c h c o r r e c t i o n i n a t i m e l y m a n n e r , s u c h c o r r e c t i o n s h a l l b e m a d e b y
C O M M I S S I O N , a n d t h e c o s t t h e r e o f s h a l l b e c h a r g e d t o C O N S U L T A N T .
I t s h a l l b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e C O N S U L T A N T t o p r o v i d e f o r t h e b a s i c
i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s i n d i c a t e d i n S e c t i o n G , I N S U R A N C E b e l o w .
G . I N S U R A N C E
1 . C o m p r e h e n s i v e G e n e r a l L i a b i l i t y ; T h e C O N S U L T A N T s h a l l c a r r y
C o m p r e h e n s i v e G e n e r a l L i a b i l i t y i n s u r a n c e w i t h l i m i t s n o t l e s s t h a n
S 1 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e a n d i n t h e a g g r e g a t e f o r b o d i l y i n j u r y , a n d
$ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e a n d i n t h e a g g r e g a t e f o r p r o p e r t y d a m a g e ; a n d
A u t o m o b i l e L i a b i l i t y i n s u r a n c e w i t h l i m i t s n o t l e s s t h a n $ 2 5 0 , 0 0 0 p e r p e r s o n
a n d $ 5 0 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e f o r b o d i l y i n j u r y a n d $ 2 5 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e
f o r p r o p e r t y d a m a g e . M a i n t e n a n c e o f s a i d i n s u r a n c e s h a l l e x t e n d t h r o u g h o u t
t h e e n t i r e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t . S u c h i n s u r a n c e s h a l l i n c l u d e t h e
C O M M I S S I O N , a n d t h e i r o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s , a s a d d i t i o n a l i n s u r e d a s t o
C O N S U L T A N T S l i a b i l i t y h e r e i n . S u c h i n s u r a n c e s h a l l i n c l u d e t h e
f o l l o w i n g :
a . A l l o p e r a t i o n s i n c l u d i n g u s e o f a l l v e h i c l e s .
b . C o n t r a c t u a l l i a b i l i t y c o v e r i n g t h e A g r e e m e n t .
c . P e r s o n a l i n j u r y ( i n l i e u o f , o r i n a d d i t i o n t o , b o d i l y i n j u r y ) .
d . U s e o f w a t e r c r a f t , w h e r e a p p l i c a b l e .
" "
2 . E r r o r s a n d o m i s s i o n s ; I n a d d i t i o n t o r e q u i r e m e n t s o f A r t i c l e I S e c t i o n G ,
P a r a g r a p h 1 a b o v e , t h e C O N S U L T A N T s h a l l c a r r y p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y
i n s u r a n c e f o r e r r o r s a n d o m i s s i o n s i n a n a m o u n t n o t l e s s t h a n $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r
c l a i m a n d i n t h e a g g r e g a t e .
a . A d e d u c t i b l e i s p e r m i s s i b l e o n t h i s p o l i c y , b u t s u c h d e d u c t i b l e s h a l l
n o t e x c e e d $ 2 5 0 , 0 0 0 p e r c l a i m .
b . S a i d p o l i c y s h a l l p r o v i d e f o r b l a n k e t c o n t r a c t u a l l i a b i l i t y .
c . A n y a n d a l l s u b c o n s u l t a n t s o f t h e C O N S U L T A N T p r o v i d i n g s e r v i c e s
o f a p r o f e s s i o n a l n a t u r e s h a l l p r o v i d e e v i d e n c e o f t h e i r o w n
p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e w h i c h m e e t s t h e s p e c i f i c a t i o n s o f t h e
C O M M I S S I O N .
3 . W o r k e r s ' C o m p e n s a t i o n ; T h e C O N S U L T A N T s h a l l c a r r y W o r k e r s '
C o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e a s r e q u i r e d b y C a l i f o r n i a l a w , c o v e r i n g a l l w o r k
C O N S U L T A N T p e r f o r m s u n d e r t h i s a g r e e m e n t , a n d a l l C O N S U L T A N T ' S
p e r s o n n e l p e r f o r m i n g s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t .
4 . C e r t i f i c a t e s ; I n s u r a n c e c e r t i f i c a t e s e v i d e n c i n g t h e p o l i c i e s d e s c r i b e d i n
A r t i c l e Q a r e t o b e f u r n i s h e d t o t h e C O M M I S S I O N a n d p r o v i d e f o r n o t l e s s
t h a n 3 0 d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e t o t h e C O M M I S S I O N o f a n y c a n c e l l a t i o n .
T h e p o l i c i e s e x c e p t a s t o C O N S U L T A N T S p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y a n d
w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n c o v e r a g e s , a r e t o c o n t a i n , o r b e e n d o r s e d t o c o n t a i n ,
t h e f o l l o w i n g p r o v i s i o n s :
a . T h e C O M M I S S I O N , t h e i r o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , c o n s u l t a n t s , a n d
a g e n t s , a r e t o b e i n c l u d e d a s a d d i t i o n a l i n s u r e d s a s r e s p e c t s : l i a b i l i t y
a r i s i n g o u t o f a c t i v i t i e s p e r f o r m e d b y o r o n b e h a l f o f t h e
C O N S U L T A N T ; p r o d u c t s a n d c o m p l e t e d o p e r a t i o n s o f t h e
C O N S U L T A N T ; p r e m i s e s o w n e d , l e a s e d o r u s e d b y C O N S U L T A N T ;
o r a u t o m o b i l e s o w n e d , l e a s e d , h i r e d , o r b o r r o w e d b y t h e
C O N S U L T A N T . T h e c o v e r a g e s h a l l c o n t a i n n o s p e c i a l l i m i t a t i o n s o n
t h e s c o p e o f p r o t e c t i o n a f f o r d e d t o t h e C O M M I S S I O N , t h e i r o f f i c i a l s ,
e m p l o y e e s , c o n s u l t a n t s , a n d a g e n t s , a s a d d i t i o n a l i n s u r e d s .
" "
b . T h e C O N S U L T A N T S i n s u r a n c e c o v e r a g e s h a l l b e p r i m a r y i n s u r a n c e
a s r e s p e c t s t h e C O M M I S S I O N , t h e i r o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , c o n s u l t a n t s ,
a n d a g e n t s . A n y i n s u r a n c e m a i n t a i n e d b y t h e C O M M I S S I O N , i t s
o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , c o n s u l t a n t s , o r a g e n t s , s h a l l b e e x c e s s o f t h e
C O N S U L T A N T S i n s u r a n c e a n d s h a l l n o t c o n t r i b u t e w i t h i t .
c . C o v e r a g e s h a l l s t a t e t h a t t h e C O N S U L T A N T ' S i n s u r a n c e s h a l l a p p l y
s e p a r a t e l y r o e a c h i n s u r e d a g a i n s t w h o m c l a i m i s m a d e o r s u i t i s
b r o u g h t , e x c e p t w i t h r e s p e c t t o t h e l i m i t s o f t h e i n s u r e r ' s l i a b i l i t y .
d . E a c h i n s u r a n c e c e r t i f i c a t e r e q u i r e d b y t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e
e n d o r s e d t o s t a t e t h a t c o v e r a g e s h a l l n o t b e s u s p e n d e d , v o i d e d ,
c a n c e l l e d , r e d u c e d i n c o v e r a g e o r i n l i m i t s e x c e p t a f t e r t h i r t y ( 3 0 )
d a y s ' w r i t t e n n o t i c e b y c e r t i f i e d m a i l , r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d , h a s
b e e n g i v e n t o t h e C O M M I S S I O N .
e . I n s u r a n c e i s t o b e p l a c e d w i t h i n s u r e r s w i t h a B e s t ' s r a t i n g o f n o l e s s
t h a n A : V I 1 , u n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o , i n w r i t i n g , b y t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
f . T h e C O N S U L T A N T s h a l l f u r n i s h t h e P R O G R A M S ' R E P -
R E S E N T A T I V E w i t h c e r t i f i c a t e s o f i n s u r a n c e a s e v i d e n c e o f
c o v e r a g e r e q u i r e d b y t h i s A g r e e m e n t . T h e s e c e r t i f i c a t e s f o r e a c h
i n s u r a n c e p o l i c y a r e t o b e s i g n e d b y a p e r s o n a u t h o r i z e d b y t h a t
i n s u r e r t o b i n d c o v e r a g e o n i t s b e h a l f .
H . P R O H I B I T E D I N T E R E S T
1 . S o l i c i t a t i o n : T h e C O N S U L T A N T w a r r a n t s t h a t i t h a s n o t e m p l o y e d o r
r e t a i n e d a n y c o m p a n y o r p e r s o n , o t h e r t h a n a b o n a f i d e e m p l o y e e w o r k i n g
s o l e l y f o r t h e C O N S U L T A N T , t o s o l i c i t o r s e c u r e t h e A g r e e m e n t a n d t h a t i t
h a s n o t p a i d o r a g r e e d t o p a y a n y c o m p a n y o r p e r s o n , o t h e r t h a n a b o n a f i d e
e m p l o y e e w o r k i n g s o l e l y f o r t h e C O N S U L T A N T , a n y f e e , c o m m i s s i o n ,
p e r c e n t a g e , b r o k e r a g e f e e , g i f t o r a n y o t h e r c o n s i d e r a t i o n , c o n t i n g e n t u p o n
o r r e s u l t i n g f r o m t h e a w a r d o r m a k i n g o f t h e a g r e e m e n t . F o r b r e a c h o r
v i o l a t i o n o f t h i s w a r r a n t y , t h e C O M M I S S I O N s h a l l h a v e t h e r i g h t t o r e s c i n d
t h e A g r e e m e n t w i t h o u t l i a b i l i t y .
" "
2 . C o n f l i c t o f i n t e r e s t ; C o n s u l t a n t a g r e e s t h a t , f o r t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t ,
n o m e m b e r , o f f i c e r o r e m p l o y e e o f t h e C O M M I S S I O N , o r a p u b l i c b o d y
w i t h i n R i v e r s i d e o r S a n B e r n a r d i n o C o u n t i e s d u r i n g h i s / h e r t e n u r e o r f o r
o n e ( 1 ) y e a r t h e r e a f t e r , o r m e m b e r o r d e l e g a t e t o t h e C o n g r e s s o f t h e U n i t e d
S t a t e s , s h a l l h a v e a n y d i r e c t i n t e r e s t i n t h e A g r e e m e n t , o r t o a n y d i r e c t o r
m a t e r i a l b e n e f i t a r i s i n g t h e r e o f .
3 . C o n f l i c t o f E m p l o y m e n t : E m p l o y m e n t b y t h e C O N S U L T A N T o f p e r s o n n e l
o n t h e p a y r o l l o f t h e C O M M I S S I O N w i l l n o t b e p e r m i t t e d i n t h e
p e r f o r m a n c e o f t h e A g r e e m e n t , e v e n t h o u g h s u c h e m p l o y m e n t m a y b e
o u t s i d e o f t h e e m p l o y e e ' s r e g u l a r w o r k i n g h o u r s o r o n w e e k e n d s , h o l i d a y s o r
v a c a t i o n t i m e ; f u r t h e r , t h e e m p l o y m e n t b y t h e C O N S U L T A N T o f p e r s o n n e l
w h o h a v e b e e n o n t h e C O M M I S S I O N ' S p a y r o l l w i t h i n o n e y e a r p r i o r t o t h e
d a t e o f t h e A g r e e m e n t , w h e r e t h i s e m p l o y m e n t i s c a u s e d b y a n d / o r
d e p e n d e n t u p o n t h e C O N S U L T A N T s e c u r i n g t h i s o r r e l a t e d A g r e e m e n t s
w i t h t h e C O M M I S S I O N i s p r o h i b i t e d .
I . A F F I R M A T I V E A C T I O N
I n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h e A g r e e m e n t , t h e C O N S U L T A N T s h a l l
n o t d i s c r i m i n a t e a g a i n s t a n y e m p l o y e e o r a p p l i c a n t f o r e m p l o y m e n t b e c a u s e o f r a c e ,
r e l i g i o n , c o l o r , s e x o r n a t i o n a l o r i g i n . T h e C O N S U L T A N T s h a l l t a k e a f f i r m a t i v e
a c t i o n t o i n s u r e t h a t a p p l i c a n t s a r e e m p l o y e d a n d e m p l o y e e s a r e t r e a t e d d u r i n g
t h e i r e m p l o y m e n t w i t h o u t r e g a r d t o t h e i r r a c e , r e l i g i o n , c o l o r , s e x , o r n a t i o n a l
o r i g i n . S u c h a c t i o n s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , t h e f o l l o w i n g : e m p l o y m e n t ,
u p g r a d i n g , d e m o t i o n o r t r a n s f e r , r e c r u i t m e n t o r r e c r u i t m e n t a d v e r t i s i n g , l a y o f f o r
t e r m i n a t i o n . C O N S U L T A N T a g r e e s t o c o o p e r a t e w i t h t h e C O M M I S S I O N i n
c o m p l y i n g w i t h t h e C O M M I S S I O N ' S A f f i r m a t i v e A c t i o n s f l a n w h i c h i s a D B E g o a l
o f 2 0 % o f M e a s u r e A e x p e n d i t u r e s .
J . N O T I F I C A T I O N
A l l n o t i c e s h e r e u n d e r a n d c o m m u n i c a t i o n s r e g a r d i n g i n t e r p r e t a t i o n o f t h e t e r m s o f
t h e A g r e e m e n t o r c h a n g e s h e r e t o s h a l l b e e f f e c t e d b y t h e m a i l i n g t h e r e o f b y
" "
r e g i s t e r e d o r c e r t i f i e d m a i l , r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d , p o s t a g e p r e p a i d a n d a d d r e s s e d
a s f o l l o w s :
T O C O N S U L T A N T :
P A R S O N S B R I N C K E R H O F F Q U A D S & D O U G L A S , I N C .
A t t n : M a r t i n R u b i n , P r i n c i p a l i n C h a r g e
2 2 5 W e s t H o s p i t a l i t y L a n e , S u i t e 3 0 4
S a n B e r n a r d i n o , C A 9 2 4 0 8
T O C O M M I S S I O N :
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
A t t n : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
3 5 6 0 U n i v e r s i t y A v e n u e , S u i t e 1 0 0
R i v e r s i d e , C a l i f o r n i a 9 2 5 0 1
T e c h n i c a l m a t t e r s s h a l l , a t t h e d i r e c t i o n o f t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E , b e c o p i e d t o :
D o n S a n b o r n
C A L I F O R N I A D E P A R T M E N T O F T R A N S P O R T A T I O N
P . O . B o x 2 3 1
S a n B e r n a r d i n o , C A 9 2 4 0 2
K . D I S P U T E S
T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e c o n s t r u e d a n d a l l d i s p u t e s h e r e u n d e r s h a l l b e s e t t l e d i n
a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a . P e n d i n g f i n a l r e s o l u t i o n o f a
d i s p u t e h e r e u n d e r , C O N S U L T A N T s h a l l p r o c e e d d i l i g e n t l y w i t h t h e p e r f o r m a n c e
o f t h i s A g r e e m e n t a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C O M M I S S I O N ' S d e c i s i o n a n d
i n s t r u c t i o n s .
L . A U D I T O F B O O K S A N D R E C O R D S
C O N S U L T A N T s h a l l m a k e a v a i l a b l e t o t h e C O M M I S S I O N , i t s a u t h o r i z e d a g e n t s ,
o f f i c e r s , a n d e m p l o y e e s , f o r e x a m i n a t i o n a n y a n d a l l l e d g e r s a n d b o o k s o f a c c o u n t ,
i n v o i c e s , v o u c h e r s , c a n c e l l e d c h e c k s , a n d o t h e r r e c o r d s o r d o c u m e n t s e v i d e n c i n g o r
r e l a t e d t o t h e e x p e n d i t u r e s a n d d i s b u r s e m e n t s c h a r g e d t o t h e C O M M I S S I O N , a n d
" "
"
"
s h a l l f u r n i s h t o t h e C O M M I S S I O N , i t s a g e n t s a n d e m p l o y e e s , s u c h o t h e r e v i d e n c e
o r i n f o r m a t i o n a s t h e y m a y r e q u i r e w i t h r e s p e c t t o a n y s u c h e x p e n s e o r
d i s b u r s e m e n t c h a r g e d b y t h e C O N S U L T A N T .
M . E N T I R E A G R E E M E N T
T h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s t h e e n t i r e A g r e e m e n t b e t w e e n t h e p a r t i e s h e r e t o
r e l a t i n g t o t h e s u b j e c t m a t t e r h e r e o f a n d s u p e r s e d e s a n y p r e v i o u s a g r e e m e n t s o r
u n d e r s t a n d i n g s .
A R T I C L E 1 1 " S C O P E O F S E R V I C E S
E x c e p t a s m a y b e s p e c i f i e d e l s e w h e r e i n t h e A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l f u r n i s h a l l
t e c h n i c a l a n d p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s i n c l u d i n g l a b o r , m a t e r i a l , e q u i p m e n t , t r a n s p o r t a t i o n ,
a n d s u p e r v i s i o n t o p e r f o r m a l l o p e r a t i o n s n e c e s s a r y a n d r e q u i r e d t o s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e
t h e s e r v i c e s d e s c r i b e d i n A p p e n d i x A , S c o p e o f S e r v i c e s , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a n d
i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e .
A R T I C L E I I I " S C H E D U L E , P R O G R E S S , A N D R E P O R T I N G
A . M i l e s t o n e S c h e d u l e ; C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m t h e S e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h
t h e M i l e s t o n e S c h e d u l e s e t f o r t h i n A p p e n d i x B , S c h e d u l e o f t h e S e r v i c e s , w h i c h i s
a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e . T h e C O M M I S S I O N a g r e e s
t o r e s p o n d t o t h e C O N S U L T A N T S s u b m i t t a l s i n a t i m e l y m a n n e r t o f a c i l i t a t e
C O N S U L T A N T S c o n f o r m a n c e w i t h t h e s c h e d u l e .
B . D e t a i l e d S c h e d u l e ; C O N S U L T A N T s h a l l f u r n i s h t o t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E i t s d e t a i l e d S c h e d u l e f o r p e r f o r m i n g t h e s e r v i c e s t o m e e t t h e
M i l e s t o n e S c h e d u l e , i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i s i o n s o f A p p e n d i x B . T h e d e t a i l e d
s c h e d u l e , u t i l i z i n g P r i m a v e r a s o f t w a r e , s h a l l b e s u b m i t t e d w i t h i n f o u r ( 4 ) w e e k s
f r o m n o t i c e t o p r o c e e d . A m a n p o w e r l o a d i n g / c a s h f l o w c u r v e s h a l l a l s o b e
d e v e l o p e d a s a n e l e m e n t o f t h e c r i t i c a l p a t h s c h e d u l e .
C . M o d i f i c a t i o n s o f S c h e d u l e ; C O N S U L T A N T s h a l l r e p o r t i n a t i m e l y m a n n e r ,
t h r o u g h c o r r e s p o n d e n c e o r p r o g r e s s r e p o r t s , w h e n e v e r i t a p p e a r s t h e a p p r o v e d
s c h e d u l e s w i l l n o t b e m e t , w h e t h e r o r n o t t h e r e a s o n s f o r a n t i c i p a t e d d e l a y a r e
" "
"
"
"
w i t h i n t h e C O N S U L T A N T S c o n t r o l . I n t h e e v e n t t h e s c h e d u l e o f w o r k i s m o d i f i e d ,
a n d t h e m o d i f i e d s c h e d u l e a p p r o v e d b y t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E ,
C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t a r e v i s e d s c h e d u l e i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i s i o n s o f
A p p e n d i x B . A s a c o n d i t i o n p r e c e d e n t t o t h e a p p r o v a l o f a n e x t e n s i o n o f t i m e t o
c o m p l e t e t h e S e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a p p r o v e d s c h e d u l e , C O N S U L T A N T
s h a l l g i v e w r i t t e n n o t i c e t o P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E w i t h i n s e v e n ( 7 )
w o r k i n g d a y s a f t e r C O N S U L T A N T k n o w s o r s h o u l d k n o w o f a n y c a u s e o r c o n d i t i o n
w h i c h m i g h t , u n d e r r e a s o n a b l y f o r e s e e a b l e c i r c u m s t a n c e s , r e s u l t i n d e l a y f o r w h i c h
C O N S U L T A N T m a y c l a i m a n e x t e n s i o n o f t i m e .
D . G e n e r a l M e e t i n g s ; C O N S U L T A N T s h a l l c o n d u c t a n d / o r a t t e n d g e n e r a l m e e t i n g s
w i t h C O M M I S S I O N , S A N B A G , C A L T R A N S , a n d s p e c i a l i n t e r e s t g r o u p s t o d i s c u s s
i s s u e s n e c e s s a r y t o r e s o l v e p r o b l e m s a n d m a i n t a i n t h e p r o g r e s s o f t h e S e r v i c e s .
T h e s e g e n e r a l m e e t i n g s s h a l l b e h e l d w h e n c a l l e d b y t h e P R O G R A M S '
R e p r e s e n t a t i v e a n d n e e d o n l y o c c u r a s d e e m e d n e c e s s a r y t o a c c o m p l i s h
u n d e r s t a n d i n g o f A g r e e m e n t o b j e c t i v e s . T h e t o t a l v a l u e o f B a s e W o r k s p e c i f i e d i n
A r t i c l e I V - B i n c l u d e s c o m p e n s a t i o n f o r a n e s t i m a t e d 3 1 g e n e r a l m e e t i n g s .
E . T r e n d M e e t i n g s ; T r e n d m e e t i n g s w i l l b e c o n d u c t e d w i t h t h e d e s i g n a t e d P r o j e c t
M a n a g e r s o f t h e C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S e v e r y t w o w e e k s . t o c o n d u c t
f o c u s e d a n d i n f o r m a l d i s c u s s i o n s o n s c o p e , s c h e d u l e , a n d c o s t i s s u e s i n a t h r e e w e e k
r o l l i n g s c h e d u l e f o r m a t : o n e w e e k - p a s t a c c o m p l i s h m e n t s , n e x t t w o w e e k s -
o b j e c t i v e s . T h e t r e n d m e e t i n g s w i l l b e c o n d u c t e d b y t h e C O N S U L T A N T , a n d t h e
C O N S U L T A N T w i l l p r e p a r e m e e t i n g m i n u t e s f o r d i s t r i b u t i o n w i t h i n t h r e e ( 3 )
w o r k i n g d a y s o f t h e m e e t i n g . I n c o n j u n c t i o n w i t h t h e s e m e e t i n g s , t h e
C O N S U L T A N T w i l l p r e p a r e a n d m a i n t a i n a D A T A R E Q U E S T L O G a n d a
S U B M I T T A L R E G I S T E R . A t t e n d a n c e w i l l b e c o n t r o l l e d b y t h e C O N S U L T A N T I '
w i l l b e l i m i t e d t o t h o s e p e r s o n s w h o c a n r e s p o n d t o t h e p e r t i n e n t i s s u e s o n t h e
a g e n d a o f t h e s c h e d u l e d m e e t i n g .
F . P r o g r e s s R e p o r t s : C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t a p r o g r e s s r e p o r t e a c h m o n t h
w h i c h i n d i c a t e s t h e p r o g r e s s a c h i e v e d d u r i n g t h e r e p o r t i n g p e r i o d i n r e l a t i o n t o t h e
p r o g r e s s s c h e d u l e d . C O N S U L T A N T s h a l l s u p p l y f o u r ( 4 ) c o p i e s o f t h e p r o g r e s s
r e p o r t t o t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E w i t h e a c h m o n t h l y i n v o i c e .
