Loading...
HomeMy Public PortalAbout04 April 10, 2024 ExecutiveComments are welcomed by the Committee. If you wish to provide comments to the Committee, please complete and submit a Speaker Card to the Clerk of the Board. EXECUTIVE COMMITTEE SPECIAL MEETING AGENDA TIME: 8:30 a.m. DATE: Wednesday, April 10, 2024 LOCATION: MARCH FIELD CONFERENCE ROOM County of Riverside Administrative Center 4080 Lemon Street, Third Floor, Riverside  COMMITTEE MEMBERS  Lloyd White, City of Beaumont – Chair Karen Spiegel, County of Riverside, District 2 – Vice Chair Raymond Gregory – Second Vice Chair Bob Magee, City of Lake Elsinore – Past Chair Wes Speake, City of Corona Linda Krupa, City of Hemet Brian Berkson, City of Jurupa Valley Lisa Middleton, City of Palm Springs Chuck Washington, County of Riverside, District 3 V. Manuel Perez, County of Riverside, District 4 Yxstian Gutierrez, County of Riverside, District 5  AREAS OF RESPONSIBILITY  Reviews and makes final decisions on personnel issues and office operational matters. RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION EXECUTIVE COMMITTEE SPECIAL MEETING AGENDA 8:30 A.M. Wednesday, April 10, 2024 County of Riverside Administrative Center March Field Conference Room 4080 Lemon Street, Third Floor, Riverside In compliance with the Brown Act and Government Code Section 54957.5, agenda materials distributed 72 hours prior to the meeting, which are public records relating to open session agenda items, will be available for inspection by members of the public prior to the meeting at the Commission office, 4080 Lemon Street, Third Floor, Riverside, CA, and on the Commission’s website, www.rctc.org. In compliance with the Americans with Disabilities Act and Government Code Section 54954.2, if you need special assistance to participate in an Executive Committee meeting, please contact the Clerk of the Board at (951) 787-7141. Notification of at least 48 hours prior to meeting will assist staff in assuring that reasonable arrangements can be made to provide accessibility at the meeting. 1. CALL TO ORDER 2. ROLL CALL 3. PLEDGE OF ALLEGIANCE 4. PUBLIC COMMENTS - Under the Brown Act, the Board should not take action on or discuss matters raised during public comment portion of the agenda which are not listed on the agenda. Board members may refer such matters to staff for factual information or to be placed on the subsequent agenda for consideration. Each individual speaker is limited to speak three (3) continuous minutes or less. 5. ADDITIONS/REVISIONS – The Committee may add an item to the Agenda after making a finding that there is a need to take immediate action on the item and that the item came to the attention of the Committee subsequent to the posting of the agenda. An action adding an item to the agenda requires 2/3 vote of the Committee. If there are less than 2/3 of the Committee members present, adding an item to the agenda requires a unanimous vote. Added items will be placed for discussion at the end of the agenda. 6. APPROVAL OF THE MINUTES – DECEMBER 13, 2023 Page 1 Executive Committee Special Meeting April 10, 2024 Page 2 7. UPDATES TO THE PERSONNEL POLICIES AND PROCEDURES MANUAL Page 3 Overview This item is for the Committee to: 1) Approve the additions to the Personnel Policies and Procedures Manual (PPPM); and 2) Adopt Resolution No. 24-002 “Resolution of the Executive Committee of the Riverside County Transportation Commission Amending its Personnel Rules and Policies for Employees”. 8. FISCAL YEAR 2024/25 ORGANIZATION RECOMMENDATIONS Page 121 Overview This item is for the Committee to: 1) Reclassify the following titles and approve associated changes on the Fiscal Year 2024/25 organization chart and salary range schedule: a. Administrative Services Director/Clerk of the Board on range 57 ($13,153- $17,756 per month) to range 63 ($15,253- $20,592 per month) b. Deputy Director of Financial Administration on range 57 ($13,153- $17,756 per month) to Deputy Director of Administrative Services on range 57 ($13,153- $17,756 per month); c. Accounting Technician on range 25 ($5,968 - $8,057 per month) to a Senior Accountant on range 39 ($8,433 - $11,385 per month); d. Senior Financial Analyst on range 43 ($9,309 - $12,567 per month) to an Accounting Supervisor on range 45 ($9,780 - $13,203 per month); e. Financial Analyst on range 35 ($7,640 - $10,314 per month) to an Accountant on range 35 ($7,640 - $10,314 per month); 2) Approve the addition of the following positions to the Fiscal Year 2024/25 organization chart and associated changes on the FY 2024/25 salary range schedule: a. Financial Budget Manager on range 51($11,342- $15,311 per month); b. Toll Finance Manager on range 51 ($11,342- $15,311 per month); c. Administrative Supervisor/Executive Assistant on range 33 ($7,272-$9,817 per month) 3) Approve a 4 percent merit increase pool for Fiscal Year 2024/25; 4) Apply a 4 percent annual CPI salary range adjustment to Fiscal Year 2024/25 salary ranges; 5) Approve the Fiscal Year 2024/25 organization chart; and 6) Forward the Fiscal Year 2024/25 Salary Ranges schedule to the Commission for final adoption. 9. ADJOURNMENT AGENDA ITEM 6 MINUTES RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION MINUTES EXECUTIVE COMMITTEE MEETING WEDNESDAY, DECEMBER 13, 2023 1.CALL TO ORDER Chair Bob Magee called the meeting of the Executive Committee to order at 9:05 a.m. in the March Field Conference Room, 4080 Lemon Street, 3rd Floor, Riverside, CA 92501. 2.ROLL CALL Members/Alternates Present Members Absent Lisa Middleton Kevin Jeffries Karen Spiegel* Wes Speake Lloyd White Yxstian Gutierrez Bob Magee Linda Krupa Brian Berkson V. Manuel Perez Chuck Washington *Arrived after the meeting was called to order. 3.PLEDGE OF ALLEGIANCE Chair Magee led the pledge of allegiance. 4.PUBLIC COMMENTS There were no requests to speak from the public. 5.ADDITIONS/REVISIONS There were no additions or revisions to the agenda. 6.APPROVAL OF THE MINUTES – NOVEMBER 8, 2023 SPECIAL MEETING M/S/C (Conder/Krupa) to approve the minutes of November 8, 2023, as submitted. At this time, Chair Magee announced the Committee would be going into Closed Session. Commissioner Spiegel arrived and joined the Closed Session. 1 Executive Committee Meeting Minutes December 13, 2023 Page 2 7. CLOSED SESSION CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATORS PURSUANT TO SECTION 54957.6 7A. Agency designated representatives: RCTC Chair and General Counsel Unrepresented employee: Executive Director (incoming) At this time, Chair Magee reconvened Open Session. 8. EXECUTIVE DIRECTOR – EMPLOYMENT CONTRACT This item is for the Committee to discuss and take possible action on the Executive Director (incoming) employment contract. M/S/C (White/Krupa) to approve the incoming Executive Director employment contract. 9. ADJOURNMENT There being no other items to be considered, the Executive Committee meeting adjourned at 9:18 a.m. Respectfully submitted, Lisa Mobley Administrative Services Director/ Clerk of the Board 2 AGENDA ITEM 7 Agenda Item 7 RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION DATE: April 10, 2024 TO: Executive Committee FROM: Pamela Velez Renteria, Human Resources Manager THROUGH: Anne Mayer, Executive Director SUBJECT: Updates to the Personnel Policies and Procedures Manual STAFF RECOMMENDATION: This item is for the Committee to: 1) Approve the additions to the Personnel Policies and Procedures Manual (PPPM); and 2) Adopt Resolution No. 24-002 “Resolution of the Executive Committee of the Riverside County Transportation Commission Amending its Personnel Rules and Policies for Employees”. BACKGROUND INFORMATION: The purpose of the Commission’s PPPM is to provide fair and systematic policies and procedures for the administration of all matters affecting the status and activities of Commission employees. At the time of hire, and with each amendment of the PPPM, employees sign an acknowledgement form, which states that it is their responsibility to read and comply with the policies contained in the PPPM. The PPPM, last amended on November 13, 2019, is periodically reviewed and revised to address policy or legal requirements. It is proposed to add policy language regarding 24-002. The proposed revisions to the PPPM reflects expanded leave benefits for staff and overall are minor policy additions made to conform to legal requirements. The following are major key edits for your consideration: Section § Description of Proposed Language Changes Section 1- 1.4.2 Added language to Equal Employment Opportunity (EEO) Program Section 3- 3.8 Modified language to exempt employee list Section 4- 4.17 Added language for Bone Marrow and Organ Donor Leave Section 4- 4.18 Added language for Civil Air Patrol Leave Section 4- 4.19 Added language for Crime Victims Leave for Judicial Proceedings Section 4- 4.20 Added language for Domestic Violence, Sexual Assault, Stalking, or Crime Leave and Accommodation Section 4- 4.21 Added language for Voting Leave Section 4- 4.22 Added language for School-Related Activities Leave 3 Agenda Item 7 Section 4- 4.23 Added language for Bereavement Leave Section 4- 4.24 Added language for Reproductive Loss Event Section 4- 4.25 Added language for Volunteer Firefighter and Reserve Police Leave Section 4- 4.26 Added language for Alcohol and Drug Rehabilitation Leave Section 5- 5.1 Update language for Sick Leave Section 5- 5.2 Update language for Sick Leave Conversion to Vacation/Cash Out Section 5- 5.5 Update language for Vacation Cash Out Section 5- 5.7 Update language for Jury Duty and Witness Leave Section 11- 11.4.2 Update language for Reporting a Violation to External Agencies Section 11- 11.5 Added language for Complaint Procedure Section 11- 11.6 Added language for Training Attachment 1 is the revised PPPM, which reflects the proposed changes. The new language is redlined. Staff is asking for the Commission’s approval to adopt Resolution No. 24-002 “Resolution of the Executive Committee of the Riverside County Transportation Commission Amending its Personnel Rules and policies for employees”. There is no fiscal impact to the Commission. Attachments: 1) Revised PPPM 2) Resolution No. 24-002 4 PERSONNEL  POLICIES AND  PROCEDURES  MANUAL  Riverside County Transportation Commission  Adopted: November 13, 2019April 10, 2024  Resolution No. 24‐00219‐019  Style Definition: TOC 2 Style Definition: TOC 1 ATTACHMENT 1 5 2  Table of Contents  SECTION 1 –– GENERAL PROVISIONS ................................................................................. 11  §1.1 Purpose .................................................................................................................. 11  §1.2 Prior Policies Repealed ......................................................................................... 11  §1.3 Term of Manual .................................................................................................... 11  §1.4 Equal Employment Opportunity (EEO) Program ................................................. 11  §1.5 Violation of Personnel Policy ............................................................................... 12  §1.6 Department Policies and Procedures .................................................................... 12  §1.7 Distribution of Personnel Policies ........................................................................ 12  §1.8 Definition of Terms............................................................................................... 12  §1.9 Application of this Manual ................................................................................... 16  §1.10 Savings Clause ...................................................................................................... 16  SECTION 2 –– RECRUITMENT, SELECTION, AND PLACEMENT ..................................... 16  §2.1 Classification Plan ................................................................................................ 16  §2.2 Reclassification ..................................................................................................... 17  §2.3 Vacancies .............................................................................................................. 17  §2.4 Personnel Requisitions .......................................................................................... 17  §2.5 Announcements..................................................................................................... 17  §2.6 Qualification of Applicants ................................................................................... 17  §2.7 Submitting Application Packages ......................................................................... 18  §2.8 Incomplete Application Packages .......................................................................... 18  §2.9 Initial Applicant Screening ................................................................................... 18  §2.10 Recruitment and Selection .................................................................................... 18  §2.11 Promotion .............................................................................................................. 22  SECTION 3 –– TERMS OF EMPLOYMENT ............................................................................ 22  §3.1 Orientation ............................................................................................................ 22  §3.2 Probationary Period .............................................................................................. 23  §3.3 Attendance ............................................................................................................ 23  §3.4 Hours of Work ...................................................................................................... 24  §3.5 Unauthorized Absences ........................................................................................ 24  §3.6 Overtime ............................................................................................................... 25  §3.7 Non-Exempt Employees ....................................................................................... 26  §3.8 Exempt Employees ............................................................................................... 26  §3.9 Compensation ....................................................................................................... 27  §3.10 Salary Review ....................................................................................................... 27  §3.11 Performance Evaluations ...................................................................................... 28  §3.12 Service Awards ..................................................................................................... 28  §3.13 Safety .................................................................................................................... 28  §3.14 Keys and Security Codes ...................................................................................... 28  §3.15 Political Activity ................................................................................................... 28  §3.16 Conflict of Interest and Outside Activities/Employment ...................................... 29  §3.17 Nepotism and Other Prohibited Employment ....................................................... 31  §3.18 Demotion............................................................................................................... 31  §3.19 Suspension Without Pay ....................................................................................... 31  §3.20 Rejection of Probationary Employment ................................................................ 32  §3.21 Discharge .............................................................................................................. 32  §3.22 Resignation ........................................................................................................... 32  Formatted: Font: +Body (Calibri), 11 pt 6 3  §3.23 Death of Employee ............................................................................................... 32  §3.24 Dress Code ............................................................................................................ 32  SECTION 4 –– EMPLOYEE BENEFITS .................................................................................... 32  §4.1 Benefit Plan ........................................................................................................... 33  §4.2 Medical ................................................................................................................. 33  §4.3 Short- and Long-Term Disability Insurance ......................................................... 34  §4.4 Life Insurance ....................................................................................................... 35  §4.5 Dental/Vision Program ......................................................................................... 35  §4.6 Retirement Program .............................................................................................. 35  §4.7 401(a) Qualified Plan ............................................................................................ 36  §4.8 457 Deferred Compensation ................................................................................. 36  §4.9 Workers’ Compensation ....................................................................................... 36  §4.10 Unemployment Insurance ..................................................................................... 37  §4.11 Continuation of Benefits Coverage ....................................................................... 37  §4.12 Education Reimbursement .................................................................................... 37  §4.13 Employee Assistance Services .............................................................................. 38  §4.14 Flexible Reimbursement Plan ............................................................................... 39  §4.15 Employee Transportation Assistance .................................................................... 39  §4.16 Non-Revenue Account and Toll Exemption .................................................................. 39  §4.17 Bone Marrow and Organ Donor Leave .......................................................................... 39  §4.18 Civil Air Patrol Leave .................................................................................................... 40 §4.19 Crime Victims Leave for Judicial Proceedings .............................................................. 40 §4.20 Domestic Violence, Sexual Assault, Stalking, or Crime Leave and Accommodation .. 41  §4.21 Voting Leave .................................................................................................................. 42  §4.22 School-Related Activities Leave .................................................................................... 42  §4.23 Bereavement Leave ........................................................................................................ 43  §4.24 Reproductive Loss Event ............................................................................................... 43  §4.25 Volunteer Firefighter and Reserve Police Leave ........................................................... 43 §4.26 Alcohol and Drug Rehabilitation Leave ......................................................................... 44 SECTION 5 –– LEAVE, VACATION AND HOLIDAYS .......................................................... 44  §5.1 Sick Leave ............................................................................................................. 44  §5.1.1 Minimum Paid Sick Leave Policy for Non-Benefited, Temporary Employees ... 46  §5.2 Sick Leave Conversion to Vacation/Cash Out ...................................................... 48  §5.3 Holiday Leave ....................................................................................................... 48  §5.4 Vacation ................................................................................................................ 49  §5.5 Vacation Cash Out ................................................................................................ 50  §5.6 Administrative Leave ............................................................................................ 50  §5.7 Jury Duty and Witness Leave ............................................................................... 50  §5.8 Leave of Absence Without Pay ............................................................................. 51  §5.9 Military Leave ....................................................................................................... 51  §5.10 Accrued Leave Donation Program ........................................................................ 52  SECTION 6 –– PART-TIME AND TEMPORARY EMPLOYEES ........................................... 53  §6.1 Regular Part-time Employees ............................................................................... 53  §6.2 Temporary Employees .......................................................................................... 53  §6.3 Employment of Retired Persons ........................................................................... 54  SECTION 7 –– GRIEVANCE PROCEDURE ............................................................................. 54  §7.1 Policy .................................................................................................................... 54  Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Underline, Font color: Blue, Ligatures: None Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Underline, Font color: Blue, Ligatures: None 7 4  §7.2 Steps in the Grievance Procedure ......................................................................... 54  §8.1 Forms of Discipline............................................................................................... 56  §8.2 Disciplinary Process.............................................................................................. 56  SECTION 9 –– LAYOFF POLICY AND PROCEDURE ........................................................... 59  §9.1 Statement of Intent ................................................................................................ 59  §9.2 Guidelines ............................................................................................................. 59  §9.3 Reporting and Communication Requirements ...................................................... 60  §9.4 Reinstatement ........................................................................................................ 60  SECTION 10 –– REPORTS AND RECORD KEEPING ............................................................ 61  §10.1 Personnel Files ...................................................................................................... 61  §10.2 Change of Status Report ....................................................................................... 61  §10.3 Personnel Action Form ......................................................................................... 61  §10.4 Time Cards ............................................................................................................ 61  §10.5 Records Review and Access ................................................................................. 61  §10.6 Employee Access .................................................................................................. 62  §10.7 Disclosure of Employee Information .................................................................... 62  §10.8 Protection of Confidentiality ................................................................................. 62  SECTION 11 –– HARASSMENT-FREE WORKPLACE POLICY ........................................... 62  §11.1 General Provisions ................................................................................................ 62  §11.2 Harassment-Free Environment ............................................................................. 62  §11.3 Sexual Harassment ................................................................................................ 63  §11.4 Violation Reporting .............................................................................................. 65  §11.5 Complaint Procedure ........................................................................................... 65  §11.6 Training ................................................................................................................. 66  §11.7 Retaliation ............................................................................................................. 66  SECTION 12 –– VIOLENCE IN THE WORKPLACE POLICY ............................................... 66  §12.1 General Provisions ................................................................................................ 66  §12.2 Zero Tolerance ...................................................................................................... 67  §12.3 Acts or Threats of Violence .................................................................................. 67  §12.4 Reporting Procedure ............................................................................................. 68  §12.5 Disciplinary Action ............................................................................................... 68  §12.6 Retaliation ............................................................................................................. 68  §12.7 Training ................................................................................................................. 68  SECTION 13 –– DRUG-FREE WORKPLACE POLICY ........................................................... 69  §13.1 General Provisions ................................................................................................ 69  §13.2 Definitions: For Purposes of this Policy .............................................................. 69  §13.3 Scope ..................................................................................................................... 70  §13.4 Prohibited Conduct ............................................................................................... 70  §13.5 Alcohol/Drug Testing ........................................................................................... 71  §13.6 Disciplinary Action ............................................................................................... 72  §13.7 Drug-Free Awareness Program ............................................................................. 72  §13.8 Use of Legal Drugs ............................................................................................... 72  §13.9 Unregulated or Unauthorized Conduct ................................................................. 73  §13.10 Confidentiality ...................................................................................................... 73  §13.11 Counseling/Employee Assistance ......................................................................... 73  SECTION 14 –– VEHICLE OPERATION POLICY .................................................................. 73  §14.1 Policy .................................................................................................................... 74  8 5  §14.2 Driver's License .................................................................................................... 74  §14.3 Driver's Record ..................................................................................................... 74  §14.4 Prohibition on Use of Phones, Emails, and Text While Driving .......................... 74  §14.5 Vehicle Citation .................................................................................................... 74  §14.6 Policy for Employer-Provided Vehicles ............................................................... 74  §14.6.1 Care and Maintenance of Employer-Provided Vehicle ........................................ 74  §14.6.2 Taxation Requirements of Employer-Provided Vehicle ....................................... 75  §14.6.3 Return of the Employer-Provided Vehicle ........................................................... 75  §14.6.4 Driver's License While Operating an Employer-Provided Vehicle ...................... 75  §14.6.5 Driver's Record While Driving an Employer-Provided Vehicle .......................... 75  §14.6.6 Vehicle Citations While Driving an Employer-Provided Vehicle ........................ 75  SECTION 15 –– EXPENSE REIMBURSEMENT ...................................................................... 76  §15.1  Transportation ....................................................................................................... 76  §15.2 Lodging ................................................................................................................. 78  §15.3 Meals ..................................................................................................................... 78  §15.4 Communications ................................................................................................... 79  §15.5 Incidentals ............................................................................................................. 80  §15.6 Registration Fees ................................................................................................... 80  §15.7  Memberships and Professional Certifications ...................................................... 80  §15.8  Expenditures in Excess of Allowable Expenses ................................................... 80  §15.9  Travel Advance ..................................................................................................... 80  §15.10  Documentation ...................................................................................................... 81  §15.11  Payment to Former Employees ............................................................................. 81  SECTION 16 –– ELECTRONICS COMMUNICATIONS POLICY .......................................... 81  §16.1 General Provisions ................................................................................................ 81  §16.2 Ownership, Authorization and Privacy ................................................................. 82  §16.3 Disclosure ............................................................................................................. 83  §16.4 Prohibited Uses ..................................................................................................... 83  §16.5 Authorized Use of E-mail and Telephone Systems .............................................. 84  §16.6 Guidelines for the Use of E-mail .......................................................................... 84  §16.7 Internet Usage ....................................................................................................... 85  §16.8 Security and Audits ............................................................................................... 86  §16.9 Social Media Use .................................................................................................. 86  §16.10 Public Records Act Requests ................................................................................ 87  SECTION 17 –– EMPLOYEE GIFT AND CONTRIBUTION LIMITATIONS ........................ 87  SECTION 18 –– FAMILY AND MEDICAL LEAVE POLICY ................................................. 88  §18.1 Scope ..................................................................................................................... 88  §18.2  Purpose of Leave ................................................................................................... 88  §18.3 Eligibility .............................................................................................................. 89  §18.4 Special Rules for Pregnancy Disability Leave ...................................................... 89  §18.5 Special Rules Regarding the Employment of Spouses/Parents ............................ 90  §18.6 Calculating the Twelve (12) Month Period .......................................................... 90  §18.7 Employee Notice Requirements ........................................................................... 90  §18.8 RCTC Determination and Notification to Employee ............................................ 91  §18.9 Medical Certification ............................................................................................ 92  §18.10  Minimum Period of Leave .................................................................................... 93  §18.11  Intermittent Leave and Temporary Transfers ....................................................... 94  9 6  §18.12  Continuation of Health and Other Benefits .......................................................... 94  §18.13  Coordination of CFRA and FMLA Leave ............................................................ 95  §18.14  Substitution of Leave ............................................................................................ 95  §18.15  Reinstatement ........................................................................................................ 95  §18.16  Denial of Reinstatement ........................................................................................ 96  §18.17  Benefits Accrual.................................................................................................... 96  §18.18  Additional Information ......................................................................................... 96  §19.1 Eligibility .............................................................................................................. 97  §19.2 Pregnancy Disability Leave .................................................................................. 97  §19.3 Leave Due to Normal Childbirth .......................................................................... 97  §19.4 Leave/Transfer and Other Reasonable Accommodation Requests ....................... 97  §19.5 Intermittent Leave ................................................................................................. 98  §19.6 Temporary Transfers ............................................................................................. 98  §19.7 Certifications ......................................................................................................... 98  §19.8 Recertification ....................................................................................................... 99  §19.9 Fitness for Duty..................................................................................................... 99  §19.10  Pay During Leave ................................................................................................. 99  §19.11  Reinstatement ........................................................................................................ 99  §19.12  Seniority and Benefits ......................................................................................... 100  §19.13  Federal Family and Medical Leave ..................................................................... 101  §19.14  Group Health Insurance ...................................................................................... 101  §19.15  California Family and Medical Leave ................................................................ 101  SECTION 1 –– GENERAL PROVISIONS ................................................................................. 12 §1.1 Purpose .................................................................................................................. 12 §1.2 Prior Policies Repealed ......................................................................................... 12 §1.3 Term of Manual .................................................................................................... 12 §1.4 Equal Employment Opportunity (EEO) Program ................................................. 12 §1.5 Violation of Personnel Policy ............................................................................... 13 §1.6 Department Policies and Procedures .................................................................... 13 §1.7 Distribution of Personnel Policies ........................................................................ 13 §1.8 Definition of Terms............................................................................................... 13 §1.9 Application of this Manual ................................................................................... 17 §1.10 Savings Clause ...................................................................................................... 17 SECTION 2 –– RECRUITMENT, SELECTION, AND PLACEMENT ..................................... 17 §2.1 Classification Plan ................................................................................................ 17 §2.2 Reclassification ..................................................................................................... 18 §2.3 Vacancies .............................................................................................................. 18 §2.4 Personnel Requisitions .......................................................................................... 18 §2.5 Announcements..................................................................................................... 18 §2.6 Qualification of Applicants ................................................................................... 18 §2.7 Submitting Application Packages ......................................................................... 18 §2.8 Incomplete Application Packages ......................................................................... 18 §2.9 Initial Applicant Screening ................................................................................... 19 §2.10 Recruitment and Selection .................................................................................... 19 §2.11 Promotion .............................................................................................................. 22 SECTION 3 –– TERMS OF EMPLOYMENT ............................................................................ 23 §3.1 Orientation ............................................................................................................ 23 Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 10 7  §3.2 Probationary Period .............................................................................................. 24 §3.3 Attendance ............................................................................................................ 24 §3.4 Hours of Work ...................................................................................................... 24 §3.5 Unauthorized Absences ........................................................................................ 25 §3.6 Overtime ............................................................................................................... 26 §3.7 Non-Exempt Employees ....................................................................................... 26 §3.8 Exempt Employees ............................................................................................... 26 §3.9 Compensation ....................................................................................................... 28 §3.10 Salary Review ....................................................................................................... 28 §3.11 Performance Evaluations ...................................................................................... 28 §3.12 Service Awards ..................................................................................................... 29 §3.13 Safety .................................................................................................................... 29 §3.14 Keys and Security Codes ...................................................................................... 29 §3.15 Political Activity ................................................................................................... 29 §3.16 Conflict of Interest and Outside Activities/Employment ...................................... 30 §3.17 Nepotism and Other Prohibited Employment ....................................................... 31 §3.18 Demotion............................................................................................................... 32 §3.19 Suspension Without Pay ....................................................................................... 32 §3.20 Rejection of Probationary Employment ................................................................ 32 §3.21 Discharge .............................................................................................................. 33 §3.22 Resignation ........................................................................................................... 33 §3.23 Death of Employee ............................................................................................... 33 §3.24 Dress Code ............................................................................................................ 33 SECTION 4 –– EMPLOYEE BENEFITS .................................................................................... 33 §4.1 Benefit Plan ........................................................................................................... 33 §4.2 Medical ................................................................................................................. 33 §4.3 Short- and Long-Term Disability Insurance ......................................................... 35 §4.4 Life Insurance ....................................................................................................... 35 §4.5 Dental/Vision Program ......................................................................................... 36 §4.6 Retirement Program .............................................................................................. 36 §4.7 401(a) Qualified Plan ............................................................................................ 37 §4.8 457 Deferred Compensation ................................................................................. 37 §4.9 Workers’ Compensation ....................................................................................... 37 §4.10 Unemployment Insurance ..................................................................................... 37 §4.11 Continuation of Benefits Coverage ....................................................................... 37 §4.12 Education Reimbursement .................................................................................... 38 §4.13 Employee Assistance Services .............................................................................. 39 §4.14 Flexible Reimbursement Plan ............................................................................... 39 §4.15 Employee Transportation Assistance .................................................................... 39 §4.16 Non-Revenue Account and Toll Exemption…………………………………………………………………..40 SECTION 5 –– LEAVE, VACATION AND HOLIDAYS……………………………………………………………………………………40 §5.1 Sick Leave ............................................................................................................. 40 §5.1.1 Minimum Paid Sick Leave Policy for Non-Benefited, Temporary Employees ... 41 §5.2 Sick Leave Conversion to Vacation/Cash Out ...................................................... 43 §5.3 Holiday Leave ....................................................................................................... 43 Formatted ... [1] Formatted ... [2] Formatted ... [3] Formatted ... [4] Formatted ... [5] Formatted ... [6] Formatted ... [7] Formatted ... [8] Formatted ... [9] Formatted ... [10] Formatted ... [11] Formatted ... [12] Formatted ... [13] Formatted ... [14] Formatted ... [15] Formatted ... [16] Formatted ... [17] Formatted ... [18] Formatted ... [19] Formatted ... [20] Formatted ... [21] Formatted ... [22] Formatted ... [23] Formatted ... [24] Formatted ... [25] Formatted ... [26] Formatted ... [27] Formatted ... [28] Formatted ... [29] Formatted ... [30] Formatted ... [31] Formatted ... [32] Formatted ... [33] Formatted ... [34] Formatted ... [35] Formatted ... [36] Formatted ... [37] Formatted ... [38] Formatted ... [39] Formatted ... [40] Formatted ... [41] Formatted ... [42] Formatted ... [43] Formatted ... [44] Formatted ... [45] 11 8  §5.4 Vacation ................................................................................................................ 