Loading...
HomeMy Public PortalAbout09-11-2023 COW Agenda and PacketCommittee of the Whole Workshop of the President and the Board of Trustees Monday, September 11, 2023 7:00 PM 24401 W. Lockport Street Plainfield, IL 60544 In the Boardroom Agenda A.CALL TO ORDER, ROLL CALL, PLEDGE B.APPROVAL OF THE MINUTES B.1.Approval of the Minutes of the Committee of the Whole Workshop held on August 28, 2023. 08-28-2023 COW Minutes C.PRESIDENTIAL COMMENTS C.1.Proclaim September 11, 2023 as Patriot Day and a National Day of Service and Remembrance Patriot Day 2023 Proclamation D.TRUSTEES COMMENTS E.PUBLIC COMMENTS (3-5 minutes) F.WORKSHOP F.1.PLAINFIELD AREA PUBLIC LIBRARY RENOVATATION AND EXPANSION The Plainfield Area Public Library will give an update on their upcoming renovation and expansion project. Plainfield Area Public Library Renovation and Expansion F.2.RENTAL REGULATION ORDINANCE Staff will present a draft rental regulation ordinance for Board input and discussion. Rental Regulation Ordinance Staff Report G.EXECUTIVE SESSION - Seeking Board consideration of a motion to adjourn to Executive Session as permitted under the Open Meetings Act under Section 2(c)(11) to discuss pending litigation, not to reconvene. 1 Committee of the Whole Workshop of the President and the Board of Trustees Page - 2 REMINDERS - •September 13 Coffee with the Mayor – 9:00 a.m. at the Village Hall •September 14 Historic Preservation Commission – 7:00 p.m. •September 18 Village Board Meeting – 7:00 p.m. •September 19 Plan Commission – 7:00 p.m. •September 25 Next Committee of the Whole Workshop – 7:00 p.m. 2 Minutes of the Committee of the Whole Workshop of the President and the Board of Trustees Held on August 28, 2023 In the Boardroom Mayor Argoudelis called the meeting to order at 7:00 p.m. Board present: Mayor Argoudelis, Trustee Bonuchi, Trustee Kiefer, Trustee Larson, Trustee Ruane, and Trustee Wojowski. Board absent: Trustee Kalkanis. Others present: Joshua Blakemore, Administrator; Michelle Gibas, Village Clerk; Scott Threewitt, Public Works Director; Jon Proulx, Planning Director; Jake Melrose, Economic Development Director; Traci Pleckham, Management Services Director; and Robert Miller, Chief of Police. There were approximately 45 persons in the audience. Trustee Wojowski moved to approve the Minutes of the Special Meeting, Committee of the Whole Workshop and Executive Session held on July 24, 2023. Second by Trustee Larson. Voice Vote. All in favor, 0 opposed. Motion carried. PRESIDENTIAL COMMENTS Mayor Argoudelis: Commented on the Allen Force Event. Stated that today is the anniversary of the 1990 tornado and requested a moment of silence in honor of the 29 lives lost. TRUSTEE COMMENTS Trustee Bonuchi commented on the Allen Force Event and noted that it was very emotional. PUBLIC COMMENTS Mayor Argoudelis stated that public comments on the Marnette Mixed Use Development will be taken after the presentation. There were no other public comments. WORKSHOP 1)MARNETTE MIXED-USE DEVELOPMENT (CASE NO. 1992-01252.SU.SPR.FP) Jake Melrose stated that the applicant, Dandelion Development, LLC, is proposing a mixed use commercial and residential development for the property generally located at the southeast corner of Village Center Drive and Van Dyke Road. The proposed development would include approximately 9,000 square feet of commercial space and 84 apartment dwelling units in two buildings. Mr. Greg Stahr, Studio 21 Architects, stated that the property is currently zoned B-5. Mr. Stahr reviewed the design modifications pursuant to previous Board discussion including additional landscaped screening between the war memorial. Mr. Stahr pointed out that they are requesting minor deviations including 8 efficiency studio units less than 800 square feet, store front windows to go to the ground, and the exterior building materials to be a mixture of brick, stone, and siding. Mr. Scott Seger, the property owner, stated that it is his intention to be a long-term property owner and his is an experienced property manager. The proposal was created specifically to conform with the B-5 zoning. He is not requesting any TIFs or credits. Mayor Argoudelis opened the floor to public comments. 3 Village of Plainfield Committee of the Whole Meeting Minutes – August 28, 2023 Page 2 The following people spoke against the proposal: Vince Fazio Diane Rousonelos John Gidlund Chris Ogden Samantha Dickey John Platt Vanessa Sewell Tom Bukowski Lyle Hughart Claire Ingersol Ricky Meyer Nicole Bell Chuck Penka Daphne Adolfs Bill Holiday Dennis Vietoris Christine Belmont Mayor Argoudelis pointed out that this property is privately owned and is currently zoned B-5. The Village is legally bound by zoning; only the property owner can request a zoning change. Trustee Wojowski expressed concern with the size of the studio units. Trustee Kiefer inquired about price points. Trustee Kiefer stated that this could be appealing and liked the indoor parking and felt that the price points made sense. Trustee Ruane expressed concern regarding the area by the war memorial. Trustee Larson expressed concern with the smaller studio units. Trustee Bonuchi expressed concern with the number of apartment units as well as the small studio units. Mayor Argoudelis stated that it is important to make sure that the monuments are protected. Administrator Blakemore thanked the Board and audience for their feedback and stated that staff will continue working with the applicant. Mayor Argoudelis read the reminders. Trustee Ruane moved to adjourn. Second by Trustee Bonuchi. Voice Vote. All in favor, 0 opposed. Motion carried. The meeting adjourned at 8:50 p.m. Michelle Gibas, Village Clerk 4 ra;;;u,From the Office of i"u-i;i. 'i' 'u' John F.ArgoudelisVILLAGEOF PLAINFIELD Village President PROCLAMATION PATRIOT DAY AND A NATIONAL DAY OF SERVICE AND REMEMBRANCE WHEREAS, the Village of Plainfield will always remember and honor the 2,977 innocent lives lost on September 11, 2001, as our Nation experienced a series ofairline hijackings that led to the worst terrorist attack in United States history; and WHEREAS, we owe a debt ofgratitude to our military, law enforcement officers,firefighters, first responders, and other emergency personnel for the selfless courage they demonstrated in the face of terror while defending our Nation's cherished freedoms; and WHEREAS, as Americans, we must work together to defend our national security, uphold our founding principles ofliberty, and ensure that our nation remains the land of the free where such atrocious attacks can never again occur; and WHEREAS, it is our duty topay tribute to the victims and heroes ofthe September 11 attacks, ensuring their memory lives on; and WHEREAS, 2023 marks 22 years since this devastating loss, and September 11 will forever serve as a reminder ofthe tremendous strength, unity, and resilience ofour great Nation; and WHEREAS, byjoint resolution, Public Law 107-89, approved December 18, 2001, the Congress ofthe United States designated September 11 of each year as Patriot Day, and by Public Law 111-13, approvedApril 21, 2009, the Congress ofthe United States has requested the observance ofSeptember 11 as an annually recognized National Day ofService and Remembrance. NOW, THEREFORE, I, John F. Argoudelis, President of the Village of Plainfield, Illinois,do hereby proclaim September 11, 2023, as Patriot Day and a National Day ofService and Remembrance. Adopted this 1 ` day of September, 2023. John . Argoudelis, Village President 24401 W. Lockport Street Plainfield, IL 60544 Phone (815) 436-7093 Fax (815) 436-1950 Web wwwplainfield-il.org 5 Plainfield Library Renovation Plans Memo The Library District is embarking on a self-funded $10.5M renovation with a modest expansion, slated to begin construction in May 2024. The original 2,700 square foot building was constructed in 1941 and was expanded in 1990 when 25,000 square feet was added. At the time of that expansion, the Library District’s population was under 15,000 residents. This expansion was designed to serve a community of 25,000. The Library District now serves 80,000 residents from the same 27,000 square foot building. The Library has not been successful in achieving a tax-funded expansion in the past, so the District worked with a municipal financial advisor to determine what it could afford in order to move forward. The goals of this renovation are to address some of the critical concerns of the building and to support some of the needs expressed by the community: Improve the overall efficiencies of the building and the spaces Make the building fully ADA-compliant and accessible Add a drive-up window for service Add study rooms of varying sizes Include public and staff space on the ground level (allowing it to be easier and more efficient to get people and things into and out of the building) The renovation will include shifting the entrance to the building further north, removing the large central staircase, enlarging one of the program rooms, adding five study rooms and adding about 3,500 square feet on the ground level for the entrance, lobby and the drive-up service window. In order to accomplish this renovation and retain the same amount of parking for the community, the parking lot will be expanded onto an adjacent Library-owned residential property. Library Board President Carl F. Gilmore and I look forward to sharing our building design with you at the September 11 Village COW meeting. Lisa Pappas Library Director 6 24401 W. Lockport Street Plainfield, IL 60544 Phone (815) 436-7093 Fax (815) 436-1950 Web www.plainfieldil.gov TO: PRESIDENT ARGOUDELIS and BOARD OF TRUSTEES FROM: LONNIE SPIRES, BUILDING OFFICIAL MEETING DATE: SEPTEMBER 11, 2023 SUBJECT: REPORT TO THE COMMITTEE OF THE WHOLE RENTAL REGULATION ORDINANCE DISCUSSION The Building and Code Compliance and the Police Department respectfully request a discussion regarding the regulation of the condition and operation of rental housing. In recent years, there has been an increase in property ownership by which numbers of single-family homes and multi-family go from owner-occupancy to absentee ownership and rental occupancy. The use of a rental regulation ordinance would include a registry, licensing program, crime free housing and other possible options. This program would fall under the direction of Building and Code Compliance Department with help from the Police Department, Administrative and Management Services, Fire Districts and Planning Department. Staff looks forward to Trustees’ discussion on this proposed ordinance. John F. Argoudelis PRESIDENT Michelle Gibas VILLAGE CLERK TRUSTEES Margie Bonuchi Patricia T. Kalkanis Richard Kiefer Cally J. Larson Tom Ruane Brian Wojowski 7                 Rental Regulation Ordinance    Article IX   Sec. 2.5‐173                      Note: (only applies after the first year of the institution of the rental licensing program.  a grace period is to be given as this is a new program.    8 TITLE  These regulations shall be known as the Residential Rental Inspection Program.  Purpose  The purpose of this ordinance is to provide for the annual licensing of residential rental  property, so as to protect the public health, safety, and welfare of the village, including but not  limited to:   Providing minimum standards for the maintenance, operation, use and appearance of  residential rental properties.   Preventing living conditions that adversely affect or are likely to affect the life, safety,  health, and general welfare of persons occupying rental dwelling units.   