Loading...
HomeMy Public PortalAboutFY2022City of Jefferson Missouri Adopted Annual City Budget For the fiscal year ended October 31, 2022  CITY OF JEFFERSON, MISSOURI      ADOPTED ANNUAL CITY BUDGET    FISCAL YEAR ENDED OCTOBER 31, 2022       TABLE OF CONTENTS            Page    SECTION 1:    INTRODUCTION 5    History of the City of Jefferson  6  Mayor and City Council 8  City Organizational Chart 9  Budget Calendar 10    SECTION 2:    ADMINISTRATIVE SUMMARY 11    Mayor’s Budget Message 12  Distinguished Budget Presentation Award  26  Strategic Plan 27    SECTION 3:    BUDGET OVERVIEW 39    Fund Structure 40  Fund Relationships 42  Changes in Fund Balances 43  Combined Revenues by Type  45  Combined Expenditures by Type  46  Review of Funds 47  Summary of Financial Sources & Uses – 3 Years  48  City Wide Full Time Equivalents (FTEs)  58  Budget Ordinance 67  Organizational Policies and Procedures  68    SECTION 4:    REVENUE PROJECTIONS 77    Overview 78    General Fund Revenues 79    Department of Parks, Recreation, and Forestry Fund Revenues  85    Airport Division Fund Revenues  89    Parking Division Fund Revenues  93    Transit Division Fund Revenues  95    Wastewater Division Fund Revenues  99      SECTION 5:    GENERAL FUND OVERVIEW  101    Overview 102    General Fund Revenue and Expenditure Summary  103    Revenues by Source 104    Revenues by Account Classification  105      Expenditures by Department  107   Expenditures by Type 109    Full Time Equivalents (FTEs) by Department  111    Five Year Model 111  2                          TABLE OF CONTENTS‐(Continued) Page    SECTION 6:    GENERAL FUND DEPARTMENT BUDGETS  113    Mayor and City Council 114    Office of City Clerk 117    Office of City Administrator  121    Office of City Attorney 125    Municipal Court 130     Human Resources Department  133    Finance Department 136    Non‐Departmental 140    Information Technology Services  142    Police Department Overview  147      General Division 153      School Resource Officer Division  154      M.U.S.T.A.N.G. Division  155      Animal Control Division  156      9‐1‐1 Division 158    Fire Department 160      Fire Museum 165    Department of Planning & Protective Services Overview  166      Administration 168      Planning 171      Metropolitan Planning Organization (MPO)  175      Redevelopment & Grants  179      Entitlement Grant 183      Environmental Health Services  186      Property Maintenance/Code Enforcement  190      Building Inspection and Regulation  194    Department of Public Works Overview  198      Administration 200      Central Maintenance 203      Engineering 206      Street 209    Transfers and Subsidies 212    Capital Projects 213   ARPA 214           SECTION 7:    ENTERPRISE FUND BUDGETS  215    Airport Division Fund Overview  216    Airport Division Fund Balance Schedule  221      Parking Division Fund Overview  223      Parking Division Fund Balance Schedule  227    Transit Division Fund Overview  229      Transit Division Fund Balance Schedule  235    Wastewater Division Fund Overview  237      Wastewater Division Fund Balance Schedule  243     SECTION 8:    CAPITAL IMPROVEMENT TAX FUNDS  245        3                           TABLE OF CONTENTS‐(Continued)  Page    SECTION 9:    SPECIAL REVENUE FUND BUDGETS  253    Department of Parks, Recreation and Forestry Overview 254    Administration 261   Ice Arena 264   Golf Course 267    Memorial Pool 270    Ellis Porter Pool 273    Parks Maintenance 276    Recreation Programs 279  Outdoor Recreation Programs 282  Camp Programs 285    Multipurpose Building 288    Amphitheater 291    Transfers and Subsidies 294    Capital Projects 295    Department of Parks, Recreation, and Forestry Fund Balance Schedule 296  JC Veterans Plaza Trust Fund 297  Police Training Fund 299  Lodging Tax Fund 300     City Hall Art Trust Fund 301  USS Jefferson City Submarine Fund 302  Woodland Cemetery Trust Fund 304    SECTION 10:    INTERNAL SERVICE FUNDS 305    Worker’s Compensation Trust    306  Self‐Funded Health Insurance Fund  308    SECTION 11:    TAX INCREMENT FINANCING (TIF) FUND  309    SECTION 12:    DEBT SERVICE 313    Computation of Legal Debt Margin    314  Summary of Outstanding Debt  315  Debt Repayment Schedule 317  Pledged Revenue Coverage  317    APPENDIX 318       Statistical/Supplemental Information      Quick Facts 319      Demographics & Geographic Area  320      Population Composition  321      Population Growth & School Enrollment  322      Personal Income & Unemployment Rate  323      Principal Employers 324      Principal Property Tax Payers & Industry Employment  325      Facilities & Services 326    Glossary 327    4               SECTION 1: Introduction      5   History of the City of Jefferson     The City of Jefferson is the capital of Missouri and the county seat of Cole County.  Located on the banks of the  Missouri River in the center of the State, the City of Jefferson is the hub of state government which is the  City’s largest employer and its major industry.    The City was established by an act of the U.S. Congress on December 31, 1821 and was originally laid out by  Daniel M. Boone, son of the famous pioneer and Major Elias Bancroft.  The City of Jefferson has the distinction  of being located on land donated by the federal government for establishment of a state capital city.  Many of  the original settlers came from Virginia in the vicinity of Monticello, the home of Thomas Jefferson, and were,  in fact, friends of the former President.  The City of Jefferson, named in Jefferson’s honor, was incorporated in  1825, four years after its founding.  The City of Jefferson operates under the Constitution and laws of Missouri,  and a City Charter adopted in 1986.    The City’s earliest development was along the Missouri River, where boats could deliver people and goods. As  the town grew, the development of buildings expanded up the hill overlooking the river.  Lincoln University  was founded soon after the Civil War.  For nearly a century and a half, Lincoln University has been the City’s  most prominent institution of higher learning.  From the time of the University’s inception to the last day of  segregation, the University was Missouri’s public college for African Americans.  Now open to people of all  races, with the historic buildings and modern facilities, the University enriches the City in a multitude of ways.   Affluent and fashionable neighborhoods have evolved over the years throughout the City.   6                           High Street looking East  – 1920’s High Street looking West – 1948  High Street looking East  – 2013  7 City of Jefferson’s Mayor and City Council    The City is governed by a Mayor elected for a four‐year term and ten Council members elected for overlapping  two year terms from five wards. The Mayor, as the Chief Executive Officer of the City, presides over City  Council meetings voting only in the case of ties, but retaining veto power over City Council enactments.  8 Citywide Table of OrganizationCity of Jefferson, MissouriCitizens of City of Jefferson, MissouriMunicipal JudgeCity ProsecutorMayor & City CouncilCity ClerkCity AttorneyCity AdministratorHuman ResourcesPersonnelEqual Employment Opportunities (EEO)Risk ManagementFinance & Information Technology ServicesFinancial & Business ServicesSupport ServicesDisadvantaged Business Enterprises (DBE)Disadvantaged Business Enterprise Liaison Officer (DBELO)Information Technology ServicesGeographic Information System (GIS)Municipal CourtPolice DepartmentPatrolDetectivesTrafficCommunicationsSchool Resource OfficersMUSTANGAnimal Protection & ControlFire DepartmentSuppressionTrainingPublic Safety & EducationPlanning & Protective ServicesAdministrationPlanningMetropolitan Planning Organization (MPO)Redevelopment & GrantsEnvironmental Health ServicesProperty Maintenance & Code EnforcementBuilding & InspectionPublic WorksAdministrationEngineeringStreetsCentral MaintenanceAirportParkingTransitWastewaterParks & RecreationRecreationOutdoor RecreationCamp ProgramsThe LINCAmphitheaterAdministrationIce ArenaGolf CoursePools (2)MaintenanceOther Boards & CommissionsParks Commission9 May 17, 2021 May 28, 2021 May 27 thru June 16, 2021 June 3, 2021 June 8, 2021 June 9, 2021 June 10, 2021 June 11, 2021 June 14, 2021 June 3 thru June 23, 2021 Overall Budget Discussions between Finance Director and City Administrator April 30 thru June 16, 2021 Department Directors prepare performance measure information June 23, 2021 City Administrator shares budget with Department Directors June 23 thru June 28, 2021 Finance Department prepares City Administrator's budget for presentation to the Mayor  June 28 thru July 12, 2021 July 13, 2021 Parks Commission approves Park's budget proposal July 12 thru July 20, 2021 Finance Department prepares the Mayor's budget for presentation to the City Council July 26, 2021 July 29, 2021 August 2, 2021 City Council Meeting ‐ Budget Bill and Property Tax Bill introduced August 5, 2021 August 9, 2021 August 12, 2021 August 16, 2021 August 19, 2021 September 7, 2021 Budget Committee Meeting ‐ Committee discussion on budget City Council Meeting ‐ Council passes budget as amended. City Council Meeting ‐ Public hearing on the Property Tax Bill. Budget Bill placed on Informal Calendar.  Council  passes Property Tax Bill. FY2021‐2022 Budget Work Calendar City Administrator Meetings with Departments Budget Work Continues Departments Meet with Budget Committee and City Council Mayor reviews City Administrator's budget and meets with City Administrator to develop the Mayor's budget Human Resources Fire, Police and City Clerk Department Directors submit budget working document and pink sheet summaries to Finance Finance submits compiled budget working documents and pink sheet summaries to City Administrator Revenue discussions between Finance Director and City Administrator Public Works, Airport, Parking, Transit and Wastewater Budget Committee Meeting ‐ Committee discussion on budget; Motion passes to move Budget as amended to  full Council Mayor/City Council, City Administrator, City Attorney, Municipal Court, Finance, Information Technology, Non‐ Departmental and Other Funds Planning and Protective Services Budget Committee Meeting ‐ Mayor presents budget to Budget Committee; Finance Director presents Budget  Highlights, Budget PowerPoint presentation, Revenues and the Five‐Year Financial Plan; Budget Committee  discusses Revenues and votes to approve the Revenue Budget Budget Committee Meeting ‐ Committee discussion on budget Budget Committee Meeting ‐ Department presentations to Budget Committee including Planning and Protective  Services, Parks and Other Funds Planning and Protective Services Budget Committee Meeting ‐ Department presentations to Budget Committee including Public Works, Airport,  Parking, Transit, Wastewater, Police, Fire, Mayor/City Council, City Clerk, City Administrator, City Attorney,  Municipal Court, Human Resources, Finance, Non‐Departmental and Information Technology Services 10               SECTION 2: Administrative Summary    11 City of Jefferson 320 East McCarty Mayor Carrie Tergin Jefferson City, MO 65101 www.JeffersonCityMo.gov November 24, 2021 City Council: I am pleased to present the official document for the Annual Operating Budget for The City of Jefferson for Fiscal Year 2022. The FY22 budget was passed by City Council on September 7, 2021 and will become effective November 1, 2021. This balanced budget of $65,196,823 conforms to all applicable guidelines, laws, and regulations and represents the ingenuity and hard work of many employees. As such, this budget communicates the City Council’s ideas on how to allocate the resources to best serve the residents and businesses of the City of Jefferson. The table below compares the FY21 and the FY22 Adopted Budget revenues: Category Amount Percent Revenues: Sales & Use Taxes $22,830,497 $21,028,220 $(1,802,277) -7.89% Intergovernmental Taxes 2,356,000 2,512,000 156,000 6.62% Other Taxes 100,000 96,000 (4,000) -4.00% Lodging Tax 1,200,000 1,200,000 - 0.00% Franchise & Utility Tax 6,825,000 6,450,000 (375,000) -5.49% Property Taxes 5,561,399 5,709,660 148,261 2.67% Intergovernmental 2,606,270 2,584,463 (21,807) -0.84% Charges for Services 18,785,857 19,730,904 945,047 5.03% Fees Licenses & Permits 985,878 1,100,632 114,754 11.64% Fines & Forfeitures 735,100 707,800 (27,300) -3.71% Contributions Donations 356,542 372,788 16,246 4.56% Other Operating Revenues 293,478 810,021 516,543 176.01% Interest Income 834,482 853,366 18,884 2.26% Other Non-Operating Revenue 65,000 83,500 18,500 28.46% Transfers In 715,221 356,790 (358,431) -50.11% Carry Over Surplus 400,930 1,600,679 1,199,749 299.24% TOTAL $64,651,654 $65,196,823 $545,169 *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. All Funds Total Revenue FY21 Adopted Budget FY22 Adopted Budget Net Change* The comparison of the revenues budgeted for FY21 and FY22 shows an overall increase of 0.84%, with differences in several categories between the two budget years. The largest difference occurs in the Sales & 12 Use Taxes category. The decrease reflects the fact that the eighth iteration of the Capital Improvement Tax that was approved by voters on the August 3, 2021 ballot and that will be effective from April 1, 2022 and sunset on March 31, 2027, was not included in the FY22 adopted budget. Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding requirements for approved projects. Staff is estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts and once the timing of funding requirements has been determined and FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval. The second largest difference occurs in the Carryover Surplus category. A majority of this increase is due to the fact that in FY21 the City was granted American Rescue Plan Act (ARPA) funds by the Federal Government. Due to the fact that the guidance on appropriate uses for ARPA funds had not been finalized when the funds were received, these funds became part of the FY21 fund balance. During the FY22 budget process, Council approved a portion of the funds to be spent on stormwater issues which have been approved by the Federal Government to be an appropriate use of these funds. The third largest difference occurs in the Charges for Services category. This increase is partially due to the fact that the sewer rate increase effective June 1, 2022 was built into the FY22 budget, while the sewer rate increase effective June 1, 2021 was not built into the FY21 budget since it had not been approved at the time of budget preparation. The increase is also partially due to the increase in budgeted Charges for Services within the Department of Parks, Recreation and Forestry. The table below compares the FY21 and the FY22 Adopted Budget expenditures: Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $35,824,654 $37,111,893 $1,287,239 3.59% Materials & Supplies 3,017,379 3,895,315 877,936 29.10% Contractural Services 5,700,339 6,922,662 1,222,323 21.44% Utilities 2,081,434 2,095,409 13,975 0.67% Repairs & Maintenance 3,795,157 3,986,494 191,337 5.04% Other Operating Expenses 99,750 89,000 (10,750) -10.78% Capital Purchases 566,367 1,267,287 700,920 123.76% Capital Projects 4,696,000 1,606,324 (3,089,676) -65.79% Transfers Out 1,941,221 1,752,789 (188,432) -9.71% Debt Service 6,929,353 6,469,650 (459,703) -6.63% TOTAL $64,651,654 $65,196,823 $545,169 *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. All Funds Total Expenditures FY21 Adopted Budget FY22 Adopted Budget Net Change* A comparison of the expenditures budgeted for FY21 and FY22 shows an overall increase of 0.84%, with differences in several categories between the two budget years. The largest difference occurs in the Capital Projects Category. The decrease reflects the fact that the eighth iteration of the Capital Improvement Tax that was approved by voters on the August 3, 2021 ballot and that will be effective from April 1, 2022 and sunset on March 31, 2027, was not included in the FY22 adopted budget. Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding requirements for approved projects. Staff is 13 estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts and once the timing of funding requirements has been determined and FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval. The seond largest difference occurs in the Personnel Services category. This increase is due primarily to a 3% across the board increase for all full-time employees, a 10% increase in health insurance premiums, and a 5% increase in dental insurance premiums. FY22 FISCAL PRIORITIES While preparing the FY22 budget, numerous fiscal priorities were addressed that included increasing capital expenditures for replacement of vehicles and equipment; increasing capital expenditures for aged and/or deferred maintenance for buildings; employee health insurance premiums; staff wage/salary adjustments; and economic development opportunities. ECONOMIC OUTLOOK Even though the City of Jefferson was impacted by the pandemic, the City of Jefferson’s local economy continues to be strong, showing steady growth in jobs, wages, number of businesses, and increases to the tax base. The City will continue to pursue economic development efforts in order to contribute to, and improve, the quality of life in the City. This year has brought a change in how the community approaches economic development. A new non-profit organization, Jefferson City Regional Economic Partnership, was created to focus specifically on economic development for the Jefferson City region. The City’s economic development efforts were previously a function performed by the Jefferson City Area Chamber of Commerce. The Regional Economic Partnership and Chamber of Commerce will work collaboratively for the betterment of the City of Jefferson, while each having a more distinct area of focus. Economic growth within a community is not facilitated by one entity or organization; it takes a coordinated, multi-pronged approach by both the public and private sector to provide the resources and assets required by businesses to grow or which want to locate in the City of Jefferson. The Jefferson City Regional Economic Partnership, in coordination with the City, will focus on strategies to sustain and grow the economic base through business retention, expansion, and attraction efforts. Those strategies strive to increase wages, increase jobs, increase the City’s tax base, and improve the community’s competitiveness for future opportunities. Local manufacturers continue to make capital investments, along with increases in employment opportunities, within the community. The City of Jefferson maintains one of the lowest unemployment rates in the entire state, at just 2.6% for the month of August 2021 compared to the Missouri rate of 4.0% for the same month. State government continues to be a major employer in the City, but the continued growth of manufacturing, healthcare, service, and other industries have helped the City of Jefferson become a more stable and resilient community. The City of Jefferson, by virtue of being the state Capital, has a significant number of state employees and other governmental employees who contribute to providing a stable workforce and are significant purchasers of goods and services within the community. We do not see a significant decrease in the governmental workforce during the next fiscal year. There are several economic development initiatives underway to make the City of Jefferson a better place for 14 residents, visitors, and businesses. These initiatives will contribute to a growing tax base and support long- term growth in jobs while providing new and improved infrastructure assets supporting future business and community development projects. Such initiatives include the redevelopment of the former Missouri State Penitentiary property, further development of the Heartland Port Authority of Central Missouri, redevelopment of tornado damaged properties, broadband connectivity, and workforce development. The State, City, County, and School District have plans for infrastructure development in the City of Jefferson. These entities will continue to invest in the areas of infrastructure, schools, recreational amenities, and public safety to retain and attract a quality workforce. The City expects these trends to continue. Business attraction, retention and development will continue to be a major focus of the City of Jefferson and its economic development partners as the City strives to increase wages, increase jobs, and increase the tax base within the City. The City will continue to focus on infrastructure improvements in support of economic development and will continue to support governmental employees and services. The City and its economic development partners are confident that the positive economic trends the community is currently experiencing will continue. KEY BUDGET DECISIONS AND PROCESSES While developing the FY22 budget, revenues were projected to increase from FY21, but only as a result of utilizing a portion of fund balances. The FY22 budget will allow the City to continue providing high level services for the residents of the City of Jefferson. The City prepared the Five-Year Forecast for its General Fund, which provides long-range fiscal and service level planning. The General Fund major revenue sources of Sales & Use Taxes, Franchise & Utility Tax, and Property Taxes have remained constant over the years. The City’s goals were developed to enhance the quality of life of the residents of the City, support and stimulate the City’s economy, ensure financial stability of the City, prepare for the fiscal impacts of the physical growth of the City, promote the well-being for the residents of the City, meet infrastructure demands, and retain high performing employees. The budget process supports each of these goals. With the City’s declining revenue streams the City Council was challenged with the FY22 budget development. The City Council had significant discussions regarding the City’s vehicle and equipment needs during the FY22 budget process. Ultimately, the City Council authorized $571,885 in the FY22 budget for 13 marked police vehicles, which helps to ensure the safety of the City’s residents and visitors. Of these funds, $88,134 was budgeted from the General Fund and $483,751 was budgeted using sales tax funds. The City Council approved a 3% across the board salary/wage adjustment for all full-time employees and all part-time with benefits employees as part of the FY22 budget. The FY22 adopted budget also includes funding that continues to provide training and professional development of employees, especially those in public safety. Additionally, the Council approved a 10% increase in health insurance premiums and a 5% increase in dental insurance premiums. There were no new personnel additions include in the FY22 budget. Despite the declining revenues over the years and the City’s efforts to address the fiscal challenges, the City fully expects to maintain a sound financial condition in FY22 and for years ahead. 15 BUDGET ASSUMPTIONS GENERAL FUND Revenue Assumptions The City’s General Fund contains a variety of revenue sources. The three largest portions of revenue are Sales & Use Taxes, derived from the City’s 1% General Fund sales tax as well as Franchise & Utility Taxes and Property Taxes. These sources are discussed in more detail below. The City tracks major revenue sources on a monthly basis and uses trend analysis and other relevant information to project budget revenues. As noted below, utility taxes are highly dependent upon weather and rates. Sales & Use Taxes The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The sales tax receipts are broken down into three funds: 1% is allocated to the City’s General Fund, ½% is allocated to the City’s Capital Improvement Tax (CIT) Fund, and the remaining ½% is allocated to the Department of Parks, Recreation, and Forestry’s Park Fund. The State of Missouri receives the tax from the respective businesses and distributes the funds to the City each month. The amount collected varies due to fluctuations in consumer sales and the fact that some businesses make quarterly contributions. The financial trend for the sales tax revenue is shown below. From FY13 to FY20, there was an overall increase in sales tax receipts. FY14 rebounded with a 4.62% increase; FY15 ended with a 7.47% increase; FY16 ended with a 1.34% increase; FY17 ended with a 2.75% increase; FY18 ended with a 1.46% increase; FY19 ended with a 0.36% increase; and FY20 ended with a 6.15% increase in sales tax receipts. In considering an estimated sales tax amount for FY21, the City Council chose to include a 1.5% increase applied to the prior year adopted budget. When adopting the budget for FY22, Council chose to include a 2.5% increase applied to the prior year adopted budget. Each year thereafter, a 1.34% increase is projected. 16 Franchise & Utility Tax The City levies a Gross Receipts Utility Tax (GRUT) on every person, firm, or corporation that provides telephone service or telecommunication services for residential, commercial, business, manufacturing, and industrial use in the City. The City is also authorized to assess a GRUT on every person, firm, or corporation that sells and distributes natural gas, manufactured gas, steam, electricity, or both gas and electricity for commercial, business, manufacturing, and industrial use in the City. The tax is collected by the utility companies at the time of their monthly billing and is remitted to the City on, or before, the 15th day of each calendar month following the last day of each month. Along with the GRUT for energy and telecom providers, the City is also authorized to assess a franchise fee on services provided by cable companies within the City. In FY16 the City Council approved an increase from 5.65% to 6% in the GRUT for electric and natural gas services provided to the residents of the City. The FY19 budget remains at 6%. The City’s GRUT, previously approved by voters, is capped at 7%. Any increase up to 7% does not require another public vote. The GRUT rate had been 5.65% since 1982. Revenue from the GRUT is currently estimated based on the City’s historical remittance experience. Revenues from the GRUT, especially electric and gas companies, are dependent on weather conditions. The GRUT taxes are also greatly impacted by rulings by the Missouri Public Service Commission. The financial revenue trend for the GRUT is shown below. FY19 Franchise & Utility Tax revenues declined as did FY20. Due to the fact that Franchise & Utililty tax revenues for telephone/cell phone utility tax and the cable franchise fee have been trending downward over the last few years the FY22 budget was based on historical collection data. Future projected franchise & utility tax is estimated to increase by 1.34% each year. 9,655,913 10,102,174 10,856,302 11,002,277 11,304,678 11,470,052 11,511,614 12,219,110 12,052,196 12,521,475 12,689,263 12,859,299 13,031,614 13,206,238 $9,300,000 $9,800,000 $10,300,000 $10,800,000 $11,300,000 $11,800,000 $12,300,000 $12,800,000 $13,300,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year General Fund Sales & Use Taxes Financial Trend Actual Projected 17 Property Taxes The City's property tax is levied by the Counties of Cole and Callaway each October 1, based on the assessed value as of the previous January 1, for all real and personal property located in the City. The assessed value for property located in the City as of January 1, 2021 upon which the FY22 budget was based, amounted to $919,760,242. The City's property tax levies per $100 of assessed valuation for the year ended October 31, 2021 were as follows: - - - - Levy (dollars) - - - - Cole Callaway General Fund $0.4600 $0.4600 Firemen's Retirement $0.0961 $0.0961 Totals $0.5561 $0.5561 The City is permitted by the Missouri State Constitution to levy taxes up to $1.00 per $100 assessed valuation for general governmental services (General Fund) other than the payment of principal and interest on long- term debt and in unlimited amounts for the payment of principal and interest on long-term debt. There was no Debt Service levy for the year ended October 31, 2021. The financial trend for property taxes is shown below. Overall, receipts have been fairly consistent. Future projected property taxes are estimated to increase by 1.34% each year. 7,289,415 7,670,316 7,295,904 7,258,960 7,060,237 7,687,404 6,695,256 6,213,429 6,825,000 6,450,000 6,536,430 6,624,018 6,712,780 6,802,731 $5,500,000 $6,000,000 $6,500,000 $7,000,000 $7,500,000 $8,000,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year General Fund Franchise & Utility Tax Financial Trend Actual Projected 18 In prior years, the property tax rates have been set as shown below: FY04 – FY05 Receipts, Based on Calendar Year 2003 – 2004 Assessment Respectively 0.7373 FY06 Receipts, Based on Calendar Year 2005 Assessment 0.5760 FY07 Receipts, Based on Calendar Year 2006 Assessment 0.5560 FY08 Receipts, Based on Calendar Year 2007 Assessment 0.5553 FY09 Receipts, Based on Calendar Year 2008 Assessment 0.6353 FY10 – FY22 Receipts, Based on Calendar Year 2009 – 2021 Assessment Respectively 0.5561 WASTEWATER DIVISION FUND Revenue Assumptions All residential, commercial, industrial and governmental establishments are charged for wastewater service in accordance with City Code. The wastewater service consists of a monthly fixed minimum charge plus a charge based upon the cubic feet of water used per month. Charges for Services The monthly wastewater fixed rate increased from $11.33 to $11.56 effective June 1, 2021 and will increase from $11.56 to $12.13 effective June 1, 2022. The wastewater charge based on water usage increased from $3.42 to $3.49 per 100 CU. FT. effective June 1, 2021 and will increase from $3.49 to $3.66 per 100 CU. FT. effective June 1, 2022. The financial revenue trend for the charges for services is shown below. Future projected total revenue for wastewater services are estimated to increase by 2.27% each year. 5,237,547 5,190,956 5,261,508 5,267,657 5,419,824 5,484,475 5,447,766 5,571,683 5,561,399 5,709,660 5,786,169 5,863,704 5,942,278 6,021,904 $3,000,000 $3,500,000 $4,000,000 $4,500,000 $5,000,000 $5,500,000 $6,000,000 $6,500,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year General Fund Property Taxes Financial Trend Actual Projected 19 CAPITAL IMPROVEMENT TAX (CIT) FUND Revenue Assumptions The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The sales tax receipts are broken down into three funds: 1% is allocated to the City’s General Fund, ½% is allocated to the City’s Capital Improvement Tax (CIT) Fund, and the remaining ½% is allocated to the Department of Parks, Recreation, and Forestry’s Park Fund. The CIT Fund accounts for the acquisition and construction of major capital facilities. The State of Missouri receives the tax from the respective businesses and distributes the funds monthly to the City by wire-transfer. The amount collected varies due to fluctuations in sales and the fact that some businesses make quarterly contributions. Sales & Use Taxes Every five years the Capital Improvement Tax (CIT) sunsets and requires a new vote of the citizens in order to continue. The current sales tax sunsets on March 31, 2022. The eighth iteration of the Capital Improvement Tax was on the August 3, 2021 ballot for voter approval. It received a majority vote of the Jefferson City voters and will be in effect beginning April 1, 2022 and will sunset on March 31, 2027. Staff is estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts. This new sales tax was not included in the FY22 adopted budget. Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding requirements for approved projects. Once the timing of the funding requirements has been determined and once FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval. For the financial trend below, the information is presented as if the budget amendment has already been approved. The historical revenue trend for the half cent sales tax for the CIT Fund is shown below. Overall, receipts have consistently increased since FY09. Future projected Capital Improvement Tax revenue trends have been conservatively projected at $5,600,000 per year for the current iteration. 9,246,136 9,532,853 10,123,193 10,765,247 11,130,758 11,518,611 11,511,814 11,422,577 11,282,356 11,649,201 11,913,638 12,184,078 12,460,656 12,743,513 $5,500,000 $6,500,000 $7,500,000 $8,500,000 $9,500,000 $10,500,000 $11,500,000 $12,500,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year Wastewater Fund Charges for Services Financial Trend Actual Projected 20 PARKS, RECREATION AND FORESTRY FUND Revenue Assumptions The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The sales tax receipts are broken down into three funds: 1% is allocated to the City’s General Fund, ½% is allocated to the City’s Capital Improvement Tax (CIT) Fund, and the remaining ½% is allocated to the Department of Parks, Recreation, and Forestry’s Park Fund. Revenues for the Parks Fund include user fees and charges and the one half cent sales tax which became effective October 1, 2005. The State of Missouri receives the tax and distributes the funds monthly to the City by wire-transfer. The amount collected varies due to fluctuations in sales. The historical revenue trend for the half cent sales tax for the Parks Fund is shown below: 4,664,580 4,877,931 5,260,753 5,356,330 5,500,311 5,545,522 5,588,474 5,952,128 $2,000,000 $2,500,000 $3,000,000 $3,500,000 $4,000,000 $4,500,000 $5,000,000 $5,500,000 $6,000,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year CIT Fund Sales Tax Financial Trend Actual Projected 21 Expenditure Summary and Assumptions Staff has, and continues to, review savings, mostly impacting the General Fund. Some of the costs are one- time cost-savings, others are recurring cost savings. Some of the cost-savings initiatives considered/implemented include the following: 1. Fuel savings: There was a savings in fuel costs due to the lower overall fuel prices. This is a one time savings. 2. Transit: Continue to focus on ways to reduce, at least to some degree, the General Fund subsidy to the Public Works Transit Division. 3. Airport: Continue to focus on ways to reduce, at least to some degree, the General Fund subsidy to the Public Works Airport Division. This list is not an all-inclusive one. The effort to identify operational savings is ongoing. The City utilizes the same set of expenditure assumptions for all of its funds. Personnel costs are budgeted at the position level and included a 2% across the board salary/wage adjustment for all full-time employees and all part-time with benefits employees. Contracts and commodities are budgeted at known values. Finally, capital items are budgeted at projected costs. NEW PERSONNEL AND PROGRAMS At the end of FY21, the City of Jefferson had 437 full-time positions. The City Council approved funding for 437 full-time positions in the FY22 budget. New Personnel No new full-time positions were approved in the FY22 budget. New Programs No new significant programs were introduced or approved in the FY22 budget. 4,662,755 4,874,018 5,259,477 5,358,988 5,492,397 5,554,002 5,587,012 5,952,216 5,778,300 6,006,745 6,126,880 6,249,417 6,374,406 6,501,894 $4,400,000 $4,900,000 $5,400,000 $5,900,000 $6,400,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Dollar AmountFiscal Year Parks Fund Sales Tax Financial Trend Actual Projected 22 CAPITAL IMPROVEMENT EXPENDITURES The Capital Improvement Tax Funds are used to account for significant non-routine capital expenditures. The FY22 budget includes $2,500,000 of Capital Improvement Tax Funds allocated for significant non-routine capital expenditures. The current sales tax sunsets on March 31, 2022. The eighth iteration of the Capital Improvement Tax was on the August 3, 2021 ballot for voter approval. It received a majority vote of the Jefferson City voters and will be in effect beginning April 1, 2022 and will sunset on March 31, 2027. Staff is estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts. This new sales tax was not included in the FY22 adopted budget. Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding requirements for approved projects. Once the timing of the funding requirements has been determined and once FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval. For the financial trend below, the information is presented as if the budget amendment has already been approved. The adopted budget for Capital Improvement Tax Funds includes $600,000 for ongoing street resurfacing that will be completed as identified in the City’s Street Resurfacing Plan; $483,751 for the purchase of marked police vehicles; $362,500 for Parks Facilities Rehab; $200,000 for the debt financing payments to purchase a new fleet of fire apparatus; as well as several other capital improvement projects. The City strives to maintain all purchased assets and continue their life span for as long as possible to reduce capital expenditures. The City maintains a replacement plan for all City assets and the plan, along with a physical evaluation of the equipment, was used in the creation of the budget for FY22 and the Five-Year Forecast Fund Balance Schedules. The Five-Year Capital Replacement Forecast does reveal that in the future the City will be required to make substantial vehicle and equipment purchases to continue to provide acceptable services to the residents of the City. The Department of Public Works monitors and analyzes the inventory and condition rating of the City’s infrastructure. The Department of Public Works uses this analysis to establish priorities during development of the Capital Replacement Plan. FUTURE BUDGET TRENDS While the FY22 budget is able to continue current service levels, future budget trends offer a mix of positive and new challenges. A review of the Capital Replacement Plan shows the City has been operating with aging equipment and buildings that are in need of maintenance. These maintenance costs will result in major capital expenditures and will be an on-going challenge for the City. The City realizes that in order to provide quality service to the residents of the City and guests, the City will need to remain competitive in the labor market. The FY22 budget includes a 3% across the board salary/wage adjustment for all full-time employees and all part-time with benefits employees. In the General Fund, the City is able to balance current revenues with increasing service demand. However, the City realizes we need to explore how to grow revenues and effectively reduce operational costs required to continue supporting the level of services the residents expect. The City works closely with the Jefferson 23 City Chamber of Commerce on economic development issues, and the City offers tax incentives to attract new business to the City. The City plans to examine operational costs and the level of services the residents expect. The City plans to accomplish this by discussing and determining what level of service the residents want to receive and determine the level of revenue that will be needed to do so. The City realizes it needs to look at each service provided and the intended outcome of providing that service, which includes how much the service costs, as well as the success of the service provided. FUND HIGHLIGHTS General Fund The General Fund is the main operating fund of the City. An increase in total General Fund revenues is budgeted for FY22. Based on the FY21 adopted budget and the FY22 adopted budget, the projected unrestricted General Fund fund balance reserve at the end of FY22 is 18.34% of originally adopted General Fund expenditures. This unrestricted fund balance is above the minimum of 17% adopted by the City Council in the Financial Policy Guidelines. The adopted Financial Policy Guidelines also state that the reserves shall only be used when approved by formal City Council action. Enterprise Funds The City has four Enterprise Funds that provide services to the City. They are the Airport Division, Parking Division, Transit Division, and Wastewater Division Funds. All four are managed by the Director of the Department of Public Works. The Parking and Wastewater Division Funds are both financially self-supporting. The fund balances are healthy with no expected changes that would significantly affect the fund balances for either fund this fiscal year. The Airport and Transit Division Funds are both currently subsidized by the General Fund. The City continues to manage the services provided by the Airport and Transit Division in an effort to minimize the subsidy from the General Fund. Special Revenue Funds The largest Special Revenue Fund is the Department of Parks, Recreation, and Forestry Park Fund. The dollar amounts for the remaining Special Revenue Funds: JC Veterans Plaza Trust, Police Training, Lodging Tax, City Hall Art Trust, USS Jefferson City Submarine Trust, and Woodland Cemetery Trust Funds, are immaterial in dollar amounts. For the Department of Parks, Recreation and Forestry Park Fund, revenue for the prior 3-5 year period is considered when making future revenue projections. Weather conditions, which have a huge impact on revenue, in addition to participation and attendance trends are also taken into account. AWARDS AND ACKNOWLEDGEMENTS The Government Finance Officers Association of the United States and Canada (GFOA) awarded a Certificate of Achievement for Excellence in Financial Reporting to the City of Jefferson for its annual comprehensive financial report (ACFR) for the fiscal year ended October 31, 2019. The Certificate of Achievement is a prestigious national award recognizing conformance with the highest standards for preparation of a state and local government financial report. In order to be awarded a Certificate of Achievement, the City must publish an easily readable and efficiently organized ACFR whose contents conform to program standards. The ACFR 24 must satisfy both generally accepted accounting principles and applicable legal requirements. This is the 24th year (1996-2019) that the City of Jefferson has received the award. The ACFR for the fiscal year ended October 31, 2020 has been submitted to the GFOA and we are currently awaiting their response. The Government Finance Officers Association of the United States and Canada (GFOA) presented an Award for Outstanding Achievement in Popular Annual Financial Reporting (PAFR) to the City of Jefferson for the fiscal year ended October 31, 2019. The Award for Outstanding Achievement in Popular Annual Financial Reporting is a prestigious national award recognizing conformance with the highest standards for preparation of state and local government popular reports. In order to receive the award, the City had to publish a report whose contents conformed to program standards of creativity, presentation, understandability and reader appeal. This is the 6th year (2014-2019) that the City of Jefferson has received the award. The PAFR for the fiscal year ended October 31, 2020 has been submitted to the GFOA and we are currently awaiting their response. The Government Finance Officers Association of the United States and Canada (GFOA) awarded a Distinguished Budget Presentation Award to the City of Jefferson for its Fiscal Year 2021 budget. In order to receive the award, the City had to satisfy nationally recognized guidelines for effective budget presentation. These guidelines are designed to assess how well an entity’s budget serves as: a policy document, a financial plan, an operations guide and a communications device. Budget documents must be rated “proficient” in all four categories to receive the award. This is the 7th year (2015-2021) that the City of Jefferson has received the award. Let me close by thanking the City Council, the City Administrator, the Department Directors and staff for all of their hard work on next year’s budget. I am extremely grateful for the continued hard work of City employees as they strive to provide quality programs and services to the community. Sincerely, Carrie Tergin, Mayor 25 PRESENTED TO City of Jefferson City Missouri For the Fiscal Year Beginning November 01, 2020 Executive Director GOVERNMENT FINANCE OFFICERS ASSOCIATION Distinguished Budget Presentation Award 26 CITY OF JEFFERSON, MISSOURI  STRATEGIC PLANNING  2021 – 2026  The City utilizes the framework and structural support of the City’s mission statement as well as the City goals  to develop the annual budget.      Throughout the year, the City has formulated strategies and priorities through decisions adopted at City  Council and Department Director Staff meetings.  These decisions provide the foundation on which  recommended goals and priorities for the next budget year are determined.  Staff presents to the City Council  a list of budget discussion items such as service levels for the City Departments, revenue trends, any additional  expenditures and the budget calendar.  Setting budget priorities for the City is one of the most important  responsibilities of the City Council and City Department Directors; these goals and directives set the tone for  its development.  In this phase, the City Council and Staff has the opportunity to reassess goals and objectives  in order to provide direction to the resource allocation and budgetary decision‐making process.     MISSION STATEMENT    The mission of the City of Jefferson is to provide effective leadership and stewardship, enhance the present  and future quality of life, promote the health, safety and welfare of the community, and efficiently deliver  essential and desired services with resolute spirit and absolute integrity.     CORE VALUES     Customer Service:  We exist to provide the best possible service to all customers.    Communication:  We listen to our customers and respond with clear, compassionate, and timely  communication.   Continuous Improvement:  We value continuous improvement through planning, learning, and  innovative practices.    Integrity:  We expect our employees to be ethical, honest, and responsible.  Our customers deserve  nothing less.   Teamwork:  We achieve results through valuing diversity and partnerships within our own organization  and the community. Each person’s contribution is critical to our progress.   Stewardship:  We develop and empower our employees to serve the community to the best of their  ability.  We are responsible with the resources the community entrusts to us.     CORE COMPETENCIES     Supporting quality of life through full City services.   Community stewardship.   Consensus‐building.   Innovation.      27 MOVING FORWARD: Our Seven Strategic Priorities    Quality of Life    Goal:  Adopt innovative ways to engage all customers and improve services based on community values,  priorities, and expectations.     Strategic Objectives:     Improve customer satisfaction with City services.   Incorporate technologies and resources to serve customers when, where, and how it is convenient for  those customers.     What We Have Done:     As surveyed, overall satisfaction with the performance received internally between the City’s  departments has been rated “good” or above.  This reflects the emphasis the City places on improving  and providing customer satisfaction while contributing to the quality of life for the residents of the  City. The result of these surveys supports the City’s Departments performance measures.     Developed a City website with the intention of making the website more user friendly, interactive, and  appealing.  One of the features available to make the website more user friendly is the “How Do I?”   option on the tool bar.  Instead of developing the website based on the City’s organization chart, the  website was developed from the citizen’s perspective by topic of about what the citizen could be  inquiring. The website also includes a customer satisfaction survey.  The survey captures the date the  services were provided, the service provided, the employee and/or department that assisted, and  questions relating to the service provided. Survey results are reviewed and disseminated to the  appropriate Departments Director by the City Administrator’s Administrative Assistant.    The City has approximately 23 citizen staffed boards, commissions, and committees and six “Standing  Committees” of the Council.  The boards, commissions, and committees established cover a wide  variety of function areas within the City, including but not limited to, the following: airport, animal  shelter, cultural arts, environmental quality, historic preservation, housing, transit, stormwater quality,  finance, budgeting, and public safety. The personal investment of the volunteers staffing the boards,  commissions, and committees and the City Council members serving on the six “Standing Committees”   benefits all residents of the City giving all  residents  an avenue to make known their  values, priorities,  and expectations.   The City currently has a Lincoln University student liaison to attend City Council meetings.  Lincoln  University is a vital part of the community; this liaison between Lincoln University and the City Council  provides the opportunity for input to the City Council from the University’s student body while  providing an avenue for keeping the student body current with the opportunities the City offers.     In April 2017, the City of Jefferson was recognized by the League of American Bicyclists as a Bronze  Level Bicycle Friendly Business for its continued efforts to encourage and enable bicycling for  employees and the community.    In 2020 and 2021, the City ranked in the top third of capital cities to live in based on the annual ranking  by SmartAsset.  Both years the City ranked at No. 15.  SmartAsset, which provides financial advice and  education through its websites, ranks the best state capitals to live based on three categories:   employment and education, affordability, and livability.       28 What We Are Seeing:    The City’s expectation to contribute to quality of life for the residents and visitors of the City is high in all areas  that are measured, such as knowledge, politeness, and timely response. However, the response to an inquiry a  citizen may receive may not be the response the citizen was expecting or wanted to receive which may affect  how the resident may view the quality of service provided.      What Do We See In The Future:    The City is going to continue to set the City’s customer satisfaction goals high.  Fully engaged employees who  care about the quality of their work will contribute to a rating of “good” or above.  Supporting employee  development will promote that each citizen is respected and well‐served.     Economic Development    Goal:  Support and further stimulate our economy.    Strategic Objectives:      Work cooperatively with other partners, such as the Chamber of Commerce, to encourage economic  development within the City.    Meet the needs of existing visitors and increase tourism by attracting new visitors.    Support the importance of attracting and supporting businesses that export products or services  outside of the City of Jefferson.    Recruit businesses to the City of Jefferson.   Support existing businesses to maintain and/or expand local operations.    Identify business development opportunities that emphasize sustainability.   Promote economic growth in arts and entertainment.   Support and promote historic preservation.     What We Have Done:     The City promotes events that attract visitors, which is projected to increase hotel gross receipts.     The City continues to contract with the Jefferson City Chamber of Commerce with the intent to  encourage economic development within the City.    The City of Jefferson Department of Parks, Recreation, and Forestry opened the Capital Region MU  Health Care Amphitheater in May 2021 at Ellis‐Porter Riverside Park as Jefferson City’s premier  outdoor music venue.  The redesigned open‐air space features a modern stage and backdrop, stadium  seating for 500 people up close, and room for over 2,000 visitors in the terrace and open lawn area.   Several events have been held since the opening in May including a July 2nd concert by country music  artist Chris Janson.   A redevelopment plan for the former St. Mary’s Hospital site was previously approved.  This project  was granted redevelopment incentives in the form of tax increment financing and a community  improvement district.  The redevelopment plan envisioned a commercial redevelopment of the  property with a Courtyard by Marriott hotel along with retail and restaurant buildings.  Construction on  a Courtyard by Marriott hotel has been completed.  The opening date was December 10, 2020.  Total  investment was estimated at $30 to $44 million dollars.    29 What We Are Seeing:    The economic outlook for the City is generally positive.  Sales tax collections continue to improve.  Additionally  some new businesses have opened or will be opening very soon.    What Do We See In The Future:    We want to add new jobs, and prefer jobs that pay living wages.  We prefer to support a community where  everyone cannot only live, but thrive.     Financial Health    Goal:  Ensure fiscal stability of the City by ensuring quality municipal services and operations are provided  efficiently and are financially sustainable.     Strategic Objectives:      Control the health care cost for the employees while still providing affordable health care.   Balance the budget without the use of fund balance.   Provide competitive wages, salaries, and benefits in order to attract and retain excellent employees.   