" "
"
I n w i t n e s s t h e r e o f , t h e C O M M I S S I O N h a s b y o r d e r c a u s e d t h e A g r e e m e n t t o b e
s u b s c r i b e d o n t h e i r b e h a l f b y b i n d i n g a u t h o r i t y o f e a c h , a n d t h e C O N S U I X A N T h a s
c a u s e d t h e A g r e e m e n t t o b e s u b s c r i b e d o n i t s b e h a l f b y d u l y a u t h o r i z e d s i g n e e s .
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
C h a i r p e r s o n
A t t e s t :
D a t e
. l a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r D a t e
A p p r o v e d a s t o f o r m a n d l e g a l i t y
B e s t , B e s t a n d K r i e g e r
C o u n s e l f o r t h e R i v e r s i d e C o u n t y
T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
B Y :
D a t e
" M a r t i n R u b i n , P r e s i d e n t D a t e
P A R S O N S B R I N C K E R H O F F Q U A D S & D O U G L A S , I N C .
" "
"
G . ) e x c u s a b l e r e l a y s ; N e i t h e r p a r t y h e r e t o s h a l l b e c o n s i d e r e d i n d e f a u l t i n t h e
p e r f o r m a n c e o f i t s d u t i e s a n d o b l i g a t i o n s w i t h r e s p e c t t o s c h e d u l e p e r f o r m a n c e , t o
t h e e x t e n t t h a t t h e p e r f o r m a n c e o f a n y o b l i g a t i o n i s p r e v e n t e d o r d e l a y e d b y a n
e x c u s a b l e d e l a y . S h o u l d t h e C O N S U L T A N T S s e r v i c e s b e d e l a y e d b y a n y m u t u a l l y
a g r e e d - u p o n e x c u s a b l e c a u s e , t h e C O N S U L T A N T ' S s c h e d u l e f o r c o m p l e t i o n o f
t a s k s a f f e c t e d b y s u c h d e l a y s h a l l b e e x t e n d e d , a s n e c e s s a r y . I n a n y e v e n t , t h e
C O N S U L T A N T s h a l l m i n i m i z e a n y s c h e d u l e e x t e n s i o n o r a d d i t i o n a l c o s t t o t h e
C O M M I S S I O N r e s u l t i n g f r o m s u c h d e l a y . E x c u s a b l e d e l a y s m a y i n c l u d e , b u t a r e
n o t l i m i t e d t o , a c t s o f G o d o r o f t h e p u b l i c e n e m y , a c t s o r f a i l u r e s t o a c t o f o t h e r
a g e n c i e s o r t h e C O M M I S S I O N , i n e i t h e r t h e i r s o v e r e i g n o r c o n t r a c t u a l c a p a c i t i e s ;
f i r e s , f l o o d s , e p i d e m i c s , q u a r a n t i n e r e s t r i c t i o n s , s t r i k e s , f r e i g h t e m b a r g o e s , a n d
u n u s u a l l y s e v e r w e a t h e r . I n e v e r y c a s e , t h e f a i l u r e t o p e r f o r m m u s t b e r e a s o n a b l y
b e y o n d t h e c o n t r o l a n d w i t h o u t t h e f a u l t o r n e g l i g e n c e o f t h e C O N S U I N A N ' T .
A R T I C L E I V - C O M P E N S A T I O N A N D P A Y M E N T
A . C O N S U L T A N T S s e r v i c e s p r o v i d e d u n d e r t h e A g r e e m e n t a s d e s c r i b e d i n A r t i c l e I I
- S C O P E O F S E R V I C E S s h a l l b e c o m p e n s a t e d a s s e t f o r t h i n A p p e n d i x C ,
C o m p e n s a t i o n a n d P a y m e n t , a c o p y o f w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o , a n d i n c o r p o r a t e d
h e r e i n b y r e f e r e n c e .
B . T h e t o t a l v a l u e o f t h e A g r e e m e n t s h a l l n o t e x c e e d $ 2 . 8 1 0 . 6 8 2 f o r t h e B a s e W o r k .
E x t r a W o r k m a y b e a u t h o r i z e d a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e I . C . 2 .
C . N o a d d i t i o n a l c o m p e n s a t i o n w i l l b e p a i d w i t h o u t a w r i t t e n a m e n d m e n t t o t h e
A g r e e m e n t o r a u t h o r i z e d e x t r a w o r k o r d e r s . I n t h e e v e n t s u c h a m e n d m e n t o r e x t r a
w o r k o r d e r s a r e n o t f o r t h c o m i n g , C O N S U L T A N T s h a l l s t o p p r o v i d i n g S e r v i c e s a n d
i s n o t o b l i g a t e d t o c o n t i n u e p r o v i d i n g s u c h S e r v i c e s b e y o n d t h e ' T o t a l A g r e e m e n t
V a l u e .
D . T h e C O N S U L T A N T i s a l e r t e d t o t h e r e q u i r e m e n t s o f C a l i f o r n i a L a b o r C o d e
S e c t i o n 1 7 7 0 e t . s e q . a n d a g r e e s t o d e f e n d i n d e m n i t y a n d h o l d h a r m l e s s t h e
C O M M I S S I O N a n d i t s o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , c o n s u l t a n t s , a n d a g e n t s f r o m a n y c l a i m
o r l i a b i l i t y i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , a t t o r n e y s f e e s , a r i s i n g f r o m a n y f a i l u r e o r
a l l e g e d f a i l u r e t o c o m p l y w i t h C a l i f o r n i a L a b o r C o d e S e c t i o n 1 7 7 0 e t . s e q .
" "
A G R E E M E N T N O . R 0 9 0 1 8
S T A T E R O U T E 2 1 5 I M P R O V E M E N T P R O J E C T
F R O M
R O U T E 6 0 I N T H E C I T Y O F M O R E N O V A L L E Y , R I V E R S I D E C O U N T Y
T O
R O U T E 1 0 I N T H E C I T Y O F C O L T O N ,
S A N B E R N A R D I N O C O U N T Y
. A P P E N D I X " A "
S C O P E O F S E R V I C E S
P u r s u a n t t o p r o v i s i o n s o f A r t i c l e I I , S C O P E O F S E R V I C E S , t h e s c o p e o f s e r v i c e o f t h i s
A g r e e m e n t s h a l l b e a s d e s c r i b e d h e r e i n . A l l r e f e r e n c e s t o C O M M I S S I O N s h a l l b e
i n t e r p r e t e d t o m e a n P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
1 . G E N E R A [ ,
A . P h a s e I
C o n s u l t a n t s e r v i c e s s h a l l b e p r o v i d e d i n t w o p h a s e s . T h e P h a s e 1
C o n s u l t a n t S e r v i c e s w h i c h a r e c o v e r e d u n d e r t h i s a g r e e m e n t s h a l l i n c l u d e
p r o f e s s i o n a l a n d t e c h n i c a l e n g i n e e r i n g a n d e n v i r o n m e n t a l s e r v i c e s t o
p r e p a r e P r e l i m i n a r y E n g i n e e r i n g P l a n s a n d E s t i m a t e s f o r a D r a f t a n d F i n a l
P r o j e c t R e p o r t , p e r f o r m e n v i r o n m e n t a l s t u d i e s , a n d p r e p a r e t h e D r a f t a n d
F i n a l E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t f o r t h e p r o p o s e d P R O J E C T ' . T h e
C O N S U L T A N T S P r o j e c t R e p o r t a n d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t w i l l b e
u s e d b y C A L T R A N S t o s e c u r e a p p r o v a l a n d e n v i r o n m e n t a l c l e a r a n c e f o r
t h e p r o p o s e d P R O J E C T d e s c r i b e d b e l o w .
P h a s e I s e r v i c e s i n c l u d e p r e l i m i n a r y P R O J E C T d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e s
t h r o u g h P R O J E C T a p p r o v a l a n d e n v i r o n m e n t a l c l e a r a n c e . T a s k s i n c l u d e :
S t u d i e s , d e s i g n s , r e p o r t s , a n d d o c u m e n t s f o r P R O J E C T a p p r o v a l u n d e r
C a l i f o r n i a a n d F e d e r a l p r o c e d u r e s . I t e m s i n c l u d e a s s i g n m e n t o f p r o j e c t e d
v e h i c u l a r a n d p e d e s t r i a n t r a f f i c v o l u m e s , p r e l i m i n a r y e n g i n e e r i n g ( i n c l u d i n g
t h e s t u d y o f a l t e r n a t i v e s ) , t h e e n v i r o n m e n t a l t e c h n i c a l s t u d i e s , t h e P r o j e c t
R e p o r t , t h e E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( E I S / E I R ) , t h e P r o j e c t A p p r o v a l
R e p o r t , p u b l i c h e a r i n g c o o r d i n a t i o n a n d p a r t i c i p a t i o n .
"
"
"
B . P h a s e I I
T h e P h a s e I I s e r v i c e s , f o r w h i c h t h e C O M M I S S I O N r e s e r v e s t h e o p t i o n t o
n e g o t i a t e w i t h t h e C O N S U L T A N T , s h a l l i n c l u d e p r o f e s s i o n a l a n d t e c h n i c a l
e n g i n e e r i n g s e r v i c e s t o p r e p a r e P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s a n d C o n s t r u c t i o n C o s t
E s t i m a t e s ( P S & E ) f o r c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t ( s ) a s d e f i n e d b y P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E . T a s k s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o : h i g h w a y
g e o m e t r y , g r a d i n g , p a v i n g , d r a i n a g e , s t r u c t u r e s , ( i n c l u d i n g s e i s m i c
e v a l u a t i o n ) , t r a f f i c s i g n i n g , t r a f f i c s t r i p i n g , e r o s i o n c o n t r o l , a n d c o n s t r u c t i o n
t r a f f i c c o n t r o l f o r t h e P R O J E C T .
C . L o c a t i o n , D e s c r i p t i o n , a n d P u r p o s e
T h e P R O J E C T i n c l u d e s a p p r o x i m a t e l y 7 . 0 m i l e s o f R o u t e 2 1 5 i n R i v e r s i d e
C o u n t y f r o m P o s t M i l e 3 8 . 3 t o t h e S a n B e r n a r d i n o C o u n t y l i n e a n d
a p p r o x i m a t e l y 4 . 1 m i l e s o f R o u t e 2 1 5 i n S a n B e r n a r d i n o C o u n t y f r o m t h e
R i v e r s i d e C o u n t y l i n e t o P o s t M i l e 4 . 1 . T h e e x a c t P R O J E C T l i m i t s w i l l b e
e s t a b l i s h e d i n t h e P r o j e c t R e p o r t .
T h e p u r p o s e o f t h e P R O J E C T i s t o w i d e n t h e e x i s t i n g f r e e w a y b y a d d i n g a
m i n i m u m o f o n e l a n e i n e a c h d i r e c t i o n , u p g r a d e t h e R o u t e s 6 0 / 9 1 / 2 1 5
i n t e r c h a n g e , a n d i f r e q u i r e d , t h e R o u t e s 1 0 / 2 1 5 i n t e r c h a n g e ; i m p r o v e
p e d e s t r i a n a c c e s s t o t h e U n i v e r s i t y o f C a l i f o r n i a - R i v e r s i d e C a m p u s ,
i n v e s t i g a t e t h e f e a s i b i l i t y o f H O V l a n e s , a n d c o n d u c t e x a m i n a t i o n s o f
s t r u c t u r e s t o r e m a i n t o d e t e r m i n e a d e q u a c y t o r e s i s t s e i s m i c f o r c e s . T h e
l a n e w i d e n i n g w i l l b l e n d i n t o t h e e x i s t i n g R o u t e s 1 0 / 2 1 5 , a n d R o u t e s
6 0 / 2 1 5 i n t e r c h a n g e s , a n d o t h e r e x i s t i n g i n t e r c h a n g e s w i l l b e m i n i f i e d t o
i m p r o v e o p e r a t i o n s .
D . P r e l i m i n a r y R e v i e w " o f W o r k
W h e r e t h e C O N S U L T A N T i s r e q u i r e d t o p r e p a r e a n d s u b m i t r e p o r t s ,
w o r k i n g p a p e r s , e t c . , a s p r o d u c t s o f t h e w o r k d e s c r i b e d i n A r t i c l e I I , t h e s e
s h a l l b e s u b m i t t e d i n d r a f t f o r m , a n d o p p o r t u n i t y p r o v i d e d f o r t h e
C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S t o r e v i e w a n d P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E t o d i r e c t r e v i s i o n s , p r i o r t o f o r m a l s u b m i s s i o n .
E . A p p e a r a n c e a t H e a r i n g s
I f a n d w h e n r e q u i r e d b y t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E , t h e
C O N S U L T A N T s h a l l r e n d e r a s s i s t a n c e a t p u b l i c m e e t i n g s a n d h e a r i n g s a s
m a y b e n e c e s s a r y f o r t h e p e r f o r m a n c e o f i t s s e r v i c e s u n d e r t h e A g r e e m e n t .
"
"
F . T h e C O M M I S S I O N r e s e r v e s t h e o p t i o n t o n e g o t i a t e w i t h t h e
C O N S U L T A N T t o p r o v i d e t r a i n i n g f o r C A L T R A N S p e r s o n n e l i n t h e
d e v e l o p m e n t o f t h e P R O J E C T . T h i s s h a l l b e c o n s i d e r e d a s a n E x t r a W o r k
I t e m a n d m a y b e a u t h o r i z e d a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e I . C . 2 .
I I . P H A S E I S E R V I C E S
A . D e s c r i p t i o n
1 . C O N S U L T A N T w i l l u n d e r t a k e e n g i n e e r i n g a n d e n v i r o n m e n t a l
s t u d i e s a n d p r e p a r e r e p o r t s a n d d o c u m e n t s n e c e s s a r y f o r P R O J L ' C E
a p p r o v a l a n d e n v i r o n m e n t a l c l e a r a n c e f o r t h e P R O J E C I ' u n d e r b o t h
t h e C a l i f o r n i a a n d F e d e r a l p r o c e d u r e s . T h e a n t i c i p a t e d
e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t t y p e w i l l b e a n E I S / E I R . T h e w o r k
p h a s e s , g e n e r a l i z e d s c o p e o f s e r v i c e s , a n d p o t e n t i a l w o r k i t e m s f o r
e a c h p h a s e a r e d e s c r i b e d i n A r t i c l e 1 1 . B t h r o u g h 1 1 . 0 o f t h i s
D e s c r i p t i o n o f S e r v i c e s f o r P h a s e I .
2 . C A L T R A N S D r a f t P r o j e c t S t u d y R e p o r t s ( P S R ) s h a l l s e r v e a s t h e
s t a r t i n g p o i n t f o r P h a s e I e f f o r t s - P r e l i m i n a r y E n g i n e e r i n g
a l t e r n a t i v e a n a l y s i s a n d p r e p a r a t i o n o f t h e E n v i r o n m e n t a l
D o c u m e n t .
3 . C O N S U L T A N T s h a l l b e a m e m b e r a n d a t t e n d m e e t i n g s o f t h e
P r o j e c t D e v e l o p m e n t T e a m ( P D T ) a n d r e l e v a n t P D T
S u b c o m m i t t e e s e s t a b l i s h e d t o g u i d e t h e s t u d y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e
C A L T R A N S P r o j e c t D e v e l o p m e n t P r o c e d u r e s M a n u a l .
C O N S U L T A N T s h a l l s e r v e a s s t a f f t o t h e P D T i n a r r a n g i n g
m e e t i n g s , p r o v i d i n g d i s c u s s i o n m a t e r i a l , a n d k e e p i n g m i n u t e s . P D T
m e e t i n g s a n d P D T S u b c o m m i t t e e m e e t i n g s w i l l b e h e l d i n
a c c o r d a n c e w i t h t h e C a ! t r a n s P r o j e c t D e v e l o p m e n t P r o c e d u r e s
M a n u a l ( G o l d B o o k ) . I t i s a n t i c i p a t e d t h a t a p p r o x i m a t e l y 2 5 P D T
m e e t i n g s w i l l b e r e q u i r e d .
4 . C O N S U L T A N T s h a l l h a n d l e p u b l i c a n d c i t i z e n c o n t a c t s a s n e e d e d
i n c o n f o r m a n c e w i t h n o r m a l C A L T R A N S s t u d y p r o c e d u r e s .
C O N S U L T A N T s h a l l a r r a n g e f o r a n d c o n d u c t o p e n h o u s e s a n d
p u b l i c m e e t i n g s i n c o o r d i n a t i o n w i t h C O M M I S S I O N a n d
C A L T R A N S .
"
S . C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e a m e t h o d f o r c o m m e n t s b y t h e
c i t i z e n s i n t h e P R O J E C T a r e a . C o m m e n t s a r e t o b e c o m p i l e d a n d
c o n s i d e r e d i n p r e p a r i n g t h e e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t . T h i s m e t h o d
o f f e e d b a c k s h a l l b e f u r n i s h e d t o t h e p u b l i c a t e a c h o p e n h o u s e a n d
p u b l i c h e a r i n g .
6 . C O N S U L T A N T s h a l l h o l d o p e n h o u s e s a s n e e d e d t h r o u g h o u t t h e
p r e l i m i n a r y e n g i n e e r i n g a n d e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t p h a s e s o f t h e
P R O J E C T . T h e f i r s t o f t h e s e m e e t i n g s s h a l l b e h e l d w i t h i n f o u r ( 4 )
m o n t h s o f i n i t i a t i o n o f s t u d i e s b y C O N S U L T A N T . R e m a i n i n g o p e n
h o u s e s w i l l b e c o n d u c t e d a s n e e d e d . T h e s e o p e n h o u s e s w i l l b e
c o n d u c t e d t o i d e n t i f y a r e a s o f i n t e r e s t a n d e c o n o m i c , s o c i a l , a n d
e n v i r o n m e n t a l i s s u e s a s p e r c e i v e d b y t h e c i t i z e n s i n t h e a r e a a n d
s h a l l b e h e l d a t a c c e s s i b l e l o c a t i o n s a n d a t t i m e s c o n v e n i e n t f o r t h e
i n t e r e s t e d p a r t i e s . C O N S U L T A N T s h a l l n o t i f y i n t e r e s t e d p a r t i e s o f
t h e o p e n h o u s e s t h r o u g h p r e s s r e l e a s e s a n d d i r e c t m a i l i n g t o a r e a
p r o p e r t y o w n e r s . C O N S U L T A N T w i l l o b t a i n a p p r o v a l f r o m
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E p r i o r t o p r e s s r e l e a s e s a n d t h e
d i r e c t m a i l i n g .
7 . C O N S U L T A N T m a y e s t a b l i s h d i r e c t c o n t a c t w i t h g o v e r n m e n t a l
r e g u l a t o r y a n d r e s o u r c e a g e n c i e s , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o : t h e
U . S . D e p a r t m e n t o f A g r i c u l t u r e S o i l C o n s e r v a t i o n S e r v i c e ,
D e p a r t m e n t o f I n t e r i o r , R e c l a m a t i o n B o a r d s ( C a l i f o r n i a o r
F e d e r a l ) , U . S . F i s h a n d W i l d l i f e S e r v i c e , W a t e r Q u a l i t y C o n t r o l
B o a r d , D e p a r t m e n t o f H e a l t h S e r v i c e s , a n d U . S . A r m y C o r p s o f
E n g i n e e r s , f o r t h e p u r p o s e o f o b t a i n i n g i n f o r m a t i o n , e x p e r t i s e , a n d
a s s i s t a n c e i n d e v e l o p i n g b a s e l i n e d a t a a n d r e s o u r c e i n v e n t o r i e s .
C O N S U L T A N T w i l l m a i n t a i n a r e c o r d o f a l l s u c h c o n t a c t s a n d w i l l
t r a n s m i t c o p i e s o f t h e c o n t a c t s a n d r e c o r d p r o m p t l y t o t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E o n a m o n t h l y b a s i s . T h e
C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S w i l l p a r t i c i p a t e i n a n d / o r t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E w i l l p r o v i d e p r i o r a p p r o v a l f o r
a n y a n d a l l i n t e r a g e n c y m e e t i n g s t o d i s c u s s o r d e v e l o p P R O J E C T
m i t i g a t i o n p r o p o s a l s .
8 . C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S w i l l r e t a i n r e s p o n s i b i l i t y f o r a l l
f i n a l c o n s u l t a t i o n , b o t h i n f o r m a l a n d f o r m a l , w i t h l o c a l , C a l i f o r n i a ,
a n d F e d e r a l a g e n c i e s r e g a r d i n g P R O J E C T m i t i g a t i o n a n d
"
c o m p e n s a t i o n p r o p o s a l s . C O N S U L T A N T w i l l b e a v a i l a b l e t o
p r o v i d e a d v i c e a n d t o p a r t i c i p a t e i n s u c h c o n s u l t a t i o n s a t t h e r e q u e s t
o f t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
9 . C O N S U L T A N T s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r r e p r o d u c t i o n , b i n d i n g ,
c i r c u l a t i o n , a n d d i s t r i b u t i o n o f t h e d r a f t e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t ,
f i n a l e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t , e n g i n e e r i n g r e p o r t s , a n d e n g i n e e r i n g
d r a w i n g s p u r s u a n t t o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s D e s c r i p t i o n o f
S e r v i c e s .
1 0 . C O N S U L T A N T s h a l l m a i n t a i n a s e t o f p r o j e c t f i l e s w h i c h s h a l l b e
i n d e x e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C A L T R A N S P r o j e c t D e v e l o p m e n t
U n i f o r m F i l e S y s t e m .
1 1 . T h e p a g e i d e n t i f y i n g p r e p a r e r s o f e n g i n e e r i n g r e p o r t s , a n d e a c h
e n g i n e e r i n g d r a w i n g s h a l l b e a r t h e p r o f e s s i o n a l s e a l , c e r t i f i c a t e
n u m b e r , r e g i s t r a t i o n c l a s s i f i c a t i o n , e x p i r a t i o n d a t e o f c e r t i f i c a t e , a n d
s i g n a t u r e o f t h e p r o f e s s i o n a l e n g i n e e r ( s ) r e s p o n s i b l e f o r t h e i r
p r e p a r a t i o n . E n v i r o n m e n t a l b a c k u p r e p o r t s w h i c h m u s t b e p r e p a r e d
b y a r e g i s t e r e d o r l i c e n s e d p r o f e s s i o n a l s h a l l b e a r t h e s i g n a t u r e a n d
r e g i s t r a t i o n o r l i c e n s e i n f o r m a t i o n o f t h e p r o f e s s i o n a l r e s p o n s i b l e f o r
t h e r e p o r t .
1 2 . C O N S U L T A N T s h a l l c a r r y o u t t h e i n s t r u c t i o n s a s r e c e i v e d f r o m t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T K I W E a n d s h a l l c o o p e r a t e w i t h t h e
C O M M I S S I O N , C A L T R A N S , t h e F I I W A , a n d a n y o t h e r
c o n t r a c t o r s w o r k i n g o n t h e P R O J E C T ' .
1 3 . I t i s n o t t h e i n t e n t o f t h e f o r e g o i n g p a r a g r a p h t o r e l i e v e
C O N S U L T A N T o f h i s p r o f e s s i o n a l r e s p o n s i b i l i t y d u r i n g t h e
p e r f o r m a n c e o f t h i s c o n t r a c t . I n t h o s e i n s t a n c e s w h e r e
C O N S U L T A N T b e l i e v e s a b e t t e r d e s i g n o r s o l u t i o n t o t h e p r o b l e m
i s p o s s i b l e , h e s h a l l p r o m p t l y n o t i f y t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E o f t h e s e c o n c e r n s , t o g e t h e r w i t h r e a s o n s
t h e r e f o r e .