44 §5.5 Vacation Cash Out ................................................................................................ 45 §5.6 Administrative Leave ............................................................................................ 45 §5.7 Jury Duty Leave .................................................................................................... 45 §5.8 Leave of Absence Without Pay ............................................................................. 45 §5.9 Military Leave ....................................................................................................... 46 §5.10 Accrued Leave Donation Program ........................................................................ 47 SECTION 6 –– PART-TIME AND TEMPORARY EMPLOYEES ........................................... 48 §6.1 Regular Part-time Employees ............................................................................... 48 §6.2 Temporary Employees .......................................................................................... 48 §6.3 Employment of Retired Persons ........................................................................... 48 SECTION 7 –– GRIEVANCE PROCEDURE ............................................................................. 49 §7.1 Policy .................................................................................................................... 49 §7.2 Steps in the Grievance Procedure ......................................................................... 49 SECTION 8 –– EMPLOYEE CONDUCT AND DISCIPLINE POLICY………………………………………………………………50  §8.1 Forms of Discipline............................................................................................... 51 §8.2 Disciplinary Process.............................................................................................. 51 SECTION 9 –– LAYOFF POLICY AND PROCEDURE ........................................................... 54 §9.1 Statement of Intent ................................................................................................ 54 §9.2 Guidelines ............................................................................................................. 54 §9.3 Reporting and Communication Requirements ...................................................... 55 §9.4 Reinstatement ........................................................................................................ 55 SECTION 10 –– REPORTS AND RECORD KEEPING ............................................................ 56 §10.1 Personnel Files ...................................................................................................... 56 §10.2 Change of Status Report ....................................................................................... 56 §10.3 Personnel Action Form ......................................................................................... 56 §10.4 Time Cards ............................................................................................................ 56 §10.5 Records Review and Access ................................................................................. 56 §10.6 Employee Access .................................................................................................. 57 §10.7 Disclosure of Employee Information .................................................................... 57 §10.8 Protection of Confidentiality ................................................................................. 57 SECTION 11 –– HARASSMENT-FREE WORKPLACE POLICY ........................................... 57 §11.1 General Provisions ................................................................................................ 57 §11.2 Harassment-Free Environment ............................................................................. 57 §11.3 Sexual Harassment ................................................................................................ 58 §11.4 Violation Reporting .............................................................................................. 59 §11.5 Retaliation ............................................................................................................. 60 SECTION 12 –– VIOLENCE IN THE WORKPLACE POLICY ............................................... 60 §12.1 General Provisions ................................................................................................ 61 §12.2 Zero Tolerance ...................................................................................................... 61 §12.3 Acts or Threats of Violence .................................................................................. 61 §12.4 Reporting Procedure ............................................................................................. 62 §12.5 Disciplinary Action ............................................................................................... 62 §12.6 Retaliation ............................................................................................................. 62 §12.7 Training ................................................................................................................. 63 SECTION 13 –– DRUG-FREE WORKPLACE POLICY ........................................................... 63 §13.1 General Provisions ................................................................................................ 63 Formatted ... [46] Formatted ... [47] Formatted ... [48] Formatted ... [49] Formatted ... [50] Formatted ... [51] Formatted ... [52] Formatted ... [53] Formatted ... [54] Formatted ... [55] Formatted ... [56] Formatted ... [57] Formatted ... [58] Formatted ... [59] Formatted ... [60] Formatted ... [61] Formatted ... [62] Formatted ... [63] Formatted ... [64] Formatted ... [65] Formatted ... [66] Formatted ... [67] Formatted ... [68] Formatted ... [69] Formatted ... [70] Formatted ... [71] Formatted ... [72] Formatted ... [73] Formatted ... [74] Formatted ... [75] Formatted ... [76] Formatted ... [77] Formatted ... [78] Formatted ... [79] Formatted ... [80] Formatted ... [81] Formatted ... [82] Formatted ... [83] Formatted ... [84] Formatted ... [85] Formatted ... [86] Formatted ... [87] Formatted ... [88] Formatted ... [89] Formatted ... [90] Formatted ... [91] 12 9  §13.2 Definitions: For Purposes of this Policy .............................................................. 63 §13.3 Scope ..................................................................................................................... 64 §13.4 Prohibited Conduct ............................................................................................... 64 §13.5 Alcohol/Drug Testing ........................................................................................... 65 §13.6 Disciplinary Action ............................................................................................... 66 §13.7 Drug-Free Awareness Program ............................................................................. 66 §13.8 Use of Legal Drugs ............................................................................................... 67 §13.9 Unregulated or Unauthorized Conduct ................................................................. 67 §13.10 Confidentiality ...................................................................................................... 67 §13.11 Counseling/Employee Assistance ......................................................................... 67 SECTION 14 –– VEHICLE OPERATION POLICY .................................................................. 68 §14.1 Policy .................................................................................................................... 68 §14.2 Driver's License .................................................................................................... 68 §14.3 Driver's Record ..................................................................................................... 68 §14.4 Prohibition on Use of Phones, Emails, and Text While Driving .......................... 68 §14.5 Vehicle Citation .................................................................................................... 68 §14.6 Policy for Employer-Provided Vehicles ............................................................... 68 §14.6.1 Care and Maintenance of Employer-Provided Vehicle ........................................ 68 §14.6.2 Taxation Requirements of Employer-Provided Vehicle ....................................... 69 §14.6.3 Return of the Employer-Provided Vehicle ........................................................... 69 §14.6.4 Driver's License While Operating an Employer-Provided Vehicle ...................... 69 §14.6.5 Driver's Record While Driving an Employer-Provided Vehicle .......................... 69 §14.6.6 Vehicle Citations While Driving an Employer-Provided Vehicle ........................ 70 SECTION 15 –– EXPENSE REIMBURSEMENT ...................................................................... 70 §15.1 Transportation ....................................................................................................... 70 §15.2 Lodging ................................................................................................................. 72 §15.3 Meals ..................................................................................................................... 73 §15.4 Communications ................................................................................................... 73 §15.5 Incidentals ............................................................................................................. 74 §15.6 Registration Fees ................................................................................................... 74 §15.7 Memberships and Professional Certifications ...................................................... 74 §15.8 Expenditures in Excess of Allowable Expenses ................................................... 74 §15.9 Travel Advance ..................................................................................................... 74 §15.10 Documentation ...................................................................................................... 75 §15.11 Payment to Former Employees ............................................................................. 75 SECTION 16 –– ELECTRONICS COMMUNICATIONS POLICY .......................................... 75 §16.1 General Provisions ................................................................................................ 76 §16.2 Ownership, Authorization and Privacy ................................................................. 76 §16.3 Disclosure ............................................................................................................. 77 §16.4 Prohibited Uses ..................................................................................................... 77 §16.5 Authorized Use of E-mail and Telephone Systems .............................................. 78 §16.6 Guidelines for the Use of E-mail .......................................................................... 79 §16.7 Internet Usage ....................................................................................................... 79 §16.8 Security and Audits ............................................................................................... 80 §16.9 Social Media Use .................................................................................................. 80 §16.10 Public Records Act Requests ................................................................................ 81 SECTION 17 –– EMPLOYEE GIFT AND CONTRIBUTION LIMITATIONS ........................ 81 Formatted ... [92] Formatted ... [93] Formatted ... [94] Formatted ... [95] Formatted ... [96] Formatted ... [97] Formatted ... [98] Formatted ... [99] Formatted ... [100] Formatted ... [101] Formatted ... [102] Formatted ... [103] Formatted ... [104] Formatted ... [105] Formatted ... [106] Formatted ... [107] Formatted ... [108] Formatted ... [109] Formatted ... [110] Formatted ... [111] Formatted ... [112] Formatted ... [113] Formatted ... [114] Formatted ... [115] Formatted ... [116] Formatted ... [117] Formatted ... [118] Formatted ... [119] Formatted ... [120] Formatted ... [121] Formatted ... [122] Formatted ... [123] Formatted ... [124] Formatted ... [125] Formatted ... [126] Formatted ... [127] Formatted ... [128] Formatted ... [129] Formatted ... [130] Formatted ... [131] Formatted ... [132] Formatted ... [133] Formatted ... [134] Formatted ... [135] Formatted ... [136] Formatted ... [137] Formatted ... [138] 13 10  SECTION 18 –– FAMILY AND MEDICAL LEAVE POLICY ................................................. 82 §18.1 Scope ..................................................................................................................... 82 §18.2 Purpose of Leave ................................................................................................... 82 §18.3 Eligibility .............................................................................................................. 83 §18.4 Special Rules for Pregnancy Disability Leave ...................................................... 83 §18.5 Special Rules Regarding the Employment of Spouses/Parents ............................ 84 §18.6 Calculating the Twelve (12) Month Period .......................................................... 84 §18.7 Employee Notice Requirements ........................................................................... 84 §18.8 RCTC Determination and Notification to Employee ............................................ 85 §18.9 Medical Certification ............................................................................................ 86 §18.10 Minimum Period of Leave .................................................................................... 87 §18.11 Intermittent Leave and Temporary Transfers ....................................................... 88 §18.12 Continuation of Health and Other Benefits .......................................................... 88 §18.13 Coordination of CFRA and FMLA Leave ............................................................ 89 §18.14 Substitution of Leave ............................................................................................ 89 §18.15 Reinstatement ........................................................................................................ 89 §18.16 Denial of Reinstatement ........................................................................................ 90 §18.17 Benefits Accrual.................................................................................................... 90 §18.18 Additional Information ......................................................................................... 90 §19.1 Eligibility .............................................................................................................. 91 §19.2 Pregnancy Disability Leave .................................................................................. 91 §19.3 Leave Due to Normal Childbirth .......................................................................... 91 §19.4 Leave/Transfer and Other Reasonable Accommodation Requests ....................... 91 §19.5 Intermittent Leave ................................................................................................. 92 §19.6 Temporary Transfers ............................................................................................. 92 §19.7 Certifications ......................................................................................................... 92 §19.8 Recertification ....................................................................................................... 93 §19.9 Fitness for Duty..................................................................................................... 93 §19.10 Pay During Leave ................................................................................................. 93 §19.11 Reinstatement ........................................................................................................ 93 §19.12 Seniority and Benefits ........................................................................................... 94 §19.13 Federal Family and Medical Leave ....................................................................... 95 §19.14 Group Health Insurance ........................................................................................ 95 §19.15 California Family and Medical Leave .................................................................. 95 §SECTION 20–– ELECTIONS AND CAMPAIGNS POLICY ............................................... 96 §20.1               Purpose……………………………………………………………………………………………………………………….96  §20.2                 Political Activities During RCTC Work Hours…………………………………………………………………96  §20.3                 Prohibition on Use of Public Resources for Campaign  Activity…………………………………….97  §20.4                 Making Promises for Political Favors……………………………………………………………………………98  §20.5                 Soliciting Contributions or Political Support…………………………………………………………………98  §20.6                 Providing Information on a Ballot Measure………………………………………………………………….99  §20.7                 Lobbying Permissible……………………………………………………………………………………………………99          Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted: Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Formatted ... [139] Formatted ... [140] Formatted ... [141] Formatted ... [142] Formatted ... [143] Formatted ... [144] Formatted ... [145] Formatted ... [146] Formatted ... [147] Formatted ... [148] Formatted ... [149] Formatted ... [150] Formatted ... [151] Formatted ... [152] Formatted ... [153] Formatted ... [154] Formatted ... [155] Formatted ... [156] Formatted ... [157] Formatted ... [158] Formatted ... [159] Formatted: Font: (Default) +Body (Calibri), 11 pt 14 11    SECTION 1 –– GENERAL PROVISIONS     §1.1 Purpose     The purpose of this Personnel Policies and Procedures Manual (Manual) is to provide guidance in the  application of a fair personnel management policy that promotes the efficient and economical delivery of  Riverside County Transportation Commission (RCTC) services.    §1.2 Prior Policies Repealed    In the event that the terms and provisions of this Manual are inconsistent or in conflict with the terms  and provisions of any prior RCTC personnel policy and procedures, resolutions, rules, and regulations  governing the same subject, the terms of this Manual shall prevail and such inconsistent or conflicting  provisions or prior resolutions, rules, and regulations are hereby repealed effective on the date of  adoption of this Manual.     §1.3 Term of Manual    This Manual takes effect when adopted by RCTC.  The  Manual shall remain in effect unless repealed, in  whole or part, by RCTC.  Notwithstanding the foregoing, the RCTC’s Executive Committee may, in its sole  discretion, add to, delete, or otherwise modify the policies and procedures of this Manual.    §1.4 Equal Employment Opportunity (EEO) Program    §1.4.1   Purpose    The purpose of this policy is to establish an equal employment opportunity (EEO) program for all  applicants and employees of RCTC.    §1.4.2   Policy Defined    It is the policy of RCTC to provide EEO to all applicants and employees.  RCTC does not unlawfully  discriminate on the basis of race and associated traits (including hair textures and hair styles),  color, religion, religious creed (including religious dress and religious grooming practices), sex  (including pregnancy, childbirth, breastfeeding, or related medical conditions), gender ( including  gender or transgender identity and gender or transgender expression, and because an individual  has transitioned or is transitioning), national origin, ancestry, citizenship, age (40 and over),  physical or mental disability, legally protected medical condition or information, reproductive  health decision making, protected medical leaves, family care status, military, veteran, reserve or  national guard status, service, or obligation, marital status, domestic partner status, sexual  orientation, genetic characteristics, status as a victim of domestic violence, sexual assault,  stalking, or crime, enrollment in a public assistance program, requesting a reasonable  accommodation on the basis of disability or bona fide religious belief or practice, or any other  basis protected by local, state or federal laws, or any other basis protected by state or federal  laws.      §1.4.2.1 Policy Application  15 12    RCTC’s EEO policy applies to all areas of employment including recruitment, selection,  promotion, termination, transfer, layoff, compensation, benefits, training, performance  evaluations, and other personnel actions, procedures and examinations.    §1.4.2.2 Responsibility Assignments    It is the responsibility of every manager and employee to conscientiously follow the EEO  policy.      §1.4.3   Applicants and Employees with Disabilities    §1.4.3.1 Non‐Discrimination    It is the policy of RCTC not to discriminate on the basis of disability for employment.  It is  the intent of RCTC to provide qualified disabled employees with a bias free work  environment.   RCTC will provide reasonable accommodation in compliance with the  Americans with Disabilities Act (ADA) and the Fair Employment and Housing Act (FEHA).   Reasonable effort will be made to provide an accessible work environment.    §1.4.3.2 Interactive Process    RCTC will engage in the interactive process, as defined by the ADA and FEHA, to determine  whether a qualified disabled applicant or employee is able to perform their essential  functions.  If the employee or applicant cannot perform the essential functions of their  position, RCTC will examine possible reasonable accommodations that will make it  possible for the employee or applicant to perform.  Such interactive process will include  a meeting with the employee or applicant and RCTC.    §1.5 Violation of Personnel Policy    Violation of the provisions of this Manual by an employee may subject the employee to disciplinary action,  up to and including discharge from employment.    §1.6 Department Policies and Procedures    Department managers may issue such policies and procedures as deemed necessary for the efficient and  orderly administration of the department.  However, no such policies or procedures shall conflict with or  supersede the policies and procedures in this Manual.     §1.7 Distribution of Personnel Policies    Copies of this Manual shall be distributed to each employee and will be made available electronically.     §1.8 Definition of Terms    Terms used in this Manual are defined as follows:    16 13  Acting Appointment – An appointment of a person on an interim basis pending later appointment of an  eligible person.    Allocate – The assignment of a single position to its proper job classification in the Employee Classification  Plan.     Applicant – Any person submitting a formal completed application for employment with RCTC.    Authorized Position – A specific work position within a job classification which is or may be held by an  employee.    Chair – A member of RCTC elected on a yearly basis to preside at all meetings of RCTC and perform such  other powers and duties as may be from time to time assigned to him/her by RCTC.    Class – All positions substantially similar with respect to duties, responsibilities, authority, and character  of work to permit grouping under a common title in the application with equity of common standards of  selection, transfer, and salary.    Compensation – Salary, wages, fees, benefits, allowances, or other monies paid to or on behalf of an  employee for personal services.    Continuous Service – Employment that is uninterrupted except by authorized absences.    Contract Employee – An individual employed by RCTC pursuant to the terms of an individual employment  contract that sets forth terms and conditions of employment.  The rules shall apply to contract employees  to the extent they do not conflict with the contract.    Days – Defined as working days.    Demotion – The movement of an employee from one class to another class having a lower maximum base  rate of pay.    Dependent – The spouse or other dependent of an employee who is eligible to receive benefits under a  specific benefit program offered by RCTC and who is specifically defined as a tax dependent under Section  105(b) of the Internal Revenue Code.  Dependent shall also mean, as to health benefits offered by RCTC,  any child (as defined in Section 152(f)(1) of the Internal Revenue Code) of an employee until the child  turns 26 years of age.    Disciplinary Action – A personnel action in the form of a discharge, demotion, reduction in pay, suspension  without pay, oral reprimand, and written reprimand of a regular employee.    Discharge – Involuntary termination of regular employment with the RCTC.    Employee – A person who is occupying a position at RCTC.  The various types of RCTC employees may  include regular, temporary, contract, and probationary.  Some types of employees may also be labeled as  full‐time or part‐time and differentiated as exempt or non‐exempt employees.    Employee Classification Plan – Classes of positions defined by class specifications as approved by the  17 14  Executive Committee including titles that group all positions with similar minimum qualifications, duties,  responsibilities, authority, character of work, and schedules of compensation within the same class  (Section 2.1).    Executive Committee – Policymaking committee comprised of a subset of RCTC Commissioners.    Executive Director – The position selected by RCTC to serve as the Chief Executive Officer of RCTC.    Exempt Employee – An employee who is not eligible for overtime pay.  A list of current exempt positions  is contained in Section 3.8 of this Manual.  Additional positions may be created.    First‐Line Supervisor – The most immediate person to whom an employee reports for work assignments  and direction.    Fiscal Year – The fiscal year for RCTC begins on July 1 and ends on June 30 of the next year.    Full‐Time Employee – An employee of RCTC who usually works forty (40) hours per week.    Grievance – Good faith complaint of an employee or a group of employees or a dispute between RCTC  and said employee or group of employees involving the interpretation, application, or enforcement of this  Manual; provided, however, any of the following complaints are not grievable:   the content of a  performance evaluation, the denial of a merit pay increase, employee classification, disciplinary action,  rejection from probation, and termination of a contract, or temporary, employee.    Grievance Procedure – The systematic means by which an employee may obtain consideration of a  grievance.    Immediate Family Member – An employee's father, mother, spouse, registered domestic partner, child,  brother, sister, grandparent, grandchild, parent‐in‐law, brother‐in‐law, sister‐in‐law, foster child, ward of  court, or stepchild.    Job Classification – Another name for “Class”, which is all positions substantially similar with respect to  duties, responsibilities, authority, and character of work, to permit grouping under a common title in the  application with equity of common standards of selection, transfer, and salary.    Layoff – The separation of a regular employee from RCTC that has been made necessary by lack of work,  or funds, and other reasons.     Leave of Absence – An authorized absence from duty for a specified period.    Manager responsible for Human Resources – The employee of RCTC designated by the Executive Director  to oversee the Human Resources Department.    Merit Salary Increase – A salary increase within the limits of a pay range established for a class.    Non‐exempt Employee – An employee who is eligible for overtime pay.   Any  employee who is not  designated as being exempt in Section 3.8 of this Manual is considered to be non‐exempt.    18 15  Part‐time Employee – An employee of RCTC who usually works less than forty (40) hours per week, but  more than twenty (20) hours per week.    Performance Evaluation – A review and evaluation of an employee's performance and capabilities in the  employee's authorized position by the employee's First‐Line Supervisor or other manager.    Position – A group of current duties and responsibilities assigned or delegated by competent authority  and requiring the full or part‐time services of one (1) employee.    Probationary Employee – An employee who is serving a probationary period either as a newly hired  employee or as a new promotion.    Probationary Period – The first 2,080 hours or such duly extended period of employment, during which  an employee may be rejected without cause and without recourse to the grievance procedure or any  other appeal right.  Contract and temporary employees do not serve a probationary period and may be  terminated at any time without cause and without recourse to the grievance procedure or any other  appeal right.      Promotion – The movement of an employee from one class to another class having a higher maximum  base rate of pay through a competitive process.    Reclassification – The movement of a position from one class to another class in accordance with a re‐ evaluation of the minimum qualifications, duties, and responsibilities of the position.    Reduction in Pay – A temporary or permanent decrease in salary.    Regular Employee – An employee who has successfully completed the probationary period.     Reinstatement – The restoration without examination of a former regular employee to a classification in  which the employee formerly served as a regular employee.    Rejected – Involuntary termination of probationary employment with the RCTC, or in the case of a regular  employee serving a promotional probationary period, demotion to former position.    Relative – A spouse, registered domestic partner, child, step‐child, parent, step‐parent, parent‐in‐law,  legal guardian, brother, sister, brother‐in‐law, sister‐in‐law, step‐sister, step‐brother, aunt, uncle, niece,  nephew, grandchild, or grandparent, regardless of their places of residence; and any other individual living  within the same household as the subject person.     Resignation – Voluntary termination of employment by an employee.    Retired Annuitant – A retired employee currently receiving benefits from CalPERS working for RCTC as a  temporary employee without reinstatement and with certain restrictions as provided by the Public  Employees’ Retirement Law (PERL).        Salary Range – Categories which determine the minimum and maximum salary payable for each job  classification.    19 16  Sick Leave – A paid absence from duty by an employee due to any of the reasons set forth in Section 5.1  of this Manual.    Second‐Line Supervisor – A person who has responsibility for the direction of the work of a specific  employee in the absence of the First‐Line Supervisor.    Suspension With Pay – A temporary separation of an employee, either fully or partially from assigned  duties, with pay and benefits, pending investigation of alleged employee misconduct, pending imposition  of discipline, or for other reasons.    Suspension Without Pay – A temporary separation of an employee from service, without pay, for a  disciplinary purpose.    Temporary Employee – An employee, including, but not limited to, interns, hired for a specified purpose  for a limited period of time.  Such employees may be discharged without cause and without recourse to  the grievance procedure or any other appeal right.    Termination – The conclusion or cessation of employment with RCTC because of retirement, resignation,  discharge, rejection, or death.    Transfer – The movement of an employee within a department or between departments from one  position to another position in the same class or another class having the same maximum rate of pay,  involving the performance of similar duties, and requiring substantially the same basic qualification.    Underfilled Position – A unfilled, authorized position that is used to fill a business need at a lower  classification and pay grade.    Upgrade – The movement of an employee from one class to another class having a higher maximum base  rate of pay without having to go through a competitive process.  Based upon Executive Director discretion.    Vacancy – An unfilled, authorized position in RCTC employment.    §1.9 Application of this Manual     Unless provided otherwise herein, this Manual shall apply to all positions and employments in the service  of RCTC.     §1.10 Savings Clause    If any provision or the application of any provision of this Manual, as implemented, is rendered or declared  invalid by any final court action in a court of competent jurisdiction, or by reason of any preemptive  legislation, the remaining provisions of this Manual shall remain in full force and effect.    SECTION 2 –– RECRUITMENT, SELECTION, AND PLACEMENT    §2.1 Classification Plan    The Manager responsible for Human Resources, under the direction of the Executive Director, shall  20 17  ascertain and record the duties and responsibilities of all positions in the RCTC.  The Manager responsible  for Human Resources shall be responsible for preparing and maintaining an employee classification plan  for RCTC.   The Executive Director shall recommend a classification plan for such positions.   The  classification plan shall consist of classes of positions defined by class specification, including the title.  The  classification plan shall be so developed and maintained that all positions substantially similar with respect  to duties, responsibilities, authority, and character of work are included within the same class, and that  the same schedules of compensation may be made to apply under similar working conditions to all  positions in the same class.    The classification plan shall be adopted by the Executive Committee and may be amended from time to  time.  A newly created position shall not be filled until approved by the Executive Committee.    §2.2 Reclassification    The Executive Director can reassign position classifications, when circumstances require changes in  responsibilities.    §2.3 Vacancies    When a vacancy occurs in an authorized position, the First‐Line Supervisor will submit a request to fill the  vacancy to the Human Resources Department.  The immediateFirst‐Line sSupervisor may recommend to  fill the vacancy through internal or external recruitment.   The  Executive Director shall determine the  process for selection or, in the alternative, determine that it is in RCTC’s best interest to leave the position  vacant, or that the position warrants a down grade in the job classification or pay grade.  This section shall  not be construed to limit in any way the Executive Director’s right to hire the most qualified person  available to fill any vacancy.    §2.4 Personnel Requisitions    All requests for personnel shall be submitted to the Human Resources Department and must be approved  by the Executive Director or designee.      §2.5 Announcements    The Human Resources Department shall publish announcements which shall state the position title, rate  of pay, desired qualifications, when and where to file applications, and other pertinent information.   Employment standards stated in the announcement shall be those established for the class.    Announcements shall be considered published when they are posted on the RCTC Internet website.  The  Human Resources Department may publish additional notices in other locations.     §2.6 Qualification of Applicants    Person employed in or appointed to any position requiring full‐time or part‐time service must possess  minimum qualifications.        21 18  §2.7 Submitting Application Packages    Signed original and complete application packages must be received by RCTC on the final filing date unless  advertised as open until filled.     §2.8 Incomplete Application Packages    Incomplete application packages may be returned to the applicant with notice to amend at the discretion  of RCTC.  Incomplete application packages, like all other application packages, received after the filing  period will not be given consideration for RCTC employment.    §2.9 Initial Applicant Screening    The First‐Line Supervisor seeking to hire a new employee may disqualify an applicant or refuse to refer  any person for employment for, but not limited to, the following reasons:    A. The applicant does not possess the minimum qualifications established for the position;    B. The applicant has been dismissed for good cause from previous employment;     C. The applicant has practiced or attempted to practice any deception, fraud, or        omission of material fact in the application or interview, or in securing eligibility for      employment.    The Executive Director and/or the appropriate Director shall have final approval as it pertains to  qualification of applicants.    §2.10 Recruitment and Selection    Offers of employment shall be extended to selected candidates by the Manager responsible for Human  Resources at the direction and approval of the Executive Director or designee.  Employment offers for all  positions shall be made in writing and shall include starting rate of pay.   All  employment offers are  contingent upon the fulfillment of any contingencies mentioned in the written offer of employment.    The Executive Director has the authority to negotiate a higher accrual rate of vacation and sick leave for  new employees when, in the judgment of the Executive Director, the education, training, and experience  of a proposed employee are superior and justify a higher rate.  These changes must be documented in  writing to the Human Resources Department and the Payroll Department prior to the first day of work for  the new hire.    §2.10.1  Relocation Reimbursement    It is the intent of the Riverside County Transportation Commission (RCTC) to fill job openings in  the most economical way possible. Payment of relocation expenses will only be authorized, when  there is a lack of qualified candidates in the local labor market to fill what typically would be  management (executive or program/project) or a critical hire position. The underlying philosophy  of this relocation expense policy is that claims and payments should cover necessary, reasonable  and actual expenditures and be fair and equitable to employees and RCTC.  22 19    As delegated by the Executive Committee, this policy for payment of relocation expenses is  administered by the Executive Director and is dependent upon funds available during the fiscal  year. Any offers to pay relocation expenses require prior written approval by the Executive  Director or designee.    The purpose of the Relocation Expense Reimbursement Policy and Guidelines is to provide a  means for compensating eligible employees for pre‐authorized and reasonable relocation  expenses. This document states RCTC policy, guidelines, and procedures for payment.    A.  Eligibility for Relocation Expense Payment  Payment for relocation expenses may be authorized for a new employee in a  management and/or critical hire position who resides outside of the Riverside  County area. Relocation expenses will only be authorized for new hires who live  in excess of 250 miles from Riverside County at time of initial employment offer.   Each situation will be reviewed on an individual basis, taking into consideration  the reasonableness of the proposed request. No request will automatically  qualify for reimbursement.         1.  Voluntary Resignation        Authorized relocation expenses must be repaid to RCTC if the employee    voluntarily resigns from employment as specified below:  a)  Within twelve (12) months of hire date: 75% of paid relocation  expenses  b) Between twelve (12) and eighteen (18) months of hire date: 50%  of paid relocation expenses  c) Between eighteen (18) and twenty‐four (24) months of hire date:  25% of paid relocation expenses  d) No repayment is required after twenty‐four (24) months of  employment          2. Involuntary Termination        For involuntary termination of employment for reasons other than  reduction in force or organizational change, a repayment of relocation  expenses is to be paid as follows:  a) Within twelve (12) months of hire date: 100% of paid relocation  expenses  b) Between twelve (12) and twenty‐four (24) months of hire date:  50% of paid relocation expenses    B.  Eligible Relocation Expenses        Relocation expenses paid to a new employee for the employee's benefit, are considered   compensation, and will be added to the employee's W‐2 statement at the end of the    calendar year. Federal and state laws require taxation on certain reimbursed relocation    expenses. When authorized by RCTC, an eligible employee can be granted compensation  23 20   for relocation expenses as shown below. RCTC will provide an advance payment to the    employee, when authorized, within the total amount allocated for relocation for one or    more of the following expenses:      1.  Moving Expenses       a)  Household Goods and Personal Property. The cost of packing, loading,          transporting, unloading, and unpacking household goods and personal          property.  b)  Passenger Vehicles. The cost of shipping and insuring in‐transit  passenger vehicles by a moving company car carrier service.  c)  Insurance. The cost of moving protection insurance for the actual value  of household goods and personal property.  d)  Appliance Service. The cost of disconnecting and re‐installation of  appliances at origin and destination for washers, dryers, refrigerators,  freezers, stoves, etc.   Any  additional charges for storage‐in‐transit at  point of origin, extra pick‐up and deliveries, entry into pallets, and  storage charges must be paid by the employee directly to the moving  company.      2.  Transportation Expenses       Actual  transportation expenses for the employee and the employee's immediate       family, from the prior residence to the workplace.  Transportation will be by the        most  direct route, using:       a)  Air Coach (economy rate)  b)  Automobile. If the employee drives, in lieu of shipping automobile,  payment will be at the most current IRS rate per mile.       c)  First Class Rail Fare and roomette during overnight travel, whichever is         more economical.       d)  Tolls and parking costs.      3.  Temporary Housing Expenses       RCTC  will pay for temporary housing expenses associated with establishing a new      permanent  residence for the purpose of:       a)  Selling the original residence       b)  Packing and shipping household items  Temporary housing costs are authorized for a period of up to 60 days. The  Executive Director can approve extensions in writing when deemed necessary.  Authorization for temporary living and commuting expenses will terminate once  the employee moves into his/hertheir new residence.    C.  Non‐Eligible Expenses     Compensation will not be authorized for the expenses listed below:     1.  Moving Expenses       a)  Extra costs of Saturday, Sunday, holiday service, or waiting time.  b)  Costs in excess of the costs required to move to or from a location other  than the established former residence at the time of hire. An employee  may relocate to or from a place other than the established former  residence but the cost may not exceed the amount which would be  Formatted: Indent: Left: 1.5", Hanging: 0.5" 24 21  required to relocate from the established former residence.    D.  Claims Against Moving Company  The employee shall be responsible for selecting and contracting with a qualified and  reputable moving company.  All claims against the moving company for lost or damaged  goods should be negotiated directly between the employee and the moving company, or  the insurance company.      E.  