Develop a business approach to reduce use of subsidies.    What We Have Done:     The City’s Financial Policies require an unreserved, undesignated General Fund balance at a minimum  of 17% of expenditures as originally adopted for the General Fund budget.  The current General Fund  balance reserve estimate for FY22 year end is expected to be above the minimum of 17%.  The General  Fund five year forecasting model does not report the fund balance dipping below the established 17%  until FY23.  However, the expectation is that funds that remain unexpended by City Departments at the  end of each fiscal year will prevent the fund balance from dipping below the established 17% during  the five years included in the forecast.    The Administrative Chargeback calculation is an internal billing to Departments and Divisions that are  supported by user fees.  The chargeback has been included in the FY22 budget to charge for services  provided by the General Fund administrative departments in an effort to ensure the Departments and  Divisions supported by user fees are contributing toward the overall cost of operating the City and to  illustrate what it actually costs to operate each of these Departments and Divisions.     The seventh iteration of the Capital Improvement Tax took effect beginning April 1, 2017 and will  sunset on March 31, 2022.  The eighth iteration will be effective April 1, 2022 and will sunset on March  31, 2027.  Staff is estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts.     During FY17, the City implemented recommendations from the Compensation and Classification Study  that was completed.  Every budget year since the implementation has included budgeted pay  adjustments for full‐time and part‐time with benefits staff.    What We Are Seeing:    The City of Jefferson’s long history of efficient cost management continues to assure that funds are available  to meet citizen needs.  The General Fund spending growth is in line with revenue growth while avoiding  30 subsidies from the fund balance.  The General Fund supports traditional services that citizens expect from  local government, such as police, fire and health protection, street maintenance and basic City administration.      What Do We See In The Future:    Maintaining the trust of the citizens of the City is critical if the City is to stay financially solvent while  continuing to ensure the quality of life of the citizens.  Revenues generated through approved ballot issues  and any increased taxes will be spent to keep the promises made to the voters who approved the ballot issues  or residents affected by any increased tax.   The City is committed to maintaining a responsible fund balance  for emergencies; stretching and saving tax dollars, whenever possible; supporting City employees and retirees;  and keeping the City’s financial house clean and ethical.     Growth Management  Goal:  Plan for growth to ensure there are resources to promote the preservation and development of the  City’s core commercial areas, and diverse housing stock, including affordable housing, for all income levels  throughout the City.  This includes addressing issues associated with infill development, adaptive reuse, and  abandoned/vacant buildings.    Strategic Objectives:    Ensure plans guiding growth are up to date and effective.   Be prepared for the fiscal impacts of the physical growth of the City.    What We Have Done:   Annually the City receives Community Development Block Grant (CDBG) funds targeted to projects that  benefit low‐to‐moderate income individuals and neighborhoods, to address an urgent threat or need,  or to remove slum and blight. An annual open house invites people to provide input by using  interactive maps and posters. The public’s suggestions on how to utilize these federal funds have been  key to developing action plans and projects that address community priorities. The City uses multiple  funding sources to assist low‐to‐moderate income households and neighborhoods. For example, CDBG  funds assist low‐to moderate income households with home repairs to correct code deficiencies due to  emergency conditions, improve energy efficiency, down payment assistance, and public infrastructure  projects.   The City supports the preservation of the City’s older neighborhoods and districts, through several  locally‐funded incentive programs, including a residential tax reimbursement program, a commercial  façade improvement program, and a rental façade improvement program that promotes and fosters  investment and revitalization in the City’s core.    Historic Preservation Fund grants were received for three projects: (1) Resurvey of the Historic East, (2)  Survey of the Lower Jefferson Subdivision along W. Main, and (3) a Historic Context for developmental  history.   The City received the Paul Bruhn Revitalization grant for $675,000. This will allow the City to provide  subgrants to property owners to restore the façade of the building. Eligible property owners were  identified as “red” or “yellow” within the structural survey and own properties within the Missouri  State Capitol Historic District and the Old Munichberg Commercial District.    The City Council created the Historic Preservation Code Revision Committee to review the existing  code and make updated recommendations.  31  The City received a $1.5 million grant from the Economic Development Administration for  infrastructure projects needed to support hotel and conference center development at the Missouri  State Penitentiary.    The City tracks vacant and abandoned buildings and has reduced the number of buildings meeting the  definition of “abandoned” during the years of implementation. Coaching property owners and  continuous tracking has produced modestly successful results as individual buildings continue to be  sold, rehabilitated, reoccupied, or demolished. Twenty‐three properties were removed in 2021 from  the abandoned property registration, with seven new being added.  This brings the current total to 62  properties, down from 126 properties in 2016 and 77 in 2020.   The Planning Division completed the new Comprehensive Plan adopted by the Planning and Zoning  Commission in June of 2020.  Planning Division Staff are now proceeding with implementing zoning  code and zoning map recommendations contained within the plan.   Planning Division staff has continued implementing recommendations of The Historic Southside / Old  Munichburg District and Neighborhood Plan, an adopted component of the Comprehensive Plan.  As a  direct result of the tornado event of May 22, 2019, the Jefferson City School District has acquired a  significant number of properties within the Southside Neighborhood, demolished the structures to  clear the site, and has proceeded with the redevelopment of the area as an athletic complex  supporting the adjacent High School.    The City of Jefferson continues to provide restoration efforts in protecting Woodland and Old City  Cemetery historical grounds.  After being placed on the National Registry of Historical Places by the  United States Department of Interior, the citizen‐based City of Jefferson Cemetery Resources Board  continues to provide restoration efforts in preserving the history of these cemeteries.  Research and  community support this past year has provided veteran gravestones for those soldiers of the United  States Colored Infantry who were an integral part in starting what is now Lincoln University in Jefferson  City.   The Environmental Health Division continues to work with and support food establishments in their  recovery after the slow down due to the Covid‐19 Virus.  Staff is working with entrepreneurs in  inspecting and permitting new food service businesses in Jefferson City.     Building Division has streamlined the permitting process for basic permits, allowing for more  coordination on redevelopment projects and giving existing staff more flexibility to adapt to growth in  the City.    What We Are Seeing:   An increase in the mobile food unit industry has sparked a growth in Jefferson City from entrepreneurs  finding alternative ways to increase business activities in the food service industry.  The  division permitted 30 mobile food unit businesses in Jefferson City in 2021.  This is a 66% increase in  this type of business from 2020.    What Do We See In The Future:   An increase in entrepreneurship from individuals wanting to get a start in the food service industry by  starting a  mobile food business with future plans to expand to a brick and mortar business.  The  Environmental Health Division supports these activities with educating and permitting these types of  food establishments to ensure their success in Jefferson City.   Neighborhood Services and Building Divisions are undertaking the implementation of new permitting  and inspection software to foster better communication and coordination, both internally and  32 externally.  In addition, the new system is adaptable to meet the changing needs of programs that are  involved in redevelopment projects.   Greater collaboration with the community partners in order to drive economic interests.     Health, Safety, and Well‐Being  Goal:  Create an inclusive, thriving, livable community that promotes health, safety, and well‐being.  Strategic Objectives:   Strive to promote, enhance and maintain a safe environment.   Create an environment that encourages a healthy community.   Increase investment and participation in cultural and recreational activities.    What We Have Done:   Staff are continuing the community educational effort for the administration of building codes.  The  recent hail storm and tornado events damaged structures by varying degrees.  The building code helps  mitigate future reoccurrence of structure failures by building back with stronger materials and  methods.  We are also working to inform contractors and property owners of inspection procedures,  including issuing certificates of occupancy.  Owners are now requesting certificates of occupancy more  often to ensure that construction was inspected and conforms to the building code.     Staff is serving as ex‐officio members on the Historic Southside/Old Munichburg Community  Development Corporation (CDC).  A CDC is a nonprofit, community‐based organization focused on  revitalization, services, and engaging in other activities promoting and supporting community  development. The mission of the CDC is to develop strategies and secure resources to preserve and  improve the Southside community.  The vision of the Historic Southside/Old Munichburg District is to  have a healthy, vibrant, diverse community positioned for long‐term and stability.  The identified goals  are (1) Two‐way Monroe Street, (2) Wears Creek Plan, (3) Bicycle/Pedestrian Plan, (4) Housing  Recovery, and (5) Community Space/Incubator.   As of September 29, 2021, staff has investigated 6,964 code enforcement activities.  Approximately  97.55% of the activities were resolved voluntarily before abatement, summons, or hearing.  The top  three code violations are tall weeds and accumulation of brush; abandoned building complaints and  activities; and accumulation of trash violations.  In addition, Property Maintenance has exceeded  FY2020 code enforcement activities of 5,605 for the same time frame.   In FY 2021, staff began street‐by‐street reviews and exterior rental property inspections.  This process  allows staff to travel every street in the City three times a year and inspect all neighborhoods  proactively for violations.   In FY 2021, the staff has issued dangerous building declarations for 35 properties for violations of the  City’s Dangerous Building Code Sec. 8‐80 through Sec. 8‐99, bringing the total dangerous building  count to 47 properties.  Of these, ten are being demolished using general revenue budgeted  demolition funds. Nine demolitions have been owner‐initiated or repaired, leaving 16 awaiting funding  for demolition and 12 in some stage of the administrative hearing process.    The Environmental Health Division continues to work with Federal, State, and Local Health Agencies to  distribute educational information regarding best practices in the containment of the changing Covid‐ 19 Virus.     The Community Development Block Grant (CDBG) provides roughly $300,000/per year to improve  neighborhoods designated as low‐moderate income. In FY 2021 the City:  33 o Provided 25 forgivable loans for $5,000 down payment incentives. This program promotes  home ownership;  o Assisted three low‐income homeowners on emergency home repairs; and  o Demolished four dangerous buildings and coordinated lot redevelopment for nonprofits   The City received CDBG CARES Act funding of $413,435 to prepare, prevent, and respond to the  coronavirus pandemic. Through a public engagement process, childcare and childcare facilities were  identified as an unmet need. As a result, the City created a program for childcare facilities to apply for  up to $50,000 to support childcare service providers.    The City has partnered with the Department of Natural Resources to ensure properties and vacant lots  are safe for redevelopment through the Brownfields program. In addition, the City requested sampling  to be conducted at the Missouri State Penitentiary redevelopment site and 601, 605, 701, and 711  Mulberry Street (proposed community garden).   City staff participated in an Environmental Protection Agency Local Foods, Local Places community  grant. This technical assistance opportunity provided guidance on addressing food deserts and healthy  lifestyles.    What We Are Seeing:     Continued support from Federal, State, Local Health Agencies and the public in adapting and  understanding the current pandemic disease for further control.   Continuing broad support for parks, the arts, health and human service programs, and attention to  neighborhoods keep attracting people looking for a City that aims to provide a good quality of life for  the residents.      What Do We See In The Future:   Further collaboration with government agencies and local health care facilities in the best practices to  move forward in protecting the public health in schools, health care facilities, homes, and businesses in  Jefferson City.   Continuing review and adoption of recently published editions of the model building codes.  Adopting  current editions of the model building codes ensures local standards include improved or more cost‐ effective methodologies or technologies, as code updates reflect the latest in building science  research, field experience, performance assessments following catastrophic events, and changes in  societal or community expectations.   Increased opportunity for public/private partnerships.   Implementation of new technologies to make the building permitting and inspection process more  efficient and effective.  Online submittal of applications and documents, coupled with the ability to  view the status of submittals, should save both public and private dollars and increase accountability.   Additionally, the ability to document site visits and inspections from mobile devices reduces redundant  workloads, allowing staff to focus more on where they are needed.    Infrastructure    Goal:  Increase opportunities for existing infrastructure funding and ensure that as the City grows there are  resources to meet infrastructure demands such as roads/streets; efficient and adequate collection, treatment,  and disposal of sewage in compliance with appropriate regulations and standards; continue to develop an  effective multimodal transportation system which optimizes safety, convenience, cost effectiveness, and  pollution reduction; and continue to develop and maintain a Parks and Recreation System that will provide a  34 diverse range of active and passive recreational opportunities and facilities to meet the needs of the present  and future residents of the City.      Strategic Objectives:     Provide sufficient funding to maintain and improve City infrastructure.   Utilize new and innovative best practices for future and existing infrastructure.   Improve the communication of infrastructure needs to the customers.     What We Have Done:     The current sales tax, which sunsets March 31, 2022, allots $25 million to capital improvements  throughout the City.  An annual allocation of $1,200,000 is designated for street resurfacing needs. A  total of $500,00 is allocated to the sidewalk category to be utilized for sidewalk repair and sidewalk  extensions.  The newest sales tax iteration, which will be effective April 1, 2022 and will sunset March  31, 2027, allots $28 million to capital improvements throughout the City.  An annual allocation of  $1,380,000 is designated for street resurfacing needs.  A total of $600,000 is allocated to the sidewalk  category to be utilized for sidewalk repair and sidewal extensions.  In addition to fully funding sidewalk  projects, the City utilizes the tax dollars to match grant opportunities to further stretch the sidewalk  construction allotment to its fullest potential.  This approach supports the Public Works Street  Division’s goal of developing and maintaining a multi‐year surface treatment program.    The FY22 budget includes funds to be used for ongoing infrastructure/facility needs.  When this  account was added to the budget in FY17, the amount requested in the budget was based on a Capital  Replacement Plan developed by the City that determines an annual amount to be set aside for future  replacements of roofs, HVACs and generators for all City infrastructure.  In FY20, and in more recent  years, the amount funded in the budget has not been at the level required by the Capital Replacement  Plan based on budgeting constraints.  However it is important to note that if budgeted funds are not  utilized in the year budgeted, they will be reappropriated for use in subsequent years.  The FY22  budget includes $10,075 for this purpose and there are some remaining funds from previous  allocations that can be utilized.    What We Are Seeing:     As long as funding is available, all City facilities and programs that are scheduled to comply with  accessibility requirements will go forward.   Residents are satisfied with the maintenance of major streets.    Citizens continue to be highly satisfied with the sewer service and support bond issues to keep  networks reliable and up‐to‐date.     What Do We See In The Future:    The goal of the City is to continue to maintain the existing infrastructure in a safe, efficient and cost effective  manner, while looking for opportunities to increase critical infrastructure and other capital improvement  funding.           35 Workforce     Goal:  Create an environment that supports engaged, high performing employees; enables the City to recruit,  retain and compete for talent; and ensures retention of institutional knowledge.     Strategic Objectives:     Maintain a total compensation system that is internally equitable and externally competitive.   Cultivate a learning culture to improve employee job performance, capacity, and leadership skills.   Seek innovative ways to recognize high performing employees, improve employee satisfaction, and  strengthen employee engagement.    Review and monitor staffing levels to ensure efficient use of resources.     What We Have Done:     In order to stay competitive with our Employee Benefits portfolio, in FY18 the City implemented a  Floating Holiday for employees.  All employees with benefits received a floating holiday which could be  used during the fiscal year.   The City continues to recognize the City’s employees monetarily.  In past years, the City Council  normally approved an annual salary increase.  The FY22 budget includes a 3% across the board  salary/wage adjustment for all full‐time employees and all part‐time with benefit employees.     The Employee Involvement Committee continues to give employees another avenue to be involved in  the organization and is tasked with promoting and holding fun activities for employees and their  families.  This committee complements the previously established Health Insurance Advisory  Committee,  the Deferred Compensation Committee, and the Classification and Compensation  Committee.   The City continues to produce a monthly employee newsletter.  An individual or group of employees is  highlighted and recognized each month.    What We Are Seeing:    For the Departments to continue a “good” or above survey result, the Department Directors agree that it is of  critical importance to hire, train, mentor, support, and ultimately retain qualified City employees.  Inside City  government, we see employees highly motivated by public service.    What Do We See In The Future:    The goal of the City is to continue offering meaningful work with better pay and reaffirm the City’s role in  improving the quality of life for the residents of the City.  The City is committed to helping all generations in  the City’s workforce (ranging from teen‐aged to 70+) find satisfaction in their jobs.      PERFORMANCE MEASURES    To ensure the seven strategic priorities referenced above are accomplished, the City Council has identified the  overall purpose of the City is to sustain the "quality of life" in the City as desired by the community.  Workload/service level indicators are information upon which the efficiency measures are calculated. The  efficiency measures are also used to provide an indication of the accomplishment on the identified outcome  measures for each Department. The outcome measures are intentionally written to be broad statements of  36 accomplishment, while the individual departments have more numerous and more specific performance  measures identified at the departmental level. Outcome based performance statements are intended to focus  on the quality of life factors which include:    1. Providing for a safe community.  2. Continuing to enhance the environmental stewardship of the community.  3. Improving the aesthetics of the City, while preserving the historical heritage of the community.  4. Provide recreational and cultural enrichment activities in the community.  5. Provide for an easily traveled and connected City.  6. Provide for the retention and creation of economic development and employment opportunities  within the City.     Guiding Documents  There are numerous plans/studies on which the City relies in developing the budget; the more significant of  those plans include the following:  2013 – 2035 Metropolitan Transportation Plan (MTP) For the Jefferson City, Missouri Urbanized Area ‐ This  Plan presents transportation priorities for the Capital Area metropolitan planning area.  Included in the MTP  are specific plans pertaining to the growth and development of the metropolitan region that support the  goals, objectives, and policies set out in the MTP.     Jefferson City Comprehensive Plan ‐ This Plan guides land use and development decisions within the  corporate boundaries of the City of Jefferson.   Central East Side Neighborhood Plan ‐ This Plan provides the context for development and redevelopment  decisions within the area influenced by the former Missouri State Penitentiary and its development.   Southside Redevelopment Plan – Capital Region Medical Center engaged a planning consultant in 2016 to  contribute to the development of a long term vision and plan for the Historic Southside/Old Munichburg  neighborhood of the City of Jefferson.  Wastewater Collection Master Plan (2000) ‐ This plan is a condition assessment and inventory of the  wastewater collection system. This plan provides guidance for rehabilitation of the City’s sewer system.   Capital Replacement Plan ‐ This plan itemizes and tracks the City’s capital needs (vehicles, equipment, and  buildings) and is utilized to evaluate, plan, and budget for the replacement of the City’s capital needs.     Additional Information    The City of Jefferson is an entitlement community for the receipt of federal funds from the Department of  Housing and Urban Development.  Funding priorities are outlined in a five‐year consolidated plan, City of  Jefferson Community Development Block Grant Program, 2019‐2023 Consolidated Plan.     The Department of Parks, Recreation, and Forestry is governed by a Commission of nine members.  The  Commission shall make and adopt such bylaws, rules and regulations for their guidance and for the operation  of the parks.  The Commission shall have the exclusive control of the expenditures of all money collected for  and deposited to, or appropriated to the credit of the Park Fund and of the supervision, improvement, care  and custody of the parks.  The Commission may purchase or otherwise secure ground to be used for parks,  and may appoint a suitable director and the assistants necessary to take care of the parks and fix their  37 compensation, and may remove appointees.  After the Commission’s approval, the Department’s staff  presents the budget to the City Council for adoption.   38               SECTION 3: Budget Overview      39 Budget Overview    Overview    The FY22 Adopted Budget presents a balanced budget with estimated spending of $65,196,823.   Each budget  has a specific purpose and is organized to help designate resources to activities.     The General Fund includes budgets for twelve departments and offices that provide critical services to the  residents, such as police and fire protection, street maintenance, planning codes, court, and general  administration of the City.         The budgets for the Special Revenue Funds are used to account for the proceeds of specific revenue sources  requiring separate accounting. The City’s largest Special Revenue Fund is the Park Fund for the Department of  Parks, Recreation, and Forestry.     The budgets for the Enterprise Funds are used to account for services provided to the general public and are  financed primarily by a charge for the use of the service.  The City operates four Enterprise Funds. All four are  divisions of the Department of Public Works:  Airport, Parking, Transit, and Wastewater.     The Capital Improvement Tax Funds are funded with sales tax revenue and are allocated for infrastructure  improvements.           Fund Structure (based on last audited financial statements of FY20)  Fiduciary Fund Types Major Funds General Special Revenue Capital Projects Enterprise Internal Service Trust/Agency General Parks, Recreation & Forestry Capital Improv. Tax Transit WasteWater Non‐Major Funds General Special Revenue Capital Projects Enterprise Internal Service Trust/Agency Police Training Airport Workers Comp. Trust Tax Increment Financing Lodging Tax Parking Self‐Funded Health Ins. JC Veterans Plaza City Hall Art Trust USS Jefferson City Submarine Trust Woodland Cemetery Trust Non‐Major Funds Non‐Major Funds Governmental Fund Types Major Funds Proprietary Fund Types Major Funds     The City budget is divided into funds which fall into one of three major categories: Governmental, Proprietary,  and Fiduciary Fund Types.            40 Budget Overview    Governmental Fund Types    Governmental Funds are used to account for governmental activities focusing on near‐term inflows and  outflows of spendable resources, as well as balances of spendable resources available at the end of the City’s  fiscal year.      Major Governmental Funds include: General Fund, Parks Fund (a special revenue fund), and the Capital  Improvement Tax Funds.    Non‐major Governmental Funds include: Police Training, Lodging Tax, JC Veterans Plaza Trust, City Hall Art  Trust, USS Jefferson City Submarine Trust, and Woodland Cemetery Trust.    Proprietary Fund Types    The City maintains two types of Proprietary Funds; Enterprise and Internal Service.  The Enterprise Funds are  used to report functions presented as business‐type activities. The Internal Service Fund accounts for the Self‐ Insured Workers Compensation Fund and the Self‐Funded Health Insurance Fund.      Enterprise Funds include: Wastewater, Airport, Parking, and Transit.  The major Enterprise funds are the  Transit and Wastewater Division Funds.  The non‐major Enterprise funds are the Airport and Parking Division  Fund.     The Internal Service Funds includes the Worker’s Compensation Fund and the Self‐Funded Health Insurance  Fund, which are both considered non‐major.    Fiduciary Fund Types  Fiduciary Funds are used to account for resources held for the benefit of parties outside the government. The  Tax Increment Financing Fund is a Fiduciary Fund.  It is considered a non‐major fund.    The budgets for all funds are appropriated funds.  All funds in the audited financial statements are included in  the budget.                            41 Budget Overview         Fund Relationships    The City has twelve operating departments and one non‐operating department that are responsible for all  functions of the City.  The budget establishes appropriations for each department to support their operations  for the ensuing fiscal year.  Each department can potentially be funded out of any one or more of the different  fund categories listed earlier.     Departments General Fund Enterprise Funds Special Revenue Funds Capital Projects Funds Internal Service Funds Trust/Agency Funds Mayor & City Council Office of City Clerk Office of City Administrator Office of City Counselor Municipal Court Human Resources Department Finance and Information Technology Services Department Non‐Departmental Department Police Department Fire Department Department of Planning and Protective Services Department of Public Works Department of Parks, Recreation and Forestry FUNDS      42 Budget Overview        Changes in Fund Balances                                                  Est. Beginning Balance $ 8,068,740      $ 8,312,267      $ 76,263,360   $ 23,669       $ ‐             $ 7,787,155   $ 100,455,191   Est. Unrestricted Begin. Balance 6,845,662      8,312,267      11,336,565   23,669      ‐             7,787,155   34,305,318        Revenue $ 33,553,223   $ 11,239,717   $ 15,531,687   $ 407,227    $ ‐             $ 2,507,500   $ 63,239,354        Transfers In 26,400              ‐                       300,390           ‐                30,000   ‐                    356,790               Less: Expenditures (34,055,152)  (10,596,095)  (16,075,560)  (407,227)  (30,000)  (2,080,000)  (63,244,034)                 Transfers Out (315,389)         (1,209,900)     ‐                       ‐               ‐             (227,500)      (1,752,789)                    Debt Service ‐                       ‐                       ‐                       ‐               ‐             (200,000)      (200,000)            Est. Ending Balance $ 7,277,822      $ 7,745,989      $ 76,019,877   $ 23,669       $ ‐             $ 7,787,155   $ 98,854,512        Less: Reserves $ (973,078)          $ ‐                        $ ‐                        $ ‐                $ ‐             $ ‐                     $ (973,078)              Less: Capital Contributions ‐                       ‐                        (61,475,133)  ‐               ‐            ‐                     (61,475,133)      Less: Restricted for Pensions ‐                       ‐                        (1,043,996)     ‐               ‐            ‐                     (1,043,996)         Less: Restricted Bond Funds ‐                       ‐                        (2,407,665)     ‐               ‐            ‐                     (2,407,665)       Est. Unrestricted Fund Balance $ 6,304,744      $ 7,745,989      $ 11,093,083   $2 3,669       $ ‐             $ 7,787,155   $ 32,954,640      Fund Balance Change ‐ Amount* $ (540,918)          $ (566,278)          $ (243,482)          $ ‐                $ ‐             $ ‐                     $ (1,350,678)       Fund Balance Change ‐ Percent*‐7.90% ‐6.81% ‐2.15% 0.00% 0.00% 0.00%‐3.94% *Calculated on the Beginning and Ending Unrestricted Balances Total Special  RevenueGeneral Enterprise Internal  Service Fiduciary Capital  Improvement  Tax   A review of the Changes in Fund Balance Schedule shows the General Fund is expecting a decrease in the  unrestricted fund balance when comparing FY21 to FY22.  The major General Fund revenue sources are Sales  Tax, Franchise and Utility Tax, and Property Tax.  The major General Fund expenditure occurs in the Personnel  Services category.     The Special Revenue Fund category includes seven funds: the Parks Fund, JC Veterans Plaza Trust Fund, Police  Training Fund, Lodging Tax Fund, City Hall Art Trust Fund, USS Jefferson City Submarine Trust Fund, and  Woodland Cemetery Trust Fund.  The Parks Fund is the largest fund and does not require any direct General  Fund subsidies.  The Charges for Services and the Sales Tax allocated to the Parks Fund is sufficient revenue for  operation.  The Special Revenue Fund category is expecting a reduction in the unrestricted fund balance when  comparing FY21 to FY22.  This is due to the fact that in FY22 the Parks Fund is budgeted to utilize $546,442  from the fund balance.  Additionally, the Police Training Fund is budgeted to utilize a portion of their fund  balance in FY22.       The Enterprise Fund category includes two Divisions, the Airport and Transit Divisions, that historically are  subsidized by the General Fund. The City‘s intention is to continue to provide the services the two Divisions  offer along with efforts to provide the services in the most efficient and economical manner.  The remaining  two Divisions in the Enterprise Fund category, the Parking Division and Wastewater Division, are fiscally  sound. The Parking and Wastewater Divisions are both operating on the revenue generated by the Divisions.   The Enterprise Fund category is expecting a decrease in the unrestricted fund balance when comparing FY21  to FY22.  This is due to the fact that it is the City’s practice to use any available fund balance of subsidized  Divisions prior to the General Fund providing a subsidy.    43 Budget Overview    The City is expecting no change in unrestricted fund balance in the Internal Service Funds during FY22.  The  City’s Internal Service Fund category houses the Worker’s Compensation Trust Fund and the Self‐Funded  Health Insurance Fund.  The Worker’s Compensation Fund was implemented as a cost containment measure  in lieu of using the State of Missouri Fund or private insurance.  The City is making contributions to the  Worker’s Compensation Fund in FY22. The City will continue to evaluate the fund balance as well as the  projected needs of the fund.  If this fund drops to a negative balance, then a supplemental appropriation will  be required to return the fund to a positive balance.     The Fiduciary Fund Category includes one fund, the Tax Increment Financing Fund.  This fund is set up as a  clearing account with no expectation for the unrestricted fund balance to grow.  As a result, there is no change  in the unrestricted fund balance from FY21 to FY22.     The Capital Improvement Tax (CIT) Category is expecting no change in the unrestricted fund balance from  FY21 to FY22.  The approved expenditures are based on the estimated revenue the CIT Fund is expected to  receive from the Sales Tax revenue sources and also takes into account the expected timing for individual  projects.  Every five years the Capital Improvement Tax (CIT) sunsets and requires a new vote of the citizens in  order to continue.  The current sales tax sunsets on March 31, 2022.  The eighth iteration of the Capital  Improvement Tax was on the August 3, 2021 ballot for voter approval.  It received a majority vote of the  Jefferson City voters and will be effective April 1, 2022 and sunset on March 31, 2027.  Staff is estimating   $5,600,000 per year in sales tax receipts.  This new sales tax was not included in the FY22 adopted budget.   Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the budget,  there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding requirements  for approved projects.  Once the timing of funding requirements has been determined and once FY22 begins,  a budget amendment will be presented for Council approval that includes both revenues and expenditures for  this sales tax issuance.    A review of the percent of change in the fund balance before adjustment for reserves shows that the General  Fund is expecting the largest change in the fund balance from FY21 to FY22.                      44 Budget Overview    Combined Revenues by Type Revenue Source Sales & Other Use Taxes $12,521,475   $‐                  $2,500,000   $‐            $6,006,745      $‐         $21,028,220    Intergovernmental Taxes 2,512,000      ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐          2,512,000       Other Taxes 96,000           ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐         96,000            Franchise & Utility Tax 6,450,000      ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐          6,450,000       Lodging Tax ‐                  ‐                  ‐               ‐             1,200,000      ‐          1,200,000       Property Tax 5,709,660      ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐          5,709,660       Intergovernmental 879,463         1,705,000      ‐               ‐            ‐                  ‐          2,584,463       Charges for Services 3,000,478      12,962,494   ‐                400,000   3,367,933      ‐          19,730,905    Fees License & Permits 1,066,438      34,194           ‐               ‐            ‐                  ‐          1,100,632       Fines & Forfeitures 580,000         120,000         ‐               ‐            7,800             ‐         707,800          Contributions Donations 372,788         ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐         372,788          Other Operating Revenue 139,921         64,500           ‐               ‐            605,600         ‐         810,021          Interest Income 170,000         627,000         7,500           7,227        41,639           ‐         853,366          Other Non‐Operating Revenue 55,000           18,500           ‐               ‐            10,000           ‐         83,500            Transfer In 26,400           300,389         ‐               ‐            ‐                   30,000   356,789          Carry Over to Surplus 790,918         243,483         ‐               ‐            566,278         ‐          1,600,679       Total Revenue $34,370,541   $16,075,560   $2,507,500   $407,227   $11,805,995   $30,000   $65,196,823    TotalGeneral Enterprise Capital Improvement Tax Internal Service Special Revenue Trust &  Agency     A review of the Combined Revenue By Type Schedule for the FY22 Adopted budget reveals the operation of  the City as a whole relies heavily on Sales & Other User Taxes, Charges for Services, Franchise and Utility  Taxes, and Property Taxes.  It is important to note that the General Fund Charges for Services category  includes an internal billing to Departments and Divisions that are supported by user fees.        The schedule shows the Enterprise Funds rely heavily on Charges for Services from the services provided with  an anticipated total of $243,483 being used from the fund balances in FY22.     The schedule shows the budget for the Capital Improvement Tax Funds rely primarily on sales tax revenue.   Every five years the Capital Improvement Tax (CIT) sunsets and requires a new vote of the citizens in order to  continue.  The current sales tax sunsets on March 31, 2022.  The eighth iteration of the Capital Improvement  Tax was approved by voters on the August 3, 2021 ballot.  It will be effective April 1, 2022 and will sunset on  March 31, 2027.  Staff is estimating a $5,600,000 per year in sales tax receipts.  This new sales tax was not  included in the FY22 adopted budget.  Due to the short timeframe between the approval of the ballot  measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the  timing of necessary funding requirements for approved projects.  Once the timing of the funding requirements  has been determined and once FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval.     The Department of Parks, Recreation, and Forestry is the largest Special Revenue Department.  This  Department relies heavily on the revenue from sales tax and charges for the recreational programs/services  provided. The Parks Fund is fiscally sound.       45 Budget Overview    The Tax Increment Financing (TIF) Fund is the only fund represented under the Trust and Agency Fund  category.  The TIF Fund is a clearing account and is not expect to build a fund balance in the future.  The  revenue that is generated by the approved projects will be expended to the appropriate receiver of funds.    Combined Expenditures by Type Expenditure Type Personnel Services $ 26,916,553     $ 5,124,081       $ ‐                $ ‐             $ 5,071,257       $ ‐          $ 37,111,891     Materials & Supplies 1,916,754       835,356          ‐               ‐             1,143,205      ‐          3,895,315       Contractual Services 1,937,725      2,153,381      ‐                407,227   2,394,329      30,000   6,922,662       Utilities 979,472         496,973         ‐               ‐            618,965         ‐          2,095,410       Repairs & Maintenance 1,961,739      1,201,736      ‐               ‐            823,019         ‐          3,986,494       Other Operating Expenses 89,000           ‐                  ‐               ‐            ‐                  ‐         89,000            Capital Purchases 243,834         465,000         483,751       ‐            74,702           ‐          1,267,287       Capital Projects 10,075           ‐                   1,596,249   ‐            ‐                  ‐          1,606,324       Transfers Out 315,389         ‐                   227,500       ‐             1,209,900      ‐          1,752,789       Debt Service ‐                   5,799,033      200,000       ‐            470,618         ‐          6,469,651       Total Expenditures $ 34,370,541    $ 16,075,560    $ 2,507,500    $ 407,227    $ 11,805,995    $ 30,000    $ 65,196,823     TotalGeneral Enterprise Capital Improvement Tax Internal Service Special Revenue Trust &  Agency   A review of the Combined Expenditures By Type Schedule for the FY22 Adopted budget reveals the largest  expenditure for the City is the expenditure related to the Personnel Services category.                                                   46 Budget Overview    Review of Funds Fund Unaudited  Fund Balance  10/31/21 Add  Projected Revenues Less  Projected Expenses Projected  Fund Balance  10/31/22 Amount Percent Governmental Funds   General Fund $ 8,068,740       $ 33,579,623  $ 34,370,541    $ 7,277,822     $ (790,918)      ‐9.80%       Total Governmental Funds 8,068,740       33,579,623  34,370,541    7,277,822    (790,918)     ‐9.80% Special Revenue Funds   Parks $ 8,082,631       $ 10,026,153 $ 10,572,595   $ 7,536,189     $ (546,442)     ‐6.76%   JC Veterans Plaza Trust 61,902            1,000            1,000             61,902         ‐                     0.00%   Police Training 62,949            9,000            30,000           41,949         (21,000)        ‐33.36%   Lodging Tax 46,464            1,202,400    1,202,400     46,464         ‐                     0.00%   City Hall Art Trust 21,802            360               ‐                       22,162         360               1.65%   USS Jefferson City Submarine 14,305            240               ‐                       14,545         240               1.68%   Woodland Cemetery 22,214            564               ‐                       22,778         564               2.54%      Total Special Revenue Funds 8,312,267      11,239,717 11,805,995   7,745,989    (566,278)     ‐6.81% Enterprise Funds   Airport Fund $ 9,047,226       $ 292,817        $ 381,147         $ 8,958,896     $ (88,330)        ‐0.98%   Parking Fund 7,657,874      1,172,100    925,883        7,904,091    246,217      3.22%   Transit Fund 1,634,079      2,106,765    2,700,286     1,040,558    (593,521)      ‐36.32%   Wastewater Fund 57,924,181    12,260,395 12,068,244   58,116,332 192,151      0.33%      Total Enterprise Funds 76,263,360    15,832,077 16,075,560   76,019,877 (243,483)     ‐0.32% Internal Service Fund   Workers Compensation $ (70,740)           $ 407,227        $ 407,227         $ (70,740)         $‐                     0.00%   Self Funded Health Insurance $ 94,409             $‐                      $‐                       $ 94,409          $‐                     0.00%      Total Interrnal Service Fund 23,669            407,227       407,227        23,669         ‐                     0.00% Agency Fund   TIF Redevelopment $‐                        $ 30,000          $ 30,000            $‐                      $‐                     0.00%      Total Agency Fund ‐                        30,000         30,000           ‐                     ‐                     0.00% Capital Improvement Tax Funds   Funds 41‐45 $ 7,787,155       $ 2,507,500     $ 2,507,500      $ 7,787,155     $‐                     0.00%      Total Capital Projects Funds 7,787,155      2,507,500    2,507,500     7,787,155    ‐                     0.00%               Grand Total 100,455,191 63,596,144 65,196,823   98,854,512 (1,600,679) ‐1.59% *Net Change represents the difference between the FY21 Unaudited Fund Balance and the FY22 Projected Fund Balance. Net Change*   A review of the schedule above shows there the General Fund is anticipating the largest change in the fund  balance from FY21 to FY22.  The anticipated change in the General Fund is due to the fact that the City expects  to use a portion of the American Rescue Plan Act (ARPA) grant funds that were received in FY21 and are in the  fund balance for expenditures in FY22.        