1 4 . C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e a l l n e c e s s a r y p e r s o n n e l , i n s t r u m e n t s ,
e q u i p m e n t , a n d m a t e r i a l s t o p e r f o r m t h e w o r k d e s c r i b e d h e r e i n .
1 5 . C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e t h e e n g i n e e r i n g p l a n s a n d d r a w i n g s
o n m a g n e t i c t a p e u s i n g a n I n t e r G r a p h I G D S v e r s i o n 8 . 8 f i l e f o r m a t .
O n e c o p y o f t h e d a t a o n m a g n e t i c t a p e s h a l l b e p r o v i d e d t o
C A L T R A N S u p o n c o m p l e t i o n o f t h e c o n t r a c t .
"
"
1 6 . C O N S U L T A N T s h a l l i d e n t i f y a n y a d d i t i o n a l s u r v e y w o r k t h a t i s
n e e d e d t o c o m p l e t e t h e e n g i n e e r i n g a l t e r n a t i v e p r e l i m i n a r y d e s i g n s
a n d f o r w a r d t o P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r
p r o c u r e m e n t , a l o n g w i t h a s c h e d u l e o f r e q u i r e d d u e d a t e s .
1 7 . C O N S U L T A N T s h a l l p r e p a r e a d r a f t N o t i c e o f P r e p a r a t i o n a n d
d r a f t N o t i c e o f I n t e n t . T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E
s h a l l a p p r o v e t h e N o t i c e o f P r e p a r a t i o n a n d d i s t r i b u t i o n c o v e r l e t t e r .
C O N S U L T A N T s h a l l d i s t r i b u t e t h e N o t i c e o f P r e p a r a t i o n b y
c e r t i f i e d m a l l t o e a c h R e s p o n s i b l e A g e n c y a n d e a c h T r u s t e e A g e n c y
r e s p o n s i b l e f o r r e s o u r c e s a f f e c t e d b y t h e p r o j e c t . T h e
C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S w i l l c o o r d i n a t e w i t h F H W A W A i n
o r d e r t o p u b l i s h t h e N o t i c e o f I n t e n t i n t h e F e d e r a l R e g i s t e r .
1 8 . C O N S U L T A N T s h a l l c o n d u c t a S c o p i n g M e e t i n g a s d e f i n e d i n t h e
N a t i o n a l E n v i r o n m e n t a l P o l i c y A g e n c y R e g u l a t i o n s .
C O N S U L T A N T s h a l l p r e p a r e e x h i b i t s a n d h a n d o u t s a n d s h a l l
p r e p a r e a r e p o r t o n t h e m e e t i n g . 7 ' h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E s h a l l r e v i e w a n d a p p r o v e e x h i b i t s , h a n d o u t s ,
a n d t h e a g e n d a o f t h e S c o p i n g M e e t i n g .
1 9 . T h e p r e l i m i n a r y p r o j e c t d e v e l o p m e n t e n g i n e e r i n g , p r o j e c t r e p o r t s ,
e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t s , a n d t h e P r o j e c t A p p r o v a l R e p o r t s h a l l b e
p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h C A L T R A N S r e g u l a t i o n s , p o l i c i e s ,
p r o c e d u r e s , m a n u a l s , a n d s t a n d a r d s , i n c l u d i n g c o m p l i a n c e w i t h
F H W A r e q u i r e m e n t s . S a i d r e p o r t s a n d e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t s
a r e t o b e s u b j e c t t o r e v i e w a n d a p p r o v a l b y C A L T R A N S a n d
F H W A . T h e f o l l o w i n g l i s t o f a p p l i c a b l e m a n u a l s , g u i d e l i n e s , e t c . i s
n o t a l l - i n c l u s i v e , a n d i s i n t e n d e d o n l y t o i d e n t i f y t y p i c a l s o u r c e s o f
s t a n d a r d s :
a . T h e p r o c e d u r e s t o b e f o l l o w e d a n d c o n t e n t o f t h e P r o j e c t
R e p o r t , e n v i r o n m e n t a l s u r v e y s , e n v i r o n m e n t a l t e c h n i c a l
r e p o r t s , a n d e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t s a r e s e t f o r t h i n
C a l t r a n s P r o j e c t D e v e l o p m e n t P r o c e d u r e s M a n u a l , C a l t r a n s
E n v i r o n m e n t a l H a n d b o o k , C a l t r a n s T r a n s p o r t a t i o n
L a b o r a t o r y t e c h n i c a l m a n u a l s f o r e n v i r o n m e n t a l s t u d i e s ,
C a l t r a n s P r o c e d u r e s f o r t h e P r o t e c t i o n o f H i s t o r i c
P r o p e r t i e s , N a t u r a l E n v i r o n m e n t a l S t u d y , R e l a t e d B i o l o g i c a l
"
"
"
R e p o r t s , C o n d u c t i n g S o c i o e c o n o m i c A n a l y s i s , a n d F I I W A ' s
T e c h n i c a l A d v i s o r y T 6 6 4 0 . 8 A .
b . R o a d w a y D e s i g n f e a t u r e s s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e
c u r r e n t C a l t r a n s H i g h w a y D e s i g n M a n u a l a n d i t s r e v i s i o n s .
c . E n g i n e e r i n g p l a n s a n d d r a w i n g s s h a l l b e p r e p a r e d i n
c o n f o r m a n c e w i t h c u r r e n t C a l t r a n s D r a f t i n g . _ a n d ! ' i u m
M a n u a l a n d C a l t r a n s C A R D U s e r s M a n u a l o f J n s t r u g a i a n s .
P l a n s h e e t s s h a l l b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h c o n t r a c t
p l a n s ' s t a n d a r d s . S p e c i a l a t t e n t i o n i s c a l l e d t o t h e s i z e a n d
c l a r i t y o f l e t t e r i n g o n p l a n s h e e t s . T h e o r i g i n a l d r a w i n g s o f
a l l s h e e t s c o m p r i s i n g t h e s e t o f p l a n s , t o g e t h e r w i t h o n e c o p y
o f t h e m a g n e t i c t a p e a n d a l l r e p o r t s , d r a w i n g s , s t u d i e s ,
m e m o r a n d a , a n d o t h e r d a t a p e r t a i n i n g t o t h e P R O J E C T s h a l l
b e d e l i v e r e d t o t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r
t r a n s m i t t a l t o C A L T R A N S .
d . B r i d g e d e s i g n s t u d i e s s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e c u r r e n t
C a l t r a n s B r i d g e D e s i g n S p e c i f i c a t i o n s , B r i d g e M e m o s t o
P e s i g n e r s , B r i d g e D e s i g n A i d s , a n d B r i d g e D e s i g n D e l l s
m a n u a l s .
2 0 . T h e r e p o r t s , s u r v e y s , s t u d i e s , d e s i g n s , e n v i r o n m e n t a l d o c u m e n t s , a n d
o t h e r d o c u m e n t s f u r n i s h e d u n d e r t h i s p h a s e o f w o r k s h a l l b e o f a
q u a l i t y a c c e p t a b l e t o C A L T R A N S . T h e c r i t e r i a f o r a c c e p t a n c e o f a
p r o d u c t s h a l l b e : n e a t a p p e a r a n c e , g o o d o r g a n i z a t i o n , c o n c i s e n e s s ,
f o c u s o n t h e i s s u e s , a n d t e c h n i c a l l y a n d g r a m m a t i c a l l y s o u n d . E a c h
p r o d u c t s h a l l b e c h e c k e d , a n d h a v e t h e m a k e r a n d c h e c k e r i d e n t i f i e d
w h e r e a p p r o p r i a t e . T h e m i n i m u m s t a n d a r d s o f a p p e a r a n c e ,
o r g a n i z a t i o n , a n d c o n t e n t o f t h e r e p o r t s a n d d r a w i n g s s h a l l b e t h a t o f
s i m i l a r i t e m s p r o d u c e d b y C A L T R A N S .
2 1 . C O N S U L T A N T s h a l l d e v e l o p , i m p l e m e n t , a n d m a i n t a i n q u a l i t y
c o n t r o l p r o c e d u r e s d u r i n g t h e p r e p a r a t i o n o f t h e d o c u m e n t s a n d
p l a n s r e l a t e d t o t h e P R O J E C T . C O N S U L T A N T s h a l l h a v e a
q u a l i t y c o n t r o l p l a n i n e f f e c t d u r i n g t h e e n t i r e t i m e w o r k i s b e i n g
p e r f o r m e d u n d e r t h e P R O J E C T c o n t r a c t . T h i s p l a n w i l l b e
d e v e l o p e d u n d e r M i l e s t o n e # 1 a n d s u b m i t t e d t o t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E f o r a p p r o v a l p r i o r t o i m p l e m e n t a t i o n .
" "
2 2 . C O N S U L T A N T s h a l l c o o p e r a t e w i t h o t h e r C O M M I S S I O N ' S
c o n s u l t a n t s i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e P R O J E C T . E s t i m a t e s f o r
p e r f o r m i n g t h i s c o o r d i n a t i o n h a v e b e e n i n c l u d e d i n t h e B a s e W o r k
c o s t s .
B . S c o p e o f S e r v i c e s - E n v i r o n m e n t a l
T h e E n v i r o n m e n t a l I m p a c t S t a t e m e n t R e p o r t a n d r e l a t e d t e c h n i c a l
s t u d i e s a n d r e p o r t s a r e t o b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h
C A L T R A N S r e g u l a t i o n s , p o l i c i e s , m a n u a l s a n d s t a n d a r d s , i n c l u d i n g
c o m p l i a n c e w i t h F H W A , C E Q A , a n d N E P A . T h e f o l l o w i n g
p r o v i d e s a d d i t i o n a l d e t a i l o n s o m e o f t h e w o r k r e q u i r e m e n t s a s w e l l
a s o n m a t e r i a l s a n d i n f o r m a t i o n t o b e p r o v i d e d b y t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E :
1 . A i r Q u a l i t y A n a l y s i s
A n a i r q u a l i t y a n a l y s i s w i l l b e c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h
C A L T R A N S a n d F H W A g u i d e l i n e s a n d a c c e p t e d m e t h o d o l o g i e s ,
u t i l i z i n g t h e C A L I N E 3 a n d C A L I N E 4 m o d e l s a s a p p r o p r i a t e . A i r
q u a l i t y a n a l y s i s w i l l b e c o n d u c t e d i n c l o s e c o o r d i n a t i o n w i t h t h e
S o u t h C o a s t A i r Q u a l i t y M a n a g e m e n t D i s t r i c t . A l l r e q u i r e d
e m i s s i o n f a c t o r s w i l l b e p r o v i d e d b y C A L T R A N S . A n a i r q u a l i t y
r e p o r t w i l l b e p r e p a r e d t o d o c u m e n t t h e a i r q u a l i t y a n a l y s i s a n d
r e s u l t s .
2 . C u l t u r a l R e s o u r c e s I n v e s t i g a t i o n s
H i s t o r i c a r c h i t e c t u r a l a n d a r c h a e o l o g i c a l s u r v e y s w i l l b e p r e p a r e d i n
a c c o r d a n c e w i t h p r o c e d u r e s o u t l i n e d i n C A L T R A N S a n d F H W A
g u i d e l i n e s f o r i m p l e m e n t a t i o n o f S e c t i o n 1 0 6 o f t h e N a t i o n a l
H i s t o r i c P r e s e r v a t i o n A c t . T h i s e f f o r t w i l l b e g i n b y t h o r o u g h
l i t e r a t u r e r e v i e w a n d p r e p a r a t i o n o f t h e A r e a o f P o t e n t i a l E f f e c t
M a p . C o o r d i n a t i o n w i t h t h e S t a t e h i s t o r i c P r e s e r v a t i o n O f f i c e r
( S H P O ) w i l l b e c o n d u c t e d t o a s s i s t i n t h e i d e n t i f i c a t i o n o f r e s o u r c e s
o n , o r p o t e n t i a l l y e l i g i b l e f o r , t h e N a t i o n a l R e g i s t e r o f H i s t o r i c
P l a c e s ( N R ) . A n H i s t o r i c P r o p e r t y S u r v e y R e p o r t a n d h i s t o r i c
A r c h i t e c t u r a l S u r v e y R e p o r t w i l l b e c o m p l e t e d . I f a n y s t r u c t u r e
a p p e a r s e l i g i b l e f o r t h e N R , a p p r o p r i a t e d o c u m e n t a t i o n w i l l b e
p r e p a r e d u s i n g A d v i s o r y C o u n c i l g u i d e l i n e s o n C r i t e r i a o f E l i g i b i l i t y .
C o n t i n u i n g s t e p s i n t h e s t u d i e s i n c l u d e a p p l i c a t i o n o f t h e C r i t e r i a o f
A n
Effect as per 36 CFR Part 800.9, and the preparation of appropriate
Findings of no effect, no adverse effect or adverse effect in
consultation with SHPO.
Archaeological investigations will be limited to the identification
phase, which includes the preparation of an Archaeological Survey
Report and a summary of survey results in the historic Property
Survey Report. If, upon completion of the survey phase, it appears
that subsurface testing will be required to assess site eligibility for
the NR, the CONSULTANT shall provide the PROGRAMS'
REPRESENTATIVE with written recommendations for such
testing. The PROGRAMS' REPRESENTATIVE shall develop the
scope of work for testing and may negotiate a contract amendment
with CONSULTANT or perform testing through other means.
The Archaeological Survey shall cover 100% of the
Area of Potential Effects. Area previously surveyed by others shall
be resurveyed. Site records for previously recorded sites shall be
updated.
CONSULTANT shall identify/inventory all structures within the
Area of Potential Effects. A CALTRANS "Architectural
Inventory/Evaluation Form" shall be completed for any structures
pre -dating 1946 and for structures less than 50 years old that are of
exceptional significance. These forms are to be included in the
Historic Architectural Survey Report.
If any structures are determined to be eligible for the National
Register of Historic Places, CONSULTANT shall meet with
CALTRANS, FHWA, and the State Historic Preservation Office to
assess PROJECT effects. CONSULTANT shall prepare an Effect
Finding in accordance with the decisions reached during
consultation.
3. Background Socioeconomic Report
This study addresses the following topics:
Social Impacts (housing, economic base)
Economic Impacts (employment, income, economic base)
Farmland Impacts
Land Use and Growth Inducement
Public Services Impact
Fiscal Impacts (public costs, public revenues)
Work on this study should not duplicate work done on the draft
Relocation Impact Study. This study may incorporate information
from the Draft Relocation Impact Study.
The scoping and public participation process will assist in the
analysis. CALTFtANS will provide a sample or outline to illustrate
the report format and content.
Suggested mitigation measures will be submitted in a letter that
accompanies the formal report. Mitigation measures will not be
included in the formal report.
4. Flood Plain Evaluation Report
This is a description of the flood plain, the PROJECTS impact on
the flood plain, and any mitigation required. The environmental
analysis will apply the procedures contained in !~IIPM 6-7-3-2 and
DOT Order 5650.2 in compliance with E.O. 11988 to assess whether
a "significant encroachment" will occur. The floodplain analysis will
evaluate the effect on natural and beneficial floodplain values, the
possibility for increased risk associated with the flood events, the
effect on evacuation routes, and impact on designated floodway
versus floodway fringe as determined from review of FEMA
mapping of the area and other available reports.
5. I lazarknus Waste Initial Site Assessment (ISA)
Caltrans will do all work necessary for the ISA and PSI, if necessary,
and also for any other necessary testing. The results of the ISA and
subsequent testing, if necessary, will be provided to the
CONSULTANT prior to submittal of the draft Natural Environment
Survey Report.
6. Natural Environmental Study Report (NESR)
The NESR documents results of the biological field survey. It
describes the PROJECTS environmental setting and the local biotic
resources. Suggested mitigation measures shall be submitted in a
letter accompanying the NESR. Mitigation measures will not be
included in the NESR. The water quality analysis will be included in
the Natural Environmental Study Report. Work items include field
views and application of physical characteristics of the proposed
alternatives (such as amount of ground clearing, structures design
" "
a c r o s s a r e a s t r e a m s a n d c a n a l s , a n d p r o p o s e d d r a i n a g e s y s t e m s ) t o
t h e n a t u r a l r e s o u r c e s a m e n i t i e s a n d c h a r a c t e r i s t i c s i n t h e a r e a .
A b i o l o g i c a l a s s e s s m e n t w i l l b e c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h
C A L T R A N S g u i d e l i n e s a n d w i l l i n c l u d e c o o r d i n a t i o n w i t h t h e U . S .
F i s h a n d W i l d l i f e S e r v i c e a n d t h e C a l i f o r n i a D e p a r t m e n t o f F i s h a n d
G a m e t o i d e n t i f y s p e c i e s o f s p e c i a l c o n c e r n a n d a s s i s t i n t h e a n a l y s i s
o f i m p a c t s a n d m i t i g a t i o n m e a s u r e s .
W e t l a n d s s t u d i e s w i l l b e i n c o m p l i a n c e w i t h E . O . 1 1 9 9 0 a n d w i l l
c o n s i s t o f i d e n t i f i c a t i o n , i m p a c t a s s e s s m e n t , m i t i g a t i o n a n a l y s i s a n d ,
i f a p p r o p r i a t e , a F i n d i n g o f O n l y P r a c t i c a b l e A l t e r n a t i v e w i t h i n t h e
D r a f t E I S / E I R . R e q u i r e m e n t s o f t h e F e d e r a l F a r m l a n d s
P r o t e c t i o n s P o l i c y A c t ( F P P A ) w i l l a p p l y t o t h i s t a s k .
7 . N o i s e R e p o r t
T h e n o i s e r e p o r t w i l l u s e d a t a c o l l e c t e d b y t h e C O N S U C T A N T a n d
s h a l l a d d r e s s t h e i m p a c t o f a n y i n c r e a s e i n n o i s e l e v e l s f r o m a m b i e n t
l e v e l s t o p r o p e r t i e s a d j o i n i n g t h e h i g h w a y . A n a l y s i s o f m i t i g a t i o n
m e a s u r e s s h a l l b e i n c l u d e d . T h e n o i s e r e p o r t s h a l l i n c l u d e t h e
f o l l o w i n g :
M e a s u r e m e n t o f e x i s t i n g n o i s e l e v e l s a t r e p r e s e n t a t i v e a n d s e n s i t i v e
l o c a t i o n s . T h e L E Q n o i s e d e s c r i p t o r s h a l l b e u s e d . S o m e o f t h e
n o i s e m e a s u r e m e n t s s h a l l e x t e n d f o r 2 4 h o u r s a n d s o m e s h a l l i n c l u d e
w e e k e n d s s o t h a t t h e n o i s i e s t h o u r s a n d d a y s c a n b e d e t e r m i n e d a n d
s h o w n i n t h e n o i s e r e p o r t . A m a p o f p r o p o s e d r e c e p t o r l o c a t i o n s
m u s t b e a p p r o v e d b y P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E p r i o r t o
t e s t i n g . F u t u r e n o i s e l e v e l s f o r a l l P R O J E C T a l t e r n a t i v e s s h a l l b e
p r e d i c t e d u s i n g m e t h o d o l o g y c o n s i s t e n t w i t h t h e F I I W A h i g h w a y
T r a f f i c N o i s e P r e d i c t i o n M o d e l a n d C A L V E N O ( C a l i f o r n i a V e h i c l e
N o i s e ) v e h i c l e n o i s e e m i s s i o n l e v e l s . T h e a n a l y s i s s h a l l u s e t r a f f i c
c h a r a c t e r i s t i c s b a s e d o n t h e d e s i g n y e a r ( 2 0 1 5 ) p e a k n o i s e h o u r .
P r o p o s e d n o i s e m i t i g a t i o n m e a s u r e s , i f r e q u i r e d , i n c l u d i n g l o c a t i o n
a n d l e n g t h a n d h e i g h t o f b a r r i e r s . T h e r e p o r t w i l l a l s o i n c l u d e
i d e n t i f i c a t i o n o f a r e a s f o r w h i c h n o i s e m i t i g a t i o n w i l l n o t b e
p r o v i d e d a n d t h e r e a s o n s t h e r e f o r e .
8 . B i g h t - o f - - W a y R e l o c a t i o n i m p a c t S t u d y
T h i s s t u d y a d d r e s s e s t h e s o c i a l a n d e c o n o m i c i m p a c t o f
d e v e l o p m e n t s t h a t w i l l n e e d t o b e r e l o c a t e d a s a r e s u l t o f
PROJECT. Characteristics of potential relocations will be defined,
including type of business, number of residences, owner/tenant
occupation, number of employees affected, and relocation
difficulties based on type of business and availability of replacement
housing/business space. Measures to mitigate impacts will be
investigated, and the relocation assistance programs and policies will
be described.
Suggested mitigation measures will be submitted in a letter which
accompanies the formal report. Mitigation measures will not be
included in the formal report.
9. Visual Impact Assessment
This report will address question number 50 from the Environmental
Significance Checklist, "Will the proposal (either directly or
indirectly) affect any scenic resources or result in the obstruction of
any scenic vista or view open to the public, or creation of an
aesthetically offensive site open to public view?" It will address the
internal aesthetics, relational aesthetics, and environmental
aesthetics of the PROJECT. The viewshed will be mapped, and key
views will be identified. Existing visual resources and viewer
responses will be analyzed. The visual appearance of the PROJECT
alternatives will be depicted. Visual impacts of the PROJECI'
alternatives will be assessed. Both the view of the road and the view
from the road will be addressed. The number of viewers and their
location will be identified.
Suggested mitigation measures will be submitted in a letter which
accompanies the formal report. Mitigation measures will not be
included in the formal report.
The level of detail in the Visual Impact Assessment will reflect the
nature and significance of visual impacts.
10. Fnergy Analysis
The CONSULTANT shall prepare the Energy Analysis in
conformance with CALTRANS and Federal Guidelines. `Ile
following requirements pertain to the energy report:
The report shall address and analyze energy requirements and
consumption impacts for each project alternative, including the no
build alternative, and describe the methodology used for analysis.
" "
T h e r e p o r t s h o u l d c o v e r e f f e c t s o f f u t u r e m o d e s h i f t p r e d i c t i o n s ,
v e h i c l e o c c u p a n c i e s e x p e c t e d , a n d a p p u r t e n a n t f e a t u r e s
c o i n c i d e n t a l l y p r o p o s e d ( e g . s o u n d w a l l s ) t h a t d o n o t b e a r o n t h e
f a c i l i t i e s ' o p e r a t i o n a l e f f i c i e n c y a n d t h e r e f o r e a r e n o t i n c l u d e d i n t h e
c o n s t r u c t i o n e n e r g y c a l c u l a t i o n .
P R O J E C T a l t e r n a t i v e s m u s t b e c o m p a r e d a s t o d i r e c t e n e r g y
c o n s u m p t i o n f o r t h e v e h i c l e s u s i n g t h e f a c i l i t y . U r b a n f u e l
c o n s u m p t i o n r a t e s m u s t b e u s e d i f c o n g e s t e d c o n d i t i o n s e x i s t . T h e
r e p o r t s h a l l ' a l s o a d d r e s s i n d i r e c t e n e r g y c o n s u m p t i o n ( e g . v e h i c l e
w e a r o u t ) . I n d i r e c t e n e r g y t y p i c a l l y a m o u n t s t o 2 / 3 o f t h e p r o p u l s i o n
f u e l .