Maximum Reimbursement Allowable  The maximum amount of compensation for relocation shall be determined on an  individual basis by the Human Resources designee and approved by the Executive  Director or designee.  In no event will the reimbursement provided under this policy  exceed $20,000 unless a specific written approval is provided by the Executive Director  under Section F, below.    F.  Approvals     All relocation agreements and expense payments within the limits specified in this      document require advance written authorization by the Executive Director or designee.      Human Resources will obtain approval of expenses and prepare the Relocation Expense      Reimbursement Authorization Form that includes the name of the individual, job      classification, starting salary, maximum negotiated allowance, and a statement that the      cost to be incurred will come from the hiring department’s approved budget.        All exceptions to the limits and items stated in this document require advance written      approval of the Executive Director including:     1.  Relocation expense reimbursement which exceeds the maximum allowable        amount.     2.  Any other items as stated in this policy.    G.  Responsibility for Relocation Expenses  All relocation expenses will be charged to the hiring department utilizing the proper  project code as assigned by the Finance Department.    H.  Procedure for Reimbursement  RCTC will reimburse a new employee’s reasonable relocation expenses, based on the  employee providing receipts and supporting documentation.  An itemized explanation  along with relocation expense receipts must clearly describe the relocation expense and  be submitted to Human Resources no later than sixty (60) days from the first day of  employment.       Human Resources will review all documentation for clarity, approve the reimbursement      of eligible expenses, and forward to the Finance department for processing with the next     appropriate check run.       The employee is advised to consult with his/hertheir accountant or tax professional to      determine which expenses might be tax‐deductible.  However, the entire amount      reimbursed to the employee from RCTC will be included on the W‐2, as required by the      Internal Revenue Service.  25 22    I.  Relocation Expense Reimbursement Authorization Form     Those for whom relocation expenses are provided must sign the Relocation Expense      Reimbursement Authorization Form no later than the first day of employment with RCTC.      Any questions about reimbursement of relocation expenses or any aspect of this policy  and guidelines should be directed to Human Resources.    §2.11 Promotion    It is the policy of RCTC to fill authorized position vacancies with the most qualified individual available and  to provide promotional opportunities for qualified employees.  Employees interested in promotion to a  position vacancy for which they are qualified shall submit an employment application per the recruitment  process.   New employees, who have not completed the initial probationary period for their current  position, shall start a new probationary period for any new position.  After the successful completion of  the probationary period in the new position, the employee shall be classified as a regular employee.    Employees promoted to a new position shall be placed at a location within the salary range in which the  position is classified that represents a ten (10) percent increase in the employee's current salary.  An  employee promoted to a new position having a minimum salary range higher than a ten (10) percent  increase over the employee's current salary shall be placed at the minimum level of the new salary range.   The Executive Director has the discretion to authorize salary levels within the salary range based on the  most recent compensation study.    Promotional offers shall be extended to selected candidates (upon approval of the Executive Director or  designee) by the Manager responsible for Human Resources.  Employment offers for all promotional  positions shall be made in accordance with Section 2.110 of this Manual.    Employees serving in an acting appointment shall not acquire probationary or regular status or rights, and  time spent in an "acting" position shall not contribute to the probationary period if the employee is  subsequently appointed to the position.  Employees who are appointed to an acting position will receive  a temporary five (5) percent increase in their salary that will continue for the duration of their acting  position.      SECTION 3 –– TERMS OF EMPLOYMENT    §3.1 Orientation    New employees shall be provided an orientation by their First‐Line Supervisor and the Human Resources  Department.  The  orientation will address issues such as hours of work, rest periods, salary, benefits,  probationary period, performance evaluation, position description, attendance, sexual harassment policy,  alcohol /drug abuse in the workplace policy, violence in the workplace, electronic communication, sick  leave, vacation, overtime, and other personnel issues.  The employee's First‐Line Supervisor will provide  the employee with a thorough orientation including, but not limited to, the following:    A. Outline current and long range departmental objectives;    B. Review the organization of the department and the names of key department personnel;  26 23    C. Review department procedures;      D. Explain hours of work, timesheet reporting, lunch and break periods, absence reporting,  and other RCTC policies;    E. Define work assignments, objectives and responsibilities;    F. Set measurable performance goals with the employee;    G. Conduct a tour of RCTC facilities including restrooms and parking facilities.      §3.2 Probationary Period    To ensure that new employees are able to satisfy requirements of the position for which they were hired;,  each new employee, other than contract and temporary employees, shall be required to serve a  probationary period consisting of the employee’s first two thousand eighty (2,080) hours of work time.   The probationary period is required as part of the testing process and shall be utilized for closely observing  the employee's work.  All employees will receive a quarterly progress report and a performance evaluation  prior to completion of the probationary period.    A probationary employee may be rejected at any time without cause and without recourse to the  grievance procedure or any other appeal right.  If  not sooner, any rejection of a probationary employee  must be communicated to the employee at the conclusion of the probationary period or within a  reasonable time thereafter.   The  quarterly progress report and performance evaluation must be  completed by the employee’s First‐Line Supervisor.  The decision to accept or reject the probationary  employee is also made by the First‐Line Supervisor in consultation with the Manager responsible for  Human Resources and must be approved by the Executive Director.    Employees promoted to another job classification, shall be considered to be probationary employees  during the first two thousand eighty (2,080) hours of work time in the new position.  Employees failing to  perform satisfactorily in the new classification may be rejected and returned to their former position or  to a position requiring similar skill and in a similar pay grade if such a position is still available.  Should the  previous position not be available, the employee is subject to discharge.  Rejected  employees shall not  have recourse to the grievance procedure or any other appeal right.    The initial probationary period of an employee may be extended by the First‐Line Supervisor in  consultation with the Manager responsible for Human Resources.  Extensions of an initial probationary  period must be approved by the Manager responsible for Human Resources in writing at least eighty (80)  hours before the end of the initial probationary period.  Approval  is made on a case‐by‐case basis and  must be supported by documentation justifying the request.  The initial probationary period may only be  extended once by a maximum of five hundred twenty (520) hours of working time.     §3.3 Attendance     Employees shall be in attendance at their work place in accordance with the rules regarding hours of work,  holidays, and leaves.  All employees shall keep their daily attendance.  Attendance records of employees  shall be reported to payroll on the appropriate form.  Absence without leave shall be cause for discipline,  27 24  up to and including discharge.    RCTC will maintain records of employee attendance to identify critical and chronic attendance problems.   Employee attendance will be reviewed and evaluated during the employee's annual performance  evaluation.    §3.4 Hours of Work    It is the RCTC’s objective to perform its responsibilities and meet its obligations to the public and local  agencies, while allowing its employees reasonable flexibility in their work schedules.  The offices of the  RCTC shall be kept open exclusive of Saturdays, Sundays, and holidays.     A. Work Schedules – The normal work schedule is defined as eighty (80) hours of work  performed on ten (10) work days in a normal 10/80 work schedule; or, nine (9) work days  on an alternative 9/80 flexible work schedule. Department heads shall set and adjust the  work schedules for their employees, keeping in mind that there must be coverage during  the office operation hours.  An employee’s schedule may be adjusted to meet RCTC’s  needs.    Alternative Work Schedule – RCTC may, and has, implemented alternative work schedules  that differ from the standard workweek (typically a five (5) day, forty (40) hour per week  schedule).  The Executive Director has the authority to determine which positions may be  on an alternative work schedule, including but not limited to those defined above,  anschedule andd to continue alternative work schedules.    B. Meal Periods – Department heads are responsible for scheduling and requiring  employees to take meal periods.  Meals periods may be temporarily postponed to meet  unexpected office operational requirements at the discretion of a First‐Line Supervisor in  cooperation with a department head. These meal periods for all exempt and non‐exempt  employees are unpaid.    The meal period for all exempt and non‐exempt full‐time employees working on a flexible  9/80 work schedule shall be at least thirty (30) minutes.      C. Discretionary Breaks – Department heads may grant employees who work at least an  eight (8) hour day a maximum of one paid fifteen (15) minute rest break before and one  paid fifteen (15) minute rest break after the meal period.    §3.4.1 Impermissible Use of Meal Period and/or Breaks    The meal period and the discretionary break(s) must be used separately.  Discretionary breaks  may not be used to extend the lunch period.    Discretionary breaks shall not be accumulated and, when not taken, shall not be the basis for any  additional pay or time off.    §3.5 Unauthorized Absences    28 25  Any employee who is absent without authorization for three (3) consecutive working days shall be  considered to have resigned from their position with RCTC by reason of abandonment.  For purposes of  this section, an unauthorized absence during part of a day constitutes an unauthorized absence for the  entire day.    Nothing in this section shall limit the Executive Director’s authority to discipline an employee due to an  unauthorized absence of less than three (3) consecutive days.    §3.5.1   Abandonment/Automatic Resignation     Absence without authorization, including “no call/no show”, of any RCTC employee, whether  voluntary or involuntary, for three (3) consecutive working days is an automatic resignation from  RCTC service, providing the employee upon written notification does not respond to the RCTC  and/or does not provide a satisfactory explanation for the absence and their failure to obtain an  approved leave.  The notification to the employee must be in writing prior to the RCTC finalizing  the resignation and must contain an opportunity within three (3) working days of service for the  employee to respond.   A second notice, after the time to respond has passed or after the  employee has given an unsatisfactory explanation, must be sent to the employee stating the  effective date of the abandonment/automatic resignation.  Notices will be served by first‐class  mail to the last known address of record of the employee.      An employee may within ten (10) calendar days of the second notice from RCTC, request in writing  reinstatement from the Executive Director.  If denied by the Executive Director, the employee  may file a further appeal to the Executive Committee within ten (10) working days from service  of the denial of restatement.   Reinstatement  may be granted only if the employee makes a  satisfactory explanation for the absence and/or the failure to obtain an approved leave of  absence, and the Executive Committee finds the employee is ready, able, and willing to resume  the discharge of the duties of the position.     §3.6 Overtime     It is the policy of RCTC to avoid overtime work whenever possible.  Overtime work shall be used only to  supply essential public services or perform necessary duties during emergencies or where performance  of overtime work by existing employees is more economical than adding new employees by creation of  new positions.    Hours worked over forty (40) hours in a workweek, by a non‐exempt employee, will be designated as  overtime.    A non‐exempt employee of RCTC shall not work overtime without obtaining authorization for the  overtime, prior to commencement of overtime, from the employee's First‐Line Supervisor or department  head.  Employees of RCTC required to work overtime are compensated in accordance with the Fair Labor  Standards Act (FLSA) at the rate of time and one‐half for each hour of overtime worked.  No other form  of absence from work, such as sick leave, vacation leave, jury duty leave, etc. shall be considered hours of  work for purposes of calculating overtime.      Employees of RCTC designated as exempt employees shall not be eligible for overtime pay.  No RCTC  employee shall be eligible for FLSA compensatory time, in lieu of overtime pay.  29 26    §3.7 Non‐Exempt Employees    The official workweek for RCTC non‐exempt employees shall be seven (7) consecutive days beginning on  Friday, four hours after the workday begins.  For non‐exempt employees on a flexible work schedule, the  scheduled Friday flex day must be consistently designated in order to avoid incurring any overtime  obligation.    §3.8 Exempt Employees    The official workweek for exempt employees shall be the same as for non‐exempt employees.  Exempt  employees shall account for all hours worked as well as for official hours away from work such as vacation,  sick, holiday leave, and other absences.  Hours worked in excess of eighty (80) hours per pay period shall  be considered by the Executive Director when determining administrative leave grants pursuant to  Section 5.6 at the end of the fiscal year.     Employees designated as either Professional/Administrative, or Executive/Supervisory, are not eligible for  overtime pay or compensatory time.  The Human Resources Department maintains a complete listing of  positions which have been deemed to be exempt. Employees occupying the following positions are  considered to be exempt employees:     Accountant   Capital Projects Manager   Chief Financial Officer   Clerk of the Board   Commuter & Motorist Assistance Manager   Deputy Director of Finance   Deputy Executive Director   Executive Director   External Affairs Director   Facilities Administrator   Goods Movement Manager   Legislative Affairs Manager   Human Resources Administrator   I.T. Administrator   Management Analyst   Multimodal Services Director   Planning & Programming Director   Planning & Programming Manager    Procurement Analyst   Procurement Manager   Project Delivery Director   Public Affairs Manager    Rail Manager   Right of Way Manager   Senior Financial Analyst   Senior Management Analyst  Formatted: No bullets or numbering 30 27   Toll Operations Manager   Toll Program Director   Toll Project Manager   Toll Technology Manager   Transit Manager    RCTC established a pay system pursuant to principles of public accountability, under which exempt  employees accrue vacation and sick leave.    An exempt employee’s pay may be reduced or exempt employee may be placed on leave without pay for  absences for personal reasons including illness or injury of less than one (1) work day when such  employee’s accrued leave is not used because: (1) permission for its use has not been sought or has been  sought and denied; (2) accrued leave has been exhausted; or (3) the employee chooses to use leave  without pay.    Deductions from the pay of an exempt employee for absences due to a budget‐required furlough shall  not disqualify the employee from being paid on a salary basis except in the workweek in which the  furlough occurs and for which the employee’s pay is accordingly reduced.     §3.9 Compensation    New employees of RCTC shall normally be hired at the minimum level of the salary range assigned to the  classification.  In the event a potential employee possesses extraordinary skill, training or ability, or where  exceptional recruitment difficulties are encountered, employment offers may be made at a higher rate  whenever such would be in RCTC’s best interest.  Offers of employment at the minimum to middle step  of the salary range may be made by the Manager responsible for Human Resources in cooperation with  the Executive Director and hiring First‐Line Supervisor.     Individuals hired shall be eligible for a merit salary increase upon completion of their probationary  periods, and at twelve (12) month intervals thereafter.  A completed performance evaluation with a  satisfactory or higher rating shall be required for all salary increase recommendations.  If the probationary  period for a probationary employee is extended, the employee shall be eligible for a merit salary increase  upon successful completion of the extended probationary period.    Salary equity adjustments outside the normal merit salary increase may be made by the Executive Director  to address issues such as internal salary compression, retention considerations, and classification parity.   In these instances, equity adjustments may be approved to remedy a salary inequity.  Equity adjustments  are not granted to reward performance and must stay within the established pay range determined by  the most recent compensation study.  Justification must accompany requests for equity adjustments,  including specific outside salary offers in cases of retention, or a specific analysis of salary relationships in  cases of correcting salary inequities.     §3.10 Salary Review    The Manager responsible for Human Resources, under the direction of the Executive Director, shall review  the salary range assigned to each position within RCTC and provide a written report of the review to the  Executive Director.   The Executive Director may make salary recommendations to the Executive  Committee.    31 28    §3.11 Performance Evaluations    It is the policy of RCTC to evaluate employee performance on a regularly scheduled basis.   The   performance evaluation shall normally be conducted by the employee's First‐Line Supervisor and shall be  discussed with the employee.  The employee's First‐Line Supervisor shall carefully consider each item of  the performance evaluation in relation to the duties outlined in the employee's position description.    A performance evaluation shall be completed at the end of the initial probationary period and annually  thereafter.  It  is the supervisor's responsibility to assure that the performance evaluation is completed  and returned to the Manager responsible for Human Resources for review prior to the completion of the  employee’s probationary period.    Employees may be eligible for merit pay increases based on funding approved by the RCTC.  The Executive  Director, prior to the beginning of the fiscal year, will inform Mmanagement staff onof the maximum level  of increase that could be granted to employees.  The amount of an employee’s merit pay increase, if any,  will be determined by the employee’s First‐Line Supervisor in accordance the employee’s performance  and based on the guidelines established by the RCTC.    §3.12 Service Awards    In order to recognize the contributions of long‐time RCTC employees, RCTC shall provide service awards  to regular employees who have completed five (5) years of consecutive service and on succeeding five (5)  year anniversaries thereafter.     Service awards will be presented at regular RCTC meetings.   Employees must have completed the  appropriate years of service prior to the date of the awards ceremony to be eligible for the award.   Presentation of service awards shall be made by the Chair or Executive Director of RCTC or a  representative designated by the Executive Director.    §3.13 Safety    It is the policy of RCTC to maintain an active safety program designed to eliminate occupationally related  illness and injury among RCTC employees.  Every employee of the RCTC shall be required to observe all  RCTC and departmental health and safety procedures.  RCTC’s safety policies and practices are more fully  set out in the Injury and Illness Prevention Plan, which is available in Human Resources.    §3.14 Keys and Security Codes    Keys to RCTC facilities will be issued by the Facilities Administrator and related security access cards will  be issued to employees as designated by Human Resources.  Keys are the property of RCTC and shall be  surrendered to RCTC upon termination of employment.  Employees  shall be required to immediately  report lost or stolen keys to the Facilities Administrator and related security cards to Human Resources.    §3.15 Political Activity    Political activities undertaken by employees of RCTC, while on duty and/or on the premises of RCTC, are  prohibited.  In accordance with the California Government Code, the following is prohibited.  32 29    A. An employee of RCTC shall not, directly or indirectly, solicit political funds or  contributions, knowingly, from other officers or employees of RCTC.  (Government Code  Section 3205, see Section 17);    No employee of RCTC shall engage in political activity during working hours. (Government  Code Section 3207);    B. No signs, posters, or other political advertising materials shall be posted upon RCTC  property at any time.    §3.15.1   Election Contributions     The rules set forth herein are in considerationconformance with the Public Utility Code  130051.20.    A. No employee of the RCTC, or member of their immediate families, shall accept,  solicit, or direct a reportable campaign contribution, as defined in California  Government Code 84300, from any construction company, engineering firm,  consultant, legal firm, or any company, vendor, or business entity seeking a  contract with the RCTC.    B. No employee of the RCTC shall make or participate in, or use his or hertheir  official position to influence, a contract decision if the employee has knowingly  accepted a reportable campaign contribution as defined in California  Government Code 84300 in the past one (1) year from a participant, or its agent,  involved in the contract decision.     C. No employee of the RCTC, or member of their immediate families shall accept,  solicit, or direct a reportable campaign contribution as defined in California  Government Code 84300 from a construction comparny, engineering firm,  consultant, legal firm, or any company, vendor, or business entity that has  contracted with the RCTC in the preceeding one (1) year.       §3.16 Conflict of Interest and Outside Activities/Employment    It is a basic principle of RCTC that all of its business affairs shall be, in all respects, conducted legally and  ethically and with strict adherence to the highest standards of integrity and propriety.  Thus, although  RCTC recognizes the employee's right to engage in private and/or commercial activities or employment  outside normal working hours, RCTC expects each employee to avoid those outside activities or  employment that are a conflict of interest or that may potentially become a conflict of interest.   Employees must have prior approval from their First‐Line Supervisor and Human Resources before  securing additional employment.     Therefore, all employees interested in pursuing private and/or commercial activities outside normal  working hours that have the potential for a conflict of interest shall be required to present a written  explanation of such activities to the employee’s First‐Line Supervisor for approval.   If the First‐Line  33 30  Supervisor recommends approval of the outside employment, he or shethey shall forward the  documentation to Human Resources for consideration.      Human Resources will review the written explanation in accordance with federal and California law,  including but not limited to the California Code of Regulations of the Fair Political Practices Commission  (FPPC), Title 2, Division 6, Chapter 7, Article 1.  If the Human Resources Manager determines that the  activity does not violate federal and California Conflict of Interest laws, the Manager responsible for  Human Resources will approve the outside activity or employment.      It is not possible to formulate in advance an all‐inclusive set of guidelines regarding potential conflicts of  interest. The illustrations set forth below provide guidelines for certain types of situations. Specific  questions regarding situations which are not clearly covered by this policy statement will be answered on  a case‐by‐ case basis when they arise.  Examples of conflict of interest include:    A. Employees are prohibited from supervising a consultant contract in which an employee’s  relative manages the same contract for the consultant if such conduct would be  prohibited by FPPC regulations or other applicable law;  B. Employees are prohibited from soliciting RCTC consultants to hire employee’s family  members;   C. Employees are prohibited from seeking personal services or advice from RCTC consultants  not related to RCTC business at the RCTC expense.    It is improper for an employee to use or divert any RCTC property or resources, including the service of  other employees for his/hertheir own advantage or benefit.  RCTC employees may not engage in political  activities while on duty.  RCTC employees may pursue such interests when off duty, provided that they do  not create a conflict of interest.  Any RCTC employee running for or holding any other office or position  may not use any RCTC resources (including but not limited to vehicles, equipment, materials, labor, or  services) in connection with running for or holding the other office or position.  RCTC employees shall not  use RCTC letterhead paper when writing letters on personal or other matters that are not directly related  to the RCTC’s business., because that practice uses the RCTC’s name and could expose RCTC to liability for  activities beyond the scope of employment.    RCTC Eemployees shall not solicit political contributions from other RCTC employees while on duty and at  no time shall attempt to coerce such contributions.  RCTC employees shall not solicit political or charitable  contributions from RCTC contractors at any time.  However, a RCTC employee may communicate through  the mail, or by other means, requests for political funds or charitable contributions from a significant  segment of the public which may include RCTC officers, employees or contractors, so long as it is clear  that RCTC officers, employees and contractors are not targeted for the solicitation. RCTC employees shall  not use employee lists, RCTC mailing lists, vendor lists, andor lobbyist lists to solicit political or charitable  contributions.      An RCTC employee who holds elective office shall ensure that they are in compliance with all FPPC  requirements and do not possess authoritative control over any contractual or financial obligations  related to RCTC projects within the geographic jurisdiction of his or hertheir elective office.  At  the time  of his or hertheir election to any office subject to this section, the RCTC employee shall disclose this  information to his or hertheir supervisor and Human Resources.    34 31  §3.17 Nepotism and Other Prohibited Employment    In order to assure efficiency in implementing policies of RCTC, it is necessary to restrict the employment  of relatives of elected and appointed officers of RCTC.  Therefore, the following restrictions will apply:    A. Relatives of the RCTC Executive Director, RCTC Legal Counsel, and all elected officials who  are Board members of RCTC shall not be eligible for RCTC employment in any capacity;    B. Members of the RCTC Board are ineligible for employment with RCTC while serving on  the RCTC Board and for one (1) year after their service on the RCTC Board ends.  This  section shall not apply to a non‐voting board member appointed by the Governor after  their service on the RCTC Board ends;    C. Relatives of RCTC employees shall not be employed in the same department of RCTC  where such employment would be detrimental to the supervision, safety, security, or  morale of the department or RCTC, as determined by the Executive Director, nor shall any  employee be placed in a position that exercises supervisory authority over a relative;    D. If two (2) RCTC employees become married or cohabitate and their employment conflicts  with the provisions of this policy, they may continue employment provided that such  employment does not directly or indirectly place an undue hardship on other employees  within the particular work unit of the married couple and such employment is not  detrimental to the supervision, safety, security, or morale of the particular work unit as  determined by the Executive Director.    In no event shall an employee participate directly or indirectly in the recruitment or selection process for  a position in which an employee's relative may have filed an employment application.    §3.17.1   Non‐Fraternization    RCTC desires to avoid misunderstandings, complaints of favoritism, possible claims of sexual  harassment, and the employee morale and dissension problems that can result from certain  relationships between employees.  Accordingly, employees are prohibited from fraternizing or  becoming romantically involved with other employees when, in the opinion of RCTC, their  personal relationships may create a potential conflict of interest, cause disruption, create a  negative or unprofessional work environment, or present concerns regarding supervision, safety,  security, or morale.    All employees should also remember that RCTC maintains a strict policy against unlawful  harassment of any kind, including sexual harassment.    §3.18 Demotion    RCTC may demote an employee whose ability to perform the required duties falls below standard or for  disciplinary purposes.     §3.19 Suspension Without Pay    35 32  The Executive Director may suspend without pay an employee from a position at any time for a disciplinary  purpose.  Suspension without pay shall not exceed thirty (30) days, nor shall any employee be suspended  without pay for more than thirty (30) days in any fiscal year.     §3.20 Rejection of Probationary Employment    Probationary employees may be rejected without cause and without right of appeal at any time during a  probationary period.   Rejections  shall be initiated by the appropriate Director and approved by the  Executive Director prior to notifying the employee of termination action.  The Manager responsible for  Human Resources must be notified of any employee termination action.   Rejected probationary  employees shall no longer receive employee benefits except benefits accrued under CalPERS and benefits  to which the employee is statutorily entitled.   Rejected probationary employees shall not be eligible for  prior notice of termination and shall receive payments due on the date of termination.     §3.21 Discharge    RCTC may discharge regular employees for cause, including, but not limited to, inadequate job  performance. All employees of RCTC shall be discharged in accordance with applicable provisions of this  Manual.  Employees discharged in accordance with this Manual shall no longer receive employee benefits  except benefits accrued under CalPERS and benefits to which the employee is statutorily entitled.   Discharged employees shall receive final compensation payments on the next regular payday.    §3.22 Resignation    Employees who wish to voluntarily terminate employment with RCTC shall provide a minimum of two (2)  weeks written notice to their First‐Line Supervisor.  The written resignation shall be considered accepted  by RCTC immediately upon submission by the employee and shall be forwarded to the Human Resources  Department for processing. Requests to revoke a resignation shall be determined in the sole discretion of  the Executive Director.  Any employee failing to provide RCTC with a minimum of two (2) weeks written  notice of resignation shall be ineligible for consideration for future employment with RCTC.   Final   compensation will be paid on the next regular payday.    §3.23 Death of Employee    In the event of a death of a RCTC employee, payment of all earned wages due shall be in accordance with  California law.  The payment of benefits from insurance policies and other employee programs will be  paid in accordance to the terms of the specified benefit policies and in accordance with state law.    §3.24 Dress Code    RCTC encourages a relaxed atmosphere for its employees.   RCTC defines business casual as dressing  professionally, neat, and pulled together.   Employee attire needs to be suitable for the workplace.   Employee attire should be clean, unwrinkled, and look professional.  Unacceptable  attire is rumpled or  ripped clothing, underwear as outerwear, tank tops, shorts, flip flops, or inappropriately revealing attire.   Keep in mind the “business” part of business casual.    SECTION 4 –– EMPLOYEE BENEFITS    36 33  §4.1 Benefit Plan    All regular and probationary employees shall be eligible to participate in the benefit plans and programs  offered by RCTC and listed herein, except as otherwise provided or required by law.    §4.2 Medical    RCTC will provide medical coverage through the CalPERS for regular and probationary employees that are  eligible to enroll.  RCTC shall pay the cost of medical insurance in the CalPERS at the rate approved by the  Executive Committee and as set forth in a resolution adopted in accordance with Government Code  Section 22892(a).    §4.2.1   COBRA    Employees and their qualified beneficiaries, who lose their group health coverage and meet  CalPERS' qualifying event requirements, may be eligible for Consolidated Omnibus Budget  Reconciliation Act of 1985 (COBRA) continuation coverage.   COBRA coverage, eligibility,  enrollment, costs, and duration are determined by CalPERS.    If an employee terminates employment with RCTC, the employee is entitled to continue  participating in the RCTC group health plan for a prescribed period of time, usually eighteen (18)  months, provided that the employee satisfies all requirements under COBRA, including payment  of the full premium.   COBRA coverage is not extended to employees terminated for gross  misconduct.    If a former employee chooses to continue group benefits under COBRA, the employee must pay  the total applicable premium.  Coverage will cease if the former employee fails to make premium  payments as scheduled, becomes covered by another group plan that does not exclude pre‐ existing conditions or becomes eligible for Medicare.    For detailed information or questions on COBRA, employees are requested to check with the  Human Resources Department.     §4.2.2   Post‐Retirement Medical     To be eligible for retirement health benefits, an employee’s retirement from RCTC must be  effective within 120 days of the employee’s separation from employment with RCTC and the  employee must be receiving a retirement allowance from CalPERS resulting from the employee’s  service with RCTC.   Retired employees who satisfy the preceding requirements (“Eligible  Retirees”) are eligible to continue health coverage offered by CalPERS.  The level of benefits varies  depending upon an Eligible Retiree’s date of employment with RCTC.  RCTC  provides retirement  health benefits as follows:      Hired On or After January 1, 2007    Employees hired after January 1, 2007, will only be eligible to receive health benefits paid by RCTC  upon their retirement if at the time of retirement, the employee has completed at least ten (10)  years of service with a CalPERS employer provided that at least five (5) of those years of service  37 34  must have been performed entirely with RCTC.    The benefit for these retirees will be determined, in part, by the retiree’s years of service with a  CalPERS employer and, in part, by a contribution level based on a weighted average of the  premiums of the four largest medical benefit plans offered by CalPERS (“Average Cost”).  Average  Cost will be determined by CalPERS on an annual basis.  Specifically, RCTC’s contribution on behalf  of these retirees shall be comprised of the following two components: (1) an amount equal to at  least 100 percent of the Average Cost of employee only benefits multiplied by the “applicable  percentage”; and for each retiree with enrolled family members, (2) an amount equal to 90  percent of the Average Cost for the enrollment of such family members multiplied by the  “applicable percentage.”  The “applicable percentage” shall be determined on the basis of the  employee’s years of service as follows:        Credited Years   of Services  Applicable   Percentage  10 50  11 55  12 60  13 65  14 70  15 75  16 80  17 85  18 90  19 95  20 or more 100    Hired Prior to January 1, 2007    The employer contribution payable for post‐retirement health benefits for each employee hired  prior to January 1, 2007, shall be at the rate paid for active employees.      §4.3 Short‐ and Long‐Term Disability Insurance    RCTC shall provide short and long‐term disability insurance for regular employees.  The  premiums of  regular and probationary employees are paid by RCTC.  Regular and probationary employees will be  enrolled in the program at the time of hire and must remain in the program while employed by RCTC.      Short‐term disability insurance provides for no elimination period for disability due to accidental bodily  injury and seven (7) day elimination period for disability due to illness or pregnancy.  The maximum benefit  equals 66 2/3 percent of the weekly pre‐disability salary or $1,777, whichever is less.  Employees may use  sick leave and vacation pay to supplement the disability benefit up to 100 percent of salary.  The maximum  benefit period is 180 days.  A disability due to a job‐related injury would require Workers’ Compensation  insurance to be the primary insurance.      Long‐term disability insurance provides for a 180‐day elimination period or the employee must exhaust  38 35  available sick leave, whichever is longer.  The maximum benefit equals 66 2/3 percent of the monthly pre‐ disability salary up to a maximum of $10,000.  Benefit amounts exceeding $7,000 per month must receive  medical underwriting and approval.    §4.4 Life Insurance     RCTC shall provide a one hundred thousand dollar ($100,000) term‐life insurance policy for each regular  and probationary employee.   Life insurance is also provided to regular and probationary part‐time  employees and will be on a pro‐rata basis based on the hours worked.  The first $50,000 of coverage will  not be taxable to the employee.  However, the cost of providing the remaining $50,000 in coverage will  be reported as taxable compensation of the employee.   Employees  may be permitted to purchase,  through payroll deduction, supplemental term‐life insurance.    RCTC shall provide these benefits subject to carrier requirements.  Selection of the insurance provider(s)  and the method of computing premiums shall be within the sole discretion of RCTC.    §4.5 Dental/Vision Program     RCTC shall provide dental and vision insurance for regular and probationary, full‐time and part‐time  employees and their Dependents.   Employees and their Dependents shall be entitled to benefits as  provided by the insurance carrier.     §4.6 Retirement Program     All regular and probationary employees shall become members of the CalPERS on the effective date of  employment.  Through contract with CalPERS, regular employees who meet the PERS requirement as a  Classic Member shall receive a 2.7% a@ 55 retirement benefit under provisions of section 21354.5 of the  Public Employees’ Retirement Law (PERL).  For regular employees who meet the PERS requirement as a  New Member (PEPRA) shall receive a 2% @ 62 benefit under provisions of section 7522.20 of the PERL.      A summary of retirement benefits contracted for through CalPERS for Classic Members are as follows:     1959 Survivor Allowance – Third Level:  The provisions of section 21573 of the PERL shall apply to  RCTC regular and part‐time employees.      Post‐Retirement Survivor Allowance:  The provisions of section 21624, 21626, and 21628 of the  PERL shall apply to RCTC regular and part‐time employees.      Final Compensation – One Year:  The  provisions of section 20042 of the PERL shall apply to all  RCTC regular and part‐time employees.      Unused Sick Leave:  The provisions of section 20965 of the PERL shall apply to all RCTC regular and  part‐time employees.     Industrial Disability Retirement:  The provisions of section 21151 of the PERL shall apply to all  RCTC regular and part‐time employees.      Up to a 3% Cost of Living Adjustment:  The provisions of section 21335 of the PERL shall apply to  39 36  all RCTC regular and part‐time employees.      Two‐Year Additional Service Credit:  The provisions of section 20903 of the PERS shall apply to all  RCTC regular and part‐time employees at the sole discretion of the RCTC Executive Committee.    A summary of retirement benefits contracted for through CalPERS for New Members (PEPRA) are as  follows:     Final Compensation – Three Years:  The provisions of section 20037 of the PERL shall apply to all  RCTC regular and part‐time employees.     Unused Sick Leave:  The provisions of section 20965 of the PERL shall apply to all RCTC regular  and part‐time employees.     Up to a 3% Cost of Living Adjustment:  The provisions of section 21335 of the PERL shall apply to  all RCTC regular and part‐time employees.      1959 Survivor Allowance – Third Level:  The provisions of section 21573 of the PERL shall apply  to RCTC regular and part‐time employees.      Post‐Retirement Survivor Allowance:  The provisions of section 21624, 21626, and 21628 of the  PERL shall apply to RCTC regular and part‐time employees.      Two‐Year Additional Service Credit:  The provisions of section 20903 of the PERS shall apply to  all RCTC regular and part‐time employees at the sole discretion of the RCTC Executive  Committee.    §4.7 401(a) Qualified Plan    All regular and probationary employees shall be enrolled in the 401(a) Qualified Plan.  RCTC will contribute  the equivalent of 7.5 percent of the employee’s salary to the qualified plan.  Employees shall be enrolled  in the program at the time of hire and are vested at a rate of 20 percent per year with full vesting at five  (5) years of RCTC service.     §4.8 457 Deferred Compensation    Regular and probationary employees of RCTC shall be eligible to enroll in the 457 deferred compensation  plans offered by RCTC on the first day of employment. There is no employer contribution to the 457  deferred compensation plan.  Employees  are permitted to specify amounts to be deducted from the  employee's paycheck for deposit to RCTC’s deferred compensation carrier.  Maximum contribution is in  accordance to the amount set by the federal law.    §4.9 Workers’ Compensation    RCTC shall provide workers’ compensation benefits to all employees who suffer a work‐related injury or  illness. For an injury suffered by an employee while performing their duties, the employee will be placed  immediately on workers’ compensation.  