47 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Sales and use taxes $ 12,219,110          $ 12,052,197          $ 12,521,475          Intergovernmental taxes 2,280,380             2,356,000             2,512,000             Other taxes 96,776                  100,000                96,000                  Franchise & utility taxes 6,213,429             6,825,000             6,450,000             Property taxes 5,571,683             5,561,399             5,709,660             Intergovernmental 2,441,180             875,270                879,463                Charges for services 2,883,735             2,852,676             3,000,478             Fees, licenses, and permits 1,192,052             952,650                1,066,438             Fines and forfeitures 432,275                607,900               580,000                Contributions/Donations 370,993                356,542               372,788                Other operating revenues 209,850                119,028               139,921                Interest income 118,479                120,000               170,000                Other non‐operating revenue 47,911                  55,000                  55,000                  Transfers In 21,525                  26,400                  26,400                       Total revenues   34,099,378            32,860,062            33,579,623          FINANCIAL USES Personnel Services 24,999,201          26,003,453          26,916,553          Materials & Supplies   1,423,579             1,362,103             1,916,754             Contractual Services 2,554,742             1,875,083             1,937,725             Utilities   971,822                1,009,797             979,472                Repairs & Maintenance 1,962,128             1,800,425             1,961,739             Other Operating Expenses 130,886                99,750                  89,000                  Capital Purchases 231,141                35,630                  243,834                Capital Projects 297,041                ‐                         10,075                  Transfers Out 1,556,500            673,821               315,389                Debt Service ‐                        ‐                        ‐                              Total financial uses 34,127,040         32,860,062         34,370,541                         Change in Fund Balance (27,662)                ‐                        (790,918)               FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 8,096,402            8,068,740              8,068,740                  Fund balances‐ending $ 8,068,740            $ 8,068,740            $ 7,277,822                   CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 General Fund Governmental Fund Types 48 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Sales and use taxes $ 5,958,575             $ 5,778,300             $ 6,006,745             Intergovernmental 127,178                ‐                         ‐                         Charges for services 2,504,930             2,937,533             3,367,933             Other operating revenues 202,242                104,950                605,600                Interest income 171,388                35,000                  35,875                  Other non‐operating revenue 7,535,100             10,000                  10,000                       Total revenues   16,499,413            8,865,783               10,026,153          FINANCIAL USES Personnel Services 4,312,880             4,913,620             5,071,257             Materials & Supplies  746,564                923,732                1,143,205             Contractual Services 926,173                1,232,533             2,364,329             Utilities   425,642                546,065                618,965                Repairs & Maintenance 641,712                742,519               822,019                Capital Purchases 243,647                140,537                74,702                  Capital Projects 5,503,122             ‐                         ‐                         Transfers Out 29,490                  7,500                     7,500                     Debt Service 635,092                469,168                470,618                     Total financial uses 13,464,322          8,975,674             10,572,595                         Change in Fund Balance 3,035,091             (109,891)               (546,442)               FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 5,157,431             8,192,522               8,082,631                  Fund balances‐ending $ 8,192,522             $ 8,082,631             $ 7,536,189                   Parks, Recreation & Forestry Fund CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Governmental Fund Types        49 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Sales and use taxes $ 5,958,488             $ 5,000,000             $ 2,500,000             Intergovernmental 966,537                ‐                         ‐                         Interest income 147,917                7,500                     7,500                     Transfers In 316,511                     Total revenues   7,389,453               5,007,500               2,507,500             FINANCIAL USES Capital Purchases 229,687                140,000               483,751                Capital Projects 7,975,270             4,410,000             1,596,249             Transfers Out 356,220                57,500                  227,500                Debt Service 400,000                400,000                200,000                     Total financial uses 8,961,177             5,007,500             2,507,500                            Change in Fund Balance (1,571,724)           ‐                         ‐                         FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 9,358,879             7,787,155               7,787,155                  Fund balances‐ending $ 7,787,155             $ 7,787,155             $ 7,787,155                   Capital Improvement Tax Fund CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Governmental Fund Types 50 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Lodging tax $ 1,027,652             $ 1,200,000             $ 1,200,000             Fines and forfeitures 9,662                     7,200                     7,800                     Contributions/Donations 12,006                  ‐                         ‐                         Interest income 7,308                     6,730                     5,764                     Other non‐operating revenue ‐                         ‐                         ‐                              Total revenues   1,056,628               1,213,930               1,213,564             FINANCIAL USES Contractual Services 117                        30,000                  30,000                  Repairs & Maintenance 3,556                     11,500                  1,000                     Other Operating Expenses 63                          ‐                         ‐                         Capital Purchases 340                        200                        ‐                         Capital Projects 77,899                  Transfers Out 1,028,625             1,202,400             1,202,400                  Total financial uses 1,110,600             1,244,100             1,233,400                            Change in Fund Balance (53,972)                 (30,170)                 (19,836)                 FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 313,778                259,806                 229,636                     Fund balances‐ending $ 259,806                $ 229,636                $209,800                      1This is comprised of the Police Training Fund, the Lodging Tax Fund, the JC Veterans Plaza Trust Fund, the City Hall Art Trust Fund, the USS Jefferson City Submarine Fund, and the Woodland Cemetery Trust Fund. Non‐major Governmental Funds1 CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Governmental Fund Types      51 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Intergovernmental $ 1,841,416             $ 1,685,000             $ 1,705,000             Charges for services 138,963                182,692                182,692                Other operating revenues 33,368                  37,000                  32,000                  Interest income 7,174                     ‐                         ‐                         Other non‐operating revenue ‐                         ‐                         ‐                         Transfers In 1,161,679             579,710                187,073                     Total revenues   3,182,600               2,484,402               2,106,765             FINANCIAL USES Personnel Services 1,615,520             1,585,776             1,645,745             Materials & Supplies  212,965                215,247                261,147                Contractual Services 317,721                315,095                324,544                Utilities   27,714                  29,800                  27,800                  Repairs & Maintenance 449,626                409,042               441,050                Capital Purchases 69,680                  ‐                         ‐                         Transfers Out 11,337                  Depreciation 150,912                ‐                         ‐                              Total financial uses 2,855,475             2,554,960             2,700,286                            Change in Fund Balance 327,125                (70,558)                 (593,521)               FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 1,377,513            1,704,638              1,634,080                  Fund balances‐ending $ 1,704,638            $ 1,634,080            $ 1,040,559                   Transit CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Proprietary Fund Types 52 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Intergovernmental $ 227,125                $ ‐                         $ ‐                         Charges for services 11,422,577          11,282,356          11,649,201          Fees, licenses, and permits 38,364                  33,228                  34,194                  Other operating revenues 21,695                  ‐                         ‐                         Interest income 707,343                598,652               577,000                Other non‐operating revenue 868,866                ‐                         ‐                              Total revenues   13,285,970            11,914,236            12,260,395          FINANCIAL USES Personnel Services 2,632,531             2,657,091             2,786,629             Materials & Supplies   1,946,587             451,127               503,539                Contractual Services 1,369,766             1,346,759             1,532,424             Utilities   506,470                436,665               436,065                Repairs & Maintenance 555,584                626,195                545,555                Capital Purchases 219,450                250,000                465,000                Capital Projects 31,456                  260,000                ‐                         Transfers Out 15,025                  ‐                         ‐                         Debt Service 1,798,935             6,060,185             5,799,032             Depreciation 3,880,395             ‐                         ‐                              Total financial uses 12,956,199          12,088,022          12,068,244                         Change in Fund Balance 329,771                (173,786)               192,151                FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 57,768,197          58,097,968            57,924,182               Fund balances‐ending $ 58,097,968          $ 57,924,182          $ 58,116,333                Wastewater CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Proprietary Fund Types 53 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Intergovernmental $ 355,888                $ 46,000                  $ ‐                         Charges for services 927,965                1,130,600             1,130,600             Fines and forfeitures 63,332                  120,000                120,000                Other operating revenues 43,673                  32,500                  32,500                  Interest income 98,329                  50,000                  50,000                  Other non‐operating revenue 11,898                  ‐                         18,500                  Transfers In 268,989                79,111                 113,317                     Total revenues   1,770,074               1,458,211               1,464,917             FINANCIAL USES Personnel Services 666,492                664,714               691,709                Materials & Supplies   56,282                  65,170                  70,670                  Contractual Services 382,717                375,091                296,413                Utilities   36,453                  59,107                  33,107                  Repairs & Maintenance 202,524                205,476               215,131                Capital Purchases ‐                         ‐                         ‐                         Capital Projects 123,114                26,000                  ‐                         Transfers Out 2,740                     ‐                         Depreciation 993,122                ‐                         ‐                              Total financial uses 2,463,444             1,395,558             1,307,030                            Change in Fund Balance (693,370)               62,653                 157,887                FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 17,335,817          16,642,447            16,705,100               Fund balances‐ending $ 16,642,447          $ 16,705,100          $ 16,862,987                1This is comprised of the Airport Fund and the Parking Fund. Non‐major Enterprise Funds1 CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Proprietary Fund Types 54 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Charges for services $ 4,996,832            $ 400,000               $ 400,000                Other operating revenues 648                       ‐                        ‐                         Interest income 15,444                 16,600                 7,227                     Other non‐operating revenue 20,400                 ‐                        ‐                         Transfers In 195,000                     Total revenues   5,228,324              416,600                407,227                FINANCIAL USES Contractual Services 5,994,436            495,778               407,227                Other Operating Expenses 2,116                    ‐                        ‐                              Total financial uses 5,996,552            495,778               407,227                               Change in Fund Balance (768,228)              (79,178)                ‐                         FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 871,075               102,847                 23,669                       Fund balances‐ending $ 102,847               $ 23,669                 $ 23,669                        1This is comprised of the Worker's Compensation Trust Fund and the Self‐Funded Health Insurance Fund. CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Proprietary Fund Types Non‐major Internal Service Funds1        55 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Other taxes $ 13,637                  $ ‐                         $ ‐                         Intergovernmental 112,955                ‐                         ‐                         Transfers In 29,134                  30,000                  30,000                       Total revenues   155,726                  30,000                    30,000                  FINANCIAL USES Contractual Services 155,726                30,000                  30,000                       Total financial uses 155,726                30,000                  30,000                                 Change in Fund Balance ‐                         ‐                         ‐                         FUND BALANCE      Fund balances‐beginning ‐                         ‐                           ‐                              Fund balances‐ending $ ‐                         $ ‐                         $ ‐                               1This is comprised of the Tax Increment Financing Fund. Non‐major Fiduciary Fund 1 CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 Fiduciary Fund Types      56 Budget Overview  2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted FINANCIAL SOURCES   Sales and use taxes $ 24,136,173          $ 22,830,497          $ 21,028,220          Lodging tax 1,027,652             1,200,000             1,200,000             Intergovernmental taxes 2,280,380             2,356,000             2,512,000             Other taxes 110,413                100,000                96,000                  Franchise & utility taxes 6,213,429             6,825,000             6,450,000             Property taxes 5,571,683             5,561,399             5,709,660             Intergovernmental 6,072,279             2,606,270             2,584,463             Charges for services 22,875,002          18,785,857          19,730,904          Fees, licenses, and permits 1,230,416             985,878                1,100,632             Fines and forfeitures 505,269                735,100                707,800                Contributions/Donations 382,999                356,542                372,788                Other operating revenues 511,476                293,478               810,021                Interest income 1,273,382             834,482                853,366                Other non‐operating revenue 8,484,175             65,000                  83,500                  Transfers In 1,992,838             715,221               356,790                     Total revenues   82,667,566            64,250,724            63,596,144          FINANCIAL USES Personnel Services 34,226,624         35,824,654         37,111,893          Materials & Supplies   4,385,977            3,017,379            3,895,315             Contractual Services 11,701,398         5,700,339            6,922,662             Utilities   1,968,101            2,081,434            2,095,409             Repairs & Maintenance 3,815,130            3,795,157            3,986,494             Other Operating Expenses 133,065               99,750                 89,000                  Capital Purchases 993,945               566,367               1,267,287             Capital Projects 14,007,902         4,696,000            1,606,324             Transfers Out 2,999,937            1,941,221            1,752,789             Debt Service 2,834,027            6,929,353            6,469,650             Depreciation 5,024,429            ‐                        ‐                              Total financial uses 82,090,535         64,651,654         65,196,823                         Change in Fund Balance 577,031               (400,930)              (1,600,679)           FUND BALANCE      Fund balances‐beginning 100,279,092       100,856,123         100,455,193             Fund balances‐ending $ 100,856,123       $100,455,193       $ 98,854,514                CITY OF JEFFERSON, MISSOURI Summary of Financial Sources & Uses ‐ 3 Years For the Years Ended October 31, 2022 ALL FUNDS 57 Budget Overview    FIVE YEAR MODEL    The City of Jefferson uses a five year financial model for long range financial planning, as well as predicting  financial outcomes for a variety of different budgeting scenarios.  The five year model includes both revenues  and expenditures by category and changes as new information becomes available.  During the budget process  the model is presented to the City Council for discussion and budgetary direction.  The five year model for the  General Fund can be found in Section 5 of this document and the model for each of the Enterprise funds can  be found in Section 7.      CITY WIDE PROPOSED FULL TIME EQUIVALENTS (FTE)    FTEs are positions or employees that are expressed as a ratio of hours worked.  One FTE is assumed to work  2,080 hours per year.  Assistant fire chiefs are assumed to work 2,912 hours while the firefighters are  assumed to work 2,958.54 hours.   A table of FTE’s by department is presented below.      Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Mayor and City Council Elected ‐ City Councilmember 10.00       10.00       10.00       Elected ‐ Mayor 1.00         1.00         1.00         Elected ‐ Prosecuting Attorney 1.00         1.00         1.00         Part‐time Prosecutor Clerk 1.00         1.00         1.00         Total Elected Positions 12.00       12.00       12.00       Total Part‐time 1.00         1.00         1.00         Office of City Clerk City Clerk 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 1.00         1.00         1.00         Office of City Administrator City Administrator 1.00         1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 2.00         2.00         2.00         Office of City Attorney City Attorney 1.00         1.00         1.00         Associate City Attorney 1.00         1.00         1.00         Paralegal 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Full Time Equivalents (FTEs)                 58 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Municipal Court Municipal Court Administrator 1.00         1.00         1.00         Administrative Technician 1.00        ‐                ‐                Deputy Court Clerk II, I 1.00         2.00         2.00              Deputy Court Clerk II      Deputy Court Clerk I Part‐time Municipal Judge 1.00         1.00         1.00         Part‐time Bailiff 1.00         1.00         1.00         Elected ‐ Municipal Judge 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Total Part‐time 3.00         3.00         3.00         Human Resources Department Director of Human Resources 1.00         1.00         1.00         Human Resources Specialist 2.00         2.00         2.00         Part‐time Human Resources Assistant 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Total Part‐time 1.00         1.00         1.00         Finance Department Director of Finance and Information Technology Services 0.75         0.75         0.75         Chief Accountant 1.00         1.00         1.00         Purchasing Agent 1.00         1.00         1.00         Senior Accountant, Accountant 2.00         2.00         2.00              Senior Accountant      Accountant Senior Accounting Technician 2.00         2.00         2.00         Senior Accounting Technician Supervisor 1.00         1.00         1.00         Accounting Technician 1.00         1.00         1.00         Customer Service Representative 2.00         2.00         2.00         Purchasing Technician 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 11.75       11.75       11.75       Information Technology Services Director of Finance and Information Technology Services 0.25         0.25         0.25         ITS Manager 1.00         1.00         1.00         Systems Analyst/Network Administrator 3.25         3.25         3.25         Information Systems Support Specialist 2.00         2.00         2.00         GIS Manager 1.00         1.00         1.00         GIS Specialist  1.00         1.00         1.00         IT Support Technician II, I 1.00         1.00         1.00              IT Support Technician II      IT Support Technician I Total Full Time 9.50         9.50         9.50         Full Time Equivalents (FTEs)     59 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Police Department Police Chief 1.00         1.00         1.00         Police Captain 3.00         3.00         3.00         Police Lieutenant 5.00         5.00         5.00         Police Sergeant 9.00         9.00         9.00         Police Information Manager 1.00         1.00         1.00         Police Officer III, II, I 72.00       72.00       72.00            Police Officer III      Police Officer II      Police Officer I Communications Supervisor 3.00         3.00         3.00         Management Analyst 1.00         1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Evidence Technician 1.00         1.00         1.00         Communications Operator II, I 17.00       17.00       17.00            Communications Operator II      Communications Operator I Administrative Technician 1.00         1.00         1.00         Police Information Clerk 3.00         3.00         3.00         Police Maintenance Worker 1.00         1.00         1.00         Building Service Worker 1.00         1.00         1.00         Systems Analyst/Network Administrator 0.75         0.75         0.75         Veterinarian 1.00         1.00         1.00         Animal Control Manager 1.00         1.00         1.00         Senior Animal Control Officer 1.00         1.00         1.00         Animal Control Officer 3.00         3.00         3.00         Veterinarian Assistant 2.00         2.00         2.00         Part‐time with benefits Property Room Technician 1.00         1.00         1.00         Part‐time Communications Operator 2.00         2.00         2.00         Part‐time Police Information Clerk 2.00         2.00         2.00         Part‐time Building Service Worker 2.00         2.00         2.00         Total Full Time 128.75     128.75     128.75     Total Part‐time 7.00         7.00         7.00         Full Time Equivalents (FTEs)                      60 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Fire Department Fire Chief 1.00         1.00         1.00         Assistant Fire Chief 3.00         3.00         3.00         Division Chief of Training 1.00         1.00         1.00         Division Chief of Prevention 1.00         1.00         1.00         Fire Captain 21.00       21.00       21.00       Fire Driver Engineer 24.00       24.00       24.00       Firefighter, Firefighter Trainee 24.00       24.00       24.00            Firefighter      Firefighter Trainee Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 76.00       76.00       76.00       Planning & Protective Services ‐ Administration Director of Planning & Protective Services 1.00         1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Administrative Technician ‐                ‐                1.00         Customer Service Representative 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 3.00         3.00         4.00         Planning & Protective Services ‐ Planning Planner Manager 0.70         0.70         0.70         Planner II, I 2.00         2.00         2.00              Planner II      Planner I Total Full Time 2.70         2.70         2.70         Planning & Protective Services ‐ MPO Planner Manager 0.30         0.30         0.30         Planner II, I 2.00         2.00         2.00              Planner II      Planner I Total Full Time 2.30         2.30         2.30         Planning & Protective Services ‐ Redevelopment & Grants Neighborhood Services Manager 1.00        ‐                ‐                Neighborhood Services Supervisor ‐                0.50         0.50         Neighborhood Services Specialist 0.50         0.50         1.00         Total Full Time 1.50         1.00         1.50         Full Time Equivalents (FTEs)                     61 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Planning & Protective Services ‐ Entitlement Grant Neighborhood Services Supervisor ‐                0.50         0.50         Neighborhood Services Specialist II 0.50         0.50         0.50         Neighborhood Services Specialist I 0.50         0.50        ‐                Total Full Time 1.00         1.50         1.00         Planning & Protective Services ‐ Environmental Health Services Environmental Health Services Manager 1.00         1.00         1.00         Environmental Health Specialist 2.00         2.00         2.00         Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Planning & Protective Services ‐ Property Maintenance & Code Enforcement Property & Housing Supervisor ‐                1.00         1.00         Property & Housing Inspector II, I 3.00         2.00         2.00              Property & Housing Inspector II      Property & Housing Inspector I Neighborhood Services Specialist I 0.50         0.50         0.50         Part‐time Neighborhhod Support Technician 2.00         2.00         2.00         Total Full Time 3.50         3.50         3.50         Total Part‐time 2.00         2.00         2.00         Planning & Protective Services ‐ Building Inspection and Regulation Building Official Manager 1.00         1.00         1.00         Building Inspector II, I 3.00         3.00         4.00              Building Inspector II      Building Inspector I Building Plan Reviewer 1.00         1.00        ‐                Administrative Technician 1.00         1.00        ‐                Total Full Time 6.00         6.00         5.00         Public Works ‐ Administration Director of Public Works 1.00         1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Public Works Administrative Supervisor 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Public Works ‐ Central Maintenance Central Garage Manager 1.00         1.00         1.00         Mechanic Supervisor 1.00         1.00         1.00         Mechanic 4.00         4.00         4.00         Parts Technician 1.00         1.00         1.00         Part‐time Administrative Technician 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 7.00         7.00         7.00         Total Part‐time 1.00         1.00         1.00         Full Time Equivalents (FTEs)       62 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Public Works ‐ Engineering City Engineer 1.00         1.00         1.00         Administrative Technician 1.00         1.00         1.00         Civil Engineer II, I 4.00         4.00         4.00              Civil Engineer II      Civil Engineer I Plan Reviewer 1.00         1.00         1.00         Registered Land Surveyor 1.00         1.00         1.00         Engineering Inspection Supervisor 1.00         1.00         1.00         Construction Inspector 2.00         2.00         2.00         Engineering Survey Technician II, I 1.00         1.00         1.00              Engineering Survey Technician II      Engineering Survey Technician I Total Full Time 12.00       12.00       12.00       Public Works ‐ Streets Operations Division Director 0.50         0.50         0.50         Streets Manager 1.00         1.00         1.00         Street Supervisor 2.00         2.00         2.00         Construction Inspector 1.00         1.00         1.00         Street Maintenance Crew Leader 6.00         6.00         6.00         Traffic Signal Tech II, I 1.00         1.00         1.00              Traffic Signal Tech II      Traffic Signal Tech I Equipment Operator Specialist II, I 4.00         4.00         4.00              Equipment Operator Specialist II      Equipment Operator Specialist I Street Maintenance ‐ Senior Worker, Worker, Trainee 13.00       13.00       13.00            Senior Street Maintenance Worker      Street Maintenance Worker      Street Maintenance Trainee Total Full Time 28.50       28.50       28.50       Public Works ‐ Airport Airport Manager 1.00         1.00         1.00         Airport Maintenance ‐ Senior Worker, Worker 2.00         2.00         2.00              Senior Airport Maintenance Worker      Airport Maintenance Worker Total Full Time 3.00         3.00         3.00         Full Time Equivalents (FTEs)                 63 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Public Works ‐ Parking Operations Division Director 0.50         0.50         0.50         Parking Division Supervisor 1.00         1.00         1.00         Assistant Parking Supervisor 1.00         1.00         1.00         Parking Enforcement‐Senior Officer, Officer 2.00         2.00         2.00              Senior Parking Enforcement Officer      Parking Enforcement Officer Parking Maintenance‐Senior Worker, Worker, Trainee      Senior Parking Maintenance Worker 3.00         3.00         3.00              Parking Maintenance Worker      Parking Maintenance Worker Trainee Total Full Time 7.50         7.50         7.50         Public Works ‐ Transit Transit Division Manager 1.00         1.00         1.00         Transit Operations Supervisor 1.00         1.00         1.00         Transit Operations Assistant 1.00         1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Bus Driver/Communications Operator 2.00         2.00         2.00         Bus Driver 20.00       20.00       20.00       Part‐time w/ Benefits Bus Driver/Service Worker 1.00         1.00         1.00         Part‐time Bus Driver 1.00         1.00         1.00         Part‐time Custodian 1.00         1.00         1.00         Part‐time Service Worker 2.00         2.00         2.00         Total Full Time 26.00       26.00       26.00       Total Part‐time 5.00         5.00         5.00         Full Time Equivalents (FTEs)                                       64 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Public Works ‐ Wastewater Wastewater Division Director 1.00         1.00         1.00         Wastewater Treatment Plant Manager 1.00         1.00         1.00         Collection System Manager 1.00         1.00         1.00         Engineering Designer 1.00         1.00         1.00         Wastewater Treatment Plant Supervisor 1.00         1.00         1.00         Wastewater Maintenance Supervisor 1.00         1.00         1.00         Laboratory/Pretreatment Supervisor 1.00         1.00         1.00         Utility Crew Supervisor 3.00         3.00         3.00         Utilities Electrician 1.00         1.00         1.00         Wastewater Laboratory Analyst 1.00         1.00         1.00         Controls and Instrumentation Technician 1.00         1.00         1.00         Pumping System Mechanic 4.00         4.00         4.00         WWTP Operator II, I 4.00         4.00         4.00              WWTP Operator II      WWTP Operator I Wastewater Environmental Specialist 1.00         1.00         1.00         Utility Maintenance Crew Leader 7.00         7.00         7.00         Utility Maintenance‐Senior, Worker, Trainee 7.00         7.00         7.00              Senior Utility Maintenance Worker      Utility Maintenance Worker      Utility Maintenance Worker Trainee Total Full Time 36.00       36.00       36.00       Full Time Equivalents (FTEs)                               65 Budget Overview  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Parks, Recreation & Forestry Director of Parks & Recreation 1.00         1.00         1.00         Assistant Director of Parks & Recreations 1.00         1.00         1.00         Program Manager 9.00         10.00       10.00       Senior Management Analyst 1.00         1.00         1.00         Parks Manager 1.00         1.00         1.00         Parks and Landscape Planner 1.00        ‐                ‐                Parks Resource Supervisor 3.00         4.00         4.00         Community Relations Manager 1.00         1.00         1.00         Recreation Program Specialist 3.00         3.00         3.00         Mechanic 2.00         1.00         1.00         Mechanic Supervisor ‐                1.00         1.00         Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00         Management Assistant 1.00        ‐                ‐                Golf Superintendent 1.00         1.00         1.00         Parks Maintenance Crew Leader 3.00         3.00         3.00         Parks Maintenance‐Senior, Worker, Trainee 21.00       21.00       21.00            Senior Parks Maintenance Worker      Parks Maintenance Worker      Parks Maintenance Worker Trainee Administrative Technician 1.00         1.00         1.00         Customer Service Rep 1.00         2.00         2.00         PT‐Benefits ‐ Parks Maintenance Worker 1.00         1.00         1.00         PT‐Benefits ‐ Hockey Director 1.00         1.00         1.00         PT‐Benefits ‐ Assistant Skating Director 1.00        ‐                ‐                PT‐Benefits ‐ Friday Night Rec Leader/Special Olympics 1.00         1.00         1.00         PT‐Benefits ‐ Athletic Field Maintenance Worker 1.00         1.00         1.00         Total Full Time 52.00       53.00       53.00       Total Part‐time 5.00         4.00         4.00         Total Full Time 436.00     437.00     437.00     Total Part‐time and Elected Positions 37.00       36.00       36.00       Full Time Equivalents (FTEs)     A summary of FTE variances can be found in the individual Department’s summaries within this document.  66 67 Budget Overview  Organizational Policies and Procedures    Summary of Significant Accounting Policies  The accounting and reporting policies of the City conform to Generally Accepted Accounting  Principles (GAAP) applicable to local governments. The following represent the more significant  accounting and reporting policies and practices of the City.    Basis of Presentation  The accounts of the City are organized on the basis of funds and account groups, each of which  is considered a separate accounting entity. The following fund types and account groups are  used by the City.    Governmental Fund Types  The General Fund accounts for all financial resources traditionally associated with government  which are not required legally or by sound financial management to be accounted for in  another fund.  Special Revenue Funds are used to account for revenue sources that are legally restricted to  expenditures for specific purposes (not including major capital projects).  The Capital Improvement Tax Fund accounts for the acquisition of capital assets or  construction of major capital projects not being financed by Proprietary Funds and Trust Funds.     Proprietary Fund Types  The Enterprise Funds are used to account for operations which provide a service to the general  public and are financed by user charges from such services; or where the City has decided that  periodic determination of net income is appropriate for accountability purposes.  The Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services provided  by one department to the other departments of the City on a cost‐reimbursement basis.   Fiduciary Fund Types  The Fiduciary Fund types account for assets held in trust by the City for others.    Account Groups  The General Fixed Assets Account Group is established to account for all fixed assets of the City  other than those accounted for in the Proprietary Fund Types.    The General Long‐Term Debt Account Group is established to account for all long‐term  indebtedness of the City except that account for in the Proprietary Fund Types.         68 Budget Overview  Basis of Accounting and Budgeting  The government‐wide financial statements are reported using the economic resources  measurement focus and the accrual basis of accounting, as are the Proprietary Fund and  Fiduciary Fund financial statements. Revenues are recorded when earned and expenses are  recorded when a liability is incurred, regardless of the timing of cash flows. Property taxes are  recognized as revenues in the year for which they are levied. Grants and similar items are  recognized as revenue as soon as all eligibility requirements imposed by the provider have been  met.     Governmental Fund financial statements are reported using the current financial resources  measurement focus and the modified accrual basis of accounting.  Under the modified basis of  accounting revenues are recognized when susceptible to accrual (i.e., when they are  “measurable and available”).      Property taxes, sales taxes, franchise taxes, other taxes, licenses, grants, interest and special  assessments are susceptible to accrual.  Other receipts and taxes become measurable and  available when cash is received by the City and are recognized as revenue at that time.     Cash and Cash Equivalents  The City’s cash and cash equivalents are considered to be cash on hand, demand deposits,  amounts invested in overnight repurchase agreements, and investments with a maturity date  of 90 days or less.    Cash resources of all City individual funds are combined to form a pool which is invested in  overnight repurchase agreements which are carried at cost, which approximates fair value.    Other Taxes and Revenues  Licenses, fees, fines, forfeitures and other revenues are generally not susceptible to accrual and  are recorded when received in cash.     Recognized state shared taxes, such as motor, gas and liquor taxes, represent payments  received during the current fiscal period.     Federal and state grant aid is reported as revenue when the related reimbursable expenditures  are incurred.   Charges for services are generally susceptible to accrual and are recorded as  revenue when earned.    Inventory and Prepaid Items  Inventory is valued at cost using the first‐in, first‐out method.  Inventories consist of gasoline,  vehicle parts and accessories for the transit system and City vehicles.    Certain payments to vendors reflect costs applicable to future accounting periods and are  recorded as prepaid items.     69 Budget Overview  Restricted Assets  Certain assets of the Wastewater Division Fund are set aside and restricted by bond covenants  as security for payment of debt service costs on outstanding bonds, for replacement reserves,  for contingencies and for the periodic accumulation of funds to pay semi‐annual bond interest  and annual principal due during the next fiscal year.       Capital Assets  Capital Assets, which include property, plant, equipment, and infrastructure are reported in the  applicable governmental or business‐type activities columns in the government‐wide financial  statements.  Capital assets are defined by the City Finance Director as assets with an estimated  useful life in excess of one year with a threshold of $10,000.    Capital assets for all fund types are recorded at cost or estimated historical cost where cost  could not be determined from available records.   Donated capital assets are recorded at their  estimated fair value at the date of donation. The cost of normal maintenance and repairs that  do not add to the value of the asset or materially extend the assets life are charged to  operations as they occur and are not included in the capital assets. Renewals and betterment  are capitalized over the remaining useful life of the related capital assets, as applicable.     Property, plant and equipment are depreciated using the straight line method over the  following estimated useful lives:  Buildings 10‐50 years Improvements other than buildings 7‐10 years Wastewater Plant and System 40‐50 years Machinery and Equipment 3‐20 years Furniture and Fixtures 5‐10 years Motor Vehicles 2‐15 years Infrastructure:    Streets and Stormwater drainage 35 years    Sidewalks and Trails 30 years    Street Lighting 30 years    Traffic Signals 20 years     Compensated Absences  It is the City’s policy to permit employees to accumulate earned, but unused, vacation and sick  pay benefits up to specified limits.  All vacation pay and certain sick incentive pay is accrued  when incurred in the government‐wide and Proprietary Fund financial statements.  A liability  for these amounts is reported in Governmental Funds only if they have matured, for example,  as a result of employee resignations and retirements.     Budgetary Procedures  Prior to the beginning of the fiscal year, per the City Charter, the City Administrator is  responsible for preparing the annual operating and five year capital budgets for all City  70 Budget Overview  operations and agencies for the Mayor’s review, consideration and recommendation to the City  Council.  The process begins at the Department level in May and ends with adoption on or  before October 31 of each year.  The Staff will meet with the Mayor and City Council prior to  budget preparation to get input from the Mayor and City Council on their budget priorities for  the upcoming year.  The budget must be balanced, in which revenues are equal to  expenditures.  This process includes the opportunity for public input.     The basis of accounting is the same for both budgeting and GAAP reporting purposes.     The Mayor’s Budget is presented by the Mayor to the City Council which begins the Budget  Committee’s review process.  All ten City Council members attend budget meetings as the  “Budget Committee” to review and make any changes or recommendations during the annual  “budget season.”   Public hearings are publicized, and then conducted to allow the public to  comment on the Gross Receipts Utility Tax (GRUT) rate, the annual property tax levy and the  annual City Budget.  The final budget, with any amendments, is voted on during Budget  Committee meetings and is then voted on by the full City Council at a Regular City Council  meeting at the end of the annual budget season.  The budget is subject to amendment by the  City Council during the entire process up to, and including, final passage of the budget  ordinance.  The new budget year for the City of Jefferson begins November 1 each year.     The budget is developed to reflect the best estimates for the upcoming fiscal year.  The City  recognizes there will be variations in the estimated revenues and expenses that will require  budget amendments and fund transfers.  The budget is developed to limit amendment and  fund transfer requests.      The budget is prepared by fund, department and program.  Department Directors may make  transfers of appropriations within their departments.  No funds are allowed to be moved  between departments without the signature of the City Administrator.  It is the responsibility of  the department director requesting an appropriation transfer between departments, to obtain  the City’s Administrator’s signature. No funds are allowed to be moved in or out of personnel  services without the signature of the City Administrator.  The legal level of budgetary control is  at the department level.    As the City progresses into the fiscal year, circumstances may occur that will require a  supplemental budget request to the adopted budget. A supplemental budget request normally  requires transferring money from the fund balance to fund the supplemental budget request.  When a department director recognizes a need for a supplemental budget request, the  department director meets with the City Administrator to justify the request.  If the City  Administrator agrees the request is needed, the request goes forward to the City Council for  consideration.        During the budget process, a situation may arise where the Mayor does not agree with the final  budget approved by the City Council.  The Mayor, utilizing authority granted to him/her in the  City Charter, can disapprove the budget authorization bill essentially vetoing the  71 Budget Overview  budget.  Following the procedure outlined in the City Charter, the City Council can vote to  override the veto with a 7 to 3 majority.  The budget can pass under this circumstance without  the Mayor’s approval.    The goal of the budget process is to ensure the long‐term financial goals of the City are met.  The long‐term goals of the City are to enhance the present and future quality of life for the  residents of the City, promote the health, safety and welfare of the community, and efficiently  deliver essential and desired services.     The City notifies the local media,  posts an open meeting notice, and posts the budget meetings  on the City website stating:  1) the times and places where copies of the message and budget  are available for inspections by the general public; and 2) the time and place for a public  hearing on the budget.      Account Classifications for the City of Jefferson   Personnel Services:  Control of expenditures in the area of personnel services is  provided through position control.  No new positions may be created without the  approval of the City Council.    Materials & Supplies: The Materials & Supplies category shall include uniforms that are  purchased, office equipment and furniture, small tools, janitorial, fuel, and other items  consumed in performing the function of the department.   Contractual Services:  Contractual Services are professional fees such as organizational  memberships, legal fees, auditing, testing, service and equipment rentals, and  maintenance and repair expenses incurred in the routine operation of the department.    Repairs and Maintenance:  The Repairs and Maintenance category is for buildings,  vehicles, and equipment used in the delivery of service by the department.      Utilities:  Utility expenditures are those incurred for gas, electric, phone, cell phones,  water and sewer.   Depreciation: The periodic expense of assets based on value and estimated life of the  capital assets.   Debt Service:  This is the principal, interest and fiscal agent expenditures relating to  general obligation, revenue bonds, and certificates of participation as well as any lease  purchase type debt instruments.    Transfers Out:  Transfers Out are used to provide resources on a program basis while  still maintaining fiscal integrity by fund source and type.   Capital Purchases:  Capital Purchases category represents expenditure for items with an  expected life of over one year and a value over $10,000, with the exception of  infrastructure assets.   Capital Projects:  Capital Projects category represents projects that purchase or  construct capital assets.  Typically a capital project encompasses a purchase of land  and/or construction of a building or facility.     Other Non‐Operating:   Other Non‐Operating category represents expenses that are not  directly related to a fund’s primary service activities.   72 Budget Overview  Administration  No Capital Expenditure will be made unless:   It was specifically budgeted for in the adopted budget and City Administrator approved  the purchase in writing.    The City Council shall authorize the unbudgeted expenditure if the expenditure does  not diminish the overall goal and objective of the Department’s program for which  these funds are taken.       Reporting  The City’s Finance Department will provide timely reports of budget position to each  Department Director, the City Administrator, Mayor, and City Council.  The City’s internal  accounting system provides the Department Directors and Staff direct and immediate access to  budget and financial information.     The City Council receives periodic (monthly) financial updates which are available to the public  on the City’s website.     Expenditure Projections and Analysis  The Finance Department will analyze the expenditures of each Department on a monthly basis  and inform each Department Director whose expenditures appear to be exceeding the adopted  budget. By the end of the seventh month of each budget year, the Finance Department will  notify all Department Directors whose budgets are likely to be exceeded.  The City  Administrator, Mayor, and City Council shall also be notified. Each Department Director so  notified shall, within two weeks, inform the Finance Department and City Administrator of the  actions he/she will take to avoid exceeding the departmental budget.    Control of Budget Overruns  If during the budget year, a Department Director determines that an expense account will  exceed the approved budget, the Director shall prepare a Budget Adjustment to transfer funds  from another account, in good standing, within the same department to cover the deficit.  If the  Department’s total expenditures are expected to exceed the approved departmental budget a  Supplemental Appropriation shall be prepared by the Department Director, with permission of  the City Administrator, for submission to the Mayor and the City Council.  In the event of an  emergency, the City Administrator may authorize an expenditure by a Department that is in an  “overrun” situation.     Summary  The Department Directors shall be held responsible and accountable for the expenditures of  his/her department.  The Finance Department, through timely reports and analysis, keep  Department Directors and elected officials informed of any possible budget problems.  A  Department shall not exceed its approved budget without authorization from the City  Administrator.     73 Budget Overview  CASH MANAGEMENT PROCEDURES  Cash resources of all City individual funds are combined to form a pool which is invested in  overnight repurchase agreements which are carried at cost, which approximates fair value.    Missouri law and the City’s investment policy allow the Director of Finance and Information  Technology to invest in U.S. Treasury obligations, U.S. Government Agency securities and  instrumentalities of government sponsored corporations, repurchase agreements, Demand  Deposit Accounts (DDAs), Negotiable Order of Withdrawal (NOW) Accounts, certificates of  deposit, Missouri local government investment pools and full faith and credit obligations of the  United States, the state of Missouri or any Missouri local government unit. Such investments  are stated at fair value. Fair values for investments for the City, as well as its component unit,  are determined by closing market prices at fiscal year‐end as reported by the custodian.     Interest earned as a result of pooling is distributed to the appropriate funds based upon the  month‐end balances of cash and marketable securities of each fund.    DEBT MANAGEMENT POLICY  The City may issue general obligation bonds, revenue bonds, special obligation bonds, and  short‐term notes and leases in accordance with applicable laws.  The City may issue refunding  bonds for the purpose of refunding, extending or unifying the whole or any part of its valid  outstanding revenue bonds. The City will limit long‐term debt to only those capital projects that  cannot be financed from current revenue or other available sources and are a high priority of  the City Council.    The City will follow a policy of full disclosure on every financial report and bond prospectus.    When the City finances capital projects by issuing bonds, it will repay the bonds within a period  not to exceed the expected useful life of the projects.      The City will manage its budget and financial affairs in such a way so as to ensure continued  high bond ratings.      Bonds shall be issued in accordance with Missouri and Federal law. Two sections of the  Missouri Constitution address debt limits for the City. Article VI, Sections 26(b) and (c) of the  Missouri Constitution provides, with a vote of four‐sevenths of qualified electors voting at a  general municipal election day, primary or general election day or two‐thirds for all other  elections, a city may incur an indebtedness not to exceed in aggregate, 10% of the value  of taxable tangible property of the City, for any purposes authorized in the charter of the City or  by any general law of the State of Missouri. Article VI, Sections 26(d) and (e) of the Missouri  Constitution provides, with a vote of four‐sevenths of qualified electors voting at a general  municipal election day, primary or general election day or two‐thirds for all other elections, a  city may become indebted an additional 10% of the value of taxable tangible property of  74 Budget Overview  the City for lawful purposes.    Industrial revenue bonds will be issued upon City Council approval and for purposes allowed in  Chapter 100 of the Revised Missouri Statutes.     Revenue bond issuance requires the City to set aside assets which are treated as restricted  assets to serve as security for the payment of debt service costs on outstanding revenue bonds,  for replacement reserves, for contingencies and for the periodic accumulation of funds to pay  semi‐annual bond interest and annual principal due during the next fiscal year.      The City has available to it several economic development incentives. Some of those incentives  allow for the City to take on debt and the debt capacity may be affected by the use of those  incentives. Economic Development tools will be considered in accordance with this policy and  Chapter 25 Article XII of the City Code.    Refunding of Existing Debt      The City will consider undertaking a refunding when one or more of the following three  conditions exist:  1) The present value of all refunding costs, (including interest, call premium, bond  counsel, financial underwriter spread/discount and other issuance costs) is less than  the present value of the current interest.  Net present value savings should  approximate a minimum of 3%.  2) The City wishes to restructure debt service.  3) The City wishes to eliminate old bond covenants that may have become restrictive.     CAPITAL IMPROVEMENT PROJECTS (CIP)  Budget Adoption  and Administration Policy  The following procedures will be followed in the preparation, adoption, administration, and  control of capital projects.    Preparation and Adoption  The City mandates the annual review of a capital improvement plan and estimated  operating and maintenance costs of the proposed improvements.  The plan is formally  adopted each year.  This approach addresses legal requirements for public hearings on the  location, nature and extent of all projects.      Capital Expenditures  Capital expenditures are expenditures incurred through the acquisition or enhancement of  fixed assets, to the extent the expenditure exceeds $10,000 and has a useful life or can be  expected to extend the life in excess of one year.        75 Budget Overview  Capital Project Financing  The City of Jefferson is authorized to issue General Obligation Bonds, Revenue Bonds, Special  Obligation Bonds, and short‐term notes and leases in accordance with applicable laws.    In determining the type of bond to issue, the following factors are considered:   The direct and indirect beneficiaries of the project.  A significantly large portion of  citizens should benefit from projects financed from General Obligation Bonds.    The time pattern of the stream of benefits generated by the project.   The revenues that may be raised by alternative types of user charges.   The cost‐effectiveness of user chargers.   The effect of the proposed bond issue on the City’s ability to finance future  projects of equal or high priority.   The true interest cost of each type of bond.   The impact on the City’s financial condition and credit ratings.    General Obligation Bonds  The City is authorized to issue General Obligation Bonds. The City has no General Obligation  Bonds issued.    Revenue Bonds   The City is also authorized to issue Revenue Bonds.  The City has issued Revenue Bonds to  finance projects for the Department of Public Works, Wastewater Division.    Revenue bond issuance requires the City to set aside assets which are treated as restricted  assets to serve as security for the payment of debt service costs on outstanding revenue  bonds, for replacement reserves, for contingencies and for the periodic accumulations of  funds to pay bond interest and the principal due during the next fiscal year.     Adequate financial feasibility studies are performed for each project to provide                    assurances as to the self‐liquidating nature of the project or adequacy of dedicated  revenue sources.     Special Obligation Bonds  The City is authorized to issue Special Obligation Bonds.  The bonds are special obligations  of the City.  The payment of the principal of and interest on the bonds is subject to an  annual appropriation by the City.  The City’s Special Obligation Bond debt is Parks Fund  debt and is payable out of the operating revenues of the Parks Fund.    Industrial Revenue Bonds  The City does issue industrial revenue bonds upon City Council approval and for purposes  allowed in Chapter 100 of the Revised Missouri Statutes.     76               SECTION 4: Revenue Projections  Section 4 will present the City’s revenue projections.  The following revenue projection pages  are prepared for major revenues for the General Fund; the Department of Parks, Recreation,  and Forestry Park Fund; the Department of Public Works Airport Division Fund; the  Department of Public Works Parking Division Fund; the Department of Public Works Transit  Division Fund; and the Department of Public Works Wastewater Division Fund.        77 Revenue Projections    Overview    The following revenue projection pages are prepared for the major revenue sources for the General Fund; the  Department of Parks, Recreation, and Forestry Park Fund; the Department of Public Works Airport Division  Fund; the Department of Public Works Parking Division Fund; the Department of Public Works Transit Division  Fund; and the Department of Public Works Wastewater Division Fund.  The major revenue sources will be  presented in order of highest to lowest revenue by account classification.     Each revenue projection includes four sections:    1. The Legal Authorization section will list either the State Statute and/or City Ordinance, which allows  the City to levy and receive the source of funds.  2. The Description section provides a brief explanation of the formula or established schedule of fees.  3. The Basis of Revenue Projection section describes the logic and/or assumptions used to arrive at the  projected amounts and the history or trend analysis.   