T h e r e p o r t s h a l l a d d r e s s c o n s t r u c t i o n e n e r g y a n d p a y b a c k p e r i o d .
C o n s t r u c t i o n e n e r g y c a n b e a p p r o x i m a t e d b y e q u a t i n g $ 1 0 o f
c o n s t r u c t i o n c o s t s t o o n e g a l l o n o f o i l . T h e c o n s t r u c t i o n e n e r g y
p a y b a c k p e r i o d i s e q u a l t o t h e c o n s t r u c t i o n e n e r g y d i v i d e d b y t h e
a v e r a g e y e a r l y e n e r g y s a v i n g s ( A Y E S ) . A Y E S i s a n a v e r a g e o f
c o n d i t i o n s w h e n t h e f a c i l i t y i s o p e n e d a n d 2 0 y e a r s h e n c e .
1 1 . S e c t i o n 4 ( 0 E v a l u a t i o n ( i f r e q u i r e d )
P o t e n t i a l S e c t i o n 4 ( 0 p r o p e r t i e s w i l l b e i d e n t i f i e d a n d p r o p o s e d
a l t e r n a t i v e s w i l l b e a s s e s s e d t o d e t e r m i n e i f a S e c t i o n 4 ( 0
i n v o l v e m e n t i s l i k e l y . I f I n v o l v e m e n t i s l i k e l y , a n a n a l y s i s o f
a l t e r n a t i v e s t o a v o i d t a k i n g o f S e c t i o n 4 ( 0 l a n d s w i l l b e u n d e r t a k e n .
I f a S e c t i o n 4 ( 0 i n v o l v e m e n t i s u n a v o i d a b l e , d r a f t a n d f i n a l S e c t i o n
4 ( 0 E v a l u a t i o n s w i l l b e p r e p a r e d f o r p r o c e s s i n g w i t h i n t h e D r a f t
E n v i r o n m e n t a l I m p a c t S t a t e m e n t / R e p o r t ( D E I S ) a n d F i n a l
E n v i r o n m e n t a l I m p a c t S t a t e m e n t / R e p o r t ( F E I R ) d o c u m e n t s .
1 2 . g r a f t a n d F i n a l E I S / E I R
S c r e e n c h e c k , d r a f t a n d f i n a l E I S / E I R ' s w i l l b e p r e p a r e d i n
a c c o r d a n c e w i t h C E Q A , C A L T R A N S , a n d F H W A r e g u l a t i o n s a n d
g u i d e l i n e s . R e v i e w c o p i e s w i l l b e p r e p a r e d a n d p r o v i d e d t o
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r r e v i e w a n d c o m m e n t .
A p p r o p r i a t e r e v i s i o n s w i l l b e m a d e , a n d t h e r e p o r t s w i l l b e p r i n t e d
a n d d i s t r i b u t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C A L T R A N S g u i d e l i n e s .
R e s p o n s e s w i l l b e p r e p a r e d f o r a l l s u b s t a n t i v e c o m m e n t s r e c e i v e d a t
t h e P u b l i c H e a r i n g , a n d t h e F i n a l E I S / E I R w i l l r e f l e c t t h e s e
r e s p o n s e s , a s a p p r o p r i a t e . I n c o n j u n c t i o n w i t h p r e p a r a t i o n o f t h e
" "
F i n a l E I S / E I R , t h e d r a f t R e c o r d o f D e c i s i o n , d r a f t F i n d i n g s a n d
d r a f t N o t i c e o f D e t e r m i n a t i o n w i l l b e p r e p a r e d a n d s u b m i t t e d t o
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r r e v i e w a n d a p p r o v a l .
1 3 . P u b l i c H e a r i n g E x h i b i t s
C O N S U L T A N T w i l l p r e p a r e a l l e x h i b i t s n e c e s s a r y f o r t h e p u b l i c
h e a r i n g . E x h i b i t s m a y i n c l u d e d r a w i n g s o f a l t e r n a t i v e a l i g n m e n t s ,
p e r s p e c t i v e d r a w i n g s , h a n d o u t s , o r a e r i a l p h o t o s o f t h e P R O J E C T ,
a s d e e m e d n e c e s s a r y t o a d e q u a t e l y p o r t r a y t h e P R O J E C T t o t h e
p u b l i c . D r a w i n g s w i l l b e o f a s i z e a n d s t y l e s o a s t o b e c l e a r l y s e e n .
1 4 . S e c o n d - T i e r S u b c o n t r a c t o r s
I n t h e p e r f o r m a n c e o f s o m e o f t h e s p e c i a l i z e d e n v i r o n m e n t a l w o r k
t a s k s , u s e w i l l b e m a d e o f s e c o n d - t i e r s u b c o n t r a c t o r s . M y r a L . F r a n k
& A s s o c i a t e s w i l l u s e a n A r c h a e o l o g i s t ( $ 5 , 0 0 0 f e e ) a n d a T e c h n i c a l
E d i t o r ( $ 1 , 9 2 0 f e e ) . L i v i n g s t o n e - P a r k s w i l l u s e a L a n d s c a p e
A r c h i t e c t ( $ 2 5 , 2 0 0 f e e ) , a R e l o c a t i o n A n a l y s t 0 2 6 , 4 0 0 f e e ) , a C o u r t
R e p o r t e r ( $ 1 , 2 0 0 f e e ) , a n d G r a p h i c s L a b o r ( $ 1 , 6 0 0 f e e ) f o r m e e t i n g
e x h i b i t s . T h e s e f e e s a r e i n c l u d e d i n t h e t o t a l p r o j e c t c o s t e s t i m a t e
u n d e r D i r e c t C o s t s .
C . S c o p e o f S e r v i c e s - E n g i n e e r i n g
1 . D o c u m e n t s . D a t a . P e r m i t s a n d A p p r o v a l s f r o m o t h e r G o v e r n i n g
A g e n c i e s
C O N S U L T A N T , w i t h t h e a s s i s t a n c e o f C O M M I S S I O N a n d
C A L T R A N S , w i l l o b t a i n r e q u i r e d d o c u m e n t s , d a t a , p e r m i t s a n d
a p p r o v a l s f r o m g o v e r n i n g a g e n c i e s .
a . A s - B u i l t P l a n s
C o p i e s o f e x i s t i n g A s - B u i l t p l a n s w i l l b e o b t a i n e d f r o m
C A L T R A N S f o r t h e a r e a o f t h i s P R O J E C T . T h e s e p l a n s
s h o w w h a t w a s d o n e i n t h e p a s t , b u t a r e n o t a s u b s t i t u t e f o r
f i e l d r e v i e w o f t h e P R O J E C T . A c o n g l o m e r a t i o n o f A s - B u i l t
p l a n s w i l l n o t n e c e s s a r i l y g i v e a n a c c u r a t e p i c t u r e o f w h a t
c u r r e n t l y e x i s t s i n t h e f i e l d .
b . D i g i t i z e d T o p o g r a p h i c M a p s
T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E w i l l s u p p l y
C O N S U L T A N T w i t h m a g n e t i c t a p e s i n I n t e r G r a p h I G D S
V e r s i o n 8 . 8 c o n t a i n i n g c o m p l e t e t o p o g r a p h i c m a p s o f
"
"
"
P R O J E C T a t s c a l e s o f 1 i n c h e q u a l s 2 0 0 f e e t a n d 1 i n c h
e q u a l s 5 0 f e e t . M a p s w i l l i n c l u d e c o n t o u r s ( 5 f o o t i n t e r v a l s
f o r 1 i n c h e q u a l s 2 0 0 f e e t m a p p i n g a n d 2 f o o t i n t e r v a l s f o r l
i n c h e q u a l s 5 0 f e e t m a p p i n g ) , t r e e s , w a t e r w a y s , b u i l d i n g s ,
f e n c e s , r o a d w a y s , a n d o t h e r t o p o g r a p h i c i n f o r m a t i o n . A l l
f e a t u r e s w i l l b e o n t h e a p p r o p r i a t e l e v e l s a s i d e n t i f i e d i n
C A D D U s e r s M a n u a l o f I n s t r u c t i o n s , C O N S U L T A N T w i l l
c o o r d i n a t e w i t h C O M M I S S I O N ' S c o n s u l t a n t s ( P s o m a s a n d
N B S J L o w r y ) i n t h e p r e p a r a t i o n o f t h e d i g i t i z e d t o p o g r a p h i c
m a p s .
c . M i g h t o f E n t r y
T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E w i l l h a v e
r e s p o n s i b i l i t y f o r o b t a i n i n g a n y R i g h t o f E n t r y p e r m i t s f r o m
a d j a c e n t p r o p e r t y o w n e r s n e c e s s a r y f o r t h e p e r f o r m a n c e o f
P R O J E C T
2 . T r a f f i c
a . T r a f f i c C o u n t s . P r o j e c t i o n s . a n d A c c i d e n t D a t a
C O N S U L T A N T w i l l o b t a i n f r o m C A L T R A N S a c c i d e n t d a t a j
n e c e s s a r y f o r t h i s P R O J E C T . C O M M I S S I O N w i l l s u p p l y
e x i s t i n g t r a f f i c c o u n t s a n d t r a f f i c p r o j e c t i o n s .
C O N S U L T A N T w i l l i d e n t i f y t o C O M M I S S I O N a n y
a d d i t i o n a l c o u n t s a n d p r o j e c t i o n s t h a t a r e n e e d e d , w i t h a
s c h e d u l e o f r e q u i r e d d u e d a t e s .
b . T r a f f i c A n a l y s i s
C O N S U L T A N T w i l l c o o r d i n a t e w i t h t h e C O M M I S S I O N ' S
t r a f f i c m o d e l i n g c o n s u l t a n t ( D K S ) i n t h e i r d e v e l o p m e n t o f
t h e r e v i s e d R I V S A N m o d e l a n d i d e n t i f i c a t i o n o f s p e c i f i c
t r a f f i c d a t a n e e d s o f t h e C O N S U L T A N T .
O p e r a t i o n a l a n a l y s i s w i l l b e p e r f o r m e d f o r a l l i n t e r c h a n g e s
a n d f r e e w a y m a i n l i n e s e g m e n t s f o r A M a n d P M p e a k h o u r s
f o r e x i s t i n g c o n d i t i o n s f o r y e a r s 2 0 0 0 , 2 0 1 0 , a n d 2 0 1 5 . T h e
o p e r a t i o n a l a n a l y s i s w i l l s h o w f r e e w a y v o l u m e s , r a m p
v o l u m e s , i n t e r c h a n g e t u r n i n g v o l u m e s , v o l u m e t o c a p a c i t y
r a t i o s , a n d l e v e l s o f s e r v i c e . l i t e t r a f f i c a n a l y s i s w i l l b e b a s e d
u p o n t r a f f i c c o u n t s a n d p r o j e c t i o n s f u r n i s h e d b y t h e
C O M M I S S I O N ' S t r a f f i c c o n s u l t a n t ( D K S ) .
" "
A t r a f f i c o p e r a t i o n a n a l y s i s w i l l b e p e r f o r m e d f o r a l l
p r o p o s e d d e t o u r s . T h e a n a l y s i s w i l l s h o w h o w m u c h t r a f f i c i s
p r o j e c t e d t o u s e t h e d e t o u r a n d h o w m u c h w o u l d l i k e l y b e
d i v e r t e d t o l o c a l s t r e e t s . T h e f i n a l d e t o u r p l a n s h a l l b e
a p p r o v e d b y t h e C O M M I S S I O N .
c . C i r c u l a t i o n I m p a c t R e p o r t - U n i v e r s i t y o f C a l i f o r n i a ,
R i v e r s i d e A r e a
O n e o f t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E
e n v i r o n m e n t a l c o n s u l t a n t s ( I S A ) i s c u r r e n t l y p r e p a r i n g a n
E I R f o r U C R e x p a n s i o n p l a n s w h i c h i n c l u d e s t h e a n a l y s i s o f
p e d e s t r i a n a n d b i c y c l e c i r c u l a t i o n n e e d s . ' l ' l i e
C O N S U L T A N T w i l l c o o r d i n a t e w i t h L S A , a n d w i l l i d e n t i f y
t h e p e d e s t r i a n a n d b i c y c l e c i r c u l a t i o n n e e d s t h r o u g h t h e I - 2 1 5
c o r r i d o r i n t h e v i c i n i t y o f U C R a n d r e c o m m e n d
i m p r o v e m e n t s w h i c h w i l l a c c o m m o d a t e t h e s e n e e d s .
3 . R i g h t - o f - W a y M a p s
C O N S U L T A N T w i l l o b t a i n f r o m C A L T R A N S c o p i e s o f m a p s
d e t a i l i n g t h e e x i s t i n g S t a t e R i g h t - o f - W a y . T h e C O N S U L T A N T w i l l
a l s o o b t a i n c o p i e s o f C o u n t y t a x m a p s a n d o t h e r a v a i l a b l e p r o p e r t y
o w n e r s h i p i n f o r m a t i o n f o r t h e a r e a s a d j a c e n t t o I - 2 1 S .
4 . D r a f t F r e e w a y A g r e e m e n t s
C O N S U L T A N T w i l l p r e p a r e d r a f t F r e e w a y A g r e e m e n t s i f r e q u i r e d .
T h e s e d o c u m e n t s w i l l s h o w t h e u l t i m a t e f r e e w a y d e v e l o p m e n t , t h e
l o c a t i o n o f i n t e r c h a n g e s , g r a d e s e p a r a t i o n s , r o a d s t o b e c l o s e d o r
r e l o c a t e d , a n d f r o n t a g e r o a d s t o b e c o n s t r u c t e d .
5 . G e o m e t r i c
a . P r e l i m i n a r y G e o m e t r i c D r a w i n g s
T h e s e w i l l c o n s i s t o f d r a w i n g s o f t h e a l t e r n a t i v e s p r o d u c e d
f r o m t h e p l a n i m e t r i c b a s e m a p s f u r n i s h e d b y t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E o n m a g n e t i c t a p e .
T h e s e d r a w i n g s w i l l t h e n b e e n h a n c e d t o s h o w g e o m e t r i c a n t i
d r a i n a g e f e a t u r e s , a p p r o x i m a t e a l i g n m e n t a n d g r a d e s , c u t a n d
f i l l s l o p e s , a n d r i g h t - o f - w a y l i n e s . T h e d r a w i n g s s h a l l p r o v i d e
s u f f i c i e n t d e t a i l t o a l l o w i d e n t i f i c a t i o n o f t h e s c o p e o f t h e
P R O J E C T a n d i t s i m p a c t s o n t h e s u r r o u n d i n g e n v i r o n m e n t
a n d t o m a k e c o s t e s t i m a t e s .
" "
b . P r e l i m i n a r y D e t o u r P l a n - D e t o u r S t a g i n g w i t h C o n s t r u c t i o n
& i n
T h i s w i l l c o n s i s t o f d r a w i n g s s h o w i n g a l l d e t o u r s p r o p o s e d ,
i n c l u d i n g n u m b e r o f l a n e s , o r d e r o f s t a g i n g o f d e t o u r s , a n d
w o r k t o b e c o m p l e t e d u n d e r e a c h d e t o u r .
c . P r e l i m i n a r y 1 W i c a l C r o s s S e c t i o n
P r e l i m i n a r y d r a w i n g s s h o w i n g l a n e w i d t h s , s h o u l d e r w i d t h s ,
m e d i a n w i d t h s , a n d a p p r o x i m a t e w i d t h o f o u t s i d e s l o p e s a n d
a n y d e c e s s a r y d i t c h e s . T h e s e d r a w i n g s a r e t o b e u s e d i n t h e
d e v e l o p m e n t o f I l s e E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t .
d . S a f e t y A n a l y s i s R e p o r t
T h i s r e p o r t w i l l i d e n t i f y s a f e t y c o n c e r n s t h a t s h o u l d b e
c o n s i d e r e d i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e P R O J E C T .
6 . E i l t s
A l l f i l e s a n d c o r r e s p o n d e n c e r e l a t i n g t o t h i s P R O J E C I ' s h a l l b e
t u r n e d o v e r t o P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r t r a n s m i t t a l
t o C A L T R A N S a t t h e e n d o f t h e P R O J E C T ' . T h i s w i l l i n c l u d e a l l
w o r k i n g d a t a , f i e l d d a t a , a n d b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n u s e d i n
c r e a t i n g t h e d e l i v e r a b l e s l i s t e d i n t h e S c o p e o f S e r v i c e s .
D . D e l i v e r a b l e s
1 . I f t h e C O N S U L T A N T f a i l s t o s u b m i t t h e r e q u i r e d d e l i v e r a b l e i t e m s
s e t f o r t h i n t h i s S e c t i o n , t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E
s h a l l h a v e t h e r i g h t t o w i t h h o l d p a y m e n t , a n d / o r t e r m i n a t e t h i s
A g r e e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s e n t i t l e d " T e r m i n a t i o n "
t o b e i n c l u d e d i n t h e c o n t r a c t .
2 . C O N S U L T A N T s h a l l p r e p a r e a n d u p d a t e a c r i t i c a l p a t h ( C P M )
n e t w o r k f o r t h e P R O J E C T s h o w i n g a d e l i v e r a b l e s c h e d u l e a s w e l l a s
o t h e r r e l e v a n t d a t a n e e d e d f o r C O N S U L T A N T ' S w o r k c o n t r o l a n d
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E r e v i e w o f w o r k s t a t u s .
3 . C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e s e r v i c e s f o r t h e P R O J E C T i n c l o s e
l i a i s o n w i t h t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E a n d
C A L T R A N S . C A L T R A N S w i l l e x e r c i s e r e v i e w a n d a p p r o v a l
f u n c t i o n s a t k e y p o i n t s i n t h e d e v e l o p m e n t p r o c e s s . M i l e s t o n e
' p r o j e c t d e s i g n r e v i e w s w i l l b e p e r f o r m e d b y C A L T R A N S f o r t h e
s p e c i f i c p r o d u c t s a n d d e l i v e r a b l e s l i s t e d h e r e i n .
"
"
4 . C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t a l l d e l i v e r a b l e s t o t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E . T h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E
w i l l , f o u r t e e n ( 1 4 ) d a y s p r i o r t o t h e d u e d a t e , a d v i s e t h e
C O N S U L T A N T o f t h e n u m b e r o f c o p i e s r e q u i r e d a n d m a y , a t h i s
d i s c r e t i o n , d i r e c t t h e C O N S U L T A N T t o s u b m i t o r i g i n a l s a n d / o r
c o p i e s d i r e c t l y t o C A L T R A N S a n d o t h e r s .
S . C O N S U L T A N T s h a l l o b t a i n w r i t t e n a p p r o v a l f r o m t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E f o r e a c h o f t h e f o l l o w i n g
d e l i v e r a b l e s :
e n v i r o n m e n t a l
a . P r o j e c t C a t e g o r y D e t e r m i n a t i o n
b . N o t i c e o f P r e p a r a t i o n
c . N o t i c e o f I n t e n t
d . A r e a o f P o t e n t i a l E f f e c t M a p
e . A r c h a e o l o g i c a l S u r v e y R e p o r t
f . H i s t o r i c P r o p e r t y S u r v e y R e p o r t
g . H i s t o r i c A r c h i t e c t u r e S u r v e y R e p o r t
h . S c o p i n g M e e t i n g E x h i b i t s , H a n d o u t s , A g e n d a , a n d
R e p o r t s
i . N a t u r a l E n v i r o n m e n t a l S t u d y R e p o r t
j . S o c i o e c o n o m i c R e p o r t
k . A i r Q u a l i t y A n a l y s i s
1 . E n e r g y A n a l y s i s
m . V i s u a l I m p a c t A s s e s s m e n t
n . N o i s e R e p o r t
o . , B i o l o g i c a l A s s e s s m e n t
p . F l o o d p l a i n E v a l u a t i o n R e p o r t
q . S e c t i o n 4 ( 1 ) E v a l u a t i o n ( i f r e q u i r e d )
r . W a t e r Q u a l i t y A n a l y s i s
s . R i g h t - o f - W a y R e l o c a t i o n i m p a c t S t u d y
t . R O W D a t a S h e e t s
u . S c r e e n c h e c k D r a f t E I S / E I R
v . D r a f t E I S / E I R
w . N o t i c e o f P u b l i c H e a r i n g
x . P u b l i c H e a r i n g E x h i b i t s
y . R e c o r d o f P u b l i c I l e a r i n g
"
"
z . R e s p o n s e s t o C o m m e n t s o n D r a f t E I S / E l l t
a a . F i n a l E I S / E I R
a b . D r a f t R e c o r d o f D e c i s i o n
a c . D r a f t F i n d i n g s ( i n c l u d i n g S t a t e m e n t o f O v e r r i d i n g
C o n s i d e r a t i o n )
a d . D r a f t N o t i c e o f D e t e r m i n a t i o n
a e . N o t i c e o f C o m p l e t i o n
] e n g i n e e r i n g
a . T r a f f i c A n a l y s i s f o r e a c h A l t e r n a t i v e
b . P r e l i m i n a r y G e o m e t r i c D r a w i n g s w i t h P l a n a n d
P r o f i l e f o r e a c h A l t e r n a t i v e
c . C o n s t r u c t i o n C o s t E s t i m a t e f o r e a c h A l t e r n a t i v e
d . P r e l i m i n a r y 1 W i c a l C r o s s S e c t i o n s
e . P r e l i m i n a r y D e t o u r D r a w i n g s
f . A d v a n c e d P l a n n i n g S t u d i e s ( S t r u c t u r e s )
g . P r e l i m i n a r y R i g h t - o f - W a y R e q u i r e m e n t s
h . T e c h n i c a l S t u d i e s R e p o r t s
i . H y d r o l o g y a n d D r a i n a g e S t u d y
j . P r o j e c t R e p o r t
k . P r e f e r r e d A l t e r n a t i v e S e l e c t i o n R e p o r t
I . P r o j e c t A p p r o v a l R e p o r t
m . D r a f t F r e e w a y A g r e e m e n t s ( i f r e q u i r e d )
"
"
A G R E E M E N T N O . R 0 9 0 1 8
S T A T E R O U T E 2 1 5 I M P R O V E M E N T P R O J E C T '
F R O M
R O U T E 6 0 1 N T H E C I T Y O F M O R N V A L L E Y , R I V E R S I D E C O U N T Y
T O
R O U T E 1 0 1 N T H E C I T Y O F C O L T O N ,
S A N B E R N A R D I N O C O U N ' T ' Y
A P P E N D I X " B "
S C H E D U L E O F P H A S E 1 S E R V I C E $
T h e d e l i v e r a b l e s a n d a s s o c i a t e d t a s k s i d e n t i f i e d i n A p p e n d i x " A " s h a l l b e c o m p l e t e d a n d
s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g s c h e d u l e :
M I L E S T O N E S C I I E D U I , E
A . M i l e s t o n e ( P H A S E I )
C o n s u l t a n t o n B o a r d
F i r s t M i l e s t o n e :
W r i t t e n N o t i c e o f I n i t i a t i o n
o f S t u d i e s
C o o r d i n a t i o n w i t h C o m m i s s i o n ' s
T r a f f i c a n d T o p o g r a p h i c
C o n s u l t a n t s
P r o j e c t C a t e g o r y D e t e r m i d a t i o n
Q u a l i t y C o n t r o l P l a n
N o t i c e o f i n t e n t
N o t i c e o f P r e p a r a t i o n
E n v i r o n m e n t a l C h e c k l i s t
A n t i c i p a t e d
M o n t h s A f t e r T a r g e t
C o n t r a c t D a t e f o r
F x e c u t i o q C o m p l e t i o n
4
S e c o n d M i l e s t o n e :
T r a f f i c A n a l y s i s
P r e l i m i n a r y G e o m e t r i c D r a w i n g s
W i t h P l a n a n d P r o f i l e f o r e a c h A l t e r n a t i v e
M a y 7 , 1 9 9 0
A u g . 6 , 1 9 9 0
M a r c h 4 , 1 9 9 1
" "
C o n s t r u c t i o n C o s t E s t i m a t e s
f o r e a c h A l t e r n a t i v e
P r e l i m i n a r y T y p i c a l C r o s s S e c t i o n s
P r e l i m i n a r y D e t o u r D r a w i n g s
A r e a o f P o t e n t i a l E f f e c t s M a p
A d v a n c e d P l a n n i n g S t u d i e s
( S t r u c t u r e E s t i m a t e s )
H o l d I n i t i a l P u b l i c I n f o r m a t i o n a l M e e t i n g s
P r e l i m i n a r y R i g h t - o f - w a y R e q u i r e m e n t s
P r e l i m i n a r y R e l i n q u i s h m e n t C o s t S t u d y ( i f r e q u i r e d )
S a f e t y A n a l y s i s f o r e a c h A l t e r n a t i v e
T h i r d M i l e s t o n e : 1 2 M a y 6 , 1 9 9 1
D r a f t A r c h a e o l o g i c a l S u r v e y
R e p o r t *
D r a f t H i s t o r i c A r c h i t e c t u r e
S u r v e y R e p o r t
D r a f t H i s t o r i c P r o p e r t y S u r v e y
R e p o r t
S c o p i n g M e e t i n g E x h i b i t s , H a n d o u t s ,
A g e n d a , a n d R e p o r t
A g e n c y S c o p i n g M e e t i n g
N e w s l e t t e r / P u b l i c S c o p i n g M e e t i n g
S c o p i n g R e p o r t
" I f A r c h a e o l o g i c a l s i t e t e s t i n g i s f o u n d t o b e n e c e s s a r y , t h i s m i l e s t o n e d e l i v e r y d a t e
w i l l h a v e t o b e e x t e n d e d .