Preserving the value of land and buildings throughout the village  Application  The ordinance shall be held to be minimum requirements adopted for the protection of the  public health, safety, and welfare. This ordinance, the International Property Maintenance Code  (IPMC) adopted by the village and the Village of Plainfield Code and ordinances shall apply as  minimum standards for maintenance of all residential properties in the village that are rented  or leased, including any residential dwelling unit, rooming unit, or such other residential  building or structure wherein the owner or owner’s agent allows an individual to occupy space  while charging a fee for the privilege of occupying the space. Where the requirements of this  ordinance vary from any other lawfully adopted state laws, rules, regulations, ordinances,  codes, deed restrictions or covenants, the more restrictive or that imposing the higher  standards shall govern. The village does not enforce any private covenants, contract, or  agreements between landowners or tenants.                 9 Definitions   For the purpose of this ordinance, the following definitions shall apply unless the context  clearly indicate or requires a different meaning:  Abatement ‐ the reduction or cessation of a nuisance through actions by the property owner  that show a substantial and/or measurable decrease or alleviation of a nuisance.  Aggravated nuisance activities ‐ any of the following activities, behaviors, or conduct as  defined by federal, state, or municipal statute and/or ordinance where a citation is given, an  arrest is made or a violation has been documented:  Homicide; Kidnapping; Criminal housing management; Possession of explosives or  in substance violations; Production, sale, distribution or possession of cannabis in violation of  the Cannabis Control Act; Gang activity violations as described in the Illinois Street gang  Terrorism Omnibus Prevention Act  Apartment – the dwelling units in a multiple family dwelling as defined herein.   Appropriate Authority – That person within the governmental structure of the corporate unit  who is charged with the administration of the appropriate code.   Attractive Nuisance‐   person who creates or permits to exist on his or her land a dangerous  condition attractive to members of the public and is liable for their resulting injuries, even  though the injured are trespassers.  Building Official – The director of the Villages code enforcement department or his designee.   Building (structure) – means any physical edifice that is built or installed and is located on and  affixed to the land and used for or intended for supporting or sheltering any use or occupancy.  The terms “building” and “structure” as used in this article shall be synonymous and shall  include any portion thereof.   Current Occupants – Any individual living or sleeping in a building or having possession of a  space within a building.   Code Enforcement Officer – The official who is charged with the administration and  enforcement of this chapter, or any duly authorized representative.  Commercial Property – Buildings and land that are intended for profit‐generating activities  rather than regular residential purposes.     10 Common Area – Common areas shall include, but are not limited to, all hallways, stairways,  lobbies, utility rooms, laundry rooms, storage rooms, recreation rooms, grounds, refuse areas,  parking areas, building extensions, signs and other areas designated for common use by  dwelling unit occupants.   Condominium – Shall mean any dwelling unit under individual ownership in multi‐unit structure  as provided in the Condominium Property Act of the Revised Statutes of the State of Illinois.   Condominium Association – Shall mean any organization or association which governs the  operation of common areas or services for two (2) or more condominiums.  Crime Free Liaison – A sworn Law Enforcement Officer assigned the responsibility of  information sharing with the Code Enforcement Department in relation to rental properties in  the event a potential violation of the Rental Registration Ordinance.    Dilapidated – No longer adequate for the purpose or use for which it was originally intended.  Days – Means consecutive business days.  Department – Means code enforcement department of the Village.  Dwelling ‐ A building, or portion the portion of a building, used for residential occupancy,  including single‐family detached dwellings, two‐family dwellings, duplexes, single‐ family attached dwellings, multiple‐ family dwellings, boarding and rooming houses,  dormitories, and apartment hotels, but excluding cabins, tents, hotels, motels, trailers, and  recreational vehicles.  Dwelling Unit – A single unit providing complete, independent living facilities for one or more  persons, including permanent provisions for living, sleeping, eating, cooking and sanitation.   Dwelling, Multiple Family – A building or portion thereof, designed for occupancy by three (3)  or more families living in individual dwelling units.   Dwelling, Single Family ‐ A building designed exclusively for occupancy by one family,  detached from all other dwellings, and surrounded by open space, but not including  manufactured housing.  Dwelling, Two Family‐ A building designed or arranged to be occupied by two families living  independently, with the structure having only two dwelling units.    Dwelling Rental – A building, dwelling unit or room occupied and leased by a tenant.      11 Evidence of Vacancy ‐ Means any condition that on its own, or combined with other conditions  present, would lead a reasonable person to believe that the property is vacant. Such conditions  may include, but are not limited to, overgrown or dead vegetation; past due utility notices or  disconnected utilities; accumulation of trash, junk or debris; abandoned vehicles, auto parts or  materials; the absence of furnishings or personal items consistent with habitation or  occupancy; the presence of an unsanitary, stagnant swimming pool; the accumulation of  newspapers, circulars, flyers or mail; statements by neighbors, passersby, delivery agents or  government agents; or the presence of boards over doors, windows or other openings in  violation of applicable codes.    Family ‐ Two (2) or more persons related to each other by blood, marriage, or legal adoption  living together as a single housekeeping unit; or a group of not more than four (4) persons  who need not be related by blood, marriage or legal adoption, living together as a single  housekeeping unit and occupying a single dwelling unit.   Guest – An individual who shares a dwelling unit in a nonpermanent status for not more than  thirty (30) days.   Group Home Exempt ‐ A dwelling or facility used to provide a socially dependent family  environment for developmentally or mentally disabled patients, as specified in the 1988 Fair  Housing Act Amendments of the Civil Rights Act of 1968. For purposes of this ordinance, this  definition shall not include "halfway houses," uses for the recovering chemically dependent,  prison work release programs or any use that does not house solely the developmentally or  mentally disabled.  Garbage – The animal or vegetable waste resulting from the handling, preparation, cooking and  consumption of food.   Homeowners Association (HOA) – a non‐profit organization made up of volunteers and a  governing body that makes and enforces rules for a subdivision of homes, condominium  complex, or planned unit development.   Infestation – The presence, within or contiguous to a structure or premises of insects, rodents,  vermin, or other pests.   Inspection‐ An inspection performed by the Code Enforcement Department of the Village of a  rental dwelling to verify the conditions within the rental dwelling.   Landlord – A person who rents land, a building, or an apartment to a tenant.     12 Land Trust‐ Any express agreement or arrangement whereof a use, confidence or trust is  declared of any land, or of any charge upon land, for the use or benefit of any  beneficiary, under which the title to real property, both legal and equitable, is held by a trustee,  subject only to the execution of the trust, which may be enforced by the beneficiaries who have  the exclusive right to manage and control the real estate, to have the possession thereof, to  receive the net proceeds from the rental, sale, hypothecation or other disposition thereof, and  under which the interest of the beneficiary is personal property only.  Let for occupancy or let – To permit, provide or offer possession or occupancy of a dwelling,  dwelling unit, rooming unit, building, premise or structure by a person who is or is not the legal  owner of record thereof, pursuant to a written or unwritten lease, agreement, or license, or  pursuant to a recorded or unrecorded agreement of contract for the sale of land.   Local Agent – the agent designated by the owner upon registration as required under this  article, must have a permanent address located no more than thirty (30) miles from the village  border.   Life Safety Violations – Any violation from the following Unsafe Conditions sections: 304.1.1;  305.1.1; 306.1.1; or State of Illinois Plumbing Code, Chapter 6 Mechanical and Electrical,  Chapter 7 Fire Safety; OR violation of other village ordinances; OR violation which the Code  Official determines that any vacation of occupancy is required.   Manager – see property manager.  Meaning of Certain Words – Whenever the words “dwelling”, dwelling unit”, “premises”, or  “structure” are used in this chapter, they shall be construed as though they were followed by  the words “or any part thereof”. Words used in the singular include the plural and the plural  the singular; masculine gender includes the feminine and the feminine the masculine.   Neglect‐The lack of proper maintenance for a building or structure.                13 Nuisance Activities ‐ means any of the following activities, behaviors, or conduct, as defined by  federal, state, or municipal statute and/or ordinance where a citation is given, an arrest is  made, or a violation has been documented:   Unlawful assembly; Assault; Battery; Prostitution, Soliciting or patronizing a prostitute; Keeping  a house of prostitution; Pandering; Obscenity; Sexual assault and sexual abuse; Public  indecency; Disorderly conduct; Illegal gambling; Keeping or maintaining a place of illegal  gambling; Unlawful possession of gambling devices; Arson; Criminal damage to property; Illegal  consumption, sale or possession of alcohol; Theft; Interference with public/peace officer;  Harassment; Indecent exposure; Zoning violations; Loitering; Unlawful possession, sale,  distribution or use of fireworks; Aiding and abetting; Conspiracy; Trespass; Drug paraphernalia;  Violation of noise ordinance; Occupancy violations; Vandalism or graffiti; Violations of any  animal regulations; any violation of Chapter 720 ILCS.  Nuisance property ‐ any property on which the police department has had one (1) official police  report of an aggravated nuisance activity, or two (2) or more official police reports of nuisance  activity which has occurred within a six‐month period, arising out of the property.  