The employee must complete an Employee’s Claim for Workers’  Compensation Benefits (DWC Form 1) and submit it to the Human Resources Department.  After receipt  40 37  of the DWC Form 1, the Human Resources Department will complete the Employer’s Report of  Occupational Injury or Illness (SCIF 3067).   Both  forms shall be submitted to RCTC’s Workers’  Compensation carrier.  It is the desire of RCTC to provide full benefits to the employee whenever possible,  however, in no event shall the employee receive more salary and benefits than he or shethey would  normally receive had the injury not occurred.    §4.10 Unemployment Insurance     Unemployment insurance shall be provided in accordance with the current state and federal laws.     §4.11 Continuation of Benefits Coverage     RCTC shall continue employer contributions to the employee benefit plan and to group life insurance  programs of those regular employees placed on leave of absence with pay (excluding long‐term disability)  for the duration of the leave of absence with pay.  Employee contributions to such programs shall be  deducted from salary payments made to the employee during the paid leave of absence.    Regular employees of RCTC placed on leave of absence without pay may continue to participate in RCTC’s  benefit programs for the duration of the leave of absence.  RCTC employer contributions to the benefit  programs shall cease five (5) days after the effective date of the leave of absence without pay.  Regular  employees placed on leave of absence without pay, who want to continue participation in the benefit  programs, shall advise the Human Resources Department in writing of their intention to do so and shall  submit a check for the cost of the applicable coverage to the Human Resources Department no later than  the 10th day of the month preceding the month for which coverage is effective.  The Executive Committee,  however, may, in its sole discretion, agree to continue paying RCTC’s contributions and begin paying the  employee’s contributions to the benefit programs, in whole or in part, during an unpaid leave of absence.    Once an employee begins to receive RCTC’s Short and/or Long‐Term Disability benefits, employer  contributions to the benefit program will cease after twelve (12) weeks during the Short‐Term Disability  leave.  After such time, the employee shall be required to cover both the employer’s and employee’s  contributions if the employee chooses to continue any benefits.    §4.12 Education Reimbursement    Regular full‐time employees of RCTC, who have completed at least 2,080 hours of consecutive service,  shall be eligible for education reimbursement pursuant to this section. The RCTC will make available a  maximum of $25,000 per fiscal year for education reimbursement.    An employee may be reimbursed up to $2,500 to cover education expenses incurred in any fiscal year.  If  total employee education reimbursement requests exceed available funding in a given fiscal year,  reimbursement will be made on a first‐come, first‐served basis.      Requirements for education reimbursement are as follows:    A. Course is satisfactorily completed with a grade of “C” or higher;    B. Appropriate proof of successful completion is submitted to their First‐Line Supervisor and  the Human Resources Department;  41 38    C. Course of instruction will enable the employee to perform their present duties more  effectively, or will prepare them for future opportunities into which he or shethey could  reasonably expect promotion or transfer at RCTC;      D. The hours of instruction for the course do not conflict with the employee's regularly  scheduled work day;    E. The course of instruction must be presented by a technical school, vocational school,  college, university, business, or high school that has been accredited by a recognized  governmental or professional accrediting body and/or has been approved by the  Executive Director.      Employees shall be eligible for reimbursement of the following education expenses:  tuition, textbooks,  registration fees, and laboratory fees related to an approved course of instruction.  Employees shall be  limited to a maximum reimbursement of $2,500 per employee per fiscal year.    Employees shall not be eligible for reimbursement of late registration penalties or fees, transportation  costs, parking, interest, or any other charge not specified as reimbursable in this section.    Employees shall submit an Education Reimbursement Request to their First‐Line Supervisor for approval  prior to registration for the course.  The First‐Line Supervisor will review the request for compliance with  RCTC policies and either approve or disapprove the request.   If the request is denied, the First‐Line  supervisor will state the reason for denial.  The sSupervisor shall forward the completed form to Human  Resources for review to assure compliance with RCTC policy.  One copy of the completed form, indicating  the Executive Director’s approval or disapproval, shall be forwarded to the employee.    Employees who successfully complete an approved course shall submit a request for reimbursement to  Human Resources.  The request must include receipts for all items for which the employee wishes to be  reimbursed and a copy of the final grade report with a grade of “C” or higher.     RCTC expects employees who use the Education Reimbursement Program to continue as RCTC employees  for at least two (2) years after completion of the program.  Thus, as part of their Education Reimbursement  Request, the employee shall agree that upon voluntary termination of employment within twenty‐four  (24) months following receipt of an education reimbursement payment, the employee is required to remit  to RCTC the amount of the education reimbursement minus one twenty‐fourth (1/24) of the education  reimbursement for each month of service following the receipt of the reimbursement.    Required education and/or training outside an employees’ regular work hours shall be considered as  hours worked.  RCTC is responsible for all costs associated with required education and training.      §4.13 Employee Assistance Services    The RCTC shall provide an employee assistance program for its employees.  Questions about the employee  assistance services should be directed to Human Resources. Employees shall use sick leave, or vacation  time if the employee has no available sick leave time, for assessment consultations that are voluntary.   For consultations that are obligatory and recommended by the employee’s supervisor, no sick leave time  or vacation time will be deducted.  42 39    The RCTC may change the program at any time.     §4.14 Flexible Reimbursement Plan    This plan allows employees to set aside pre‐tax dollars to pay for unreimbursed health care and dependent  care expenses.  Employees will be able to pay for allowable expenses not covered by their medical plans  as well as dependent care services with pre‐tax dollars.  Refer to plan enrollment package, contact the  Human Resources Department, or Internal Revenue Service Publication 969 for details.    §4.15 Employee Transportation Assistance    RCTC shall provide regular and probationary employees a monthly transportation assistance program up  to the established limit under Internal Revenue Code section 132(f).   The  program will reimburse  employees for the purchase of public transportation tickets to and from work, and it will pay the county  directly for vanpool participation through the county’s vehicle program, subject to the limitations noted  above.    §4.16 Non‐Revenue Account and Toll Exemption    RCTC staff shall receive toll exemption when travelling on RCTC owned Express Lanes according to the  policy below:   Use of the Express Lanes is directly related to the maintenance, testing, or monitoring of the  Express Lanes;   Use of the Express Lanes is related to an approved tour of the facility; and   Use of the facility is pre‐approved by the designated Toll Operations staff member.  In order to manage non‐revenue usage of the toll facilities, toll operations staff will maintain a non‐ revenue account on which qualified vehicles will be listed and transponders will be issued. Toll Operations  staff will manage the account and perform monthly reviews of the account activity and transponder  inventory.    This policy may be extended to RCTC contractors as deemed appropriate by the contract. It is a violation  of this policy for RCTC staff to use the Express Lanes with a non‐revenue transponder or plate listed on a  non‐revenue account without complying with the requirements above.    §4.17 Bone Marrow and Organ Donor Leave     Employees who have worked at least 90 days may be eligible to take up to 5 business days of paid leave  to undergo a medical procedure to donate bone marrow in any one‐year period. A leave of absence for  the purpose of bone marrow donation will be provided with pay, however, if an employee has earned and  unused paid sick leave or vacation time available, the employee is required to first use up to five days of  paid sick leave or vacation time for a bone marrow donation. Leave taken under this policy will not run  concurrently with any leave taken pursuant to the federal Family and Medical Leave Act or the California  Family Rights Act.    Employees may also be eligible to take up to 30 business days of paid leave, and up to an additional 30  business days of unpaid leave for organ donation in any one‐year period. A leave of absence for the  purpose of organ donation will be provided with pay, however, if an employee has earned and unused  43 40  paid sick leave or vacation time available, the employee is required to first use up to two weeks paid sick  leave or vacation time for organ donation. Leave taken under this policy will not run concurrently with  any leave taken pursuant to the federal Family and Medical Leave Act or the California Family Rights Act.  In order to receive a leave of absence pursuant to this policy, the employee must provide written  verification to the Human Resources Department that they are a bone marrow/organ donor and that  there is a medical necessity for the donation of the bone marrow/organ. To the extent possible,  employees must provide reasonable advance written notice of their need for leave under this policy.  When possible, employees should consult with their supervisor to schedule the leave so that it does not  unduly disrupt RCTC’s operations.     During the period of time the employee is granted such leave, RCTC will maintain the same level of  coverage of benefits the employee had prior to taking leave.    Upon expiration of the leave, an employee will generally be reinstated to their position with equivalent  seniority, benefits, pay and other terms and conditions of employment.    §4.18 Civil Air Patrol Leave     Members of the Civil Air Patrol may be allowed a leave of absence to respond to an emergency service  operation. To be eligible the employee must have been employed by RCTC for at least a 90‐day period  immediately preceding the commencement of leave. Civil Air Patrol leave is limited to a total of 10 days  per year. Leave for each emergency operational mission may not exceed 3 days, unless the government  entity that authorized the mission extends it and RCTC approves the additional time off.    Employees requesting time off must notify their First‐Line Supervisor as soon as possible after learning  the intended dates upon which such leave will begin and end. Employees must be prepared to provide  RCTC with certification from the proper Civil Air Patrol authority to verify the employee’s eligibility for the  leave requested.    Upon expiration of the leave, an employee will generally be reinstated to their position with equivalent  seniority, benefits, pay and other terms and conditions of employment.    Civil Air Patrol leave is unpaid; however, employees may use accrued but unused vacation time or paid  sick leave for this purpose. This leave does not run concurrently with any other leave laws.    §4.19 Crime Victims Leave for Judicial Proceedings    An employee may be entitled to leave if the employee, or their immediate family member, is a victim of  a serious or violent felony, or a felony related to theft or embezzlement. Such leave may be taken to  attend legal and court proceedings related to the crime. For purposes of this policy, “immediate family  member” means spouse, registered domestic partner, child, child of registered domestic partner,  stepchild, sibling, stepbrother, stepsister, parent, and stepparent.    The employee must provide RCTC with a copy of the notice of each scheduled proceeding that is provided  to the victim, unless advance notice is not feasible. When advance notice is not feasible, the employee  must be prepared to provide RCTC with certification of the judicial proceeding from the proper authority  within a reasonable time following the leave. The documentation may be from the court or government  agency setting the hearing, the district attorney or prosecuting attorney’s office, or the victim/witness  JANUARY 2015 Page 35 of 60JANUARY 2015 Page 36 of 60 44 41  office that is advocating on behalf of the victim.    This leave does not run concurrently with other leave laws. Crime victims leave is unpaid; however,  employees may use accrued but unused vacation time for this purpose.    Upon expiration of the leave, an employee will generally be reinstated to their position with equivalent  seniority, benefits, pay and other terms and conditions of employment.    §4.20 Domestic Violence, Sexual Assault, Stalking, or Crime Leave and Accommodation  Employees may be entitled to a reasonable amount of leave if they are a victim of domestic violence,  sexual assault, stalking, crime or abuse to seek any relief, including but not limited to, a temporary  restraining order, or other injunctive relief, to help ensure the health, safety, or welfare of the victim or  their child. This includes:   To seek medical attention for injuries caused by domestic violence, sexual assault, stalking, crime  or abuse;   To obtain services from a domestic violence shelter, program, or rape crisis center as a result of  domestic violence, sexual assault, stalking, crime, or abuse;   To obtain psychological counseling related to an experience of domestic violence, sexual assault,  stalking, crime or abuse;    To participate in safety planning and take other actions to increase safety from future domestic  violence, sexual assault, stalking, crime, or abuse, including temporary or permanent relocation;  or   To obtain or attempt to obtain relief from the court, including but not limited to a temporary  restraining order, a restraining order, or other court‐ordered relief to help ensure the health,  safety or welfare of the victim or their child.    Except in cases of imminent danger to the health or safety of the employee, or unless impractical, RCTC  requires reasonable advance notice and certification of the leave when feasible. If time off is taken due  to an emergency, the employee must, within 15 days of the absence, provide RCTC with certification of  the need for the leave.   Certification may be sufficiently provided by any of the following:   A police report indicating that the employee was a victim;    A court order protecting or separating the employee from the perpetrator of the crime or  abuse, or other evidence from the court or prosecuting attorney that the employee appeared  in court;    Documentation from a licensed medical professional, domestic violence, sexual assault or  stalking victim advocate, health‐care provider, or counselor that the employee was  undergoing treatment or receiving services for physical or mental injuries or abuse resulting  in victimization from the crime or abuse; or   Any other form of documentation that reasonably verifies that the crime or abuse occurred,  including but not limited to, a written statement signed by the employee, or an individual  acting on the employee’s behalf, certifying that the absence is for an authorized reason as  provided in this policy.    For purposes of this policy, “crime” is defined as a crime or public offense as defined by state law, and  regardless of whether anyone has been arrested for, prosecuted for, or convicted of, committing the  crime. Under this policy and in accordance with state law, an employee is considered a “victim” when the  employee’s circumstances place them into one of the following categories:  45 42     A victim of stalking, domestic violence, or sexual assault;   A victim of a crime that caused physical injury, or that caused mental injury and a threat of physical  injury; or    A person whose immediate family member is deceased as the direct result of a crime.    An “immediate family member” includes an employee’s child (regardless of age), child of domestic  partner, parent, stepparent, or legal guardian of an employee or an employee’s spouse or domestic  partner, spouse, domestic partner, sibling (including stepsibling), or any other individual whose close  association with the employee is the equivalent of a family relationship as described above.  This leave is unpaid; however, employees may use accrued but unused vacation time or Paid Sick Leave  for this purpose. Employees cannot take leave under this policy in excess of the amount permitted under  FMLA.     RCTC will also provide a reasonable accommodation for an employee who is a victim of domestic violence,  sexual assault, stalking, crime, or abuse, and who has disclosed that status to RCTC, if the employee  requests an accommodation for their safety while at work.  RCTC will engage, in good faith, in a timely  and interactive process with the employee to determine an effective reasonable accommodation.      RCTC prohibits discrimination, discharge, or retaliation against an employee for taking time off or  requesting an accommodation under this policy, or based on the employee’s status as a victim of domestic  violence, sexual assault, stalking, crime, and/or abuse.    §4.21 Voting Leave    RCTC requests that, whenever possible, employees vote before or after work hours to avoid interference  with business operations. However, if an employee does not have sufficient time outside of work hours  to cast their in a statewide election, the employee may be eligible for up to two (2) hours of paid time off  to vote on Election Day.    RCTC may specify the hours during which the employee may take leave to vote. Such time will generally  be limited to the beginning or end of a regularly schedule working shift, whichever allows the most time  for voting and the least time off from a regular working shift, unless otherwise mutually agreed. To the  extent possible, employees must provide at least two (2) working days’ notice of their need for leave  under this policy. This leave does not run concurrently with other leave laws.  above.    §4.22 School‐Related Activities Leave    Employees may be eligible to take unpaid leave for up to 8 hours per calendar month, and 40 hours in one  calendar year, to attend their child’s school conference or activity, including licensed day care activities,  provided the conference or activity cannot be scheduled during non‐work hours. Employees may also take  a reasonable amount of time off to appear at their child’s school following their child’s suspension.    To be eligible for such leave, the employee must be the parent, step‐parent, foster parent, guardian,  grandparent, or person who stands in loco parentis to a child in a licensed daycare center, or in  kindergarten through grade 12.  If both parents of a child are employed by RCTC at the same worksite, the  request for time off will be granted to the first parent to provide reasonable notice and the request from  JANUARY 2015 Page 38 of 60 46 43  the second part will be accommodated if possible.     To the extent possible, employees must provide reasonable advance notice of their need for such leave  under this policy and consult with their supervisor to schedule the leave so that it does not unduly disrupt  RCTC operations. Employees may be required to provide documentation from the school or licensed  daycare facility that they participated in the school‐related activity during leave. Leave is unpaid; however,  employees must use accrued but unused vacation time for this purpose.    §4.23 Bereavement Leave    Bereavement leave provides up to five days of leave for eligible employees in the event of a death in their  immediate family. Only employees who have been employment by RCTC for at least 30 days prior to the  start of the leave are eligible for bereavement leave.    An “immediate family member” for purposes of this bereavement leave policy shall mean a spouse, child  (including foster child, step‐child, and child of a domestic partner), parent (including legal guardian and  step‐parent), sibling, in‐law (including mother and father‐in‐law, brother and sister‐in‐law, and  parents/siblings of a domestic partner), grandparent, grandchild, and domestic partner.    Eligible employees are entitled to a total of five (5) days off per death.  All time off must be taken within  30 months days per death.  Bereavement leave is unpaid and Three (3) days will be paid time off.  The  other two (2) days will be unpaid unless the employees may elects to use vacation, sick, or unpaid time  off.  Additional unpaid time off may be granted by the a discretionary basis. Such arrangements must be  approved by the Executive Director.    .  To be eligible for paid time off for bereavement, employees are expected to notify their First‐Line  Supervisors at the earliest opportunity.  RCTC may require verification of the need for the leave.    §4.24 Reproductive Loss Event    All employees who have been employed by RCTC for at least 30 days are entitled to an unpaid leave of  absence up to five (5) days in total following a reproductive loss event.  Such leave must be taken within  three (3) months of the reproductive loss event.  If an employee experiences more than one reproductive  loss event within a 12‐month period, RCTC will grant the employee a cumulative total of up to of 20  (twenty) unpaid days of leave; subject to the limitation that each unpaid leave of absence shall not exceed  five (5) days.     A reproductive loss event is defined as: failed adoption, failed surrogacy, miscarriage, stillbirth, or  unsuccessful assisted reproduction. If the employee would have been recognized as a parent if the  aforementioned events were successful, the employee will be covered under this definition. This includes  the employee, the employee’s current spouse or domestic partner, or another individual if the person  would have been a parent of a child as a result of the event.    The leave of absence following a reproductive loss event is unpaid, though an employee may elect to  utilize any accrued and available paid sick leave, vacation, personal leave, or compensatory time off that  is otherwise available to the employee.    §4.25 Volunteer Firefighter and Reserve Police Leave    47 44    Employees are eligible for leave under Volunteer Firefighter and Reserve Police Leave  (VFRPL) if the  employee is a   volunteer  firefighter, reserve peace officer, or emergency rescue personnel, and the  employee requires time off to perform emergency services. Eligible employees may also take time off  under this policy for fire, law enforcement, or emergency rescue training.    Employees may take temporary leave up to 14 days per calendar year in the aggregate for fire, law  enforcement, or emergency rescue training. This leave does not run concurrently with other leave laws.    §4.24 Alcohol and Drug Rehabilitation Leave      Employees who seek time off to voluntarily complete a rehabilitation program are eligible for this leave  under this policy. Employees may take reasonable unpaid leave as long as the leave does not cause RCTC  an undue hardship. Employees may choose to use available sick leave concurrently with rehabilitation  leave.     SECTION 5 –– LEAVE, VACATION AND HOLIDAYS    §5.1 Sick Leave    A. Accrual and Accumulation:  Regular and probationary full‐time employees of RCTC shall  accrue four (4) hours sick leave for each pay period completed.   Regular and probationary  part‐time employees shall accrue sick leave on a pro‐rata basis based on the proportional  hours worked.  Accumulated  sick leave shall be available for use the first day following  the payroll period in which it is earned.     Employees on sick leave shall continue to receive their regular pay and benefits.     Except as provided differently in RCTC policies, an employee who has exhausted their accumulated sick  leave and who is unable to work due to illness or injury will be placed in a vacation status for the duration  of the illness or injury, or until the employee has exhausted their accumulated vacation, whichever occurs  first.  If the employee has exhausted both sick leave and vacation leave accumulations, the employee may  be placed on a leave without pay.  In conjunction with an illness or injury, an employee may apply for  short‐ or long‐term disability insurance, as applicable.    B. Use:  The following are considered appropriate uses of sick leave accrual:;  a paid absence from duty by an employee due to:    i. An employee's own or a family member’s illness, injury, defined to include  diagnosis, care or treatment of an existing health condition, among other things,  or an employee’s disability that incapacitates the employee from performing  their duties;    ii. An employee’s own or a family member’s need for preventative care, defined to  include medical, dental, or vision appointments who is personally undergoing  medical, dental, or optical treatment or examination may use sick leave accrual  for the required time away from work;     48 45  iii. An employee who, due to exposure to a contagious disease, is quarantined by an  appropriate authority or on the advice of a physician when the presence of the  employee at work could endanger the health of othersmay use sick leave;    iv. An employee compelled to be absent for reason of illness or injury or medical  appointments and procedures for dependents, spouse, parents, or registered  domestic partnermay use sick leave;    iv. Bereavement Leave.  Sick, vacation, or unpaid time off leave may be used when  a death occurs to an employee’s relative or relations through a registered  domestic partnership, as provided for in the RCTC policy herein.  RCTC has the  right to require proper documentation in support of the requested leave.;      v. Reproductive Loss Leave.  Sick leave may be used in the event of a reproductive  loss event, defined as a failed adoption, failed surrogacy, miscarriage, stillbirth,  or unsuccessful assisted reproduction, as provided for in the RCTC policy herein;     vi. To attend legal proceedings related to a crime that is a serious or violent felony  or a felony involving theft or embezzlement, when the employee is a victim of  that crime or an immediate family member, registered domestic partner, or child  of a registered domestic partner of a victim of that crime; and    vii. If the employee is a victim of domestic violence, sexual assault, or stalking, the  employee may take time off to: 1) attempt to obtain any relief, including, but not  limited to, a temporary restraining order, restraining order, or other injunctive  relief, to help ensure the health, safety, or welfare of the victim or his or her child;  (2) seek medical attention for injuries caused by domestic violence, sexual  assault, or stalking; (3) obtain services from a domestic violence shelter, program,  or rape crisis center as a result of domestic violence, sexual assault, or stalking;  (4) obtain psychological counseling related to an experience of domestic violence,  sexual assault, or stalking; or (5) participate in safety planning and take other  actions to increase safety from future domestic violence, sexual assault, or  stalking, including temporary or permanent relocation.    For purposes of this section “family member” is defined consistent with Labor Code  section 245.5(c), which generally includes child (including foster, legal ward, and those  similarly situated), parent (including spouse’s parent, guardian, and those similarly  situated), spouse, registered domestic partner, grandparent, grandchild, sibling, or  designated person, who is a person identified by the employee at the time the employee  requests paid sick days (employees are limited to one designated person per 12‐month  period for paid sick days).    C. Minimum Charge:  The minimum charge against accumulated sick leave shall be fifteen  (15) minutes.    D. Notice of Illness:  On the first day of absence due to illness, aAn employee must notify  their First‐Line or Second‐Line Supervisor in advance if the sick leave is planned.  If  the  need is unforeseeable, the employee must give as much notice as practicable, preferably  Formatted: Indent: Left: 1", Hanging: 0.5" Formatted: Indent: Left: 1", Hanging: 0.5", Numbered + Level: 1 + Numbering Style: i, ii, iii, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0.25" + Indent at: 0.5" Formatted: Indent: Left: 1.5", No bullets or numbering Formatted: Indent: Left: 1", Hanging: 0.5" Formatted: Indent: Left: 1.5", No bullets or numbering Formatted: Indent: Left: 1", Hanging: 0.5", Numbered + Level: 1 + Numbering Style: i, ii, iii, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0.25" + Indent at: 0.5" Formatted: Indent: Left: 1.5" Formatted: Indent: Left: 1", Hanging: 0.5" Formatted: Indent: Left: 1", No bullets or numbering 49 46  of the intended absence at or before the start of the employee's scheduled workday. It is  the responsibility of the employee to keep RCTC informed as to continued absence  beyond the first day for reasons due to illness.  Failure to make such notification may  result in denial of sick leave and may result in disciplinary action, up to and including  discharge from employment.    E. Illness During Vacation Leave:  Employees  who become ill while on vacation leave may  request to have vacation time converted to sick leave.  Approval  may be granted only  when the employee presents a licensed physician's certificate verifying an illness or injury.   Such conversion shall require approval of the employee’s supervisor.      F. Other Employees:  Temporary employees shall not be eligible to accrue sick leave, but  shall be entitled to sick leave pursuant to section 5.1.1, below.    G. Return from Sick Leave:  After  an employee has used 5 days or 40 hours of sick leave  within a fiscal year, an eEmployees who havehas been on sick leave for three (3) days or  more may be requested to present a statement signed by a licensed physician stating that  the employee has been off from work due to illness or injury and is able to resume normal  duties.  RCTC  reserves the right to require a physician’s statement for absences of less  than three (3) days if sick leave abuse is suspected.      H. Misuse of Sick Leave:  Evidence substantiating the abuse and misuse of the sick leave  benefit shallmay result in denial of payment for sick leave and/or   may  result in  disciplinary action, up to and including discharge from employment.     §5.1.1 Minimum Paid Sick Leave Policy for Non‐Benefited, Temporary Employees    Eligibility:  Any  employee not otherwise provided paid leave sufficient to cover at least  twenty fourforty (240) hours or five (5) days of absence on an annual basis for the reasons  set forth in this policy (e.g., sick leave or paid time off) shall be eligible for this Minimum  Paid Sick Leave per AB1522pursuant to the Healthy Workplaces, Healthy Families Act of  2014, as amended. An employee who , on or after July 1, 2015, works thirty (30) or more  days within a year from the commencement of employment is eligible for Minimum Paid  Sick Leave. This policy is intended to comply with the requirements of the Healthy  Workplaces, Healthy Families Act of 2014 at , as amended, Labor Code section 246(e)(2)  and should be interpreted consistently.    Annual Grant of 2440‐hours or 5 days of Minimum Paid Sick Leave:  On January 1st of each  year, eEmployees identified under this section who are eligible as of July 1, 2015, will be  granted a twenty‐four (24)forty (40) hours or five (5) days of Minimum Paid Sick Leave for  use during each  hours on July 1, 2015 for use during the remainder of that calendar year.    Employees who are hired after January 1st of any year July 1, 2015, shall be granted forty  (40) twenty‐four (24) hours or five (5) days of Minimum Paid Sick Leave upon hire for use  during the calendar year of their hire. Every year thereafter, on January 1st, each covered  employee shall receive an annual grant of twenty‐four (24) hours of Minimum Paid Sick  Leave for use during that calendar year. Theis annual grant of Minimum Paid Sick Leave  does not roll over to the next calendar year and is not paid out upon termination of  employment. The Minimum Paid Sick Leave entitlement and its use shall be reflected on  Formatted: Superscript Formatted: Superscript 50 47  the covered employee’s regular pay stubs.    Use of Minimum Paid Sick Leave:   Leave may be used for any purpose sick leave is  otherwise typically used pursuant to §5.1 Sick Leave, policy and consistent with those  uses set forth in the Healthy Workplaces, Healthy Families Act of 2014 (AB 1522). These  uses include, but are not limited to use by a covered employee for preventative care or  diagnosis, care, or treatment of an existing health condition for the covered employee or  his or her family member; and use by a covered employee who is a victim of domestic  violence, sexual assault, or stalking. A covered employee may not be required to find a  replacement worker in order to utilize Minimum Paid Sick Leave.    Procedural Requirements:   Procedural requirements, including those requirements  related to notice, request of use, acceptable uses, prohibited uses, minimum increments,  and medical certification shall be governed by existing policies relating to §5.1 Sick Leave.  For those purposes, Minimum Paid Sick Leave shall be treated the same as §5.1 Sick Leave.   An absence necessitated by an employee’s own or a family member’s illness or injury,  defined to include diagnosis, care, or treatment of an existing health condition,  among other things.   An absence necessitated by the employee’s own or a family member’s need for  preventative care, defined to include medical, dental, or vision appointments.   An absence due to an employee’s exposure to a contagious disease when quarantine  is imposed by health authorities or on the advice of a physician when the presence of  the employee at work could endanger the health of others.   An absence required by an employee who is the victim of domestic violence, sexual  assault, or stalking, to: (1) attempt to obtain any relief, including, but not limited to,  a temporary restraining order, restraining order, or other injunctive relief, to help  ensure the health, safety, or welfare of the victim or his or her child; (2) seek medical  attention for injuries caused by domestic violence, sexual assault, or stalking; (3)  obtain services from a domestic violence shelter, program, or rape crisis center as a  result of domestic violence, sexual assault, or stalking; (4) obtain psychological  counseling related to an experience of domestic violence, sexual assault, or stalking;  or (5) participate in safety planning and take other actions to increase safety from  future domestic violence, sexual assault, or stalking, including temporary or  permanent relocation.    For purposes of this §5.1.1, “family member” is defined consistent with Labor Code  section 245.5(c), which generally includes child (including foster, legal ward, and those  similarly situated), parent (including spouse’s parent, guardian, and those similarly  situated), spouse, registered domestic partner, grandparent, grandchild, and sibling.  Employer may require such paid leaves to be used, when available, in conjunction with  any medical leave.    Medical Certification:  Employer may, at its discretion, require an employee who has a  medically related absence for more than twenty‐four (24) hours of consecutively  scheduled work days to furnish medical certification of the illness or injury necessitating  the absence. If an employee cannot provide certification, the employee’s supervisor has  the option to deny the sick leave request and convert the time to unexcused absence.  Employer may also, at its discretion, require an employee absent for more than twenty‐ 51 48  four (24) hours of consecutively scheduled work days to furnish medical certification that  he or she is fit for duty prior to returning to service.    §5.2 Sick Leave Conversion to Vacation/Cash Out    Conversion of Sick Leave to Vacation Leave    Employees of RCTC with five (5) years of continuous service (10,400 hours of continuous service) may  choose to convert part of their sick leave to vacation leave.  Only that portion of accumulated sick leave  hours that exceed 240 hours may be converted.  An employee may choose to convert unused sick leave  as follows:    A. Sick leave accrued in excess of 240 hours could be converted to vacation at a rate of 50  percent (i.e., one (1) hour of vacation for two (2) hours of sick leave in excess of 240); and    B. The option to convert unused sick leave to payment under this provision may only be  exercised by the employee once per year and must be accomplished by notifying the  Accounting Finance Department. Please see the Human Resources Department for details  of RCTC’s vacation cash out policy.   and the Human Resources Department of their  intention by March 31 for use the next fiscal year.  The provisions above shall be utilized  for sick leave cash out.     Sick Leave Cash Out     Employees that terminate their service with RCTC as a result of retirement shall have their accrued but  unused sick leave time converted to additional service credit pursuant to Government Code Section  20965.    Employees that terminate their service with RCTC for any reason other than retirement and that have  unused sick leave in excess of 240 hours, shall have said excess converted to a cash payout at a rate of 50  percent.  The employee shall not be compensated for the first 240 hours of unused sick leave.    §5.3 Holiday Leave    All regular and probationary employees of RCTC who are paid hours on the payroll the day before and day  after a designated holiday shall be paid for said holiday.  Full‐time employees shall receive eight (8) holiday  pay hours for a holiday.  Part‐time benefited employees shall receive holiday pay on a pro‐rata basis.   Temporary employees do not receive holiday benefits.   The following holidays are observed by RCTC (the  actual day of observance may be changed at the discretion of RCTC management):      New Year’s Day   Dr. Martin Luther King, Jr. Day   Presidents’ Day   Memorial Day   Independence Day   Labor Day   Veterans’ Day   Thanksgiving Day  52 49   Day After Thanksgiving Day   Christmas Eve   Christmas Day   New Year’s Eve   Floating Holiday (Executive Director’s discretion)    Holidays that fall on a Saturday shall normally be observed on the preceding Friday. Holidays that fall on  Sunday shall normally be observed on the following Monday.  When a fixed holiday falls within a vacation  period, the holiday shall not be charged against the employee's accumulated vacation benefits.  Non‐exempt employees required to work on a holiday will receive eight (8) hours of pay plus overtime.    At the Executive Director’s discretion, regular and probationary full‐time employees of RCTC shall receive  eight hours of floating holiday on the first pay date of the fiscal year and must be used within the same  fiscal year.  Floating holiday leave time may not be carried over to the following fiscal year. New employees  to RCTC shall receive the floating holiday on a pro‐rata basis based on the date of hire.    §5.4 Vacation    Regular and probationary employees of RCTC shall be entitled to accrue annual vacation based on the  length of continuous service with RCTC.  Employees in part‐time positions shall accrue, on a pro‐rata basis,  vacation leave for completed pay periods.   Such vacation shall be available for use on the first day  following the pay period in which it is accrued.    Each regular and probationary full‐time employee will accrue, based on actual hours worked, on a pay  period basis, the pay period equivalent of the applicable annual number of hours of vacation, in  accordance with the employee’s record of continuous years of service, unless a different rate is negotiated  by the employee at the time of hire.    Continuous Years  of RCTC Service  Bi‐Weekly  Accrual  Annual   Accrual  Maximum  Accrued Balance  Hire Date to completion of 3rd Year 3.08 hours 80 hours 160 hours  Beginning of 4th Year to completion of 9th Year 4.62 hours 120 hours 240 hours  Beginning of 10th year and forward 6.16 hours 160 hours 320 hours    No full‐time employee shall accumulate more vacation than twice the employee’s annual accrual (for  example, a full‐time employee who accrues 120 hours per year cannot accumulate more than 240 hours  of vacation).  Accrual of vacation will cease once the employee’s accumulated vacation hours equal the  employee’s maximum accumulation limit.  Accrual of vacation will not recommence until an employee  has used some vacation and the accumulated vacation has once again fallen below the maximum  accumulation limit.  Regular, part‐time employees will accrue vacation on a pro‐rated basis.    The Executive Director may approve continued vacation accrual in excess of the maximum accrued  balance in the event that RCTC requires the presence of employees who are in danger of reaching the  maximum accumulation limit.   The  approval will be contingent upon the employee providing a plan  demonstrating the use of vacation hours after the needs of RCTC have been met.      Temporary employees of RCTC shall not be eligible for vacation benefits.    53 50  Vacation may be taken in multiples of one quarter (.25) hour with the approval of the employee’s  immediate supervisor.  Supervisors  will only approve vacation for such time as will not impair the work  schedule and efficiency of the department.  Should  employee vacation requests conflict with staffing  requirements, the final determination for vacation approvals will be at the discretion of the First‐Line  Supervisor in cooperation with the department head.    §5.5 Vacation Cash Out    Current RCTC eEmployees have the option to cash out vacation in certain circumstances.  Please see the  Human Resources Department for details of RCTC’s vacation cash out policy.  who have utilized at least  eighty (80) hours vacation during the previous fiscal year shall be permitted to cash out any accumulated  vacation in excess of eighty (80) hoursthat they will accrue during the upcoming fiscal year.  This limitation  on cashing out vacation is intended to encourage employees to take at least two (2) weeks of vacation  per year.    An employee requesting to cash out vacation who has met the requirements of a vacation cash out, must  submit a written memorandum to the Accounting Department indicating the number of vacation hours  for buyoutcash‐out in the next fiscal year.  The memorandum must be submitted by March 31.  Once a  request is made, the election will be final and cannot be changed.  Vacation cash‐outs will be paid on the  first payroll date after the end of the fiscal year.  (For example, if an employee elects on March 31, 2024  to cash out 10 hours of vacation which will be earned during the next fiscal year – i.e., July 1, 2024 to June  30, 2025), the 10 hours of vacation would be paid in the first payroll following June 30, 2025. Vacation will  be paid out at the standard rate of pay in effect at the time the vacation is paid.     Accumulated vacation shall be paid upon termination of employment.    §5.6 Administrative Leave    The Executive Director may grant administrative leave to those exempt employees who performed  authorized work in excess of a regular workday or on regularly scheduled days off.  Administrative leave  time shall be granted at the beginning of the fiscal year and must be used within the fiscal year.   