F o u r t h M i l e s t o n e : ] , �� J u n e 3 , 1 9 9 1
D r a f t N a t u r a l E n v i r o n m e n t a l
S t u d y R e p o r t " "
D r a f t S o c i o e c o n o m i c R e p o r t
D r a f t A i r Q u a l i t y A n a l y s i s
D r a f t E n e r g y A n a l y s i s
D r a f t V i s u a l I m p a c t A s s e s s m e n t
D r a f t N o i s e R e p o r t
Draft Biological Assessment
Draft Floodplain Evaluation Report
Draft Hydrology and Drainage Study
Draft Section 4(f) Evaluation (if required)
Draft Water Quality Analysis
Draft Circulation
Impact Report
Draft Right-of-way Relocation Impact Study
•
**If hazardous waste testing (PSI) becomes necessary, the milestone delivery date
for this milestone will have to be extended.
Fifth Milestone:
Final Environmental Studies
and Reports
Draft Project Report
Screencheck Draft EIS/EIR
Newsletter/Public Meeting
15
August S, 1991
Sixth Milestone: ]Z November 4, 1991
Project Report
Draft EIS/EIR
Seventh Milestone:
Notice of Public Hearing
Circulation of Draft EIS/BIR for comment
Newsletter/Public Meeting
Eighth Milestone:
Public Hearing Exhibits
Public Hearing
February 3, 1992
March 2, 1992
" "
"
N i n t h M i l e s t o n e : 2 . 1 A p r i l 6 , 1 9 9 2
R e c o r d o f P u b l i c H e a r i n g
R e s p o n s e s t o C o m m e n t s o n D r a f t
E I S / E I R
T e n t h M i l e s t o n e : 2 4 M a y 4 , 1 9 9 2
P r e f e r r e d A l t e r n a t i v e
S e l e c t i o n R e p o r t
E l e v e n t h M i l e s t o n e : 2 f i J u l y 6 , 1 9 9 2
F i n a l E I S / E I R
P r o j e c t A p p r o v a l R e p o r t
D r a f t R e c o r d o f D e c i s i o n
D r a f t F i n d i n g s ( I n c l u d i n g S t a t e m e n t o f O v e r r i d i n g C o n s i d e r a t i o n s )
D r a f t N o t i c e o f D e t e r m i n a t i o n
T w e l f t h M i l e s t o n e : 3 Q
F i n a l E I S / E I R A v a i l a b i l i t y
I n t e r G o v e r n m e n t a l R e v i e w , P u b l i c , e t c .
P r o j e c t A p p r o v a l b y S T A T E
N o t i c e o f D e t e r m i n a t i o n F i l e d
P r o j e c t A p p r o v a l b y F H W A
N o v . 2 , 1 9 9 2
M i l e s t o n e s m a y b e c h a n g e d b y w r i t t e n a g r e e m e n t b e t w e e n C O M M I S S I O N a n d t h e
C O N S U L T A N T .
B . M a t e r i a l s T o B e F u r n i s h e d B y C O M M I S S I O N , A N D C A L T R A N S :
P l a n i m e t r i c M a p p i n g
A e r i a l P h o t o s a n d M o s a i c s
P e r t i n e n t C o r r e s p o n d e n c e
H a z a r d o u s W a s t e I n i t i a l S i t e A s s e s s m e n t
H a z a r d o u s W a s t e P r e l i m i n a r y S i t e I n v e s t i g a t i o n ( i f n e c e s s a r y )
V e h i c u l a r a n d P e d e s t r i a n T r a f f i c C o u n t s , P r o j e c t i o n s a n d A c c i d e n t D a t a
C o m m u n i c a t i o n s f r o m C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S
F r e e w a y A g r e e m e n t s w i t h L o c a l A g e n c i e s ( E x i s t i n g )
R i g h t o f E n t r y ( L o c a l P r o p e r t y )
I n f o r m a t i o n F r o m M o n i t o r i n g o f P u b l i c A g e n c y I n v o l v e m e n t
"
"
C . A s s i s t a n c e T o C O N S U L T A N T
T h e C O M M I S S I O N a n d C A L T R A N S w i l l a s s i s t t h e C O N S U L T A N T i n
o b t a i n i n g t h e f o l l o w i n g :
S u r v e y C o n t r o l D a t a
C o p i e s o f A s - B u i l t P l a n s
E x i s t i n g M a t e r i a l D a t a
E x i s t i n g R i g h t - o f - W a y M a p s
C A L T R A N S E n c r o a c h m e n t P e r m i t s
C o r r e s p o n d e n c e w i t h F H W A a n d C A L T R A N S
C A L T R A N S R e v i e w a n d A p p r o v a l s
R i g h t o f E n t r y .
E n c r o a c h m e n t P e r m i t s
D . M o d i f i c a t i o n t o t h e S c h e d u l e
I n t h e e v e n t t h e s c h e d u l e f o r t h e s e r v i c e s i s m o d i f i e d , a n d t h e m o d i f i e d s c h e d u l e i s
a p p r o v e d b y t h e P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E , C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t
a r e v i s e d M i l e s t o n e S c h e d u l e t o b e s u b s t i t u t e d i n I t e m A a b o v e . I f r e q u e s t e d b y t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E , C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t a c o r r e s p o n d i n g
r e v i s e d D e t a i l e d S c h e d u l e . C O N S U L T A N T s h a l l t h e n p e r f o r m t h e w o r k i n
a c c o r d a n c e w i t h t h e r e v i s e d M i l e s t o n e S c h e d u l e .
E . T e r m s o f A g r e e m e n t
U n l e s s a n e x t e n s i o n o f t i m e i s m u t u a l l y a g r e e d u p o n b y t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E a n d C O N S U L T A N T , t h i s A g r e e m e n t s h a l l t e r m i n a t e , e x c e p t
w i t h r e s p e c t t o c l a i m s a r i s i n g p r i o r t h e r e t o , o n o r a b o u t F e b r u a r y 1 9 9 3 .
"
M i l e s t o n e s
P r o j e c t c h e d u l e
P r o j e c t R e p o r t & E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t f o r R o u t e 2 1 5
R C T C / S A N B A G / C A L T R A N S
1 2 3 4
M o n t h s f r o m N o t i c e t o P r o c e e d
2 7
2 9
3 1
M i l e s t o n e # 1
M i l e s t o n e # 2
M i l e s t o n e # 3
M i l e s t o n e # 4
C a l t r a n s R e v i e w
M i l e s t o n e # S
C a l t r a n s R e v i e w
M i l e s t o n e # 6
M i l e s t o n e # 7
M i l e s t o n e # 8
M i l e s t o n e # 9
M i l e s t o n e # 1 0
M i l e s t o n e # 1 1
M i l e s t o n e # 1 2
- -
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- -
- -
- -
- -
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A G R E E M E N T N O . R 0 9 0 1 8
S T A T E R O U T E 2 1 5 I M P R O V E M E N T P R O J E C T
F R O M
R O U T E 6 0 1 N T H E C I T Y O F M O R E N O V A L L E Y , R I V E R S I D E C O U N T Y
T O
R O U T E 1 0 I N T H E C I T Y O F C O L T O N ,
S A N B E R N A R D I N O C O U N T Y
A P P E N D I X " C "
C O M P E N S A T I O N A N D P A Y M E N T
F O R P H A S E 1 S E R V I C E S
P u r s u a n t t o t h e P r o v i s i o n s o f A r t i c l e I V , C o m p e n s a t i o n a n d P a y m e n t , S e r v i c e s p e r f o r m e d
b y C O N S U L T A N T u n d e r t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e c o m p e n s a t e d a s d e s c r i b e d h e r e i n .
A . C O M P E N S A T I O N
F o r t h e s a t i s f a c t o r y p e r f o r m a n c e a n d c o m p l e t i o n o f t h e s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e
C O M M I S S I O N w i l l p a y t h e C O N S U L T A N T c o m p e n s a t i o n c o m p r i s e d o f t h e f o l l o w i n g
e l e m e n t s : D i r e c t L a b o r C o s t s , a F i x e d F e e , a n d r e i m b u r s e m e n t f o r O t h e r D i r e c t C o s t s .
1 . 0 D I R E C T L A B O R C O S T S
D i r e c t L a b o r C o s t s s h a l l b e p a i d i n a n a m o u n t e q u a l t o t h e p r o d u c t o f t h e
D i r e c t S a l a r y C o s t s a n d t h e M u l t i p l i e r w h i c h a r e d e f i n e d a s f o l l o w s :
1 . 1
D i r e c t S a l a r y C o s t s
D i r e c t S a l a r y C o s t s a r e t h e b a s e s a l a r i e s a n d w a g e s a c t u a l l y p a i d t o
C O N S U L T A N T S p e r s o n n e l d i r e c t l y e n g a g e d i n t h e p e r f o r m a n c e o f
t h e s e r v i c e s . ( T h e r a n g e o f h o u r l y r a t e s p a i d t o C O N S U L T A N T S
p e r s o n n e l a p p e a r s i n s e c t i o n 4 b e l o w . )
"
1 . 2 M u l t i p l i e r
T h e m u l t i p l i e r t o b e a p p l i e d t o t h e D i r e c t S a l a r y C o s t s t o d e t e r m i n e
D i r e c t L a b o r C o s t s i s 2 3 8 % , a n d i s t h e s u m o f t h e f o l l o w i n g
c o m p o n e n t s :
C 1
"
"
1 . 2 . 1 D i r e c t S a l a r y C o s t s 1 0 0 % n
1 . 2 . 2 P a y r o l l A d d i t i v e s
T h e d e c i m a l r a t i o o f P a y r o l l A d d i t i v e s t o D i r e c t S a l a r y C o s t s .
P a y r o l l A d d i t i v e s i n c l u d e a l l e m p l o y e e b e n e f i t s , a l l o w a n c e s f o r
v a c a t i o n , s i c k l e a v e a n d h o l i d a y s , a n d c o m p a n y p o r t i o n o f
e m p l o y e e i n s u r a n c e a n d s o c i a l s e c u r i t y a n d r e t i r e m e n t
b e n e f i t s , a l l f e d e r a l a n d s t a t e p a y r o l l t a x e s , p r e m i u m s f o r
p u b l i c l i a b i l i t y a n d p r o p e r t y d a m a g e l i a b i l i t y , a n d a l l o t h e r
i n s u r a n c e p r e m i u m s m e a s u r e d b y p a y r o l l c o s t s , a n d o t h e r
c o n t r i b u t i o n s a n d b e n e f i t s i m p o s e d b y a p p l i c a b l e l a w a n d
r e g u l a t i o n s . P a y r o l l a d d i t i v e s a r e c u r r e n t l y 3 9 . 5 % .
1 . 2 . 3 O v e r h e a d C o s t s
T h e d e c i m a l r a t i o o f a l l o w a b l e O v e r h e a d C o s t s t o D i r e c t
S a l a r y C o s t s . A l l o w a b l e O v e r h e a d C o s t s i n c l u d e g e n e r a l ,
a d m i n i s t r a t i v e , a n d o v e r h e a d c o s t s o f m a i n t a i n i n g a n d
o p e r a t i n g e s t a b l i s h e d o f f i c e s , c o n s i s t e n t w i t h e s t a b l i s h e d f i r m
p o l i c i e s a n d a s d e f i n e d i n t h e F e d e r a l A c q u i s i t i o n s
R e g u l a t i o n s , P a r t 3 1 . 2 . O v e r h e a d c o s t s a r e c u r r e n t l y 9 8 . 5 % .
T o t a l M u l t i p l i e r ; 2 3 8 %
( s u m o f 1 . 2 . 1 , 1 . 2 . 2 , a n d 1 . 2 . 3 )
2 . 0 F I X E D F E E
2 . 1 F i x e d F e e i s $ 2 4 6 , 8 3 3 .
2 . 2 A p r o - r a t a s h a r e o f F i x e d F e e s h a l l b e i n c l u d e d o n e a c h m o n t h l y
i n v o i c e . T h e p r o - r a t a s h a r e s h a l l b e d e t e r m i n e d a s t h e p e r c e n t a g e o f
t o t a l c o n t r a c t s e r v i c e s c o m p l e t e d a s o f t h e i n v o i c e d a t e .
2 . 3 A h a n d l i n g c h a r g e o f 3 % o f s u b c o n t r a c t o r c o s t s i n c u r r e d a s o f t h e
i n v o i c e d a t e s h a l l b e i n c l u d e d o n e a c h m o n t h l y i n v o i c e .
C 2
"
"
3 . 0 O T H E R D I R E C T C O S T S
O t h e r D i r e c t C o s t s d i r e c t l y i d e n t i f i a b l e t o t h e p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s o f
t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e r e i m b u r s e d a t a c t u a l i n v o i c e d c o s t s .
4 . 0 D I R E C T S A L A R Y R A T E S
4 . 1 D i r e c t S a l a r y R a t e s s h a l l b e a p p l i c a b l e t o b o t h s t r a i g h t t i m e a n d
o v e r t i m e w o r k , u n l e s s p a y m e n t o f p r e m i u m f o r o v e r t i m e w o r k i s
r e q u i r e d b y l a w o r o t h e r r e g u l a t i o n o r a g r e e m e n t . I n s u c h e v e n t , t h e
p r e m i u m p o r t i o n o f D i r e c t S a l a r y C o s t s w i l l n o t b e s u b j e c t t o
M u l t i p l i e r d e f i n e d i n p a r a g r a p h 1 . 2 a b o v e .
4 . 2 D i r e c t S a l a r y R a t e s f o r P B O & D a r e a s F o l l o w s :
P o s i t i o n o r C l a s s i f i c a t i o n R a n g e o f h o u r l y R a t e s ( S )
P r o j e c t M a n a g e r 4 2 . 0 0 . 4 8 . 0 0
E n g i n e e r i n g M g r . / E n v i r o n m e n t a l M g r . 3 6 . 0 0 . 4 0 . 0 0
S r . E n g . / S r . E n v i r o n / S r . T r a f f i c 2 8 . 0 0 . 3 6 . 0 0
E n g i n e e r / E n v i r o n m e n t a l i s t 2 0 . 0 0 - 2 6 . 0 0
T e c h n i c i a n / D r a f t e r 1 4 . 0 0 - 2 0 . 0 0
A d m i n i s t r a t i v e S u p p o r t 1 2 . 0 0 . 1 9 . 0 0
4 . 3 T h e D i r e c t S a l a r y R a t e s i n S e c t i o n 4 . 2 a r e s u b j e c t t o a d j u s t m e n t t o
r e f l e c t C O N S U L T A N T S a d j u s t m e n t s t o i n d i v i d u a l c o m p e n s a t i o n .
F o r p u r p o s e s o f d e v e l o p i n g a c o s t e s t i m a t e f o r t h e P R O J E C T , a n
a v e r a g e e s c a l a t i o n o f S % p e r y e a r c o m p o u n d e d w a s u t i l i z e d . T h e c o s t
s u m m a r y s h o w n i n A p p e n d i x D i n c l u d e s t h i s e s c a l a t i o n .
B . I N V O I C I N G A N D P A Y M E N T
1 . C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t i n v o i c e s m o n t h l y f o r s e r v i c e s p e r f o r m e d d u r i n g
t h e p r e c e d i n g m o n t h . T h e c h a r g e s f o r e a c h M i l e s t o n e l i s t e d i n A p p e n d i x B ,
S c h e d u l e o f P h a s e I S e r v i c e s , s h a l l b e l i s t e d s e p a r a t e l y .
C 3
" "
"
2 . C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t i n v o i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t o f
t h e " I n v o i c i n g P r o c e d u r e " p r o v i d e d b y t h e P R O G R A M S '
R E P R E S E N T A T I V E .
3 . C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t o r i g i n a l i n v o i c e a n d t w o c o p i e s t o t h e
P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
4 . P a y m e n t w i l l b e m a d e t o C O N S U L T A N T w i t h i n a r e a s o n a b l e p e r i o d ( f o u r
t o f i v e w e e k s ) a f t e r r e c e i p t b y P R O G R A M S ' R E P R E S E N T A T I V E .
5 . T h e F i n a l P a y m e n t . u n d e r t h e A g r e e m e n t w i l l b e m a d e o n l y a f t e r
C O M M I S S I O N h a s e x e c u t e d a R e l e a s e a n d C e r t i f i c a t e o f F i n a l P a y m e n t .
C 4
r
�:
"
"
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : M a r k T . M a s s m a n , M e a s u r e A P r o j e c t M a n a g e r
T H R O U G H : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : C o n t r a c t R e v i s i o n f o r R o u t e 9 1 F i n a l D e s i g n - M a g n o l i a t o M a i n S t r e e t -
P a r s o n s B r i n c k e r h o f f Q u a d e & D o u g l a s , I n c .
T h e f i n a l d e s i g n w o r k f o r t h e R o u t e 9 1 H O V p r o j e c t b e t w e e n M a g n o l i a A v e n u e i n R i v e r s i d e
a n d M a i n S t r e e t i n C o r o n a i s n e a r i n g c o m p l e t i o n . T h e w o r k i s b e i n g p e r f o r m e d u n d e r
c o n t r a c t w i t h P a r s o n s B r i n k e r h o f f Q u a d e & D o u g l a s , I n c . ( P B Q & D ) . P B Q & D i s p e r f o r m i n g
t h e w o r k j o i n t l y w i t h t h e s u b c o n t r a c t e d f i r m o f J . F . D a v i d s o n . T h e w o r k h a s b e e n
p r o g r e s s i n g w e l l a n d t h e d r a f t P S & E h a s b e e n r e c e n t l y r e v i e w e d b y C a l t r a n s a n d B e c h t e l
r e s u l t i n g i n n o m a j o r r e d e s i g n i s s u e s . T a s k s t o b e c o m p l e t e d i n c l u d e d r a f t i n g r e v i s i o n s i n
r e s p o n s e t o t h e r e v i e w c o m m e n t s a n d d e s i g n o f r e t a i n i n g w a l l s t o b e i n c l u d e d i n o t h e r
P S & E p a c k a g e s .
H o w e v e r , P B Q & D h a s r e v i e w e d t h e i r s t a f f r e q u i r e m e n t s t o c o m p l e t e t h e w o r k a n d h a s
p r o j e c t e d t h a t a c o n t r a c t a m e n d m e n t w i l l b e r e q u i r e d i n o r d e r t o c o m p l e t e t h e w o r k . U n d e r
t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s c o s t r e i m b u r s e m e n t / f i x e d f e e c o n t r a c t , P B Q & D h a s r e q u e s t e d a
c o n t r a c t a m e n d m e n t p r i o r t o e x c e e d i n g t h e b u d g e t a r y l i m i t s i m p o s e d b y t h e c o n t r a c t .
P B Q & D h a s a t t r i b u t e d t h e c o s t o v e r r u n t o a d d i t i o n a l s t u d i e s n e e d e d t o e v a l u a t e r e v i s e d
s o u n d w a l l l o c a t i o n s , a d d i t i o n o f a u x i l i a r y l a n e s b e t w e e n 1 - 1 5 a n d M c K i n l e y A v e n u e , a n d
d i f f i c u l t i e s w i t h C A D D d r a f t i n g p r o c e d u r e s .
P B Q & D h a s p r o j e c t e d t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 1 5 2 , 8 0 4 w i l l b e r e q u i r e d t o c o m p l e t e t h i s w o r k .
S t a f f b e l i e v e s t h a t a p o r t i o n o f t h i s o v e r r u n c a n b e a t t r i b u t e d t o u n f a m i l i a r i t y o f J . F .
D a v i d s o n s t a f f w i t h t h e C A D D I n t e r g r a p h s y s t e m r e q u i r e d b y C a l t r a n s . S t a f f h a s , t h e r e f o r e ,
n e g o t i a t e d w i t h P B Q & D a n d J . F . D a v i d s o n t o a s s u m e f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e i r C A D D
p r o b l e m s . I n a d d i t i o n , t h e c o n t r a c t w i l l b e c o n v e r t e d t o a l u m p s u m / f i x e d p r i c e
a r r a n g e m e n t o r d e r t o p r e c l u d e f u r t h e r i n c r e a s e s . T h e s e a c t i o n s h a v e r e s u l t e d i n a $ 4 4 , 0 0 0
r e d u c t i o n i n t h e a m e n d m e n t p r o p o s a l .
I n c l u d e d i n y o u r a g e n d a p a c k a g e i s a s u m m a r y o f t h e s t a t u s o f t h e c o n t r a c t i n c l u d i n g t h e
c o n t r a c t c l o s e o u t a m e n d m e n t n e g o t i a t e d w i t h P B Q & D . A l s o i n c l u d e d i s a d r a f t a m e n d m e n t
t o e x e c u t e t h e s e c o n t r a c t c h a n g e s .