Nuisance Residential Property ‐  It is hereby declared a nuisance and to be declared against the  health, peace and comfort of the Village for any owner‐occupied property, or rental property  owner, agent, or manager to allow or permit the following: (a) the resident of an owner‐ occupied property, or the rental of a residential unit or residential building within an apartment  community or governed by a homeowner's association to a tenant who allows any of the  following offenses to occur relating to the tenant, member of the tenant's household, guest, or  other party under control of the tenant, to occur: murder, kidnapping, aggravated kidnapping,  prostitution, solicitation of prostitution, pandering, obscenity, child pornography, harmful  materials, sale of obscene publication, criminal housing management, possession of explosives,  unlawful use of weapons, sale of firearms, gambling, keeping a gambling place, concealing a  fugitive, violation of the Illinois Controlled Substances Act, violation of the Cannabis Control Act  or commission of any two or more of any other crimes under the State of Illinois or under the  Federal Government not specifically listed above; (b) the resident of an owner occupied  property, or the rental of a residential unit, or residential building within an apartment  community or governed by a homeowner's association to a tenant who allows any of the  following offenses to occur relating to the tenant, member of the tenant's household, guest or  other party under control of the tenant to occur: (1) commission of 4 or more Village ordinance  violations in a six month period or an unreasonably high number of calls for police service  including, but not limited to, calls that may fall within the descriptions listed above that, when  compared to other properties in the Village of similar type, reasonably indicate that the activity  at this property is out of character for the area and is impacting the quality of life of those in  the area.      14 Occupancy Certificate‐ A document certifying that a rental dwelling has passed an inspection  and occupants are able to occupy the structure.  Owner ‐ The word "owner," applied to a building or land, shall include any part owner, joint  owner, tenant in common, tenant in partnership, joint tenant, or tenant by the entirety, of  the whole or of a part of such building or land.   Operate ‐ To own, manage, maintain, rent, lease, advertise, or offer for rent or lease any  residential rental property or dwelling unit therein for the purpose of renting to others.  Operator – Any person who has charge, care or control of a structure or premises that is let or  offered for occupancy.   Person ‐ The word "person" shall refer to associations, clubs, societies, firms, companies,  partnerships, limited partnerships, organizations, and bodies politic and corporate as well as  individuals.  Premises – Means a lot, plot or parcel of land including any structures thereon.   Property ‐ any property, including land and that which is affixed, incidental, or appurtenant to  land, including, but not limited to, any business or residence, parking area, loading area,  landscaping, building or structure or any separate part, unit, or portion thereof, or any business  equipment, whether or not permanent. For property consisting of more than one unit, property  may be limited to the unit or the portion of the property on which any nuisance activity has  occurred or is occurring but includes areas of the property used in common by all units of  property, including, without limitation, other structures erected on the property and areas used  for parking, loading, and landscaping.  Property Agent – A person designated in writing to the village as having authority to manage a  residential rental property including the authority to receive notices or citations.  Property Manager – Any person either residing in or on rental property and functioning as an  agent for nonresidential rental property owners.   Responsible Party – Any and all owners, tenants, occupiers, property manager, and lessees of  any building, whether residential or commercial, alone, or jointly or severally.   Rubbish – Combustible and noncombustible waste materials, except garbage: the term shall  include the residue from the burning of wood, coal, coke and other combustible materials,  paper, rags, cartons, boxes, wood, excelsior, rubber, leather, tree branches, yard trimmings, tin  cans, metals, mineral matter, glass, crockery and dust and other similar materials.   15 Registry ‐ means a database of searchable real property records, used by the village to allow  mortgagees and owners the opportunity to register properties and pay applicable fees as  required in this article.   Registerable Property ‐ means any real property located in the village, whether vacant or  occupied. The term "registrable property" also means a property that is vacant for more than  30 days or any cancellation of utility or service, whichever occurs first.   Rent – To provide or offer for possession or occupancy a dwelling unit to a person who is not  the legal owner of record thereof, pursuant to an agreement, written, oral or implied, for the  consideration or pursuant to articles of agreement for deed or similar agreement, if not  recorded with the Recorder of Deeds of Will / Kendall Counties, Illinois.  Rental License ‐ A license required for any owner of a residential building, structure, dwelling or  dwelling unit who rents, leases, or controls any portion of the property, building, or structure to  another person, business, corporation, or entity for any fixed period of time.  Residential Rental Property – A dwelling unit that is rented to persons other than the person(s)  holding legal or equitable title to the property. A dwelling unit occupied by a purchaser under  the provisions of articles of agreement for deed or similar agreement shall be considered a  residential rental property unless the articles of agreement or similar agreement have been  recorded with the Recorder of Deeds of Will/ Kendall Counties, Illinois. There shall be a  presumption that any dwelling that is not occupied by the owner is a residential rental  property.   Rental Unit ‐ Any dwelling unit or commercial/industrial space or building that is located either  within a multi‐family dwelling unit, townhome structure, single‐family detached residence or  commercial/industrial structure that is rented, leased or subleased to an occupant or intended  for occupancy by other than the owner.    Stagnant Water – Shall be determined as any accumulation that has not dispersed within seven  (7) days of the last recorded local rainfall.   Short Term Residential Rental – A dwelling unit offered for rent for a period, which does not  exceed thirty (30) consecutive days. The term “short‐term residential rental” shall not include  hotels, bed and breakfast establishments, or boarding facilities.   Short‐Term Residential Rental Property Owner – the individual or entity, which has title to the  property, which is the subject of a short‐term residential rental.   Sleeping Unit– A room or space in which people sleep, which can also include permanent  provisions for living, eating and either sanitation or kitchen facilities, but not both. Such rooms  and spaces that are also part of a dwelling unit are not sleeping units.    16 Tenant – Any adult person granted use of a rental dwelling unit or room pursuant to a lease  with the owner of the rental dwelling unit.    Utilities and Services ‐ services means any utility or service that is essential for a building to be  habitable or perform a service necessary to comply with all village codes. This includes, but is  not limited to, electrical, gas, water, sewer, lawn maintenance, pool maintenance, and snow  removal.  Vacant Building – A building or structure that is unoccupied or not legally occupied for more  than forty‐five (45) days but does not include: unoccupied buildings or structures which may be  undergoing construction or rehabilitation and have a current building permit, or unoccupied  buildings where the owner on a seasonal basis will temporarily occupy other property.  Village Administrator ‐ The village administrator of the village or his designated representative.  Village ‐ The word "village" shall mean the Village of Plainfield, Illinois.                                17   Residential Rental License Required  (A) No person shall rent any multi family, single‐family, two‐family dwelling, or rental dwelling  unit whether it is for long or short term unless they hold a current, unrevoked rental license  issued by the Building Official or a designee in his name for the specifically named dwelling  or dwelling unit. Each rental license shall be valid for only one building and a separate rental  license shall be required for each additional building containing a rental unit.  Rental  Licenses shall be issued by the Village Code Enforcement Department for a period of one  year from September 1 to August 31st.  Any landlord license may be transferred to another  person, subject to a completion and approval of a new license application by new licensee.  Only one license fee, however, shall be required per landlord.      (B) This licensing requirement shall not apply to:   a.  Single family dwellings occupied by a member of the owner's immediate family.   b. Hotels and motels.   c. Nursing homes, retirement centers, rest homes, or hospices licensed, inspected,  and governed by state or federal laws, rules, or regulations.   d. Group homes governed by 405 Illinois Compiled Statutes 35/1 et seq., as amended,  Specialized Living Centers Act, dealing with the developmentally disabled, or other  similar uses governed by state or federal laws, rules, or regulations.   (C) Application: No landlord license shall be issued except upon a receipt of a completed village  landlord license application. Such applications shall be submitted with the appropriate fees  to the Village Code Enforcement department no later than August 15th preceding the  license year being applied for. In the event the rental dwelling is part of a Homeowner  Association, the owner, agent, or manager shall provide a letter of verification signed by the  designated officer of the association stating the unit is not in violation of any of the  Homeowners Association bylaws.  This letter shall be provided yearly upon renewal of the  landlord license.               18   (D) Each owner of a residential rental dwelling shall file a written application with the village  and shall submit the following information on the application provided by the village:  a. Name, address, and home and business telephone numbers of the owner of the  property and, if property is held in trust, the name, address, home and business  telephone numbers of the beneficiaries and the percentages of ownership of all the  beneficiaries of the trust, appropriate corporate or partnership information,  including the name of the registered agent, president, manager or managing  partner. The name, address, and phone number of the property manager or  management company, and local agent representing the owner.   b. All commercial and residential rental dwellings are required to have a local agent.  The local agent shall be reasonably accessible to the village and have a telephone  number which shall be available to the village at any time. An office will be located  no more than thirty (30) miles from the Village border for contact.  c. Name, address (no P.O. boxes), business, and home telephone numbers of the  owner and property agent to be contacted when potential violations of municipal  ordinances occur.   d. Telephone number of the owner or agent to be contacted when an emergency  exists.   e. In the event any of the information requested should change, it shall be the  obligation of the owner to notify the village in writing within ten days of the  change.  f. All information on the application shall be correct and current.  Any falsification of  the application will result in the rental license being revoked.                  19   Issuance of License     (A) Rental licenses shall be good for one (1) year from the date of issuance.   (B) No license shall be issued or renewed unless the owner or operator remains in good  standing with the Village and agrees in the application to inspections pursuant to this  ordinance.    (C) No license shall be issued or renewed unless the application is filled out in its entirety.    (D)  The cost of the annual license shall be as following:  Single family dwelling‐ (fee to be determined.)  Multi family dwelling – (fee to be determined.)   (E) No license will be issued or renewed unless all licensing fees and inspection fees have been  paid to the Village. Failure to pay any balance will serve as grounds to deny further permits or  licenses from being issued by the village.   (F) In the event the property changes ownership, and the new owner intends on keeping the  property as a rental dwelling, the new owner will apply for a rental license within 10 days of  taking ownership of the property. The property may be required to be inspected before a  new license can be issued. After inspection, no such license shall be issued unless the  location is found to meet all applicable requirements of this article and applicable rules  and regulations of the village.  Revocation/suspension of License  Cause for revocation, suspension, or refusal to renew a Rental License shall include, but is  not limited to, the following:  (1) Refusal to correct violations of applicable ordinances or provisions of this code noted  during the rental inspection process.    (2) Repeated violations of ordinances or provisions of this code within a two (2) year time  period.   (3) Conditions of the unit pose an immediate threat to the life and safety of the occupants  and the conditions have not been remediated within the given time frame.  (4) Refusal to register a dwelling as a rental.  (5) Nonpayment on licensing fees or inspections.  (6) Not in good standing within the Village  (7) The Village has declared the rental dwelling unit or the lot on which dwelling is located a  public nuisance due to the condition of the property.  20   Hearing Procedures for Revocation, Suspension or Nonrenewal of A Rental  Occupancy Certificate and/or Rental License  (A) Upon the determination by the Building Official that there is reasonable cause to believe  that a Rental License should be revoked, suspended, or not renewed because of a  violation of this Article, notice of a hearing, together with a written statement of  charges, shall be sent to the owner, operator and the tenant(s). The Hearing Officer  designated under Village Code Chapter 2 Article VII Administrative Adjudication shall act  as the Hearing Officer. Such a hearing shall be held not less than five (5) business days  after notice of time, place and subject of the hearing has been received by the owner,  operator and/or tenant, at their last known address or business address. The Village's  representative shall present evidence in support of the suspension, revocation, or  nonrenewal, and the owner, operator and/or tenant shall be permitted to rebut such  evidence and present any other evidence that is relevant and material. Based on the  evidence presented at the hearing, the Hearing Officer shall issue a written decision. The  Hearing Officer's decision shall be final and binding unless appealed as hereinafter  provided. The suspension or revocation of any Rental License shall not release or  discharge the owner from paying any fees due under this Article, nor shall such owner  be released from prosecution for violating this Article.     (B) If the Hearing Officer determines that a violation has occurred, the Hearing Officer may  fine the violator and may also revoke, suspend, or refuse to renew the Rental License, or  may allow more time for abatement of the nuisance. If more time is given by the  hearing officer, the Code Enforcement Officer will perform a reinspection of the  property to determine if the violation has been corrected.       (C) The hearing Officer may also authorize the Village to recover any expenses incurred by  the Village in remediating a public nuisance as authorized by the applicable ordinance.    (D) Any person whose Rental License has been suspended or revoked or not renewed by  the Hearing Officer may appeal the decision to the Board of Appeals as set forth in  Chapter One Sections 107 and 108 of the International Property Maintenance Code.  An  appeal must be placed in writing within three (3) business days of receiving the Hearing  Officer’s decision.       Reinstatement of license:    If, upon re‐inspection the property is now in compliance with this article and with the  applicable ordinances, rules and regulations, a recommendation of the reinstatement of  the license may be made to the Village Administrator.  A reinstatement fee of (cost to be  determined) will be required.    21     Fossil Fueled Equipment    (A) Prior to inspection the owner, agent or manager of residential rental units, who is  responsible for renting or leasing the rental dwelling, shall have all fossil fueled  equipment inspected by a qualified service person registered with the village in order to  ensure safe operation of all appliances and appurtenances attached thereto.  (B) A fossil fueled equipment inspection report shall not be required when the equipment  has been inspected and approved less than 12 months prior to the inspection of the  dwelling.   (C) The owner, agent or manager of the dwelling shall submit documentation to the Code  Enforcement Department certifying the fossil fueled equipment is in compliance, and a  rental occupancy permit shall not be issued until such documentation is submitted.   (D) If any areas have been found to be deficient, a qualified service person registered with  the village shall repair the deficiency immediately or take such other action as is  necessary to make the condition safe. When this is not possible, the device’s operation  shall be terminated immediately.       Inspections of Rental Premises    All area of the residential dwelling unit to which the lessee or renter has the right of use or  access shall be subject to inspection for compliance with the applicable codes and  ordinances of the village.  An inspection will be performed by the Code Enforcement Officer  to ensure that all applicable code requirements which include but are not limited to the  International Building Code, the NFPA 70 Electric Code, the Illinois Plumbing Code, the  International Mechanical Code, the International Fire Code, the International Residential  Code, the International Property Maintenance Code, the International Fuel Gas Code, the  International Energy Conservation Code, the Swimming Pool and Spa Code, latest adopted  editions and any amendments to such codes as are adopted by the village have been met.   In addition to the Codes, the following protocols are in place in regard to Inspections:   A.  No rental property shall be scheduled for an inspection or inspected unless a current  rental license has been issued.    B. Rental inspections will be performed on a move in/move out basis.    22 C. Whenever upon inspection of a rental dwelling the Code Enforcement Officer finds a  violation of the provisions listed within this Chapter or any applicable codes thereto, a  notice is to be served to the owner and operator detailing the violations. The owner and  operator will be given a reasonable amount of time in which to remediate the violations  found.   D. If it is found upon re‐inspection that that the violations listed are not remediated within  the time frame given, a fine of no less than $75.00 and not more than $750.00 per day  the violations still exist and a request to the Village Manager to suspend the license may  be made.   E. No tenant is allowed to move into a unit or dwelling if any life safety violations have  been found.  F. Rental inspection fees will be as follows:  a. (Fee to be determined) per dwelling unit if it is a multi‐family dwelling.  b. (Fee to be determined) if a single‐family dwelling.   G. Rental inspection performed while tenants are in the dwelling will incur an extra cost of  (fee to be determined) as a fully furnished dwelling require extra steps for the  inspection.   H.  If a rental dwelling is found and the owner has not made the Village aware of the rental  a fine of up to $$ a day will be incurred until the proper application has been turned into  the Village.  An inspection fee of double the amount of the original inspection fee will  also be incurred.  I. If in the course of an inspection of an occupied dwelling an immediate threat to life  safety of the occupants is found the dwelling will be required to be vacated  immediately.  The owner/property manager will be given a reasonable time frame in  which to remediate the issue.    J. If there is a need for a re inspection for any violations that were found, an inspection fee  will be charged each inspection. Payments must be made in full prior to the license  being renewed.               23 K. The owners and/or operators shall be responsible for informing their tenants of any  scheduled inspection or re‐inspection of any rental dwelling; and they shall be  responsible for requesting permission from any person whose consent is necessary for  the code enforcement officer to enter the property if that person is not home at the  time of the inspection or re‐inspection. The village shall provide notice to both the  owner and/or operator and the tenant, on a form provided by the village, of the  tenant's right to refuse consent to the occupancy permit inspection.   a. If any tenant, occupant, or other person in control and/or possession and whose  consent to inspect is necessary concerning a residential rental dwelling  contained therein fails or refuses to consent to access and entry to the property  or dwelling unit under his or her control for any residential licensing inspection  required by this article, the code enforcement officer may apply to the circuit  court for an administrative search warrant. The application for the  administrative search warrant to determine whether there are any violations of  the minimum standards of the village. Nothing set forth herein shall limit the  right of a tenant to grant the village access to the dwelling unit.      Occupancy Certificate  No owner or operator in charge of an existing rental dwelling shall rent a unit or allow  any person to occupy the same as an occupant or lessees unless such person has been  issued a occupancy certificate by the Code Enforcement Officer certifying that the rental  dwelling has been inspected and found to be in reasonable compliance with all of the  provisions of the currently adopted International Property maintenance Code as well as  any applicable Village Codes and Ordinances.  Any change of occupancy shall require a  new certificate.                        24 Application for and Content of an Occupancy Permit    The rental occupancy certificate must be completed and signed by the tenant or lessee  before the date of occupancy. The rental occupancy certificate will remain confidential.  