4. A graph illustrating the Financial Trend for the revenue source.  The graph shows recent years of actual  receipt activity in the account classification, plus the adopted budget for FY21 and FY22.  Some projections may also include additional detail that elaborates on the composition by type for the major  revenue source classification.                                                  78 Revenue Projections    General Fund Revenues    The primary support for General Fund services comes from diverse revenue sources such as sales and use  taxes; franchise and utility taxes; property taxes; and charges for services.  Combined, these major revenue  sources comprise approximately 81% of all General Fund estimated revenues for FY22. The balance of  revenues is derived from user charges, fines and forfeitures, investment income, intergovernmental tax  revenues, miscellaneous fees and charges, and use of fund balance.    Sales & Use  Taxes 36.43% Intergovernmental  Taxes 7.31% Other Taxes 0.28% Franchise &  Utility Tax 18.77% Property Taxes 16.61% Intergovernmental 2.56% Charges for  Services 8.73% Fees Licenses  & Permits 3.10%Fines &  Forfeitures 1.69% Contributions  Donations 1.08% Other  Operating  Revenues 0.41% Interest  Income 0.49% Other Non‐ Operating  Revenue 0.16% Transfers In 0.08% Carry Over  Surplus 2.30% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget General Fund Only 79 Revenue Projections  Legal Authorization: State Statute:     MO Statute 94, 144, and 644 City Municipal  Code:     Chapter 17, Article X ‐ Sales Tax Description: Basis of Projection:   *NOTE: Sales tax is broken between three funds as follows: General Fund (shown below) 1.00% Capital Improvement Tax (CIT) Fund 0.50% Special Revenue/Park Fund 0.50% Sales & Use Taxes The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The  sales tax receipts are broken down into three funds as detailed below.  The State of Missouri receives  the tax from the respective businesses and distributes the funds monthly to the City.  The FY22 budgeted sales tax revenue estimate was based on a 2.5% increase applied to the prior year  adopted budget plus an estimated increase for a local non‐profit business becoming a for‐profit  business.  The actual sales tax revenues for FY21 are expected to be slightly higher than the amount  budgeted for FY21.  Financial Trend $9,655,913  $10,102,174  $10,856,302  $11,002,277  $11,304,678  $11,470,052  $11,511,614  $12,219,110  $12,052,196  $12,521,475  $9,000,000 $9,500,000 $10,000,000 $10,500,000 $11,000,000 $11,500,000 $12,000,000 $12,500,000 $13,000,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year       80 Revenue Projections  State Statute:     City Municipal  Code:     Chapter 17 Description: Basis of Projection: Levy Rates Natural Gas 6.0% effective November 1, 2015 Electricity 6.0% effective November 1, 2015 Telephone 7.00% Cable 5.00% Franchise & Utility Tax ‐ Natural Gas, Electricity, Telephone, and Cable The City charges a license fee on the gross receipts derived from the sale of natural gas, electricity,  telephone service, and cable TV for domestic and commercial consumption in the City.  The tax is  collected by the utility company and remitted to the City the f ollowing month.  Financial Trend The FY22 budget for natural gas, electricity, telephone and cable was based on the receipt trends from  the previous fiscal years.   Legal Authorization: MO Statute 94 and 2007 Video Services Providers Act $7,289,415  $7,670,316  $7,295,903  $7,258,960  $7,060,237  $7,687,404  $6,695,256  $6,213,429  $6,825,000  $6,450,000   $5,500,000  $6,000,000  $6,500,000  $7,000,000  $7,500,000  $8,000,000  $8,500,000  $9,000,000  $9,500,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year             81 Revenue Projections    Collection Year Natural Gas Electricity Telephone Cable Total 2013 Actual 946,627$          3,516,107$           2,490,318$   336,363$          7,289,415$       2014 Actual 1,087,593$       3,662,305$           2,515,862$   404,556$          7,670,316$       2015 Actual 957,426$          3,816,976$           2,090,166$   431,335$          7,295,903$       2016 Actual 785,322$          4,005,063$           2,042,470$   426,105$          7,258,960$       2017 Actual 787,642$          3,905,811$           1,970,499$   396,285$          7,060,237$       2018 Actual 957,911$          4,418,832$           1,953,153$   357,508$          7,687,404$       2019 Actual 897,699$          3,845,885$           1,629,366$   322,306$          6,695,256$       2020 Actual 788,656$          3,708,995$           1,414,173$   301,604$          6,213,429$       2021 Adopted 900,000$          4,000,000$           1,600,000$   325,000$          6,825,000$       2022 Adopted 800,000$          3,900,000$           1,450,000$   300,000$          6,450,000$       Franchise & Utility Tax Collections by Type                                                             82 Revenue Projections    State Statute:    MO Statute 94 and 137 City Municipal  Code:     Chapter 17 Description: Per State Statute, the City can only increase the property tax levy every other year.   Basis of Projection: Levy Rates FY22, CY2021 0.5561 FY21, CY2020 0.5561 FY20, CY2019 0.5561 FY19, CY2018 0.5561 FY18, CY2017 0.5561 FY17, CY2016 0.5561 FY16, CY2015 0.5561 FY15, CY2014 0.5561 FY14, CY2013 0.5561 FY13, CY2012 0.5561 The assessment of real and personal property within the City li mits is presented to the Board of  Equalization by the County Assessors for Cole and Callaway Counties on an annual basis.  After the  assessed values have been reviewed by the Board of Equalization, the tax rate is presented to the  public and voted on by the City Council.  The FY22 budget was based on the FY21 projected receipts.  $854,441,677 $850,609,968 $843,940,512 $839,446,213 Financial Trend $919,909,144 Property Taxes Assessed Valuation $890,323,583 $886,670,402 $872,562,136 Legal Authorization: $901,951,637 $919,760,242 $5,237,547  $5,190,956  $5,261,508  $5,267,657  $5,419,824  $5,484,475  $5,447,766  $5,571,683  $5,561,399  $5,709,660  $4,900,000 $5,100,000 $5,300,000 $5,500,000 $5,700,000 $5,900,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year 83 Revenue Projections  State Statute:    N/A  City Municipal  Code:     City Charter Description: Basis of Projection: Charges for Services The General Fund generates revenues through a variety of servic es provided to both citizens as well as  services provided to other Funds of the City.  Charges for services vary based on the service provided  with an annual evaluation of the cost to provide the service. T he charges for services category derives a  majority of the revenue from the following: Administrative Charge‐backs; Fuel, Parts, and Labor Charge‐ backs;  and the reimbursement from Cole County, Missouri for 91 1 services provided by the City. Financial Trend Legal Authorization: City staff meets on an annual basis to review the cost to provi de the service.  During this review, staff  also analyzes prior year trends.  These reviews are then used by upper level management to form the  annual budget which is later approved by City Council. $2,495,239  $2,188,673  $2,579,221  $2,727,266  $2,767,263  $2,850,120  $2,800,278  $2,883,735  $2,852,676  $3,000,478   $1,900,000  $2,100,000  $2,300,000  $2,500,000  $2,700,000  $2,900,000  $3,100,000  $3,300,000  $3,500,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year Charges for Services Amount      84 Revenue Projections    Department of Parks, Recreation, and Forestry Park Fund Revenues    The primary support for Parks Services comes from the revenue sources of sales and use taxes and charges for  services.  Combined, these major revenue sources comprise approximately 89% of all Parks Fund estimated  revenues for FY22.  The balance of revenues is derived from investment income, and miscellaneous fees and  charges related to maintenance contracts, cell tower site rental income, and use of fund balance.                        Sales & Use Taxes 56.73% Charges for  Services 31.81% Other Operating  Revenues 5.72% Interest Income 0.32% Other Non‐ Operating Revenue 0.09% Carry Over Surplus 5.33% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget Parks Fund Only 85 Revenue Projections  State Statute:     MO Statute 94, 144, and 644 City Municipal  Code:  Chapter 17, Article X ‐ Sales Tax Description: Basis of Projection:   *NOTE: Sales tax is broken between three funds as follows: General Fund 1.00% Capital Improvement Tax (CIT) Fund 0.50% Special Revenue/Park Fund (Shown Below) 0.50% Sales & Use Taxes Legal Authorization: The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The sales  tax receipts are broken down into three funds as detailed below.  The State of Missouri receives the  tax from the respective businesses and distributes the funds monthly to the City.  The FY22 budgeted sales tax revenue estimate was based on a 2.5% increase applied to the prior year  adopted budget plus an estimated increase for a local non‐profi t business becoming a for‐profit  business.  The actual sales tax revenues for FY21 are expected to be fairly close to the amount  budgeted for FY21. Financial Trend $4,662,755  $4,874,018  $5,259,477  $5,358,988  $5,492,397  $5,554,002  $5,597,755  $5,958,575  $5,778,300  $6,006,745  $4,300,000 $4,500,000 $4,700,000 $4,900,000 $5,100,000 $5,300,000 $5,500,000 $5,700,000 $5,900,000 $6,100,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year   86 Revenue Projections  State Statute:    N/A  City Municipal  Code:     City Charter Description: Basis of Projection: Charges for Services The Department of Parks and Recreation provides a variety of recreational opportunities for the City  residents and guests of the City.  Charges for services vary ba sed on the service provided with an  annual evaluation of the cost to provide the recreational opportunity. The charges for services is broken  out as follows: Ice Arena, Golf Course, Memorial Pool, Ellis‐Porter Pool, facility rentals, recreation  programs, outdoor recreation, camp programs, the Multipurpose B uilding, and the Amphitheater.  Each  area is broken down in more detail tracking the revenue generated for the services provided. Financial Trend Legal Authorization: The Department’s Staff meets on an annual basis to review the c ost to offer the recreational  opportunities and the revenue generated.  The findings are pres ented to upper level management of the  Department and finally to the Parks Commission that, according to the City Charter, has "the exclusive  control of the expenditures of all money collected for and deposited to, or appropriated to the credit of  the park fund."  The City and the Parks Commission realize that not all recreational opportunities will be  profitable and are aware of the sensitivity to any changes in rates to the users. $1,692,395  $1,812,255  $1,853,613  $2,013,971  $2,151,755  $2,391,799  $2,539,742  $2,504,930 $2,937,533  $3,367,933   $1,500,000  $1,700,000  $1,900,000  $2,100,000  $2,300,000  $2,500,000  $2,700,000  $2,900,000  $3,100,000  $3,300,000  $3,500,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year         87 Revenue Projections    Collection Year Ice Arena Golf Course Memorial Pool Ellis‐Porter Pool Facility Rentals Recreation  Programs Outdoor  Recreation Camp  Programs Multipurpose Bldg Amphitheater Total 2013 Actual 359,911$  476,385$  185,715$ 78,257$       154,059$ 438,068$   ‐$            ‐$         ‐$                ‐$                 1,692,395$  2014 Actual 385,350$  488,836$  220,571$ 92,617$       165,773$ 459,108$   ‐$            ‐$         ‐$                ‐$                 1,812,255$  2015 Actual 419,490$  456,484$  211,248$ 93,837$       158,928$ 513,626$   ‐$            ‐$         ‐$                ‐$                 1,853,613$  2016 Actual 396,749$  518,275$  235,475$ 118,391$     206,716$ 538,365$   ‐$            ‐$         ‐$                ‐$                 2,013,971$  2017 Actual 491,084$  517,816$  218,454$ 144,253$     204,587$ 575,561$   ‐$            ‐$         ‐$                ‐$                 2,151,755$  2018 Actual 528,267$  480,682$  228,181$ 140,926$     223,060$ 604,908$   ‐$            ‐$          185,775$         ‐$                 2,391,799$  2019 Actual 573,607$  513,652$  255,785$ 147,614$     205,254$ 374,990$   18,807$      244,872$ 205,161$         ‐$                 2,539,742$  2020 Actual 451,470$  581,185$  201,477$ 117,160$    62,861$    417,285$   117,517$    239,748$ 316,229$         ‐$                 2,504,930$  2021 Adopted 563,950$  569,100$  249,650$ 149,150$     150,683$ 528,250$   121,100$    247,400$ 358,250$         ‐$                 2,937,533$  2022 Adopted 495,900$  628,500$  269,450$ 152,150$     138,933$ 521,500$   116,600$    311,400$ 390,750$         342,750$          3,367,933$  Charges for Services by Type                                       88 Revenue Projections    Airport Division Fund Revenue    The primary support for Airport Services comes from charges for services, such as rent and lease fees and fuel  flowage fees; and transfers in.  Combined, these major revenue sources comprise approximately 72% of all  Airport Division Fund estimated revenues for FY22. The balance of revenues is derived from investment  income and use of fund balance.                                       Charges for  Services 42.24% Other Non‐ Operating  Revenue 4.85% Transfers In 29.73%Carry Over  Surplus 23.17% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget Airport Division Fund Only 89 Revenue Projections  State Statute:    N/A  Federal: Federal Aviation Administration City Municipal  Code:     Chapter 34, Article IV Description: Basis of Projection: Charges for Services The Airport Division generates revenues through rent and lease fees as well as fuel flowage fees.    The rent and lease fees are contracts the Airport has with the customers of the facility.   These  revenues are not sufficient for the operation of the Airport Di vision.   Legal Authorization: The Airport Division meets regularly with the Department’s mana gement team to review the costs to  offer the services provided by the Airport Division.  During this review, staff also analyzes the  customer usage trends.   The revenue generated by the two main revenue streams (rent/ lease and  fuel flowage fees) remains fairly consistent when the revenue is compared from year to year.    Financial Trend $152,171  $131,852  $181,726  $189,042  $172,504  $160,186  $184,543  $117,912  $161,000 $161,000  $90,000 $100,000 $110,000 $120,000 $130,000 $140,000 $150,000 $160,000 $170,000 $180,000 $190,000 $200,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year      90 Revenue Projections  State Statute:    N/A  Federal:  Federal Aviation Administration City Municipal  Code:     Chapter 34, Article IV Description: Basis of Projection: Transfers In Because the Airport Division generates revenues through rent and lease fees, as well as fuel flowage  fees, that are not sufficient to support the operations of the Airport, a subsidy from the General Fund  is required.   Additionally, a certain amount of funding is set aside in the Capital Improvement Tax  (CIT) Funds for some capital expenditures within the Airport Division Fund. Financial Trend Legal Authorization: The Airport Division subsidy from the General Fund is determine d during the annual budget process.   This is achieved by taking the expected revenues of the Airport Division minus the expected  expenditures to calculate the expected annual shortfall.  Efforts are made by staff during each annual  budget to keep the expected expenditures to a minimum in order reduce the needed subsidy from the  General Fund by as much as possible.  $181,916  $219,695  $465,620  $334,849  $272,485  $263,131  $316,746  $268,989  $79,111  $113,317   $40,000  $90,000  $140,000  $190,000  $240,000  $290,000  $340,000  $390,000  $440,000  $490,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year         91 Revenue Projections    Collection  Year From General Fund From CIT "D" From CIT "E" From CIT "F" From CIT "G" Total 2013 Actual 171,636$            ‐$                     10,280$             ‐$                  ‐$                  181,916$            2014 Actual 170,789$           ‐$                     48,906$            ‐$                  ‐$                  219,695$            2015 Actual 196,059$           ‐$                    200,773$          68,788$           ‐$                  465,620$            2016 Actual 189,382$           ‐$                     (16,390)$           161,857$         ‐$                  334,849$            2017 Actual 258,459$           ‐$                    (3,687)$             17,713$           ‐$                  272,485$            2018 Actual 225,547$           ‐$                     14,504$            18,200$           4,880$            263,131$            2019 Actual 241,770$           ‐$                     68,420$            6,556$              ‐$                  316,746$            2020 Actual 250,489$           ‐$                    ‐$                    18,500$           ‐$                  268,989$            2021 Adopted 79,111$             ‐$                    ‐$                   ‐$                  ‐$                 79,111$              2022 Adopted 113,317$           ‐$                    ‐$                   ‐$                  ‐$                  113,317$            Transfers In by Type                                       92 Revenue Projections    Parking Division Fund Revenue    The primary support for Parking Services comes from charges for services.  This major revenue source  comprises approximately 83% of all Parking Division Fund estimated revenues for FY22. The balance of  revenues is derived from fines and forfeitures, other operating revenues mostly from cell tower site rental  income and investment income.                              Charges for  Services 82.72% Fines & Forfeitures 10.24% Other Operating  Revenues 2.77% Interest Income 4.27% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget Parking Division Fund Only 93 Revenue Projections  State Level:     MO Constitution, Article VI City Municipal  Code:     Chapter 22 Description: Basis of Projection: Rate Parking Lots 11 Parking Lots $10 ‐$60 Range Parking Garages Jefferson Street Parking Garage     Covered Permit Parking $80.00     Uncovered Permit Parking $70.00 Municipal Parking Garage     Covered Permit Parking $70.00     Uncovered Permit Parking $40.00 Garage Daily $0.50/hr. for first 2 hrs.,       $1.00/hr. thereafter, $6.00 max per day Meters $0.25/hr to $0.50/hr Charges For Services Legal Authorization: The Parking Division operates a 540 car parking garage, a 74 ca r parking deck, 14 reserved parking  lots, seven metered lots, and 950 on‐street parking meters.   The Parking Division meets regularly with the  Department’s management team to review the costs of  services provided by the Parking Division.  During  this review, staff also analyzes the customer usage  trends for each service provided.  Financial Trend $915,802  $933,936  $989,946  $1,001,668  $972,594  $986,059 $997,348  $810,053  $969,600 $969,600  $790,000 $840,000 $890,000 $940,000 $990,000 $1,040,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year       94 Revenue Projections    Transit Division Fund Revenue    The primary support for Transit Services comes from intergovernmental revenue from grants and transfers in.   These major revenue sources comprise approximately 70% of all Transit Division Fund estimated revenues for  FY22. The balance of revenues is derived from charges for services, other operating revenues such as bus  advertising and gas tax refunds, and use of fund balance.                            Intergovernmental 63.14% Charges for  Services 6.77% Other Operating  Revenues 1.19%Transfers In 6.93% Carry Over Surplus 21.98% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget Transit Division Fund Only 95 Revenue Projections  State Statute:    N/A  Federal:  Federal Transit Administration City Municipal  Code:     Chapter 34, Article III Description: Basis of Projection: Intergovernmental The Transit Division receives intergovernmental revenue in the form of grants from both the Federal  and State governments.  These grants assist with the operational and capital needs to maintain the  Transit System. Legal Authorization: The Transit Division Fund intergovernmental revenue projections  are based on prior fiscal year  intergovernmental receipts.  In cases where the amount of grant awards may be known at the time of  the annual budget process, those award amounts will be used in place of the prior receipts. Financial Trend $1,082,556  $1,094,271  $1,101,130  $1,211,810  $1,219,903  $1,346,304  $1,152,994  $1,841,417  $1,685,000  $1,705,000  $900,000 $1,000,000 $1,100,000 $1,200,000 $1,300,000 $1,400,000 $1,500,000 $1,600,000 $1,700,000 $1,800,000 $1,900,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year               96 Revenue Projections  State Statute:    N/A  Federal:  Federal Transit Administration City Municipal  Code:     Chapter 34, Article III Description: Basis of Projection: Transfers In Because  the Transit Division does not generate revenues throug h charges for services to sufficiently  support the operations of Transit, a subsidy from the General Fund is required.   Additionally, a certain  amount of funding is set aside in the Capital Improvement Tax (CIT) Funds for some capital  expenditures within the Transit Division Fund. Legal Authorization: The Transit Division Fund subsidy from the General Fund is dete rmined during the annual budget  process.  This is achieved by taking the expected revenues of the Transit Division minus the expected  expenditures to calculate the expected annual shortfall.  Efforts are made by staff during each annual  budget to keep the expected expenditures to a minimum in order reduce the needed subsidy from the  General Fund by as much as possible.  Financial Trend $715,294  $612,395  $1,059,653  $1,276,237  $1,094,378  $1,240,829  $1,193,326  $1,161,679  $579,710  $187,073  $100,000  $200,000  $300,000  $400,000  $500,000  $600,000  $700,000  $800,000  $900,000  $1,000,000  $1,100,000  $1,200,000  $1,300,000  $1,400,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year       97 Revenue Projections    Collection  Year From General Fund From CIT "D" From CIT "E" From CIT "F" From CIT "G" Total 2013 Actual 658,137$            ‐$                     57,157$              ‐$                  ‐$                 715,294$            2014 Actual 500,129$           ‐$                    112,266$          ‐$                  ‐$                 612,395$            2015 Actual 1,055,200$       ‐$                    4,453$               ‐$                  ‐$                  1,059,653$        2016 Actual 1,211,549$       ‐$                     64,688$             ‐$                  ‐$                  1,276,237$        2017 Actual 1,007,266$       ‐$                     49,989$             37,123$           ‐$                  1,094,378$        2018 Actual 1,023,442$       ‐$                    ‐$                   217,387$         ‐$                  1,240,829$        2019 Actual 1,111,636$       ‐$                    ‐$                    81,690$           ‐$                  1,193,326$        2020 Actual 1,147,753$       ‐$                    ‐$                    13,926$           ‐$                  1,161,679$        2021 Adopted 579,710$           ‐$                    ‐$                   ‐$                  ‐$                 579,710$            2022 Adopted 187,073$           ‐$                    ‐$                   ‐$                  ‐$                 187,073$            Transfers In by Type                                     98 Revenue Projections    Wastewater Division Fund Revenue    The primary support for Wastewater Services comes from charges for services.  This major revenue source  comprises approximately 95% of all Wastewater Division Fund estimated revenues for FY22.                                           Charges for  Services 95.01% Fees, Licenses &  Permits 0.28% Interest Income 4.71% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget Wastewater Division Fund Only 99 Revenue Projections  State Statute:    Chapter 250  City Municipal  Code:     Chapter 29, Article V Description: Basis of Projection: The current and future rates are as follows: Effective Fixed Minimum Charge/Month Volume/100 CU. FT. June 1, 2021 $11.56 3.49 June 1, 2022 $12.13 3.66 June 1, 2023 $12.74 3.85 June 1, 2024 $13.38 4.05 June 1, 2025 $14.05 4.26 June 1, 2026 $14.76 4.48 June 1, 2027 $15.50 4.71 Charges for Services  Legal Authorization: During the budget process and throughout the year, the revenue history and activity is compared to the findings of the  consulting firm. Appropriate rate making action is taken as required. The City contracts with a consulting firm that provides management consulting services to help the City set rates for  sewer service.  The consultants review the cost to operate and maintain the City’s sewer system along with a projected  change in the customer base and customer growth or decline.  **All users outside the corporate limits of the City are requir ed to pay an additional charge for the use of the sewer  service that serves the respective area at the tripled fixed ra te.  All residential, commercial, industrial and governmental establ ishments are charged for sewer service  in accordance with City Code. The sewer service consists of a monthly fixed minimum charge plus a  charge based upon the cubic feet of water used per month.  Financial Trend $9,246,137  $9,532,853 $10,123,193  $10,765,247 $11,130,758  $11,518,611  $11,511,814  $11,422,577  $11,282,356  $11,649,201  $8,500,000 $9,000,000 $9,500,000 $10,000,000 $10,500,000 $11,000,000 $11,500,000 $12,000,000 2013 Actual 2014 Actual 2015 Actual 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Actual 2021 Adopted 2022 AdoptedDollar AmountFiscal Year 100               SECTION 5: General Fund Overview    101 General Fund Overview    The General Fund is the general operating fund of the City.  Expenditures from this fund provide the basic City  services, such as police and fire protection.  The General Fund funds the following Departments and the  services provided by each:  Mayor and City Council; Office of City Clerk; Office of City Administrator; Office of  City Attorney; Municipal Court; Human Resources Department; Finance and Information Technology Services;  Non‐Departmental; Police Department; Fire Department; Department of Planning and Protective Services; and  Department of Public Works (excluding  the Airport, Parking, Transit, and Wastewater Divisions of the  Department of Public Works).  The General Fund is categorized as a governmental fund type.    The major General Fund revenue sources are Sales Tax, Franchise and Utility Tax, Current Property Tax,  Gasoline Tax, Police Fines (Traffic), and Road and Bridge Tax.    A key element of the budget process is projecting the General Fund’s ending reserve balance.  Total  expenditures for the upcoming fiscal year are set based on projected revenues for the coming year and to  ensure fund reserves will remain at the level set by policy.     Fund balance reserves represent the unappropriated accumulation of the difference between actual revenues  and actual expenditures.  The source and timing of revenues dictates the level of fund balance necessary to  avoid cash shortages in normal day to day operations.  The City recognizes the need to establish and maintain  adequate reserves to avoid any disruption in service level caused by either a downturn in a significant revenue  item or one that is only received at a particular time such as property taxes. Accordingly, the City Council  adopted an ordinance which calculates an adequate unreserved, undesignated General Fund balance at a  minimum of 17% of expenditures as originally adopted for the General Fund budget.  All other funds, if they  are not subsidized by the General Fund, shall maintain a minimum 10% fund balance. (e.g., Wastewater  Division Fund, Parking Division Fund).    The City utilizes Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) based budgeting for the General Fund.  This  requires that the accrual method of accounting is used to record revenues and expenditures.  Revenues are  recognized when susceptible to accrual (i.e., when revenues become measurable and available).    “Measureable” means the amount of the transaction can be determined and “available” means collectible  within the current period or soon enough thereafter to be used to pay liabilities of the current period.     Revenues susceptible to accrual are Sales and Use Tax, Motor Vehicle Sales Tax, Gasoline Tax, Cigarette Tax,  and Franchise and Utility Taxes.  Sales Tax collected and held by the State of Missouri at fiscal year‐end on  behalf of the City also is recognized as revenue.  User charges, fines, licenses, permits and miscellaneous  revenues are not susceptible to accrual because generally they are not measurable until received in cash.                   102 General Fund Overview    General Fund Revenue and Expenditure Summary  Revenues:    Sales and Use Tax $ 12,219,110  $ 12,052,197  $ 12,521,475     Intergovernmental Taxes 2,280,380    2,356,000    2,512,000        Other Taxes 96,776          100,000       96,000              Franchise & Utility Taxes 6,213,429    6,825,000    6,450,000        Property Taxes 5,571,683    5,561,399    5,709,660        Intergovernmental 2,441,180    875,270       879,463           Charges for Services 2,883,735    2,852,676    3,000,478        Fees, Licenses & Permits 1,192,052    952,650       1,066,438        Fines & Forfeitures 432,275       607,900       580,000           Contributions/Donations 370,993       356,542       372,788           Other Operating Revenues 209,850       119,028       139,921           Interest Income 118,479       120,000       170,000           Other Non‐Operating Revenue 47,911          55,000          55,000              Transfers In 21,525          26,400          26,400           Total Revenue $ 34,099,378  $ 32,860,062  $ 33,579,623  Expenditures:    Personnel Services $ 24,999,201  $ 26,003,453  $ 26,916,553     Materials & Supplies 1,423,579    1,362,103    1,916,754        Contractual Services 2,554,742    1,875,083    1,937,725        Utilities 971,822       1,009,797    979,472           Repairs & Maintenance 1,962,128    1,800,425    1,961,739        Other Operating Expenses 130,886       99,750          89,000              Capital Purchases 231,141       35,630          243,834           Capital Projects 297,041       ‐                      10,075              Transfers Out 1,556,500    673,821       315,389           Debt Service ‐                     ‐                     ‐                      Total Expenditures $ 34,127,040  $ 32,860,062  $ 34,370,541  Excess of Revenues Over (Under) Expenditures $ (27,662)         $ ‐                      $ (790,918)       FISCAL YEAR BEGINNING NOVEMBER 1 FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget      The General Fund summary table shows the major revenue sources for the General Fund which include the  Sales and Use Tax, Franchise & Utility Taxes, Property Taxes, and Charges for Services.  The revenue from  these sources has remained constant over the years.     The largest expenditure from the General Fund is the expenditure relating to Personnel Services.      103 General Fund Overview    General Fund Revenues By Source Revenues:    Sales and Use Tax $ 12,219,110 $ 12,052,197 $ 12,521,475 $469,278         Intergovernmental Taxes 2,280,380   2,356,000   2,512,000   156,000         Other Taxes 96,776         100,000       96,000         (4,000)            Franchise & Utility Taxes 6,213,429  6,825,000  6,450,000  (375,000)        Property Taxes 5,571,683  5,561,399  5,709,660  148,261         Intergovernmental 2,441,180  875,270      879,463      4,193             Charges for Services 2,883,735  2,852,676  3,000,478  147,802         Fees, Licenses & Permits 1,192,052  952,650      1,066,438  113,788         Fines & Forfeitures 432,275      607,900      580,000      (27,900)         Contributions/Donations 370,993      356,542      372,788      16,246           Other Operating Revenues 209,850      119,028      139,921      20,893           Interest Income 118,479      120,000      170,000      50,000           Other Non‐Operating Revenue 47,911        55,000        55,000        ‐                      Transfers In 21,525        26,400        26,400        ‐                      Carry Over Surplus ‐                   ‐                    790,918      790,918      Total Revenue $34,099,378 $32,860,062 $34,370,541 $1,510,479   *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net  Change* FISCAL YEAR BEGINNING NOVEMBER 1 FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget                                           104 General Fund Overview              Sales & Use Taxes 36.43% Intergovernmental Taxes 7.31% Other Taxes 0.28% Franchise & Utility Tax 18.77% Property Taxes 16.61% Intergovernmental 2.56% Charges for Services 8.73% Fees Licenses &  Permits 3.10% Fines & Forfeitures 1.69% Contributions  Donations 1.08%Other Operating  Revenues 0.41% Interest Income 0.49% Other Non‐Operating  Revenue 0.16% Transfers In 0.08% Carry Over Surplus 2.30% Revenues By Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget General Fund Only 105 General Fund Overview    Summary of Significant Assumptions and Changes for FY22   Sales tax revenue was based on a 2.5% increase applied to the FY21 adopted budget plus an estimated  increase for a local non‐profit business becoming a for‐profit business.    Franchise & Utility Taxes are composed of receipts from four sources: Natural Gas, Electricity,  Telephone, and Cable.  The approved FY22 budget includes a utility tax rate of 6%.  The City’s gross  receipts tax is capped at 7%.  The FY22 budget for telephone and cable was based on the receipt trends  from the previous fiscal years.  The tax rate for telephone is 7%.  The tax rate for cable is 5% per state  franchise agreement.    Property tax revenue calculation was based on preliminary assessments with minimal growth assumed.   The Intergovernmental category reflects the grant activity for the City. The amount for this category  will depend on the grant activity for the year.   The FY22 budgeted figure for Charges for Services reflects an increase from FY21.  As in past budget  years, the budget includes a Department of Finance administrative fee which reimburses the General  Fund for the support services the Enterprise Funds receive from the administrative departments.     The FY22 budgeted figure for Contributions/Donations increased from FY21 due to the contract with  Allied Services, LLC  for trash services that was signed in FY16.  The contract outlines an annual amount  that is payable to the City as a charge for damage to roadways and has an annual 3% increase built into  the contract.  Additionally, FY22 includes an increase in Animal Shelter Donations.   The budgeted figure for Interest Income increased from FY21 due to the fact that in FY21 the City  received funds from the American Rescue Plan Act that remain unspent.  The City feels the FY22  budgeted amount accurately reflects the amount the City will earn during the year.                                            106 General Fund Overview    General Fund Expenditures by Department Department Amount Percent Mayor and City Council $123,798         $136,685         $136,695         $10                  0.01% Office of City Clerk 108,088          103,111          110,162          7,051            6.84% Office of City Administrator 274,444          275,834          287,210          11,376          4.12% Office of City Counselor 300,289          329,834          348,965          19,131          5.80% Municipal Court 235,035          249,518          257,055          7,537            3.02% Human Resources Department 321,362          322,228          350,872          28,644          8.89% Finance Department 849,154          963,927          949,367          (14,560)         ‐1.51% Non‐Departmental 1,325,350       929,220          965,631          36,411          3.92% Information Technology Services 1,124,039       1,056,222       1,126,586       70,364          6.66% Police Department 10,886,773     11,211,431     11,634,809     423,378        3.78% Fire Department 7,675,021       7,903,685       8,195,517       291,832        3.69% Dept of Planning and Protective Svcs 2,837,076       2,550,309       2,614,207       63,898          2.51% Department of Public Works 6,213,070       6,154,237       6,277,083       122,846        2.00% Transfers and Subsidies 1,556,500       673,821          315,389          (358,432)      ‐53.19% Capital/Vehicle/Equipment ‐                       ‐                       ‐                       ‐                     0.00% Capital Projects 297,041          ‐                       10,075            10,075          0.00% ARPA ‐                      ‐                       790,918         790,918       0.00%      TOTAL $34,127,040    $32,860,062    $34,370,541    $1,510,479    *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted Budget FY22 Adopted Budget Net Change*     A review of the General Fund expenditures by Department shows there are five Departments that have a  change in excess of $100,000 in the FY22 budget when compared to the FY21 budget.     Money budgeted to Non‐Departmental is used to support General Fund operating expenses that are not by  policy accounted for in Department specific appropriations.     Money budgeted to the Police Department is used to support police service operations for the City of  Jefferson.  The FY22 budget for the Police Department includes training and education funds. There are funds  included from the General Fund in FY22 for the replacement of two vehicles.     Money budgeted to the Fire Department is used to support fire operations for the City of Jefferson.  The FY22  budget for the Fire Department includes training and education funds.    There was no money budgeted to Capital/Vehicle/Equipment in FY22, as any budgeted funds for these items  are included in the individual departments.      The FY22 budget included a small amount of funds for Ongoing Infrastructure/Facility Needs.  In FY17 the  Ongoing Infrastructure/Facility Needs account was established.  The intention was to set aside funds for future  replacement of roofs, HVACs and generators for City infrastructure based on the Capital Replacement Plan  developed the City.  If these funds are not utilized in the year budgeted, they are reappropriated for use in  subsequent years.  There were no funds budgeted for the Ongoing Infrastructure/Facility Needs in FY21.    107 General Fund Overview          Mayor & Council 0.40% City  Clerk 0.32% City Administrator 0.84% Entitlement Grant 0.93% City Attorney 1.02% Municipal Court 0.75% Human Resources 1.02% Finance  2.76% Non‐Departmental 2.81% Information Technology  Services 3.28% Police 31.78% Animal Control 2.07% Fire  23.84% Fire Museum 0.01% Public Works 18.26% Planning & Protective  Services 6.67% Transfers & Subsidies 0.92%Capital  Projects 0.03% ARPA 2.30% Expenses by Department ‐ FY22 Council Adopted Budget General Fund Only 108 General Fund Overview    General Fund Expenditures by Type  Type Amount Percent Personnel Services $ 24,999,201  $ 26,003,453  $ 26,916,553  $ 913,100      3.51% Materials & Supplies 1,423,579    1,362,103    1,916,754    554,651      40.72% Contractual Services 2,554,742    1,875,083    1,937,725    62,642        3.34% Utilities 971,822       1,009,797    979,472       (30,325)       ‐3.00% Repairs & Maintenance 1,962,128    1,800,425    1,961,739    161,314      8.96% Other Operating Expenses 130,886       99,750          89,000          (10,750)       ‐10.78% Capital Purchases 231,141       35,630          243,834       208,204      584.35% Capital Projects 297,041       ‐                      10,075          10,075        0.00% Transfers Out 1,556,500    673,821       315,389       (358,432)    ‐53.19% Debt Service ‐                     ‐                     ‐                     ‐                    0.00%      TOTAL $ 34,127,040  $ 32,860,062  $ 34,370,541  $ 1,510,479  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   A review of the General Fund expenditure by type shows the largest changes occurred in the Personnel  Services, Materials and Supplies, and the Transfers Out categories.     The increase in Personnel Services is due to the fact that the FY22 budget includes a 3% across the board  increase for all full‐time employees, a 10% increase for health insurance premiums, and a 5% increase for  dental insurance premiums.     The increase in Materials and Supplies for FY22 is due to the fact that the City is budgeting some of the funds  received from the American Rescue Plan Act for stormwater materials.    The decrease in the Transfers Out for FY22 is due to the fact that in FY21 the City received notification that  both the Airport and Transit Divisons were awarded funds from the Coronavirus Aid, Relief, and Economic  Security (CARES) Act in the form of grants that could be used to assist with operating expenditures, thereby  reducing the necessary subsidy from the General Fund.                       109 General Fund Overview                                                      Personnel  Services 78.31% Materials &  Supplies 5.58% Contractual  Services 5.64% Utilities 2.85% Repairs &  Maintenance 5.71% Other Operating  Expenses 0.26% Capital Purchases 0.71% Capital Projects 0.03%Transfers Out 0.92% Expenses by Acct Classification‐FY22 Council Adopted Budget General Fund Only 110 General Fund Overview    Full Time Equivalents (FTEs) By Department Department FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Mayor and City Council^ ‐                ‐                ‐                ‐                                          Office of City Clerk 1.00         1.00         1.00         ‐                                          Office of City Administrator 2.00         2.00         2.00         ‐                                          Office of City Attorney 3.00         3.00         3.00         ‐                                          Municipal Court 3.00         3.00         3.00         ‐                                          Human Resources Department 3.00         3.00         3.00         ‐                                          Finance Department 11.75       11.75       11.75       ‐                                          Information Technology Services  9.50         9.50         9.50         ‐                                          Police Department 128.75     128.75     128.75     ‐                                          Fire Department 76.00       76.00       76.00       ‐                                          Dept of Planning and Protective Svcs 23.00       23.00       23.00       ‐                                          Department of Public Works 50.50       50.50       50.50       ‐                                          Total Full Time 311.50     311.50     311.50     ‐                                          ^The Mayor and City Council are part‐time positions. *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    The Full Time Equivalents (FTEs) By Department schedule does not address any Part‐Time staff information.   Part‐time staffing is reported by Department and Division throughout the document.  Staffing level changes  are discussed throughout the document as well.    Five Year General Fund Model    The City of Jefferson uses a five year financial model for long range financial planning.  The use of the model  helps predict financial outcomes for a variety of different budgeting scenarios and allows the City Council to  evaluate the long term impact of current budget and spending decisions.  The five year model includes both  revenues and expenditures by category for General Fund departments. During the budget process the model  is presented to the City Council for discussion and budgetary direction.  As new information is discussed and  various assumptions and budget levels change or are evaluated, the projection will change.  The model  illustrates the projected General Fund balance through FY26 based on projected revenues, adopted FY22  budget levels, and a number of assumptions for future growth rates.  This table is a condensed version of the  model presented during the FY22 budget process.                        111 General Fund Overview    Est. Beginning Fund Balance $ 8,096,402      $ 8,068,740      $ 8,068,740      $ 7,277,822      $ 3,968,322      $ 87,323             $ (4,209,277)           Revenues 34,099,378  32,860,062  33,579,623  34,008,912  34,453,953  34,894,823  35,341,601         Less:  Expenditures 34,127,040  32,860,062  34,370,541  37,318,412  38,334,952  39,191,423  40,044,843    Ending Fund Balance $ 8,068,740      $ 8,068,740      $ 7,277,822      $ 3,968,322      $ 87,323             $ (4,209,277)   $ (8,912,519)           Less:  Reserve for Inventory $ 205,288          $ 205,288          $ 205,288          $ 205,288          $ 205,288          $ 205,288          $ 205,288                 Less:  Reserve for Prepaids 247,799         247,799         247,799         247,799         247,799         247,799         247,799                 Less:  Encumbrances 338,986         338,986         338,986         50,000            50,000            50,000            50,000               431,005         431,005         181,005         431,005         431,005         431,005         431,005            $ 6,845,662      $ 6,845,662      $ 6,304,744      $ 3,034,230      $ (846,769)         $ (5,143,370)   $ (9,846,612)      20.79% 20.83% 18.34% 8.13% ‐2.21% ‐13.12% ‐24.59% 2026 Projected 2023 Projected 2024 Projected 2025 Projected Unrestricted Fund Balance as a  Percentage of Originally Adopted  Expenditures 2020 Actual 2021 Adopted 2022 Adopted Unrestricted Fund Balance      Less:  Reserve for                  Restricted Funds   The City built the projection with the following assumptions:      1.34% revenue increase   2.00% for any items related to salary such as retirement, social security, overtime   4.00% for the group health insurance and the employee assistance program    2.00% increase for materials & supplies, contractual services, utilities, and repairs & maintenance expense  categories   The subsidy for the Airport and Transit Divisions is calculated based on the dollar amount required for  revenues to equal expenditures in the individual Airport Division Fund and the Transit Division Fund.     A review of the five year projection for the General Fund reveals for FY22 through FY26 the expenses are  estimated to be above the revenues.  Anticipated changes to the Capital/Vehicle/Equipment Plan will bring  the expenses more in line with the revenues.  Appropriate adjustments will be made to budgeted revenues  and expenditures to ensure the fund balance remains within the stated policy in future years.  112     SECTION 6: General Fund Department Budgets    The Departments which are funded with General Funds provide a wide range of services to  support and deliver services externally to the community and internally to other City  Departments with the purpose of contributing to the quality of life of the residents, guests,  and businesses of the community.  The General Fund Departments and Offices  include:  Mayor and City Council  Office of City Clerk  Office of City Administrator  Office of City Counselor  Municipal Court  Human Resources Department  Finance Department  Information Technology Services Department  Police Department  Fire Department  Department of Planning and Protective Services  Department of Public Works        113 Mayor and City Council    Overview    The Mayor is the Chief Executive Officer of the City.  The City Charter authorizes all powers of the City to the  City Council.  The Mayor and City Council act as the legislative and policy making body of the City of Jefferson.   The City Council uses various voluntary citizen boards, commissions, and task forces as well as public hearings  in the development of City policy matters.  The Mayor and City Council are supported by the Office of City  Clerk.     Each of the City’s five wards has two representatives on the City Council.  Elections are held each year to elect  one Council Member from each of the five wards for a “staggered” two‐year term.  When a Council Member  resigns or a seat is left vacant, it is possible to have both seats from a ward up for election on the same ballot.   In that case, the person elected by the City Council to serve out the remainder of the immediate City Council  year can then file to run at the next general election to serve the remainder of the successor’s two‐year term.     In April 1993, the voters of the City approved an amendment to the City Charter which would limit the time a  person is allowed to serve on the City Council to a total of eight years. Those eight years do not have to be  consecutive.     Purpose Statement    To serve as the legislative and policy‐making body of the municipal government and have responsibility for  enacting City ordinances, appropriating funds to conduct City business, and providing policy direction to the  administrative staff.    Jefferson City Ward Map                          114 Mayor and City Council    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $115,247      $126,585      $126,585      $‐                     0.00% Materials & Supplies 994              2,300           2,300           ‐                     0.00% Contractual Services 7,468           7,690           7,690           ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 89                 110              120              10                  9.09% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 123,798       $ 136,685       $ 136,695       $ 10                  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change*FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget FY20  Actual     A review of the budget summary reveals  an increase in the FY22 budgeted expenses  for the Mayor and City Council.  This  increase is due to an increase in the  Repairs and Maintenance category, as a  result of increased maintenance  agreement costs.                                                   Personnel  Services 92.60% Materials &  Supplies 1.68% Contractual  Services 5.63% Repairs &  Maintenance 0.09% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Mayor & Council Council Adopted Budget 115 Mayor and City Council    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Mayor and Council Elected ‐ Mayor 1.00                    1.00                    1.00                    ‐                              Elected ‐ City Councilman 10.00                  10.00                  10.00                  ‐                              Elected ‐ Prosecuting Attorney 1.00                    1.00                    1.00                    ‐                              Part‐time Prosecutor Clerk 1.00                    1.00                    1.00                    ‐                              Total Part‐time & Elected 13.00                  13.00                  13.00                  ‐                               *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for the Mayor and City Council have remained constant with no expectation of a change in the  future.    116 Office of City Clerk    Overview    The City Clerk is appointed by, and serves at the pleasure of, the City Council.    The Office of City Clerk serves as the repository for official records for the City, and provides for the  preservation, archiving, and distribution of City records.  The Office of City Clerk prepares and issues all  agendas and associated documentation for official meetings of the City Council, and attends the meetings to  record the official minutes.  The Office of City Clerk issues, tracks, and releases all Special Tax Bills (liens)  placed on properties by the City.  The Office of City Clerk receives, tracks, and responds to requests for records  in accordance with Missouri Sunshine Law.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing and preserving organizational information and  ensuring City compliance with statutory requirements.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Ensure compliance with City, State of Missouri laws, and federal laws in matters pertaining to records,  elections, and special tax liens  OBJECTIVE:  To ensure the City is in compliance with all laws to protect the quality of life the City offers  2. Continue to provide accurate information in a timely manner to citizens of the City, the general public, and  the media  OBJECTIVE:  To support the quality of life for the City by providing accurate information to the public to  assist the public in making informed decisions  3. Continue to provide accurate information in a timely manner to the Mayor, City Council, and City Staff  OBJECTIVE:  To support the quality of life for the City by providing accurate information to the decision  makers of the City  4. Continue to consolidate archived hard copies and official records into an electronic format to reduce  storage and maintenance costs and provide accessibility to records by City Staff and the public  OBJECTIVE:  To ensure fast and accurate retrieval of information for the City Staff and the public    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of department directors rating the department as “good” or above. 