A G E N D A I T E M # 7 D
M A Y 9 , 1 9 9 4 )
" "
"
"
P a g e T w o
M a y 9 , 1 9 9 0
C o n t r a c t R e v i s i o n f o r R o u t e 9 1 F i n a l D e s i g n
T h e r e a r e t w o o p t i o n s w h i c h m a y b e c o n s i d e r e d . T h e f i r s t i s t o a p p r o v e t h e c o n t r a c t
a m e n d m e n t a s n e g o t i a t e d b y s t a f f . A l t e r n a t i v e l y , w e m a y r e m o v e t h e r e m a i n i n g s o u n d w a l l
d e s i g n w o r k f r o m t h e c o n t r a c t s c o p e a n d a s s i g n i t t o o n e o f t h e o t h e r c o n s u l t a n t s w o r k i n g
o n t h e R o u t e 9 1 p r o j e c t . T h e l a t t e r o p t i o n w i l l a l l o w P B Q & D t o c o m p l e t e t h e r e d u c e d
w o r k w i t h i n t h e c u r r e n t l y a p p r o v e d b u d g e t a l l o c a t i o n o f $ 6 3 2 , 5 0 0 .
B U D G E T A N D F I N A N C E C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e B u d g e t a n d F i n a n c e C o m m i t t e e w i l l r e v i e w t h i s i t e m a n d a n y a c t i o n t a k e n w i l l b e
p r e s e n t e d a t t h e C o m m i s s i o n m e e t i n g .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
S t a f f r e c o m m e n d s t h a t t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e t h e a m e n d m e n t a t t h e r e d u c e d a m o u n t
n e g o t i a t e d b y s t a f f . C o m p l e t i o n o f t h e w o r k a t t h e p r o p o s e d c o s t o f $ 6 7 6 , 5 0 0 r e p r e s e n t s
a f e e o f 8 . 4 p e r c e n t o f c o n s t r u c t e d c o s t , w h i c h i s d e e m e d r e a s o n a b l e . O v e r a l l , t h e
c u m u l a t i v e w o r k R o u t e 9 1 i s w i t h i n t h e 1 9 8 9 - 9 0 b u d g e t a l l o c a t i o n f o r t h i s p r o j e c t .
J R / M M : s c
"
i
O O S ' 9 L 9 S 0 O O S ' 9 L 9 S b 0 8 ' 8 0 L S + O 0 V + V 1 1 J . X 3 0 3 1 S 3 0 3 1 : 1 O , 0 8 d
O O S ' Z E 9 S b 0 8 ' b 9 S 9 6 9 ' L 9 S S 6 S b ' L Z S - N O I l O f 1 O 3 d 1 1 3 1 3 1 0 1 d W V 1 j
O O S ' Z E 9 S S I s � ' L E S S S l ' S 6 S S S � L ' S S + A 3 A 1 : 1 1 1 S 1 S V O 9 E I O A X 1 : 1 0 M V 1 I 1 X 3
O O S ' Z E 9 S 0 8 0 ' E P S O Z Y 6 8 S S O Z V P L S + 3 A 3 1 : 1 9 3 1 1 1 S 3 W 1 1 0 d H I : I O M V E 1 1 X 3
O O S ' Z � 9 S O O S ' L S S 0 0 0 ' S L S S l O V E L L N O O I V N I 9 I d O
1 O V 1 : 1 1 N 0 O > 1 8 0 M 1 O V 1 : 1 1 N O O 1 : 1 3 0 1 : 1 0
1 V 1 0 1 V I : 1 1 X 3 3 S V 8 3 9 N V H O
A t d m o m s i s o o 1 0 d 1 : 1 1 N 0 0 O V O E l d
" "
A M E N D M E N T N O . 1 T O A G R E E M E N T N O . R - 8 9 - 2
B E T W E E N T H E R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
A N D P A R S O N S B R I N C K E R H O F F Q U A D S & D O U G L A S , I N C .
" S C O P E O F W O R K "
T h i s a m e n d m e n t t o t h e a g r e e m e n t w i l l p r o v i d e a d d i t i o n a l f u n d s f o r
p a y m e n t o f t h e p r e p a r a t i o n o f P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s a n d E s t i m a t e
f o r t h e " M e a s u r e A " M e d i a n w i d e n i n g P r o j e c t o n S t a t e R o u t e 9 1 f r o m
M a g n o l i a A v e n u e t o M a i n S t r e e t . I t w i l l a l s o c o n v e r t t h i s c o n t r a c t
f r o m " c o s t p l u s f i x e d f e e " t o " l u m p s u m f i x e d p r i c e . "
L o c a t i o n a n d P u r p o s e
T h e P r o j e c t i s l o c a t e d i n R i v e r s i d e C o u n t y o n R o u t e 9 1 b e t w e e n
M a g n o l i a A v e n u e i n t h e C i t y o f R i v e r s i d e a n d M a i n S t r e e t i n t h e
C i t y o f C o r o n a . I t i n c l u d e s t h e w i d e n i n g o f R o u t e 9 1 b o t h i n t h e
m e d i a n a r e a s a n d o n t h e o u t s i d e o f e x i s t i n g t r a v e l w a y s w i t h i n t h e
C H P E n f o r c e m e n t A r e a . C o n s t r u c t i o n w o r k t o b e d o n e w i l l i n c l u d e
g r a d i n g a n d p a v i n g f o r t h e a d d i t i o n a l l a n e s , m o d i f i c a t i o n t o
e x i s t i n g d r a i n a g e f a c i l i t i e s , c o n s t r u c t i o n o f C H P E n f o r c e m e n t A r e a ,
c o n s t r u c t i o n o f r e t a i n i n g w a l l s a n d s o u n d w a l l s , a n d , c o n s t r u c t i o n
o f a u x i l i a r y l a n e s , a n d m o d i f i c a t i o n s t o r o a d w a y s i g n i n g a n d
d e l i n e a t i o n .
S c o p e o f A d d e d S e r v i c e s
T h e s c o p e o f a d d e d s e r v i c e s i n c l u d e s a d d i t i o n a l S o u n d w a l l s t u d i e s
t h r o u g h o u t t h e p r o j e c t b o u n d a r i e s a n d f i n a l d e s i g n w o r k f o r t h e
a d d i t i o n o f a n A u x i l i a r y L a n e i n e a c h d i r e c t i o n b e t w e e n I n t e r s t a t e
1 5 a n d M c K i n l e y A v e n u e i n C o r o n a .
, S o u n d w a l l S t u d y
- I d e n t i f y l o c a t i o n s o f w a l l s w i t h i n t h e e x i s t i n g
R i g h t - o f W a y .
- D e t e r m i n e f e a s i b i l i t y o f w a l l l o c a t i o n s a t R i g h t - o f - W a y
i n l i e u o f t h e e d g e o f p a v e m e n t .
- I d e n t i f y D r a i n a g e a n d e a r t h w o r k r e q u i r e m e n t s
- R e v i e w S u p p l e m e n t a r y N o i s e r e p o r t f o r w a l l h e i g h t a n d
l o c a t i o n
- D e t e r m i n e e c o n o m i c s o f w a l l d e s i g n a n d r e c o m m e n d t y p e o f
w a l l t o b e c o n s t r u c t e d
F i n a l D e s i g n o f A u x i l i a r y L a n e f r o m I - 1 5 t o M c K i n l e y A v e .
- P r e p a r e a d d i t i o n a l P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s a n d E s t i m a t e
"
" "
"
"
S c h e d u l e o f A d d e d S e r v i c e s
- M a y 1 1 , 1 9 9 0
C o m p l e t e R e v i s i o n t o D r a f t P S & E .
- J u n e 7 , 1 9 9 0
S u b m i t F i n a l P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s a n d E s t i m a t e
A d d e d C o s t o f S e r v i c e s
T h e t o t a l c o s t o f a d d i t i o n a l s e r v i c e s i s $ 1 0 8 , 8 0 4 . 0 0 . T h e t o t a l
v a l u e o f t h e s e r v i c e p e r f o r m e d p u r s u a n t t o t h e o r i g i n a l a g r e e m e n t
( N o . R - 8 9 - 2 ) a n d t h i s a m e n d m e n t i s t h e n f i x e d a t $ 6 7 6 , 5 0 0 . 0 0 . T h e
C o n s u l t a n t a g r e e s t o c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h i s A m e n d m e n t a n d t h e
o r i g i n a l c o n t r a c t f o r t h i s a m o u n t .
T h e V a l i d i t y o f C o n t r a c t
T h e o r i g i n a l a g r e e m e n t b e t w e e n t h e p a r t i e s ( N o . R - 8 9 - 2 ) s h a l l
r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t t o t h e e x t e n t t h a t i t i s n o t
i n c o n s i s t e n t w i t h t h i s a m e n d m e n t , a n d a l l s e r v i c e s p r o v i d e d
h e r e u n d e r s h a l l b e p r o v i d e d i n m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h a n d g o v e r n e d
b y t h e o r i g i n a l a g r e e m e n t .
I n w i t n e s s t h e r e o f , C o m m i s s i o n a n d P a r s o n s B r i n c k e r h o f f Q u a d e a n d
D o u g l a s , I n c . h a v e b y o r d e r c a u s e d t h e A g r e e m e n t t o b e a m e n d e d a n d
S u b s c r i b e d o n t h e i r b e h a l f b y t h e b i n d i n g a u t h o r i t y o f e a c h , c a u s e d
t h e A g r e e m e n t t o b e a m e n d e d a n d s u b s c r i b e d o n i t s b e h a l f b y d u l y
a u t h o r i z e d s i g n e e s .
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
B Y
K a y C e n i c e r o s , C h a i r p e r s o n D a t e
P A R S O N S B R I N C K E R H O F F Q U A D S & D O U G L A S , I N C .
B Y
M a r t i n R u b i n D a t e
P r i n c i p a l - i n - C h a r g e
A p p r o v e d t o F o r m a n d L e g a l i t y
B Y
B e s t , B e s t & K r i e g e r
C o u n s e l f o r t h e R i v e r s i d e
C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n
C o m m i s s i o n
D a t e
"
"
" "
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : M a r i l y n W i l l i a m s , S t a f f A n a l y s t I I I
T H R O U G H : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : M e a s u r e A P a r k - n - R i d e P r o g r a m
A t t h e A p r i l 1 1 , 1 9 9 0 , C o m m i s s i o n m e e t i n g , s t a f f r e v i e w e d i t s e f f o r t s t o s o l i c i t p r o p o s a l s
f r o m r e a l e s t a t e f i r m s t o a s s i s t i n n e g o t i a t i n g j o i n t u s e l e a s e s o f e x i s t i n g p a r k i n g l o t s a l o n g
t h e R o u t e 9 1 , R o u t e 6 0 a n d o t h e r m a j o r r o a d w a y s t o c r e a t e p a r k - n - r i d e l o t s . B a s e d o n t h e
s u b m i t t a l o f o n l y o n e p r o p o s a l , t h e C o m m i s s i o n d i r e c t e d s t a f f t o s o l i c i t a d d i t i o n a l
p r o p o s a l s .
G i v e n t h e i n i t i a l l o w r e s p o n s e , i t w a s d e c i d e d t o r e f o c u s e d s t a f f s e f f o r t t o w a r d f i r m s w i t h
t r a n s p o r t a t i o n r e l a t e d e x p e r i e n c e . T h r e e f i r m s w e r e c o n t a c t e d : I n l a n d T r a n s p o r t a t i o n
S e r v i c e s , T D M A s s o c i a t e s , a n d S t e v e n s / G a r l a n d A s s o c i a t e s , I n c . A l l t h r e e f i r m s e x p r e s s e d
i n t e r e s t i n t h e p r o j e c t .
A t t a c h e d a r e c o p i e s o f t h e t w o p r o p o s a l s w h i c h w e r e r e c e i v e d . B o t h I n l a n d T r a n s p o r t a t i o n
S e r v i c e s a n d S t e v e n s / G a r l a n d A s s o c i a t e s , I n c . s u b m i t t e d q u o t e s o f $ 6 5 . 0 0 p e r h o u r . G i v e n
t h a t t h i s w i l l b e t h e f i r s t e f f o r t s m a d e b y R C T C t o l e a s e e x i s t i n g p a r k i n g s p a c e s t h e r e i s n o
e x p e r i e n c e u p o n w h i c h t o e s t i m a t e t h e n u m b e r o f h o u r s i t m a y t a k e t o f o r m a l i z e l e a s e
a g r e e m e n t s . T o e n c o u r a g e p e r f o r m a n c e , s t a f f r e c o m m e n d s t h a t b o t h f i r m s b e h i r e d t o
p e r f o r m s e r v i c e s w i t h t h e a n t i c i p a t i o n t h a t l e a s e a g r e e m e n t s w i l l b e f o r m a l i z e d w i t h i n a
f o u r m o n t h p e r i o d . T h e u s e o f t w o f i r m s w i l l p r o v i d e a c o m p a r a t i v e b a s e t o e v a l u a t e
p e r f o r m a n c e a n d e s t i m a t e f u t u r e p r o j e c t n e e d s .
B U D G E T & F I N A N C E C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e r e c o m m e n d a t i o n o f t h e B u d g e t & F i n a n c e C o m m i t t e e w i l l b e r e p o r t e d a t t h e
C o m m i s s i o n m e e t i n g .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
S t a f f r e c o m m e n d s t h a t t h e C o m m i s s i o n a w a r d a c o n t r a c t f o r s e r v i c e s t o I n l a n d
T r a n s p o r t a t i o n S e r v i c e s a n d S t e v e n s / G a r l a n d A s s o c i a t e s , I n c . f o r a n h o u r l y r a t e n o t t o
e x c e e d $ 6 5 . 0 0 / h o u r , s u b j e c t t o r e v i e w a n d a p p r o v a l b y L e g a l C o u n s e l .
M W : s c
a t t a c h m e n t s
A G E N D A I T E M # 7 1 :
M A Y 9 , 1 9 9 0
LIIILI• •.•1•I.6 Jl. •.11 1 1•• -•IJ• . 1
•
•
•
• •
STEVENS/GARLAND
ASSOCIATES, INC.
April 26, 1990
Transmitted_ aiLi SIBi le
Re: Quote for Park-N-Rids Lease Negotiations
Dear Marilyn:
An you requested over the telephone, I have prepared a letter quote
of our raters to conduct Park-N-Ride lease negotiations for the
Commission. The proposed rates are as follows:
Jonathan Stevens
Mark McLaren
$65/hr
$45/hr
The quoted rates are substantially lower than our current rates of
$80.00 and $55.00, respectively.
We would use the Best, Best and Krieger lease tors as the standard
and would provide monthly contact summaries and status reports. I
would take primary responsibility for the negotiations and would
use Mark McLaren as support in order to minimise costs.
As i mentioned previously, I have negotiated leases for the City of
Santa Ana for its Regional Transportation Center. I have also
prepared the tenant lease plan for the Oxnard Transportation
Center, and worked closely with Caltrans staff throughout the
state. In my capacity as an attorney, 1 have reviewed and prepared
numerous leases. However, it is understood that I will not give
the Commission legal advice regarding any leases.
Mr. McLaren has worked as a property development consultant in
Austin, Texas and Mannassas, Virginia. He is a recent but
extremely capable member of our team who is experienced in a myriad
of property lease, sale and development agreements. We have
previously worked together on development phasing and cost sharing
agreements for an 80 acre project in Austin, Texas.
I look forward to an opportunity to work with the RCTC. If these
rates are agreeable, I would be happy to prepare a letter agreement
or review the Commission's form agreement.
Very truly yours,
STE NB/GA LAND ASS IATES, INC.
(.� •
Jon than C. Stevens
Iiantrniutian.. and 1:si soil Environmental Contnitind
SOS City Nam." 1htst. &Ike 900. Ckingr. Calilutnia 9366A
G k rhnnr • 714;147.14a2 1 o..intil • 714/970 0739
"
"
A p r i l 2 6 . 1 9 9 0
I n l a n d T r a n s p o r t a t i o n S e r v i c e s
4 0 4 A r m s l e y S q u a r e
O n t a r i o , C A . 9 1 7 6 2
M s . M a r i l y n W i l l i a m s
S t a f f A n a l y s t
R i v e r s i d e t ' , o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
3 3 6 0 U n i v e r s i t y A v e n u e , S u i t e 1 0 0
R i v e r s i d e , C A . 9 2 3 0 1
D e a r M a . W i l l i a m s :
S u b s e q u e n t t o o u r c o n v e r s a t i o n y e s t e r d a y , 1 a m s u b m i t t i n g t h i s l e t t e r t o
p r e s e n t o u r h o u r l y c o n s u l t i n g r a t e w i t h o u t a n i n c e n t i v e / b o n u s p r o g r a m . A s
p r o v i d e d i n o u r p r o p o s a l d a t e d A p r i l 2 4 , 1 9 9 0 , o u r c u s t o m a r y c o n s u l t i n g f e e
i s S 6 5 . 0 0 a n h o u r .
W e a r e v e r y e x c i t e d a b o u t t h e p o s s i b i l i t y o f a n i n c e n t i v e / b o n u s p r o g r a m a n d
a r e w i l l i n g t o d e v e l o p s o m e c r e a t i v e a l t e r n a t i v e s t o a d d r e s s t h e c o n c e r n s o f
R C T C " s l e g a l c o u n s e l . W i t h t h i s i n m i n d , w e a r e s t i l l o p e n l a n d w o u l d p r e f e r )
t o n e g o t i a t e a l o w e r h o u r l y r a t e .
A l s o , d e p e n d i n g o n t h e t e r m o f t h e c o n t r a c t . w e w o u l d b e w i l l i n g t o n e g o t i a t e
a l o w e r h o u r l y f l a t r a t e .
P l e a s e d b e a s s u r e d t h a t i n l a n d T r a n s p o r t s S e r v i c e s ( I T S ) w i l l p r o v i d e
t h e h i g h e s t l e v e l o f s e r v i c e / r e s u l t s r e g a r d l c : . + o f t h e f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t .
A s m e n t i o n e d i n o u r p r o p o s a l , I T S i s f o c u s e d o n p r o v i d i n g s e r v i c e s w i t h i n
t h e I n l a n d E m p i r e a n d v i e w t h i s p r o j e c t a s a n o p p o r t u n i t y f o r a c o n t i n u e d
w o r k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h t h e C o m m i s s i o n o n f u t u r e p r o j e c t s .
W e l o o k f o r w a r d t o h e a r i n g f r o m y o u s o o n .
S i n c e r e l y .
2 6 ' ` ` '
W i l l i a m C . M c C a u g h e y
" "
C O M P A N T D A C [ G R O U N D
I n l a n d T r a n s p o r t a t i o n S e r v i c e s ( I T S ) w a s f o r m e d i n N o v e m b e r , 1 9 8 9 . T h e
c o m p a n y w a s f o r m e d t o f i l l t h o m o o d f o r t r a n s p o r t a t i o n c o n s u l t i n g s e r v i c e s i n
t h e I n l a n d E m p i r e . A l t h o u g h t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e S o u t h C o a s t A i r
Q u a l i t y M a n a g e m e n t D i s t r i c t ' s R e g u l a t i o n X V h a s f u e l e d t h e p r o l i f e r a t i o n o f
t h e t r a n s p o r t a t i o n c o n s u l t i n g m a r k e t , t h e r e a r e f e w , i f a n y , t r a n s p o r t a t i o n
c o n s u l t i n g f i r m s w h i c h a r e b a s e d a n d d e d i c a t e d t o p r o v i d i n g s e r v i c e i n t h e
I n l a n d E m p i r e . I T S s p e c i a l i z e s i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t r a n s p o r t a t i o n
d e m a n d m a n a g e m e n t ( T D M ) s t r a t e g i e s .
I T S i s u n i q u e l y q u a l i f i e d t o s a t i s f y R C T C ' s n e e d s b e c a u s e o f t h e b a c k g r o u n d
a n d p r o f e s s i o n a l e t p e r i e n c : e o f W i l l i a m C . M c C a u g h e y ( W C M ) a n d S t e p h e n H .
M c C a u g h e y ( S L I M ) .
W C M h a s o v e r t e n y e a r s o f T D M e x p e r i e n c e a n d h a s b e e n d i r e c t l y i n v o l v e d
w i t h s t a t e a n d l o c a l a g e n c i e s i n t h e i d e n t i f i c a t i o n o f p o t e n t i a l p a r k a n d r i d e
f a c i l i t i e s a n d p r o m o t i o n o f l o t u s a g e . W C M h a s l i v e d i n t h e I n l a n d E m p i r e f o r
1 8 y e a r s a n d m a n a g e d t h e I n l a n d o f f i c e f o r C o m m u t e r T r a n s p o r t a t i o n
S e r v i c e s I n c . f o r o v e r t w o y e a r s .
S I I M h a s o v e r e i g h t y e a r s o f p u b l i c t r a n s i t e x p e r i e n c e a n d h a s n e g o t i a t e d a n d
w r i t t e n a w i d e v a r i e t y o f c o n t r a c t s / l e a s e s . S I I M w a s t h e C h i e f F i n a n c i a l
O f f i c e r f o r R i v e r s i d e T r a n s i t A g e n c y f o r o v e r f i v e y e a r s a n d a l s o h a s
e x p e r i e n c e i n l o c a t i n g a n d s e c u r i n g p a r k a n d r i d e f a c i l i t i e s . S I I M h a s b e e n
l i v i n g i n t h e I n l a n d E m p i r e f o r o v e r 2 0 y e a r s i n c l u d i n g s i x a s a r e s i d e n t o f
R i v e r s i d e .
"
"
" "
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
M a y 9 , 1 9 9 0
T O : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
F R O M : J a c k R e a g a n , E x e c u t i v e D i r e c t o r
S U B J E C T : S e l e c t i o n P r o c e s s f o r U n d e r w r i t e r s
T h e M e a s u r e A : S h o r t R a n g e F i n a n c i a l P l a n f o r I m p l e m e n t a t i o n o f H i g h w a y a n d C o m m u t e r
R a i l P r o j e c t s w a s p r e s e n t e d t o t h e C o m m i s s i o n d u r i n g y o u r J a n u a r y 1 0 , 1 9 9 0 m e e t i n g . A t
t h a t t i m e , R C T C c o m m i t t e d t o i n i t i a t e t h e s e l e c t i o n o f u n d e r w r i t e r s w i t h i n F Y 1 9 8 9 - 9 0 i n
p r e p a r a t i o n f o r n e g o t i a t e d s a l e o f b o n d s w i t h i n F Y 1 9 9 0 - 9 1 . I n c l u d e d i n y o u r a g e n d a p a c k e t
i s a p r o p o s e d " R e q u e s t f o r P r o p o s a l " p r e p a r e d b y D o u g A u s l a n d e r o f S e c u r i t y P a c i f i c , c o -
f i n a n c i a l a d v i s o r t o R C T C .
M r . A u s l a n d e r s h o u l d b e p r e s e n t d u r i n g t h e m e e t i n g t o r e v i e w t h e R F P a n d p r o p o s e d s e l e c t i o n
p r o c e s s w i t h t h e C o m m i s s i o n . T h e C o m m i s s i o n ' s g u i d a n c e c o n c e r n i n g m e m b e r s w h o s h o u l d
p a r t i c i p a t e i n t h e i n i t i a l s c r e e n i n g p r o c e s s a n d u l t i m a t e s e l e c t i o n w i l l b e s o u g h t .
B U D G E T A N D F I N A N C E C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N
T h e i t e m w i l l b e r e f e r r e d t o t h e B u d g e t a n d F i n a n c e C o m m i t t e e f o r r e c o m m e n d a t i o n s , i f a n y .
S T A F F R E C O M M E N D A T I O N
T h e C o m m i s s i o n s h o u l d r e v i e w a n d d i s c u s s t h e m a t e r i a l a n d d e t e r m i n e t h e a p p r o p r i a t e
r e p r e s e n t a t i o n d u r i n g t h e s c r e e n i n g a n d s e l e c t i o n p r o c e s s .
