Loading...
HomeMy Public PortalAbout09-18-2017 Minutes Tourism Board Regular MeetingPage 1 of 6      Minutes  Tourism Board  6:15 p.m. Sept. 18, 2017  Town Barn, 101 E. Orange St.    Present: Chairperson Mary Catherine McKee, Vice Chairman Erik Myers, Mark Bateman, Kathleen  Ferguson, and Libbie Hough  Absent: Matt Hughes, Tommy Stann, and Kim Tesoro  Staff:  Economic Development Planner Shannan Campbell    Item 1:  Call meeting to order  Chairperson Mary Catherine McKee called the meeting to order at 6:16 p.m.    Item 2:  Consideration of changes or adjustments to the agenda  There were no changes.     Motion:  Tourism Board Member Libbie Hough moved to approve the agenda as presented.  Second:  Board of Commissioners representative Kathleen Ferguson seconded.   Vote:  Unanimous    Item 3:  Consideration of minutes from Aug. 7, 2017, meeting  Motion:  Ms. Hough moved approval of the minutes as submitted.   Second:  Commissioner Ferguson seconded.  Vote:  Unanimous  Changes:   None     Item 4: General comment  There were no comments.    Item 5:  Monthly reports  a. Alliance for Historic Hillsborough Director’s Report:  Economic Development Planner Shannan Campbell informed the board that Alliance for Historic  Hillsborough Executive Director Sarah DeGennaro was not able to attend the meeting due to  illness.     Ms. Campbell reported that the Hillsborough Visitors Center welcomed 418 visitors in July from  19 states and 2 countries. The Alliance had a table at the Festival for the Eno to publicize the July  4th Picnic in the Park event. The Alliance has also been attending the Sundays at the Farm event  at Pleasant Green Farms. The Alliance’s resource development committee has been meeting.  The workdays to build the Occaneechi tribal village replica are continuing to take place. The  Alliance has obtained a solicitation license so that it can fundraise. Also, Ms. Campbell reported  she and Ms. DeGenarro had met to review the tourism plan.     Page 2 of 6    Ms. Campbell reported that the Historic Hillsborough tours did well in July despite the heat.  Volunteers contributed 91 hours, and there are two new volunteers. Also, the Alliance held the  Picnic in the Park event, which drew an estimated 1,000 people. The Alliance partnered with  Music Makers Relief Foundation for live music at the event. The food trucks sold out of food,  also indicating good attendance.    b. Visitors Center Communications Report:   Ms. Campbell reported that Fetch Hot Dog Co. was featured in The News & Observer. On social  media, the visitors center gained 51 new Facebook followers, 27 new Twitter followers and 31  new followers on Instagram. July had good social media posts, including one featuring the  restaurant LaPlace.    Ms. Campbell also reported that Hang10 Volleyball has been hosting tournaments once a month  on Saturdays at Gold Park and that they are well attended. Also, Mayor Tom Stevens addressed  the cyclists before the ride for the annual Carolina Tarwheels event, encouraging them to stay in  town after the event. Free movies in the park have been taking place as well.    c. Chapel Hill/Orange County Visitors Bureau Report:  Ms. Campbell reported the bureau met last month at the PTA Thrift Shop’s new extension,  YouthWorx on Main in Carrboro. She said the visitors bureau is continuing their work on the  feasibility study for indoor fields and/or a conference center and there is a presentation on this  at the next meeting. She said they are also reviewing proposals for a new marketing company.     She reported the visitors bureau budget for Fiscal Year 2017‐18 was set at $1.5 million.     d. Tourism Board Staff and Food and Beverage Tax Revenues Report:  Ms. Campbell reported that the tax revenues are up about 10 percent from last year. Also, on  Sept. 21, the Orange County Historical Museum is holding a state of the museum event. At 5:30  p.m. Oct. 5 at the ArtsCenter in Carrboro, a report will be presented on art‐driven economic  prosperity, with data specific to Chapel Hill, Carrboro, Hillsborough and Orange County as a  whole.     Ms. Campbell said she had attended several meetings, including working with downtown  merchants on making sure visitors feel welcome during the sidewalk improvements  construction. This has included providing graphics and maps for business owners to give visitors.    Ms. Campbell said the subcommittee that is working on the visitors and relocation guide and  map needs to meet to review the latest drafts.    Ms. Campbell said she met with Orange County Historical Museum Chairman Ernest Dollar and  then separately with Public Space Manager Stephanie Trueblood and Orange County Director of  Asset Management Services Jeff Thompson to talk about the possibilities for relocating the  Orange County Historical Museum. The town is divesting itself of extra properties in downtown,  but the county has some, she reported. The county needs to determine whether it can spare the  space. She said that she hopes that the Town and County can work together with the museum  so that we can retain it.     