Administrative leave time may not be carried over to the following fiscal year.    §5.7 Jury Duty and Witness Leave    Every regular and probationary employee who is called or required to serve as a trial juror and upon  notification and appropriate verification submitted to their supervisor, shall be entitled to be absent with  pay from their duties with RCTC during the period of such service or while necessarily being present in  court as a result of such call.  Employees  are expected to report to work during those normal working  hours that the employee is not required to be present as a juror.  Employees must submit evidence of jury  duty to their supervisor.  Any jury fees, excluding mileage, paid to the employee must be turned in to the  RCTC Accounting Department.  A temporary employee shall be entitled to retain jury fees, since they will  not be paid as an employee for time not actually worked.    RCTC will also provide employees with time off to appear in court or other judicial proceedings as a witness  to comply with a valid subpoena or other court order.   This  time off is unpaid, but employees may  substitute accrued but unused vacation time.  Exempt employees who work any portion of a workweek  in which they also appear as a witness will receive their full salary for that workweek.   54 51    §5.8 Leave of Absence Without Pay    The Executive Director, at their discretion, may grant leave of absence without pay.     In requesting leave of absence without pay, the employee must provide a written request specifying the  period of time and reason for the requested leave to the Executive Director.  The Executive Director may  grant a leave of absence without pay up to 480 hours (12 weeks).  The Executive Committee may, in its  sole discretion, grant a leave of absence without pay of any length.  Any leave of absence without pay  shall be for a specified period and appropriate conditions may be imposed, such as requiring the employee  to provide sufficient medical documentation or any other evidence documenting the leave, as required  by the Executive Director and/or the Executive Committee.  Under normal circumstances, a personal leave  of absence without pay shall not be granted until after an employee has exhausted all accumulated  vacation.    An employee placed on leave of absence without pay shall not accrue, for the duration of the leave of  absence without pay, credited service for salary review, vacation, and sick leave accrual.  Eligibility  for  salary review and vacation and sick leave accrual shall be extended by the number of days an employee  has been on leave of absence without pay. Employees placed on leave of absence without pay shall be  responsible for all health insurance premiums, life insurance premiums, short and long‐term disability  premiums, and other monthly benefit payments in accordance with the provisions of this Manual.    An employee on leave of absence without pay for illness or disability reasons will be required to present  a return to work order releasing the employee to full duty signed by their attending physician, prior to  being allowed to return to work.  A release to return to less than full duty will be allowed only as an  accommodation as required by the Americans with Disabilities Act and the California Fair Employment  and Housing Act.  Upon expiration of a leave of absence without pay that is not covered by the FMLA, the  CFRA, or the Pregnancy Disability law, or within a reasonable period of time after notice to return to duty,  the employee may be reinstated in the position held at the time leave was granted. Failure on the part of  an employee on leave of absence without pay to report promptly at its expiration, or within a reasonable  time after notice to return to duty shall be deemed to have resigned RCTC employment by reason of  abandonment.  The depositing in the United States mail of a first class letter, postage paid, addressed to  the employee's last known address, shall be reasonable notice.    §5.9 Military Leave    RCTC shall grant military leave to fulfill a military service obligation in accordance with federal and state  laws.  Public employees are entitled to receive up to thirty (30) days paid military leave per fiscal year.  In  order to be paid for military leave regular, part‐time, and contract employees must have one (1) year of  employment with a public agency.  The  employee’s military service can be counted toward the one (1)  year of public agency service.  An employee granted military leave with pay shall receive all benefits  related to employment that are granted when the employee is on pay status.    If the military leave extends beyond thirty (30) days, the employee must submit a request for additional  military leave.  A copy of the military orders should be submitted to the First‐Line Supervisor.  The First‐ Line Supervisor shall submit the request and military order to the Human Resources Department for  verification.      55 52  Any RCTC employee who has been on a leave of absence for military leave shall have such right to return,  and only such right, as may be required by state and federal law in effect at the time the employee applies  for reinstatement.       §5.10 Accrued Leave Donation Program    RCTC shall allow regular employees to donate accrued, unused sick leave, vacation, and administrative  balances to other regular and probationary employees who have exhausted all accrued sick leave,  vacation, and administrative balances and who meet the specified criteria.    The program shall permit RCTC regular employees to donate sick leave, vacation, and administrative  balances to fellow regular and probationary employees who have a serious medical hardship, to include  temporary disability resulting from pregnancy, miscarriage, or childbirth, or a catastrophic illness or injury  that poses a threat to life and requires in‐patient, hospice, or residential health care.  An employee’s need  may arise from their own serious medical hardship or catastrophic illness or from their need to care for a  relative who has a serious medical hardship or catastrophic illness.  This program is not intended to cover  an employee that has a common illness or injury.    §5.10.1   Criteria to Receive Accrued Leave Donation       To be eligible, an employee:    A. must have exhausted all forms of paid leave; i.e., sick leave, vacation, and  administrative balances;    B. must suffer from a serious medical hardship or a catastrophic illness or injury that  requires in‐patient, hospice, or residential health care; must need to care for a  relative who has a serious medical hardship or catastrophic illness;    C. must complete an application for use of donation leave within five (5) working  days after all paid leave time has been exhausted.  In  the event the employee is  not capable of doing so, the employee’s First‐Line Supervisor may act on their  behalf; and    D. must present a physician’s statement verifying the severity of the serious medical  illness, injury, or condition.    §5.10.2   Donation of Leave    An employee who has unused sick leave, vacation, and administrative hours may donate up to  forty (40) hours per fiscal year to eligible employees.  Donations in excess of forty (40) hours  require written approval from the Executive Director.  An employee desiring to donate sick leave,  vacation leave, and administrative balances shall complete a Leave Donation Form that specifies  the number of hours to be donated and the name of the employee to whom the hours are to be  donated.   All donations of sick leave, vacation leave, and administrative balances shall be  voluntary, and no employee shall coerce, intimidate, threaten, or financially induce another  employee to donate hours.  All  donations shall be irrevocable, however Aany donated accrued  leave that is not used by the recipient employee during the occurrence for which it was donated  56 53  shall be returned to the donor employees on a prorated basis based on the hours of sick leave,  vacation leave, and administrative balances donated to the recipient employee by all donor  employees, and any returned donated accrued leave shall be reinstated to the appropriate  balance of each donor employee.     §5.10.3   Receipt of Leave    An employee who meets the criteria may receive up to a maximum twelve (12) weeks  (480 hours) donated leave time by submitting the appropriate forms to the Executive  Director.  If  approved by the Executive Director, employees will be paid at their current  pay rate, not the rate of the donor employee.   The  employee will not be eligible to  continue to accrue sick leave, vacation leave, and administrative hours.  RCTC sponsored  benefits, which include medical, dental, vision, and life insurance, will continue for the  employee until the last working day of the month that the donated leave is available.      If the donated leave is supplementing short‐term disability or worker’s compensation  benefits, in no circumstances shall the donated leave result in the employee receiving in  excess of 100 percent of their current salary.      §5.10.4   Denial of Leave    In the event the employee is denied donation leave, the employee may submit a written  appeal to the Executive Director within ten (10) working days of receiving the denial.  A  written response to the appeal shall be issued within ten (10) working days from the date  of written request.    SECTION 6 –– PART‐TIME AND TEMPORARY EMPLOYEES    §6.1 Regular Part‐time Employees     Employees of RCTC designated as regular and probationary part‐time employees shall be compensated  on an hourly basis as specified by the position classification in which they are assigned.  Such regular and  probationary part‐time employees shall accrue holidays, vacation and sick leave, and receive other  benefits as provided in this Manual on a pro‐rata basis.    Part‐time employees shall receive performance evaluations in accordance with Section 3.11 of this  Manual.  Part‐time employees shall receive compensation in accordance with Section 3.9 of this Manual.    §6.2 Temporary Employees    Employees of RCTC designated as temporary employees shall be compensated on an hourly basis as  specified at the time of hire.  Such employees shall not be eligible for participation in any benefit program  established by RCTC, except as required by state and/or federal law.  Such employees shall not be eligible  for merit or other pay increases and will not receive performance evaluations.    Such employment is at‐will and may be terminated at any time without cause or prior notice to the  employee and without recourse to the grievance procedure or any other appeal right.     57 54  §6.3 Employment of Retired Persons    An employee who is retired under the Public Employees’ Retirement Law (PERL) and who is receiving  retirement benefits shall not be employed or re‐employed in any position for compensation without the  prior written approval of the Manager responsible for Human Resources.   Consistent with the  requirements of the PERL regarding the employment of CalPERS retirees without reinstatement, the  retiree may be employed or re‐employed.    The Manager responsible for Human Resources may allow the employment or  re‐employment for up to 960 hours of actual work within any fiscal year, without loss of benefits as  specified in Section 21224 of the PERL.  That section permits the temporary employment only during an  emergency to prevent stoppage of public business, or because the retiree has skills needed in performing  specialized work of limited duration.  During the employment or re‐employment period, the retiree will  be paid at a rate not less than minimum, nor more than that paid other employees performing comparable  duties.      Under Government Code Section 21221(h), the RCTC Board may make an interim appointment to a vacant  authorized position during recruitment for a permanent appointment if deemed to require specialized  skills or during an emergency to prevent stoppage of public business.  These appointments, including any  made pursuant to Section 21224, shall not exceed a total for all employers of 960 hours in any fiscal year  unless otherwise permitted under the terms of Section 21221(h), and shall be limited to a single twelve  (12) month term.    All retired annuitants shall adhere to the PERL, Title 2, Division 5, Part 3. Public Employees’ Retirement  System, Chapter 12, Article 8, Sections 21220 ‐ 21230.    SECTION 7 –– GRIEVANCE PROCEDURE    §7.1 Policy    RCTC has established a grievance procedure.  Grievances are defined in Section 1.8 of this Manual.  The  following complaints or disputes are not grievable:  the content of a performance evaluation; a denial of  a merit pay increase; employee classification; disciplinary action; rejection from probation; and  termination of a temporary, or contract employee.    Employees of RCTC who pursue grievances according to the provisions of RCTC Grievance Policy and  Procedure shall be free from harassment by fellow employees, supervisors, and RCTC administration.  The  mere utilization of the grievance process shall in no way affect an employee’s present or future  employment status.      §7.2 Steps in the Grievance Procedure    The steps of the grievance procedure are as follows:     §7.2.1   Step 1 – An employee must discuss a grievance with their First‐Line Supervisor, or their  Second‐Line Supervisor in the event that the employee's problem is with their First‐Line  Supervisor.  This discussion must occur within five (5) working days of the occurrence of the event  giving rise to the grievance.  The  appropriate supervisor will attempt to resolve the matter and  58 55  will, within a reasonable period of time, notify the employee of the Step 1 decision;.    §7.2.2   Step  2 – If the employee is not satisfied with the Step 1 decision, the employee may,  within five (5) working days of receiving the Step 1 decision, submit the grievance in writing to the  appropriate Director for review.  The written grievance must set forth the specific section of this  Manual that has been violated, must state the facts upon which the grievance is based, must  indicate who has knowledge of the relevant facts, must state that Step 1 of the grievance  procedure has been completed, and must indicate the specific relief the employee is requesting.   The Executive Director, or designee, shall make such investigation of the facts and issues as is  warranted under the circumstances and shall make a determination within five (5) working days  of the timely receipt of the written Step 2 grievance.  The written Step 2 decision shall be provided  to the grievant;.    §7.2.3   Step  3 – If the employee is not satisfied with the Step 2 decision, the employee may,  within five (5) working days of receiving the Step 2 decision, request that the grievance be  reviewed by the Executive Committee.  To request such review, the grievant should submit a  written request for Step 3 review to the Manager responsible for Human Resources;. The  Executive Committee, or its designee(s), shall make such investigation of the facts and issues as is  warranted under the circumstances and shall make a determination.  The written Step 3 decision  shall be provided to the grievant.    The Step 3 review may involve a meeting between the employee, the Executive Director, and the  Executive Committee, or its designee(s).  At such meeting, if any, discussion shall be limited to the  issues raised in the initial written grievance and an earnest effort shall be made to resolve the  problem.       If the parties fail to resolve the grievance, Executive Committee, or its designee(s), shall make a  final and binding determination of the grievance.    §7.2.4   Step 4 – If the employee fails to comply with any time limit specified above, the grievant  shall have accepted the RCTC’s decision on the matter.  If RCTC fails to comply with any time limit  specified above, the grievant may move the grievance to the next step in the procedure.  The  parties by mutual agreement can extend any time limit set forth in the grievance procedure.    SECTION 8 –– EMPLOYEE CONDUCT AND DISCIPLINE    Employees are encouraged to excel in their work and are prohibited from engaging in any conduct which  could reflect unfavorably upon RCTC.  The following standards are intended to govern the actions of all  RCTC employees during their course of employment.  Employees  who violate these standards shall be  subject to appropriate disciplinary actions (Refer to §8.1, Forms of Discipline)    A. Employees shall abide by and carry out the ordinances, resolutions, policies, procedures, and the  rules and regulations of RCTC.    B. Employees shall always conduct themselves in a manner which reflects credit to RCTC and creates  positive morale among employees.    C. Employees shall operate any equipment safely and utilize safe means of carrying out their duties.  59 56  Employees shall follow instructions for all equipment and property.    D. Supervisors shall manage in an effective, considerate, respectful and fair manner.    E. Subordinates shall follow instructions in a positive, respectful and cooperative manner.    F. Employees shall provide service with courtesy and avoid arguments with the public and other  employees.      §8.1 Forms of Discipline    The Executive Director, with good cause for such action, shall have the right to impose major discipline  and demote, discharge, reduce in pay, or suspend without pay an employee.  Minor  discipline can be  imposed by First‐Line Supervisors in cooperation with the appropriate Director and Manager responsible  for Human Resources.    §8.1.1   Good Cause for Discipline  Any of the following examples of performance or behavior shall constitute good cause for  discipline.  This listing is representative only and does not exhaust all possible situations where  disciplinary action may be imposed:      A. Dishonesty;    B. Incompetence;    C. Unsatisfactory performance or negligence in job performance;    D. Insubordination, including actions that involve resistance to, defiance of, or refusal to  carry out a supervisor’s lawful order;    E. Absence without leave;    F. Discourteous treatment of the public or other employees;    G. Falsification of RCTC records and documents including, but not limited to, employment  material.    §8.1.2   Categories of Discipline  Major discipline consists of a suspension without pay of six (6) or more days, demotion, reduction  in pay of one (1) month or more, or discharge.  Any  other form of discipline is considered to be  minor discipline.    §8.2 Disciplinary Process    §8.2.1   Notice of Proposed Disciplinary Action    Prior to the imposition of disciplinary action, regular employees shall be presented with a written  Notice of Proposed Disciplinary Action informing the employee of their right to a pre‐disciplinary  60 57  meeting.    A. The Notice of Proposed Disciplinary Action shall include:    i. A description of the discipline proposed; a statement of the reasons the action  has been proposed, which shall include a brief description of the facts upon which  the proposed action is based and a statement of any rules, regulations, laws, etc.  that were violated.  Additionally, if applicable, a list of any previous disciplinary  actions, counseling evaluations or other relevant actions taken against the  employee;    ii. A copy of any documents relied upon in proposing the disciplinary action; and    iii. A statement advising the employee that they have the right to respond to the  Executive Director, or designee, regarding the proposed disciplinary action, orally  or in writing, before a final decision is made on the proposed disciplinary action.   This part of the Notice of Proposed Disciplinary Action shall include the name of  the person to whom the response, if any, can be made.  Moreover, the Notice  shall include a statement notifying the employee that he or she hasthey have five  (5) working days from the date of receipt of the Notice to respond in writing or  meet with the Executive Director to make an oral response;.     Upon a showing of good cause, the Executive Director, or designee, may extend the time  for response;.    In responding, either orally or in writing, the employee may designate a representative to  assist in the presentation of the response.    B. Response to Notice    i. In the event that the employee chooses to respond orally, the employee must,  within the period given to respond, make an appointment, and meet with the  Executive Director or designee;.    ii. During this meeting the employee, or the employee’s representative, may  present any reasons why the employee feels that the proposed action is not  proper.   The Executive Director or designee shall listen to the employee’s  presentation, but shall not present any evidence on behalf of RCTC, nor shall  either party present any witnesses for examination;.    iii. A written response must be received in the office of the Executive Director, or  designee, no later than 4:00 p.m. on the due date;.    iv. Failure by the employee, or the employee’s representative, to respond to the  Notice of Proposed Disciplinary Action within the period allowed shall forfeit the  right to respond to the Notice of Proposed Disciplinary Action and the proposed  disciplinary action shall take effect as proposed.      61 58  C. If a timely oral or written response is received, the Executive Director, or designee, shall  take the employee’s response into consideration and shall make a determination as to  whether or not the proposed disciplinary action, a lesser from of discipline, or no  disciplinary action shall be taken.    D. After completion of the pre‐disciplinary process, the Executive Director, or designee, may  direct that any approved discipline take effect and establish the effective date of such  approved discipline.  Such imposition of discipline shall be effected by the preparation of  a Notice of Discipline that informs the employee of the discipline imposed and any appeal  rights applicable to the discipline.  The Notice of Discipline should include the reasons for  the discipline imposed and a copy of any documents relied upon in imposing the  discipline.      §8.2.2   No Appeal of Minor Discipline    In the case of minor discipline, no right of appeal of the Notice of Discipline is provided.       §8.2.3   Right to Appeal Major Discipline    A. A regular employee shall have the right to appeal a Notice of Discipline in the case of a  major disciplinary action.    B. Requests for appeal shall be made in writing, signed by the employee and filed with the  Manager responsible for Human Resources within ten (10) working days of receipt of the  Notice of Discipline.    C. Following receipt of a timely appeal of major discipline, the Executive Committee will  determine whether the appeal will be heard by a hearing officer, an Ad Hoc Committee  of the Executive Committee, or by the Executive Committee.     D. The Human Resources Department shall notify the employee and the Executive Director  or other employee from whose action the appeal is being taken of the date, time and  place of the hearing and shall publicly post at such places as the Executive Committee  shall prescribe, a notice of the date, time, and place of the hearing.     E. Hearings shall be closed unless an open hearing is requested by the employee filing the  appeal.    F. Hearings shall be recorded by a court reporter.  The court reporter shall prepare a hearing  record.    G. The employee shall appear personally at the hearing and may be represented by counsel  of their choice, at no cost to RCTC.  In the event that the employee fails to personally  appear at the hearing, the employee shall forfeit their right to appeal.    H. All witnesses to be heard at the hearing shall testify under oath.  The hearing shall not be  conducted according to technical rules relating to evidence and witnesses, except as  hereinafter provided.  Any relevant evidence shall be admitted if it is the sort of evidence  62 59  on which responsible persons are accustomed to relying on in the conduct of serious  affairs, regardless of the existence of any common law or statutory rule that might make  improper the admission of the evidence over objection in civil actions.  Hearsay evidence  may be admitted but it may not be the sole basis upon which a finding is made unless it  would be admissible over objection in a civil matter;    I. Upon conclusion of a hearing not conducted by the Executive Committee, the hearing  officer or the Ad Hoc Committee of the Executive Committee, as applicable, shall cause  findings and recommendations to be prepared in writing and shall certify the same to the  Executive Committee;    J. The Manager responsible for Human Resources shall deliver a certified copy of such  findings and recommendations of the Hearing Officer, or Ad Hoc Committee of the  Executive Committee to the Executive Committee and to any other officer or employee  affected by such findings and recommendations or from whose action the appeal was  taken;    K. After conducting the hearing or after considering the findings, recommendations, and  hearing record of the hearing officer or Ad Hoc Committee, the Executive Committee shall  issue its findings and decision.  The Executive Committee may approve, disapprove, or  modify (lesser or greater) the discipline that was imposed by the Executive Director, or  designee.  The appeal decision issued by the Executive Committee shall be final.    SECTION 9 –– LAYOFF POLICY AND PROCEDURE    §9.1 Statement of Intent    RCTC recognizes that in some circumstances work force reduction becomes necessary and is unavoidable.   Some of the circumstances may include the following:     Lack of work;   Discontinuance of a function;   Budgetary constraints;   Reorganization;   Specific actions approved by the RCTC Board.    §9.2 Guidelines    A. Layoffs of regular full‐time and part‐time employees shall be based on skill, ability, and  performance history.   Where  skill, ability, and performance history are substantially  equal, seniority based on date of hire shall determine the order of layoff.    B. No regular employee shall be laid off in any job classification if there are consultants,  probationary, or temporary employees in an active status in the same job classification  within RCTC.     C. The Executive Director shall provide a report to the Executive Committee.  The report  shall include:  63 60    i. The list of affected employees;   ii. Reasons that positions were deleted or reorganized;  iii. The strategy plan that includes the number of employees who chose to exercise  a layoff option rather than seeking retraining; and  iv. Confirmation that all reasonable options that would have allowed for the  employee to be retained were explored.      §9.3 Reporting and Communication Requirements    A. When it is determined that positions will be deleted, departmental management  personnel shall, as soon as possible, meet with the employees who may be affected.   Those employees will be advised of the time frame in which their positions will be deleted  or reorganized.     B. At the meeting, the employee(s) shall receive an official written notice of layoff.    C. The meeting and official written notice shall be at least twenty (20) working days prior to  the effective date of the layoff.  The official notice shall include:    Reason(s) for the layoff;  i. Effective date of the action;  ii. Option for placement on reinstatement list;  iii. Options to demote or retrain;  iv. Requirement to notify the RCTC of an address change.    §9.4 Reinstatement     Reinstatement is defined as recall by RCTC into a regular position, from the reinstatement list.      A. Regular employees affected by the layoff shall be placed on a reinstatement list for the  class of job from which they were laid off or demoted, or transferred.    B. Any vacancy to be filled shall be offered, in order of seniority, for the classification to be  filled.    C. The employee’s name shall be removed from the reinstatement list, for specific  classification, for any of the following reasons:    i. The expiration of six (6) months from the date of placement on the list;    ii. Failure to contact RCTC within seven (7) days of RCTC’s mailing of a first class  letter notifying the former employee of availability of employment.   It is  responsibility of the former employee to notify RCTC of an address change;    iii. Request in writing to be removed from the list.    D. An employee reinstated by the RCTC shall have:  64 61    i. Their sick leave credited to their account as of the date of the layoff;    ii. Continue their seniority;    iii. Credit for all service prior to layoff for the purposes of determining accrual of  vacation leave;    iv. Be placed on the salary range at a step nearest, without exceeding, to their  former or current pay rate, whichever is higher.    E. Outside of the Reinstatement Policy, the RCTC may elect to offer laid off employees, in  order of seniority, a temporary position for not less than thirty (30) days and not more  than 480 hours within a six (6)‐month period.  If an employee accepts such a temporary  position, it will have no effect on their status on a reinstatement list.    SECTION 10 –– REPORTS AND RECORD KEEPING    §10.1 Personnel Files    The Human Resources Department shall maintain a personnel record for each employee in the service of  RCTC showing the name, title of position held, the department to which assigned, salary, changes in  employment status, and such other information as may be considered pertinent.    §10.2 Change of Status Report    Every appointment, transfer, promotion, demotion, change of salary rate, change of address or any other  temporary or permanent change in status of employees shall be reported to the Human Resources  Department.    §10.3 Personnel Action Form    A Personnel Action Form shall be completed for each employee hired, appointed, promoted, demoted,  transferred, disciplined, and terminated by RCTC.   This form shall include all employee information  including benefit selection information.  A copy of this form shall be included in the employee's personnel  file.  No Personnel Action Form is effective unless it is approved by the Executive Director.     §10.4 Time Cards    All RCTC employees shall be required to complete and sign a time card recording all hours worked,  vacation, sick leave, administrative, jury duty leave, etc.  Time cards shall be signed by the employee's  First‐Line Supervisor and forwarded to the Payroll Department no later than twelve (12) noon on the next  day following the end of the pay period.      §10.5 Records Review and Access    Access to employee records is restricted to the following:    65 62  A. Human Resources Department employees with a business need‐to‐know;        B. The First‐Line Supervisor of an individual employee with a business need‐to‐know; and  C. The Executive Director with a business need‐to‐know.               §10.6 Employee Access    An employee may, in the presence of a Human Resources Department representative, examine their  personnel records periodically.  An employee has the right to ask for a correction or a deletion, or write a  statement of disagreement with any item in the file.  The employee may not, however, remove any item  from the file.    §10.7 Disclosure of Employee Information    All requests, whether written or oral, for information about a current, retired, or terminated employee  must be referred to the Manager responsible for Human Resources.  No one other than the Manager  responsible for Human Resources will respond to any such requests.  Information will be given to duly  authorized requests from law enforcement agencies presenting summons, subpoena, and judicial orders.    §10.8 Protection of Confidentiality    Privacy of employee records refers to the collection, use, access, dissemination, retention, and  confidentiality of data maintained on employees.   RCTC has a commitment to the privacy of personal  information kept in its personnel records unless disclosure is required by law.    SECTION 11 –– HARASSMENT‐FREE WORKPLACE POLICY     §11.1 General Provisions     § 11.1.1   Purpose     The purpose of this Harassment‐Free Workplace Policy (Policy) is to ensure that all employees,  volunteers, and commissioners are aware of their rights and responsibilities with regard to the  prevention of harassment in the workplace, and that the RCTC workplace is free from harassment.      §11.1.2   Violation of Policy    Violation of the provisions of this Policy by an employee may subject the employee to disciplinary  action, up to and including discharge from employment.  Violation of the provisions of this Policy  by any person who is not a RCTC employee may subject that person to appropriate administrative  action.     §11.1.3   Distribution of Policy    A copy of this Policy shall be distributed to each employee, volunteer, and commissioner.     §11.2 Harassment‐Free Environment    All employees are entitled to a work environment free from harassment.  Discriminatory treatment occurs  66 63  when an individual uses a protected class as a basis for an adverse employment action or decision.   Behavior constitutes harassment when it is unwelcome and unsolicited, offends or otherwise causes  distress, and is undertaken because of an individual’s protected status. The law prohibits coworkers,  supervisors, managers and any third parties with whom employees come into contact from engaging in  harassment.     Harassment creates a negative atmosphere that reduces work productivity and morale, undermines the  integrity of the workplace, and destroys professionalism.   Harassment includes any unwelcome,  unsolicited, and/or unwanted behavior towards coworkers, subordinates, supervisors, or volunteers,  which offends, humiliates, embarrasses, or intimidates because of a person’s race, color, creed, religion,  sex, national origin, age, disability, marital status, ancestry, medical condition (e.g., AIDS/HIV, history of  cancer), pregnancy, and sexual orientation, gender, including gender identity and gender expression, and  genetic characteristics.   Examples include the use of derogatory comments, slurs, jokes, pictures,  cartoons, or posters.    §11.2.1   Good Faith Employment Actions    Good faith employment actions do not constitute harassment.  Thus, good faith personnel actions  taken by a supervisor or manager, such as offering constructive feedback or criticism, holding  employees accountable, and providing discipline, where appropriate, do not constitute and  should not be mistaken for harassment or retaliation.  Such actions are intended to enhance  workplace productivity and/or address work performance, and are within the responsibilities and  obligations of RCTC supervisors and managers.    §11.2.2   Response to Harassment Allegations    RCTC has a prompt response policy on allegations of harassment.  Thus, every report of an alleged  incident of harassment in the workplace will be subjected to appropriate investigation.  The result  of such investigative action may range from informal counseling to disciplinary action for  employees, up to and including discharge from employment, the first time they engage in such  inappropriate behavior.  Prior incidents of harassment may be considered when assessing the  facts and circumstances of a later complaint.   The result of such investigation may result in  administrative action affecting a non‐employee’s relationship with RCTC.     §11.2.9   Support of Policy    Every employee, volunteer, and commissioner is expected to support and enforce this Policy.   Supervisors and managers who observe or know of a harassing situation, and who fail to take  corrective action, may be disciplined even if the harassment did not take place in their work unit.    §11.3 Sexual Harassment    §11.3.1   Sexual Harassment     Sexual harassment is a particular form of harassment, which is most prevalent in workplaces, that  creates an offensive working environment.   Sexual harassment is unprofessional and not  supportive of a high performing work environment.  With regard to sexual harassment, as with  other forms of harassment, RCTC has a prompt response policy on all allegations of harassment.  67 64    §11.3.2   Sexual Harassment Defined     A. Harassment may consist of offensive verbal, physical, or visual conduct when such  conduct is based on or related to an individual's sex;    Submission to the offensive conduct is an explicit or implicit term or condition of  employment; and    Submission to or rejection of the offensive conduct forms the basis for an employment  decision affecting the employee; or    The offensive conduct has the purpose or effect of unreasonably interfering with an  individual's work performance or creates an intimidating, hostile, or offensive working  environment.    Sexually harassing conduct can occur between people of the same or opposite sex.  Sexual  harassment can occur between peers, supervisor to subordinate, subordinate to  supervisor, member of the governing body or the public to employee, and within or across  department lines.    B. Written examples of sexual harassment may include letters, e‐mails, notes, and  invitations, which may be perceived as suggestive or obscene.    C. Examples of what may constitute prohibited harassment include, but are not limited to,  the following:    i. Kidding or joking about sex;  ii. Recounting one’s sexual exploits;  iii. Starting or spreading rumors about the sex life of an employee;  iv. Hugs, pats, touching, massaging, and similar physical contact;  v. Assault, impeding or blocking movement, or any physical interference with  normal work or movement;  vi. Revealing parts of the body when such exposure violates common decency;  vii. Sexually suggestive or explicit gestures;  viii. Cartoons, posters, and other materials referring to sex;  ix. Threats intended to induce sexual favors;  x. Continued suggestions or invitations to social events outside the workplace after  being told such suggestions are unwelcome;  xi. Degrading words or offensive terms of a sexual nature; and  xii. Prolonged staring or leering at a person.    §11.3.3   Policy is Broader than Law    Although actions may not rise to the level of a violation of law, they may still violate this Policy.    §11.3.4   Performance Evaluations    68 65  Job performance evaluations for supervisors and managers should include a review of their  support of this Policy.    §11.4 Violation Reporting    §11.4.1   Reporting a Violation to RCTC    Any employee who believes this Policy is being violated should immediately bring the matter to  the attention of any of the individuals or offices listed below:     Manager responsible for Human Resources   Deputy Executive Director   Executive Director    A potential violation involving the Executive Director should be immediately reported to the  Manager responsible for Human Resources or Deputy Executive Director.   The  Manager  responsible for Human Resources or Deputy Executive Director will immediately consult the  Commission’s Chair.    §11.4.2   Reporting a Violation to External Agencies    In addition to the internal reporting procedure, an employee may file a complaint directly with  the following external agencies:     State of California Department of Fair Employment and Housing (DFEH)Civil Rights  Department (CRD) as listed in the State Government Offices pages of the telephone  directory or by visiting its website at https://calcivilrights.ca.gov/; and   Federal Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) as listed under  “Discrimination” in the United States Government pages of the telephone directory or by  visiting its website at https://www.eeoc.gov/contact‐eeoc.    §11.4.3   Confidentiality    When responding to a report of a Policy violation, RCTC will make a reasonable effort to protect  the privacy of the individuals involved.  However, anonymity and complete confidentiality cannot  be guaranteed once a complaint is made, or when inappropriate behavior is made known.  While  an individual’s expressed desire regarding confidentiality will be seriously considered, those  wishes must be weighed against the responsibility of RCTC to investigate possible violations of  this Policy and to take corrective and preventive action where appropriate.   Information  pertaining to complaints will be maintained in confidence to the extent permitted by law.    §11.5 Complaint Procedure     The Human Resources Department is responsible for investigating harassment complaints. An  employee is not required to complain to Human Resources if that person is the individual who is  harassing the employee, but may instead report the harassment to his or her immediate  supervisor or any other member of management. Supervisors and managers who receive  complaints or who observe harassing conduct must immediately inform Human Resources  Formatted: Font: Bold 69 66  Director or other appropriate RCTC official so that an investigation may be initiated. Every  reported complaint of harassment will be investigated thoroughly and promptly. Typically, the  investigation will include the following steps: an interview of the employee who lodged the  harassment complaint to obtain complete details regarding the alleged harassment; interviews  of anyone who is alleged to have committed the acts of harassment to respond to the claims;  and interview of any employees who may have witnessed, or who may have knowledge of, the  alleged harassment. The Manager responsible for Human Resources will notify the employee  who lodged the harassment complaint of the results of the investigation. The investigation will  be handled in as confidential a manner as possible consistent with a full, fair, and proper  investigation. At the close of the investigation, RCTC will consider appropriate options for  remedial actions and resolutions. If misconduct is found, RCTC shall take prompt, corrective  action, as appropriate.  Disciplinary action for a violation of this policy can range from verbal or  written warnings up to and including immediate termination depending upon the  circumstances. With regard to acts of harassment by customers or vendors, corrective action  will be taken after consultation with the appropriate RCTC personnel.  §11.6 Training     All non‐managerial employees of RCTC must attend a one‐hour Sexual Harassment Prevention  Training, and all managerial employees of RCTC must attend a two‐hour Sexual Harassment  Prevent Training. All RCTC employees will be required to attend a sexual harassment training  every two years as assigned by RCTC.  Managers will receive two hours of training every two  years as assigned by RCTC.  Employees may be required to attend additional anti‐harassment or  other sensitivity trainings in regards to any protected class. Employees may refer to the CRD  sexual harassment prevention online training course appropriate for their position. Employees  may also visit https://calcivilrights.ca.gov/ to access the online training courses.  §11.57 Retaliation    §11.57.1   Retaliation Prohibited    Retaliation toward an employee for reporting an alleged violation of this Policy or for participating  in an investigation regarding violations of this Policy is unlawful and will not be tolerated.   Supervisors and managers are reminded that employees have a right and obligation to report what  they believe is a violation of this Policy.  Thus, RCTC will not tolerate harassment or retaliation of  employees for fulfilling their obligations under this Policy.  Moreover, even subtle retaliation will  not be permitted.   Such retaliation may include a change in work assignment or location,  uncharacteristically denying leave requests, uncooperativeness toward the person who is the  object of the retaliation, unsupported discipline, etc.    SECTION 12 –– VIOLENCE IN THE WORKPLACE POLICY    §12.1 General Provisions     §12.1.1   Purpose     The purpose of this Violence in the Workplace Policy (Policy) is to ensure that all employees,  volunteers, and commissioners are aware of their rights and responsibilities with regard to the  70 67  prevention of violence in the workplace, and that the RCTC workplace is free from violence.      §12.1.2   Distribution of Policy    A copy of this Policy shall be distributed to each employee, volunteer, and commissioner.     §12.1.3   Support of Policy    Every employee, volunteer, and commissioner is expected to support and enforce this Policy.      §12.2 Zero Tolerance    §12.2.1   Violence‐Free Environment    RCTC is strongly committed to ensuring the safety of all its employees and has adopted a Zero  Tolerance Policy for workplace violence.  Consistent with this Policy, threats or acts of physical  violence, including intimidation, harassment and/or coercion that involves or affects RCTC  employees will not be tolerated.    §12.3 Acts or Threats of Violence    §12.3.1   Acts or Threats of Violence Defined    “Threats or acts of violence” include conduct against persons or property that is sufficiently  severe, offensive, or intimidating to alter the employment conditions, or to create a hostile,  abusive, or intimidating work environment for an employee of RCTC.  Although RCTC has a strong  commitment to customer service, RCTC does not intend for employees to be subjected to verbal  or physical abuse.    §12.3.2   Prohibited Conduct     General examples of prohibited workplace violence include, but are not limited to:    A. Hitting, shoving, or otherwise assaulting an individual;  B. Threatening to harm an individual or their family, friends, associates, or their property;  C. Possession of firearms, weapons, or any other dangerous devices on RCTC premises or  in RCTC’s owned or operated vehicles;   D. Making harassing or threatening telephone calls, letters or other forms of written or  electronic communications;  E. Intimidating or attempting to coerce an employee to do wrongful acts that would affect  the business interests of RCTC;  F. Harassing surveillance or stalking, which is engaging in a pattern of conduct with the  intent to follow, alarm, or harass another individual, that presents a credible threat to  the individual and causes that individual to fear for their safety or the safety of their  immediate family; and/or  G. Making a suggestion or otherwise intimating that an act to injure persons or property  is appropriate behavior.    71 68  §12.4 Reporting Procedure    §12.4.1   Reporting a Violation     An employee who believes that they have been the victim of workplace related violence or a  threat of workplace related violence shall immediately report such to their supervisor or to a  supervisory or management level employee if the immediate supervisor is not available.  Any   employee who has knowledge of an incident of workplace related violence or a threat of  workplace related violence must immediately report it to their immediate supervisor or any other  supervisory or management level employee.    Even without an actual threat, employees should report any behavior they have witnessed that  they regard as threatening or violent, when that behavior is job related or might be carried out  on a RCTC controlled site.    §12.4.2   Response to Allegations    Every report of an alleged incident of violence in the workplace will be subject to appropriate  investigation.   The  result of such investigative action may range from informal counseling to  disciplinary action for employees, up to and including discharge from employment, the first time  they engage in such inappropriate behavior.   The result of such investigation may result in  administrative action affecting a non‐employee’s relationship with RCTC.     RCTC may also seek a temporary restraining order or injunction on behalf of its employees if the  situation warrants such action.    §12.5 Disciplinary Action     §12.5.1   Violation of Policy    Violation of the provisions of this Policy by an employee may subject the employee to disciplinary  action, up to and including discharge from employment.  Violation of the provisions of this Policy  by any person who is not a RCTC employee may subject that person to appropriate legal or  administrative action as appropriate.    §12.6 Retaliation    §12.6.1   Retaliation Prohibited    Retaliation toward an employee for reporting an alleged violation of this Policy, furnishing  information, or for participating in any manner in an investigation regarding violations of this  Policy is prohibited and will not be tolerated.       §12.7 Training    §12.7.1   Employee Training    All employees shall receive training and instruction via video, written materials, and/or other  72 69  means on workplace security practices on a recurring basis both as new hires and during annual  training.    SECTION 13 –– DRUG‐FREE WORKPLACE POLICY      §13.1 General Provisions     §13.1.1   Purpose     It is the intent of RCTC to maintain a workplace that is free of drugs and alcohol and to discourage  drug and alcohol abuse by its employees.  RCTC has a vital interest in maintaining safe and efficient  working conditions for its employees.   Substance abuse is incompatible with health, safety,  efficiency, and success at the RCTC.  Employees who are under the influence of a drug or alcohol  on the job compromise RCTC’s interests, endanger their own health and safety and the health and  safety of others, and can cause a number of other work related problems, including absenteeism  and tardiness, substandard job performance, increased workloads for co‐workers, behavior that  disrupts other employees, delays in the completion of jobs, inferior quality in products or service,  and disruption of customer relations.    To further its interest in avoiding accidents, to promote and maintain safe and efficient working  conditions for its employees, and to protect its business, property, equipment and operations,  the RCTC has established this policy concerning the use of alcohol and drugs.  As a condition of  continued employment with RCTC, each employee must abide by this Policy.    The purpose of this Drug‐Free Workplace Policy (Policy) is to ensure that all employees, contract  workers, volunteers, and commissioners are aware of their responsibilities with regard to the  prevention of drug and alcohol abuse in the workplace, and that the RCTC workplace is drug‐free.      §13.1.2   Distribution of Policy    A copy of this Policy shall be distributed to each employee, volunteer, and commissioner.     §13.1.3   Support of Policy    Every employee, volunteer, and commissioner is expected to support and enforce this Policy.      §13.2 Definitions:  For Purposes of this Policy    §13.2.1 Abuse of any Legal Drug    The use of any legal drug: (a) for any purpose other than the purpose for which it was prescribed  or manufactured; or (b) in a quantity, frequency, or manner that is contrary to the instructions or  recommendations of the prescribing physician or manufacturer.    §13.2.2 Controlled Substance    Any drug that is classified by the Drug Enforcement Administration into the five (5) schedules or  classes on the basis of their potential for abuse.  These include, but are not limited to, marijuana,  73 70  amphetamines, opiates, phencyclidine (PCP), and cocaine.     §13.2.3 Illegal Drug    A controlled substance; a legal drug that has not been legally obtained; or a legal drug that was  legally obtained, but that is being sold or distributed unlawfully.    §13.2.4 Legal Drug    Any drug, including any prescription drug or over‐the‐counter drug that has been legally obtained  and this is not unlawfully sold or distributed.    §13.2.5 Possession    An employee who has a prohibited substance on their person or otherwise under their control.    §13.3 Scope    §13.3.1   Scope of Policy    The prohibitions and other provisions of this policy apply whenever the interests of the RCTC may  be adversely affected, including any time the employee is:    a. On RCTC premises;  b. Conducting or performing RCTC business, regardless of location;  c. Operating or responsible for the operation, custody or care of RCTC equipment or other  property; or  d. Responsible for the safety of others.    §13.4 Prohibited Conduct    §13.4.1   Alcohol    The following acts are prohibited and subject an employee to discipline, up to and including  discharge from employment:    A. The use, possession, purchase, sale, manufacture, distribution, transportation, or  dispensation of alcohol in circumstances described in Section 13.3.1, Scope; or    B. Being under the influence of alcohol.    §13.4.2   Illegal Drugs    The following acts are prohibited and subject an employee to discipline, up to and including  discharge from employment:    A. The use, possession, purchase, sale, manufacture, distribution, transportation, or  dispensation of any illegal drug or other controlled substance; or  74 71    B. Being under the influence of any illegal drug or other controlled substance.    §13.4.3   Legal Drugs    The following acts are prohibited and subject an employee to discipline, up to and including  discharge from employment:    A. The abuse of any legal drug;    B. The purchase, sale, manufacture, distribution, transportation, dispensation, or  possession of any legal prescription drug in a manner inconsistent with law; or     C. Working while using a legal drug whenever such use might:    i. Endanger the safety of the employee or some other person;  ii. Pose a risk of significant damage to RCTC property or equipment; or  iii. Substantially interfere with the employee’s job performance or the efficient  operation of the RCTC’s business or equipment.    §13.5 Alcohol/Drug Testing    When a supervisor or manager has a reasonable suspicion that an employee is using or is under the  influence of drugs or alcohol in violation of this policy, that employee may be required to submit to a  blood, urine, or other test or examination designed to detect such use.  If an employee refuses to consent  and submit to, or fails to otherwise cooperate in, the testing/examination process where job‐related drug  or alcohol use is reasonably suspected, the employee will be subject to discipline, up to and including,  discharge.    §13.5.1   Discretion Not to Discharge     The Executive Director may choose not to initiate the disciplinary process for termination for a  first violation of this policy if the employee satisfactorily completes participation in an approved  drug or alcohol assistance or rehabilitation program.    §13.5.2   Last Chance Agreement    RCTC may also allow an employee to enter into a Last Chance Agreement, in lieu of termination,  the terms of which shall be established by the RCTC in its sole discretion.   The  Last Chance  Agreement may include, but is not limited to the following:    A. An employee must agree to undertake and to complete successfully, a course of  treatment as deemed appropriate by the substance abuse professional and/or  rehabilitation program counselor.  Any employee who fails to successfully complete the  program in a timely manner and/or fails to remain drug free will be terminated in  accordance with the Last Chance Agreement;    B. As part of the terms of the referral, employee agrees that the substance abuse  75 72  professional, Employee Assistance Services, or rehabilitation counselor will report to  Human Resources any failure on the part of the employee to cooperate in the  rehabilitation program or to progress through the program; and     C. Nothing in this subsection should be construed to prohibit RCTC from terminating an  employee for their first violation of this Policy, when in the discretion of the Executive  Director, such termination is warranted by the circumstances.    §13.5.3   Criminal Conviction     An employee who is convicted under a criminal drug statute for a violation occurring in the  workplace or during any RCTC related activity or event will be deemed to have violated this policy.    §13.5.4   Effect of Second Violation    If not initiated for a first violation of this policy a second violation of this policy at any time will  result in initiation of the disciplinary process for termination.    §13.6 Disciplinary Action      Disciplinary action will be subject to §8.1.    §13.7 Drug‐Free Awareness Program    §13.7.1   Employee Awareness    As required by state and federal law, the RCTC has established a Drug‐Free Awareness Policy  designed to inform employees about the dangers of drug abuse in the workplace and to help  assure that employees are familiar with this policy.  From time to time, RCTC will provide drug‐ free workplace training, including current information about RCTC’s Employee Assistance  Services.    §13.7.2   Management Awareness    Managers and supervisors should be attentive to the performance and conduct of those who work  with them and should not permit an employee to work in an impaired condition or otherwise in  violation of this policy.      §13.7.3   Criminal Convictions    Employees are required by this policy to notify RCTC of any conviction under a criminal drug  statute for a violation occurring in the workplace of during any RCTC related activity or event, not  later than five (5) days after any such conviction.  When required by federal law, RCTC will notify  any federal agency with which it receives funds of any employee who has been convicted under  a criminal drug statute for a violation occurring in the workplace.      §13.8 Use of Legal Drugs    76 73  §13.8.1   Prescribed Legal Drug    RCTC recognizes that an employee may, from time to time, be prescribed legal drugs that, when  taken as prescribed or according to the manufacturer’s instructions, may result in their  impairment.  Employees may not work while impaired by the use of legal drugs if the impairment  might endanger the employee or someone else, pose a risk of significant damage to RCTC  property, or substantially interfere with the employee’s job performance.   If  an employee is  impaired by the appropriate use of legal drugs, they may not report to work.  To accommodate  the absence, the employee may use accrued sick leave or vacation.   Nothing in this Policy is  intended to sanction the use of accrued sick leave or vacation time to accommodate absences  due to the abuse of legal drugs.      §13.9 Unregulated or Unauthorized Conduct    §13.9.1   Customary Use of Over the Counter Drugs    Nothing in this policy is intended to prohibit the customary and ordinary purchase, sale, use,  possession, or dispensation of over the counter drugs, so long as that activity does not violate any  law or result in an employee being impaired by the use of such drugs in violation of this policy.    §13.9.2   Off the Job Conduct    This policy is not intended to regulate off the job conduct, so long as the employee’s off the job  use of alcohol or drugs does not result in the employee being under the influence of or impaired  by the use of alcohol or drugs in violation of this Policy or does not otherwise reflect unfavorably  on RCTC.    §13.10 Confidentiality    §13.10.1   Disclosures to Human Resources    Disclosures made by employees to Human Resources concerning their use of legal drugs will be  treated confidentially and will not be revealed to managers or supervisors unless there is an  important work related reason to do so in order to determine whether it is advisable for the  employee to continue working.  Disclosures made by employees to Human Resources concerning  their participation in any drug or alcohol rehabilitation program will be treated confidentially.    §13.11 Counseling/Employee Assistance    §13.11.1   Employee Assistance     RCTC maintains an Employee Assistance Services that provides help to employees who seek  assistance for drug or alcohol abuse as well as for other personal problems.  Employees who  suspect they may have alcohol or drug problems are encouraged to voluntarily seek diagnosis and  to follow through with the treatment as prescribed by qualified professionals.  Employees  who  seek assistance could still be subject to disciplinary action if policies have been violated.    SECTION 14 –– VEHICLE OPERATION POLICY  77 74    §14.1 Policy    During the course of employment with RCTC, employees may be required to operate their personal  vehicles to perform their assigned duties.  Designated employees are required to have a valid California  driver's license, a satisfactory driving record, and proof of insurance.  No employee shall operate or drive  any motor vehicle on behalf of RCTC unless the employee is licensed for the class of vehicle to be driven  and meets all of the above requirements.      §14.2 Driver's License    Designated employees in positions that might require travel to outside meetings must be able to obtain  and maintain a valid California driver’s license.     §14.3 Driver's Record    All applicants for employment with RCTC, where driving is required, are required to possess a satisfactory  driving record.  On an annual basis, RCTC will perform a Department of Motor Vehicle check on employees  that are required to drive to meetings outside of RCTC offices.    §14.4 Prohibition on Use of Phones, Emails, and Text While Driving    As a safety measure, RCTC employees are strictly prohibited from using a phone, or from reading, writing,  or sending an email or text message while driving any vehicle on RCTC business that does not comply with  state law regarding a “hands‐free device”.     §14.5 Vehicle Citation     Employees will be held personally responsible and liable for all parking and traffic citations while operating  a RCTC vehicle on RCTC business.  Employees shall notify their supervisor within 48 hours of receiving a  parking or traffic citation.       §14.6 Policy for Employer‐Provided Vehicles     Certain RCTC employees may be assigned an “employer‐owned” vehicle to be used during the term of a  special and/or short term job assignment requiring the employee to commute to an alternate office  location.   Such employees shall have the use of the vehicle during regular business hours and may  maintain the vehicle at his or her residence.  For purpose of this policy, the term “employer‐owned” shall  mean a vehicle that is owned by RCTC or any of its affiliated entities, consultants, partners or contractors.     §14.6.1 Care and Maintenance of Employer‐Provided Vehicle      Employee shall exercise due caution and prudence in the operation of an employer‐owned vehicle  to minimize the risk of damage to the vehicle.  No individual, other than the employee assigned  to the vehicle, shall operate the vehicle except in the case of an emergency.        Employee shall maintain the vehicle in good operating condition, to follow the servicing and  maintenance requirements in the vehicle's service manual, and to obtain all repairs to the vehicle  78 75  as necessary.  RCTC shall reimburse employees for the expense and cost of providing all oil, motor  fuel, lubricants, tires, coolant, and other operating supplies necessary for the proper and efficient  operation of the vehicle, all maintenance and repairs including labor and parts required to keep  the vehicle in good operating condition, and all road service or towing due to mechanical or tire  failure. The employee must agree to promptly submit reports of these costs and expenses.       Employee shall also take all necessary precautions to park and lock an RCTC vehicle in a secure  location. Employees who take RCTC vehicles home shall park the vehicle in a garage, carport or  driveway and not on a private or public street if possible.  RCTC vehicles may not be parked at or  near bars, casinos, adult entertainment establishments or other locations likely to reflect poorly  on RCTC.  Smoking or the use of alcohol or illegal substances is not permitted in employer‐owned  vehicles.     §14.6.2 Taxation Requirements of Employer‐Provided Vehicle      Under Internal Revenue Code (“IRC”) Section 132, the RCTC prohibits the personal use of the  employer‐provided vehicle except for commuting to and from work and “de minimus” personal  use, such as a stop for a personal errand on the way between a business delivery and the  employee’s home.  The employee is taxed only on the commuting use at a rate of $1.50 per one‐ way commute for all scheduled workdays and on‐call situations.  Employees who are assigned an  employer‐provided vehicle must document scheduled workdays and on‐call situations on  his/hertheir timesheet to ensure IRS taxation requirements are documented appropriately. The  taxable value for commuting will be included in the employee’s gross income and reported on the  employee’s W‐2 each year.       §14.6.3 Return of the Employer‐Provided Vehicle      The employee must immediately return a RCTC vehicle upon his or hertheir termination of  employment, upon the suspension or invalidation of the employee’s driver’s license, or due to  end of project terms in which the employer‐provided vehicle is no longer required.  The  vehicle  must be in the same condition in which it was delivered to the employee, excepting only ordinary  wear and tear.     §14.6.4 Driver's License While Operating an Employer‐Provided Vehicle    Designated employees in positions that might require travel to outside meetings or employees  who have been assigned an employer‐provided vehicle must have a current and valid California  driver’s license.   Such  employees are required to immediately notify their supervisor if their  driver’s license is revoked, suspended, restricted or expired.     §14.6.5 Driver's Record While Driving an Employer‐Provided Vehicle    All applicants for employment with RCTC, where driving is required, and any employee assigned  the use of an employer‐provided vehicle are required to possess a satisfactory driving record.         §14.6.6 Vehicle Citations While Driving an Employer‐Provided Vehicle    Formatted: Font: Bold 79 76  Employees will be held personally responsible and liable for all parking and traffic citations while  operating an employer‐provided vehicle during the course of RCTC business.  Employees shall  notify their supervisor within 48 hours of receiving a parking or traffic citation.    SECTION 15 –– EXPENSE REIMBURSEMENT    RCTC shall reimburse employees of RCTC for travel, lodging, meals, and other expenses directly related to  the conduct of RCTC business.  Commissioners are covered under a separate policy in accordance with AB  1234.  Consultants  are not covered under this policy.  Employees are expected to use good judgment in  the expenditure of public funds with which they have been entrusted.  Employees  must substantiate  expenses with original receipts, unless otherwise noted.      §15.1  Transportation    Transportation costs include, but are not limited to, airplane, train, bus, shuttle, and taxi fares, tolls,  parking, car rental, and pool and personal vehicles.  Employees should generally take the most direct and  commonly traveled routes.  Other routes may be authorized when official business requires their use.  If  an indirect route or stop along the way for personal reasons is taken, the employee will not be reimbursed  for the non‐business portion of the expenses.  Any additional costs incurred related to changes to travel  for personal reasons, other than illness or family emergency, may be the responsibility of the employee.   Use of internet travel services is discouraged (due to potential cancellation charges or fees) therefore it is  recommended that travel arrangements be made directly with the air carrier, car rental agency, and/or  hotel, except when savings in excess of $150 can be realized and documented when using such travel  service.    A. Air    Air travel shall be at coach accommodations, unless the cost differential between upper class and  coach accommodation is less than $10, or single class service.  Selection of carrier, reservations,  and ticketing should be arranged as early as feasible to obtain the greatest discount.  Alternative  transportation methods, such as a nearby airport and ground transportation, should be  considered if the total fares are lower.  Employees are encouraged to book air travel using the  RCTC Credit Cards maintained by the Executive Director, Chief Financial Officer, or Clerk of the  Board.    If an airplane ticket is not used, RCTC’s appropriate staff shall be notified so that it can be used  for travel purposes by other employees.  If an airline ticket exchange or change results in a fare  increase, the documentation for the original fare and the fare increase must be submitted with  the employee’s expense report.    A private vehicle may be used in lieu of air travel if it is more advantageous to RCTC, although  prior approval should be obtained.  The  employee’s supervisor should consider the additional  time spent driving prior to granting such approval.  However, the total documented mileage and  all other travel expenses incurred cannot exceed the airfare amount that would have been  incurred.  RCTC shall only reimburse only the lesser of the two means of travel.    If personal travel is combined with the business‐related travel by an employee, documentation of  the normal cost of the business‐related travel should be obtained.   The employee shall be  80 77  reimbursed for only the business‐related portion of the travel.    B. Train, Bus, Shuttle, and Taxi Fares    Long‐distance train travel arrangements should be made in a fashion similar to that of air travel.   Commuter train travel is encouraged, especially if it is more efficient than pool or personal vehicle  use, and shall be reimbursed at actual costs.   Available courtesy shuttle services should be utilized  between airports and meeting locations.  Reasonable ground transportation charges (shuttle, taxi,  or bus), including gratuities, for business purposes shall be reimbursed at actual costs.    C. Tolls      Toll charges incurred while traveling on highways and bridges for business purposes shall be  reimbursed at actual costs.    D. Parking    Employees traveling by air and requiring parking at the airport for 24 hours or less shall be  reimbursed at the short‐term parking rates.  Required  parking for more than 24 hours shall be  reimbursed at the long‐term rates.   Hotel parking fees shall be reimbursed at actual costs,  including gratuities for valet parking.  Parking fees at other locations for business purposes shall  be reimbursed at actual costs.    E. Car Rental    Rental cars generally shall not be used except when there is no other economical and convenient  transportation available.   When  there are multiple attendees, including Legislative Body  Members, at the same meeting or conference, attendees are encouraged to share car rentals to  minimize RCTC’s expense, when feasible.   Approval of car rentals shall be approved by the  employee’s supervisor only when reasonable or necessary.  Car rental charges shall be limited to  the reasonable cost of non‐luxury or specialty vehicles.   Fuel charges for car rentals shall be  reimbursed at actual costs.    F. Pool and Personal Vehicles    RCTC pool vehicles may be used for official RCTC business by an employee.  Use of such vehicle  by more than one employee on official RCTC business making the same trip is encouraged.   Employees may reserve a pool vehicle in advance through the Outlook calendar reservation  system. Pool vehicles are to be returned to the RCTC parking site at the completion of RCTC  business with no less than a ¼ tank of fuel.  Refueling may be done at the county fueling station  using staff employee number for billing to RCTC by county or at commercial fueling station, which  will be reimbursed at actual cost.  Pool  vehicles may be taken home or parked off site if the  employee has to attend a meeting for which the employee must leave prior to or return after  normal scheduled business hours.  The employee must reimburse RCTC, at the Internal Revenue  Service (IRS) approved mileage reimbursement rate for employee use of private vehicles, for any  miles accumulated using a pool vehicle that exceed the miles necessary for the most direct route  to and from the meeting.  Pool vehicle keys shall be returned to the appropriate location upon  completion of the business trip.  81 78    Use of a personal vehicle for business purposes, including travel to and from the airport, shall be  reimbursed at the IRS approved mileage reimbursement rate.  The mileage claimed shall be from  the employee’s normal work location to the travel destination or from the employee’s home to  the destination, whichever is less.   The  RCTC office at 4080 Lemon Street is the normal work  location for RCTC employees.  For example, an employee residing in Banning who goes directly to  Ontario Airport from home should claim mileage from the RCTC office to the airport, not from  home to the airport.  Gas, damages, service or repair to a personal vehicle while being used for  business purposes are not reimbursable, as such costs are included in the IRS mileage  reimbursement rate.    In the event of accident, employees using a personal vehicle for authorized travel in conducting  RCTC business must rely on personal insurance for financial protection.  Although RCTC’s interests  are protected by insurance, RCTC may not provide insurance to protect employees against  damage to the employee’s personal automobile or for damage to the property of others or for  death or personal injury to others as a result of an employee using a personal vehicle while  conducting RCTC business.    Employees are encouraged to make optimum use of carpooling or available public transit services  when traveling to the same business event.    §15.2 Lodging    Pre/post‐conference or pre/post‐meeting lodging is available for regional or national travel requiring  extensive travel time and adjustment.  Pre‐conference/pre‐meeting lodging shall be offered for regional  travel if such conference/meeting starts at or before 9:00 a.m.  Lodging for local travel will be permitted  if the length of the conference/meeting is more than one (1) day and the distance are more than 60 miles  from RCTC’s offices or the employee’s residence, whichever is more, or if the employee’s presence is  necessary for business‐related activities before or after the regular conference hours.    Lodging in commercial hotels and motels shall be based on standard accommodations at single occupancy  rates.  Every effort should be made to obtain the government rate, if available.  Additional costs incurred  for additional guest(s) of the employee in the same room shall not be reimbursed.   Under no  circumstances should lodging expenses exceed the conference hotel rate.  In instances where conference  hotels are filled, the employee should attempt to secure comparable rates at the nearest hotel.    The guarantee of lodging reservations may be made using the RCTC Credit Cards maintained by the  Executive Director, Chief Financial Officer, and the Office and Board Services Manager.   A properly  approved Payment Request Form may be submitted for advance payment to the hotel.  A close‐out folio  copy from the hotel should be provided to the Accounting Department upon return from travel if the  lodging has been prepaid.    §15.3 Meals    A. Travel    Expenses for an employee’s meals, including reasonable tips, shall be reimbursed at a per diem  of $50 per day; however, such per diem may be increased to $60 for certain urbanized areas (e.g.,  82 79  New York; Washington, D.C.; San Francisco; and Chicago).  Receipts  for meals claimed using per  diem rates are not required; receipts for meals claimed using actual, reasonable costs exceeding  per diem rates are required.  Reimbursement of costs related to alcoholic beverages is prohibited.   Employees shall receive a reduced per diem if one or more meals are included in the conference  cost or are otherwise covered.  The per diem components are as follows:     Breakfast $10   Lunch   $15   Dinner    $25    When an employee is traveling with other RCTC employees or a Legislative Body Member, the per  diem amount shall be reduced by the cost of the employee’s meal(s) paid for by other RCTC  employees.    Travel generally refers to travel more than 90 miles from the normal work location or the  employee’s home, or includes an overnight stay, or outside normal business hours.    B. Local    Reasonable meal expenses associated with local business meetings, luncheons, or dinners shall  be reimbursed at actual costs not to exceed $50 per day, including gratuities.  Reimbursement of  costs related to alcoholic beverages is prohibited.   Meal  expenses incurred during meetings  should be discouraged, unless it relates to a specific business matter that includes non‐RCTC  participants and there is no other convenient time that the meeting participants are available.   Lunch meals are normally the responsibility of each employee, and reimbursement for lunch  meals generally shall not be allowable except when traveling, as defined above, attendance at  locally provided training, or for meetings that meet the criteria discussed above.    C. Specific Documentation Requirements    Requests for meal reimbursements should include the conference attended or meeting business  purpose, date of meal, restaurant name, and itemized receipt of food and beverages to ensure  no alcoholic beverages are being reimbursed, and listing of attendees, if any, and business  relationship.  When a per diem is claimed, the conference/meeting purpose and date shall be  provided.    Reimbursements for room service or hotel dining meals shall be made upon presentation of an  itemized receipt.   Hotel  folio charges for such meals without an itemized receipt are not  acceptable.    §15.4 Communications    Expenses for telephone and internet connection charges shall be kept to a minimum and shall be  reimbursed for business purposes only.  For travel requiring an overnight stay, a telephone charge for one  reasonable‐length personal call is permitted.  Employees in possession of RCTC‐provided communication  devices are encouraged to use such devices as much as possible rather than incurring hotel access and  phone charges.    83 80  §15.5 Incidentals    Reasonable miscellaneous gratuities, not otherwise noted previously, shall be reimbursed at an amount  not to exceed $10 per day.  Such  gratuities related to guest(s) accompanying an employee on business  travel shall not be reimbursed.    Laundry/dry cleaning charges shall not be reimbursed, unless the employee’s travel is more than one (1)  week in duration.  Items  of a personal nature including, but not limited to, in‐room movies, tours and  entertainment, spas and gyms, barber, magazines, shoe shines, travel insurance, purchase of clothing or  toiletries, fines or traffic violations, and excess baggage costs are not eligible for reimbursement.    §15.6 Registration Fees    Whenever possible, registration and payment for registration fees for approved classes, seminars, and  conferences shall be made in advance by submitting a properly approved payment request form.   Frequently, early registration discounts are offered.   If a conference needs to be cancelled, such  cancellation shall be made in accordance with stipulated dates in order to avoid cancellation charges or  penalties.  When  an employee’s registration is late and cannot be paid through the regular accounts  payable process, the cost of registration incurred by the employee shall be reimbursed with an  appropriate receipt.    §15.7    Memberships and Professional Certifications    Employees are encouraged to participate in professional and local organizations and maintain  professional certifications that are related to the employee’s specific job responsibilities.   Dues  for  individual memberships in organizations and expenses for professional certifications are reimbursable  only when such memberships provide a specific benefit to RCTC and have prior approval of the employee’s  supervisor.    §15.8    Expenditures in Excess of Allowable Expenses    The Executive Director or Deputy Executive Director is authorized to interpret these policies and to  approve exceptional reimbursements in excess of limits and standards established in this policy when, in  the judgment of the Executive Director or Deputy Executive Director, such expenses are warranted.   Expenses in excess of the allowable amounts for meals or lodging may be reimbursed upon presentation  of a memorandum of explanation/justification attached to the expense report.  All expenses must be  clearly substantiated prior to reimbursement.  Unnecessary or exorbitant expenses will be disallowed.      §15.9    Travel Advance    The Executive Director or Deputy Executive Director may grant a travel advance up to $200 to an  employee traveling on RCTC business in excess of one (1) day to defray the expenses of such travel only  under extraordinary circumstances.   This can be done by completing a Payment Request Form and  obtaining appropriate approvals five (5) days prior to date of business travel.  An accounting of actual  expenses incurred, including required receipts, must be provided on an Expense Claim Form, and any  unused amounts shall be returned to the RCTC Accounting Department.    84 81  §15.10   Documentation    All expenses for which reimbursement is requested shall be fully documented as to date, amount, and  business purpose.  Exclusive of the per diem, receipts are required for all expenses of $25 or more.   Receipts are encouraged for expenses under $25, except for per diem claims and incidentals such as  gratuities.   If  a receipt is inadvertently lost or not available, the employee should provide a signed  certification statement at the bottom of the Expense Claim Form as follows:    For non‐meal expenses:  I certify that I have incurred an expense for (describe vendor, date, amount, etc.)  for which a receipt is not available/has been lost.    For meal expenses:  I  certify that I have incurred a meal expense for (describe restaurant name, date,  amount, and guest(s) in attendance, and business purpose) for which a detailed receipt is not  available/has been lost.  The reimbursement amount requested does not include any charges for alcoholic  beverages.    The use of the certification statement for lost or unavailable receipts should not be abused by any  employee, as frequent use of this provision may result in the denial of similar reimbursement requests in  the future.    Expense Claim Forms must be properly completed and approved by a supervisor and include required  documentation and receipts prior to submittal to the RCTC Accounting Department.   Employees  are  encouraged to submit expense claims on a timely, regular basis.  Expense  Claim Forms are due by 12:00  p.m. prior to the regular accounts payable check processing day.    §15.11   Payment to Former Employees    Former employees of RCTC may be subpoenaed to testify in litigation matters for projects or activities  that they may have had direct knowledge during their former employment.   In such cases, former  employees may be required to attend a deposition or trial, attend pretrial interviews with legal counsel in  preparation of testifying, and review records.  RCTC  recognizes that a former employee may sustain a  direct loss of income because of time away from work or in preparing to give testimony.   Therefore, RCTC  will at the former employee’s request, allow payments for the “reasonable” cost of travel and subsistence  incurred and the reasonable value of time lost in attendance of such a trial, hearing, or proceeding.      The Executive Director will consider the former employee’s out‐of‐pocket expenses and reasonable loss  of income, years of experience, first‐hand experience of the subject matter of the litigation, and the  complex nature of the lawsuit to determine “reasonable” payments.    SECTION 16 –– ELECTRONICS COMMUNICATIONS POLICY    §16.1 General Provisions     §16.1.1   Purposes and Scope    The purpose of this Electronic Communications Policy (Policy) is to ensure that all employees,  volunteers, interns, and commissioners are aware of the authorized and unauthorized uses of the  RCTC electronic communications resources, as defined herein, as well as disclosure of contents  85 82  and records stored on the electronic communications resources.      §16.1.2   Electronic Communications Resources Defined    Electronic communications resources include all equipment and software that retain, transmit,  copy, modify, analyze or process information in any form.  Electronic communications resources  include, but are not limited to, the RCTC’s telephone system, voice mail system, servers, desktop  and notebook computers, computer networks, printers, scanners, facsimile (fax) machines,  databases, cellular/smartphones, iPads, internet, , utilities and operating systems and other  electronic communications systems provided by the RCTC.     §16.1.3   Violation of Policy    Violation of the provisions of this Policy by an employee may subject the employee to disciplinary  action, up to and including discharge from employment.  Violation of the provisions of this Policy  by any person who is not an RCTC employee may subject that person to appropriate  administrative action.     §16.1.4   Distribution of Policy    A copy of this Policy shall be distributed to each employee and commissioner.     §16.2 Ownership, Authorization and Privacy    §16.2.1   Ownership    E‐mail, fax, telephonic voice mail, cellular/smart phones, internal RCTC websites, Internet access,  and other electronic communications systems, resources, and equipment are provided for the  purpose of conducting official business.  All electronic communications of any type generated by  employees with RCTC equipment or stored on RCTC equipment are the property of the RCTC and,  therefore, are not considered private.   Upon  termination of employment, no employee shall  remove any software or data from RCTC‐owned or leased computers or servers.    §16.2.2   Authorization    Access to the RCTC’s electronic communication resources is within the sole discretion of the RCTC.   Generally, employees are given access to the RCTC’s various technologies based on their job  functions.  Only  employees whose job performance will benefit from the use of the electronic  communication resources will be given access to the necessary technology.      §16.2.3   No Expectation of Privacy    All electronic communication resources remain the property of RCTC and are primarily for official  RCTC use; therefore, employees shall have no expectation of privacy in documents or other  materials they write, receive, store, or send when using these resources.  All internal employee  transactions and transactions on the Internet from RCTC equipment, including, but not limited to  e‐mail, may be considered public information and records of these transactions may be requested  by anyone at any time, subject to certain Public Records Act exceptions and attorney‐client  86 83  privilege material.      The RCTC recognizes that there may be incidental occasional personal use of cellular/smart  phones, e‐mail, or voice mail, but these messages will be treated the same as other messages.   Since personal messages can be accessed by the RCTC management without prior notice,  employees should not use e‐mail or voice mail to transmit messages they do not want read or  listened to by a third party.    §16.3 Disclosure    §16.3.1   Access and Disclosure      RCTC officials reserve the right to access and disclose all products, materials, and contents of the  electronic communications systems and resources for any purpose. Access and disclosure may  occur because of situations indicating impropriety, violation of RCTC policies, legal requirements,  suspected criminal activities, breach of system security, to monitor employee performance, and  conduct or for any other reason RCTC deems appropriate.    §16.4 Prohibited Uses    §16.4.1   Prohibited Uses of Electronic Communications Resources    Prohibited uses of the RCTC’s electronic communications resources include, but are not limited  to the following:    A. Installing programs on the RCTC’s computer system without prior written consent of the  Clerk of the Board;    B. Unauthorized copying of RCTC software programs for personal use.  