Loading...
HomeMy Public PortalAbout20151012_CRC_CCS Meeting Summary.pdfCity  of  Tybee  Island   Carrying  Capacity  Study       Technical  Advisory  Committee  (TAC)  Coordination  Meeting  #1   October  12 ,  2015   3:00  PM  –  5 :00  PM   Attendees:   Freda  Rutherford,  Community  Resources  Committee  (CRC)   Ed  DiTommaso,  EPG   Bud  Matlock,  CRC   Tim  Arnold,  CRC   George  Shaw,  City  of  Tybee  Island   Kathryn  Propst,  CRC   Bill  Garbett,  Tybee  Island  City  Council   Monty  Parks,  Tybee  Island  City  Council   Courtney  Reich,  EPG   Diane  Schleicher,  City  of  Tybee  Island,         Meeting  Summary     1. Scope  of  Project     a. Scope  &  Schedule   Courtney  gave  some  background  on  the  grant  and  the  general  scope  and  schedule.    This   included  and  summary  of  the  outcomes  and  the  requirements  associated  with  each.  Task   1  is  primarily  information  gathering.    EPG  will  work  with  the  Technical  Advisory   Committee  (TAC)  to  gather  relevant  data.  The  second  major  task  will  be  to  assess  will   various  resources  and  how  they  impacted  by,  and/or  limit,  the  daytime,  overnight,  and   permanent  populations.  It  is  anticipated  that  this  will  reveal  hard  limits,  i.e.  where  a   resource  absolutely  limits  the  amount  of  people  that  can  be  supported,  as  well  as  soft   limits,  where  a  resource  as  it  is  currently  could  limit  future  population  if  nothing  is  done   to  address  the  limitation.  Lastly,  this  information  will  be  used  to  develop  a  series  of   recommendations  for  the  City  consideration.     Additionally,  the  process  will  be  well  documented  and  EPG  will  produce  an  outline  of  how   another  communities  could  replicate  the  process.         2. Data  Needs     The  group  discussed  data  needs  and  existing  data  sources.  In  some  cases,  EPG  already  has  some  of   the  needed  datasets,  other  cases  will  require  coordination  with  appropriate  City  staff  and/or  CRC   members.    The  following  datasets  were  discussed,  and  resource  and/or  responsible  party  identified:             Freda  asked  about  when  the  2015  Census  data  will  be  available.    Also  asked  about  when  the  master   plan  is  due  and  how  the  Carrying  Capacity  Study  can  be  coordinated  and  included  in  the  Master  Plan.     The  Master  Plan  is  due  next  October  (2016).    EPG  already  contacted  the  Department  of  Community   Affairs  to  see  if  they  would  allow  the  City  an  extension  to  because  of  this  grant,  but  no  extension  was   given.    The  requirements  for  the  comprehensive  is  different  than  is  was  in  2007,  but  the  City  can   complete  the  plan  based  on  the  existing  DCA  schedule  and  adopt  the  Carrying  Capacity  as  an   addendum  later.     Data  Source   GIS  Data   Critical  Habitats  EPG,  from  CRD  data   Water,  Sewer,  Stormwater  Infrastructure  Joe  Wilson  &  George  Reese  at  COTI   Flood  Zones  (Current  and  future)  EPG  will  get  these   Zoning  CRC,  George  to  update  &  EPG  will  request   Land  Use  2008  land  use  plan,  EPG  will  request  &   update   Tree  Canopy  Cover  EPG   Parking  COTI,  Pete  Ryerson  in  Parking   Rental  Units  EPG  to  try  to  develop  this  layer  using   Business  tax  info  from  Sharon  and  websites   for  rental  agencies   Bikeways  EPG  and  Tybee   Emergency  response/evacuation  routes  EPG  to  get  from  CEMA   Critical  infrastructure  EPG  to  get  from  CEMA   Other  Data   Population  Study  EPG  has  this,  will  look  to  update  as  needed   Traffic  Counts  Diane  to  provide  two  calendar  years’  worth   of  data   Water  &  Sewer  Permits  Diane  to  provide   Parking  See  above   Electrical  Grid  Capacity  Chris  Tatasco  (sp?)  From  GA  Power   Solid  Waste  &  Recycling  Kathryn  to  provide   Rental  Units  See  above   Housing  (workforce)  Census,  survey   Alternative  energy  sources  &   opportunities   Paul  Wolff  and  Bill  Garbett   Highway  80  Expansion  EPG   Saltwater  Intrusion  Study  EPG       Discussion  regarding  the  data  included  the  following:     • There  was  some  discussion  of  why  and  how  we  determined  which  types  of  data  to  review.    The   original  list  was  not  intended  to  be  all  inclusive  and  will  likely  be  modified  as  we  move  through   the  process.     • EPG  will  review  the  critical  habitats  data  to  see  where  the  priority  areas  are  located  throughout   the  City.         • EPG  to  get  with  George  to  obtain  the  water/sewer/stormwater  datasets  and  determine  the   usefulness  of  the  data.    We  can  request  the  data  from  CRC,  Joe  and  George.    EPG  will  work  with   the  city  to  determine  how  reliable  the  data  is.    Diane  said  the  data  is  generally  accurate  and  to   work  with  Hunter  Key  to  get.     • Flood.    EPG  already  has  the  existing  flood  maps,  but  will  try  and  obtain  the  future  flood  maps,   since  they  will  be  in  effect  before  this  project  is  complete.     • Zoning.  Get  from  Hunter  at  CRC.    George  is  going  to  confirm  that  Hunter  has  the  most  updated   zoning  based  on  a  couple  recent  re-­‐zonings.    EPG  will  perform  an  analysis  of  existing  R-­‐2  zoning   and  determine  whether  there  are  2  houses  or  if  they  are  currently  SFR  and  can  be  developed  as   2.    A  significant  area  of  the  City  is  zoned  R-­‐2  and  there  is  often  demand  to  make  existing  SFRs  into   duplexes.    EPG  will  also  evaluate  lot  size  as  part  of  the  analysis  to  make  sure  the  use  would  be   allowed  by  right  versus  needing  a  variance.       • Land  Use.    The  City  has  not  updated  the  existing  land  use  layer  since  the  2008  master  plan.    EPG   will  use  the  Tax  assessors  land  use  code  and  perform  a  desktop  update.     • Tree  Canopy  Cover.    EPG  has  access  to  this  data  in  a  GIS  format.     • Parking.    The  city  has  a  map  of  parking.    Each  metered  parking  space  was  included  in  this.    The   beach  management  plan  included  a  count  of  all  metered  parking  on  the  island.    Pete  Ryerson,   would  be  the  contact  for  this  and  also  might  have  data  that  shows  golf  cart  parking.  Work  with   parking  staff  at  the  City  to  verify  and  update  as  needed.       • Rental  Units.    EPG  might  have  a  list  containing  some  data  about  rental  units,  but  single  owner   properties  are  difficult  to  track.    Might  be  some  able  to  use  the  business  license  database  since   renters  are  supposed  to  get  a  license,  per  city  ordinance.    Many  get  a  license  thought  larger  sites   (Air  B&B)  and  the  city  does  not  have  a  way  to  track  this.    City  is  trying  to  develop  a  better  way  to   track  this.    The  CRC  team  believes  this  is  important.    Start  with  business  license  list.    Get  with   Sharon  from  the  City  as  a  starting  place.  The  city  is  seeing  a  trend  in  long  term  rentals  being   converted  to  short-­‐term  rentals.  Driving  out  workforce  housing,  which  forces  that  population   group  off  the  island.    Look  at  cases  where  the  renter  has  to  put  a  deposit  down  vs  owners  that   bundle  utilities.    There  is  a  perception  that  the  population  on  the  island  is  decreasing.    Is  this  the   case?    EPG  discussed  making  a  web  survey  to  try  and  understand  these  trends.       • Bikeways.    There  are  existing  maps  showing  bikeways  on  the  island.    Get  with  George  or  view  city   website.       • Emergency  response  /  evacuation  and  critical  infrastructure.    EPG  will  get  with  CEMA  and  Jimmy.     EPG  also  has  the  Highway  80  study     • Population.    EPG  completed  a  population  study  that  EPG  completed  as  part  of  the  LOST   negotiations.    The  focus  of  the  study  was  to  determine  the  daytime  population  numbers.    There   has  been  a  jump  in  short  term  rentals  over  the  last  few  years,  which  has  changed  the  population   make  up  on  the  island.    EPG  will  update  this  study  with  new  data.     • Traffic  Counts.    Get  info  from  police  department.    The  city  has  a  new  system  that  tracks  cars   coming  onto  the  island.    The  City  will  provide  two  calendar  years  worth  of  data.    2013  –  to  date.     Courtney  mentioned  the  public  involvement  element  of  the  Hwy  80  project.  She  will  to  send  out   information  to  the  group  about  joining  the  DOT  highway  80  notification  list.    DOT  is  going  to  host   a  charrette  in  November  to  discuss  the  widening  project.         • W/S  permits.    City  to  provide  list  from  EPD.    Including  the  new  Cretaceous  well.     • Parking.    Get  an  understanding  of  the  number  of  public  parking  spots  in  addition  to  private   parking.  Issues  with  golf  cart  parking  since  they  take  up  the  same  parking  spaces,  but  the  golf  cart   shuttles  make  a  difference  because  saves  parking.    EPG  will  look  at  alterative  options.  The   assessment  will  make  an  assumptions  about  how  much  parking  is  associated  with  houses.    For   example,  4  spots  for  SFR,  8  for  MF.    EPG  will  come  up  with  these  assumptions  and  bring  back  to   the  group.    Get  data  on  the  number  of  seasonal  passes  /  decals.    Three  categories,  resident,  sold,   given  away.     • Electrical  grid  capacity.    Data  from  GA  power.    This  will  be  difficult  to  get.    GA  power  just   upgraded.    Chris  Tidasko  from  GA  power  is  someone  to  contact  about  getting  this  type  of   information.    Power  to  the  island  is  a  single  point  failure.     • Solid  waste  and  recycling,  CRC  has  a  lot  of  data  and  will  provide,  but  is  missing  information  from   Condos.  Ask  condos  to  share  this  information  and  let  them  know  we  are  only  interested  in   quantity  and  are  not  concerned  with  the  prices.    Also  need  this  information  for  commercial   customers.    If  we  are  not  successful  getting  real  data  we  can  make  assumptions  based  on   container  size  and  pick  up  frequency.         • Maybe  develop  a  survey  for  businesses  on  the  island.    Ask  how  much  of  your  workforce  lives  on   the  island?     • Alternative  energy.    Paul  and  Bill  will  be  able  to  provide  information.    How  many  people  went   solar?  Final  report  is  being  completed,  so  we  should  be  able  to  get  info  from  Hannah.    How  many   kilowatts  were  installed?    Other  studies  completed  by  the  city,  such  as  wind  energy.    Installation   of  solar  energy  is  more  difficult  for  the  City  to  implement  because  tax  benefits  are  for  residential   customers  and  not  extended  to  government  because  they  don’t  pay  taxes.     • Salt  Water  intrusion.      EPG  has  this  data.       3. ICLEE  Greenhouse  Gas  Footprint  Analysis     There  was  a  brief  discussion  about  the  GHG  analysis  and  the  type  of  information  that  would  be   gathered  and  included  in  the  analysis.      Public  lighting  was  left  off  the  list  on  the  meeting  agenda,  but   will  be  included  in  the  assessment.  The  CRC  stated  that  solar  power  is  already  being  used  on  many   poles  located  on  the  island.    It  was  noted  to  be  sure  to  include  the  campground  as  part  of  this   analysis.       4. T echnical  Advisory  Committee  (TAC)     There  will  be  a  TAC  that  meets  quarterly  as  part  of  this  meeting,  and  the  following  people  were   discussed  as  potential  members  of  the  TAC:     • CRC     • Planning  Commission   • George  Reese   • Joe  Wilson   • Tybee  Tourism  Council  rep.   • Deb  from  DNR   • George  Shaw   • Open  invitation  to  City  Council  (“may  be  a  quorum  present”  noted  on  agendas)   • Discuss  with  Chantel  to  get  people  from  the  business  community,  represent  “Main  Street”   • Brett  Loher  (sp?)        (Hotel  Tybee)   • Local  Realtor  (Shirley  Sessions)   • Restaurant  industry  (Sarah  from  Social  Club)     EPG  will  work  with  George  to  develop  a  final  list  and  provide  it  back  to  the  City  for  their  review.  The   first  TAC  meeting  will  be  in  November.       Next  Meeting     • EPG  will  attend  and  provide  updates  as  part  of  the  regular  CRC  meeting  schedule.    Some   meetings  might  require  more  time  on  the  agenda.     • The  group  discussed  a  proposed  agenda  for  the  kick  off  meeting  for  TAC.    EPG  will  prepare  a   community  snapshot  showing  some  of  the  data  we  are  discussing  to  help  illustrate  the  impact   these  factors  have  on  a  specific  area.  This  will  include  a  one  block  area  of  GIS  information.       • The  TAC  meeting  will  take  place  in  November.    EPG  will  look  at  some  dates  and  check  them   against  the  City  calendar.      The  group  will  need  to  get  member  list  finalized  before  meeting.