The rental occupancy certificate may be completed at the Code Enforcement  Department or completed in the presence of the owner or operator before the time of  occupancy. A rental occupancy certificate completed in the presence of the owner or  operator must contain the signature of owner or operator following a certification that  the application form was completed in his presence and contains true and accurate  information regarding the tenants who will be occupying the rental dwelling. All rental  occupancy certificates must be submitted to the Code Enforcement Department no later  than seven days after completion. The rental occupancy certificate shall state the full  names of all adult residents, relationships and the number of total people who will  occupy the rental dwellings including minor children. It is unlawful for any person to  knowingly make any false statement in his application for a rental occupancy certificate  as to the names, relationships, or number of occupants of the rental dwelling. No more  than one family, as defined in the village zoning ordinance, shall occupy a rental  dwelling. All persons who occupy the premises of a dwelling, including persons who are  added to the household following the initial occupancy of the rental dwelling, with the  exception of minor children born to the family must be listed on the occupancy  certificate.  Each tenant or lessee shall adhere to the provisions of the International  Property Maintenance Code in relation to occupant responsibility.  A copy of occupant  responsibilities will be provided to the tenant and the owner upon submission of the  occupancy certificate.         Multi Family Common Area Inspections  The Code Enforcement Department shall perform yearly inspections of common areas of  multi‐family dwelling units for any life safety issues and to ensure compliance of all codes  and ordinances that have been adopted by the Village.   The inspection of common areas  shall include but is not limited to, all hallways, stairways, lobbies, utility rooms, laundry  rooms, storage rooms, recreation rooms, grounds, refuse areas, parking areas, building  extensions, signs, and other areas designed for common use by rental dwelling occupants.          25 Vacant Property Registration Required    Vacant buildings can become an attractive nuisance within a neighborhood as they can  become dilapidated, unsecure, and neglected.  This can cause property values within  the neighborhood and the community to go down as well as have a negative impact on  the social perception of that area.   Absentee owners make it difficult for the Village to  be proactive on property maintenance matters.  Therefore, all owners of vacant  property within in the Village shall register vacant property within 10 days of any  structure, unit, dwelling whether construction or residential becomes vacant.   (A) All Owners are required to provide the name, address, and home and business  telephone numbers of the owner of the property and, if property is held in trust, the  name, address, home and business telephone numbers of the beneficiaries and the  percentages of ownership of all the beneficiaries of the trust, appropriate corporate  or partnership information, including the name of the registered agent, president,  manager or managing partner. The name, address, and phone number of the  property manager or management company, and local agent representing the  owner.   (B) A property manager shall be designated by the owner to perform the work  necessary to bring the property into compliance with the applicable codes, and  the property manager information must be on file with the Village Code  Enforcement Department and Police Department with a name and a 24‐hour  contact telephone number.   (C) If the property is sold or transferred, the new owner is subject to all the terms  of this article. Within ten days of the transfer, the new owner shall register the  vacant property or update the existing registration. The previous owners will  not be released from the responsibility of paying all previous unpaid fees,  fines, and penalties accrued during that owner's involvement with the vacant  property.    (D) Failure of the owner to properly register or to modify the registration to reflect  a change of circumstances as required by this article is a violation of this article  and shall be subject to enforcement by any of the enforcement means  available to the village.  (E)  If any vacant property is in violation of the ordinances of the Village and the  owner will not remediate the violations, the village may take the necessary  action to ensure compliance and place a lien on the property for the cost of the  outstanding obligation and any additional cost incurred to bring the property  into compliance.  26 (F) If the vacant property is found to not be registered a fine of $$$ for each day the  property is not registered shall be placed against the owner, property manager,  operator, etc.  (G) All vacant properties shall adhere to all applicable code requirements which include  but are not limited to the Village of Plainfield Code, the International Building  Code, the NFPA 70 Electric Code, the Illinois Plumbing Code, the International  Mechanical Code, the International Fire Code, the International Residential  Code, the International Property Maintenance Code, the International Fuel Gas  Code, the International Energy Conservation Code, the Swimming Pool and Spa  Code, latest adopted editions and any amendments to such codes.  (H) The property is required to be maintained in accordance with the applicable  codes of the village.  Board Up Time Restrictions  Any vacant property that requires boarding up to prevent unauthorized entry  will only be allowed to be boarded up for no more than 6 months unless an  extension of that time is approved by the Building Official in writing.      Commercial Property Registration    (A) It is unlawful for any owner, manager, or agent thereof to knowingly permit the  occupation of any leased or rented commercial property, for any purpose until they  have registered with the Village. The registry shall be maintained by the Village Code  Enforcement Department.  (B) This Registry requirement shall not apply to:   a. Hotels and motels.   b. Nursing homes, retirement centers, rest homes, or hospices licensed, inspected and  governed by state or federal laws, rules or regulations.   c. Group homes governed by 405 Illinois Compiled Statutes 35/1 et seq., as amended,  Specialized Living Centers Act, dealing with the developmentally disabled, or other  similar uses governed by state or federal laws, rules, or regulations.           27 (C) Each owner of a commercial property shall file a written registration with the village and  shall submit the following information the form provided by the village.   a. Name, address, and home and business telephone numbers of the owner of the  property and, if property is held in trust, the name, address, home and business  telephone numbers of the beneficiaries and the percentages of ownership of all the  beneficiaries of the trust, appropriate corporate or partnership information,  including the name of the registered agent, president, manager or managing  partner. The name, address, and phone number of the property manager or  management company, and local agent representing the owner.   b. All commercial properties are required to have an operator. The operator shall be  reasonably accessible to the village and have a telephone number, address (No P.O.  Box), and email address which shall be available to the village at any time. For the  purposes of violations of municipal ordinances or emergencies.   c. In the event any of the information requested should change, it shall be the  obligation of the owner to notify the village in writing within ten days of the change.        Form to be kept on file for one calendar which will begin on September 1st and end on August  31st.       Retaliation prohibited.  It shall be unlawful for an owner to terminate the lease agreement of a tenant or otherwise  retaliate against any tenant because that tenant complained or otherwise notified the police  department or code enforcement about code violations and/or nuisance activities at the  owner's premises. As stated in Illinois State law under Retaliatory Eviction Act 765 ILCS 720/.01.    28 Criminal Nuisance Abatement and Crime Free Program  The intent of this article is to have a program that utilizes a collaborative approach to  responsible crime free living within occupied rentals.  It is the goal of the Village to join with  tenants and owners in the common goal of keeping drugs, illegal activity, and nuisance activity  off rental properties to help maintain a safe environment and the high quality of living  standards within the Village.  Therefore, the Village of Plainfield is enacting a Crime free  Housing Program for all Rental Dwelling Units within the Village    Crime Free Housing Program Seminar   Any owner of property, which property is being rented out for residential purposes, shall  attend, and complete a Village Crime Free Housing Program Seminar ("Seminar"). The owner or  operator of a new rental unit shall attend the Seminar prior to obtaining or being issued a new  Village Rental Dwelling License. Agent or operator cannot for the purposes of the Seminar be  the renter. The Code Enforcement Department and Police Crime Free Housing Liaison may  maintain a list of other municipalities who offer similar Crime Free Housing Program Seminars.  The Code Enforcement Department and Police Crime Free Housing Liaison may accept these  Seminars as compliant with this Ordinance provided the training received elsewhere has  occurred within twelve (12) months prior to acceptance, mirrors Plainfield’s Seminar, and  meets the program copyright guidelines. Acceptance of other municipality’s Crime Free Housing  Seminars will be at the discretion of the Code Enforcement Department and Police Crime Free  Housing Liaison.  A.  An operator shall be considered an agent of the owner. If a new operator is hired and is  replacing the previous operator who was the representative at the Seminar, the new  operator shall have 90 days after proof of change to attend the Village's Crime Free  Program Seminar ("Seminar").  B. Any owner or operator shall attend the Seminar once, and a refresher course after three  (3) years and be compliant with this Ordinance prior to the expiration of a license for  that particular year., or unless otherwise ordered by an administrative hearing.  C. The Code Enforcement Department and the Police Crime Free Liaison shall maintain a  list of owners and/or operators who have attended the Seminar, with the date of  attendance and verification that the owner or operator has complied with the  Ordinance and is eligible to obtain, maintain or renew the rental license.          29 LEASE REQUIREMENTS:  CRIME FREE AGREEMENT  Owners or operators also must include the below language, or substantially similar language or  use standardized forms from the Code Enforcement Department, in an addendum to all  residential property leases or rental agreements or the renewal of residential property leases or  rental agreements. Such addendums to property leases and rental agreements must be signed  and dated by all of the adult tenants occupying the rental property. Owners or operators who  utilize oral leases or no lease agreements must provide a notice to tenants that contains  wording substantially similar to the below language. Owners or operators must keep a copy of  the notice, signed and dated by the tenant, which acknowledges receipt of said notice and shall  also tender a copy to the Code Enforcement Department as part of the licensing requirements.   The below mandatory lease provisions shall be effective for any extension, renewal, or  modification of the initial lease.  Notice of Village of Plainfield Ordinances:  The Village of Plainfield has enacted the following in its Code of Ordinances:  2.5‐173‐ Rental Regulation Ordinance: This article prohibits criminal nuisance activity  on properties, or the public way located within the corporate limits of the Village of  Plainfield; Any violations of the above ordinances or any other federal, state, or local  criminal, nuisance, or property maintenance statutes, regulations, or ordinances  may result in the eviction of the tenant who committed, allowed, or facilitated the  violation. Tenants and all persons who reside in the leased premises, by assuming  possession of the same, agree that the owner or operator may release to the Code  Enforcement Department and Police Crime Free Liaison any information concerning  the identity of all occupants.  "In consideration of the execution or renewal of a lease of the rental unit identified in this  lease, Owner (or Operator) and tenant agree as follows:  1. Tenant, any member of the tenant's household, a guest or invitee in the unit or on the  common grounds, or any other person in the unit or on the common grounds invited  there in any way by the tenant or a member of tenant's household, shall not engage or  in any way be involved in, any criminal activity, including drug related criminal activity,  on or near the said premises. Criminal activity shall include, but is not limited to, drug‐ related criminal activity. "Drug‐related criminal activity" means illegal manufacture, sale,  distribution, use or possession with intent to manufacture, sell, distribute or use of a  controlled substance, cannabis, or methamphetamine (as defined in the  Illinois Compiled Statutes).  30   2. Tenant, any member of the tenant's household, a guest, or invitee at the unit, or on the  common grounds, or any person in the unit or on the common grounds invited there in  any way by the tenant or a member of the tenant's household shall not engage in any  act intended to facilitate or that does facilitate criminal activity, including drug‐related  criminal activity, or on the said property.    3. Tenant, and every member of the household shall not permit the rental unit to be used  for criminal activity, or to facilitate criminal activity, in the unit or on the common  grounds, including drug‐related criminal activity, regardless of whether the individual  engaging in such activities is a member of the household, a guest or invitee, and  regardless of whether the tenant is present during any such offense.      4. Tenant, and members of the tenant's household, a guest, or invitee in the unit or on the  common grounds, or any other person in the unit or on the common grounds invited  there in any way by tenant or a member of tenant's household, shall not engage in the  unlawful manufacturing, selling, using, storing, keeping or giving of a controlled  substance, cannabis, or methamphetamine at any location on the property.      5. Tenant, any members of the tenant's household, a guest, or invitee in the unit or on the  common grounds, or any other person in the unit or on the common grounds invited  there in any way by the tenant or a member of the tenant's household, shall not engage  in any illegal activity, including prostitution as defined in the Illinois Compiled Statutes,  criminal street gang activity as defined in the Illinois Compiled Statutes, threatening or  intimidating as prohibited in the Illinois Compiled Statutes, assault as prohibited in the  Illinois Compiled Statutes, including but not limited to the unlawful discharge of firearms  on or near the dwelling unit or common grounds, or any breach of the lease agreement  that otherwise jeopardizes the health, safety and welfare of the landlord, his agent or  other tenants or involving imminent or actual serious damage as defined in the Illinois  Compiled Statutes.                31 6. Violation of any of the above provisions shall be a material and irreparable violation of  the lease and good cause for termination of the tenancy, provided, however, a tenant  shall not be retaliated against nor evicted when merely a victim of any criminal act  prohibited herein, including domestic violence, but shall be responsible for the acts of  his/her guests and household members. A single violation of any of the provisions  hereof shall be deemed a serious violation and material noncompliance with the lease.  It is understood and agreed that a single violation shall be good cause for immediate  termination of the lease under the Illinois Compiled Statutes.     “Unless otherwise provided by law, proof of violation shall not require criminal conviction, but  shall be by a preponderance of the evidence. Tenant consents to venue in any justice court  precinct within the county wherein the unit is located in the event Owner initiates legal action  against the tenant. Tenant hereby waives any objection to any venue chosen by Owner.”    “To the extent permitted by law, tenant agrees that service of process of any legal proceeding,  including but not limited to, a special detainer or forcible detainer action, or service of any  notice to tenant, shall be effective and sufficient for purposes of providing legal service and  conferring personal jurisdiction upon any Illinois court as to any tenant, co‐signor, occupant or  guarantor, if served upon any occupant or other person of suitable age and discretion who is  present at the premises and residing therein, notwithstanding the fact that a tenant, co‐signor,  occupant or guarantor may reside at a different location other than the property address  described in the lease agreement. This agreement regarding service is in addition to, and not in  lieu of, any manner of service authorized under Illinois law or rule. By signing this lease, the  undersigned hereby waives any objection to service carried out under the terms of this  agreement."    All owners or operators shall incorporate into the body of all leases or rental agreements, or  renewals of leases or rental agreements, the first and last names of all individuals who will  reside at the subject property during the term of the lease. All such owners or operators shall  also require their tenants, as a condition of their lease, to provide written notice containing the  first and last names of any guests who will be temporarily residing at the subject property for  more than seven (7) consecutive days. Owners or operators shall provide, upon either oral or  written request, copies of the information required to the Code Enforcement Department. Any  such oral request shall be followed by a written confirmation of the oral request from the  interested party to the Code Enforcement Department.        32 VIOLATIONS  1. Any property on which nuisance activity occurs may be declared a nuisance  property. No property shall be declared a nuisance property unless it is proven  by preponderance of the evidence that there has been two (2) or more instances  of nuisance activity within six‐month period of time arising out of or arising from  the property.   2. Any property on which aggravated nuisance activity occurs may be declared an  aggravated nuisance property. No property shall be declared an aggravated  nuisance property unless it is proven by a preponderance of the evidence that  there has been one (1) or more instances of aggravated nuisance activity within  a six‐month period of time.   3. Any owner or operator who   i. encourages or permits a property to become a nuisance property.   ii.  allows a property to continue as a nuisance property; and   iii. fails to implement reasonable and warranted measures, as specified by  this ordinance, shall be in violation of this article.  iv. Each day that a violation of this article continues shall be considered a  separate and distinct offense.  4. Criminal nuisances shall EXCLUDE, pursuant to Section 1‐2‐1.5 of the Illinois  Municipal Code, 65 ILCS 5/1‐2‐1.5:  I. Contacts made to police or other emergency services:  a) With intent to prevent or respond to domestic violence or sexual  violence; or  b) Where intervention or emergency assistance was needed to  respond to or prevent  domestic violence or sexual violence; or  c) Contacts made by, on behalf of, or otherwise concerning an  individual with a disability, for a purpose related to that  individual's disability; or  II. An incident or incidents of actual or threatened domestic violence or  sexual violence against a tenant, household member, or guest occurring  within the Village; or  III. Public nuisances (which include criminal activity or a local ordinance  violation as  defined in 65 ILCS 5/1‐2‐1.5) occurring in the Village that is directly  related to domestic violence, engaged in by a tenant, member of a  tenant's household, guest or other party and against a tenant,  household member, guest or other party.            33 IV. Not excluded under the circumstances described above are violations  of Section 15.2 of the Emergency Telephone System Act, 50 ILCS  750/15.2, Article 26 (Disorderly Conduct) of the Criminal Code of 2012,  720 ILCS 5/26‐1 et seq., and Article IX (Forcible Entry and Detainer) of  the Code of Civil Procedure, 735 ILCS 5/9‐101 et seq.)(i) Criminal  nuisances shall exclude, pursuant to Section 1‐2‐1.5 of the Illinois  Municipal Code, 65 ILCS 5/1‐2‐1.5:      PROCEDURE  When the Police Department receives one (1) or more documented occurrences of nuisance  activities on a property, they may at their discretion, independently review such reports to  determine whether they describe the activities, behaviors or conduct enumerated under the  violations. Upon such a finding the Police Liaison may at their discretion do the following:  1. When feasible, notify Code Enforcement that the property is in danger of becoming a  nuisance property. If the Code Enforcement Department sends such notice, the notice  shall contain the following information:  a) The street address of the property or a legal description for  identification of the property;  b) A statement that the Village of Plainfield has information that the  property may be a nuisance property along with a concise description  of the nuisance activities that exist or that have occurred. The Code  Enforcement Department shall offer the owner or operator an  opportunity to propose a course of action that the Village of Plainfield  agrees will abate the nuisance activities giving rise to the violation.  c)  Demand that the owner or operator respond to the Code  Enforcement Department within ten (10) business days to discuss the  nuisance activities.  2. When the Code Enforcement Department receives documentation of the occurrence of  additional nuisance activity on the same property after notice has been given, The Code  Enforcement Department, at their discretion, may do the following:  a) Notify the person in charge, in writing, that the property has been  determined to be a nuisance property. If the Code Enforcement  Department sends such notice, the notice shall contain the following  information:  i. The street address of the property or a legal description  sufficient for identification of the property.  ii. A statement that the matter is being brought before an  administrative hearing officer, as defined in section of this  Code, for a hearing.        34 iii.  If the owner or operator notifies the Code Enforcement  Department immediately, upon receipt of the notice and  agrees to abate the nuisance within ten (10) days, or take  other agreed upon, timely, and warranted measures, The  Code Enforcement Department may, at their discretion,  postpone referring the matter to adjudication.  iv. Service of notice shall be made either personally or by first‐ class mail, postage prepaid, addressed to the owner or  operator at the address of the nuisance property, or such  other place which is likely to give the owner or operator notice  of the determination of the Code Enforcement Department.  