Ms. Campbell reported that the Tourism Development Authority funded a project of the Orange  Page 3 of 6    County Arts Commission and Hillsborough Tree Board to commission an artist to design and  build a bee hotel to be installed in Gold Park. The Tourism Development Authority also funded  two new banners advertising Hillsborough at the Orange County Sportsplex.    Ms. Campbell reported that she received a grant report from Sundays in Hillsborough and one  from WHUP‐FM. WHUP has spent the grant money that the Tourism Board provided for  equipment but has not implemented remote broadcasting yet.       Item 6:  New business items  a. Final reports and data summary for Fiscal Year 2016‐17 grants  Ms. Campbell reported she would share final and compiled data in two weeks when the board  meets again but was going to go through the information she had. She reported the  Hillsborough Running Club generated enough revenue from its first half marathon event last fall  that it did not need a Tourism Board grant to continue to hold the annual event. The running  club also won an award from Endurance Magazine.     Ms. Campbell reviewed that the radio station WHUP was granted a little over $3,500 from the  Tourism Board to be able to broadcast live from an events, etc. The radio station has purchased  the equipment, but it is not yet in use.     The Tourism Board had granted $1,000 for the project with Eno Publishers on Elizabeth Keckley,  a former slave at Burwell School who became a seamstress and confidante of Mary Todd  Lincoln. The grant resulted in the printing of 5,000 books and 200 electronic books. The books  are expected to sell over the next few years to assist Eno Publishers with recouping the costs  that weren’t covered by the Tourism Board.     The Tourism Board had granted Orange Community Players $9,750 for a production of L’il  Abner, which sold over 400 tickets. Orange Community Players estimated about 100 of those  tickets were purchased by people who live outside of Hillsborough, based on the ZIP code given  during ticket sales transactions.     b. Membership renewals  Ms. Campbell reviewed that Mary Catherine McKee’s term expires in September and that Libbie  Hough’s term expires in October. Both would like to serve for another term.    Motion:  Member Ferguson moved to recommend the Board of Commissioners reappoint them.   Second:  Vice Chair Erik Myers seconded.  Vote:    Unanimous    c. Proposed Visitors Center contract amendments  Ms. Campbell said she and Ms. DeGennaro had talked about changing the 60‐40 revenue split  between the Hillsborough Visitors Center and the Tourism Board to a flat rate for the Visitors  Center. As written, the contingency reserve language states that any sum generated over the  expected revenue goes to the Visitors Center for use with approval of the Tourism Board.  However, that money has been returned to the Tourism Board, and the Tourism Board would  like to start building a fund balance with the extra revenue. The language needs to change to  reflect what is actually happening, Ms Campbell said. She said her intention is to let the Tourism  Page 4 of 6    Board know these conversations are happening. She informed the board members that Ms.  DeGennaro has brought it to the Alliance for Historic Hillsborough’s board as well. Ms. Campbell  said Town Attorney Bob Hornik had said that these changes can be made without having to  return to contract negotiations since these changes will be to the exhibits.     Also, it is written in the contract that the alliance provide sales support, something for which the  Orange County Visitors Bureau has a full‐time person. Ms. Campbell said she thinks this is not a  realistic expectation of the Alliance at this time and so this language should be removed from  the contract. Member Ferguson said she would love to see a full‐time sales position. Ms.  Campbell said she would too. However, she said, it is written in the contract as if sales support is  actually happening, and it is not realistic with the Alliance being so small. Ms. Campbell said that  this may be something that the Tourism Board can think about implementing in the future.     Ms. Hough said the Alliance board has looked at the words very carefully to be sure that the  document is reflective of what the Alliance is delivering on.     Member Ferguson said the Tourism Board should look at the high level and not get too much  into day to day administration and implementation. The staff can do contract oversight.     