100% 100%/100% 100%   2. Percent of City Council rating the department as “good” or above.100% 100%/100% 100%   3. Number of state, media, or citizen notifications of non‐compliance with  statutory requirements. 0  0/0  0      117 Office of City Clerk    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 0.31% 0.31% 0.32%   2. Percent of City Council packets prepared/distributed within deadline. 100% 100% 100%   3. Percent of record requests responded to within 3 business days. 100% 100% 100%   4. Percent of executed legislation distributed within 3 business days of execution. 100% 100% 100%   5. Percent of code updates sent to Municode within 2 days of execution of  authorizing legislation. 98%  98%  100%    6. Percent of City Council minutes transcribed within same business week as  meeting. 100%  100%  100%    7. Percent of City Council closed session actions posted within statutory  deadline. 100%  100%  100%    8. Percent of Budget Committee minutes transcribed within same business week  as meeting.  TBD  100%  100%    9. Percent of tax bills issued or released within 3 days of execution. 100% 100% 100% 10. Percent of election filing periods coordinated, tracked, archived.100% 100% 100% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 1 1 1   2. Total department adopted budget. $95,635 $103,111 $110,162   3. Number of paper records digitized, archived, and made accessible to staff and  public. 17,894  18,671  18,500    4. Number of tax bills generated, tracked, and released. 355 488  350   5. Number of updates made to City Code.  27 updates of  363  amendments*  26updates of  63  amendments  20 updates  of 40  amendments    6. Number of Sunshine requests responded to, tracked and archived. 145 411  400   7. Number of meeting notices posted, distributed, and archived. 966 1,077 900   8. Number of Council/Budget Committee meetings attended and recorded for  official minutes. 71  67  80    9. Number of web pages updated and maintained. 56 56 56 *Includes a complete revision of Chapter 32    Significant Changes/Initiatives    In an ongoing effort to be as paperless as possible, the Office of City Clerk distributes City Council packets to  the Council Members, staff, public and media by electronic means.  Additionally, all City ordinances going back  to the early 1800s have been transferred from Microfilm to digital format with the Laserfiche document  management system. Other record types are being digitized based upon archival retention schedules as  prescribed by state law, frequency of usage by staff or requested access by the public.    The City Clerk is in the process of working with SmartGov to develop an on‐line sunshine portal for requests,  tracking, and archiving sunshine related records. SmartGov is currently contracted with other City  departments and has agreed to create a sunshine portal as a part of an existing contract with no additional  costs to the City.    118 Office of City Clerk  The City Clerk has transferred the City Code to Municode, the on‐line codification program. The program and  website are user friendly, allowing Staff to download sections for proposed amendments, and provide Staff  and citizens with quick links to sections related to information requests. Newly passed ordinances are also  available on the website until they are included in the quarterly on‐line and hard copy supplements:  https://library.municode.com/mo/jefferson_city/codes/code_of_ordinances.     The Office of City Clerk will continue cross training personnel to assist with the City Clerk functions as  warranted.     Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $71,000         $72,961         $79,652         $6,691            9.17% Materials & Supplies 595               700              700              ‐                     0.00% Contractual Services 26,121         19,255         19,255         ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 10,372         10,195         10,555         360              3.53% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 108,088       $ 103,111       $ 110,162       $ 7,051            *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change* FY20 Actual                                                 A review of the budget  summary reveals the Office  of City Clerk‘s budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The largest increase  occurred in the Personnel  Services category.  This  increase is due primarily to a  3% across the board increase  for all full‐time employees, a  10% increase in health  insurance premiums, and a  5% increase in dental  insurance premiums.  Personnel  Services 72.30% Materials &  Supplies 0.64% Contractual  Services 17.48% Repairs &  Maintenance 9.58% Expenses By Account Classification ‐ FY22 City Clerk Council Adopted Budget 119 Office of City Clerk    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual  FY22 Adopted Net Change* Office of City Clerk City Clerk 1.00                 1.00                 1.00                 ‐                               Total Full Time 1.00                 1.00                 1.00                 ‐                               *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures..    Staffing levels for the Office of City Clerk have remained constant with no expectation of a change in the  future.     120 Office of City Administrator    Overview    The City Administrator is nominated by the Mayor and appointed by the Mayor with the advice and consent of  a majority of the City Council.      The City Administrator shall be responsible to the Mayor and the City Council for the administration of all  affairs of the City per the City’s Charter. Except as otherwise specified by ordinance, or by state law, the City  Administrator shall coordinate and generally supervise the operation of all departments.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing organizational leadership and assuring quality program  outcomes.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Continue to enhance the City’s quality of life and add value to the City’s tax base  OBJECTIVE:  To attract new residents, guests, and businesses to the City  2. Encourage and support quality development and redevelopment  OBJECTIVE:  To attract new businesses to the City  3. Continue to explore opportunities to maximize cost reductions and maintain quality service   Explore opportunities to maximize existing revenue sources and establish new revenue sources  without placing an undue burden on the tax payer   Explore opportunities to reduce reoccurring costs in an effort to maintain long‐term financial  sustainability  OBJECTIVE:  To provide an excellent quality of life for the residents and guests of the City in the most  efficient and economical manner  4. Continue to ensure the implementation of the Mayor and City Council directives  5. Continue to identify operational efficiencies within City departments    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Mayor rating of the City Administrator performance as “good” or above. TBD Yes/TBD        Yes 2. Percent of outcome performance expectations achieved by City Departments.1 79%  90%/76% 90% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget.0.87%  0.84% 0.84% 2. Percent of full time employees to overall adopted budget. 0.0007%  0.0007% 0.0007%       121 Office of City Administrator    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized in the City.436 436 437 2. Total department adopted budget. $287,279  $275,834 $287,210 3. Number of City departments. 17 17 17 4. Number of identified outcome performance expectations.107 107 107 1Excluding Parks and Recreation    Significant Changes/Initiatives    The Mayor serves as the Chief Executive Officer of the City.  Initiatives, projects, and processes were   reevaluated or re‐emphasized to which the City Administrator adjusted/responded accordingly.  The City   Administrator will continue to support department personnel on implementing the directives of the Mayor   and City Council.     In FY21, the City Administrator assisted with several Mayor and Council initiatives, including, but not limited   to: addressing impacts related to/ imposed by the coronavirus pandemic; provided policy and technical review  of various development proposals; provided a recommended budget to the Mayor; assisted in reviewing,  developing, and/or monitoring various State and Federal legislative proposals; reviewed and/or approved  several departmental procedural improvements; and provided City Charter designated general supervision of  City departmental operations, activities, and initiatives.     The City Administrator, with applicable departments within the City, and the Chamber of Commerce, worked   with various economic development related initiatives/proposals, some of which came to fruition during FY21.    The City will continue to assist in economic development efforts, to include recruitment of new businesses and  retention/growth of existing businesses.      The City Administrator facilitated discussions with employees on organizational outcomes and performance   Management.    For FY22 the City Administrator will assist departments in focusing on funding related to   coronavirus pandemic impacts; provide direction on operational efficiencies, particularly as those initiatives  relate to personnel, vehicle acquisition and maintenance, and facility maintenance; continue to work with  departments to facilitate employee health, wellness, and well‐being; continue to recommend policies,  procedures, practices, and pursue opportunities, to implement appropriate funding sources for continuity of  municipal operations; and suggest and/or implement operational improvements.         122 Office of City Administrator    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $267,401      $270,615      $281,981      $11,366          4.20% Materials & Supplies 4,275            1,829           1,829           ‐                     0.00% Contractual Services 2,495           3,100           3,100           ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 273              290              300              10                  3.45% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 274,444       $ 275,834       $ 287,210       $ 11,376          Net Change* FY20 Actual FY21  Adopted  Budget FY22  Adopted  Budget *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.                                                             A review of the budget  summary reveals the Office  of City Administrator’s  budgeted expenditures  experienced an overall  increase from FY21 to FY22.   The most significant  increase occurred in the  Personnel Services category.   This increase is due primarily  to a 3% across the board  increase for all full‐time  employees, a 10% increase  in health insurance  premiums, and a 5%  increase in dental insurance  premiums.  Personnel  Services 98.18% Materials &  Supplies 0.64% Contractual  Services 1.08% Repairs &  Maintenance 0.10% Expenses By Account Classification ‐ FY22 City Administrator Council Adopted Budget 123 Office of City Administrator    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual  FY22 Adopted Net Change* Office of City Administrator City Administrator 1.00              1.00             1.00             ‐                               Administrative Assistant 1.00             1.00             1.00             ‐                               Total Full Time 2.00             2.00             2.00             ‐                                *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for the Office of City Administrator have remained constant with no expectation of a change in  the future.  124 Office of City Attorney    Overview    The City Attorney reports directly to the Mayor and City Council as a whole.    The Office supports the City by rendering legal advice and opinions, drafting and reviewing contracts,  ordinances, resolutions, and other documents needed to accomplish the City’s policies and goals.  The Office  also represents the City’s legal interests before judicial and administrative agencies, and prosecutes violations  of the City Charter and City Code.  The Office is staffed by the City Attorney, Associate City Attorney, and a  Paralegal.    The Office provides legal advice, information and counsel to the Mayor, City Council, appointed officials, and  Staff on a full range of legal issues which confront the municipal government.    The Office Staff regularly:   advises and works with the City Administrator, Department Directors and City Staff to develop  strategies for resolving legal issues;   responds to lawsuits against the City;   prepares, reviews and approves contracts and other legal documents prior to consideration by the  City Council;   drafts ordinances, resolutions, conveyances and other legal documents;   monitors and coordinates all litigation files with outside legal counsel;   researches, prepares memoranda and provides advice on various legal issues such as economic  development, employment, real estate, environmental, procurement, contract compliance,  planning and zoning, open records and meetings, local government liability and numerous  constitutional matters;   reviews current case law and legislative enactments to evaluate potential impact on the City; and   works with City Departments to collect debts and liabilities owed to the municipal government.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City through providing information and legal services to the City Council,  City Departments and its employees.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Provide reliable, efficient, and accurate legal services to the City’s elected and appointed officials and staff  OBJECTIVE:  To ensure timely, quality legal services in order to allow for the successful completion of City  projects  125 Office of City Attorney     Respond to all requests for legal services within reasonable timeframe.  (e.g., less than 7 days for  contract preparation, 1 business day for emails, and response to lawsuits within legal time  contrainsts, etc.)   Continue to prioritize direct requests from City Council and Mayor and respond to all requests  within 1 business day   Continue cross‐training of personnel for maximum coverage on issues    OBJECTIVE:  To ensure implementation of most current legislation and case law   Monitor proposed federal and state legislation affecting the City and its interests   Monitor the progress of cases affecting municipalities, both federally and on a state level   Provide updates to officials and staff of applicable changes in the law, as appropriate   Work with City’s lobbyist on statewide issues that affect the City  OBJECTIVE: To ensure efficient and effective litigation services   Review and manage use and selection of outside counsel   Continue to utilize in‐house staff to review, defend, and dispose of claims, where available   Continue collection efforts for various departments  2. Enforce City ordinances  OBJECTIVE:  To protect the health and safety of the citizens and the integrity of neighborhoods  3. Continue to work closely with the Police Department, enforcement officials, and the elected Municipal  Court personnel to maintain effective working enforcement personnel relations and delivery services   Research  and draft new regulatory and criminal ordinances, as requested   Continue to review and update existing ordinances for more effective enforcement   Provide quality support staff to the municipal elected officials   Continue to assist and prioritize code enforcement needs  OBJECTIVE:  To safeguard and improve the quality of life for the residents and guests of the City  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of department directors rating the Office of City Attorney legal services  as “good” or better. 100%  90%/100%  90%    2. City Council satisfaction rating of “good” or better with the City Attorney legal  services. 100%  90%/83.3%  90%  126 Office of City Attorney    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget.1.02%  1.00% 1.02% 2. Percent of contracts prepared/reviewed within 7 business days from date of  receipt. 94.8%  95.8%  90%  3. Percent of sunshine law requests, first contact for litigation claims responded to  within 3 business days. 100%  100%  100%  4. Number of default judgements against the City (caused by failure to respond).  0  0  0  5. Ordinances overturned by Circuit Court (in which Attorney prepared or argued for  validity). 0  0  0  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 33 3 2. Total department adopted budget. $337,098  $329,834  $348,965  3. Number of contracts reviewed/prepared. 321  452  320  4. Number of contracts prepared/reviewed within 7 business days of request.  301  433  288  5. Number of Ordinances/Resolutions drafted.  77  56  120  6. Number of Workmen’s Compensation & litigation matters administered.  13  26  40  7. Number of lawsuits challenging City Ordinances or practices. 0 0 0  8. Number of hours staffing Council and Citizen Committees. 105  205  250  9. Number of sunshine requests to which Law responded. 355  411 400    Significant Changes/Initiatives    During FY21, the Office of City Attorney performed substantial work on economic development projects,  including continuing negotiation of a development agreement for the redevelopment of the Missouri State  Penitentiary.  Also, the Office of City Attorney assisted in the securing of a $1.5 Million grant from the federal  Economic Development Administration for the MSP project, which was awarded in February 2021    The Office of City Attorney continued to provide legal support to the City’s response to the national COVID‐19  crisis by advising the Mayor and Council on the maintenance of a declaration of emergency and of several  proclamations thereunder designed to protect public health and assist businesses.    The Office of City Attorney has increased it efforts in assisting Planning and Protective Service Department in  nuisance abatement and dangerous building, particularly in the collection special tax bills to recoup costs  expended by the City address these harmful properties.    Finally, the Office of the City Attorney assisted the Park and Recreation Department with the drafting and  negotiation of a venue management agreement with VenuWorks, who is now managing the new Capital  Region MU Health Care Amphitheater at Ellis‐Port Riverside Park on behalf of the Parks and Recreation  Commission.           127 Office of City Attorney  Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $270,216      $298,934      $314,017      $15,083          5.05% Materials & Supplies 5,243            2,150           2,150           ‐                     0.00% Contractual Services 24,501         28,400         32,438         4,038           14.22% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 329              350              360              10                  2.86% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 300,289       $ 329,834       $ 348,965       $ 19,131          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*                                                           A review of the budget summary  reveals the Office of City  Attorney’s budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The most significant  increase occurred in the  Personnel Services category.   This increase is due primarily to   a 3% across the board increase  for all full‐time employees, a  10% increase in health insurance  premiums, and a 5% increase in  dental insurance premiums.    Personnel  Services 89.99% Materials &  Supplies 0.62% Contractual  Services 9.30% Repairs &  Maintenance 0.10% Expenses By Account Classification ‐ FY22 City Attorney Council Adopted Budget 128 Office of City Attorney    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Office of City Attorney City Attorney 1.00        1.00        1.00       ‐                      Associate City Attorney 1.00        1.00        1.00       ‐                      Paralegal 1.00        1.00        1.00       ‐                      Total Full Time 3.00        3.00        3.00       ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for the Office of City Attorney have remained constant with no expectation of a change in the  future.    129 Municipal Court    Overview    The Municipal Court Staff reports directly to the City Attorney and they support the elected municipal judge  and elected prosecutor.      The Municipal Court Staff manages the day to day functions of the Municipal Court and supports the elected  prosecutor and elected judge.  The Municipal Court processes all municipal summons issued by the Police  Department and parking violations issued by the City Staff.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by implement the policies and procedures established by the  Missouri Supreme Court in a professional and dedicated manner and the ensure accessibility, fairness and  courtesy in the administration of justice.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Promote safety in the community by effective and impartial administration of justice  2. Continue to provide high quality customer service that is effective, efficient, and delivered in a professional  environment with effective case management, revenue collection and record retention support  3. Continue to implement paperless processes      Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Elected Prosecutor and Judge rating service provided by Court staff as “good” or  better. 100%  100%/100%  100%  2.   Recidivism rate of all defendants over the previous 3 years. 14% 14%/14% 14% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 0.79%  0.76% 0.75%   2. Percent of cases filed during budget year which are completed within 6 months of  the date the summons is issued. 80%  80%  80%    3. Number of cases per FTE (excluding parking). 1,679  1,310 1,500   4. Percent of persons convicted during budget year who are placed on probation. 4% 8%  7% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 3 3 3   2. Total department adopted budget. $261,402  $249,518 $257,055   3. Number of cases processed during the year. 5,039  3,930 4,500   4. Number of convictions during the year. 3,371  3,399 3,850   5. Number of cases dismissed (excluding No Insurance tickets). 894 1,033 1,000   6. Number of probations issued. 159 276  300     130 Municipal Court    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators (continued) Actual Actual Projected    7. Number of parking tickets paid through court. 7,861  10,720 9,200   8. Number of DWI tickets issued. 79 60 75   9. Number of DWI ticket convictions. 55 55 60 10. Number of warrants issued.  2,010  1,941 2,100 11. Total amount of fines issued (after conviction or plea).$438,404  n/a* $500,000 12. Total amount of fines collected. $476,042  $505,362 $577,000 13. Number of cases dismissed by Court for lack of prosecution.23 13  8 14. Number of cases appealed to circuit court. 0 2 2 15. Number of parking fines issued (not voided tickets).$134,437  $149,475 $140,000 16. Total amount of parking fines collected. $82,406  $122,694 $105,000 *Unable to provide due to change in software    Significant Changes/Initiatives    Due to COVID‐19, Municipal Court has been transitioning through “opening phases” ordered by the Cole  County Presiding Judge.  Each phase dictates the number of defendants allowed in the courtroom at a time.   On the date of this report, the Municipal Court is in Phase 4, which allows twenty people in the courtroom at a  time, and hope to be at normal pre‐COVID‐19 capacity later this year.    Scott Evans, the newly elected Municipal Judge, took the bench in April 2021.    Municipal Court is also transitioning to a new case processing system. This system will allow defendants and  the public to access Municipal Court records through Missouri Case.net.    Budget Summary   Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $206,738      $213,578      $218,320      $4,742            2.22% Materials & Supplies 5,413            7,950           7,450           (500)             ‐6.29% Contractual Services 17,046         21,990         21,990         ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 5,838           6,000           6,295           295              4.92% Capital Purchases ‐                    ‐                     3,000           3,000           0.00%      Total $ 235,035       $ 249,518       $ 257,055       $ 7,537            Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.                131 Municipal Court    A review of the budget summary  reveals the Municipal Court’s  budgeted expenditures have  experienced an overall increase  from FY21 to FY22.  The most  significant increase occurred in  the Personnel Services category.   This increase is due primarily to a  3% across the board increase for  all full‐time employees, a 10%  increase in health insurance  premiums, and a 5% increase in  dental insurance premiums.     The Capital Purchases category  experienced an increase from  FY21 to FY22 due to the approved  funding in FY22 for Polycom  technology for the jail docket.                        Full Time Equivalents (FTEs)   Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Municipal Court Municipal Court Administrator 1.00       1.00       1.00      ‐                         Administrative Technician 1.00      ‐              ‐             ‐                         Deputy Court Clerk II, I 1.00       2.00       2.00      ‐                              Deputy Court Clerk II      Deputy Court Clerk I Part‐time Municipal Judge 1.00       1.00       1.00      ‐                         Part‐time Bailiff 1.00       1.00       1.00      ‐                         Elected ‐ Municipal Judge 1.00       1.00       1.00      ‐                         Total Full Time 3.00       3.00       3.00      ‐                         Total Part‐time & Elected 3.00       3.00       3.00      ‐                          *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Personnel  Services 84.93% Materials &  Supplies 2.90% Contractual  Services 8.55% Repairs &  Maintenance 2.45% Capital  Purchases 1.17% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Municipal Court Council Adopted Budget A review of staffing levels for  Municipal Court show no change  from FY21 to FY22.  There is no  expectation of future changes.     132 Human Resources Department    Overview    The Human Resources Department is administered by the Director of Human Resources who reports directly  to the City Administrator.      The Human Resources Department assists other City Departments in meeting their service delivery  responsibilities to the public and assists employees in reaching their fullest potential with the City while  maintaining a careful balance between the interests of City government, the Departments and the employees.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by assisting Departments in developing and supporting quality  employees.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Improve training and education of our workforce  OBJECTIVE:  Implement a Learning Management System  OBJECTIVE:  Provide soft skills, compliance and safety training to all City employees on a regular basis  2. Improve performance of City employees  OBJECTIVE:  Implement a Performance Management System  OBJECTIVE:  Ensure City employees receive timely and complete feedback from their supervisors  OBJECTIVE:  Ensure the employees understand the City’s priorities  3. Continue development of a Health and Wellness Program  OBJECTIVE:  To provide employees an avenue to learn the advantages of practicing a healthy life style, as  well as, opportunities to practice a healthy life style    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of department directors rating the department as “good” or above in  assisting their department in achieving their goals. 100%  90%/100%  90%    2. Percent of City employees rating Human Resources as “good” or above in  assisting their needs. 95%  90%/80%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 1.03%  0.98% 1.02%   2. Number of recruitments per full‐time authorized Human Resources positions. 62 60  58.33   3. Percent of turnover in full‐time employees. 8.9%  9.8% 8%   4. Percent of employees using the EAP.  6.5%  6.6% 8%   5. Percent of employees participating in the City’s Wellness Incentive Program at  the beginning of the year. 62%  60%  65%      133 Human Resources Department    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 3 3 3   2. Total department adopted budget. $340,425  $322,228 $350,872   3. Number of recruitments. 186 179 175   4. Number of applications processed. 1,867  1,485 1,600   5. Number of new hires processed. 32 28 30   6. Number of introductory periods completed. 21 12 25   7. Number of wellness outreach efforts.  161 188 160   8. Number of full‐time authorized positions city‐wide.436 436 436   9. Number of full‐time employees leaving employment.39 43 35 10. Number of unsatisfactory or needs improvement overall performance  evaluations. 4  1  4    Significant Changes/Initiatives    In FY21, the Human Resources Department launched “Sparkhire,” a video‐based interview program that  modernizes the interview process.  Candidates have the ability to record, on their own time, answers to a set  of interview questions. Hiring managers then can view the recorded videos and send candidates follow up  questions, if needed. This process saves time, and streamlines the interview process allowing managers to  interview more candidates in a shorter period of time and speeds up the hiring process.    In FY22, the Human Resources Department hopes to implement an electronic training management system  which will allow the City to offer on‐line training programs in areas directly related to each employee's  position while ensuring our employees are given the education and training they need in all areas including  employment law, workplace safety, environmental compliance, supervisory and management, and general job  related.  This program will also track attendance and acknowledgement of internal policies and procedures.    Also in FY22, the Human Resources Department hopes to implement an electronic performance management  system which will make the employee evaluation process more effective, more accurate, more current, less  time intensive, and will support a pay‐for‐performance system.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $ 298,978       $ 302,618       $ 310,865       $ 8,247           2.73% Materials & Supplies 7,065           3,400           3,300           (100)             ‐2.94% Contractual Services 15,051         15,920         15,520         (400)             ‐2.51% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 268              290              21,187         20,897          7205.86% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 321,362       $ 322,228       $ 350,872       $ 28,644          Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.      134 Human Resources Department                                                            Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Human Resources Director of Human Resources 1.00        1.00        1.00       ‐                      Human Resources Specialist 2.00        2.00        2.00       ‐                      PT w/Benefits Human Resources Assistant 1.00        1.00        1.00       ‐                      Total Full Time 3.00        3.00        3.00       ‐                      Total Part‐time 1.00        1.00        1.00       ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    A review of the budget  summary reveals the Human  Resources department’s  budgeted expenditures  increased from FY21 to  FY22.  The most significant  increase occurred in the  Repairs and Maintenance  category due primarily to  the need for new  maintenace agreements  being added in FY22 for  software that was  implemented in FY21.      The Personnel Services  category experienced and  increase from FY21 to FY22  due primarily to a 3% across  the board increase for all  full‐ time employees, a 10%  increase in health insurance  premiums, and a 5%  increase in dental insurance  premiums.   Personnel  Services 88.60% Materials &  Supplies 0.94% Contractual  Services 4.42% Repairs &  Maintenance 6.04% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Human Resources Council Adopted Budget Staffing levels for Human  Resources have remained  constant with no  expectation of a change in  the future.     135 Finance Department    Overview    The Finance Department is administered by the Director of Finance and Information Technology Services who  reports directly to the City Administrator.     The Finance Department is responsible for the administration, direction, and coordination of all financial  services of the City involving financial planning, budgeting, purchasing, accounting, payroll, business licensing,  and the utility billing function.    The Finance Department is responsible for processing all cash receipts and disbursements and maintenance of  an internal control structure that adequately safeguards the assets of the City.   This includes the processing of  invoices for goods and services and recording all general ledger transactions in order to prepare financial  statements in conformity with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).  In addition, the Finance Staff  procures the independent financial audit each fiscal year.    The Finance Department’s Procurement Staff provides a centralized procurement of goods and services for all  purchases that exceed an established fiscal threshold.  Staff is responsible for obtaining commodities and  services at the most economical prices while ensuring compliance with all applicable laws and policies.  Staff is  also responsible for the disposal of surplus property.     All finance functions are budgeted and accounted for in the General Fund including the utility billing function.   The cost of the utility billing function is then reimbursed to the General Fund by the Wastewater Fund through  administrative chargebacks.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing financial information and services.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Prepare and maintain financial records in accordance with Generally Accepted Accounting Principles  (GAAP)  OBJECTIVE:  To ensure the Department provides a fair presentation of financial information to decision  makers  2. Prepare the Annual Comprehensive Financial Report (ACFR) consistent with criteria established by the  Government Finance Officers Associations (GFOA) for the Certification of Achievement for Excellence in  Financial Reporting Program  OBJECTIVE:  To ensure the Department provides a fair presentation of financial information to the decision  makers and to the public  3. Implement new accounting pronouncements as required by the Governmental Accounting Standards  Board (GASB)  OBJECTIVE:  To ensure the City provides transparent financial information to decision makers  136 Finance Department    4. Communicate clearly with the Citizens, Mayor, City Council, City Administrator, and Department Directors  who request financial information  OBJECTIVE:  To ensure users of financial information have the information required in a timely manner to  make good decisions  5. Coordinate with the Mayor, City Council, City Administration, and Department Directors to develop a  balanced budget consistent with the City Financial Policies  OBJECTIVE:  To ensure the City is making decisions that will provide an excellent quality of life for the  residents of the City      Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of department directors rating finance as “good” or above.100%  90%/100% 90%   2. Percent of department directors rating purchasing as “good” or above. 100%  90%/100% 90%   3. Receive an unqualified audit from an independent auditor (for prior year). Yes Yes/Yes Yes   4. Receive the GFOA ACFR Award (for prior year).  Yes Yes/Yes Yes   5. Receive the GFOA PAFR Award (for prior year).  Yes Yes/Yes Yes   6. Receive the GFOA Budget Award (for prior year).Yes Yes/Yes Yes Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 2.91%  2.93% 2.76%   2. Percent of voided accounts payable checks. 0.55%  0.93% 1.00%   3. Percent of utility bills processed within three business days of month end. 100%  100% 100% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 11.75  11.75 11.75   2. Total department adopted budget. $957,305  $963,927 $952,366   3. Accounts Payable – Number of payments issued. 8,174  8,103 8,000   4. Accounts Payable – Number of payments voided.45 75 50   5. Accounts Payable – Number of 1099’s issued (Misc, NEC, Int, S, and R) 115 120 150   6. Accounts Receivable – Number of invoices issued. 9,434  10,150 9,000   7. Business Licensing – Number of business licenses issued. 2,754  2,837 3,000   8. Cash Receipts – Number of receipts entered. 207,941  203,008 201,000   9. General Ledger – Number of journal entries to correct issues.58 87 60 10. Payroll – Number of payroll checks/direct deposits. 14,872  15,001 14,500 11. Purchasing – Number of bids/quotes/renewals. 110 117 130 12. Purchasing – Number of purchase orders issued.425 371 525 13. Utility Billing – Number of bills issued. 243,982  245,693 244,900               137 Finance Department  Significant Changes/Initiatives    The Finance Department received the Government Finance Officers Association Distinguished Budget  Presentation for the 7th straight year.  This award was for the fiscal year beginning November 1, 2020.      The Finance Department received the Government Finance Officers Association Certificate of Achievement for  Excellence in Financial Report (ACFR) for the 24th straight year.  This award was for the fiscal year ended  October 31, 2019.  The Certificate of Achievement is the highest form of recognition in governmental  accounting and financial reporting, and its attainment represents a significant accomplishment by a  government and its management.  We expect to receive the award for the report that has been submitted for  fiscal year ended October 31, 2020.      The Finance Department received the Government Finance Officers Association Award for Outstanding  Achievement in Popular Annual Financial Report (PAFR) for the 6th straight year.  This award was for the fiscal  year ended October 31, 2019.  The PAFR is specifically designed to be readily accessible and easily  understandable to the general public and other interested parties without a background in public finance.  We  expect to receive the award for the report that has been submitted for the fiscal year ended October 31, 2020.    For the fiscal year ended October 31, 2020, the City received a clean annual audit report with one audit  finding.        The Finance Department also continued to refine the City’s multi‐year financial forecasting plan and the  capital replacement plan.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $762,025      $872,520      $857,987      $(14,533)       ‐1.67% Materials & Supplies 27,098         26,000         25,990         (10)                ‐0.04% Contractual Services 55,367         64,147         67,129         2,982           4.65% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 1,252           1,260           1,260           ‐                     0.00% Capital Purchases 3,413           ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 849,155       $ 963,927       $952,366       $ (11,561)        Net Change*FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget FY20 Actual   *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.                      A review of the budget summary reveals  Finance’s budgeted expenditures experienced an overall  decrease from FY21 to FY22.  The most significant decrease occurred in the Personnel Services  category.  While the FY22 budget includes a 3% across the board increase for all full‐time employees, a  10% increase in health insurance premiums, and a 5% increase in dental insurance premiums, the  department has had some turnover and has hired replacement staff at lower pay rates resulting in an  overall decrease.  138 Finance Department                                                    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Finance Department Director of Finance & Information       Technology Services 0.75        0.75        0.75       ‐                      Chief Accountant 1.00        1.00        1.00       ‐                      Purchasing Agent 1.00        1.00        1.00       ‐                      Senior Accountant, Accountant 2.00        2.00        2.00       ‐                           Senior Accountant      Accountant Senior Accounting Technician Supervisor 1.00        1.00        1.00       ‐                      Accounting Technician 1.00        1.00        1.00       ‐                      Senior Accounting Technician 2.00        2.00        2.00       ‐                      Customer Service Representative 2.00        2.00        2.00       ‐                      Purchasing Technician 1.00        1.00        1.00       ‐                      Total Full Time 11.75     11.75     11.75    ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Personnel  Services 90.06% Materials &  Supplies 2.74% Contractual  Services 7.07% Repairs &  Maintenance 0.13% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Finance Council Adopted Budget Staffing levels for the Finance  Department have remained  constant with no expectation  of a change in the future.     139 Non‐Departmental    Overview    The Non‐Departmental Budget was established to account for General Fund supported operating expenses  that are not by policy accounted for in department‐specific appropriations.     The Non‐Departmental Budget includes appropriations for personnel services, materials and supplies,  contractual services, utility expenses, repairs and maintenance, and other operating expenses.    The Personnel Services category is not used for employee salaries.  The most common routine expenses  included under the Personnel Services category is the cost associated with the employee wellness program.    Money appropriated for the Materials and Supply category is intended to pay for gas used by the Housing  Authority, which is later billed to them and recognized as an offsetting revenue, and gas used by the City’s  support service departments.  Examples of support service departments include the Office of City Clerk,  Finance, and the Office of City Counselor.    Money appropriated for the Contractual Services category is used to pay for general insurance premiums,  insurance deductibles associated with accidents, consulting services, and the contract for economic  development with the Jefferson City Chamber of Commerce.     Money appropriated in the Utility Expense and Maintenance Expense categories are for expenses incurred to  support the City’s support service departments and maintain the City Hall Campus.      Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $36,967           $36,967           $42,967           $6,000              16.23% Materials & Supplies 67,455            11,000            13,000            2,000              18.18% Contractual Services 1,088,138      745,403          778,154          32,751            4.39% Utilities 40,749            46,450            42,450            (4,000)             ‐8.61% Repairs & Maintenance 80,261            74,900            75,060            160                 0.21% Other Operating Expenses 11,780            14,500            14,000            (500)                ‐3.45% Capital Purchases ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Debt Service ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       0.00%      Total $ 1,325,350      $ 929,220          $ 965,631          $ 36,411            FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.    A review of the budget summary reveals the Non‐Departmental budgeted expenditures experienced an  overall increase from FY21 to FY22.  The largest increase is in the Contractual Services category.  This increase  is due primarily to the anticipated increase in General Insurance costs in FY22.         140 Non‐Departmental      Personnel  Services 4.45%Materials &  Supplies 1.35% Contractual  Services 80.58% Utilities 4.40% Repairs &  Maintenance 7.77% Other Operating  Expenses 1.45% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Non‐Departmental  Council Adopted Budget 141 Information Technology Services    Overview    The Information Technology Services Division is administered by the Director of Finance and Information  Technology Services who reports directly to the City Administrator.     The Information Technology Services Division is responsible for the design, implementation, and maintenance  of the City’s technology resources.  The Information Technology Services Division provides support to more  than 400 users on a 24 hour, 7 day a week basis. The wide area network has more than 600 devices connected  to 76 servers.  In addition, the Information Technology Services Division provides custom application  development, technology support, and telephone services.    The Information Technology Services Division supports the Geographic Information System (GIS), which  provides a central enterprise repository for all GIS related data.  The Information Technology Services Division  is responsible for developing, supporting, and coordinating GIS with all City departments in order to provide  accessibility to GIS data and information.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing access to information through technology.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Ensure departments have access to information as needed  OBJECTIVE:  Provide available and accurate information to all City departments  2. Implement approved technological projects  OBJECTIVE:  To ensure the appropriate tools are available to support the business functions of the City  OBJECTIVE:  To ensure an integration of business systems to support information sharing across  organizations  OBJECTIVE:  To ensure a current strategy is in place regarding the future of technology services that will  meet the increasing demand for access to information by users  3. Update the City’s preventative maintenance plan in conjunction with industry recommended standards  OBJECTIVE:  To ensure the users of the City experience no disruption in service and the response time is  satisfactory to meet the needs of the user  OBJECTIVE:  To ensure all managed infrastructure assets meet defined performance levels    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of helpdesk requests where the survey respondents rated service  received as “good” or above. 97%*  97%/97%*  97%    2. Percent of time enterprise applications were available.99.8%  99%/99.9% 99%   3. Percent of time the data and voice network was available. 99.9%  99%/99.9% 99% 142 Information Technology Services    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 3.12%  3.21% 3.28%   2. Percent of helpdesk tickets resolved within the service level target. 90%*  90%* 90% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 9.5 9.5  9.5   2. Total division adopted budget.  $1,029,051  $1,056,222 $1,126,586   3. Number of helpdesk requests taken. 1,100  1,000 1,200   4. Number of servers supported. 76 84 75   5. Number of peripherals (printers/scanners) supported.120 130 120   6. Number of PC’s supported. 305 305 305   7. Number of telephone lines supported. 402 346 370   8. Number of enterprise applications supported (i.e. New World, Tyler etc.). 30 30  29   9. Number of email accounts. 449 465 449 10. Total storage utilized. 38TB  43TB 40TB 11. Number of web maps/apps supported. 52 52 52 *Estimated    Significant Changes/Initiatives    ITS continuously monitors three layers of defense to protect the City’s data from malicious intruders. The  three layers are Cisco Umbrella, Palo Alto firewall and Symantec Endpoint Protection:  Cisco Umbrella is a cloud security platform that provides the first line of defense against threats on the  internet wherever users go.  We also installed the Cisco Umbrella roaming client on all computers.  This  will tell ITS what computer(s) are being attacked during an intrusion.   Palo Alto firewall is 2nd line of defense.  protects the City against all threats – both known and  unknown.  It prevents known vulnerability exploits, malware, spyware, malicious URLs while analyzing  traffic for and automatically delivering protection against highly targeted and previously unknown  malware.  The Palo Alto also includes Global Protect, which is a secure VPN tunnel.  Symantec Endpoint Protection Cloud unifies threat protection and device management for PC, mobile  devices and servers so you can quickly protect all of your endpoints and stop today's ransomware,  zero‐day threats and other sophisticated attacks.  ITS continues to monitor the City’s SpamTitan Cloud.  SpamTitan Cloud is a powerful Anti‐Spam solution that  cleans the City’s email and protects against risky spam and malware. On the average, SpamTitan catches 1,200  spam messages a day.    ITS is currently working with the Police Department and a contractor to replace all the interior and exterior  surveillance cameras. ITS will be assisting the contractor in replacing Transit and Central Maintenance  surveillance cameras and moving them over to the Milestone platform.   ITS is currently working with Revize and City departments on the new City website redesign.  This redesign will  include a new updated, more modern look for the website as well as new features such as an ADA compliancy  button.  143 Information Technology Services  ITS continues to partner with contractors to replace all of the City’s aging, end‐of‐life Cisco switches and to  evaluate the City’s network topology. By making the correct changes to the City’s networking, this will lower  the amount of network downtime in the future.  ITS continues to use SmartDeploy.  SmartDeploy is a desktop imaging solution. This solution has decreased the  amount of time it takes to roll out new and trickle‐down computers, laptops, and Toughbooks.  ITS continues to replace desktops and laptops that have exceeded their 5‐year warranty. ITS is also replacing  out of warranty network printers that have become non‐productive.  ITS assisted Tyler Technologies, the Fire Department, and the Police Department in successfully migrating the  New World System to New World CAD Enterprise.  With this migration, Communications is taking advantage  of proximity dispatching to decrease response times to incidents in and around the city.  Not only does this  version also takes advantage of the latest GPS technology by using enhanced mapping features, but it also  streamlines reporting to reduce data entry and data entry errors.   ITS and the Police Department are working with Tyler Technologies to migrate from E‐Ticketing to the Brazos  ticketing system.    ITS worked with the Police Department and an outside vendor to successfully implement the Rave 911 Suite.  This solution provides 9‐1‐1 teams, first responders and emergency managers powerful capabilities for  handling, dispatching and responding to emergencies more efficiently and effectively.  ITS worked with the Police Department and an outside vendor to successfully implement TXT29‐1‐1. This  solution allows citizens to contact 9‐1‐1 without using a voice call.   ITS has completed the migration from our old Cisco phone system to the new Centurylink Hosted VoIP.    ITS has implemented a 10mb Dedicated Internet Voice pipe just for this system’s use at PD and another 10mb  pipe at Fire Station 3 for redundancy.   ITS is in the process of upgrading the City’s main internet connection from 500mb to 1GB to support the  increasing bandwidth of our cloud‐based applications.    ITS is in the process of migrating to Exchange Online and Office 2019.  Exchange Online will provide security  and reliability with anti‐malware and anti‐spam filtering.  It will provide each mailbox user with more email  storage and the ability to send and receive larger emails.  It will also provide an In‐Place Archive for better  inbox management.  ITS has completed the Office 2010 to Office 2019 upgrade.  Office 2019 will provide the  user with the latest technology and latest Office features.    ITS has completed the upgrade of Windows 7 (end of life in 2020) with Windows 10. This will allow City  computers to receive the latest security and critical updates.  ITS is 80% complete with replacing most of our old wireless access points.  This will provide better range and  more stable connection.   ITS assisted the Parks Department is providing temporary Wi‐Fi access to the Riverside Park Amphitheater.  ITS continues to monitor Veeam.  Veeam is the City’s robust backup and recovery solution. Veeam takes  advantage of the new technologies used by virtual servers.  This provides the City with the redundancy and  failover it needs.  144 Information Technology Services  GIS staff have developed a process to automate the sewer billing rate analysis for Public Water Supply District  Number 1 and 2 of Cole County, Missouri and PWSD#1 of Callaway County. This will be uploaded into  Springbrook for the 2021‐2022 sewer billing.   The ITS staff has installed and configured the new server for us to create a new environment with the latest  software. We are developing this alongside the existing environment to reduce potential outages. We will be  working with the Cole County GIS Department to enhance the MidMoGIS offerings.   