v. A copy of the notice shall be served to the owner listed on the  rental license, or mailed to the last known address of the  owner of the rental dwelling as recorded on the most recent  tax assessment of the county in which the property is located,  and/or the occupant at the address of the property, if these  persons are different than the owner or operator, and shall be  made either personally or by first‐class mail, postage prepaid.  vi. The failure of any person to receive notice, as provided above,  shall not invalidate, or otherwise affect the proceedings under  this chapter.      ADMINISTRATIVE HEARING  Burden of proof; procedure; fines and remedies:  1. At the hearing before the administrative hearing officer, the Village shall have the initial  burden of proof to show, by a preponderance of evidence that the property is a  nuisance property.   2. If a property owner is summoned before the hearing officer due to nuisance property,  he shall give notice, in writing, to at least one of his tenant(s) on that property. Said  notice shall provide the following: The physical address of the property; the date and  time that the property owner is to appear before the hearing officer; the fact that the  appearance is due to alleged nuisance activity;  and the possible sanctions that may be imposed upon the property owner. The notice  shall be delivered, either personally or by U.S. mail.  3. Such a hearing shall be held in accordance with the procedures as specified in this Code.  The Village's representative shall present evidence in support of its claim that the  property is a nuisance property. The owner or operator shall be permitted to rebut such  evidence and present any other evidence that is, in the discretion of the hearing officer,  relevant and reliable.        35 4. At the conclusion of the hearing, the hearing officer shall make a determination on the  basis of the evidence presented at the hearing, whether or not a violation of this  ordinance exists. The determination shall be in writing and shall be designated as the  findings, decisions, and order. The hearing officer's decision shall be final and binding,  except that the administrative review law, as specified in section of this Ordinance, shall  be applicable. The findings, decision and order shall include the hearing officer's findings  of fact, a decision whether or not a violation of this code exists based upon the finding  of fact, and an order for abatement of the nuisance activity or sanctioning the  owner/operator/occupant, as specified in subsection (a) below, or dismissing the case in  the event a violation is not proven.  a. A copy of the findings, decision, and order shall be served upon the owner  /occupant if different than the operator, within ten (10) business days. Service  shall be in the same manner as specified in procedure for notice of violation.  b. Payment of any penalty or fine shall be made to the Village finance department.  c. In the event that the order provides for the abatement of nuisance activity, the  hearing officer shall establish a status date, which would be after the date  established for the abatement of the nuisance activity, in order to determine  whether there has been compliance with the order. At such time, the hearing  officer shall hear testimony and accept any evidence relevant to the compliance  with the order and continued abatement of the nuisance activity.  d. If the hearing officer makes a finding that a property was, or is, a nuisance  property, he may impose any or all of the following remedies:  i. Fine the owner /occupant of the property if those persons are different  than the operator, not more than $750 for each violation of this section.  Each day a nuisance activity occurs or continues shall be considered a  separate and distinct violation. The hearing officer may, at his discretion,  impose such a fine for each day the nuisance activity goes unabated. No  person shall be found in violation of this section unless the Village proves  by a preponderance of the evidence that the owner/operator/occupant  failed to take reasonable and warranted measures to abate the nuisance  activity. In establishing the amount of any fine, the hearing officer may  consider any of the following factors:  1) The actions taken by the owner/operator/occupant to mitigate or  correct the nuisance activities at the property.  2) The repeated or continuous nature of the problem.  3) The magnitude or gravity of the problem.   4) How cooperative the owner/operator/occupant is with the  Village.  5) The cost to the Village of investigating, correcting, or attempting  to correct the nuisance activities.  6) Any other aggravating or mitigating factor deemed relevant by  the hearing officer. Evidence of a property's general reputation  and/or the reputation of the persons in or frequenting it shall be  admissible.  36 ii. Order the owner/operator/occupant to take reasonable, timely and  lawful measures to abate the nuisance activity, including specifying  deadlines for the same, and in furtherance thereof, may order a period of  continued compliance wherein the matter will be returned before the  hearing officer to update him/her as to the continued nuisance‐free  status of the property for a period of up to one (1) year.  iii. Suspend/revoke the rental license for the rental dwelling(s) involved in  the nuisance or aggravated nuisance activity if such property is rented or  leased. The hearing officer may order that said rental dwelling(s) be  closed and secured against all unauthorized access, use, and occupancy  for a period of no less than one (1) year. If the hearing officer suspends or  revokes the rental license for the rental dwelling(s) involved in the  nuisance activity, the owner /occupant of the rental dwelling(s) if those  persons are different than the operator, shall receive written notice from  the Village Administrator that the license to operate said rental property  or the right to lease said unit(s) is suspended or revoked, as the case may  be. The suspension or revocation of any license, or any right to lease  unit(s), shall not release or discharge the license holder from paying fees  or fines under this Code, nor shall such license holder be released from  criminal prosecution or further civil proceedings.  iv. Order that a vacant or unused nuisance property of whatever use or a  vacant lot which is a nuisance property, whether residential or  commercial, be closed and secured against all unauthorized access, use,  and occupancy. The hearing officer may order that the property be closed  and secured against all unauthorized access, use, and occupancy for a  period of up to one (1) year. The hearing officer may further require that  the nuisance property be fenced and/or gated to physically restrict  access. He may also require the hiring of security personnel to assure  there is no unauthorized access, use, and occupancy.  v. Issue an order to close and secure any rented or leased, non‐licensed,  residential property against all unauthorized access, use, or occupancy  for a period of not less than sixty (60) days, nor more than one (1) year.  If the landlord receives two (2) or more violations within an eighteen (18)  month period, for separate incidents stemming from separate rental  agreements from the same unit, that require the landlord to abate the  nuisance, the license can be suspended indefinitely, or revoked by the  Village Administrator. The eighteen (18) month period begins from the  date of the 1st violation issued to the landlord.  vi. The hearing officer may require each landlord who is found to have  violated this article to attend the next available crime‐free training class  as administered by the Village of Plainfield or any other entity designated  by the Village.      37 VILLAGE REMEDIES    1. The Village Board finds that any premises which has generated more calls for nuisance  activities after being declared a nuisance property, and has received a disproportionate  level of police service, to be an undue and inappropriate burden on the taxpayers of the  Village. The Village Board therefore directs Code Enforcement to charge the owners of  such premises the costs associated with abating.  2. The Village may seek to enforce this Ordinance by seeking any and all remedies under  this Chapter, including the imposition of fines. In addition, the Village Administrator   may suspend and/or recommend revocation of any license issued hereunder if it  appears to his satisfaction from the report of any village officer or village employee  making an inspection, or any other available information that the licensee is violating  this law or ordinance or any law or ordinance, or is in violation of the nuisance section  or is operating in a manner not conducive to the public health, morals or safety. Any  suspension of a license pursuant to this Section may be appealed directly to the  Administrative Hearing Officer within 15 days of that decision by the Village  Administrator for an administrative hearing to be conducted.  3. The Village or its agent will make its determination to enforce the Ordinance based  upon the nature, severity, frequency, and proximity to the property the criminal  conduct occurred and consider, in addition to arrest records, criminal history, charges  brought as a result of the criminal activity, police reports detailing the criminal conduct,  witness statements, and other relevant documentation to make a determination  by preponderance of the evidence. The Village or its agent will also consider, prior to  enforcement of the Ordinance, any mitigating circumstances, including but not limited  to, the circumstances surround the criminal conduct, the age of the individual at the  time of the conduct, the tenant’s rental history, and evidence of any rehabilitation  efforts.   4. If the owner or operator of the residential rental dwelling decides to abate the nuisance  with eviction, the owner or operator must notify the tenant prior to the initiation of any  eviction proceedings, that the tenant may request, within 15 business days of receiving  notice, an administrative hearing to be conducted of the Village’s decision to enforce  the Ordinance and may present any additional evidence to the Village or its  Administrative Hearing Officer at that time.                       38 5. Notwithstanding anything to the contrary in this ordinance, the Village shall not enforce  its crime free housing program based on:  a. Contact made to police or other emergency services,  i. if the contact was made with the intent to prevent or respond to  domestic violence or sexual violence;   ii. the intervention or emergency assistance was needed to respond to or  prevent domestic violence or sexual violence; or   iii. the contact was made by, on behalf of, or otherwise concerns an  individual with a disability and the purpose of the contact was related to  that individual's disability;  1. an incident or incidents of actual or threatened domestic violence  or sexual violence against a tenant, household member, or guest  occurring in the dwelling unit or on the premises; or   2. criminal activity or a Village ordinance violation occurring in the  dwelling unit or on the premises that is directly relating to  domestic violence or sexual violence, engaged in by a tenant,  member of a tenant's household, guest, or other party, and  against a tenant, household member, guest, or other party.  b. However, nothing with respect to this Section:  i. Limits enforcement of Section 15.2 of the Illinois Emergency Telephone  System Act, Article 26 of the Criminal Code of 2012, or Article IX of the  Code of Civil Procedure;  ii.  