Ms. Campbell said there are also activities the Alliance is doing that are great for tourism, which  is not in the current scope of work. One of those is recruiting, training and supervising  volunteers for tours and events. That work should be reflected in the scope of work.     Chairperson McKee said she is glad these conversations are happening and that the updates are  moving forward.     d. Special projects and partnerships funding request from the Orange County Arts Commission and  Hillsborough Arts Council     The request was for $500 in funding for the plein air paint‐out and wet paint sale event at the  end of October.   Eileen Ferrell introduced herself to the board. She is the new programs coordinator for the  Hillsborough Arts Council.     Orange County Arts Commission Coordinator Katie Murray also addressed the board. She said  when she worked in Elizabeth City, North Carolina, these events drew artists from across the  state and even from out of state. The artists come for three days and get a list of three proposed  painting sites. They go out and paint. Visitors enjoy seeing artists painting outside during those  painting days. On the last day of the event in Orange County, a Friday, the artists will submit  three paintings, and there will be a juror to award first, second and third prizes. Then  throughout November, people will be able to vote on a people’s choice award online and in  person at the Hillsborough Arts Council. Prize money will be offered. These paintings are always  very sellable because they feature local places people love, Ms. Murray said. The painting sales  generally bring in as much or more money than the initial artist registration fees. The  Hillsborough Arts Council is also thinking of holding an online sale just before Christmas to sell  any paintings that have not sold by then.     Page 5 of 6    Ms. Murray reported that a discounted hotel rate with Holiday Inn Express in Hillsborough has  been obtained for participants. The event will be the same weekend as UNC ‐Chapel Hill  homecoming. Ms. Murray said it has been hard to get sponsors for this first instance of the  event. She thinks it will be easier to gain sponsors the second time, once potential sponsors  have seen how this type of event works.    Ms. Ferrell said that the deadline for artists to register is Oct. 18 and that 15 artists had  registered as of this meeting. At least one registrant is from Tennessee, and at least one is from  Virginia. This event is intentionally scheduled with other events going on that weekend in  Hillsborough. Ms. Ferrell said it is good publicity for Hillsborough to have the artists and those  attracted to the plein air event see that other activities are happening here as well. The hope is  to highlight Hillsborough in different ways.     Ms. Murray said a Facebook ad about the plein air event is running now in Virginia, North  Carolina and South Carolina has generated more than 2,000 click‐throughs to the website. The  Orange County Arts Commission also funded an ad campaign on WUNC that reaches across the  state.     Ms. Ferrell said the plan has been to focus on getting the artists registered by the middle of  October and then to get the art patrons to come see the art.     Ms. Ferrell said the Hillsborough Arts Council holiday gift shop has art demonstrations that drive  traffic to the council space, which should help sell paintings, too. The hope is to get 300 to 350  people to the council space the first night.     When asked, Ms. Murray and Ms. Ferrell explained that there are suggested locations for  painting, like historic sites, restaurants that people love, horse farms, anything across the  county. Locals are welcome to make suggestions of what they would like to see painted.     Ms. Murray said the $500 funding would contribute to sponsorship of the event.    Motion:  Ms. Hough moved to approve the funding.  Second:  Member Ferguson seconded.  Vote:  Unanimous    Item 7: Old business items  a. Draft tourism plan (final review before public comment)  Ms. Campbell said she added two implementation projects, which were to promote events,  programs and projects that drive people to various commercial areas (not necessarily just to  downtown) and to build a year’s fund balance. In this draft, she had added photographs and  improved the description of the Orange County Historical Museum.     Board members pointed out some typos and formatting errors, which Ms. Campbell noted. They  also mentioned that a few photographs did not have captions.      Item 8:  Staff/board comments and discussion items     Chairwoman McKee reported she had attended the groundbreaking of the enlargement  of the Orange County Sportsplex. She said the Visitors Center needs to talk about how  Page 6 of 6    to leverage the different events that are happening there.    Ms. Hough requested visitors materials for the Orange County Main Library.     Item 9: Adjourn  Chairwoman McKee adjourned the meeting at 7:06 p.m.