GIS continues to work with the Public Works department to catalog and create a spatial inventory of the  recent stormwater assets and projects that have been completed to date.   GIS has been working with Public Works staff to develop a SWPPP (stormwater pollution prevention plan) site  inspection app to complete their construction inspection activities in the field to increase their efficiencies.      GIS has developed a Manhole Inspection Work Order System that Public Works field staff are utilizing to  conduct sanitary sewer work to increase their efficiencies and monitor progress.      GIS has worked with the County GIS, Police and Fire Department this past year to prepare for the Tyler  Technology upgrade. Since the upgrade we have been assisting with technical issues and will continue to  troubleshoot issues with Tyler Technologies.     GIS is continuing to work with local utilities to share information on current and future capital improvement  projects within the city limits and sewer utility boundaries. This will increase communication and hopefully  reduce problems in the future.  GIS continues to work with the County and local water utility companies to share fire hydrant locations with all  fire personnel in Cole County and Jefferson City using a web GIS application that we have developed.     GIS will continue to support the Fire Inspection application that was recently deployed to track fire  inspections.    GIS will continue to develop an Emergency Management dataset that will be necessary to respond any  emergencies.     Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $ 760,529       $ 779,952       $814,520       $ 34,568         4.43% Materials & Supplies 9,773           3,570           3,570           ‐                     0.00% Contractual Services 30,627         44,700         50,732         6,032           13.49% Utilities 76,196         56,000         56,000         ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 246,914      172,000      201,764      29,764         17.30% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 1,124,039    $ 1,056,222    $ 1,126,586    $ 70,364          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*     145 Information Technology Services                                                       Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Information Technology Services Director of Finance &       Information Technology Services 0.25        0.25        0.25       ‐                      ITS Manager 1.00        1.00        1.00       ‐                      Systems Analyst/Network Administrator 3.25        3.25        3.25       ‐                      Information Technology Support Specialist 2.00        2.00        2.00       ‐                      GIS Manager 1.00        1.00        1.00       ‐                      GIS Specialist 1.00        1.00        1.00       ‐                      IT Support Technician ‐ I, II 1.00        1.00        1.00       ‐                           IT Support Technician I      IT Support Technician II Total Full Time 9.50        9.50        9.50       ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  A review of the budget  summary reveals Information  Technology Services’  budgeted expenditures  experienced an overall  increase from FY21 to FY22.   The largest increase occurred  in the Personnel Services  category.  This increase is due  primarily to a 3% across the  board increase for all full‐ time employees, a 10%  increase in health insurance  premiums, and a 5% increase  in dental insurance  premiums.    The Repairs and Maintenance  category experience an  increase from FY21 to FY22.   This increase is due primarily  to additional requirements  for software licenses &  software maintenance.    Personnel  Services 72.30% Materials &  Supplies 0.32% Contractual  Services 4.50% Utilities 4.97% Repairs &  Maintenance 17.91% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Information Technology Services Council Adopted Budget Staffing levels for  Information Technology  Services have remained  constant with no  expectation of a change in  the future.     146 Police Department    Overview     The Police Department (JCPD) is administered by the Chief of Police who reports directly to the City  Administrator.     The Police Department provides the community with a full range of police services, including receiving and  responding to all emergency and nonemergency calls for service, performing a variety of directed activities,  and solving neighborhood problems.    The Police Department is divided into three Divisions, which include Operations, Special Services, and Support  Services.  The Department includes an Office of Professional Standards, the primary proponent within the  Department for hiring and training new Police employees and overseeing their ongoing professional activities.    The Operations Division is the largest Division of the Police Department and is comprised of the Patrol Section  and Community Action Team.    The Patrol Section’s primary purpose is to provide a police presence to deter crime, investigate instances of  crime and seek prosecution where appropriate, respond to calls for service from the community, conduct  traffic enforcement and crash suppression, and participate in collaborative problem solving initiatives with the  community.  Patrol activities are the core function within the Police Department.    The Community Action Team is a special‐project based team that works in cooperation with citizens,  businesses, and other community groups to promote crime prevention and neighborhood problem solving  through community involvement and improvement.  The Community Action Team also serves as a source of  intelligence gathering and dissemination for use by all department personnel for criminal interdiction  purposes.    The Special Services Division is comprised of the Criminal Investigations Section and Traffic Enforcement Unit.  147 Police Department    The Criminal Investigations Section plays a lead role in identifying, locating and apprehending the most  dangerous criminal perpetrators.  The Criminal Investigations Section is responsible for the follow‐up  investigation of the most serious crimes, the analysis of crime trends, and the support and assistance to crime  victims.    The Traffic Unit concentrates on various traffic safety issues, including traffic crash investigation and  reconstruction, public awareness campaigns relating to traffic safety, and traffic enforcement in those areas  where a high number of crashes or traffic violations occur.  In addition, these officers respond to citizen  concerns regarding traffic issues within the community through directed enforcement efforts.    The Support Services Division is comprised of the Joint Communications Center, Records Section, and Animal  Control Section.    The Joint Communications Center serves as the county‐wide emergency 911 communications center and is  located within the Police Department.  The Joint Communications Center provides emergency and  administrative communications for the citizens and visitors of the City and Cole County by dispatching all  disciplines of public safety and providing a connection with related government service agencies.    The Records Section has the responsibility for all aspects of records management.  Records personnel provide  assistance in the compilation of municipal statistical data for various Federal and State reports.  The Records  Section also provides assistance to citizens, attorneys, insurance companies and others who are seeking copies  of police crime reports or other police related public information.     The Animal Control Section operates a full service, open‐admission animal shelter facility.  The Animal Control  Section provides humane care, pet reclamation assistance, adoption, safe custodial care of animals found  running at large and an array of veterinarian services.  The Animal Control Section also investigates and seeks  prosecution for instances of inhumane treatment of animals, animals running at large and other animal  control violations.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting both personal safety and an overriding sense of safety  within the community.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Reduce crime by actively enforcing violations of criminal law, utilizing aggressive crime prevention and  education initiatives, and deploying resources and design problem‐specific strategies in areas where crime  patterns and trends are evident  OBJECTIVE:  Promote safety for the residents and visitors in the Jefferson City area  OBJECTIVE:  Promote a secure environment to conduct business activities  2. Promote roadway safety through both educational and enforcement‐related efforts  OBJECTIVE:  Conduct Public Service Announcements via media and social media to address traffic concerns    148 Police Department    OBJECTIVE:  Assess the community’s roadways for common traffic concerns through specific, geo‐located  initiatives  3. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to address conditions that give  rise to crime, disorder, and unsafe roadways  OBJECTIVE:  Promote safety for guests and residents in the Jefferson City area  OBJECTIVE:  Promote a secure environment to conduct business activities  4. Promote professionalism and skills competency among department employees  OBJECTIVE:  Provide police officers with training programs in a diversity of subject matter  OBJECTIVE:  Ensure police officers receive at least the required number of training hours to retain a  Missouri Law Enforcement License    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Percent of survey respondents that rate the community as “safe” on a survey  response. 42%  90%/38%  90%  2.   Reduction in the number of Group A Property Crimes.Yes Yes/No Yes 3.   Reduction in the number of Group A Crimes Against Persons.Yes Yes/No Yes 4.   Reduction in the number of traffic crashes. Yes Yes/No Yes 5.   Credentialed by Independent Police Agency Credentialing Body.No Yes/No Yes Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1.   Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget.1 26.34%  27.22% 26.92% 2.   Group A Property Crime rate per 1,000 population.23.0  24.3 35* 3.   Group A Crimes Against Persons rate per 1,000 population.9.55  12.24 12* 4.   Group A Crime Clearance rate. 61%  59% 60% 5.   Traffic crashes per 1,000 population. 48.60  50.50 50* Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1.   Number of full‐time positions authorized. 128.75  128.75 128.75 2.   Number of sworn full‐time positions authorized.1 90 90 90 3.   Total division adopted budget.1 $8,672,332  $8,940,105 $9,252,412 4.   Number of incidents responded to by sworn personnel.47,303  46,203 57,000 5.   Number of criminal case reports filed. 3,278  3,199 3,700 6.   Number of traffic crashes requiring a report. 1,086  1,084 1,250 7.   Number of arrests. 3,908  4,008 4,600 8.   Number of Group A Property Crimes. 993 1,052 1,500 9.   Number of Group A Crimes Against Persons. 412 529 520 10.   Number of total traffic crash calls for service.  2,096  2,183 2,220 1Includes Police, School Resource Officer, and MUSTANG  *Based upon US Census Report of 2020 Population of 43,228 for the City of Jefferson          149 Police Department    Significant Changes/Initiatives    Upgrade our Computer Aided Dispatching Software  In March 2021 we remodeled our Emergency Operations Center to include a 9‐panel video wall, two laser light  projectors, and six independent work stations with dedicated 65‐inch display monitors.     We updated our electronic ticketing software to the Brazos software solution which is Tyler Technologies  product. We discontinued our use of Advanced Public Safety due to diminishing customer service and them no  longer being able to meet our needs. The transition to Brazos allows for a seamless integration into our mobile  data computers in the patrol cars and also into our law enforcement records management software.     We are working on implementing an interface that will allow our Computer Aided Dispatching (CAD) software  to communicate bidirectionally with the CAD software in the Boone County Missouri 911 center. We serve as  each other’s emergency backup sites and this interface will allow us to provide improved service the citizen in  each of the respective jurisdictions during the time a system failure.     We implemented Text to 911 in our 911 center. This will allow citizen to enter into a text conversation with a  911 operator when the use of the conventional voice call is not possible due to a physical handicap or would  cause the citizen to be put in more danger by alerting another person they had contacted 911.     Budget Summary – Expenses by Program Program Amount Percent Police ‐ General $7,692,802   $8,037,292   $8,308,992   $271,700       3.38% School Resource Officer 693,094       702,554       741,757       39,203          5.58% M.U.S.T.A.N.G. 213,808       200,259       201,663       1,404            0.70% Animal Control 715,833       672,621       712,140       39,519          5.88% 9‐1‐1 Police 1,571,236    1,598,705    1,670,257    71,552          4.48%      Total $ 10,886,773  $ 11,211,431  $ 11,634,809 $ 423,378       FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.    A review of the Expenses by Program reveals that the overall Police Department budget has increased from  FY21 to FY22.  All programs increased.  The largest dollar increase occurs in the Police‐General Program.                         150 Police Department    Budget Summary – Expenses by Category  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $9,503,988   $9,938,901   $10,303,582 $364,681      3.67% Materials & Supplies 302,863      337,799      312,105      (25,694)       ‐7.61% Contractual Services 318,791      252,309      254,958      2,649           1.05% Utilities 124,214      130,370      130,650      280              0.21% Repairs & Maintenance 545,800      516,422      544,680      28,258         5.47% Capital Purchases 91,117         35,630         88,834         53,204         149.32%      Total $ 10,886,773 $ 11,211,431 $ 11,634,809 $ 423,378       Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.    A review of the Expenses by Category for the entire department reveals an overall increase from FY21 to FY22.   The most significant increase occurred in the Personnel Services category due primarily to a 3% across the  board increase for all full‐time employees, a 10% increase in health insurance premiums, and a 5% increase in  dental insurance premiums.    The Capital Purchases category reflects an increase from FY21 to FY22 due to the fact that the FY21 budget  included funds for one police vehicle and the FY22 budget includes funds for two police vehicles.                                            151 Police Department    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Police Department Police Chief 1.00        1.00        1.00        ‐                      Police Captain 3.00        3.00        3.00        ‐                      Police Lieutenant 5.00        5.00        5.00        ‐                      Police Sergeant 9.00        9.00        9.00        ‐                      Police Information Manager 1.00        1.00        1.00        ‐                      Police Officer I, II, III 72.00     72.00     72.00     ‐                           Police Officer I      Police Officer II      Police Officer III Communications Supervisor 3.00        3.00        3.00        ‐                      Management Analyst 1.00        1.00        1.00        ‐                      Administrative Assistant 1.00        1.00        1.00        ‐                      Evidence Technician 1.00        1.00        1.00        ‐                      Communications Operator I, II 17.00     17.00     17.00     ‐                           Communications Operator I      Communications Operator II Administrative Technician 1.00        1.00        1.00        ‐                      Police Information Clerk 3.00        3.00        3.00        ‐                      Police Maintenance Worker 1.00        1.00        1.00        ‐                      Building Service Worker 1.00        1.00        1.00        ‐                      Systems Analyst/Network Administrator 0.75        0.75        0.75        ‐                      Veterinarian 1.00        1.00        1.00        ‐                      Animal Control Manager 1.00        1.00        1.00       ‐                      Senior Animal Control Officer 1.00        1.00        1.00       ‐                      Animal Control Officer 3.00        3.00        3.00       ‐                      Veterinarian Assistant 2.00        2.00        2.00       ‐                      Part‐time with benefits Property Room Technician 1.00        1.00        1.00       ‐                      Part‐time Communications Operator 2.00        2.00        2.00       ‐                      Part‐time Police Information Clerk 2.00        2.00        2.00       ‐                      Part‐time Building Service Worker 2.00        2.00        2.00       ‐                      Total Full Time 128.75   128.75   128.75  ‐                      Total Part‐time 7.00        7.00        7.00       ‐                        *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.                                 Staffing levels for the Police Department have remained constant with no expectation of a change  in the future.    152 Police Department  General Division    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $6,839,631  $7,222,103 $7,477,721 $255,618       3.54% Materials & Supplies 257,810      287,520     245,174     (42,346)        ‐14.73% Contractual Services 155,920     112,921    114,588    1,667          1.48% Utilities 71,012       73,205      73,205      ‐                   0.00% Repairs & Maintenance 301,429     305,913    309,470    3,557          1.16% Capital Purchases 67,000       35,630      88,834      53,204         149.32%      Total $ 7,692,802   $ 8,037,292  $ 8,308,992  $ 271,700       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*     The General division budget  is for the overall operation of  the Department.  A review of  the budget summary reveals  Police department’s General  Division budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The most significant  increase occurred in the  Personnel Services category  due primarily to a 3% across  the board increase for all  full‐time employees, a 10%  increase in health insurance  premiums, and a 5% increase  in dental insurance  premiums.    The Capital Purchases  category reflects an increase  from FY21 to FY22 due to the  fact that the FY21 budget  included funds for one police  vehicle and the FY22 budget  includes funds for two police  vehicles.      Personnel  Services 90.00% Materials &  Supplies 2.95% Contractual  Services 1.38% Utilities 0.88% Repairs &  Maintenance 3.72% Capital Purchases 1.07% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Police Council Adopted Budget 153 Police Department  School Resource Officer Division    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $677,269     $684,575    $708,433    $23,858         3.49% Materials & Supplies 5,032          6,995         22,340       15,345         219.37% Contractual Services 1,310          4,650         4,650         ‐                   0.00% Utilities ‐                   ‐                 ‐                  ‐                   0.00% Repairs & Maintenance 9,483         6,334        6,334        ‐                   0.00% Capital Purchases ‐                  ‐                 ‐                  ‐                   0.00%      Total $ 693,094      $ 702,554     $ 741,757     $ 39,203         *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*         A review of the budget  summary reveals the School  Resource Officer’s budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The most significant  increase occurred in the  Personnel Services category.   This increase is due primarily to  a 3% across the board increase  for all full‐time employees, a  10% increase in health  insurance premiums, and a 5%  increase in dental insurance  premiums.  It is important to  note that the Jefferson City  School District funds 50% of the  total School Resource Officer  budget.    The Materials and Supplies  category reflects an increase  from FY21 to FY22.  This is due  to the fact that the budget for  the DARE Program was moved  to this department from the  General Police budget.    Personnel  Services 95.51% Materials &  Supplies 3.01% Contractual  Services 0.63% Repairs &  Maintenance 0.85% Expenses By Account Classification ‐ FY22 School Resource Officer Council Adopted Budget 154 Police Department  M.U.S.T.A.N.G.   (Mid‐Missouri Unified Strike Team and Narcotics Group)    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $179,465     $168,354    $168,757    $403               0.24% Materials & Supplies 19,343        19,905       20,906       1,001           5.03% Contractual Services 15,000        12,000       12,000       ‐                   0.00% Utilities ‐                   ‐                 ‐                  ‐                   0.00% Repairs & Maintenance ‐                  ‐                 ‐                  ‐                   0.00% Capital Purchases ‐                  ‐                 ‐                  ‐                   0.00%      Total $ 213,808      $ 200,259     $ 201,663     $ 1,404           *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change*FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget       A review of the budget summary  reveals the M.U.S.T.A.N.G  Division’s budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The most significant  increase occurred in the  Materials and Supplies category.   This increase is due primarily to  a projected increase in  expenditures for gas.    Personnel  Services 83.68% Materials &  Supplies 10.37% Contractual  Services 5.95% Expenses By Account Classification ‐ FY22 M.US.T.A.N.G. Council Adopted Budget 155 Police Department  Animal Control Division    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting pet ownership and the humane treatment of animals.    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of citizen satisfaction survey respondents who respond that the animal  control function promotes responsible pet ownership. 74%  95%/80%  95%  2. Percent increase in animal adoptions. ‐15%  10%/‐5%  10%  3. Percent increase in animal redemptions. ‐2% 5%/‐22% 5% 4. Animal adoption rate. 82%  80%/81% 80% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget.2.00%  2.05% 2.07% 2. Income generated through animal control services provided (adoption,  redemption, cremation, vet services). $158,534  $167,245  $160,000  3. Animal Control calls for service per Animal Control officer.457 421 600 Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 8 8 8 2. Total division adopted budget.  $658,851  $672,621 $712,140 3. Number of animals received into the Animal Shelter.    2,016  1,903 2,200 4. Number of animal adoptions.                                               1,252  1,189 1,400 5. Number of animal redemptions.                                         441 345 450 6. Number of visitors to the Animal Shelter per calendar year.     10,367  8,744 12,000 7. Number of animal control calls for service.                    1,829  1,684 2,500 8. Number of animals treated by veterinarian.                  1,620  1,558 1,750 The Animal Shelter was closed from March 23, 2020 to May 4, 2020 due to the COVID‐19 pandemic.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $ 489,014      $ 517,686      $ 554,231      $ 36,545        7.06% Materials & Supplies 13,407        16,227        16,532        305               1.88% Contractual Services 38,756        16,252        16,252        ‐                    0.00% Utilities 48,512        44,889        45,169        280               0.62% Repairs & Maintenance 102,027     77,567        79,956        2,389           3.08% Capital Purchases 24,117        ‐                   ‐                   ‐                    0.00%      Total $715,833      $ 672,621      $ 712,140      $ 39,519         *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change*FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget           156 Police Department  Animal Control Division                        A review of the budget  summary reveals the Animal  Control Division’s budgeted  expenditures experienced an  overall increase from FY21 to  FY22.  The largest increase  occurred in the Personnel  Services category.  This increase  is due primarily to a 3% across  the board increase for all full‐ time employees, a 10% increase  in health insurance premiums,  and a 5% increase in dental  insurance premiums.         Personnel  Services 77.83% Materials &  Supplies 2.32% Contractual  Services 2.28% Utilities 6.34% Repairs &  Maintenance 11.23% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Animal Control Council Adopted Budget 157 Police Department  9‐1‐1 Division    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing effective public safety communication services to the  community.    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of Police Department staff rating of “Meets Expectations” or better on  effectiveness of communication services. 100%  95%/100%  95%  2. Percent of Fire Department staff rating of “Meets Expectations” or better on  effectiveness of communication services. 96%  95%/100%  95%  3. Percent of Cole County Sheriff’s Department staff rating of “Meets Expectations”  or better on effectiveness of communication services. 100%  95%/100%  95%  4. Reduction in time elapsed from call received to call dispatched. Yes Yes/Yes Yes 5. Percentage of 911 calls answered within 10 seconds.* 98.71%  >98%/99.08% >98% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 4.74%  4.87% 4.86% 2. Number of citizens’ complaints filed concerning communications center services. 0 0 0 Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 20 20 20 2. Total division adopted budget.  $1,559,967  $1,598,705 $1,670,258 3. Number of calls for service received in the 911 Center.90,892  92,675 105,000 4. Number of calls dispatched public safety personnel. 78,300  78,828 88,000 *New measure effective January 2020; therefore actual reported for 2020 is from January 1, 2020 to October 31, 2020.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $1,318,609   $1,346,183   $1,394,441   $48,258          3.58% Materials & Supplies 7,271            7,153           7,153           ‐                     0.00% Contractual Services 107,805      106,486      107,468      982              0.92% Utilities 4,690           12,276         12,276         ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 132,861      126,607      148,920      22,313         17.62% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 1,571,236    $ 1,598,705    $ 1,670,258    $ 71,553          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     158 Police Department  9‐1‐1 Division          A review of the budget summary  reveals the 9‐1‐1 Division’s budgeted  expenditures experienced an overall  increase from FY21 to FY22.  The most significant increase  occurred in the Personnel Services  category.  This increase is due  primarily to a 3% across the board  increase for all full‐time employees, a  10% increase in health insurance  premiums, and a 5% increase in  dental insurance premiums.  The Repairs and Maintenance  category reflects an increase from  FY21 to FY22.  This increase is due  primarily to increases in budgeted  maintenance agreements and  software license maintennce.   It is important to note that the City  has a contract with Cole County that  states the City will receive 25% of the  cost to operate the City’s 9‐1‐1  service from Cole County.  This is  reflected in the General Fund  Revenue budget. Personnel  Services 83.49% Materials &  Supplies 0.43% Contractual  Services 6.43%Utilities 0.73% Repairs &  Maintenance 8.92% Expenses By Account Classification ‐ FY22 9‐1‐1 Police Council Adopted Budget 159 Fire Department  Overview    The Jefferson City Fire Department is administered by the Fire  Chief who reports directly to the City Administrator.    Services provided by the Department include: fire suppression,  emergency medical services, technical rescue responses,  hazardous materials mitigation, emergency management, and  community risk reduction.  The Department delivers all services  from five strategically‐located fire stations and an  administrative office.  At steady state, 24/7 staffed pieces of  equipment include three engines, two rescue pumpers, two  100’ ladder trucks and a command vehicle.  All frontline fire  apparatus are equipped with thermal imaging cameras,  automated external defibrillators (AEDs), and carbon monoxide  detectors.  The Department also maintains a reserve fleet of  two engines, one rescue pumper and a 100’ ladder truck.  The  reserve fleet is utilized to fill‐in when front‐line apparatus are  out of service for preventive maintenance and when off‐duty  personnel are called back to provide support or backfill during  major incidents in the City.      Six Fire Department personnel serve as on‐shift Special  Inspectors charge with overseeing new construction plan review,  high hazard, and new business inspections. The Department also  conducts annual fire safety inspections in 80% of commercial  occupancies inside the City, using online mapping and inspection  software to track and document those inspections while  simultaneously verifying addresses of commercial occupancies.      Firefighters provide a variety of fire safety educational programs  from fire extinguisher training in the workplace to a simulated  fire safety house; educating adults and children on the  importance of fire safety and emergency exit plans.      The Fire Department delivers the National Child Passenger Safety Seat program at all five fire stations and    provides smoke detectors along with a comprehensive fire safety education program to the community.    All sworn personnel are state‐licensed emergency medical technicians (EMTs) or paramedics (EMT‐Ps)  assigned to provide round‐the‐clock first response emergency medical services.  Specialized services include  high angle, water/ice rescue, trench cave‐in, automobile extrication, and confined space rescue.      160 Fire Department  Purpose Statement  Contribute to the quality of life of the City by promoting a safe community through prevention and protection  of life and property.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to):   1. Administer ongoing training for all members of the department to exceed basic state requirements  OBJECTIVE: To maintain an effective readiness in an “All Hazards” environment  2. Focus on professional development and proficiency in all levels of exercises, drills, and operations  OBJECTIVE:  To ensure the department staff is trained and meet or exceed all applicable standards  3. Sustain a citywide travel response time of 4:00 minutes or less to emergency incidents  OBJECTIVE:  To provide prompt service throughout the jurisdiction suppressing fires quickly and rendering  medical aid, to minimize human suffering  4. Conduct  annual  inspections  on  all  new  commercial  and  80%  of  existing  commercial  buildings  while  providing  consistent  on‐site  assessments  and  improving  communications  between  the  business  community and the Fire Department  OBJECTIVE: To ensure commercial occupancies are safe for residents and guests of the City  5. Conduct public safety awareness programs to reduce fire losses and enhance life safety within the City  OBJECTIVE: To reduce both human and property fire losses within the City    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Maintain a public protection classification (ISO) rating of no less than 3/9. 2/2x  2/2x / 2/2x 2/2X 2. Percent of residential fires confined to the room of origin.59.4%  70%/62.5% 80% 3. Percent of residential fires confined to the structure of origin. 100%  95%/100% 95% 4. Percent of members of the department exceeding the basic established training  requirements. 52%  70%/59.7%  70%  5. Ratio of total training hours to uniformed authorized positions. 16,020 to  75  18,750 to 75 /  21,365 to 75 18,750 to 75  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual  Projected  1. Percent of departmental budget to overall general fund adopted budget. 23.78%  24.05% 23.84% 2. Incidents per 1,000 population.* 115 115 115 3. (New) Incident (emergency) time to dispatch. 1:58  1:17 1:30 4. (New) Incident (emergency) turnout time. 1:53  1:48 1:30 5. Incident (emergency) response travel time in minutes.4:02  3.59 4:00 6. Incident (emergency) total response time in minutes. 5:59  5:385:30 7. Total “System Response Time” in minutes. 7:33  6:48 7:00 8. Expenditures per capita.* $178.44  TBD TBD         161 Fire Department  Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of authorized uniformed personnel.  75 75  75 2. Total department adopted budget.$7,830,735  $7,901,824 $8,193,657 3. Number of incidents. 5,056  5,248 5,200 4. Number of inspections/pre‐fire plans. 1,011  453  1,850 5. Number of public education/fire prevention events.112 123 225 6. Number of training hours per uniformed personnel.214 292 250 7. Percent of EMS incidents. 66.8%  50.4% 62% *Population Source:  Jefferson City Area Chamber of Commerce      In 2022, the Fire Department will continue to fulfil its mission through the  motto:   “Serve People‐Shield Property‐Save Lives”    Specifically, the Fire Department will:     Provide recommendations for medium and long‐range  infrastructure planning with Fire Department equipment and  facilities;    Provide NFPA 1582‐compliant annual health physicals and  functional capacity testing processes for all uniformed  firefighters;      Prioritize a multifaceted, proactive fire prevention and public  education program;    Invest in protective equipment and  technology to keep personnel safe  and effective, and   Uphold high professional standards  in conduct, training and operational  proficiencies.  Effective operational response to  emergencies is a core function of the Fire  Department; as such, the Department will  continue to examine opportunities for  improvement through a rigorous After  Action Review (AAR) process following all  significant incidents.           162 Fire Department  Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $7,204,052   $7,415,184   $7,674,602   $259,418       3.50% Materials & Supplies 86,738          71,719         87,557         15,838         22.08% Contractual Services 57,124         87,621         92,968         5,347           6.10% Utilities 81,459         92,660         90,654         (2,006)          ‐2.16% Repairs & Maintenance 199,965      234,640      247,876      13,236         5.64% Capital Purchases 43,950         ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 7,673,288    $ 7,901,824    $ 8,193,657    $ 291,833       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget  summary reveals that Fire  Department’s budgeted  expenditures experienced an  overall increased from FY21 to  FY22.  The most significant  increase is in the Personnel  Services category.  This  increase is due primarily to a  3% across the board increase  for all full‐time employees, a  10% increase in health  insurance premiums, and a 5%  increase in dental insurance  premiums.                                 Personnel  Services 93.67% Materials &  Supplies 1.07% Contractual  Services 1.13% Utilities 1.11%Repairs &  Maintenance 3.03% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Fire Council Adopted Budget 163 Fire Department  Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20  Actual FY21  Actual FY22 Adopted Net Change* Fire Department Fire Chief 1.00        1.00        1.00       ‐                      Assistant Fire Chief 3.00        3.00        3.00       ‐                      Division Chief of Training 1.00        1.00        1.00       ‐                      Division Chief of Prevention 1.00        1.00        1.00       ‐                      Fire Captian 21.00     21.00     21.00    ‐                      Fire Driver Engineer 24.00     24.00     24.00    ‐                      Fire Fighter Trainee, Fire Fighter 24.00     24.00     24.00    ‐                           Fire Fighter Trainee      Fire Fighter Administrative Assistant 1.00        1.00        1.00       ‐                      Total Full Time 76.00     76.00     76.00    ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    The staffing levels for the Fire Department have remained constant with no expectation of a change in the  future.   164 Fire Museum    Overview    The Fire Department is committed to the upkeep of the old fire station that is now housing the Fire Museum.   Establishing a budget for the upkeep of the museum will allow the City to track the cost to maintain the  museum.     Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $‐                      $‐                      $‐                      $‐                       0.00% Materials & Supplies ‐                      ‐                      ‐                      ‐                       0.00% Contractual Services ‐                      ‐                      ‐                      ‐                       0.00% Utilities 1,585             1,860             1,860             ‐                       0.00% Repairs & Maintenance 148                ‐                      ‐                      ‐                       0.00% Capital Purchases ‐                      ‐                      ‐                      ‐                       0.00%      Total $ 1,733              $ 1,860              $ 1,860              $‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary reveals that the Fire Museum budgeted expenditures reflect no change from  FY21 to FY22.            Utilities 100.00% Expenses By Account  Classification ‐ FY22 Fire Museum Council Adopted Budget 165 Planning & Protective Services    Overview    The Department of Planning & Protective Services contributes to the quality of life through planning, public  involvement, enhancement of neighborhoods and protection of public health and safety to promote a high  quality of life for residents and to create a positive environment for visitors to the Capital City.    The Planning & Protective Services Department is administered by the Director of Planning & Protective  Services who reports directly to the City Administrator.    The Department offers direction and guidance to six divisions: Building Inspection/Regulation, Property  Maintenance/Code Enforcement, Environmental Health, Planning and Zoning, Long Range Transportation  Planning (MPO), and Redevelopment and Grants.        The Department of Planning & Protective Services total budget is represented by eight individual budgets:  Administration, Planning, Metropolitan Planning Organization, Redevelopment/Grants, Entitlement Grant,  Building Inspection/Regulation, Environmental Health Services, and Property Maintenance/Code Enforcement.     The performance measures for the Department are broken out in five areas:  Administration, Building  Inspection/Regulation, Environmental Health Services, Metropolitan Planning Organization, Property  Maintenance/Code Enforcement, and Redevelopment/Grants.    The Comprehensive Plan update had  been halted due to the tornado and  pandemic, but was rebooted  ultimately resulting in the adoption  of the plan by the Planning & Zoning  Commission.    The Property Maintenance/Code  Enforcement initiated a nonintrusive  inspection program for every rental  property and complex in 2020 in the  city and continued that program into  2021.  Implemented in FY 2021, drive  by inspections are now conducted  quarterly to review every residential  property in town for code violations.      The Department continues to focus  on recovery from the May 22, 2019,  tornado disaster and the COVID‐19 Pandemic as it prepares to provide CDBG‐DR and CARES‐Act grant funding  to eligible individuals and businesses.          166 Planning & Protective Services    Budget Summary – Expenses by Division Division Amount Percent Administration $277,396      $274,698      $366,434      $91,736          33.40% Planning 220,135      231,410      229,448      (1,962)          ‐0.85% Metropolitan Planning Organization 153,097      222,471      190,593      (31,878)       ‐14.33% Redevelopment and Grant 216,428      188,421      205,375      16,954         9.00% Entitlement Grant 408,476      300,332      320,203      19,871         6.62% Environmental Health 487,544      501,172      519,102      17,930         3.58% Property Maint/Code Enforcement 592,384      329,906      326,292      (3,614)          ‐1.10% Building Inspection and Regulations 481,616      501,899      456,760      (45,139)       ‐8.99%      Total $ 2,837,076    $ 2,550,309    $ 2,614,207    $ 63,898          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   A review of the Expenses by Division table reveals there is an overall increase in the budget for the  Department of Planning and Protective Services, with the largest increase occurring in Administration and the  largest decrease occurring in Building Inspection and Regulation.    Budget Summary – Expenses by Category  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $1,732,063   $1,796,965   $1,855,768   $58,803          3.27% Materials & Supplies 39,741          40,295         42,495         2,200           5.46% Contractual Services 882,966      545,499      554,742      9,243           1.69% Utilities 3,964           4,901           5,801           900               18.36% Repairs & Maintenance 59,236         77,399         80,401         3,002           3.88% Other Operating Expenses 119,106      85,250         75,000         (10,250)       ‐12.02% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      TOTAL $ 2,837,076   $ 2,550,309   $ 2,614,207   $ 63,898          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   A review of the Expenses by Category for the entire department reveals an overall increase from FY21 to FY22,  with the most significant increase occurring in the Personnel Services category.  167 Planning & Protective Services  Administration Division    Overview    The Planning & Protective Services, Administration Division is administered by the Director of Planning &  Protective Services who reports directly to the City Administrator.    The Planning & Protective Services, Administration Division provides administrative support for many of the  City’s boards and commissions:  Board of (Zoning) Adjustment, Board of Electrical Examiners and Review,  Capital Area Metropolitan Planning Organization Board of Directors, and Technical Committee, Cemetery  Resources Board, Façade Committee, Historic Preservation Commission, Planning and Zoning Commission, and  Plumbing Board of Review and Examiners.  The Planning & Protective Services Department also provides  administrative support for the City Council’s annexation committee.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing leadership to divisions and assuring quality customer  services.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Provide advice and technical expertise to assist elected officials, board and commissions, public agencies,  and citizens with community development issues, priorities, and projects  OBJECTIVE:  To ensure the decision makers have the information needed to make good decisions  2. Provide leadership and operational support for Divisions within the Department  OBJECTIVE:  To ensure decisions are made that result in a higher quality of life for the residents of the City  3. Engage customers with respect and in meaningful dialogues  OBJECTIVE:  To ensure high quality customer service at all points of contact    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of divisions rating the department director as “good” or above in assisting  them in accomplishing division goals. 100%  100%/100%  100%  2. Percent of all division outcome measures achieved or showing satisfactory progress.  88%  80%/94%  80%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 0.82%  0.84% 1.07% 2. Percent of full‐time employees to those authorized.100%  96% 100% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 3 3 4 2. Total division adopted budget.  $268,551  $274,698 $366,434 3. Number of all department outcome measures achieved or showing satisfactory  progress. 15  18  15    168 Planning & Protective Services  Administration Division    Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $248,026      $254,021      $316,561      $62,540          24.62% Materials & Supplies 12,296          12,525         14,525         2,000           15.97% Contractual Services 16,286         7,000           7,000           ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 788              1,152           28,348         27,196          2360.76% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 277,396       $ 274,698       $ 366,434       $ 91,736          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the budget summary  reveals that the Administration  Division’s budgeted expenditures  experienced an overall increase  from FY21 to FY22.  The most  significant increase occurred in the  Personnel Services category.  This  increase is due primarily to a 3%  across the board increase for all full‐ time employees, a 10% increase in  health insurance premiums, and a  5% increase in dental insurance  premiums.   The Repairs and Maintenance  category reveals an increase from  FY21 to FY22.  This increase is due  to the fact that the annual  maintenance agreement for  software used by multiple Planning  & Protective Services departments  was moved to the Administration  Division’s budgeted expenditures.       Personnel  Services 86.39% Materials &  Supplies 3.96% Contractual  Services 1.91% Repairs &  Maintenance 7.74% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Admin Council Adopted Budget 169 Planning & Protective Services  Administration Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20  Actual FY21  Actual FY22 Adopted Net Change* Director‐Planning &        Protective Services 1.00        1.00        1.00       ‐                      Administrative Assistant 1.00        1.00        1.00       ‐                      Administrative Technician ‐              ‐              1.00       1.00               Customer Service Representative 1.00        1.00        1.00       ‐                      Total Full Time 3.00        3.00        4.00       1.00               Planning & Protective Services ‐ Admin   *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.     Staffing levels for Planning & Protective Services – Administration increased from FY21 to FY22 due to the  addition of one Administrative Technician that was moved from the Building Inspection and Regulations  division.  There is no expectation of a change in the future.   170 Planning & Protective Services  Planning Division    Overview    The Planning & Protective Services, Planning  Division is administered by the Director of  Planning & Protective Services who reports  directly to the City Administrator.    The Planning & Protective Services, Planning  Division administers the City’s development  codes, including zoning and subdivision of land.   The Planning Division also serves as an advocate  for neighborhood participation in planning and  ensures that zoning, subdivision and sign  regulations are relevant.  The responsibilities of  the Planning Division include processing of  applications, administration of zoning and subdivision codes, review of development plans and coordination  with multiple divisions and departments on development related projects and issues.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City through land use planning and administration of development  codes.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Ensure the general welfare of the community by promoting efficient and economic processes of land  development  OBJECTIVE:  To guide the development process through administration of development codes and timely  processing of applications  2. Interpret the community’s values through implementation of the Comprehensive Plan and neighborhood  plans  OBJECTIVE:  To promote quality development and effective engagement of planning customers  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of staff recommendations accepted by Planning and Zoning Commission:  All Applications. 100%  95%/100%  95%  2. Percent of staff recommendations accepted by Planning and Zoning Commission:   Comprehensive Plan Amendments. 100%  98%/100%  98%  3. Percent of Planning & Zoning recommendations accepted by City Council. 100%  95%/100% 95% 4. Percent of applicants rating overall satisfaction with customer service as “good” or  above. 100%  95%/100%  95%    171 Planning & Protective Services  Planning Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 0.69%  0.70% 0.67% 2. Percent of site plan review comments returned to applicant within 15 days. 85% 85% 85% 3. Percent of complete applications requiring Board/Commission review processed  within 30 days.  100%  100%  100%  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 2.7 2.7  2.7 2. Total division adopted budget.  $226,030  $231,410 $229,448 3. Number of all applications processed.  127 158 140 4. Number of site plans and subdivisions reviewed. 42 41 40 5. Number of comprehensive plan amendments processed.2 2 2 6. Number of zoning map amendments processed. 2 5 8 7. Number of zoning text amendments processed. 2 0 4 8. Number of zoning variance applications processed through Board of Adjustment. 7 7  7   Significant Changes/Initiatives    In addition to providing staff support for the Planning and Zoning Commission and Board of Adjustment,  planning staff reviewed various plans for compliance with zoning and site design standards in 2021, including  the following significant private and public projects:  JC High School Athletic Field Expansion, Central Electric  New Building and Site Expansion, JCMG Surgery Center, PWSD #2 Expansion, Dunville Dental Office, New Pizza  Hut, and New Starbucks.    Planning staff responds to contemporary development  issues through updating zoning and development  related codes, when appropriate.  In 2021, the  primary area of focus for the Planning Division was  completion of the Comprehensive Plan.  Staff  conducted extensive analysis on community land use  and development trends and formed professional  recommendations on a variety of planning topics in  conjunction with an extensive public involvement  campaign (despite significant challenges associated  with the COVID health crisis).  In June of 2021, the  Planning and Zoning Commission formally adopted the  Comprehensive Plan.    The work program for FY22 includes implementation  of recommendations of the Comprehensive Plan.          172 Planning & Protective Services  Planning Division    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $196,085      $200,438      $204,167      $3,729            1.86% Materials & Supplies 4,751            7,000           7,000           ‐                     0.00% Contractual Services 17,466         20,342         16,729         (3,613)          ‐17.76% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 1,833           1,630           1,552           (78)                ‐4.79% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 220,135       $ 229,410       $ 229,448       $ 38                  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary  reveals that the Planning Division’s  budgeted expenditures  experienced an overall increase  from FY21 to FY22.  The most  significant increase occurred in the  Personnel Services category.  This  increase is  due primarily to a 3%  across the board increase for all  full‐time staff, a 10% increase in  health insurance premiums, and a  5% increase in dental insurance  premiums.      The Contractual Services category  experienced a decrease from FY21  to FY22 due to the fact that FY21  included tuition reimbursement for  staff and FY22 did not.                    Personnel  Services 88.98% Materials &  Supplies 3.05% Contractual  Services 7.29%Repairs &  Maintenance 0.68% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Planning Council Adopted Budget 173 Planning & Protective Services  Planning Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Planner Manager 0.70        0.70       0.70       ‐                      Planner I, II 2.00        2.00       2.00       ‐                           Planner I      Planner II Total Full Time 2.70        2.70       2.70       ‐                      Planning & Protective Services ‐ Planning   *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for Planning & Protective Services – Planning have remained constant with no expectation of a  change in the future.     174 Planning & Protective Services  Metropolitan Planning Organization Division    Overview     The Planning & Protective Services,  Metropolitan Planning Organization (MPO)  Division is administered by the Director of  Planning & Protective Services who reports  directly to the City Administrator.    The Capital Area Metropolitan Planning  Organization (CAMPO), designated as the  official transportation planning organization in  2003, is a federally mandated and federally funded transportation policy‐making organization for the Jefferson  City urbanized area.  