No  employee shall  install pirated, personal or non‐licensed software, data, entertainment software, music  or games on RCTC‐owned or leased PCs, cellular/smartphones, notebooks, or iPads, or  violate any copyright or licensing software laws;    C. Using another employee’s password to attempt to gain access to that employee’s  computer, e‐mail, mobile messaging, telephonic voice mail, internet access, or other  electronic communications system or resources without prior consent of their  Department Director or the Clerk of the Board;    D. Connecting computers not owned or leased by the RCTC to RCTC’s information systems  network without the prior written consent of the Clerk of the Board;      E. Disclosing access codes, login or passwords, or otherwise making the RCTC electronic  resources available to persons not authorized to have such access;    F. Using RCTC’s computer resources for private business or commercial uses not intended  to benefit the RCTC;    G. Violating any federal, state, or local laws in the use of RCTC electronic communications  87 84  systems.    H. Using RCTC systems, resources, or equipment to access, look at, store, send, or receive  obscene, pornographic, profane, sexually oriented, threatening, racially offensive or  otherwise discriminatory or illegal matter or material that violates RCTC’s policies  prohibiting sexual and other harassment.    §16.5 Authorized Use of E‐mail and Telephone Systems    §16.5.1   Policy for Use of E‐mail and Telephone System    It is the policy of RCTC that e‐mail systems and equipment will be used primarily for official  business.  Personal use shall be limited to those actions authorized herein.  E‐mail communication  is not private or confidential; therefore, E‐mail users shall operate on the assumption that e‐mail  may be, in addition to monitoring by RCTC, subject to discovery in a court proceeding.      RCTC does understand that employees occasionally need to use the telephone system to make or  receive personal calls.  The employee should attempt to make personal calls during non‐working  hours (meal period or breaks) or a time that does not interrupt the flow of work within the  department.  Personal phone calls shall not reduce the employee’s job performance.  Excessive  use of the RCTC phone system for personal calls is prohibited and may lead to disciplinary action.      Users may use the RCTC’s e‐mail and telephone systems for the following incidental and personal  uses so long as such use does not interfere with the user’s duties, does not conflict with RCTC’s  business, is at no cost to RCTC, and does not violate either this or any other RCTC policy:    A. To send and receive occasional personal e‐mail and other communications; and    B. To use the telephone system for brief and necessary personal calls, at the caller’s expense  for toll calls.      It is RCTC policy to issue cellular/smartphones to designated employees for business purposes.   The IRS issued Notice 2011‐72 stating that cellular phones are no longer considered “listed  property” subject to substantiation requirements for their business use.  The  IRS has confirmed  that a cellular phone issued to the employee for non‐compensatory business use is considered a  “working condition fringe benefit,” the value of which is not taxable to the employee.  In addition,  the personal use of the phone is considered a “de minimis fringe benefit”, which is not taxable to  the employee.       The IRS issued separate guidance where employees are required to use their personal cellular  phones for business purposes.   In  this situation, as long as the reimbursement is reasonably  calculated to not exceed the actual cost of the cellular phone and is not a substitute for taxable  compensation, the reimbursement is not taxable to the employee.      §16.6 Guidelines for the Use of E‐mail    §16.6.1   Use of E‐mail      88 85  The RCTC provides electronic mail for business purposes as necessary and desirable to meet RCTC  organizational needs and goals.  RCTC considers e‐mail as an important means of communication  and recognizes the importance of proper e‐mail content and timely replies in conveying a  professional image and delivering good customer service.  Users  should take the same care in  drafting an e‐mail as they would for any other communication.    §16.6.2   Prohibited Use    The following unacceptable uses of RCTC’s electronic mail system include, but are not limited to:    A. Sending threatening, abusive, obscene, offensive, lewd, profane, or harassing messages;    B. Sending messages that violate the RCTC’s Sexual Harassment Policy; sending “chain  letters” or similar correspondence;    C. Sending copies of documents in violation of copyright laws; and    D. Any other use that would be deemed inappropriate for a business office.    §16.7 Internet Usage    §16.7.1   Purpose    The purpose of the internet is to distribute information to public constituencies or to research  various RCTC related matters.   During  business hours, an employee’s internet access is for  business‐related purposes.  However, employees may use the internet for non‐business research  or browsing during meal periods, breaks, or outside of work hours, provided that users adhere to  all RCTC policies.   All existing RCTC policies apply to an employee’s conduct on the internet,  including but not limited to those that deal with privacy, misuse of RCTC property, harassment,  and confidentiality.    §16.7.2   Improper Use of the Internet    Listed below are examples of prohibited uses of the RCTC internet system.   This  list is not  exhaustive and common sense and good judgment should be used in determining whether the  user is engaging in an activity that will violate this policy.  If an employee has a question regarding  whether an activity is permitted, they shall get the permission of their Department Director,  Manager, or Supervisor before proceeding with the internet activity.    Examples of Inappropriate/Prohibited Use are:    A. Generating, sending, requesting, receiving,   or archiving material in any form that  contains any comment or image that is discriminatory, offensive, defamatory, or  harassing in nature;    B. Displaying sensitive or offensive material resulting in a perceived “hostile environment”  to coworkers;    89 86  C. Conducting personal business from the RCTC’s computers/server, i.e., placing or  advertising items for sale, except in the designated Internet site provided by the RCTC for  this purpose;    D. Conducting illegal activities (e.g. gambling, placing wagers or bets, etc.); and    E. Copyright infringement, unauthorized downloading, or forwarding of protected  information.    §16.8 Security and Audits    §16.8.1   Security Devices    RCTC has installed a variety of programs and devices to ensure the safety and security of RCTC’s  electronic communications resources.  Any  employee found tampering or disabling any of the  security devices will be subject to disciplinary action, up to and including discharge from  employment.    §16.8.2   Audits    RCTC may perform auditing activities or monitoring to determine compliance with these policies.   Audits of software and data stored on the electronic resources may be conducted without notice  at any time.    §16.9 Social Media Use  The Riverside County Transportation Commission (RCTC) has established its own presence on social media  networks, and encourages responsible use on these outlets that allow nearly instantaneous information  dissemination.  Social media sites create organizational transparency by providing a forum for discussion  of relevant issues between RCTC, its employees and external audiences.      Employees are discouraged from using social media in a way that may negatively impact the agency and  the workplace. RCTC’s social media sites shall comply with all appropriate RCTC policies and procedures.   RCTC’s social media sites shall also comply with RCTC’s conflict of interest rules and applicable ethics rules  and policies.  Content on RCTC’s social media sites are subject to the California Public Records Act.  Any  content maintained in a social media format that is related to RCTC business, including a list of subscribers  and posted communication, are a public record.  Wherever possible, such sites shall indicate that any  content posted or submitted for posting, including comments, are subject to public disclosure upon  request.  RCTC shall preserve records required to be maintained pursuant to a relevant records retention  schedule for the required retention period on a RCTC service in a format that preserves the integrity of  the original record and is easily accessible.      The External Affairs Department maintains a social media strategy that directs who is responsible for  creating, reviewing, and approving social media postings.  The External Affairs Department approves the  creation and continuance of RCTC‐related social media properties designed to reach a primarily external  audience, periodically reviews those properties for strategic value and monitors any improper or illegal  use of social media, and is responsible for official records on RCTC‐sponsored social media.    90 87  §16.10 Public Records Act Requests    The California Public Records Act (CPRA) states that governmental records shall be disclosed to the public.  As RCTC employees, every record that is created or received is a public record and is eligible for public  disclosure unless a specific statutory exemption permits or requires it to be withheld. This includes all  emails sent from or received by an RCTC email address.  All RCTC employees are required to comply with  the CPRA and respond to Public Records Act Requests as necessary and appropriate.  In no manner should  documents or records be removed, deleted, or destroyed.  The requests may include any and/or all of the  following types of documents:   Letters/Memos   Contracts   Agreements   Emails   Policies/Procedures   Maps/Photos/Illustrations   Phone Records    SECTION 17 –– EMPLOYEE GIFT AND CONTRIBUTION LIMITATIONS     All RCTC employees shall demonstrate, and be dedicated to, the highest ideals of honor and integrity in  all relationships involving their employment.  Employees shall conduct themselves in an ethical manner  at all times in order to merit the respect, trust, and confidence of others.      Gifts extended to all employees, such as a basket of fruit, nuts, or candy is not covered under this policy.   In addition, promotional items such as calendars or pens are not covered.  Hospitality received by an  employee as part of a seminar, convention, or RCTC sponsored event is not covered, provided that such  hospitality is open to all those attending the event.    The rules set forth herein are supplemental to those set forth in the Political Reform Act of the State of  California (Governmental Code Section 81000 et seq.).    For purposes of this Section, "gift" shall have the same meaning as defined in Section 82028, as amended,  of the California Government Code.      "Gift" means, except as provided below, any payment that confers a personal benefit on the recipient, to  the extent that consideration of equal or greater value is not received and includes a rebate or discount  in the price of anything of value unless the rebate or discount is made in the regular course of business to  members of the public without regard to official status.  Any person, other than a defendant in a criminal  action, who claims that a payment is not a gift by reason of receipt of consideration has the burden of  proving that the consideration received is of equal or greater value.    The term “gift” does not include:    A. Funds, items, or services donated directly to RCTC for which the employee receives no  personal monetary benefit or ownership interest;    B. Informational material such as books, reports, pamphlets, calendars, or periodicals.  No  payment for travel or reimbursement for any expenses shall be deemed "informational  91 88  material";    C. Gifts which are not used and which, within 30 days after receipt, are either returned to  the donor or delivered to a  nonprofit entity exempt from taxation under Section 501(c)(3)  of the Internal Revenue Code without being claimed as a charitable contribution for tax  purposes;    D. Gifts from an employee’s spouse, child, parent, grandparent, grandchild, brother, sister,  parent‐in‐law, brother‐in‐law, sister‐in‐law, nephew, niece, aunt, uncle, or first cousin or  the spouse of any such person; unless the donor is acting as an agent or intermediary for  any person not covered by this Subsection;    E. Campaign contributions required to be reported under state law (see section 3.15 Political  Activity);      F. Any devise or inheritance; and    G. Personalized plaques and trophies with an individual value of less than two hundred fifty  dollars ($250).    Violation of this policy may result in discipline up to and including discharge from employment.    SECTION 18 –– FAMILY AND MEDICAL LEAVE POLICY    §18.1 Scope    In accordance with the federal Family and Medical Leave Act (FMLA), and the California Family Rights Act  (CFRA), RCTC has adopted the following policy regarding the rights and responsibilities of employees  absent for a family and medical leave purpose.  This policy shall supersede the provisions of any RCTC  policy, practice, rule, or procedure to the extent that such policy, practice, rule, or procedure is in conflict  or inconsistent with this policy.    §18.2  Purpose of Leave     In accordance with the CFRA, FMLA, and this policy, RCTC shall provide up to twelve (12) workweeks of  CFRA and/or FMLA leave in a twelve (12) month period to any eligible employee who requests leave for  any of the following purposes:    A. The birth or adoption of a child by the employee or placement of a child in foster care  with the employee (all family and medical leave taken for one of these purposes must be  concluded within one (1) year of the event);     B. To care for a child, parent, or spouse of the employee who has a serious health condition.   Under CFRA, an employee may also use leave to care for a registered domestic partner  who has a serious health condition; or    C. For an employee’s own serious health condition that makes the employee unable to  perform the essential functions of the employee’s position.  92 89    D. Military Family Leave Entitlements (FMLA only):    i. Exigency leave: Eligible employees with a spouse, son, daughter, or parent on  covered active duty (or who has been called or ordered to covered active duty) in  the Armed Forces may use their FMLA leave entitlement of up to twelve (12)  workweeks during the applicable twelve (12) week period to address qualifying  exigencies.  Qualifying exigencies may include activities such as attending certain  military events, arranging for alternative childcare, addressing certain financial  and legal arrangements, attending certain counseling sessions, and attending  post‐deployment reintegration briefings.     ii. Military caregiver leave: Eligible employees may take up to  twenty‐six (26) workweeks of FMLA leave in a single month period to care for a  “covered service member,” if the employee is the spouse, son, daughter, parent,  or next of kin of the covered service member.      See the Human Resources Department for more details concerning FMLA Military Leave entitlements.    §18.3 Eligibility      Employees are eligible for family and medical leave if, at the time leave commences, all of the following  apply:    A. The employee must have at least twelve (12) months (not necessarily consecutive  months) of service with RCTC; and    B. The employee must have worked at least 1,250 hours for RCTC during the twelve (12)  months immediately prior to the period of FMLA and/or CFRA leave.    §18.4 Special Rules for Pregnancy Disability Leave    A. The right to take CFRA leave is separate and distinct from the right to take a pregnancy  disability leave. In other words, leave taken by an employee disabled by pregnancy,  childbirth, or related medical conditions is not family and medical leave under the CFRA,  even though it may be FMLA leave.    B. In light of the above, RCTC may require that pregnancy disability and FMLA leave run  concurrently (hereinafter “pregnancy disability/FMLA leave”), but CFRA leave does not  run concurrently with a pregnancy disability leave.  This means that, at the end of the  employee’s period(s) of pregnancy disability and/or pregnancy disability/FMLA leave,  whichever occurs first, a CFRA‐eligible employee may take up to twelve (12) workweeks  of CFRA leave due to the birth of her child or for other family and medical leave purposes.    i. Where an employee has exhausted her entitlement to pregnancy disability/FMLA  leave prior to the birth of her child, and her health care provider certifies that  continued leave is medically necessary, RCTC may, but is not required to, allow  the employee to utilize CFRA leave prior to the birth of her child.  93 90    ii. The maximum combined leave entitlement for pregnancy disability, FMLA, and  CFRA leave for the birth of a child is four (4) months and twelve (12) workweeks.  This assumes that the employee exhausted all four (4) months of pregnancy  disability leave; she exhausted her entitlement to up to twelve (12) weeks of  FMLA leave during the period of pregnancy disability leave; and the employee  requested and was eligible for a twelve (12) week CFRA leave following the birth  of her child.    C. For more information regarding your rights to pregnancy disability leave, see RCTC’s  pregnancy disability leave policy and/or contact the Human Resources Department.    §18.5 Special Rules Regarding the Employment of Spouses/Parents    A. Where CFRA and FMLA leave are running concurrently, and both the husband and wife  are employed by RCTC, their combined entitlement to CFRA/FMLA leave for the birth or  adoption of a child by the employees or placement of a child in foster care with the  employees shall be limited to twelve (12) workweeks in a twelve (12) month period  between the husband and the wife.    B. Where CFRA leave is running separate and apart from FMLA leave (such as following a  pregnancy disability/FMLA leave), and both parents are employed by RCTC, their  combined entitlement to CFRA leave for the birth, adoption, or foster care placement of  their child shall be limited to twelve (12) workweeks in a twelve (12) month period  between the two parents.  This provision applies to the parents of the child, regardless of  their marital status.    C. The provisions above do not affect the employees’ right to use any remaining CFRA and/or  FMLA leave for any other qualifying purpose(s).    §18.6 Calculating the Twelve (12) Month Period    For the purpose of this policy, “twelve (12) month period” shall mean a twelve (12) month period  measured forward from the date the employee first uses family and medical leave.    §18.7 Employee Notice Requirements    A. The employee, or a spokesperson for the employee (e.g., spouse, adult family member,  or other responsible party), must notify the employee’s supervisor or the Human  Resources Department, preferably in writing, as soon as it becomes apparent that the  employee will be needing leave for a family and medical leave purpose.    B. Employees must provide at least thirty (30) calendar days advance notice before leave is  to begin if the need for leave is foreseeable, or notice as soon as possible for  unforeseeable events.    C. The employee must consult with their supervisor and must make a reasonable effort to  schedule any planned medical treatment or supervision so as to minimize disruption of  94 91  RCTC operations.  Actual scheduling is, however, subject to the approval of the patient’s  health care provider.    D. Failure to comply with these notice requirements is grounds for, and may result in,  deferral of the requested leave until the employee complies with these provisions.   However, RCTC will not deny a leave, the need for which is an emergency or is otherwise  unforeseeable, on the basis that the employee did not provide advance notice of the need  for the leave.    E. Where leave is requested on the basis of a serious health condition affecting an  employee’s family member, RCTC may require evidence of the family relationship.    §18.8 RCTC Determination and Notification to Employee    A. RCTC shall designate leave, paid or unpaid, as CFRA or CFRA/FMLA leave based on  information provided by the employee or the employee’s representative.    B. In the event that RCTC determines that a leave of absence is for a FMLA family and  medical leave purpose, RCTC shall, within two (2) business days, notify the employee of  its determination that the leave constitutes FMLA and/or CFRA leave.  Such notice may  be oral or in writing.  However, any oral notice shall be confirmed in writing by no later  than the employee’s next payday (the subsequent payday where the next payday is less  than a week away).    C. Where CFRA leave is running separate and apart from FMLA leave, such as following a  pregnancy disability/FMLA leave, RCTC shall respond to the leave request as soon as  possible and, in any event, no later than ten (10) calendar days after receiving the request.   Once given, approval of CFRA leave shall be deemed retroactive to the first day of the  leave.    D. RCTC’s written notice to the employee shall, among other things:    i. Specify the obligations of the employee while on family and medical leave and  explain the consequences of a failure to meet these obligations;    ii. Provide notice to the employee in the event that a period of paid leave is to be  counted as family and medical leave;    iii. Provide notice to the employee in the event that RCTC requires paid leave to be  substituted for unpaid leave.    E. Where the employee fails to provide sufficient information until after the leave  commenced, RCTC may make a preliminary determination that the employee’s absence  is for a family and medical leave purpose, subject to later confirmation by medical  certification.    If either RCTC or the employee designates an absence as family and medical leave after  the leave of absence has begun, such as when an employee advises RCTC during the leave  95 92  of absence or after their return to work that the entire leave of absence or any part of it  was for a family and medical leave purpose, that portion of the leave period which was  for a family and medical leave purpose may be retroactively counted as family and  medical leave.    F. If the employee fails to advise RCTC that a leave of absence was for a family and medical  leave purpose either, before, during, or within two (2) days after they return to work, the  employee will not be able to assert the protections of the family and medical leave laws  for the leave of absence.     G. Any dispute between RCTC and an employee as to whether paid leave qualifies as family  and medical leave should be resolved through discussions between the employee and  RCTC.    §18.9 Medical Certification    A. An employee’s request for leave due to a serious health condition affecting the employee  or the employee’s child, parent, spouse, or registered domestic partner must be  supported by a medical certification issued by the health care provider of the individual  requiring care.    i. For leave to care for the employee’s child, parent, spouse, registered domestic  partner, this certification need not identify the serious health condition involved,  but shall contain:    a.   b.a. The date, if known, on which the serious health condition commenced;    c.b.     The probable duration of the condition;    d.c. An estimate of the amount of time which the health care provider  believes the employee needs to care for the child, parent, spouse, or  registered domestic partner; and    e.d. A statement that the serious health condition warrants the participation  of the employee to provide care during a period of treatment or  supervision of the child, parent, spouse, or registered domestic partner.    ii. For leave to care for the employee’s own serious health condition, this  certification need not, but may, at the employee’s option, identify the serious  health condition involved. It shall contain:  a. The date, if known, on which the serious health condition commenced;    b. The probable duration of the condition; and    c. A statement that, due to the serious health condition, the employee is  unable to work at all or is unable to perform any one or more of the  essential functions of their position.  96 93    B. Medical certification is not required where leave is requested for the birth, adoption, or  placement of a child in foster care with the employee.    C. Medical certification must be provided within fifteen (15) calendar days of RCTC’s request  and generally prior to the commencement of a foreseeable leave of absence, unless it is  not practicable to do so despite the employee’s diligent, good faith efforts to do so.    D. With regard to leave due to the employee’s own serious health condition:    i. Where RCTC has reason to doubt the validity of the employee’s medical  certification, RCTC may require, at RCTC’s expense, that the employee obtain a  second medical opinion from a health care provider designated by RCTC and who  is not regularly used by RCTC for this purpose; and    ii. Where the second opinion differs from the first, RCTC may require that the  employee obtain a third and binding medical opinion, again at RCTC’s expense,  from a health care provider designated or approved jointly by RCTC and the  employee.    E. RCTC may require recertification only where additional leave is requested.    F. RCTC may also require certification at the time the employee seeks reinstatement from  family leave due to the employee’s own serious health condition that the employee is fit  for duty and able to return to work.    §18.10    Minimum Period of Leave    A. Leave may be taken in one (1) or more periods and does not have to cover a continuous  period of time.    B. Where leave is taken due to the serious health condition of the employee or their parent,  child or spouse, the minimum leave increment shall be the shortest period of time RCTC’s  payroll system uses to account for absences or use of leave.  B.   97 94  C. Where CFRA leave is running separate and apart from FMLA leave (such as CFRA leave  following pregnancy disability/FMLA leave), the minimum duration for leave taken in  connection with the birth, adoption, or foster care placement of a child is two (2) weeks,  except that the RCTC shall grant a request for CFRA leave of less than two (2) weeks on any  two (2) occasions during the one (1) year period following the birth or placement of the child  with the employee.    §18.11   Intermittent Leave and Temporary Transfers    A. Employees may take intermittent leave or leave on a reduced schedule due to a serious  health condition of the employee, or the employee’s child, parent, spouse, or registered  domestic partner, whenever medically necessary.    B. If an employee requests intermittent leave, RCTC may require a temporary transfer to an  “alternative position” for which the employee is qualified, and which:    i. Provides equivalent pay and benefits; and  ii. Better accommodates recurring periods of leave.    C. Transfer to an alternative position may include altering an existing job to better  accommodate the employee’s need for intermittent leave or a reduced work schedule.    §18.12    Continuation of Health and Other Benefits    A. RCTC will continue group health care benefits during the period of leave, up to a  maximum of twelve (12) workweeks in any twelve (12) month period, on the same terms  and conditions as applied prior to the commencement of family and medical leave.  For  the purposes of continued group health coverage, the twelve (12) weeks commences on  the first day of pregnancy disability, CFRA, or FMLA, whichever occurs first.    B. During any period of leave which is unpaid, RCTC may discontinue payments made on  behalf of the employee to a non‐group health plan, employee retirement plan or other  benefit plan, and the leave period shall not be counted for purposes of time accrued  under a retirement plan.    C. In the event that the employee is responsible for any portion of the group health  insurance premium or for any other premium payment(s), the employee should, prior to  the commencement of leave, make arrangements with the Human Resources  Department for the submission of such payments.    98 95  D. If the employee fails to return after the period of leave has expired, RCTC may be entitled  to reimbursement for any benefit premiums paid by RCTC during a period of unpaid family  and medical leave, unless:    i. The reason for the employee’s failure to return is due to the continuation,  recurrence or onset of a serious health condition of the employee or the  employee’s child, spouse, parent, or registered domestic partner;  ii. Other circumstances beyond the control of the employee as set forth in  applicable law and regulations.    E. Employees who are not eligible for continued paid coverage or whose entitlement to  continued paid coverage has expired may continue their group health insurance coverage  through RCTC pursuant to federal and state COBRA guidelines.    §18.13    Coordination of CFRA and FMLA Leave    Each day of leave for a family and medical leave purpose, other than disability due to pregnancy,  childbirth, or related medical conditions, counts as a day of FMLA and CFRA leave.    §18.14    Substitution of Leave    A. RCTC requires that sick leave be used to provide pay during any period of otherwise  unpaid family and medical leave due to the employee’s own serious health condition.  Sick  leave may also be used in connection with family and medical leave taken for other  purposes in accordance with applicable RCTC policies and upon the mutual agreement of  RCTC and the employee.    B. An employee may elect to use any accrued vacation time or other paid accrued time off,  other than accrued sick leave, that the employee is otherwise eligible to take during the  otherwise unpaid portion of the FMLA/CFRA leave.     C. CFRA and FMLA leave may also run concurrently with a leave of absence covered by  workers’ compensation or temporary disability and an eligible employee may coordinate  the use of sick leave and/or vacation to supplement workers’ compensation or temporary  disability insurance payments.      §18.15    Reinstatement     Where a definite date of reinstatement has been agreed upon at the beginning of the leave, the employee  will be reinstated to the same or a comparable position by the date agreed upon.    If the reinstatement date differs from RCTC’s and employee’s original agreement, the employee will be  reinstated to the same or a comparable position within two (2) business days, where feasible, after the  employee notifies RCTC of their readiness to return.    The employee’s use of family and medical leave may not result in the loss of any employment benefit that  the employee earned or was entitled to before going on family and medical leave.  Upon reinstatement,  all employee benefits will be resumed without any new qualification period, physical examination or  99 96  exclusion of preexisting conditions.    §18.16    Denial of Reinstatement    An employee has no greater right to reinstatement or to other benefits and conditions of employment  than if the employee had been continuously employed during family and medical leave.   Thus, for  example, if an employee is laid off while on family and medical leave, RCTC’s responsibility to maintain  group health plan benefits and reinstate the employee ceases at the time the employee is laid off.    A. RCTC may also deny reinstatement to:    i. An employee who gives notice that he or shethey no longer desires to return to  employment with RCTC;    ii. An employee who fails to provide certification that he or she isthey are fit for duty  and able to return to work after taking family and medical leave based on the  employee’s own serious health condition; or    iii. A salaried “key employee” who is among the highest‐paid 10percent of  employees employed within 75 road miles of the employee’s worksite, if:    a. It is necessary to prevent substantial grievous economic injury to the  operations of RCTC;    b. Notice is given to the employee at the time of the leave request that RCTC  cannot deny the leave request, but that RCTC intends to deny  reinstatement, and     c. The employee is given a reasonable opportunity to return to employment  after receiving such notice, but elects not to return; or    d. After the leave expires, the employee requests reinstatement, and RCTC  makes a determination at the time of the reinstatement request and  notifies the employee of its determination that reinstatement would  cause substantial grievous economic injury to the operations of RCTC.    §18.17    Benefits Accrual    Employees on family and medical leave will not continue to accrue vacation, sick leave, or other seniority  based benefits during unpaid family and medical leave.    §18.18    Additional Information    Should you have any questions about your rights and responsibilities in connection with family and  medical leave, contact the Human Resources Department.    SECTION 19 –– PREGNANCY DISABILITY LEAVE POLICY    100 97  §19.1 Eligibility     In accordance with applicable law and this policy, female employees are eligible for a leave of absence  and/or transfer on account of pregnancy, regardless of length of service with RCTC.    §19.2 Pregnancy Disability Leave    A. A woman is “disabled by pregnancy” if, in the opinion of her health care provider, she is  unable to work at all or is unable to perform one (1) or more of the essential functions of  her job or to perform these without undue risk to herself, to the successful completion of  her pregnancy, or to other persons.    B. Pregnancy disability leave is for any period(s) of actual disability caused by pregnancy,  childbirth, or related medical conditions.  Where medically advisable, pregnancy disability  leave may be taken for a reasonable period of time, up to four (4) months per pregnancy  (eighty‐eight (88) workdays for a full‐time employee).  Employees  who regularly work  more or less than a forty (40) hour workweek are entitled to such leave on a pro rata  basis.    §19.3 Leave Due to Normal Childbirth    Even if the employee is not disabled by pregnancy, childbirth or related medical conditions, a pregnant  employee is entitled to up to six (6) weeks of leave for normal childbirth.  Employees working more or less  than a forty (40) hour workweek are entitled to such leave on a pro rata basis.    §19.4 Leave/Transfer and Other Reasonable Accommodation Requests     A. Pregnant employees should notify the Human Resources Department as soon as possible  regarding their intent/need to take a leave of absence or to transfer due to pregnancy,  childbirth, or related medical conditions.   Such  notice should specify the anticipated  timing and duration of the leave or transfer.    B. Where the need for a leave of absence or transfer is foreseeable, employees must provide  such notice at least thirty (30) days prior to the date the leave or transfer is to begin.   Further, employees must consult with the Human Resources Department regarding the  scheduling of any planned medical treatment or supervision so as to minimize any  disruption to RCTC’s operations.  Actual scheduling of the leave/transfer is subject to the  approval of the employee’s health care provider.    D. Where thirty (30) days advance notice is not possible, notice must be given as soon as  possible.  However, RCTC will not deny a pregnancy disability leave or transfer where the  need for leave is an emergency or was otherwise unforeseeable.    E. RCTC shall respond to the leave or transfer request as soon as practicable and, in any  event, no later than ten (10) calendar days after receiving the request. RCTC shall attempt  to respond to the leave request before the date the leave is due to begin. Once given,  approval shall be deemed retroactive to the date of the first day of the leave.    101 98  F. Reasonable accommodation other than leave or transfer will be granted upon request.   Such requests must be supported by a written certification from the employee’s health  care provider.    §19.5 Intermittent Leave    Pregnancy disability leave need not be taken in one (1) continuous block.  It may be taken on an as‐needed  basis, intermittently or on a reduced work schedule.    A. If it is medically advisable and foreseeable that an employee will be taking intermittent  leave or leave on a reduced work schedule, RCTC may require that the employee transfer  temporarily to an available alternative position.    B. An “alternative position” is one that provides pay and benefits equivalent to those of the  employee’s regular position and better accommodates recurring periods of leave than  the employee’s regular job.  It  does not have to have equivalent duties.  However, the  employee must be qualified for the position.    C. Transfer to an alternative position may include altering an existing job to better  accommodate the employee’s need for intermittent leave or a reduced work schedule.    §19.6 Temporary Transfers    A. An employee may request a temporary transfer to a position with less strenuous or less  hazardous duties when the employee’s health care provider certifies that such a transfer  is medically advisable.    B. Temporary transfers will be granted where appropriate and when RCTC is able to  reasonably accommodate the transfer, provided that the transfer would not require RCTC  to:    i. Create additional employment;    ii. Discharge another employee;      iii. Transfer a more senior employee in order to make room for the pregnant  employee’s transfer; or    iv. Promote or transfer the employee or any other employee to a position for which  they are not qualified.    §19.7 Certifications    A. As a condition of taking a pregnancy disability leave or transfer, the employee must  provide medical certification from her health care provider that she is disabled due to  pregnancy, childbirth or related medical conditions and/or that a transfer to an  alternative position is medically advisable.  102 99    B. The medical certification should include:    i. The date on which the employee become disabled due to pregnancy or the date  of the medical advisability for the transfer;    ii. The probable duration of the period(s) of disability or the period(s) for the  advisability of the transfer; and    iii. A statement that, due to the disability, the employee is unable to work at all or  to perform any one or more of the essential functions of her position without  undue risk to herself, to the successful completion of her pregnancy, or to other  persons or a statement that, due to pregnancy, the transfer is medically  advisable.    §19.8 Recertification    Recertification may be required where additional time is requested.    §19.9 Fitness for Duty    The employee must provide certification from her health care provider of her fitness for duty prior to  being reinstated.    §19.10  Pay During Leave    A. Pregnancy disability leave is unpaid leave.  However, the employee may request or RCTC  may require that the employee use accrued sick leave to provide pay during the period of  leave.    B. An employee may also elect, at her option, to use accrued vacation or other accrued paid  time off, if any, to provide pay during pregnancy disability leave.    The employee may also be eligible to receive temporary disability insurance payments  during her pregnancy disability leave, and to coordinate the use of any accrued sick leave  and/or vacation to supplement temporary disability insurance payments.    §19.11   Reinstatement    A. The employee is entitled to be reinstated to the same or a comparable position upon  release to return to work by her health care provider.    i. Where a definite date of reinstatement has been agreed upon at the beginning  of the leave, the employee will be reinstated by the date agreed upon, provided  that the employee has provided medical certification of her fitness for duty.    ii. If the actual reinstatement date differs from the original agreement, the  employee will be reinstated within two (2) business days, where feasible, after  103 100  the employee notifies RCTC of her readiness to return and provides medical  certification of her fitness for duty.    iii. Failure to return to work, without good cause, on the next work day following the  expiration of pregnancy disability leave may be grounds for termination of  employment.    B. The employee is not, however, entitled to any greater right of reinstatement than she  would have had if she had not taken leave.  Thus, reinstatement to the “same position”  may be denied if:    i. For legitimate business reasons unrelated to the employee having taken a  pregnancy disability leave or transfer, the employee would not otherwise have  been employed in her same position at the time reinstatement is requested; or    ii. Each means of preserving the job or duties for the employee, such as leaving it  unfilled or filling it with a temporary employee, would substantially undermine  RCTC’s ability to operate safely and efficiently.    C. Also, the employee has no greater right to reinstatement to a “comparable position” or  to other benefits and conditions of employment than an employee who has been  continuously employed.  Thus, reinstatement to a comparable position may be denied if:    i. There is no comparable position open on the employee’s scheduled date of  reinstatement or within ten (10) working days thereafter; or the pregnancy  disability leave does not qualify as leave pursuant to the federal FMLA and a  comparable position is available, but filling the available position with the  returning employee would substantially undermine RCTC’s ability to operate  safely and efficiently.    D. In the event that the employee takes family and medical leave under the CFRA following  her pregnancy disability leave for the birth of her child, the employee’s right to  reinstatement shall be governed by the CFRA and RCTC’s Family and Medical Leave Policy  rather than these provisions.    §19.12   Seniority and Benefits    A. In general, employees taking pregnancy disability leave will be treated the same as other  similarly situated employees taking disability leave.    B. The employee returning from a pregnancy disability leave shall return with no less  seniority than she had when the leave commenced for purposes of layoff, recall,  promotion, job assignment, and seniority‐related benefits such as vacation.    C. The employee shall retain employee status during the period of leave, and the leave shall  not constitute a break in service for purposes of longevity and/or seniority.    104 101  §19.13   Federal Family and Medical Leave      In accordance with the FMLA, RCTC shall count each day of pregnancy disability leave against an eligible  employee’s entitlement to up to twelve (12) weeks of federal family and medical leave under the FMLA.    §19.14   Group Health Insurance       Pursuant to the Pregnancy Disability Leave law, where an eligible employee is on pregnancy  disability/FMLA leave, RCTC will continue the employee’s group health insurance coverage for up to a  maximum of four (4) months under the same terms and conditions as applied prior to the leave of  absence.    A. In the event that the employee fails to return from leave, RCTC may recover premiums it  paid to maintain group health insurance coverage.  (For  details, see RCTC’s Family and  Medical Leave Policy, Section 18.)    B. If the employee is not eligible for continued paid coverage or if coverage ceases after four  (4) months, the employee may continue group health insurance coverage pursuant to  federal and state COBRA guidelines.    §19.15   California Family and Medical Leave    The right to take a pregnancy disability is separate and distinct from the right to take family and medical  leave under the CFRA.  Thus, at the end of the employee’s period(s) of pregnancy disability, or at the end  of four (4) months pregnancy disability leave, whichever occurs first, an eligible employee may request to  take up to twelve (12) workweeks of CFRA leave in accordance with RCTC’s family and medical leave  policy.    A. There is no requirement that either the employee or her child have a serious health  condition or that the employee no longer be disabled by her pregnancy before taking  CFRA leave for the birth of a child.    B. Where the employee has used all four (4) months of her pregnancy disability leave prior  to the birth of her child, and her health care provider determines that a continuation of  the leave is medically necessary, RCTC may, but is not required to, allow the use of CFRA  leave prior to the birth of a child.    