Prohibits the Village from enacting or enforcing its crime free housing  program and ordinance to impose penalties on the basis of the  underlying criminal activity or Village ordinance violation not covered by  Section (h) subsections (1), (2), and (3) and to the extent otherwise  permitted by existing State and federal law; or  iii. Limits or prohibits the eviction of or imposition of penalties against the  perpetrator of the domestic violence, sexual violence, or other criminal  activity.  (65 ILCS 5/1‐2‐1.5 effective November 19, 2015)                  39 RENTAL REGULATION ORDINANCE Village of Plainfield 40 AGENDA Introduction Primary goals Options Summary Timeline 2023 Rental Regulation Ordinance 2 41 INTRODUCTION This is a discussion on whether the Village of Plainfield wants to regulate the condition and operation of rental housing. In recent years, there has been an increase in numbers of single-family homes and multi-family go from owner- occupancy to absentee ownership and rental occupancy. A stock of sound, well-managed rental properties can be a valuable community asset with most landlords being responsible owners. The rental properties that are neither sound nor well- managed may have a destabilizing effect on their surroundings. The goal of these regulations is not to drive landlords away or to punish them, but to raise the quality bar for rental housing in the community and ensure to the extent possible that landlords who own property in the municipality are responsible stewards of their properties, working with the municipality to ensure that neighborhoods remain safe and clean. ​ 2023 Rental Regulation Ordinance 3 42 RESEARCH Staff has compiled and researched codes, ordinances and fees from over 20 surrounding municipalities along with Metropolitan Mayor Caucus, Prairie State Legal Services, State of Illinois Crime Free Association and Chicago Metropolitan Agency of Planning. Staff has talked with local landlords for their input. 2023 Rental Regulation Ordinance 4 43 PRIMARY GOAL To be proactive to the state of rental properties within the Village of Plainfield. Maintaining property values and a standard of living as accustomed in the Village of Plainfield. 44 Locations of Rental Properties 45 RENTAL REGISTRATION, INSPECTIONS AND CRIME FREE HOUSING REGISTRY Property registration for commercial buildings and single, two family, and multiple family dwellings that are let for occupancy for long term or short term and/or vacant within the Village. RENTAL LICENSING and INSPECTIONS The purpose of this ordinance is to provide for the annual licensing of residential rental property, so as to protect the public health, safety, and welfare of the village. CRIME FREE HOUSING Limits drugs, illegal activity, and nuisance activity out of rental properties to help maintain a safe environment and the high quality of living standards within the Village. 2023 Rental Regulation Ordinance 7 46 EXAMPLES 2023 Rental Regulation Ordinance 8 47 REGISTRY REQUIREMENTS•Each owner of a commercial or residential rental dwelling including short term residential rental shall file a written registration with the village. •Contact information of the owner of the property. If property is held in trust, the contact information of the beneficiaries and the percentages of ownership of all the beneficiaries of the trust, appropriate corporate or partnership information, including the name of the registered agent, president, manager or managing partner. The contact information of the property manager or management company, and local agent representing the owner. •All commercial and residential rental dwellings are required to have a local agent. The local agent shall be reasonably accessible to the village and have a telephone number which shall be available to the village at any time. An office will be located no more than thirty (30) miles from the Village border for contact. •Contact information (no P.O. boxes) of the owner and property agent to be contacted when potential violations of municipal ordinances occur. •Telephone number of the owner or agent to be contacted when an emergency exists. •In the event any of the information requested should change, it shall be the obligation of the owner to notify the village in writing within ten days of the change. •The full names of all adult tenants residing in the residential dwelling. •Vacant property registration. 2023 Rental Regulation Ordinance 9 48 REGISTRY NOT REQUIRED​ •Single family dwellings occupied by a member of the owner's immediate family. •Hotels, motels and Inns. •Nursing homes, retirement centers, rest homes, or hospices licensed, inspected and governed by state or federal laws, rules or regulations. •Group homes governed by 405 Illinois Compiled Statutes 35/1 et seq., as amended, Specialized Living Centers Act, dealing with the developmentally disabled, or other similar uses governed by state or federal laws, rules or regulations. 2023 Rental Regulation Ordinance 10 49 INSPECTION REQUIREMENTS Contact information as per the registry requirements. Residential / Commercial Rental License (valid for 1 year) Inspections •Health, Life and Safety items •Smoke Detectors/ Carbon Monoxide Detectors working and in location per State of Illinois law. •Signs of infestation and/ or mold, screens on windows. •Furnace and AC, water heater, etc. inspected by a qualified service person registered with the Village of Plainfield. •Means of Egress •A way out in case of emergency. •Multi-family require exits signs and emergency lights •Plumbing fixtures working (water) •Electric fixtures and outlets working (ground fault interceptors in wet areas) •General property maintenance. Grass and weeds, disrepair of fences, decks, handrails, etc. 2023 Rental Regulation Ordinance 11 50 CRIME FREE HOUSINGRental Regulation Ordinance2023 1251 WHAT IS CRIME FREE 20XX PRESENTATION TITLE 13 IT IS A PARTNERSHIP BETWEEN THE VILLAGE, LANDLORDS, AND TENANTS TO KEEP DRUGS, ILLEGAL ACTIVITY, AND NUISANCE ACTIVITY OFF OF RENTAL PROPERTIES AND TO HELP MAINTAIN A SAFE ENVIROMENT AND THE HIGH QUALITY OF LIVING STANDARDS WITHIN THE VILLAGE OF PLAINFIELD. 52 WHAT ARE THE BENEFITS OF CRIME FREE Management A stable, satisfied resident base Increased demand for rental units Lower maintenance and repair costs Improved personal safety Increased property values Residents Safer, more secure environment Improved personal safety for renters Confidence knowing building meets minimum security requirements Improved quality of life Law Enforcement Proven crime prevention method Confirmed drop in call for service Improved quality of life of the community at large Teaches managers and residents to work with police. 20XX PRESENTATION TITLE 14 53 CRIME FREE REQUIREMENTS 20XX PRESENTATION TITLE 15 •Any owner of a property being rented shall attend and complete a crime free housing program seminar. •All owners/operators shall incorporate a crime free agreement into their property leases or rental agreements •All owners/operators shall incorporate into the lease the first and last names of all adult individuals who reside at the subject property during the term of the lease and provide the names of any guests who reside temporarily for more than 7 consecutive days. 54 WHAT ARE VIOLATIONS OF CRIME FREE 20XX PRESENTATION TITLE 16 •Two (2) or more occurrences of nuisance activity within six (6) months •Unlawful assembly; Assault; Battery; Prostitution, Soliciting or patronizing a prostitute; Keeping a house of prostitution; Pandering; Obscenity; Sexual assault and sexual abuse; Public indecency; Disorderly conduct; Illegal gambling; Keeping or maintaining a place of illegal gambling; Unlawful possession of gambling devices; Arson; Criminal damage to property; Illegal consumption, sale or possession of alcohol; Theft; Interference with public/peace officer; Harassment; Indecent exposure; Zoning violations; Loitering; Unlawful possession, sale, distribution or use of fireworks; Aiding and abetting; Conspiracy; Trespass; Drug paraphernalia; Violation of noise ordinance; Occupancy violations; Vandalism or graffiti; Violations of any animal regulations; any violation of Chapter 720 ILCS. •1 occurrence of aggravated nuisance with six (6) months. •Homicide; Kidnapping; Criminal housing management; Possession of explosives orincendiary device;, unlawful use of weapons; mob action; child pornography; controlled substance violations; Production, sale, distribution or possession of cannabis in violation of the Cannabis Control Act; Gang activity violations as described in the Illinois Street gang Terrorism Omnibus Prevention Act 55 WHAT CRIME FREE IS NOT 20XX PRESENTATION TITLE 17 •Crime free does not require background checks of tenants. •Crime free does not require evictions of tenants •Crime free does not consider the following nuisances •Contacts with police or other emergency services unless defined in nuisance property or aggravated nuisance property •Domestic related calls for service 56 FEES AND STAFFINGRental Regulation Ordinance2023 1857 FEES AND STAFFING Rental Regulation Ordinance202319 Community Rental License Rental Inspection fees Reinspection 1 Reinspection 2 Aurora 1- $90 2- $125 3-5- $150 6-10- $300 11-20- $400 21-30- $500 31-40- $700 41-50- $800 51-75- $1000 76-1000- $1100 none $80.00 $150.00 Crest Hill none 50 per unit $50.00 $50.00 Joliet $100.00 Fee per unit based on property value initially, then based off life safety violations and calls for services $65.00 $75.00 Lockport One Unit- $50 Two Units- $90 3-5 Units- $125 6-15 Units- $150 16-25 Units- $200 26+ Units- $300 $100.00 $50.00 $50.00 Palatine Single unit (Condo, townhouse, single family home)- $89 Multi-dwelling building ( $26 per unit or $126 per building, whichever is greater) $71.00 $106.00 Romeoville Single Family Dwelling- $75 Subsequent Single-Family Dwelling- $65 Apartment/ Multi-family- $100 none $50.00 $50.00 Woodridge 1-100- $34 per unit 101-200- $22 per unit 201+ - $17 per unit none none $50.00 58 202320 License Fee per building 1-4 buildings- $100.00 5-9 buildings - $150.00 10-24 buildings- $300.00 25 or more buildings- $500.00 Inspection fees per unit First inspection - $100.00 Reinspection - $50.00 Additional reinspection will double each occurrence Example: Apartment complex has 10 buildings with 20 units per building. License fee $300 and inspection fee would be $100 per unit when existing tenant moves out and before new tenant moves in. Village of Plainfield proposed fees 59 202321 The Building and Code Compliance Department has approximately 30 years of experience with rental ordinances. Staffing would be determined by the amount of data we receive through the licensing. This will be determined closer to the 2024/25 budget year. The plan is for the Building and Code Compliance Department to be lead with additional resources from Police Department (Crime Free), Planning Department (Zoning),Public Works (Forestry), and Fire Districts respective to their expertise. Staffing 60 SUMMARY We believe in a fair and equitable ordinance that takes the owners, landlords, tenants and residents into consideration. 2023 Rental Regulation Ordinance 22 61 TIMELINE Committee of the Whole workshop Ordinance review Village of Plainfield ordinance Present to September 1, 2024 Conversation regarding the Rental Regulation Ordinance. Final legal review of the ordinance. Adopt Rental Regulation Ordinance Education and implementation of Rental Regulation Ordinance 2023 Rental Regulation Ordinance 23 62 QUESTIONS 2023 Rental Regulation Ordinance 24 63 THANK YOU Village of Plainfield Building and Code Compliance Department Village of Plainfield Police Department Village of Plainfield Planning Department Village of Plainfield Finance Department Plainfield Fire District / Oswego Fire District 2023 Rental Regulation Ordinance 25 64