The Capital Area MPO is responsible for achieving and supporting cooperative,  comprehensive and continuing transportation planning for the Capital Area MPO planning area.  The planning  area was expanded following the 2010 census to include the City of Jefferson; cities of St. Martins, Taos, and  Wardsville in Cole County; the City of Holts Summit and Village of Lake Mykee in Callaway County; and  portions of unincorporated Cole and Callaway counties.  Federal funding for transportation projects are  channeled through the MPO planning process.    The Planning & Protective Services Department serves as administrator of the Capital Area MPO.  The Capital  Area MPO Board of Directors serves as the policy committee, which is comprised of elected and appointed  officials from participating jurisdictions within the Capital Area MPO planning area.  A Technical Committee,  comprised of staff‐level officials of local, state and federal agencies, acts as an advisory committee to the  Board of Directors.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by facilitating the expenditure of federal transportation funds  through a continuing, cooperative, and comprehensive transportation planning process.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Provide for a long range planning process for the Jefferson City urbanized area that involves the general  public and affected constituencies  OBJECTIVE:  To ensure there is a fair and impartial setting that promotes effective regional cooperation  and decision‐making in the metropolitan area  OBJECTIVE:  To ensure high quality customer engagement at all points of contact  2. Promote regional livability through mobility and access for people and goods, equitable and affordable  housing, economic competitiveness, and environmental sensitivity  OBJECTIVE:  To develop comprehensive and metropolitan transportation plans and policies that support  existing communities, reflect community values, and leverage investments    175 Planning & Protective Services  Metropolitan Planning Organization Division    OBJECTIVE:  To achieve sustainable development, using regulating, operating, management, financial, and  policy tools    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of Technical Committee and Board rating CAMPO planning processes as  “good” or above. 100%  98%/100%  98%  2. Percent of Technical Committee and Board rating staff assistance with decision‐ making processes as “good” or above. 100%  95%/100%  95%  3. Percent of projects processed without procedural errors by staff. 100%  100%/100% 100% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 0.55%  0.68% 0.55% 2. Percent of all documents (planning, billing, reports) submitted on time by staff to   Board of Directors. 100%  100%  100%  3. Percent of TIP documents approved on time by Board of Directors.100%  100% 100% 4. Number of Commendations from the previous or most recent triennial federal  transportation planning process review. 6 6 6  5. Number of Recommendations from the previous or most recent triennial federal  transportation planning process review. 10  10  10  6. Number of Corrective Actions from the previous or most recent triennial federal  transportation planning process review. 0 0 0  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 2.3 2.3  2.3 2. Total division adopted budget.  $179,601  $222,471 $190,593 3. Total division budget (federal).  $145,844  $187,180 $145,844 4. Number of public outreach activities. 7 16 25 5. Number of participants in CAMPO activities.  6 20  50 6. Annual TIP presented to Board of Directors on time by staff. (yes/no) Yes Yes Yes 7. Annual TIP approved by Board of Directors for submission to MoDOT/FHWA/FTA.  (yes/no) Yes  Yes  Yes    Significant Changes/Initiatives    In FY21, federally required transportation planning documents, including the Transportation Improvement  Program, Unified Planning Work Program, the Coordinated Services Human Services Public Transportation  Plan,  and  other  documents  were  produced.    Staff  also  assisted  member  communities  in  comprehensive  planning activities.    Major projects planned in FY 22 include an update to the Bicycle and Pedestrian Plan, continued support to  member communities in comprehensive planning activities, coordination with MoDOT and other MPO’s on  standardization  of  planning  documents,  and  planning  activities associated  with  transportation  priority  analysis.      176 Planning & Protective Services  Metropolitan Planning Organization Division    Budget Summary   Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $148,493      $167,466      $175,055      $7,589            4.53% Materials & Supplies 2,454            5,105           5,005           (100)             ‐1.96% Contractual Services 676              47,500         9,000           (38,500)       ‐81.05% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 1,474           2,400           1,533           (867)              ‐36.13% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 153,097       $ 222,471       $ 190,593       $ (31,878)        *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary  reveals that the Metropolitan  Planning Organization Division’s  budgeted expenditures  experienced an overall decrease  from FY21 to FY22.   The most  significant decrease occurred in  the Contractual Services category.   This decrease is due to the fact  that FY21 contains a feasibility  study that was not included in  FY22.    The Personnel Services category  experienced an increase from FY21  to FY22.  This increase is due  primarily to a 3% across the board  increase for all full‐time  employees, a 10% increase in  health insurance premiums, and a  5% increase in dental insurance  premiums.                  Personnel  Services 91.85% Materials &  Supplies 2.63% Contractual  Services 4.72%Repairs &  Maintenance 0.80% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐MPO Council Adopted Budget 177 Planning & Protective Services  Metropolitan Planning Organization Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22  Adopted Net Change* Planning & Protective Services ‐ MPO Planner Manager 0.30        0.30        0.30       ‐                      Planner I, II 2.00        2.00        2.00       ‐                           Planner I      Planner II Total Full Time 2.30        2.30        2.30       ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for Planning & Protective Services – MPO have remained constant with no expectation of a  change in the future.     178 Planning & Protective Services  Redevelopment & Grants Division    Overview    The Planning & Protective Services, Redevelopment & Grants Division is administered by the Director of  Planning & Protective Services who reports directly to the City Administrator.    The Planning & Protective Services, Redevelopment & Grants Division administers the U.S. Department of  Housing and Urban Development Community Development Block Grant program.  The program seeks to  provide decent housing, a suitable living environment, and expand economic opportunities for low to  moderate income persons. The Entitlement program is for cities in metropolitan areas over 50,000 in  population, designated principal cities of metropolitan statistical areas or urban counties with more than  200,000 people.  The City of Jefferson has received a yearly distribution of CDBG Entitlement program funds  since its designation as an entitlement city in 2004.     The Planning & Protective Services, Redevelopment & Grants Division also administers the City’s  Neighborhood Reinvestment/Incentive programs, and provides staff support for the Façade Committee and  Historic Preservation Commission.    The Planning & Protective Services, Redevelopment & Grants Division provides administrative support for the  City’s recycling and sustainability initiatives, such as household hazardous waste collection facility, and  recycling of glass, paper and plastics.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting sustainable neighborhoods through grants and  initiatives.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. To provide decent housing and sustainable neighborhoods in the City through federal, state, and local  programs  OBJECTIVE:  To responsibly and effectively administer federal, state, and local grant programs so as to  continue their availability  2. Ensure the public has an avenue to provide input regarding City neighborhoods and economic  opportunities  OBJECTIVE:  To promote public participation by coordinating with local committees and groups  3. Promote practical and environmentally sustainable solid waste disposal  OBJECTIVE:  To provide options for recycling and solid waste disposal widely accepted by the community        179 Planning & Protective Services  Redevelopment & Grants Division    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of CDBG stakeholders rating past consolidated plan projects as “good” or  above. 90%  90%/90%  90%  2. Percent of respondents rating solid waste and recycling options as “good” or above. 80%  85%/80% 85% 3. Percent of properties with increased assessed valuation after City incentive  programs (after reassessment, which is completed every 2 years on odd number  year).  34%  45%/34%  45%  4. Number of findings reported in DHUD’s Annual Community Assessment 0 0/0 0 Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 0.64%  0.57% 0.60% 2. Percent of CDBG reimbursement requests filed timely.100%  100%100% 3. CDBG timeliness expenditure ratio on November 1 (<1.5 x annual grant). 0.43  0.81 1.00 4. Overall solid waste diversion rate (recycled tonnage as a percent of total waste  collected). 40.4%  47.1%  48.9%  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 1.5 1.0  1.5 2. Total division adopted budget.  $211,352  $188,421 $200,375 3. Number of CDBG drawdowns filed per year. 12 10 10 4. Percent of previous year’s CDBG allocation obligated by March 30. 100%  100% 100% 5. Number of active properties in City incentive programs (ex. Old Town, Façade, etc.). 41 53  54 6. Number of compost site participants. 18,422  13,319 16,382 7. Number of household hazardous waste program appointments/participants.280  280 360 8. Amount of glass recycled (in pounds) 645,560  619,240 567,080   Significant Changes/Initiatives    Community Development Block Grant (CDBG): The City is actively administering the programs outlined in the  2020 Action Plan. The 2021 Action Plan is currently being developed. The City was awarded $413,435 through  the CARES Act and plans on administering grants to childcare facilities.    The City is anticipating CDBG‐DR funds to overcome impacts from the tornado (DR‐4451). The allocation is  $7,059,300 and can go towards housing activities such as: repair/rehabilitation, new construction, down  payment assistance, and neighborhood infrastructure improvements.     Trash & Recycling: Diversion rate projections for trash and recycling remain unpredictable due to COVID‐19  disruptions. Household Hazardous Waste appointments are currently booked through September 2021 and  appear to be increasing in demand. Single stream, yard waste, and glass recycling use rates are on par with  prior year data.     Staff have observed an unmet need for tire collection within the community.     Neighborhood Reinvestment Act/City Incentives: Four applications for down payment assistance were  accepted and processed. There is currently no new activity in the other NRA programs.  180 Planning & Protective Services  Redevelopment & Grants Division    Other Activities:    Missouri State Penitentiary Redevelopment  The City of Jefferson was awarded a $1.5 million grant from the Economic Development Administration (EDA)  to provide infrastructure that is supportive of redevelopment. This includes the extension of Chestnut Street,  creation of a street to service a hotel and conference center, stormwater retention, etc. The Redevelopment &  Grants Division is working with Public Works on the administration of this grant.    Historic Preservation   The City of Jefferson is currently pursuing Historic Preservation Fund grants that will assist in accomplishing  some of the goals listed in the Historic Preservation Plan. Projects that are currently being pursued include:  architectural surveys of the Historic East and the Lower Jefferson Subdivision, a Historic Context of Jefferson  City, and a rehabilitation grant for structures that were identified within the Structural Survey.    The Historic Preservation Plan identified the need for several changes to the current municipal code. Under  the recommendation of the Historic Preservation Commission, a Stakeholder’s Committee was established to  review proposed updates and to provide suggestions throughout the amendment process.     Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $67,519         $67,729         $91,104         $23,375          34.51% Materials & Supplies 2,717            1,700           1,370           (330)              ‐19.41% Contractual Services 26,643         33,400         37,540         4,140           12.40% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 443              342              361              19                  5.56% Other Operating Expenses 119,106      85,250         75,000         (10,250)       ‐12.02% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 216,428       $ 188,421       $ 205,375       $ 16,954          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the budget summary reveals that the Redevelopment & Grants Division’s budgeted expenditures  experienced an overall increase from FY21 to FY22.  The largest increase is in the Personnel Services category.   This increase is due to a 3% across the board increase for all full‐time employees, a 10% increase in health  insurance premiums, and a 5% increase in dental insurance premiums.  The Other Operating Expenses category experienced a decrease from FY21 to FY22 due to a reduction in the  budgeted amount for NRA‐Commercial Façade.    181 Planning & Protective Services  Redevelopment & Grants Division                                            Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Planning & Protective Services‐       Redev & Grants Neighborhood Services Manager 1.00        ‐              ‐             ‐                      Neighborhood Services Supervisor ‐              0.50        0.50       ‐                      Neighborhood Services Specialist 0.50        0.50        1.00       0.50               Total Full Time 1.50        1.00        1.50       0.50                *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.        A review of staffing levels for the Redevelopment & Grants Division shows an increase from FY21 to FY22.  This  increase is due to the fact that in FY21 50% of the Neighborhood Services Specialist had been budgeted to the  Entitlement Grant Division and in FY22 it was budgeted 100% to the Redevelopment & Grants Division.  There  is no expectation of future changes.     Personnel  Services 44.36% Materials &  Supplies 0.67% Contractual  Services 18.28% Repairs &  Maintenance 0.18%Other Operating  Expenses 36.52% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Redev/Grants Council Adopted Budget 182 Planning & Protective Services  Entitlement Grant Division    Overview    The Planning and Protective Services, Entitlement Grant Division is administered by the Director of Planning &  Protective Services who reports directly to the City Administrator.    The Entitlement Grant Division administers the U.S. Department of Housing and Urban Development  Community Development Block Grant program. The program seeks to provide decent housing, a suitable living  environment, and expand economic opportunities for low to moderate income persons. The entitlement  program is for cities in metropolitan areas over 50,000 in population, designated principal cities of  metropolitan statistical areas or urban counties with more than 200,000 people.  The City of Jefferson has  received a yearly distribution of CDBG entitlement program funds since its designation as an entitlement city  in 2004.     Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1.  Effectively administer federal, state and local grant programs  OBJECTIVE: Prepare and file timely reimbursement requests for funds       OBJECTIVE: Prepare and submit appropriate report and plans prior to due dates       OBJECTIVE: Ensure that all actions taken have appropriate back up documentation       OBJECTIVE: Engage public participation by coordinating with local committees and groups       OBJECTIVE: Attend training to ensure appropriate compliance with federal and state programs  2.  Meet CDBG timeliness expenditure ratio of 1.5 or less on November 1  OBJECTIVE: Prepare and file Integrated Disbursement & Information System (IDIS) drawdowns in a timely  manner, at least quarterly  OBJECTIVE: Prepare and submit quarterly financial report (SF425 form) prior to HUD due date  OBJECTIVE: Coordinate with Public Works on construction projects proposing to utilize CDBG funds  3.  Increase participation in the Neighborhood Reinvestment Programs  OBJECTIVE: Market program information to local realtors, banks and public through website, emails,  newspaper advertisements, etc.  4.  Increase public knowledge and participation in recycling opportunities  OBJECTIVE: Increase diversion rate and decrease contamination to recycling streams  OBJECTIVE: Keep website and social media current with program updates        183 Planning & Protective Services  Entitlement Grant Division    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $82,898           $99,980           $77,305           $(22,675)          ‐22.68% Materials & Supplies 3,880              2,035              2,665              630                 30.96% Contractual Services 321,570          198,057          239,872          41,815            21.11% Utilities ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Repairs & Maintenance 128                 260                 361                 101                 38.85% Other Operating Expenses ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Capital Purchases ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       0.00%      Total $ 408,476          $ 300,332          $ 320,203          $ 19,871            *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary  reveals that the Entitlement Grant  Division’s budgeted expenditures  experienced an overall increase  from FY21 to FY22.  The most  significant increase occurred in the  Contractual Services category.  This  increase is due primarily to an  increase in the Housing Assistance  and Emergency Assistance  accounts.                                    Personnel  Services 24.14%Materials &  Supplies 0.83% Contractual  Services 74.91% Repairs &  Maintenance 0.11% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Entitlement Grant Council Adopted Budget 184 Planning & Protective Services  Entitlement Grant Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Planning & Protective Services‐      Entitlement Grant Neighborhood Services Supervisor ‐                0.50         0.50         ‐                       Neighborhood Services Specialist II 0.50         0.50         0.50         ‐                       Neighborhood Services Specialist I 0.50         0.50         ‐                (0.50)                Total Full Time 1.00         1.50         1.00         (0.50)                 *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures.    A review of staffing levels for the Planning & Protective Services – Entitlement Grant shows a decrease from  FY21 to FY22.  This decrease is due to the fact that in FY21 the Neighborhood Services Specialist was budgeted  50% to the Entitlement Grant Division and 50% to the Redevelopment & Grants Division and in FY22 it was  budgeted 100% to the Redevelopment & Grants Division.  There is no expectation of future changes.       185 Planning & Protective Services  Environmental Health Services Division    Overview    The Planning & Protective Services, Environmental Health Services Division is administered by the Director of  Planning & Protective Services who reports directly to the City Administrator.  The Planning & Protective Services, Environmental Health Services Division is responsible for environmental  health education, inspections and enforcement of environmental health laws and regulations.  This includes  the plan review, licensing, inspection, and education of food service establishments, child care establishments,  and body art establishments in the City.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting the safety of the community through environmental  health education, inspections, and enforcement of environmental health laws and regulations.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Promote safety of the community through environmental health education, inspections and enforcement  of environmental health laws and regulations  OBJECTIVE:  To provide consistent and accurate plan reviews and inspections to promote and ensure  health code understanding and compliance  OBJECTIVE:  To investigate complaints in coordination with other affected departments or jurisdictions  within established goals/turnaround time  OBJECTIVE:  To review feedback on public education efforts to identify potential changes to processes,  policies, or ordinances to continually improve upon services provided  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Percent of clients rating public health education efforts as “good” or above. 100%  90%/100% 90% 2.   Percent of fixed establishments with no critical violations. 72%  90%/74% 90% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1.   Percent of division budget to overall general fund adopted budget.1.49%  1.53% 1.51% 2.   Number of routine inspections per fixed establishment.  1.5 1.5  1.5 3.   Percent of food‐borne illness calls investigated within 4 hours.100%  100% 100% 4.   Number of food inspections per inspector (goal is 280‐320 per inspector). 311  325 320 5.   Percent of high risk establishments inspected on schedule.100%  100% 100% 6.   Percent of high risk food establishments inspected twice per year.100%  100% 100% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1.   Number of full‐time positions authorized. 3 3 3 2.   Total division adopted budget.  $491,360  $501,172 $519,102 3.   Number of fixed food establishment permits.  322  304 325 4.   Number of fixed food establishment inspections per year.705  368 738   186 Planning & Protective Services  Environmental Health Services Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators (continued) Actual Actual Projected  5.   Number of all food establishment inspections per year.779 733 700 6.   Number of high risk establishments inspected every 6 months. 32 34 32 7.   Number of temporary food event permits inspected.33 50 50 8.   Number of complaints investigated about food service establishments annually. 72 62  66 9.   Number of food‐borne illness reports investigated annually.1212 14 10. Number of fixed establishments with critical violations. 89 93  65   Significant Changes/Initiatives  In 2021, the Environmental Health Division staff worked with food service establishments in the transition  back  into  normalcy  from  the  adjustment  to  the  pandemic.    This  past  year  was  challenging  due  to  the  adjustment that had to be made in order for food establishment to stay operating.  Staff continued to educate  food establishments and the public in the best practices to prevent the spread of Covid‐19.  Educational  handouts were given to establishments regarding operating procedures during a pandemic and one on one  consultations occurred to discuss current situations.     Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $253,686      $260,319      $271,786      $11,467          4.40% Materials & Supplies 1,979            2,625           2,625           ‐                     0.00% Contractual Services 195,640      199,300      201,700      2,400           1.20% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 36,239         38,928         42,991         4,063           10.44% Other Operating Expenses ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 487,544       $ 501,172       $ 519,102       $ 17,930          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary reveals the Environmental Health Services Division’s budgeted expenditures  experienced an overall increase from FY21 to FY22.  The largest increase is in the Personnel Services category.   This increase is due primarily to a 3% across the board increase for all full‐time employees, a 10% increase in  health insurance permiums, and a 5% increase in dental insurance premiums.       187 Planning & Protective Services  Environmental Health Services Division                                                                                Personnel Services 52.36% Materials &  Supplies 0.51% Contractual  Services 38.86% Repairs &  Maintenance 8.28% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Enviro Health Council Adopted Budget 188 Planning & Protective Services  Environmental Health Services Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Planning & Protective Services‐      Environmental Health Services Environmental Health Services Manager 1.00        1.00        1.00       ‐                      Environmental Health Specialist 2.00        2.00        2.00       ‐                      Total Full Time 3.00        3.00        3.00       ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Staffing levels for  Planning & Protective  Services –  Environmental Health  Services have remained  constant with no  expectation of a change  in the future.     189 Planning & Protective Services  Property Maintenance/Code Enforcement Division    Overview     The Planning & Protective Services, Property  Maintenance/Code Enforcement Division is  administered by the Director of Planning &  Protective Services who reports directly to  the City Administrator.    The Planning & Protective Services, Property  Maintenance/Code Enforcement Division  provides reasonable safeguards to ensure  that existing structures are safe to occupy  and use; promotes neighborhood conditions  that contribute to high quality of life for  residents; and creates a quality destination  for visitors.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting the safety of the community through enforcement of  housing codes and property maintenance codes.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)   Promote safety of the community through enforcement of housing codes, property maintenance codes  and elimination of distressed and deteriorated structures  OBJECTIVE:  To gain voluntary compliance through active monitoring of neighborhood conditions and  engagement of property owners  OBJECTIVE:  To enhance compliance objectives through coordination with Police, Fire, and Law  Departments  OBJECTIVE:  To identify “repeat customers,” and distressed properties for special attention, such as the  abandoned building registration program, nuisance abatement, or prosecution  OBJECTIVE:  To engage landlords in the improvement of rental housing conditions and occupancy issues  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Percent of cases/complaints brought into compliance through all processes. 97.9%  95%/98.44% 96% 2.   Percent of cases resolved through voluntary compliance (prior to abatement,  summons or hearing). 96.48%  95%/97.63%  96%    190 Planning & Protective Services  Property Maintenance/Code Enforcement Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected 1.   Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 0.97%  0.97% 0.95% 2.   Percent of all property maintenance/nuisance cases closed since November 1. 97.9%  98.44% 96% 3.   Percent of all property maintenance/nuisance cases pursued in municipal court.<1%  <1% <1% 4.   Percent of buildings removed from the “abandoned buildings” list.34%   18%  10%  5.   Number of rental housing complaints by parcel. 102  101 110 Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected   1. Number of full‐time positions authorized. 3.5  3.5 3.5   2. Total division adopted budget. $320,334  $329,906 $326,291   3. Number of cases investigated annually. 6,011  7,928 6,000   4. Number of cases closed annually.  5,939  7,805 5,760   5. Number of cases closed through voluntary compliance (prior to abatement, summons  or hearing).  5,730  7,620  5,530    6. Number of buildings on the “abandoned buildings” registry as of October 31. 77  63 65   7. Number of buildings added on the “abandoned buildings” registry since November 1. 28  9 5   8. Number of buildings removed from the “abandoned buildings” registry annually. 41  24 10   9. Number of building maintenance complaints received. 384  420 350 10. Number of property maintenance cases proceeding to administrative hearing. 31  15 20   Significant Changes/Initiatives    The Division is responsible for enforcement of  nuisance, property maintenance and housing  occupancy related codes. The Division  continues to monitor buildings which were  foreclosed, vacant or met the City’s definition  of “abandoned” to ensure they remain secured  from vagrants and the elements. Significant  changes in 2021 include (1) implemented street  by street inspection program which requires all  City streets to be proactively driven every 3‐4  months looking for nuisance violations.  (2)continued to address the back log of  Dangerous Buildings as well as actively  enforcing the Dangerous Building Ordinance to  identify and abate new dangerous buildings.   We have successfully held administrative  hearings ordering the demolition or repair of  nineteen dangerous properties.           191 Planning & Protective Services  Property Maintenance/Code Enforcement Division    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $275,060      $273,948      $282,737      $8,789            3.21% Materials & Supplies 8,580            5,190           5,190           ‐                     0.00% Contractual Services 289,327      31,900         31,900         ‐                     0.00% Utilities 3,659           3,701           3,701           ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 15,758         15,167         2,763           (12,404)       ‐81.78% Other Operating Expenses ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 592,384       $ 329,906       $ 326,291       $ (3,615)           *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary  reveals the Property  Maintenance/Code Enforcement  Division’s budgeted expenditures  experienced an overall decrease  from FY21 to FY22.  The most  significant decrease is in the Repairs  and Maintenance category.  This  decrease is due primarily to the fact  that in FY22 the annual maintenance  agreement for software used by  multiple Planning & Protective  Services departments was move  from the various departments to the  Administration Division’s budgeted  expenditures.                      Personnel  Services 86.65% Materials &  Supplies 1.59% Contractual  Services 9.78% Utilities 1.13% Repairs &  Maintenance 0.85% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Prop  Main/Code Enforcement  Council Adopted Budget 192 Planning & Protective Services  Property Maintenance/Code Enforcement Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Planning & Protective Services‐      Property Maint. & Code Enforcement Property & Housing Supervisor ‐              1.00        1.00       ‐                      Property & Housing Inspector I, II 3.00        2.00        2.00       ‐                           Property & Housing Inspector I      Property & Housing Inspector II Neighborhood Services Specialist I 0.50        0.50        0.50       ‐                      Part‐time Neighborhood Support Technician 2.00        2.00        2.00       ‐                      Total Full Time 3.50        3.50        3.50       ‐                      Total Part‐time 2.00        2.00        2.00       ‐                        *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    A review of staffing levels for Planning & Protective Services – Property Maintenance & Code Enforcement  shows no changes from FY21 to FY22.  There is no expectation of changes in the future.  193 Planning & Protective Services  Building Inspection and Regulation Division    Overview    The Planning & Protective Services, Building Inspection and Regulation Division is administered by the Director  of Planning & Protective Services who reports directly to the City Administrator.    The Planning & Protective Services, Building Inspection and Regulation Division is responsible for enforcing  building codes that set minimum standards for new construction, alterations, additions, repair, and demolition  within the City of Jefferson.  Services provided by the Building Inspection and Regulation Division ensure  reasonable safeguards to protect against the hazards of inadequate or defective building construction and  systems.  Overall, the Building Inspection and Regulation Division provides building plan reviews, issues  permits, performs construction site inspections, issues Certificates of Occupancy, and completes site reviews   for business license applicants.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by promoting the safety of the community through building  inspections and enforcement of building codes.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Promote safety of the community through building inspections and enforcement of building codes  OBJECTIVE:  To review public input and consider potential changes to processes and policies to continually  improve upon services  OBJECTIVE:  To promote and influence code compliance through improved understanding of the building  codes  2. Ensure that permits are properly issued and administered in accordance with building code requirements  and local contractor licensing regulations  OBJECTIVE:  To support licensing of general contractors prior to the issuance of building permits  OBJECTIVE:  To administer the licensing of electrical and plumbing trades within the City of Jefferson   OBJECTIVE:  To track, monitor, and document turnaround times for plan review and inspection requests  OBJECTIVE:  To coordinate and communicate with other involved divisions and departments on plan  reviews and inspections    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of clients indicating that staff assisted their understanding of the building  code. 93%  95%/97%  95%    2. Percent of building permits closed with a certificate of occupancy or certificate of  completion. 8%  30%/20%  30%    3. Overall building services rating as “good” or above. 80%  85%/97% 85%   194 Planning & Protective Services  Building Inspection and Regulation Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 1.44%  1.53% 1.33%   2. Percent of cost recovery (permit fees collected/division budget). 130%  85% 62%     2a. Percent of cost recovery (license fees collected/division budget)7%8%  8%   3. Percent of inspections performed within 24 hours of request. 100%  100% 100%   4. Percent of inspection staff receiving continuing education or certification training. 100%  100% 100%   5. Percent of all nonresidential building plans reviewed within 15 work days of  receipt (new, alterations, and additions). 68%  90%  90%    6. Percent of new nonresidential building plans reviewed within 15 work days of  receipt. 38%  100%  50%    7. Percent of residential building permits issued within 5 work days of application. 99%  96% 95%   8. Number of code related incidents reported within one year of issuance of  certificate of occupancy. 0  0  0    9. Percent of inspections passing on first inspection. 94%  93%85% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 6 6 5   2. Total division adopted budget.  $475,767  $501,899 $456,760   3. Amount of permit fees received (building construction, electrical, plumbing) $622,051  $424,563 $260,000     3a. Amount of license fees received (includes contractor licenses). $33,189  $40,347 $30,000   4. Number of all permits issued (building construction, electrical, plumbing, sign and  demolition). 3,533  1,521  1,200    5. Number of building plans received (commercial/nonresidential – new, alterations,  and additions). 91  113  60    6. Number of plans received for new nonresidential.  8 8  5   7. Number of nonresidential plans approved within 15 work days of receipt  (nonresidential alterations, including tenant finish). 62  102  50    8. Number of residential building permits issued (new, alterations, and additions). 2,883  1,084 330   9. Number of residential building permits issued within 7 calendar days of receipt  (new, alterations, and additions). 2,859  1,041  290  10. Number of inspections, all disciplines. 2,883  2,352 3,000   Significant Changes/Initiatives    In FY2020 the Division continued issuing mechanical and roof permits.  These building systems affect the  quality of life in the community as well as protecting the health, safety and welfare aspects.  The Division also  continued issuing Certificates of Occupancy and Completion to close out permits as required by code.  Builders  are now asking for these certificates more often as they have begun to see their value.  The review of the most  recent edition (2018) of the building codes was begun in March 2020, but was delayed by coronavirus  restrictions.  The review is now underway and is expected to be completed near the end of 2021.    During FY2019 natural disasters occurred that increased workload.  Flooding occurred in the Callaway County  section of town and the May 2019 tornado damaged about 3 square miles of eastern Jefferson City.  These  events exposed weaknesses in the community’s buildings.  Permits to repair or replace buildings damaged by  the tornado included 61 commercial projects valued at $11.1 million and 145 residential projects valued at  195 Planning & Protective Services  Building Inspection and Regulation Division  $2.4 million.  There are approximately 47 structures remaining to be repaired or demolished with repair costs  estimated at $1.4 million.  Additionally, during fiscal year 2020, the western side of town experienced a hail  event (March 27, 2020).  The Division so far has issued in excess of 2,000 building permits for re‐roof projects.   Roof replacement work has continued into the spring of 2021.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $ 460,296      $ 471,064      $ 437,053      $ (34,011)      ‐7.22% Materials & Supplies 3,085          4,115          4,115          ‐                    0.00% Contractual Services 15,358        8,000          11,000        3,000           37.50% Utilities 305              1,200          2,100          900               75.00% Repairs & Maintenance 2,572          17,520        2,492          (15,028)       ‐85.78% Other Operating Expenses ‐                   ‐                   ‐                   ‐                    0.00% Capital Purchases ‐                   ‐                   ‐                   ‐                    0.00%      Total $481,616      $ 501,899      $ 456,760      $ (45,139)       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change*FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget summary  reveals the Building Inspection  and Regulation Division’s  budgeted expenditures  experienced an overall decrease  from FY21 to FY22.  The most  significant decrease is in the  Personnel Services category.   This decrease is due primarily to  the fact that in FY22 an  Administrative Technician  position was moved to the  Administrative Division.                      Personnel  Services 95.69% Materials &  Supplies 0.90% Contractual  Services 2.41% Utilities 0.46% Repairs &  Maintenance 0.55% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Planning & Protective Svcs‐Bldg Regs Council Adopted Budget 196 Planning & Protective Services  Building Inspection and Regulation Division    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Building Official Manager 1.00          1.00          1.00         ‐                      Building Inspector I, II 3.00          3.00          4.00         1.00                    Building Inspector I      Building Inspector II Building Plans Reviewer 1.00          1.00         ‐                 (1.00)              Administrative Technician 1.00          1.00         ‐                 (1.00)              Total Full Time 6.00          6.00          5.00         (1.00)              Planning & Protective Services‐      Building Inspection and Regulation   *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for the Building Inspection and Regulation Division decreased from FY21 to FY22.  This  decrease is a result of an Administrative Technician position being moved to the Administrative Division.   There is no expectation of a change in the future.    197  Public Works    Overview    The Public Works Department is administered by the Director of Public Works who reports directly to the City  Administrator.    The Public Works Department administers the Airport, Central Maintenance, Engineering, Parking, Streets,  Transit, and Wastewater Divisions. The following are funded through the General Fund: Administration,  Central Maintenance, Engineering, and Streets. The Airport, Parking, Transit, and Wastewater are Enterprise  Funds.    Purpose Statement    The Department of Public Works contributes to the quality of life by fostering connectivity through a safe  transportation infrastructure.    Budget Summary – Expenses by Division Division Amount Percent Administration $363,964      $384,666      $407,710      $23,044         5.99% Central Maintenance 1,216,814   1,148,715   1,216,250   67,535         5.88% Engineering 1,172,189   1,181,106   1,212,489   31,383         2.66% Street 3,460,104   3,439,750   3,440,634   884              0.03%      Total $ 6,213,071    $ 6,154,237    $ 6,277,083    $ 122,846       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the Expenses by Division Budget Summary for Public Works shows an overall increase from FY21  to FY22.  All divisions increased, with the Central Maintenance Division showing the largest change among all  divisions.    Budget Summary – Expenses by Category Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $3,769,997   $3,877,671   $3,988,706   $111,035       2.86% Materials & Supplies 866,325      853,390      673,390       (180,000)      ‐21.09% Contractual Services 29,048          39,050         39,050         ‐                     0.00% Utilities 643,656      677,556      652,056      (25,500)       ‐3.76% Repairs & Maintenance 811,383      706,570      771,881      65,311         9.24% Capital Purchases 92,662         ‐                    152,000      152,000      0.00%      Total $ 6,213,071   $ 6,154,237   $ 6,277,083   $ 122,846       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     198  Public Works    A review of the Expenses by Category Budget Summary for Public Works shows an overall increase from FY21  to FY22, with the largest increase occurring in the Capital Purchases category.   The Materials and Supplies category reflects and overall decrease from FY21 to FY22.  199 Public Works  Administration Division    Overview    The Public Works Department, Administration Division is administered by the Director of Public Works who  reports directly to the City Administrator.    The Public Works Department administers the Airport, Central Maintenance, Engineering, Parking, Streets,  Transit, and Wastewater Divisions.  The following Divisions are funded through the General Fund:   Administration, Central Maintenance, Engineering, and Streets.  The Airport, Parking, Transit, and Wastewater  Divisions are Enterprise Funds.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing leadership to divisions and assuring quality customer  service.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Provide technical expertise to the City Council and assigned boards, commissions, staff and committees  OBJECTIVE:  To ensure the decision makers have the information needed to make informed decisions  2. Provide leadership, training and operational support for divisions within the Public Works Department  OBJECTIVE:  To ensure decisions are made that result in a higher quality of life for the residents of the City  of Jefferson  OBJECTIVE:  To ensure the Public Works Department staff is well trained and prepared to meet their  customer’s needs  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of divisions rating the department director as “good” or above in assisting  them in accomplishing division goals. 100%  100%/100%  100%  2. Percent of division outcome measures achieved or showing satisfactory progress. 100%  90%/100% 90% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 1.13%  1.17% 1.19% 2. Percent of divisions with expenditures below budget/amended budget. 100%  100% 100% 3. Percent of full‐time employees to those authorized. 100%  100%100% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 3 3 3 2. Total division adopted budget.  $371,877  $384,666 $407,710 3. Number of all division outcome measures achieved or showing satisfactory progress. 11  11 11       200 Public Works  Administration Division    Significant Changes/Initiatives    During FY22, the Public Works Department will focus on service delivery in accordance with the Department’s  Mission and Value program “CORE.”  CORE is defined as: improve the Community, take Ownership, deliver  Results, Empathize with the customer.  Throughout FY22, Public Works Administration will focus on  communicating to all of the 130+ employees the mission and values, through ongoing training and  communication.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $291,069      $298,416      $301,405      $2,989            1.00% Materials & Supplies 68,631          82,000         102,000       20,000         24.39% Contractual Services 4,016           4,000           4,000           ‐                     0.00% Utilities ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 248              250              305              55                  22.00% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $363,964       $384,666       $407,710       $ 23,044          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the budget summary reveals that the Public Works Administration Division’s budgeted  expenditures experienced an overall increase from FY21 to FY22.  The largest increase is in the Materials and  Supplies category.  This increase is due primarily to an anticipated increase in gas expenditures in FY22.                          201 Public Works  Administration Division                                                Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Adopted FY22 Adopted Net Change* Public Works ‐ Administration Director of Public Works 1.00          1.00          1.00         ‐                      Administrative Assistant 1.00          1.00          1.00         ‐                      Public Works Administration Supervisor 1.00          1.00          1.00         ‐                      Total Full Time 3.00          3.00          3.00         ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for Public Works – Administration have remained constant with no expectation of a change in  the future.    Personnel  Services 73.93% Materials &  Supplies 25.02% Contractual  Services 0.98% Repairs &  Maintenance 0.07% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Public Works‐Admin Council Adopted Budget 202 Public Works  Central Maintenance Division    Overview    The Public Works Department, Central Maintenance Division is administered by the Director of Public Works  who reports directly to the City Administrator.    The Public Works Department, Central Maintenance Division is responsible for approximately 460 vehicles and  pieces of equipment.  In addition to the repair and maintenance services, the Central Maintenance Division  maintains the City’s central vehicle wash station and fuel dispensing system.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing availability of safe, reliable, and appropriate vehicles  and equipment in a manner that contributes to successful outcomes.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Provide vehicle and equipment maintenance support  OBJECTIVE:  To prioritize work on vehicle and equipment requiring repair such that the highest needs of  the City are met  OBJECTIVE:  To ensure the City can provide the required services to the residents and guests of the City  OBJECTIVE:  To minimize downtime of critical equipment  OBJECTIVE:  To maximize equipment/vehicle life  OBJECTIVE:  To identify safety hazards  2. Analyze vehicle needs of the City Departments  OBJECTIVE:  Conduct discussions with Departments focusing on department needs and recommendations  for changes  OBJECTIVE:  Provide usage data to Departments to assist them in avoiding unnecessary purchases and  maintenance costs    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Percent of department directors rating Central Maintenance services as “good” or  above. 100%  90%/100%  90%  2.   Number of accidents involving City vehicles attributable to inadequate maintenance. 0%  <1%/0% <1% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1.   Percent of division budget to overall general fund adopted budget.3.45%  3.50% 3.54% 2.   Combined fleet operating cost per mile.  $0.700  $0.65 $0.500 3.   Vehicle and equipment to technician ratio. 96: Mech  98: Mech 67: Mech   203 Public Works  Central Maintenance Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1.   Number of full‐time positions authorized. 7 7 7 2.   Total division adopted budget.  $1,136,222  $1,148,715 $1,216,250 3.   Number of vehicles and equipment in the fleet. 484  488 480 4.   Number of work orders completed. 2,983  2,887 2,900 5.   Number of work order hours per year. 5,778.9  6,975 6,500 6.   Actual cost of fleet repair. $1,083,894  $1,063,288 $1,200,000 7.   Average repair cost per vehicle. $2,239  $2,179 $2,500   Significant Changes/Initiatives    Throughout FY22, the Central Maintenance Division will continue to maintain an aging fleet in an effort to  stabilize the readiness of the City’s fleet of vehicles and equipment.    Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $515,620      $528,783      $552,687      $23,904          4.52% Materials & Supplies 15,115          15,640         15,640         ‐                     0.00% Contractual Services 600              2,850           2,850           ‐                     0.00% Utilities 9,714           14,722         11,222         (3,500)          ‐23.77% Repairs & Maintenance 675,765      586,720      633,851      47,131         8.03% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 1,216,814   $ 1,148,715   $ 1,216,250   $ 67,535          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the budget summary reveals that the Central Maintenance Division’s budgeted expenditures  experienced an overall increase from FY21 to FY22.  The most significant increase occurred in the Repairs and  Maintenance category.  This increase is due primarily to an expected increase in the vehicle and equipment  parts account in FY22.               204 Public Works  Central Maintenance Division                                                    Full Time Equivalents (FTEs) Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Public Works ‐ Central Maintenance Central Garage Manager 1.00          1.00          1.00         ‐                                  Mechanic Supervisor 1.00          1.00          1.00         ‐                                  Mechanic 4.00          4.00          4.00         ‐                                  Parts Technician 1.00          1.00          1.00         ‐                                  Part‐time Administrative Technician 1.00          1.00          1.00         ‐                                  Total Full Time 7.00          7.00          7.00         ‐                                  Total Part‐time 1.00          1.00          1.00         ‐                                    *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for Public Works – Central Maintenance have remained constant with no expectation of a  change in the future.   Personnel  Services 45.44% Materials &  Supplies 1.29% Contractual  Services 0.23% Utilities 0.92% Repairs &  Maintenance 52.12% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Public Works‐Central Maintenance Council Adopted Budget 205 Public Works  Engineering Division    Overview    The Public Works Department, Engineering Division is administered by the Director of Public Works who  reports directly to the City Administrator.    The Public Works Department, Engineering Division provides surveying, designing, project management, and  field inspection services for the implementation of the City’s capital improvement program.  The Engineering  Division is also responsible for the engineering review and inspection of developer proposed infrastructure  improvements (street, stormwater, sanitary sewers, etc.).  The Engineering Division also provides the  administration of the stormwater, master plan effort, flood plain permitting, and monitoring/reporting for the  City’s National Pollutant Discharge Elimination System (NPDES) Phase II stormwater permit.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing safe and aesthetically pleasing City infrastructure  projects.    