J R : s c
A G E N D A I T E M # 7 1 4
M A Y 9 , 1 9 9 0
Security
Pacific
Merchant
• •
....... 1 ..... ��. 1 tl
I• . I
•
•
Bank
April 26, 1990
Mr. Jack Reagan
Executive Director
Riverside County Transportation Commission
3560 University Avenue, Suite 100
Riverside, California 92501
Dear Jack:
RECEIVED
ED
APR 271990
Riverside County
Transportation Commission
Enclosed please find the Request for Proposal of the Riverside County
Transportation Commission to serve as Underwriter.
If you should have any questions or comments, please do not hesitate to
contact me at (213) 229-1425.
Sincerely,
1
Douglas K. Auslander
Vice President
DKA/ijt
Enclosure
dda0reagan.jt
" "
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
R E Q U E S T F O R P R O P O S A L
t o s e r v e a s
U N D E R W R I T E R
f o r t h e
I M P L E M E N T A T I O N O F H I G H W A Y A N D C O M M U T E R R A I L P R O J E C T S
t h r o u g h t h e i s s u a n c e o f
R I V E R S I D E C O U N T Y T R A N S P O R T A T I O N C O M M I S S I O N
S A L E S T A X R E V E N U E L I M I T E D O B L I G A T I O N S
R F P I s s u e D a t e :
P r o p o s a l s D u e : 5 : 0 0 P . M . .
A t t h e l o c a t i o n s s e t f o r t h h e r e i n .
"
"
R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
R e q u e s t f o r P r o p o s a l
S u m m a r y
I s s u e r : R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n
C o n t r a c t F o r m : T h e C o m m i s s i o n i s e m b a r k i n g o n a m u l t i - y e a r c a p i t a l
p r o g r a m a n d i n t e n d s t o e n g a g e a n u n d e r w r i t i n g t e a m f o r a n
e x t e n d e d p e r i o d o f t i m e .
P r o p o s a l s D u e : P r o p o s a l s w i l l b e a c c e p t e d u n t i l 5 : 0 0 P . M . o n
a t :
R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n c o m m i s s i o n
3 5 6 0 U n i v e r s i t y A v e n u e , S u i t e 1 0 0
R i v e r s i d e , C a l i f o r n i a 9 2 5 0 1
I n q u i r i e s : Q u e s t i o n s s h o u l d b e d i r e c t e d t o t h e f o l l o w i n g :
M r . J a c k R e a g a n
E x e c u t i v e D i r e c t o r
R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n
C o m m i s s i o n
M r . D o u g A u s l a n d e r
S e c u r i t y P a c i f i c M e r c h a n t B a n k
M r . J o n a t h a n C o o l e y
E r n s t S Y o u n g
M r . R i c k J o n e s
O ' M e l v e n y b M y e r s
( 7 1 4 ) 7 8 7 - 7 1 4 1
( 2 1 3 ) 2 2 9 - 1 4 2 5
( 2 1 3 ) 9 7 7 - 4 3 4 8
( 2 1 3 ) 6 6 9 - 6 6 9 5
" "
"
"
T A B L E O F C O N T E N T S
S e c t i o n
I n t r o d u c t i o n I
P l a n o f F i n a n c e 2
P r o p o s a l R e q u i r e m e n t s 3
I n f o r m a t i o n R e q u i r e m e n t s 4
Q u e s t i o n s 5
S e l e c t i o n C r i t e r i a 6
A p p e n d i x A - M e a s u r e A O r d i n a n c e a n d P l a n
"
"
I n t r o d u c t i o n
B a c k g r o u n d
T h e R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n ( " R C T C " o f t h e
" C o m m i s s i o n " ) w a s o r g a n i z e d i n 1 9 7 6 u n d e r A B 1 2 4 6 f o r p u r p o s e s o f
p l a n n i n g , p r o g r a m m i n g a n d t o c o o r d i n a t e t r a n s p o r t a t i o n w i t h R i v e r s i d e
C o u n t y .
T h e C o m m i s s i o n d e c i s i o n - m a k i n g b o d y i s a a n e i g h t - m e m b e r B o a r d o f
C o m m i s s i o n e r s . C o m m i s s i o n m e m b e r s a r e a p p o i n t e d .
M e a s u r e A
M e a s u r e A w a s a p p r o v e d b y R i v e r s i d e C o u n t y v o t e r s b y a 7 8 . 9 % m a j o r i t y
i n N o v e m b e r 1 9 8 8 . I t p r o v i d e s f o r a n 1 / 2 % s a l e s t a x o v e r 2 0 ( t w e n t y )
y e a r s t o g e n e r a t e a d d i t i o n a l r e v e n u e s f o r R i v e r s i d e C o u n t y t r a n s p o r t a t i o n
p u r p o s e s . T h e R i v e r s i d e C o u n t y T r a n s p o r t a t i o n C o m m i s s i o n ( " R C T C " o r " t h e
C o m m i s s i o n " ) i s r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t i n g t h e M e a s u r e A T r a n s p o r t a t i o n
I m p r o v e m e n t P l a n i n c l u d e d i n t h e N o v e m b e r b a l l o t . T h e M e a s u r e A O r d i n a n c e
a n d P l a n a s a p p r o v e d i s i n c l u d e d i n A p p e n d i x A .
I n r e s p o n s e t o t h e s t r o n g v o t e r s u p p o r t o f M e a s u r e A , R C T C h a s
d e t e r m i n e d i t n e c e s s a r y t o i m p l e m e n t t h e p l a n n e d p r o g r a m a n d p r o j e c t s a s
q u i c k l y a s p o s s i b l e . A s a r e s u l t , R C T C a n t i c i p a t e s e x p e d i t i n g t h e
p r o j e c t s t o p r o v i d e t r a f f i c r e l i e f t o t h e p u b l i c t h r o u g h t h e p l a n n e d
h i g h w a y , c o m m u t e r r a i l , r e g i o n a l a r t e r i a l , l o c a l s t r e e t s a n d r o a d s , a n d
s p e c i a l i z e d t r a n s p o r t a t i o n p r o g r a m s . R C T C h a s r e t a i n e d t h e f i r m s o f E r n s t
& Y o u n g a n d S e c u r i t y P a c i f i c M e r c h a n t B a n k t o a c t a s f i n a n c i a l a d v i s o r s
a n d w o r k w i t h R C T C , B e c h t e l C o r p o r a t i o n , C a l t r a n s , a n d l o c a l a g e n c i e s t o
p r e p a r e t h e " S h o r t - R a n g e F i n a n c i a l P l a n . " A c o p y o f t h e S h o r t - R a n g e
F i n a n c i a l P l a n a v a i l a b l e u p o n r e q u e s t .
"
"
P L A N O F F I N A N C E
P u r p o s e
T h e p u r p o s e o f t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l i s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t
w i t h a q u a l i f i e d f i r m o r f i r m s t o a c t a s S e n i o r M a n a g i n g U n d e r w r i t e r a n d
C o - M a n a g i n g U n d e r w r i t e r s f o r t h e C o m m i s s i o n , a s i s s u e r , i n r e s p e c t t o t h e
s t r u c t u r i n g , m a r k e t i n g a n d u n d e r w r i t i n g o f a f i n a n c i n g p r o g r a m w h i c h i s
l i m i t e d t o $ 3 0 0 m i l l i o n o f d e b t o u t s t a n d i n g a t a n y p o i n t i n t i m e . I t i s
a n t i c i p a t e d t h a t t h e f i n a n c i n g w i l l r e q u i r e t w o c o m p o n e n t f e a t u r e s
e x e c u t e d e i t h e r t h r o u g h a j o i n t s t r a t e g y o r s e p a r a t e l y .
1 . A f i x e d r a t e , l o n g - t e r m s a l e s t a x b a c k e d r e v e n u e b o n d p r o g r a m .
2 . A s h o r t - t e r m c a s h f l o w f i n a n c i n g p r o g r a m i n c o m m e r c i a l p a p e r ,
n o t e o r s i m i l a r s h o r t t e r m m o d e .
P r o c e e d s f r o m b o t h i s s u e s w i l l b e u s e d t o f u n d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f
t h e M e a s u r e A T r a n s p o r t a t i o n I m p r o v e m e n t P r o g r a m ( s e e a t t a c h e d ) a d o p t e d b y
t h e v o t e r s i n N o v e m b e r 1 9 8 8 .
S c o p e o f S e r v i c e s
T h e C o m m i s s i o n i n t e n d s t o s e l e c t a t e a m o f u n d e r w r i t e r s i n c l u d i n g a
s e n i o r m a n a g i n g u n d e r w r i t e r a n d o n e o r m o r e c o - m a n a g i n g u n d e r w r i t e r s . T h e
C o m m i s s i o n r e s e r v e s t h e r i g h t t o s e l e c t a p a n e l o f q u a l i f i e d u n d e r w r i t e r s
f r o m w h i c h s e l e c t i o n s w i l l b e m a d e f o r e a c h f i n a n c i n g b a s e d u p o n m a t c h i n g
t h e n e e d s o f a s p e c i f i c f i n a n c i n g w i t h t h e q u a l i f i c a t i o n s p r e s e n t e d i n
r e s p o n s e s t o t h i s R F P . T h e p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y o f t h e u n d e r w r i t e r s
s h a l l b e t h e m a r k e t i n g o f t h e C o m m i s s i o n ' s b o n d s a t t h e m o s t c o m p e t i t i v e
t e r m s a v a i l a b l e i n t h e t a x - e x e m p t m a r k e t . M a n y o f t h e t r a d i t i o n a l
u n d e r w r i t i n g f u n c t i o n s , i n c l u d i n g s t r u c t u r i n g o f d e b t s e r v i c e a n d
n e g o t i a t i o n s f o r b o n d i n s u r a n c e w i l l b e p e r f o r m e d f o r t h e A u t h o r i t y b y i t s
F i n a n c i a l A d v i s o r .
T h e s e n i o r m a n a g i n g U n d e r w r i t e r s e l e c t e d t h r o u g h t h i s R e q u e s t f o r
P r o p o s a l s h a l l p r o v i d e q u a l i f i e d p e r s o n n e l f o r s e r v i c e s w h i c h s h a l l
i n c l u d e , b u t m a y n o t b e l i m i t e d t o , t h e f o l l o w i n g :
1 . R e v i e w a n d c o m m e n t u p o n t h e p r o j e c t e d t i m e s c h e d u l e o f t h e f i n a n c i n g ;
2 . R e v i e w a n d c o m m e n t o n l e g a l d o c u m e n t s a n d p r o p o s e d f i n a n c i n g s t r u c t u r e
f r o m t h e p o i n t o f v i e w o f m a x i m i z i n g t h e a t t r a c t i v e n e s s o f t h i s
f i n a n c i n g t o i n v e s t o r s ;
3 . A s s u m e p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y f o r a l l a c t i v i t i e s a s s o c i a t e d w i t h
m a r k e t i n g a n d u n d e r w r i t i n g t h e l i m i t e d o b l i g a t i o n s ;
4 . P a r t i c i p a t e i n a l l n e c e s s a r y i n f o r m a t i o n a l m e e t i n g s r e l a t i v e t o t h e
f i n a n c i n g a t t h e r e q u e s t o f t h e C o m m i s s i o n ;
"
"
5 . A t t e n d a n d p a r t i c i p a t e i n m e e t i n g s o f R C T C a t t h e r e q u e s t o f t h e
C o m m i s s i o n ;
6 . A s s u m e r e s p o n s i b i l i t y f o r a l l b l u e s k y a n d l e g a l i n v e s t m e n t m a t t e r s
r e l a t i n g t o t h e s a l e o f t h e b o n d s ;
7 . A s s i s t t h e C o m m i s s i o n , i t s F i n a n c i a l A d v i s o r a n d B o n d C o u n s e l i n o t h e r
m a t t e r s a s n e c e s s a r y t o e n s u r e t h e s u c c e s s f u l m a r k e t i n g a n d s a l e o f
t h e b o n d s ; a n d
8 . P r o v i d e a c o m p l e t e p o s t - s a l e r e p o r t d e t a i l i n g t h e p l a c e m e n t o f t h e
b o n d s w i t h i n v e s t o r s b y t y p e a n d l o c a t i o n o f i n v e s t o r .
T h e s c o p e o f s e r v i c e s t o b e r e n d e r e d t o t h e C o m m i s s i o n b y t h e
c o - m a n a g e r s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e i s s u a n c e o f t h e b o n d s s h a l l i n c l u d e ,
b u t n o t b e l i m i t e d t o , a s s i s t i n g t h e s e n i o r m a n a g i n g u n d e r w r i t e r i n
p r o v i d i n g t h e s e r v i c e s e n u m e r a t e d a b o v e .
P R O P O S A L R E Q U I R E M E N T S
G e n e r a l
T h e C o m m i s s i o n a c c e p t s n o f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y c o s t s
i n c u r r e d b y a f i r m i n e i t h e r r e s p o n d i n g t o t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l o r
p a r t i c i p a t i n g i n o r a l p r e s e n t a t i o n s . T h e p r o p o s a l s i n r e s p o n s e t o t h i s
R e q u e s t f o r P r o p o s a l w i l l b e c o m e t h e p r o p e r t y o f t h e a n d m a y b e u s e d b y
t h e C o m m i s s i o n i n a n y w a y d e e m e d a p p r o p r i a t e .
T h e C o m m i s s i o n r e s e r v e s t h e u n q u a l i f i e d r i g h t t o m o d i f y a n d / o r s u s p e n d
a n y a n d a l l a s p e c t s o f t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l a n d / o r t h e f i n a n c i n g
p r o g r a m d e s c r i b e d h e r e i n , t o o b t a i n f u r t h e r i n f o r m a t i o n f r o m a n y f i r m o r
p e r s o n r e s p o n d i n g t o t h e p r o p o s a l , t o w a i v e a n y d e f e c t a s t o f o r m o r
c o n t e n t o f t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l o r a n y r e s p o n s e t h e r e t o , a n d t o r e j e c t
a n y o r a l l r e s p o n s e s t o t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l . T h e C o m m i s s i o n a l s o
r e s e r v e s t h e r i g h t t o r e v i s e o r a d j u s t i t s e v a l u a t i o n c r i t e r i a , n o t t o
c h o o s e a n y c o - m a n a g i n g u n d e r w r i t e r s a t t h i s t i m e , t o m a k e s e p a r a t e
s e l e c t i o n s o f u n d e r w r i t e r s f o r t h e s a l e o f a l o n g - t e r m o r a s h o r t - t e r m
b o n d i s s u e , a n d t o s o l i c i t n e w p r o p o s a l s a n d a p p o i n t d i f f e r e n t
u n d e r w r i t e r s f o r s u b s e q u e n t b o n d i s s u e s . N o p e r s o n o r f i r m r e s p o n d i n g t o
t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l s h a l l o b t a i n a n y c l a i m o r r i g h t t o a c t i o n
a g a i n s t t h e C o m m i s s i o n b y r e a s o n o f a n y a s p e c t o f t h e R e q u e s t f o r
P r o p o s a l , a n y d e f e c t o r i r r e g u l a r i t i e s c o n t a i n e d h e r e i n , a n y d e f e c t s o r
i r r e g u l a r i t i e s i n t h e s e l e c t i o n p r o c e s s , t h e r e j e c t i o n o f a n y p r o p o s a l ,
t h e a c c e p t a n c e o f a n y p r o p o s a l , a n y s t a t e m e n t s , r e p r e s e n t a t i o n , a c t s , o r
o m i s s i o n s o f t h e C o m m i s s i o n , t h e e x e r c i s e o f a n y C o m m i s s i o n d i s c r e t i o n s e t
f o r t h i n o r w i t h r e s p e c t t o a n y o f t h e f o r e g o i n g , a n d a n y a n d a l l o t h e r
m a t t e r s a r i s i n g o u t o f a l l o r a n y o f t h e f o r e g o i n g .
A n y i n t e r p r e t a t i o n o f , o r c h a n g e i n , t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l w i l l b e
m a d e b y a d d e n d u m t o e a c h f i r m s u b m i t t i n g a p r o p o s a l , a n d s h a l l b e c o m e a
p a r t o f t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l a n d o f a n y c o n t r a c t a w a r d e d . T h e
C o m m i s s i o n w i l l n o t b e r e s p o n s i b l e f o r a n y o t h e r e x p l a n a t i o n o r
i n t e r p r e t a t i o n .
" "
"
"
I n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s b y t h e u n d e r w r i t e r s
s e l e c t e d p u r s u a n t t o t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l , s u c h u n d e r w r i t e r s s h a l l
n o t d i s c r i m i n a t e a g a i n s t a n y e m p l o y e e o r a p p l i c a n t f o r e m p l o y m e n t b e c a u s e
o f r a c e , r e l i g i o n , c o l o r , s e x , p h y s i c a l h a n d i c a p o r n a t i o n a l o r i g i n . E a c h
u n d e r w r i t e r s h a l l t a k e a f f i r m a t i v e a c t i o n t o e n s u r e t h a t a p p l i c a n t s a r e
e m p l o y e d , a n d t h a t e m p l o y e e s a r e t r e a t e d d u r i n g t h e i r e m p l o y m e n t , w i t h o u t
r e g a r d t o t h e i r r a c e , r e l i g i o n , c o l o r , s e x , p h y s i c a l h a n d i c a p o r n a t i o n a l
o r i g i n . S u c h a c t i o n s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , t h e f o l l o w i n g :
e m p l o y m e n t , u p g r a d i n g , d e m o t i o n , o r t r a n s f e r ; r e c r u i t m e n t o r r e c r u i t m e n t
a d v e r t i s i n g ; l a y o f f o r t e r m i n a t i o n ; r a t e s o f p a y o r o t h e r f o r m s o f
c o m p e n s a t i o n s ; a n d s e l e c t i o n f o r t r a i n i n g , i n c l u d i n g a p p r e n t i c e s h i p .
R F P R e s p o n s e
I n o r d e r t o b e c o n s i d e r e d f o r
c o m p l e t e s i g n e d r e s p o n s e t o t h i s R F P .
m u s t b e s u b m i t t e d t o t h e C o m m i s s i o n .
p r o p o s a l s h o u l d b e s u b m i t t e d t o t h e
t h e a d d r e s s e s l i s t e d b e l o w :
s e l e c t i o n , p r o p o s e r s m u s t s u b m i t a
T w e l v e ( 1 2 ) c o p i e s o f e a c h p r o p o s a l
I n a d d i t i o n f o u r ( 4 ) c o p i e s o f e a c h
C o m m i s s i o n s ' s F i n a n c i a l A d v i s o r s a t
D o u g l a s K . A u s l a n d e r
S e c u r i t y P a c i f i c M e r c h a n t B a n k
3 0 0 S . G r a n d A v e . , H C P 2 1 1
L o s A n g e l e s , C A 9 0 0 7 1
( 2 1 3 ) 2 2 9 - 1 4 2 5
( 2 c o p i e s )
J o n a t h a n C o o l e y
E r n s t 3 Y o u n g
L o s A n g e l e s , C A
( 2 1 3 ) 9 7 7 - 4 3 4 8
( 2 c o p i e s )
I t i s p r e f e r r e d t h a t f i r m s r e s p o n d t o t h i s R F P i n d i v i d u a l l y . I f m o r e
t h a n o n e f i r m i s i n c l u d e d i n t h e p r o p o s a l , b a c k g r o u n d a n d e x p e r i e n c e
i n f o r m a t i o n f o r e a c h f i r m s h o u l d b e i n c l u d e d a n d o n e r e s p o n s e t o q u e s t i o n s
r e g a r d i n g a p p r o a c h a n d i s s u e s p r o v i d e d . F o r j o i n t p r o p o s a l s , t h e
C o m m i s s i o n r e s e r v e s t h e r i g h t t o n e g o t i a t e w i t h t h e i n d i v i d u a l f i r m s
p r o p o s i n g a s p a r t o f a t e a m i f t h a t i s d e t e r m i n e d t o b e i n t h e b e s t
i n t e r e s t s o f t h e C o m m i s s i o n .
P r o p o s a l P r e p a r a t i o n
a . P r o p o s a l s s h a l l b e s i g n e d b y a n a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e . A l l
i n f o r m a t i o n r e q u e s t e d s h o u l d b e s u b m i t t e d . F a i l u r e t o s u b m i t a l l
i n f o r m a t i o n r e q u e s t e d m a y r e s u l t i n a p r o p o s a l b e i n g c o n s i d e r e d
" n o n - r e s p o n s i v e " a n d , t h e r e f o r e , r e j e c t e d .
b . P r o p o s a l s s h o u l d b e p r e p a r e d s i m p l y a n d e c o n o m i c a l l y , p r o v i d i n g
s t r a i g h t f o r w a r d , c o n c i s e r e s p o n s e s t o s a t i s f y R F P r e q u i r e m e n t s .
E m p h a s i s s h o u l d b e o n c o m p l e t e n e s s a n d c l a r i t y o f c o n t e n t . N o p r i n t e d
b r o c h u r e s o r m a t e r i a l s o t h e r t h a n w r i t t e n r e s p o n s e s t o t h e s p e c i f i c
r e q u i r e m e n t s s h o u l d b e p r o v i d e d . I n t h i s r e g a r d , p r o p o s a l s s h o u l d b e
l i m i t e d t o 2 5 p a g e s i n l e n g t h .
c . E a c h c o p y o f t h e p r o p o s a l s h o u l d b e b o u n d i n a s i n g l e v o l u m e , w h e r e v e r
p r a c t i c a l . A l l d o c u m e n t a t i o n s u b m i t t e d w i t h t h e p r o p o s a l s h o u l d b e
b o u n d i n t h a t s i n g l e v o l u m e .
"
"
"
O r a l P r e s e n t a t i o n
P r o p o s e r s m a y b e r e q u i r e d t o p a r t i c i p a t e i n a n o r a l p r e s e n t a t i o n o f
t h e i r p r o p o s a l t o t h e S e l e c t i o n C o m m i t t e e . T h i s p r e s e n t a t i o n w i l l m o s t
l i k e l y o n l y i n c l u d e a l i m i t e d n u m b e r o f f i r m s w h o s e w r i t t e n p r o p o s a l s w e r e
j u d g e d t o w a r r a n t f u r t h e r c o n s i d e r a t i o n . C o m m i s s i o n s t a f f w i l l a d v i s e a s
t o t h e t i m e a n d l o c a t i o n o f t h e s e i n t e r v i e w s . O r a l p r e s e n t a t i o n s w i l l b e
h e l d a t t h e o p t i o n o f t h e C o m m i s s i o n a n d m a y n o t b e c o n d u c t e d ; t h e r e f o r e ,
p r o p o s a l s s h o u l d b e c o m p l e t e .
"
"
I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S
R e s p o n s e s s h o u l d b e a s t h o r o u g h a n d d e t a i l e d a s p o s s i b l e s o t h a t t h e
S e l e c t i o n C o m m i t t e e m a y p r o p e r l y e v a l u a t e y o u r c a p a b i l i t i e s t o p r o v i d e t h e
r e q u i r e d s e r v i c e s . P r o p o s e r s a r e r e q u i r e d t o r e s p o n d t o t h e f o l l o w i n g
q u e s t i o n s a n d r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n .