C. The maximum possible combined leave for pregnancy disability/FMLA and CFRA leave  due to the birth of a child is four (4) months and twelve (12) workweeks.    D. CFRA leave taken due to the birth of the employee’s child must be concluded within one  (1) year of the child’s birth.  The  basic minimum duration of such leave shall be two (2)  weeks, except that RCTC will grant a CFRA leave of less than two (2) weeks’ duration on  any two (2) occasions within one (1) year of the child’s birth.  105 102  SECTION 20‐ ELECTIONS AND CAMPAIGNS    §20.1 Purpose.    a) Government Code section 3207 expressly allows local agencies, such as the RCTC, to establish  rules and regulations that prohibit or restrict employees from engaging in political or election  activities during work hours or on the premises of RCTC. Based on the provisions of Government  Code section 3207, RCTC establishes the guidelines herein to avoid any appearance of improper  use of public funds.     b) The purpose of this Election and Campaign‐related Policy for RCTC Employees (“Policy”) is to  establish written regulations to prohibit RCTC employees from advocating for a position or  candidate during working hours and to ensure compliance with laws and regulations that limit or  restrict election and campaign related activity by public agencies.      c)  As a general guiding principle, State law prohibits the use of “public resources” for campaign‐ related purposes.  “Public resources” are broadly defined to include any property or asset owned  by the RCTC including, but not limited to, land, buildings, facilities, funds, equipment, supplies,  telephones, computers, vehicles, travel, and RCTC compensated time.       d) This Policy and the rules articulated below do not cover every circumstance or scenario that an  RCTC employee may encounter while involved in the election process.  Should an employee have  specific issues or questions not covered in these rules, he or shethey should contact their  supervisor or RCTC General Counsel.      §20.2 Political Activities During RCTC Work Hours.     a) RCTC employees may not engage in political activities during work hours (while “on duty”).1  (Gov.  Code § 3207.)  Prohibited political activities during work hours include, but are not limited to, the  following:    a. Distributing Campaign or Political Materials.  RCTC employees may not distribute political  pamphlets, flyers, or other materials, post signs or political social media posts, or send  political emails while on duty.    b. Campaign Events.  RCTC  employees may not attend campaign meetings, rallies or other  campaign‐related functions while on duty.     c. Telephone Calls.  RCTC employees may not make campaign telephone calls while on duty.    d. Campaign Activities.  RCTC employees may not perform any other campaign‐related tasks  while on duty.  This would include making copies, stuffing envelopes, writing campaign  statements or advocating or informing fellow RCTC employees about campaign issues.   1 For purposes of this rule, “during work hours” includes any standard or overtime hours that are part of a shift that a RCTC  employee is required to work. However, a RCTC employee is considered “off‐duty” for purposes of this rule when he or she  isthey are on a permitted lunch break, vacation, an administrative leave day, sick leave,  or during a public holiday when not  working.  106 103  Wearing of campaign buttons, hats, shirts or other clothing, or signs is also prohibited  while on duty or while on RCTC property.    b) RCTC employees may engage in certain permissible political activity, provided such activity does  not involve use of RCTC time, property, facilities or equipment.  For any personal political activity  a RCTC employee may be involved in, it shall be made clear that the employee is acting personally  and not on behalf of RCTC. Nothing in this Policy shall be applied in a manner that unlawfully  curtails the constitutional, statutory, or contractual rights of the employee. Permissible political  activities during RCTC employees’ “off duty” time include, but are not limited to:    a. Performing volunteer work, endorsing candidates in an individual capacity, taking a  position on ballot measures.     b. Using personal funds to make political contributions, subject to any applicable federal or  state laws.    c. Soliciting political contributions from persons other than RCTC officials and employees on  behalf of candidates or ballot measures.      §20.3 Prohibition on Use of Public Resources for Campaign Activity    a) RCTC employees may not use RCTC funds or resources to advocate a partisan position or  otherwise use public agency funds or resources to support any personal political activities.   Prohibited use of public agency funds or resources include, but are not limited to, the following:    a. Office Equipment.  RCTC employees may not use RCTC copy machines, faxes, computers,  printers or other office equipment to design, make, or distribute political pamphlets,  flyers, signs, or other materials in support of his or her own political activity.       b. Telephones/E‐Mail.  RCTC employees may not use RCTC phones in support of personal  political activities.  Prohibited  activities include: making political cold calls, calling any  campaign organizations with which they may be involved, posting to social media, or  otherwise using a RCTC‐issued phone or equipment (e.g., Smartphone) to communicate  personal views about candidates or ballot measures.  This would include use of RCTC‐ provided email addresses to send and receive messages related to personal political  activities.       c. Office Space. RCTC employees may not use RCTC offices or workspaces to engage in  personal political activities.   Prohibited  activities include: holding political meetings,  soliciting signatures for a proposed initiative, organizing political events, preparing  arguments, ballot statements, advertisements, and other such political activities.      d. RCTC Facilities.  Political campaigning and related activities are deemed to be contrary to  the designated purposes and functions of RCTC facilities and are, therefore, prohibited at  RCTC facilities.  RCTC property shall not be used for posting campaign signs, depositing or  distributing campaign literature, or holding campaign events.         107 104  e. Office Supplies.  RCTC  employees may not use or appropriate RCTC office supplies in  support of personal political activities.  For example, an RCTC employee may not print  flyers on RCTC printer paper, take pens and paper clips for use at a campaign office, or  use RCTC copiers to make copies.     f. RCTC Monies.  RCTC employees may not purchase items such as bumper stickers, posters,  advertising floats, or television and radio spots using RCTC monies, and are prohibited  from displaying these items on RCTC property or vehicles.    b) RCTC employees who wear a Commission uniform may not participate in any personal political  activity while in uniform.  (Gov. Code § 3206.)  If  an RCTC employee wears a uniform that has  become associated with a specific position at the Commission, he or shethey may not appear at  any political function in that uniform even when off duty.  The restriction also applies to any shirts  or other items of clothing with any RCTC insignia.     §20.4 Making Promises for Political Favors    a) RCTC employees and officers may not promise to provide any person with a gift, money,  promotion, job, or other form of compensation in return for a contribution or vote.  (Gov. Code §  3204.)    a. Hiring.  RCTC  employees and officers may not promise to hire or appoint any person,  vendor or third party for an RCTC position(s) in return for a contribution or vote for or  against any candidate or ballot measure.    b. Salaries.  RCTC employees and officers may not promise to increase the pay rate, salary,  or fringe benefits of any officer or employee in return for a contribution or vote for or  against any candidate or ballot measure.    c. Gifts.  RCTC employees and officers may not promise to provide any person with money,  a loan, or a gift in return for a contribution or vote for or against any candidate or ballot  measure.    §20.5 Soliciting Contributions or Political Support     a)  An RCTC employee or officers may not, directly or indirectly, solicit a political contribution from  an RCTC officer or employee with knowledge that the person from whom the contribution is  solicited is an officer or employee of the Commission.  The only exception is if an officer/candidate  solicits contributions from “a significant segment of the public which may include officers or  employees of that local agency.”  (Gov. Code § 3205.)2  Violation of this rule is a crime, punishable  as a misdemeanor.     a. No Specific Solicitation of RCTC Officers/Employees ‐ Anywhere.  Requests made to RCTC  officers/employees (either verbal or written) for contributions or political support are  prohibited.   This rule applies to both direct (by the officer/candidate) and indirect  2 For example, if a candidate were to send out 1,000 campaign mailers and 20 of them were sent to RCTC employees as part of  the larger group, that would not violate this rule.  The key is that RCTC officers/employees cannot be specifically approached for  contributions/political support.  108 105  (through a third party) solicitations.  Further, the prohibition applies regardless of location  – even to solicitations made outside of RCTC facilities.      b. Solicitation of Relatives of a RCTC Officer/Employee – Permissible.  Soliciting contributions  or political support from the spouse or relative of a RCTC officer/employee is permissible,  so long as it is not a subterfuge for soliciting the RCTC officer/employee.    §20.6 Providing Information on a Ballot Measure    a) RCTC employees cannot commit public money or resources to influence voters on matters which  are on the ballot for an upcoming election.  (Stanson v. Mott (1976) 17 Cal.3d 206.)      b) RCTC employees and officers may only expend public funds for "informational" activities in which  it gives a "fair presentation of the facts" regarding a ballot measure.  Therefore, RCTC cannot use  public funds to expressly urge voters to "Vote Yes" or “Vote No” on ballot measures.  However,  the use of public funds to inform the public of all the consequences, good and bad, of a measure  will generally be permissible and should be reviewed by Legal Counsel before being distributed to  the public.    b)   a. Balanced Presentation.  The use of public funds on legitimate informational activities by  RCTC employees should present information relevant to both sides of an issue that will  appear on the ballot, including its potentially positive and negative impacts.      §20.7 Lobbying Permissible    a) It is lawful for public officers and employees to lobby or present information to the federal or  state legislature, the executive branch and administrative agencies to aid the passage of  legislation or regulations deemed beneficial to RCTC.  This activity is a lawful charge against the  local agency.  (Gov. Code §§ 50023, 53060.5.)  While  lobbying is permissible, election activity  designed to influence voters is not.             Formatted: Indent: Left: 0.5", No bullets or numbering 109 Page 7: [1] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [2] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [3] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [4] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [5] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [6] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [7] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [8] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [9] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [10] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [11] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [12] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [13] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [14] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [15] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [16] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [17] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [18] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [19] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [20] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 110 Page 7: [21] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [22] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [23] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [24] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [25] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [26] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [27] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [28] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [29] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [30] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [31] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [32] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [33] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [34] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [35] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [36] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [37] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [38] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [39] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [40] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM 111 Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [41] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [42] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [43] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [44] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 7: [45] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [46] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [47] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [48] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [49] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [50] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [51] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [52] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [53] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [54] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [55] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [56] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [57] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [58] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [59] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 112 Page 8: [60] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [61] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [62] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [63] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [64] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [65] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [66] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [67] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [68] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [69] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [70] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [71] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [72] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [73] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [74] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [75] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [76] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [77] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [78] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [79] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 113 Page 8: [80] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [81] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [82] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [83] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [84] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [85] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [86] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [87] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [88] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [89] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [90] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 8: [91] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [92] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [93] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [94] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [95] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [96] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [97] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [98] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [99] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM 114 Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [100] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [101] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [102] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [103] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [104] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [105] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [106] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [107] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [108] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [109] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [110] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [111] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [112] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [113] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [114] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [115] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [116] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [117] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [118] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 115 Page 9: [119] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [120] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [121] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [122] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [123] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [124] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [125] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [126] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [127] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [128] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [129] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [130] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [131] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [132] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [133] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [134] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [135] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [136] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [137] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 9: [138] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 116 Page 10: [139] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [140] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [141] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [142] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [143] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [144] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [145] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [146] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [147] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [148] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [149] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [150] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [151] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [152] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [153] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [154] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [155] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [156] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [157] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [158] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM 117 Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar Page 10: [159] Formatted Veronica Padilla 3/26/2024 9:44:00 AM Default Paragraph Font, Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Check spelling and grammar 118 RESOLUTION NO. 24-002 RESOLUTION OF THE EXECUTIVE COMMITTEE OF THE RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION AMENDING ITS PERSONNEL POLICIES AND PROCEDURES MANUAL WHEREAS, the Commission has previously adopted personnel policies and procedures establishing the terms and conditions of employment of the Commission; and WHEREAS, the Commission wishes and recommends to update its personnel policies and procedures; NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE EXECUTIVE COMMITTEE OF THE RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION AS FOLLOWS: Section 1. The previously adopted personnel policies and procedures manual of the Commission are hereby amended for the revisions, set forth in Attachment "A", attached hereto and incorporated herein. Passed, approved and adopted this 10th day of April, 2024. ___________________________________________ Lloyd White, Chair Riverside County Transportation Commission ATTEST: ________________________________ Lisa Mobley Clerk of the Board ATTACHMENT 2 119 EXHIBIT “A” PROPOSED PERSONNEL POLICIES AND PROCEDURES MANUAL [ATTACHED BEHIND THIS PAGE] 120 AGENDA ITEM 8 Agenda Item 8 RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION DATE: April 10, 2024 TO: Executive Committee FROM: Pamela Velez-Renteria, Human Resources Manager THROUGH: Anne Mayer, Executive Director SUBJECT: Fiscal Year 2024/25 Organization Recommendations STAFF RECOMMENDATION: This item is for the Committee to: 1) Reclassify the following titles and approve associated changes on the Fiscal Year 2024/25 organization chart and salary range schedule: a. Administrative Services Director/Clerk of the Board on range 57 ($13,153- $17,756 per month) to range 63 ($15,253- $20,592 per month) b. Deputy Director of Financial Administration on range 57 ($13,153- $17,756 per month) to Deputy Director of Administrative Services on range 57 ($13,153-$17,756 per month); c. Accounting Technician on range 25 ($5,968 - $8,057 per month) to a Senior Accountant on range 39 ($8,433 - $11,385 per month); d. Senior Financial Analyst on range 43 ($9,309 - $12,567 per month) to an Accounting Supervisor on range 45 ($9,780 - $13,203 per month); e. Financial Analyst on range 35 ($7,640 - $10,314 per month) to an Accountant on range 35 ($7,640 - $10,314 per month); 2) Approve the addition of the following positions to the Fiscal Year 2024/25 organization chart and associated changes on the FY 2024/25 salary range schedule: a. Financial Budget Manager on range 51($11,342- $15,311 per month); b. Toll Finance Manager on range 51 ($11,342- $15,311 per month); c. Administrative Supervisor/Executive Assistant on range 33 ($7,272-$9,817 per month) 3) Approve a 4 percent merit increase pool for Fiscal Year 2024/25; 4) Apply a 4 percent annual CPI salary range adjustment to Fiscal Year 2024/25 salary ranges; 5) Approve the Fiscal Year 2024/25 organization chart; and 6) Forward the Fiscal Year 2024/25 Salary Ranges schedule to the Commission for final adoption. 121 Agenda Item 8 BACKGROUND INFORMATION: Each year, in accordance with the Administrative Code and as part of the budget process, the Executive Committee considers organization recommendations including staff classifications and compensation. Budget related decisions are included in the annual budget for consideration and approval by the full Commission. Consistently each year, discussions have taken place with this committee to review organizational issues, salary structures, as well as the continued evaluation of the transition of the Western Riverside County Regional Conservation Agency (RCA) to the Riverside County Transportation Commission (RCTC). Earlier this year, Gallagher’s Human Resources & Compensation Consulting (formerly known as Koff & Associates) contracted with RCTC to conduct classification studies for select classifications in various departments at the Commission. An agency-wide compensation study was conducted in 2022, the results of which are still valid with no base salary modifications recommended at this time. When positions are classified, the focus is on assigned job duties and the job-related requirements for successful performance, not on individual employee capabilities or volume of work performed. Positions are thus evaluated and classified on the basis of such factors as the nature and level of work performed, the complexity of the work, the authority delegated to make decisions and take action, the responsibility for the work of others and/or for budgeted expenditures, contacts with others (both inside and outside of the organization), the impact of the position on the organization, and the knowledge, skills, and abilities required to perform the work. Finance and Administrative Services FY2024/25 Organization Recommendations On January 1, 2021, RCTC assumed responsibilities as managing agency for Western Riverside County Regional Conservation Authority (RCA). A three-year transition plan was developed with financial aspects identified to be implemented in the later stages of the transition period. The organizational changes below will facilitate continued efficiencies in process while ensuring critical financial controls of the two separate agencies. Additionally in November 2023, RCTC opened the 15/91 Express Lanes Connector, increasing the complexity of the agency’s toll operations and finance responsibilities. The proposed reclassifications are outlined as follows: • Deputy Director of Financial Administration to Deputy Director of Administrative Services — It is proposed to re-assign various responsibilities from the Finance Department to the Administrative Services/Clerk of the Board Department to align non-financial administrative duties of the agency within one department. There is a strong nexus between procurement, contract administration and compliance and the record-keeping and administrative support functions of the Administrative Services/Clerk of the Board Department. The current Deputy Director of Financial Administration is 122 Agenda Item 8 responsible for these activities along with risk management. This realignment consolidates related functions into one department while providing needed support to the Administrative Services Director/Clerk of the Board with no negative impact to the Finance Department. The Financial Administration Manager who oversees the finance functions for the Western Riverside County Regional Conservation Authority currently reports to the Deputy Director of Financial Administration; with this change the Financial Administration Manager will instead report to the Deputy Director of Finance. • Administrative Services Director/Clerk of the Board — A change is recommended in salary range for the Administrative Services Director/Clerk of the Board to salary range 63 in alignment with other Director classifications and to ensure adequate differential between Director and new reclassification of the Deputy Director of Administrative Services. • Accounting Technician to Senior Accountant—It is proposed to reclassify this position to address current department needs. Payroll is an essential function of the agency and for many years, RCTC relied on one payroll Accounting Technician. In 2022, an additional payroll position was added to the organization to ensure redundancy and continuity of services. Unfortunately, recruitments for an Accounting Technician in Payroll have been unsuccessful. To adapt to these challenges, this year staff streamlined existing payroll process and functions by leveraging the use of technology while also enhancing internal controls. Acquiring more payroll support remains critical even as additional efficiencies are being developed. Staff proposes reclassifying the vacant Accounting Technician to Senior Accountant to attract a qualified candidate who will create capacity for more day- to-day management and oversight of payroll as well as accounting operational units including but not limited to Accounts Receivable, Cash Receipts, Accounts Payable, and software maintenance. • Senior Financial Analyst to Accounting Supervisor— It is proposed to reclassify this position to more accurately reflect the duties currently performed and to address increasing financial operational needs. This position has evolved since it was originally created to provide support to the toll program along with general agency financial activities. The combined complexity and volume of this dual role necessitates realignment of responsibilities. This reclassified position will be responsible for Accounts Receivable, including grants management, along with implementation and management of new financial software systems to be implemented in FY 25. Toll financial responsibilities will be assigned to a new position outlined below. • Financial Analyst to Accountant—It is proposed to reclassify this position to more accurately reflect the duties performed. Along with the Senior Financial Analyst, this position has evolved since it was originally created, and the reclassification best aligns with the work performed in the day-to-day finance department’s toll enterprise accounting processes. To accommodate changes in organizational structure and an increase in business operations, three (3) new positions are recommended. 123 Agenda Item 8 • Financial Budget Manager— This new position is recommended to facilitate enhanced budget reporting capabilities for both RCTC and RCA, robust monitoring of financial performance during the year, development of long-term financial planning, including development of multi-year forecasting for key funding sources, grant compliance to ensure restricted funding is spent in accordance with applicable grant agreements, and oversee debt administration for current and future sales tax issued debt. • Toll Finance Manager- This new position is recommended to manage and oversee the accounting, budget, debt management and overall financial reporting related to the toll express lanes. This position would ensure continued adherence to existing financial and accounting standards, bond indentures, policy and procedural requirements. Previously in 2016, staff received approval for a Senior Financial Analyst to assist with these tasks. To ensure toll accounting and finance oversight along with compliance with accounting standards and debt requirements, it is necessary for a dedicated management classification to take on all aspects of toll financial duties. The Senior Financial Analyst is recommended to be reclassified as noted in the staff report. Furthermore, approval of this position will allow for enhanced day-to-day monitoring along with robust long-term financial planning that will ensure more efficient management for the enterprise. • Administrative Supervisor/Executive Assistant—This new position is recommended to increase the effectiveness of the Administrative Services team, who provide administrative support for the entire agency. The Administrative Services Director/Clerk of the Board currently has nine direct reports, the highest in the agency, including administrative services, deputy clerks, records technician, and IT. This new position is warranted to help diversify supervisorial responsibilities and allow greater bandwidth to respond to increasing responsibilities of the department director, agency’s management team, and executive management team. Fiscal Year 2024/25 Budget Assumptions In addition to the adjustments noted above, Commission policy applies an annual Consumer Price Index (CPI) adjustment to the salary range table. The adjustment is predicated on the percentage change in the Consumer Price Index-All Urban Wage Earners, covering Riverside-San Bernardino- Ontario, for the 12-month period ending December 31, rounded to the nearest half a percent, with a maximum adjustment of 4 percent. The adjustment is not automatically applied to current employees’ salaries, and it is important to note that this will not result in an immediate salary increase for staff. Only those employees currently at the minimum salary of the range will receive automatic adjustments beginning on July 11, 2024. In the 12-month period ending December 31, 2023, the CPI for Riverside-San Bernardino-Ontario exceeded 4 percent. It is recommended that a revised Salary Range table including a 4 percent CPI adjustment calculated per policy be approved for FY 2024/25. At this time automatic adjustments between 0 and 4 percent will be applied to approximately 16 employees’ salaries in order to compensate them within the classification’s new salary range with an estimated cost of $35,800. The proposed FY 2024/25 Salary Range Schedule is attached. 124 Agenda Item 8 The Commission shall continue to follow current compensation structure. The method utilizes a merit-based evaluation process to individually determine if annual salary adjustments are warranted based on performance. Any merit-based salary adjustments are made on a sliding scale up to the maximum percentage determined by the Commission in its annual budget adoption. It is recommended that the Commission include funds for up to 4 percent merit-based increases for FY 2024/25. Merit increases will remain based upon job performance and based on the budget approved by the Commission each year. Organizational Change Implementation Upon Executive Committee approval of these recommendations, the changes will be incorporated into the draft FY 2024/25 budget for review by the Commission. It is estimated that the recommended changes to the organization and salary range schedule coverage will result in an approximate 10 percent or $1.8 million increase in total salary expenses and 84 full-time equivalent positions. The budget and the FY 2024/25 Salary Range Schedule will be included in the Commission’s FY 2024/25 budget for adoption at its June meeting. All changes will be effective on July 11, 2024. Attachments: 1) FY 2024/25 Organization Chart 2) FY 2024/25 Salary Range Schedule 125 REVISION TO ATTACHMENT 1 TO AGENDA ITEM 8 RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMM ISSION HR As sistant HR M anager Board of Commissione rs s Exe cutive Director Legal Coun se l PROPOSED Org Chart Effective July 2024 Deputy Exe cutive Director Administrative Se rvice Director/Clerk of the Boa rd Retards Techrecia Deputy Clerk of the Bo ard (2 FTE) De pu ty Direc to r of Administrative Serv ic es (RE CLASS) Procureme nt Mana ger Sr Procurement Analyst ir Procurement An alyst IT Administrator Planning Pragramm ing Direc tor Administrative Sup ervise ltsee ut ve Assistant i t SE WI Sr Ad min istrative Assistant (2 F TE) Administrative Assistan t (2 FIE) Sr Office Assastan L Planning & Programming Manager Multimodal Services Direc to r Sr M anagement Analyst (2 FIT ( 4 Ra il Man ager F Transit ManagerEi_ V Sr Man gement Analyst Management Analyst Notes: (1) Deputy Executive Director serv in g as RCTC's Civil Rights Officer (2) Deputy Director of Administrative Services serving as Disadvantaged Bu siness Enterprise Lia ison Office r (DREW) an d reporting directly to Ex ecutive Directo r in that capa city. External Affairs Dire cto r Public Affairs Manager 14_ Ma 41 Sr Management Analyst (2 FTE) Commu nity Engagement M ana ger Co mmuter/Motorist Assistance Manager Sr Management Analyst Legislative Affair Manager F lanagement An alyst Chief Financial O fficer Deputy Director Finance V Financia l Acctg Supervisor Admin is tration Sr. Accountant (RECL A. SS) Tall Fina nce Mana ger (1 N EW) Accountant (RECLASS) T Manager Financial Budget Acctg Su perv iso r Manag er (1 NEW) Toll Operations Dir ector Toll Technology Manager Sr Management Analyst Toll Systems Engineer Toll Customer er vice Ma nager Sr Management Analyst Proj ect Delivery Director Sr Capital Projects Manager (2 PTE) Capital Projects Manager (2 F TE) Right of Way Manager + Sr Management Analyst (6 ET V Faciliti es Administrat or N T oll Project Delivery Director Sr Capital Projects Manager (2 FIE) pawl Pr ojects Manager R egional Conservation Director Regional Conservation Depot Director Reserve bignintrrg el Monitoring Mana Sr Management Analyst (2 FTE) Sr. Management Analyst (2 FTE) Executive Director Deputy Executive Director  Planning &  Programming  Director External Affairs  Director Multimodal Services  Director Board of Commissioners Legal Counsel Planning &  Programming  Manager Sr Management  Analyst (2 FTE)  HR Manager Rail Manager Sr Management  Analyst Transit Manager Public Affairs  Manager Legislative Affairs  Manager Sr Management  Analyst (2 FTE) Commuter/Motorist  Assistance Manager Sr Management  Analyst Capital Projects  Manager Toll Operations  Director Sr Management  Analyst PROPOSED Org Chart  Effective July 2024 Regional Conservation  Director Reserve Mgmnt/ Monitoring Manager Sr. Management  Analyst (2 FTE) Sr Management  Analyst Sr Management  Analyst Sr Management  Analyst (2 FTE) Notes: (1) Deputy Executive Director serving as RCTC’s Civil Rights  Officer (2) Deputy Director of Administrative Services serving as  Disadvantaged Business Enterprise Liaison Officer (DBELO) and  reporting directly to Executive Director in that capacity. Project Delivery  Director Toll Customer  Service Manager Toll Technology  Manager Sr Management  Analyst Toll Systems  Engineer Toll Project Delivery  Director Sr Capital Projects  Manager (2 FTE) Facilities  Administrator Capital Projects  Manager  (2 FTE)  Sr Management  Analyst    (6 FTE) Right of Way  Manager Sr Capital Projects  Manager (2 FTE) Community  Engagement  Manager Regional  Conservation Deputy  Director HR Assistant Procurement  Manager Sr Administrative  Assistant (2 FTE) Sr Procurement  Analyst Sr Office Assistant IT Administrator Deputy Clerk of the  Board (2 FTE)  Records Technician Administrative Services  Director/Clerk of the  Board Deputy Director of Administrative  Services (RECLASS) Procurement Analyst Administrative  Assistant (2 FTE) Administrative  Supervisor/Executive  Assistant (1 NEW) Chief Financial Officer Deputy Director  Finance Acctg Supervisor Accountant Accountant (RECLASS) Acctg Technician Sr. Accountant (RECLASS) Acctg Technician Financial  Administration  Manager Acctg Supervisor Acctg Assistant  (2 FTE) Toll Finance  Manager (1 NEW) Accountant (2 FTE) Financial Budget  Manager  (1 NEW) Acctg Supervisor  (Reclass) ATTACHMENT 1 126 Rate Type 35 Accountant Monthly $7,640 $9,375 $10,314 17 Accounting Assistant Monthly $4,898 $6,011 $6,613 45 Accounting Supervisor Monthly $9,780 $12,001 $13,203 25 Accounting Technician Monthly $5,968 $7,324 $8,057 17 Administrative Assistant Monthly $4,898 $6,011 $6,613 63 Administrative Services Director/Clerk of the Board Monthly $15,253 $18,718 $20,592 33 Administrative Supervisor/Executive Assistant Monthly $7,272 $8,924 $9,817 55 Capital Projects Manager Monthly $12,519 $15,363 $16,901 67 Chief Financial Officer Monthly $16,837 $20,661 $22,730 45 Clerk of the Board Monthly $9,780 $12,001 $13,203 51 Community Engagement Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 51 Commuter/Motorist Assistance Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 33 Deputy Clerk of the Board Monthly $7,272 $8,924 $9,817 57 Deputy Director of Administrative Services Monthly $13,153 $16,141 $17,756 57 Deputy Director of Finance Monthly $13,153 $16,141 $17,756 75 Deputy Executive Director Monthly $20,514 $25,174 $27,694 83 Executive Director Monthly $24,994 $30,672 $33,742 63 External Affairs Director Monthly $15,253 $18,718 $20,592 45 Facilities Administrator Monthly $9,780 $12,001 $13,203 53 Financial Administration Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 35 Financial Analyst Monthly $7,640 $9,375 $10,314 51 Financial Budget Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 17 Human Resources Assistant Monthly $4,898 $6,011 $6,613 53 Human Resources Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 45 IT Administrator Monthly $9,780 $12,001 $13,203 51 Legislative Affairs Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 35 Management Analyst Monthly $7,640 $9,375 $10,314 63 Multimodal Services Director Monthly $15,253 $18,718 $20,592 63 Planning and Programming Director Monthly $15,253 $18,718 $20,592 51 Planning and Programming Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 35 Procurement Analyst Monthly $7,640 $9,375 $10,314 53 Procurement Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 71 Project Delivery Director Monthly $18,585 $22,806 $25,089 51 Public Affairs Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 51 Rail Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 17 Records Technician Monthly $4,898 $6,011 $6,613 57 Regional Conservation Deputy Director Monthly $13,153 $16,141 $17,756 67 Regional Conservation Director Monthly $16,837 $20,661 $22,730 53 Reserve Management/Monitoring Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 57 Right of Way Manager Monthly $13,153 $16,141 $17,756 39 Senior Accountant Monthly $8,433 $10,349 $11,385 25 Senior Administrative Assistant Monthly $5,968 $7,324 $8,057 65 Senior Capital Projects Manager Monthly $16,025 $19,666 $21,634 43 Senior Financial Analyst Monthly $9,309 $11,423 $12,567 43 Senior Management Analyst Monthly $9,309 $11,423 $12,567 13 Senior Office Assistant Monthly $4,438 $5,446 $5,991 43 Senior Procurement Analyst Monthly $9,309 $11,423 $12,567 67 Toll Operations Director Monthly $16,837 $20,661 $22,730 53 Toll Customer Service Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 51 Toll Finance Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 71 Toll Project Delivery Director Monthly $18,585 $22,806 $25,089 45 Toll Systems Engineer Monthly $9,780 $12,001 $13,203 53 Toll Technology Manager Monthly $11,916 $14,623 $16,086 51 Transit Manager Monthly $11,342 $13,918 $15,311 Revised as of X/XX/2024 and adopted by the Commission as of X/XX/2024 (1) Salary Ranges may be adjusted, as approved by the Commission Riverside County Transportation Commission Salary Range by Class Title FY 2024/25 - Effective July 11, 2024 Salary Range Class Title Range Minimum (1) Control Point (1) Range Maximum (1) ATTACHMENT 2 127 ORGANIZATIONAL RECOMMENDATIONS Executive Committee Special Meeting April 10, 2024 Pamela Velez-Renteria, HR Manager & Anne Mayer, Executive Director 1 Reclassifications: 2 •Administrative Services Director/Clerk of the Board •Deputy Director of Administrative Services •Senior Accountant •Accounting Supervisor •Accountant New Positions 3 •Financial Budget Manager •Toll Finance Manager •Administrative Services Supervisor/Executive Assistant FY 2024/25 Salary Recommendations 4 •4% Merit Pool –pay for performance based on annual review •4% CPI adjustment to salary ranges –Riv/San/Ontario CPI > 4% –Policy caps CPI annual adjustment at 4% RECOMMENDATIONS: 5 1.Approve 5 position reclassifications 2.Approve 3 position additions 3.Approve 4% merit pool 4.Approve 4% CPI adjustment to salary ranges 5.Approve FY 2024/25 Organization Chart 6.Forward FY 2024/25 Salary Range schedule to Commission 6 RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION COMMISSIONER SIGN -IN SHEET EXECUTIVE COMMITTEE APRIL 10, 2024 NAME AGENCY EMAIL ADDRESS � Ld vD & 4 L) T Alp/ too -Jr 4re,,cimii2._ tii-n a -Iry PA4torr-0--t_ E,(C_.6 US / / " L ,f / 1/44 /f} Ad°W(1 '4 .-C,,t c-,<7.14,14.--- CLA,--CJ:,--•,__) L//�6A----11/0/1"; (D/ / . to.(,/ :‘-., RIVERSIDE COUNTY TRANSPORTATION COMMISSION EXECUTIVE COMMITTEE MEETING ROLL CALL APRIL 10, 2024 Present Absent County of Riverside, District II X  County of Riverside, District III X  County of Riverside, District IV X  County of Riverside, District V X  City of Beaumont X  City of Cathedral City X  City of Corona X  City of Hemet X  City of Jurupa Valley X  City of Lake Elsinore X  City of Palm Springs X 