L e t t e r o f T r a n s m i t t a l
E a c h p r o p o s a l s h o u l d b e a c c o m p a n i e d b y a l e t t e r o f t r a n s m i t t a l n o t
e x c e e d i n g t h r e e p a g e s w h i c h i s s i n g e d b y a n o f f i c e r o f t h e f i r m w h o i s
r e s p o n s i b l e f o r c o m m i t t i n g t h e f i r m ' s r e s o u r c e s .
E x e c u t i v e S u m m a r y
E a c h p r o p o s a l s h o u l d i n c l u d e a n E x e c u t i v e S u m m a r y o f n o t m o r e t h a n
t h r e e p a g e s w h i c h h i g h l i g h t s t h e k e y p o i n t s o f t h e p r o p o s a l a n d w h i c h
s u m m a r i z e s t h e p r o p o s e r ' s c a s e a s t o w h y s u c h f i r m s h o u l d b e s e l e c t e d . I f
y o u w i s h t o e x p r e s s a n y p r e f e r e n c e r e g a r d i n g t h e s t r u c t u r e o f a n
u n d e r w r i t i n g t e a m , p l e a s e d o s o i n t h i s s e c t i o n .
B a s i c I n f o r m a t i o n R e q u i r e m e n t s
a . P r o v i d e t h e f o l l o w i n g :
i . N a m e o f f i r m m a k i n g t h e p r o p o s a l .
i i . N a m e a n d t i t l e o f i n d i v i d u a l p r e p a r i n g a n d r e s p o n s i b l e f o r t h e
p r o p o s a l . T h i s p e r s o n m a y b e d i f f e r e n t f r o m t h e i n d i v i d u a l
s i g n i n g t h e t r a n s m i t t a l p a g e .
i i i . M a i l i n g a d d r e s s .
i v . T e l e p h o n e a n d t e l e c o p i e r n u m b e r s o f p r o p o s e r .
v . S t a t e m e n t t h a t i n d i v i d u a l s i g n i n g t h e p r o p o s a l h a s t h e a u t h o r i t y
t o c o m m i t t h e f i r m t o t h e t e r m s p r o p o s e d .
b . U n d e r w r i t i n g P o s i t i o n
I n d i c a t e w h e t h e r y o u r f i r m ( s ) i s i n t e r e s t e d i n b e i n g c o n s i d e r e d a s a
S e n i o r M a n a g i n g U n d e r w r i t e r o r C o - M a n a g i n g U n d e r w r i t e r . A l l f i r m s n o t
c o n s i d e r e d a s S e n i o r M a n a g e r w i l l b e c o n s i d e r e d a s C o - M a n a g e r u n l e s s
s p e c i f i c r e q u e s t s n o t t o b e s o c o n s i d e r e d a r e f o r w a r d e d a s p a r t o f t h e
p r o p o s a l . I f y o u a r e a p p l y i n g f o r a C o - M a n a g e r p o s i t i o n o n l y , y o u
n e e d t o r e s p o n d o n l y t o i t e m s I , 2 , 3 a n d 4 . N o r e s p o n s e o n " A p p r o a c h
t o t h e F i n a n c i n g " o r " I n v e s t m e n t B a n k i n g F e e P r o p o s a l " i s n e c e s s a r y .
O t h e r I n f o r m a t i o n R e q u i r e m e n t s
a . B a s i c I n f o r m a t i o n R e g a r d i n g t h e F i r m
P l e a s e p r e p a r e t a b u l a r p r e s e n t a t i o n s f o r t h e f o l l o w i n g a s o f t h e d a t e
w h i c h s u c h i n f o r m a t i o n i s m o s t r e c e n t l y a v a i l a b l e o r m a k e b r i e f
s t a t e m e n t s w h e r e a p p r o p r i a t e :
"
"
i . F i r m C a p i t a l
( a ) T o t a l C a p i t a l
( b ) E q u i t y C a p i t a l
( c ) N e t C a p i t a l
( d ) U n c o m m i t t e d ( e x c e s s N e t ) C a p i t a l
( e ) D i s c u s s y o u r f i r m ' s a b i l i t y a n d w i l l i n g n e s s , i f n e c e s s a r y , t o
c o m m i t c a p i t a l t o u n d e r w r i t e t h e e n t i r e i s s u e a t a f a i r
m a r k e t p r i c e .
( f ) M a x i m u m f i r m u n d e r w r i t i n g c o m m i t m e n t i n 1 9 8 9 t o a n y s i n g l e
i s s u e a n d c i r c u m s t a n c e s s u r r o u n d i n g t h i s c o m m i t m e n t .
i i . P u b l i c F i n a n c e / M u n i c i p a l S e c u r i t i e s S t a f f i n g
F o r e a c h o f t h e y e a r s 1 9 8 7 , 1 9 8 8 , 1 9 8 9 , a n d p r e s e n t i n d i c a t e :
( a ) N u m b e r o f p r o f e s s i o n a l e m p l o y e e s i n
( 1 ) P u b l i c F i n a n c e
( 2 ) U n d e r w r i t i n g
( 3 ) S a l e s a n d T r a d i n g
( b ) D i s c u s s f i r m ' s c o m m i t m e n t t o m u n i c i p a l i n v e s t m e n t b a n k i n g i n
l i g h t o f r e c e n t i n d u s t r y t r e n d s .
R a n k i n g s a s c o m p i l e d b y e i t h e r P S A , S O C , o r I D O
I n f o r m a t i o n S e r v i c e s ( i n d i c a t e s o u r c e ) f o r 1 9 8 8 a n d 1 9 8 9 ,
b a s e d u p o n :
( a ) A l l N e g o t i a t e d I s s u e s
( 1 ) F u l l C r e d i t t o L e a d M a n a g e r
( 2 ) F u l l C r e d i t o f E a c h M a n a g e r
( b ) A l l T r a n s p o r t a t i o n I s s u e s
( 1 ) F u l l C r e d i t t o L e a d M a n a g e r
( 2 ) F u l l C r e d i t t o E a c h M a n a g e r
( c ) S a l e s T a x I s s u e s
( 1 ) F u l l C r e d i t t o L e a d M a n a g e r
( 2 ) F u l l C r e d i t t o E a c h M a n a g e r
( d ) S t a t e o f C a l i f o r n i a I s s u e s
( 1 ) F u l l C r e d i t t o L e a d M a n a g e r
( 2 ) F u l l C r e d i t t o E a c h M a n a g e r
( e ) S h o r t T e r m I s s u e s
( 1 ) F u l l C r e d i t t o L e a d M a n a g e r
( 2 ) F u l l C r e d i t t o E a c h M a n a g e r
"
"
i v . S t a t e o f C a l i f o r n i a D e b t U n d e r w r i t i n g R e c o r d , 1 9 8 7 - P r e s e n t
( a )
N a m e o f e a c h I s s u e r f o r w h i c h y o u s e r v e d a s u n d e r w r i t e r :
( 1 ) T o t a l n u m b e r o f f i n a n c i n g s d u r i n g p e r i o d .
( 2 ) T o t a l p a r v a l u e o f f i n a n c i n g s d u r i n g p e r i o d .
( 3 ) R o l e ( s ) o f f i r m ( S r . M g r . ; C o - M g r . ; F . A . ) .
( 4 ) T o t a l i n i t i a l u n d e r w r i t i n g l i a b i l i t y o f p r o p o s e r f o r
s e l e c t e d f i n a n c i n g ( s ) .
( 5 ) A c t u a l a m o u n t o f d e b t s o l d b y p r o p o s e r f o r s e l e c t e d
f i n a n c i n g ( s ) ( e x c l u d i n g s a l e s t o b r o k e r d e a l e r s ) .
( 6 ) N u m b e r o f i s s u e s a n d a m o u n t u n d e r w r i t t e n t h r o u g h
n e g o t i a t e d s a l e s a n d n u m b e r a n d a m o u n t s o l d t h r o u g h
c o m p e t i t i v e s a l e .
( b ) C a s e S t u d i e s
P r o v i d e o n e c a s e s t u d y o f y o u r r o l e f o r a C a l i f o r n i a
i s s u e r t h a t y o u f e e l b e s t p r e s e n t s y o u r f i r m ' s
c a p a b i l i t i e s f o r t h e u n d e r w r i t i n g p o s i t i o n f o r w h i c h y o u
h a v e a p p l i e d . I f C a l i f o r n i a e x p e r i e n c e d o e s n o t p e r m i t
r e s p o n s e , p r o v i d e a t l e a s t o n e c a s e s t u d y f o r a r e l e v a n t
n o n - C a l i f o r n i a c l i e n t . P l e a s e l i m i t y o u r r e s p o n s e t o n o t
m o r e t h a n t w o ( 2 ) p a g e s .
v . S a l e s o f T a x - e x e m p t S e c u r i t i e s f r o m 1 9 8 8 t o D a t e
( a )
V o l u m e a n d p e r c e n t o f a l l N a t i o n a l i s s u e s a n d C a l i f o r n i a
i s s u e s t a x - e x e m p t s a l e s t o :
( 1 ) I n s t i t u t i o n s
( 2 ) B o n d F u n d s
( 3 ) R e t a i l
( 4 ) O t h e r ( S p e c i f y )
N a t i o n a l C a l i f o r n i a
1 2 2 2 1 2 2 / 1 2 2 1 9 8 8 1 9 8 9 , 1 9 9 0
v i . E x p e r i e n c e o f t h e F i r m i n s i m i l a r t r a n s p o r t a t i o n f i n a n c i n g s .
( a ) P r o v i d e a t a b u l a r l i s t i n g o f y o u r f i r m ' s e x p e r i e n c e a s a
s e n i o r m a n a g e r , c o - m a n a g e r o r f i n a n c i a l a d v i s o r f o r s t a t e
a n d l o c a l t r a n s p o r t a t i o n f i n a n c i n g p r o g r a m s s i n c e 1 9 8 6
a d d r e s s i n g :
( 1 ) N a m e o f i s s u e r
( 2 ) R o l e o f f i r m
( 3 ) S i z e o f i s s u e ( s )
( 4 ) D a t e o f i s s u e ( s )
( 5 ) R a t i n g s o f i s s u e
( 6 ) T y p e o f s a l e ( c o m p e t i t i v e o r n e g o t i a t e d )
( 7 ) N a m e o f i n d i v i d u a l f r o m y o u r f i r m w h o m a n a g e d t h i s
t r a n s a c t i o n
( 8 ) N a m e o f c l i e n t r e f e r e n c e , t i t l e a n d t e l e p h o n e n u m b e r
" "
v i i . E x p e r i e n c e o f t h e F i r m i n s i m i l a r s a l e s t a x s u p p o r t e d
f i n a n c i n g s .
( a ) P r o v i d e a t a b u l a r l i s t i n g o f y o u r f i r m ' s e x p e r i e n c e a s a
s e n i o r m a n a g e r , c o - m a n a g e r o r f i n a n c i a l a d v i s o r f o r s a l e s
t a x s u p p o r t e d f i n a n c i n g p r o g r a m s s i n c e 1 9 8 6 a d d r e s s i n g :
( 1 ) N a m e o f i s s u e r
( 2 ) R o l e o f f i r m
( 3 ) S i z e o f i s s u e ( s )
( 4 ) D a t e o f i s s u e ( s )
( 5 ) R a t i n g s o f i s s u e
( 6 ) T y p e o f s a l e ( c o m p e t i t i v e o r n e g o t i a t e d )
( 7 ) N a m e o f i n d i v i d u a l f r o m y o u r f i r m w h o m a n a g e d t h i s
t r a n s a c t i o n
( 8 ) N a m e o f c l i e n t r e f e r e n c e , t i t l e a n d t e l e p h o n e n u m b e r
v i i i . D e s c r i b e o t h e r e x p e r i e n c e s w i t h s i m i l a r m u n i c i p a l i s s u e r s w h i c h
d e m o n s t r a t e y o u r f i r m ' s c a p a b i l i t i e s t o w o r k w i t h t h e C o m m i s s i o n
o n a n e w c r e d i t s t r u c t u r e . P l e a s e l i m i t y o u r r e s p o n s e t o n o t
m o r e t h a n t w o ( 2 ) p a g e s .
x i . L e v i n e A c t C o m p l i a n c e
I n o r d e r t o d e t e r m i n e c o m p l i a n c e w i t h L e v i n e A c t r e q u i r e m e n t s ,
p r o v i d e a l i s t o f a l l m e m b e r s o f t h e C o m m i s s i o n ( s e e p . i i o f
t h e P l a n o f f i n a n c e f o r c u r r e n t l i s t i n g ) t o w h o m y o u r f i r m ( s )
h a s c o n t r i b u t e d $ 2 5 0 o r m o r e o v e r t h e p a s t t w e l v e m o n t h s .
b . I n v e s t m e n t B a n k i n g T e a m . I d e n t i f y a n d p r o v i d e b i o g r a p h i c a l
b a c k g r o u n d o n t h e f o l l o w i n g i n d i v i d u a l s :
i . T h e s e n i o r i n v e s t m e n t b a n k e r w h o w i l l a s s u m e t h e d a y - t o - d a y a n d
o n - s i t e r e s p o n s i b i l i t y f o r m a n a g i n g a n d s u p p o r t i n g t h i s
f i n a n c i n g f o r y o u r f i r m , a s s u m i n g y o u s e r v e a s S e n i o r M a n a g i n g
U n d e r w r i t e r . I f y o u a r e a p p l y i n g f o r a C o - M a n a g i n g U n d e r w r i t e r ,
p r o v i d e b a c k g r o u n d o n y o u r l e a d p r o f e s s i o n a l b a n k e r .
i i . T h e s e n i o r u n d e r w r i t e r w h o w i l l d i r e c t t h e p r i c i n g , u n d e r w r i t i n g
a n d m a r k e t i n g o f t h e b o n d s .
i i i . O t h e r m e m b e r o f y o u r p u b l i c f i n a n c e i n v e s t m e n t b a n k i n g t e a m
a s s i g n e d t o t h i s p r o j e c t a n d t h e s p e c i f i c r o l e t h a t e a c h c a n b e
e x p e c t e d t o p l a y .
i v . N a m e s o f n o t m o r e t h a n t h r e e ( 3 ) f i r m s w h i c h y o u w o u l d p r o p o s e
t o s e r v e a s U n d e r w r i t e r s ' C o u n s e l .
v . D i s c u s s y o u r a b i l i t y t o c o m m i t p r o f e s s i o n a l r e s o u r c e s t o t h i s
f i n a n c i n g i n t h e c o n t e x t o f t h e C o m m i s s i o n ' s f i n a n c i n g t i m e t a b l e
a n d y o u r f i r m ' s o u t s t a n d i n g u n d e r w r i t i n g c o m m i t m e n t s .
v i . W h a t w o u l d y o u r r e c o m m e n d a t i o n s b e f o r i n c r e a s i n g t h e
u n d e r w r i t i n g t e a m t o i n c l u d e c o - m a n a g e r s ? H o w m a n y c o - m a n a g e r s
d o y o u f e e l s h o u l d b e c o n s i d e r e d ? W h a t m i x o f f i r m s ( n a t i o n a l ,
r e g i o n a l , r e t a i l , i n s t i t u t i o n a l ) s h o u l d b e c o n s i d e r e d ?
" "
I n v e s t m e n t B a n k i n g F e e P r o p o s a l
a . P r o v i d e a f i r m i n d i c a t i o n o f t h e s p r e a d ( i n d o l l a r s / $ 1 , 0 0 0 ) w h i c h
w o u l d b e r e q u i r e d i f y o u r f i r m i s s e l e c t e d a s S e n i o r M a n a g i n g
U n d e r w r i t e r . T h e s e n u m b e r s w i l l b e c o n s i d e r e d a s " b i d s " ( w i t h t h e
e x c e p t i o n o f t a k e d o w n a n d u n d e r w r i t i n g f e e w h i c h s h o u l d b e
r e a l i s t i c a l l y e s t i m a t e d g i v e n c u r r e n t m a r k e t c o n d i t i o n s ) a n d w i l l
c o n s t i t u t e o n e o f t h e c r i t e r i a f o r s e l e c t i o n . S t a t e t h e b a s i c
f i n a n c i n g a s s u m p t i o n s o n w h i c h t h e s e a r e p r e d i c a t e d a n d f a c t o r s t h a t
w o u l d a f f e c t t h i s q u o t e . I n d i c a t e h o w y o u r f e e p r o p o s a l w o u l d
d e v i a t e , i f a t a l l , f o r t h e s o f t a n d l o n g t e r r a f i n a n c i n g e l e m e n t s a n d
f o r a n y a l t e r n a t i v e f i n a n c i n g a p p r o a c h e s . P l e a s e d o n o t p r o v i d e
r a n g e s a s t h e h i g h e n d o f a n y r a n g e w i l l b e r e c o r d e d a s y o u r r e s p o n s e .
C P / N o t e s F i x e s / L o n g T e r m
i . A v e r a g e T a k e d o w n ( e s t . ) f f
i i . M a n a g e m e n t F e e
( S r . M g r . ' s s h a r e o n l y )
i i i . U n d e r w r i t e r ' s E x p e n s e s *
i v . U n d e r w r i t i n g F e e
v . G r o s s S p r e a d f S S
* P r o v i d e a d e t a i l e d s u p p o r t i n g b r e a k d o w n o f e x p e n s e s i n c l u d i n g
u n d e r w r i t e r ' s c o u n s e l f e e s .
"
"
"
"
Q U E S T I O N S
D i s c u s s t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s a n d i s s u e s w h i c h d i r e c t l y b e a r o n t h e
a p p r o a c h t o a n d p l a n o f f i n a n c i n g :
a . D e s c r i b e y o u r v i e w s o n t h e c r e d i t o f t h i s f i n a n c i n g . D o y o u f e e l t h a t
t h e C o m m i s s i o n ' s o b j e c t i v e o f A l / A + r a t i n g s i s r e a l i s t i c b a s e d o n y o u r
r e v i e w o f t h e S a l e s T a x P r o g r a m ? A s s u m e f o r t h e s e p u r p o s e s t h a t t h e
t a x r e v e n u e e a r m a r k e d f o r l o c a l s t r e e t s a n d r o a d s m a y n o t b e i n c l u d e d
i n t h e p l e d g e . I n y o u r v i e w , w h a t e f f e c t w o u l d t h i s h a v e o n t h e
p r o p o s e d f i n a n c i n g ? W h a t i s y o u r v i e w o f a n a p p r o p r i a t e a d d i t i o n a l
b o n d s t e s t f o r t h i s p r o g r a m ? W h a t s p e c i f i c c r e d i t r a t i n g i s s u e s d o
y o u f o r e s e e a n d h o w w o u l d y o u p r o p o s e t h a t t h e s e b e a d d r e s s e d ? O t h e r
c r e d i t i s s u e s s h o u l d b e h i g h l i g h t e d a n d a n o v e r a l l b o n d r a t i n g
s t r a t e g y s h o u l d b e d i s c u s s e d .
b . D i s c u s s y o u r a p p r o a c h t o t h e s h o r t - t e r m c a s h f l o w f i n a n c i n g p r o g r a m .
I s t h i s a n a p p r o p r i a t e a n d a d v i s a b l e d e b t s t r a t e g y ? W h a t a r e y o u r
v i e w s , r e f l e c t i n g b o t h d e b t p o l i c y a n d c r e d i t m a r k e t c o n s i d e r a t i o n s ?
D i s c u s s y o u r f i r m s v i e w s r e g a r d i n g t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h i s
p r o g r a m a n d t h e l o n g - t e r m f i x e d p r o g r a m .
c . D i s c u s s y o u r p r o p o s e d a p p r o a c h t o t h e s t r u c t u r e o f t h e l o n g - t e r m
f i n a n c i n g p r o g r a m . A g a i n , r e f l e c t b o t h d e b t p o l i c y a n d c r e d i t m a r k e t
c o n s i d e r a t i o n s . W h a t i s y o u r f i r m ' s o u t l o o k o n t h e l o n g t e r m d e b t
m a r k e t s a n d h o w d o e s t h i s p e r s p e c t i v e a f f e c t y o u r t h i n k i n g o n t h e m o s t
a p p r o p r i a t e s t r a t e g y ?
d . D e s c r i b e t h e g e n e r a l c r e d i t s t r u c t u r e w h i c h y o u w o u l d t e n t a t i v e l y
r e c o m m e n d f o r t h i s f i n a n c i n g , i n c l u d i n g k e y c o v e n a n t s , f l o w o f f u n d s
a n d r e l a t e d f a c t o r s a n d b u s i n e s s t e r m s t h a t s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h e
v a r i o u s c o n t r a c t s , a g r e e m e n t s a n d o t h e r d o c u m e n t a t i o n .
f . P r o v i d e a t e n t a t i v e f i n a n c i n g s c h e d u l e i n c l u d i n g k e y a c t i v i t i e s , d a t e s
f o r c o m p l e t i o n a n d a r e a s o f r e s p o n s i b i l i t y s o t h a t f u n d s c a n b e
d e l i v e r e d b y t h e e n d o f 1 9 9 0 .
"
"
"
S E L E C T I O N C R I T E R I A
E v a l u a t i o n C r U M &
P r o p o s a l s s h a l l b e e v a l u a t e d b y t h e C o m m i s s i o n u s i n g t h e f o l l o w i n g
c r i t e r i a :
1 . O v e r a l l e x p e r i e n c e .
2 . F i n a n c i a l s t r e n g t h .
3 . E x p e r i e n c e o f t h e p e r s o n n e l t o b e a s s i g n e d .
4 . A p p r o a c h t o t h e w o r k .
5 . U n d e r s t a n d i n g o f t h e n e e d s o f t h e C o m m i s s i o n
6 . P r i c e .
1 5 p o i n t s
1 0 p o i n t s
2 0 p o i n t s
3 0 p o i n t s
1 5 p o i n t s
1 0 p o i n t s
A w a r d C r i t e r i 4
T w o o r m o r e p r o p o s a l s d e e m e d t o b e f u l l y q u a l i f i e d a n d b e s t s u i t e d
a m o n g t h o s e s u b m i t t i n g p r o p o s a l s m a y b e i d e n t i f i e d b y t h e S e l e c t i o n
C o m m i t t e e o n t h e b a s i s o f t h e e v a l u a t i o n f a c t o r s s t a t e d i n t h e R e q u e s t f o r
P r o p o s a l . I n t e r v i e w s m a y b e c o n d u c t e d w i t h t h e p u r p o s e s s o s e l e c t e d .
A f t e r i n t e r v i e w s h a v e b e e n c o n d u c t e d t h e S e l e c t i o n C o m m i t t e e s h a l l m a k e a
r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C o m m i s s i o n r e g a r d i n g w h i c h p r o p o s e r ( s ) h a s m a d e t h e
b e s t p r o p o s a l a n d s h o u l d b e a w a r d e d t h e S e n i o r M a n a g i n g U n d e r w r i t e r
p o s i t i o n . T h e S e l e c t i o n C o m m i t t e e m a y a l s o r e c o m m e n d t o t h e C o m m i s s i o n
t h a t c e r t a i n f i r m s n o t r e c o m m e n d e d a s S e n i o r M a n a g i n g U n d e r w r i t e r b e
a p p o i n t e d a s C o - M a n a g i n g U n d e r w r i t e r . A l l r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e
S e l e c t i o n C o m m i t t e e a r e s u b j e c t t o t h e a p p r o v a l o f t h e C o m m i s s i o n . T h e
C o m m i s s i o n m a y c a n c e l t h i s R e q u e s t f o r P r o p o s a l o r r e j e c t p r o p o s a l s a t a n y
t i m e p r i o r t o a n a w a r d .