Department Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Complete City Council approved projects within established timeframes  OBJECTIVE:  To ensure timely and efficient implementation of capital improvement projects  OBJECTIVE:  To ensure a well‐planned list of projects that fit within existing funding  OBJECTIVE:  To be able to qualify, retain, and manage engineering firms to study and or design projects  OBJECTIVE:  effectively communicate with other City departments to ensure the smooth movement of  projects through the internal City processes  OBJECTIVE:  To ensure accurate and timely review of development plans  2. Achieve the benchmarks set out by our MS4 (municipal stormwater system) permit  OBJECTIVE:  To ensure the City maintains compliance with the MS4 permit    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of department directors rating the division as “good” or above. 80% 80%/80% 80% 2. Percent of project overruns (excluding change of scope change orders). 3.3% <8%/‐1.2% <8% 3. Traffic safety (percent change total crashes in City right‐of‐way). 19* <2%/‐20% <2% 4. Percent of building site plan reviews completed within 15 working days of  submittal. 96%  90%/76%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 3.48%  3.59% 3.53% 2. Accidents per lane mile.  0.92 0.73 <1 3. Percent of capital projects completed. 69%78% 80%   206 Public Works  Engineering Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized. 12 12 12 2. Total division adopted budget.  $1,144,540  $1,181,106 $1,212,489 3. Number of accidents in the City right‐of‐ways. 671 528 680 4. Number of bridges maintained. 24 24 24 5. Number of lane miles of road. 724 725 725     Significant Changes/Initiatives    During FY22 the Engineering Division will focus on delivering the projects remaining within the current sales  tax cycle, providing timely development review, stormwater permit oversight, and technical assistance to the  community concerning stormwater issues.    Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $1,120,236   $1,148,606   $1,179,124   $30,518          2.66% Materials & Supplies 35,499          9,700           9,700           ‐                     0.00% Contractual Services 4,375           9,000           9,000           ‐                     0.00% Utilities 490              500              500              ‐                     0.00% Repairs & Maintenance 11,589         13,300         14,165         865              6.50% Capital Purchases ‐                    ‐                    ‐                    ‐                     0.00%      Total $ 1,172,189   $ 1,181,106   $ 1,212,489   $ 31,383          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   A review of the budget summary reveals that the Engineering Division’s budgeted expenditures experienced  an overall increase from FY21 to FY22.  The most significant increase occurred in the Personnel Services  category.  This increase is due primarily to a 3% across the board increase for all full‐time employees, a 10%  increase in health insurance premiums, and a 5% increase in dental insurance premiums.          207 Public Works  Engineering Division                                                Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Public Works ‐ Engineering City Engineer 1.00        1.00        1.00       ‐                      Administrative Technician 1.00        1.00        1.00       ‐                      Civil Engineer I, II 4.00        4.00        4.00             Civil Engineer I      Civil Engineer II Plan Reviewer 1.00        1.00        1.00       ‐                      Registered Land Surveyor 1.00        1.00        1.00        Engineering Inspection Supervisor 1.00        1.00        1.00       ‐                      Construction Inspector 2.00        2.00        2.00       ‐                      Engineering Survey Technician I, II 1.00        1.00        1.00       ‐                           Engineering Survey Technician I      Engineering Survey Technician II Total Full Time 12.00     12.00     12.00    ‐                       *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Staffing levels for the Engineering  Division have remained constant  with no expectation of a change in  the future.    Personnel  Services 97.25% Materials &  Supplies 0.80% Contractual  Services 0.74% Utilities 0.04% Repairs &  Maintenance 1.17% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Public Works‐Engineering Council Adopted Budget 208 Public Works  Street Division    Overview    The Public Works Department, Street Division is  administered by the Director of Public Works who  reports directly to the City Administrator.    The Public Works Department, Street Division  maintains and improves more than 250 miles of  roadway in the City of Jefferson.  The duties of  the Street Division include installing and servicing  the City’s traffic signals and signs, repairing curbs  and gutters, striping and sweeping the streets,  and mowing the right‐of‐way for various streets.    The Street Division is also responsible for plowing  the streets during winter weather events, as well as providing maintenance for the City’s stormwater  conveyance system.      Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering connectivity through safe transportation infrastructure.      Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Develop and maintain a multi‐year surface treatment program to cost effectively maintain the street  network with the budget provided  OBJECTIVE:  To ensure the City streets are maintained through a proactive repair and preventative  maintenance  OBJECTIVE:  To ensure the safe traffic flow for the City’s traveling public  2. Deploy resources to maintain the public stormwater system  OBJECTIVE:  To maintain the storm water infrastructure system in working condition to promote collection  of storm water consistent with accepted standards  Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1.   Injury claims resulting from defective infrastructure that resulted in payment  beyond the cost of defense. 0  0/0  0  2.   Percent of winter events where all streets were rated as passable within 4 hours  of precipitation ending.  100%  95%/100%  95%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1.   Percent of division budget to overall general fund adopted budget. 10.21%  10.47% 10.01% 2.   Percent of street lane miles receiving surface maintenance.  5.4% 5.2% 2.40% 3.   Percent of pot holes filled within 1 working day of being reported.92%93% 90% 209 Public Works  Street Division    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1.   Number of full‐time positions authorized. 28.5 28.5 28.5 2.   Total division adopted budget.  $3,363,151  $3,439,750 $3,440,634 3.   Number of snow removal hours. 3,308  4,031 2,000 4.   Number of square yards of pavement repair. 6,011  9,494 5,500 5.   Number of street miles swept. 5,578  4,368 6,000 6.   Number of lane mile receiving surface treatment.37.43  36.3 15 7.   Number of winter snow events. 13 8 9 8.   Number of street signs replaced. 610 565 600   Significant Changes/Initiatives  During FY22 , the Street Division will continue to focus on maintenance of streets and stormwater system.    Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $1,843,071   $1,901,866   $1,955,490   $53,624          2.82% Materials & Supplies 747,080      746,050      546,050       (200,000)      ‐26.81% Contractual Services 20,057          23,200         23,200         ‐                     0.00% Utilities 633,453      662,334      640,334      (22,000)       ‐3.32% Repairs & Maintenance 123,781      106,300      123,560      17,260         16.24% Capital Purchases 92,662         ‐                    152,000      152,000      0.00%      Total $ 3,460,104   $ 3,439,750   $ 3,440,634   $ 884               *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   A review of the budget summary reveals that the Street Division’s budgeted expenditures experienced an  overall increase from FY21 to FY22.  The most significant increase occurred in the Capital Purchases category.   This increase is due to the fact that the FY22 budget includes the purchase of two 1‐ton heavy duty trucks.    The Materials and Supplies category reflects a decrease from FY21 to FY22.  This is due to the fact that  Stormwater Materials have been removed from the Street Department budget and are being budgeted in the  ARPA Department so that American Rescue Plan Act funds can be utilized for this expenditure.                 210 Public Works  Street Division                                            Full Time Equivalents (FTEs) Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Public Works ‐ Streets Operations Division Director 0.50          0.50          0.50         ‐                      Street Manager 1.00          1.00          1.00         ‐                      Street Supervisor 2.00          2.00          2.00         ‐                      Construction Inspector 1.00          1.00          1.00         ‐                      Street Maintenance Crew Leader 6.00          6.00          6.00         ‐                      Traffic Signal Tech I, II 1.00          1.00          1.00         ‐                           Traffic Signal Tech I      Traffic Signal Tech II Equipment Operator Specialist I, II 4.00          4.00          4.00         ‐                           Equipment Operator Specialist I      Equipment Operator Specialist II Street Maintenance Trainee, Worker, Senior Worker 13.00        13.00        13.00       ‐                           Street Maintenance Trainee      Street Maintenance Worker      Senior Street Maintenance Worker Total Full Time 28.50        28.50        28.50       ‐                        *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Staffing levels for  the Street  Division have  remained  constant with no  expectation of a  change in the  future.    Personnel  Services 56.84% Materials &  Supplies 15.87% Contractual  Services 0.67% Utilities 18.61% Repairs &  Maintenance 3.59% Capital  Purchases 4.42% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Public Works‐Street Council Adopted Budget 211 Transfers & Subsidies    Overview    The General Fund FY22 Budget provides financial assistance to City Departments and Funds that do not  generate adequate resources to fully fund their operations.     The General Fund has historically provided financial assistance to the Airport Division Fund and the Transit  Division Fund.     The Airport Division and Transit Division Funds fiscal needs will fluctuate based on the revenue the Divisions  generate.  The General Fund’s transfer or subsidy is estimated annually.     The Tax Increment Financing (TIF) transfer is money the City is obligated to pay to the developer for each TIF  agreement based on the sales tax dollars remitted to the City.       Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Transfer to TIF Fund $14,567           $15,000           $15,000           $‐                       0.00% Transfer to Self‐Funded Health Insurance 89,750            ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Transfer to Worker's Compensation 53,941            ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Airport Subsidy 250,489          79,111            113,317          34,206            43.24% Transit Subsidy 1,147,753      579,710          187,072          (392,638)        ‐67.73%      Total $ 1,556,500      $ 673,821          $ 315,389          $ (358,432)        *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the budget  summary reveals that the  Transfer & Subsidies  budgeted expenditures  experienced an overall  decrease from FY21 to FY22.   This is due to the fact that in  FY22 the Transit subsidies is  significantly less than in FY21.   Transit has been awarded  grant funds from The  Coronavirus Aid, Relief, and  Economic Security (CARES)  Act that can assist with  operating expenditures,  thereby reducing the  necessary subsidy from the  General Fund.     Transfer to TIF  Fund 4.76% Airport Matching 35.93% Transit Matching 59.31% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Transfers & Subsidies Council Adopted Budget 212 Capital Projects    Overview    In FY17, City Council created the Ongoing Infrastructure/Facility Needs account, in an effort to set aside a  reserve of funds to be utilized for future infrastructure/facility needs as they arise.  In FY18, the City Council  again budgeted funds in the Ongoing Infrastructure/Facility Needs account, in an effort to grow the reserve of  funds.  The amount is based on a Capital Replacement Plan developed by the City that determines an annual  amount to be set aside for future replacements of roofs, HVACs and generators for all City infrastructure.  If  these funds are not utilized in the year budgeted they will be reappropriated for use in subsequent years.   A  small amount of funds were budgeted in the Ongoing Infrastructure/Facility Needs account in FY22 and no  funds were budgeted in FY21.        Budget Summary Category Amount Percent Expenses: New Fire Station #2 $3,424             $‐                      $‐                      $‐                       0.00% Future Fire Stations 2,470              ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Pipe Lining 110,000          ‐                       ‐                       ‐                       0.00% Ongoing Infrastructure/Facility Needs 181,147          ‐                       10,075            10,075            0.00%      Total $ 297,041          $ ‐                       $ 10,075            $ 10,075            *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     Capital Projects 100.00% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Capital Projects Council Adopted Budget 213 ARPA    Overview    In FY21, the City of Jefferson was granted American Rescue Plan Act (ARPA) funds by the Federal government.   Due to the fact the the guidance on appropriate uses for ARPA funds had not been finalized when the funds  were received, these funds will become part of the FY21 fund balance.  During the FY22 budget process,  Council approved a portion of the funds to be spent on stormwater issues which had been approved by the  Federal government to be an appropriate use of these funds.        Budget Summary Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $‐                      $‐                      $50,000           $50,000            0.00% Materials & Supplies ‐                       ‐                       740,918          740,918          0.00%      Total $ ‐                       $ ‐                       $ 790,918          $ 790,918          *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     Personnel  Services 6.32% Materials &  Supplies 93.68% Expenses By Account Classification ‐ FY22 ARPA Council Adopted Budget 214         SECTION 7: Enterprise Fund Budgets    The Enterprise Funds are used to account for operations that provide a service to the general  public and are financed primarily by a user charge for the provision of such service.  The City  operates four Enterprise Funds:   Airport Division Fund  Parking Division Fund  Transit Division Fund  Wastewater Division Fund  This section includes fund balance projections for each fund.  All projections were prepared  with the best information available at the time of the preparation of the projection.   As new  information becomes available and various assumptions and budget levels change or are  evaluated the fund balance projections will change.       215 Airport Division Fund    Overview    The Airport Division is administered by the Director of Public Works who reports directly to the City  Administrator.    The Airport Division is an Enterprise fund that is used to account for the operations of the Jefferson City  Memorial Airport.  The facility consists of an Airport Terminal Building (a new terminal was constructed under  a public/private agreement), an Air Traffic Control Tower, which was commissioned in 1973, one main runway  that is 6,000 feet long, and one cross/wind runway that is 3,400 feet long.  Both runways are equipped with  parallel taxiways.  The Air Traffic Control Tower is part of the Federal Aviation Administration (FAA) Contract  Tower Program.  The Tower is staffed by four Air Traffic Controllers and an Air Traffic Manager.  The Tower is  operated by Midwest Air Traffic Services, Inc., which is under contract with the FAA and handles  approximately 30,000 operations annually.  Airport revenues are generated through the rent and lease fees,  as well as flowage fees.  The City historically has transferred General Fund money into the Airport Division  Fund to support the operation.     Purpose Statement    Contribute to the quality of life for the residents, guests, and businesses of the City by fostering connectivity  through safe airport infrastructure.      216 Airport Division Fund    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Maintain the airport infrastructure in compliance with applicable standards in a safe and cost effective  manner  OBJECTIVE:  To ensure airport maintenance procedures are completed in accordance with applicable  standards   Ensure mowing of airport property is completed in a timely manner such that FAA guidelines are  met or exceeded   Perform storm water monitoring and reporting as required by the Department of Natural  Resources and associated permits   Perform daily field inspection for hazards  OBJECTIVE:  Ensure all winter weather procedures comply with applicable standards   Snow removal of all runways will be completed within five hours upon the conclusion of each snow  fall.  All other surfaces within eight hours   Ensure Notice to Airmen (NOTAM) for runway conditions are filed with the Federal Aviation  Administration‐Flight Service Station reporting the presence of any snow, ice or slush and their  depth, as well as reporting braking action   Ensure public entrances to the Airport’s Terminal building are cleared and treated with chemical ice  melt to reduce slip, trip, and fall potentials  2. Manage airport resources in a customer focused manner to promote the use of the facilities by the general  aviation community  OBJECTIVE:  To promote quality communication with airport customers   Send electronic message updates to airport tenants and customers every other week or as  circumstances require   Meet regularly with tenant group businesses, such as EAA, AOPA, FBO, to ensure quality two way  lines of communication  OBJECTIVE:  Manage contracts and agreements as required   Manage ground leases to promote timely billing and collection of revenue   Manage the agriculture lease in compliance with the contract and FAA guidelines              217 Airport Division Fund    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Number of corrective actions identified on the MoDOT compliance and safety  inspection. 0  0/0  0    2. Number of deficiencies identified on FAA Air Traffic Control Tower audit.00/0 0 Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of time the airport is closed for repairs, maintenance, and winter  weather conditions (excluding planned capital improvements). 0.3%  0.03%  2%    2. Percent of hangar space occupied. 100% 100% 100%   3. Airport fees as percentage of operational cost. 23.4% 41.8%33%   4. Percent of time the airport property is in compliance with FAA mowing  guidelines. 100%  100%  100%    5. Percent of corrected action and/or deficiencies noted in either an FAA or  MoDOT inspection, which are addressed within 60 days. 100%  100%  100%    6. Percent of General Fund subsidy to airport operating fund.50.8% 16.99% 29.73% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 3 3 3   2. Total division adopted budget.  $493,116  $465,568 $381,147   3. Number of aircraft operations for a 12 month period.30,819 34,039 25,000   4. Number of snow removal hours. 462 476 325   5. Number of hours closed for maintenance. 0 3.5 0   6. Number of hours closed for winter weather. 26 3 24   7. Number of hours spent in mowing operations.  1,200 1,400 1,100   8. Number of hours spent in customer service.  350 500  200   9. Number of hours expended in regulatory paperwork.850 500 500 10. Number of aircraft located at the airport. 63 69 60 11. Number of airplane or airport accidents resulting from poorly maintained  infrastructure. 0  0  0    Significant Changes/Initiatives  The FY22 budget for the Airport Division focuses on replacement of older equipment and maintaining critical  infrastructure.                         218 Airport Division Fund    Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Federal Grants $ 253,654        $ ‐                  $ ‐                  $ ‐                  0.00% State Grants 101,941       46,000     ‐                  (46,000)     ‐100.00% Rent & Lease Fees 90,148           130,000   130,000   ‐                  0.00% Flowage Fees 27,764          31,000     31,000     ‐                  0.00% Insurance Claims 10,494          ‐                 ‐                  0.00% Interest 6,446            ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Sale of Assets 8,500            ‐                  18,500     18,500      0.00% Trsfr From General Fd 250,488       79,111     113,317   34,206      43.24% Transfer From Cit "E"‐                     ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Transfer From Cit "F"18,500          ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Transfer From Cit "G"‐                     ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Transfer From(to) Surplus ‐                      179,457   88,330     (91,127)     ‐50.78%      TOTAL $ 767,935        $ 465,568    $ 381,147    $ (84,421)     Expenses: Personnel Services $ 230,401        $ 214,682    $ 223,727    $ 9,045         4.21% Materials & Supplies 40,044          25,650     28,150     2,500         9.75% Contractual Services 184,727       178,061   84,270     (93,791)     ‐52.67% Utilities 13,170          22,800     12,800     (10,000)     ‐43.86% Repairs & Maintenance 27,215          24,375     32,200     7,825         32.10% Capital Purchases ‐                     ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Depreciation 936,374       ‐                 ‐                 ‐                 0.00% Transfers to Workers Comp 806                ‐                 ‐                 ‐                  0.00% Capital Projects 123,114       ‐                 ‐                 ‐                  0.00%      TOTAL $ 1,555,851     $ 465,568    $ 381,147    $ (84,421)     Net Income (Loss) $ (787,916)       $ ‐                  $ ‐                  $ ‐                  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. NOTE: Cit "E" represents the City’s Capital Improvement Tax that was effective from 2007 to 2012.  Cit “F” represents the  City’s Capital Improvement Tax that is effective from 2012 to 2 017.  Cit “G” represents the City’s Capital Improvement Tax  that is effective from 2017 to 2022. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the Airport Division’s revenues reveals that the most significant changes from FY21 to FY22 are in  the Transfer from Surplus and State Grants categories.  The City’s practice is to use any available fund balance  prior to the General Fund providing a subsidy, so during the FY22 budget process any funds that had  accumulated in the Airport Division fund balance were to be utilized in an effort to thereby reduce the subsidy  needed from the General Fund by as much as possible.  The State Grant category included grant funds for the  airport tower operations in FY21, however in FY22 the tower is fully funded therefore the airport will not be  receiving additional grant funds from the State for this.          219 Airport Division Fund    The most significant change in the overall expenditure budget from FY21 to FY22 is within the Contractual  Services category.  This decrease from FY21 to FY22 is due to a reduction in professional services as a result of  the aiport tower being fully funded and the City no longer being responsible for the expenses related to the  operations of the tower.    Enterprise Funds are assessed an administrative fee by the Department of Finance reimbursing the General  Fund for the support services the Airport Division receives from the Departments.  Additionally, the Airport  Division Fund absorbs the cost for the employees of the Airport Division for drug and alcohol screening and  background checks.     Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Department of Public Works ‐ Airport Airport Manager 1.00         1.00         1.00         ‐                                          Airport Maintenance Worker, Senior 2.00         2.00         2.00         ‐                                               Airport Maintenance Worker      Senior Airport Maintenance Worker Total Full Time 3.00         3.00         3.00        ‐                                          *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.  Staffing levels for the Public  Works – Airport Division have  remained constant with no  expectation of a change in the  future.                                                                         Personnel  Services 58.70% Materials &  Supplies 7.39% Contractual  Services 22.11% Utilities 3.36% Repairs &  Maintenance 8.45% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Airport Council Adopted Budget 220 Airport Division Fund Fund Balance Schedule Revenue:R50Intergovernmental$ 355,595 $ 46,000 $- $- $- $- $- R60Charges for Services117,912 161,000 161,000 162,610 164,236 165,878 167,537 R75Other Operating Revenues10,494 - - - - - - R80Interest Income6,446 - - - - - - R85Other Non-Operating Revenue8,500 - 18,500 18,685 18,872 19,061 19,251 R90Transfers In268,989 79,111 113,317 208,044 214,610 221,349 228,267 R99Carry Over Surplus- - - - - - - Total Revenues$767,935 $286,111 $292,817 $389,339 $397,718 $406,288 $415,056 Expenditures:E05Personnel Services$ 230,401 $ 214,682 $ 223,727 $ 228,770 $ 233,938 $ 239,233 $ 244,659 E10Materials & Supplies40,044 25,650 28,150 28,713 29,287 29,873 30,470 E15Contractual Services184,727 178,061 84,270 85,955 87,674 89,428 91,216 E20Utilities13,170 22,800 12,800 13,056 13,317 13,583 13,855 E25Repairs & Maintenance27,215 24,375 32,200 32,844 33,501 34,171 34,854 E30Other Operating Expenses- - - - - - E70Capital Purchases- - - - - - - E75Capital Projects123,114 - - - - - - E79Depreciation936,374 - - - - - - E80Transfers Out806 - - - - - - $ 1,555,851 $ 465,568 $ 381,147 $ 389,339 $ 397,718 $ 406,288 $ 415,056 $ (787,916) $ (179,457) $ (88,330) $- $- $- $- Fund Balance:$10,014,599 $9,226,683 $9,047,226 $8,958,896 $8,958,896 $8,958,896 $8,958,896 $9,226,683 $9,047,226 $8,958,896 $8,958,896 $8,958,896 $8,958,896 $8,958,896 $(8,817,112) $(8,817,112) $(8,817,112) $(8,817,112) $(8,817,112) $(8,817,112) $(8,817,112) $(33,784) $(33,784) $(33,784) $(33,784) $(33,784) $(33,784) $(33,784) $375,787 $196,330 $108,000 $108,000 $108,000 $108,000 $108,000 76.21%42.17% 28.34% 27.74% 27.15% 26.58% 26.02%2024Projected2025Projected2026ProjectedUnrestricted Fund Balance as a Percentage of Originally Adopted Expenditures2020Actual2021Adopted2022Adopted2023ProjectedTotal ExpendituresNet Increase (Decrease) in Fund Balance Add: Beginning Fund Balance Fund Balance Less: Capital ContributionsUnrestricted Fund Balance Less: Restricted for Pensions 221 Airport Division Fund    A review of the fund balance projection shows a significant  drop in the projected unrestricted fund balance from FY21  through FY26.   This is due to the fact that the City’s  practice is to use any available fund balance prior to the  General Fund providing a subsidy.    For the most part the Charges for Services revenue source,  as well as the projected expenditures, show a slight  increase each year.  The intergovernmental revenue source  is the variable that is affecting the change in the fund  balance.  The intergovernmental revenue source represents  grant revenue.  The grants the City receives for the  Jefferson City Memorial Airport are reimbursement grants.   As a result, the City is reimbursed after the costs have been  incurred.  Any future grant revenue or expense activity is  not reflected in the fund balance schedule.    Historically the Airport Division Fund has been receiving a  General Fund subsidy.  As the schedule shows, it is  expected the costs to operate the Jefferson City Memorial  Airport will continue to increase.    The revenue sources will be evaluated on a regular basis to  determine the fees to charge for services provided, while understanding the services provided by the Jefferson  City Memorial Airport generates revenue for the City even though the operation itself does not show a net  profit.     222 Parking Division Fund    Overview    The Parking Division is administered by the Director of Public Works who reports directly to the City  Administrator.    The Parking Division is an Enterprise Fund which accounts for the operations of a 540 car parking garage, a 74  car parking deck, the operation of 14 reserved parking lots, 7 metered parking lots, and 950 on‐street parking  meters.  Operations of the lots include collection, enforcement, maintenance, sweeping, weed  control/mowing and snow removal.    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing connectivity through provision of parking facilities.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Provide and maintain, at no cost to the General Fund, convenient parking within the central business  district  OBJECTIVE:  Manage services provided such that they cover operational cost    223 Parking Division Fund   Evaluate charges for services regularly   Evaluate services to find efficiencies providing cost savings without sacrificing customer service      2. Meet the parking needs of customers, business owners, residents, and employees  OBJECTIVE:  Maintain parking facilities such that they reflect well on the downtown business district and  the City as a whole   Conduct daily inspection of parking facilities to ensure areas are free of litter and hazards   When hazards are identified, mark area appropriately and schedule repairs    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of lease customers agreeing that available parking facilities allow them  to connect to the downtown. 83%  80%/85%  80%    2. Percent of survey respondents rating downtown parking availability as  satisfactory or better. 83%  80%/81%  80%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Parking fees/fines collected as percentage of operational cost.115% 108% 140%   2. Average percent utilization of metered parking spaces. 23.5% 24.17% 35%   3. Average percent utilization of leased parking spaces. 75% 75%  90%   4. Percent of hours the main parking garage is at capacity.0.8%0%  1.7% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 7.5 7.5 7.5   2. Total division adopted budget.  $905,308  $929,990 $925,883   3. Number of parking citations issued.  11,268 12,551 17,000   4. Number of snow removal hours. 279 510 250   5. Number of hours the main garage reaches capacity.18.5 0 60.0   6. Meter revenue received per space. $113 $190 $250   7. Number of hours parking facilities are closed for maintenance (excludes  planned capital improvements). 0  0  0    8. Number of business days per year. 250 250 250     Significant Changes/Initiatives    During FY22, the Parking Division will be continuing various operation and maintenance tasks associated with  the division’s parking lots and garages. Special emphasis will be on maintenance at the main garage.             224 Parking Division Fund    Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Federal Grants $ 294              $                  ‐    $                  ‐   $ ‐              0.00% Prk Garage Monthly Rent 215,568     205,000     205,000     ‐               0.00% Prk Garage Hourly 68,898       125,000     125,000     ‐               0.00% Prk Meter Receipts 146,049     250,000     250,000     ‐               0.00% City Prk Lot Monthly 234,995     250,000     250,000     ‐               0.00% Housing Auth Lots 252628 118,936     115,000     115,000     ‐               0.00% State Garage Monthly 25,200       24,000       24,000       ‐               0.00% Residential Parking Permit 407             600             600             ‐               0.00% Parking Fines 63,332       120,000     120,000     ‐               0.00% Rent‐Tower Sites 29,030       29,000       29,000       ‐               0.00% Miscellaneous 3,283          3,500          3,500          ‐               0.00% Insurance Claims 628             ‐                   ‐                    ‐               0.00% Cafeteria Refunds ‐                   ‐                   ‐                    ‐               0.00% Long & Short 238             ‐                   ‐                    ‐               0.00% Interest 91,883       50,000       50,000       ‐               0.00% Sale of Assets 3,398          ‐                   ‐                    ‐               0.00% Transfer From (to) Surplus ‐                    (242,110)   (246,217)   (4,107)     1.70%      TOTAL $ 1,002,139  $ 929,990      $ 925,883      $ (4,107)     Expenses: Personnel Services $ 436,091      $ 450,031      $ 467,982      $ 17,951    3.99% Materials & Supplies 16,238       39,520       42,520       3,000     7.59% Contractual Services 197,990     197,031     212,143     15,112    7.67% Utilities 23,283       36,307       20,307        (16,000)  ‐44.07% Repairs & Maintenance 175,309     181,101     182,931     1,830      1.01% Other Operating Expenses ‐                   ‐                   ‐                    ‐               0.00% Other Non‐Operating Expenses ‐                   ‐                   ‐                    ‐               0.00% Capital Purchases ‐                    26,000       ‐                    (26,000)  ‐100.00% Depreciation 56,748       ‐                   ‐                    ‐               0.00% Transfers Out 1,934          ‐                   ‐                    ‐               0.00%      TOTAL $ 907,593      $ 929,990      $ 925,883      $ (4,107)     Net Income (Loss)$ 94,546        $ ‐                    $ ‐                    $ ‐               *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the Parking Division’s revenues reveals that the most significant change from FY21 to FY22 is in the  Transfer From (to) Surplus.    A review of the Parking Division’s expenditures reveals that the most significant change in the expenditures  from FY21 to FY22 is in the Capital Purchases category.  In FY21, the budget included a replacement parking  enforcement vehicle, while FY22 budget does not include any capital purchases.   225 Parking Division Fund  Personnel  Services 50.54% Materials &  Supplies 4.59% Contractual  Services 22.91% Utilities 2.19% Repairs &  Maintenance 19.76% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parking Council Adopted Budget   Enterprise Funds are assessed an administrative fee by the Department of Finance reimbursing the General  Fund for the support services the Parking Division receives from the Departments.  Additionally, the Parking  Division Fund absorbs the cost for the employees of the Parking Division for drug and alcohol screening and  background checks.    Full Time Equivalents (FTEs)   Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Department of Public Works ‐ Parking Operations Division Director 0.50         0.50         0.50        ‐                                          Parking Division Supervisor 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Assistant Parking Supervisor 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Parking Enforcement ‐ Officer, Senior Officer 2.00         2.00         2.00        ‐                                               Senior Parking Enforcement Officer      Parking Enforcement Officer Parking Maintenance ‐ Trainee, Worker, Senior 3.00         3.00         3.00        ‐                                               Senior Parking Maintenance Worker      Parking Maintenance Worker      Parking Maintenance Trainee Total Full Time 7.50         7.50         7.50        ‐                                          *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.     Staffing levels for the Public Works  – Parking Division have remained  constant with no expectation of a  change in the future.           226 Parking Division Fund Fund Balance Schedule Revenue:R50Intergovernmental$ 294 $- $- $- $- $- $- R60Charges for Services810,053 969,600 969,600 988,992 1,008,772 1,028,947 1,049,526 R70Fines & Forfeitures63,332 120,000 120,000 122,400 124,848 127,345 129,892 R75Other Operating Revenues33,179 32,500 32,500 33,150 33,813 34,489 35,179 R80Interest Income91,883 50,000 50,000 51,000 52,020 53,060 54,122 R85Other Non-Operating Revenue3,398 - - - - - - R99Carry Over Surplus- - - - - - - Total Revenues$1,002,139 $1,172,100 $1,172,100 $1,195,542 $1,219,453 $1,243,842 $1,268,719 Expenditures:E05Personnel Services$ 436,092 $ 450,031 $ 467,982 $ 478,506 $ 489,288 $ 500,335 $ 511,654 E10Materials & Supplies16,238 39,520 42,520 43,370 44,238 45,123 46,025 E15Contractual Services197,990 197,031 212,143 216,386 220,714 225,128 229,630 E20Utilities23,283 36,307 20,307 20,713 21,127 21,550 21,981 E25Repairs & Maintenance175,309 181,101 182,931 186,590 190,321 194,128 198,010 E30Other Operating Expenses- - - - - - - E65Other Non-Operating Expenses- - - - - - - E70Capital Purchases- 26,000 - 50,776 52,300 53,869 53,869 E79Depreciation56,748 - - - - - - E80Transfers Out1,934 - - - - - - $ 907,593 $ 929,990 $ 925,883 $ 996,341 $ 1,017,987 $ 1,040,132 $ 1,061,170 $ 94,546 $ 242,110 $ 246,217 $ 199,201 $ 201,465 $ 203,710 $ 207,549 Fund Balance:$7,321,218 $7,415,764 $7,657,874 $7,904,091 $8,103,292 $8,304,758 $8,508,468 $7,415,764 $7,657,874 $7,904,091 $8,103,292 $8,304,758 $8,508,468 $8,716,017 $(2,155,853) $(2,155,853) $(2,155,853) $(2,155,853) $(2,155,853) $(2,155,853) $(2,155,853) $(136,684) $(136,684) $(136,684) $(136,684) $(136,684) $(136,684) $(136,684) $5,123,227 $5,365,336 $5,611,554 $5,810,755 $6,012,220 $6,215,930 $6,423,480 565.91% 576.92% 606.08% 583.21% 590.60% 597.61% 605.32%2024Projected2025Projected2026ProjectedUnrestricted Fund Balance as a Percentage of Originally Adopted Expenditures2020Actual2021Adopted2022Adopted2023ProjectedTotal ExpendituresNet Increase (Decrease) in Fund Balance Add: Beginning Fund Balance Fund Balance Less: Capital ContributionsUnrestricted Fund Balance Less: Restricted for Pensions 227 Parking Division Fund    A review of the fund balance projection shows that the Parking Division Fund is fiscally stable.  The revenues  generated for the services offered offset the costs of providing the services.  The capital purchases figures  included in the fund balance projection is a reflection of the estimated expenses the Division plans to incur in  the future to keep the Capital Replacement Program for the Division current.           228 Transit Division Fund    Overview    The Transit Division is administered by the Director of Public Works who reports directly to the City  Administrator.    The Transit Division is an Enterprise Fund which accounts for the operations of the public transportation  system.  The City of Jefferson has provided transit service since 1978. The City of Jefferson operates its transit  service, known as JEFFTRAN, under the jurisdiction of the Department of Public Works in the City of Jefferson.   The population of its service area, the City of Jefferson, is approximately 44,000.    With a fleet of 22 buses, the City operates a network of six fixed routes, weekdays from 6:40 a.m. to 6:00 p.m.,  a three bus tripper route during school and an eight bus para‐transit service, known as Handiwheels.  There is  no service on Saturday or Sunday.          229 Transit Division Fund    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering connectivity through provision of safe, efficient transit  services.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Promote accessibility and connectivity  OBJECTIVE:  To ensure transit services are accessible, lead to livable communities and improve the quality  of life  OBJECTIVE:  Integrate transit, bike and pedestrian‐oriented design in future project development  OBJECTIVE:  Track customer inquiries and service requests  2. Encourage diversity in transit services provided to the public  OBJECTIVE:  Encourage meaningful access to transit service for older adults, people with disabilities,  children, youth, and individuals with lower incomes  OBJECTIVE:  Offer materials for those with language barriers  OBJECTIVE:  When possible, use universal symbols for transit services  3. Promote financial sustainability  OBJECTIVE:  Improve service efficiency and effectiveness; which includes reducing the General Fund  subsidy to the Division  OBJECTIVE:  Leverage limited funding and resources through partnerships  OBJECTIVE:  Utilize advanced technologies to manage and monitor the transit system    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of riders rating service as “good” or above.96% 95%/95% 95%   2. Injury claims resulting in payment. 00/1 0   3. Percent of survey respondents agreeing that transit allows people to connect to  the community. 96%  95%/95%  95%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Passengers per mile. 0.23 0.39  0.45   2. Crashes per miles traveled. 0.000811  0.001437 0   3. Actual cost per trip – regular routes. $7.97 $10.27 $10.00   4. Actual cost per trip – Handiwheels routes. $25.24 $24.42 $25.00   5. Percent of General Fund subsidy to transit operating fund.45% 23%  7%     230 Transit Division Fund    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 26 26 26   2. Total division adopted budget.  $2,522,684  $2,554,960 $2,700,286   3. Number of miles of travel by transit. 493,182  487,207 500,000   4. Number of rides on transit. 212,433  190,518 250,000   5. Number of transit accidents. 4 7 0   6. Number of transfers issued.  52,613 54,569 60,000   7. Regular fare revenue. $42,453  $66,102 $65,000   8. Reduced fare revenue. $6,450 $7,405 $8,000   9. Student pass revenue. $2,454 $2,466 $2,700 10. Handiwheel pass revenue. $45,274  $48,648 $45,000   Significant Changes/Initiatives    In FY22, the Transit Division will continue to partner with the Capital Area Metropolitan Planning Organization  (CAMPO) staff to continue to update JEFFTRAN’s printed materials, maps and data to support planning needs.     In FY22, based on the results of a recent CAMPO‐sponsored study, JEFFTRAN expects to ask for permission  from the council to apply for a grant‐funded replacement of Central Maintenance facilities, JEFFTRAN  administrative facilities, and bus wash and bus fueling facilities.      Also in FY22, Transit intends to add the capability for passengers to utilize contactless electronic ticketing.    The Federal Transit Administration (FTA) has allocated approximately $3 million combined in Coronavirus Aid,  Relief, and Economic Security (CARES) and American Rescue Plan (ARP) funding for JEFFTRAN operational  expenses.                                231 Transit Division Fund    Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Federal Grants $ 790,053      $ 650,000      $ 1,460,000 $ 810,000    124.62% State Grants 11,284       ‐                  ‐                  ‐                 0.00% State‐Medicaid Waiver‐100%21,908       25,000       25,000       ‐                 0.00% State‐Medicaid Waiver 60/40 133,537     155,000     155,000     ‐                 0.00% State‐NEMT 66,295       65,000       65,000       ‐                 0.00% Federal Operating Grant 818,339     790,000     ‐                   (790,000)  ‐100.00% Bus Fare Boxes 43,568       62,000       62,000       ‐                 0.00% Adult Passes 17,544       27,000       27,000       ‐                 0.00% Student Passes 2,706         5,000         5,000         ‐                 0.00% Handi‐wheel Fares 44,706       55,000       55,000       ‐                 0.00% Reduced Fare Passes 6,575         9,000         9,000         ‐                 0.00% U‐Pass 4,172         5,000         5,000         ‐                 0.00% Special Routes ‐                  ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Vehicle Wash Charge Backs 19,692       19,692       19,692       ‐                 0.00% Miscellaneous 361             ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Bus Advertisement 12,880       25,000       20,000       (5,000)       ‐20.00% Cafeteria Refunds 3,017         ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Gas Tax Refund 17,110       12,000       12,000       ‐                 0.00% Interest 7,174         ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Transfer From General Fund 1,147,753 579,710     187,073     (392,637) ‐67.73% Transfer From Cit "E"‐                  ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Transfer From Cit "F"13,926       ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Transfer From (to) Surplus ‐                   70,558       593,521     522,963    741.18%      TOTAL $ 3,182,600  $ 2,554,960 $ 2,700,286 $ 145,326    Expenses: Personnel Services $ 1,615,520  $ 1,585,776 $ 1,645,745 $ 59,969     3.78% Materials & Supplies 212,965     215,247     261,147     45,900      21.32% Contractual Services 317,721     315,095     324,544     9,449        3.00% Utilities 27,714       29,800       27,800       (2,000)       ‐6.71% Repairs & Maintenance 449,626     409,042     441,050     32,008     7.83% Depreciation 150,912     ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Trans to Self‐Funded Hlth Ins 7,750         ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Trans to Workers Comp 3,587         ‐                  ‐                  ‐                 0.00% Capital Projects 69,680       ‐                  ‐                  ‐                 0.00%      TOTAL $ 2,855,475  $ 2,554,960 $ 2,700,286 $ 145,326    Net Income (Loss)$ 327,125      $ ‐                   $ ‐                   $ ‐             *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget NOTE: Cit "E" represents the City’s Capital Improvement Tax that was effective from 2007 to 2012.  Cit "F" represents the City's  Capital Improvement Tax that was effective from 2012 to 2017.    A review of the Transit Division’s revenues reveals that the most significant changes from FY21 to FY22 are in  the Federal Grants and the Federal Operating Grants.  The FY22 budget included a significant amount of  Federal Grants revenue that was not included in the FY21 budget.  The City received notification that the  Transit Divison would be receiving Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) funds in the form of  a grant.  Due to the size of the grant, the City chose to include a small portion of the funds in the FY21 budget  and budget the remainder of the funds in the FY22 budget.  Additionally, because of this the City chose to  232 Transit Division Fund  reduce the budgeted amount for Federal Operating Grants revenue since the Federal Operating Grants have a  longer period to utilize the funds than the CARES grant does.       The most significant change in the overall expenditure budget from FY21 to FY22 is within the Personnel  Services category.  This increase is due primarily to the fact that the FY22 budget includes a 3% across the  board increase for all full‐time employees, a 10% increase in health insurance premiums, and a 5% increase in  dental insurance premiums.     Enterprise Funds are assessed an administrative fee by the Department of Finance reimbursing the General  Fund for the support services the Transit Division receives from the Departments.  Additionally, the Transit  Division Fund absorbs the cost for the employees of the Transit Division for drug and alcohol screening and  background checks.    Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Department of Public Works ‐ Transit Transit Manager 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Transit Operations Supervisor 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Transit Operations Assistant 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Administrative Assistant 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Bus Driver/Communication Operator 2.00         2.00         2.00        ‐                                          Bus Driver 20.00       20.00       20.00      ‐                                          Part‐time w/Benefits Bus Driver/Service Worker 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Part‐time Bus Driver 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Part‐time Custodian 1.00         1.00         1.00        ‐                                          Part‐time Service Worker 2.00         2.00         2.00        ‐                                          Total Full Time 26.00       26.00       26.00      ‐                                          Total Part‐time 5.00         5.00         5.00        ‐                                          *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.    Staffing levels for the Public Works – Transit Division have remained constant with no expectation of a change  in the future.                           233 Transit Division Fund        Personnel  Services 60.95% Materials &  Supplies 9.67% Contractual  Services 12.02% Utilities 1.03%Repairs &  Maintenance 16.33% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Transit Council Adopted Budget 234      Transit Division Fund Fund Balance ScheduleRevenue:R50Intergovernmental$ 1,841,417 $ 1,685,000 $ 1,705,000 $ 1,390,000 $ 1,200,000 $ 1,200,000 $ 1,200,000 R60Charges for Services138,963 182,692 182,692 182,692 182,692 182,692 182,692 R75Other Operating Revenues33,368 37,000 32,000 32,320 32,643 32,970 33,299 R80Interest Income7,174 - - - - - - R85Other Non-Operating Revenue- - - - - - - R90Transfers In1,161,679 579,710 187,073 1,153,916 1,403,597 1,464,670 1,527,173 R99Carry Over Surplus- - - - - - Total Revenues$3,182,600 $2,484,402 $2,106,765 $2,758,928 $2,818,932 $2,880,332 $2,943,164 Expenditures:E05Personnel Services$ 1,615,520 $ 1,585,776 $ 1,645,744 $ 1,683,296 $ 1,721,787 $ 1,761,244 $ 1,801,695 E10Materials & Supplies212,965 215,247 261,147 266,370 271,697 277,131 282,674 E15Contractual Services317,721 315,095 324,544 331,035 337,656 344,409 351,297 E20Utilities27,714 29,800 27,800 28,356 28,923 29,502 30,092 E25Repairs & Maintenance449,626 409,042 441,050 449,871 458,868 468,046 477,407 E30Other Operating Expenses- - - - - - - E65Other Non-Operating Expenses- - - - - - - E70Capital Purchases69,680 - - - - - - E79Depreciation150,912 - - - - - - E80Transfers Out11,337 - - - - - - $ 2,855,475 $ 2,554,960 $ 2,700,286 $ 2,758,928 $ 2,818,932 $ 2,880,332 $ 2,943,164 $ 327,125 $ (70,558) $ (593,521) $ - $ - $- $- Fund Balance:$1,377,513 $1,704,638 $1,634,079 $1,040,558 $1,040,558 $1,040,558 $1,040,558 $1,704,638 $1,634,079 $1,040,558 $1,040,558 $1,040,558 $1,040,558 $1,040,558 $(767,290) $(767,290) $(767,290) $(767,290) $(767,290) $(767,290) $(767,290) $(273,269) $(273,269) $(273,269) $(273,269) $(273,269) $(273,269) $(273,269) $664,079 $593,521 $(0) $(0) $(0) $(0) $(0) 26.32% 23.23% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%2024Projected2025Projected2026ProjectedUnrestricted Fund Balance as a Percentage of Originally Adopted Expenditures2020Actual2021Adopted2022Adopted2023ProjectedTotal ExpendituresNet Increase (Decrease) in Fund Balance Add: Beginning Fund Balance Fund Balance Less: Capital ContributionsUnrestricted Fund Balance Less: Restricted for Pensions 235  Transit Division Fund    A review of the fund balance projection shows a significant drop in the projected unrestricted fund balance  from FY20 through FY26.   This is due to the fact that City’s practice is to use any available fund balance prior  to the General Fund providing a subsidy.    Historically the Transit Division Fund has been receiving a General Fund subsidy.  As the schedule shows, it is  expected the costs to operate JEFFTRAN will continue to increase.    The revenue sources will be evaluated on a regular basis to determine the fees to charge for services provided.                 236 Wastewater Division Fund    Overview    The Wastewater Division is administered by the Director of Public Works who reports directly to the City  Administrator.    The Wastewater Division is an Enterprise Fund, which provides wastewater collection and treatment services  to all of the City of Jefferson and several adjacent watershed areas and cities.  The utility has over 20,000  customers within the service area.  The system includes over 429 miles of collection lines, 33 pump stations,  and two treatment plants.  The Division funds a robust capital improvements plan to perpetually maintain,  improve and achieve environmental compliance.    Purpose Statement     Contribute to the quality of life of the City by providing for the safe treatment of wastewater services.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Prevent sanitary sewer backups and overflows  OBJECTIVE:  Provide preventive maintenance on the municipal sewer to prevent blockages   Jet clean entire sanitary sewer system within a seven year period   Degrease oil and grease “hot spots” annually   Inspect sanitary sewers in response to problems and follow‐up with maintenance, repair and  replacement   Rehabilitate manholes for reduction of infiltration and root intrusion   Continue to evaluate infrastructure that requires replacement and plan for improvement and  replacement      237 Wastewater Division Fund    2. Minimize interruptions in sanitary sewer service and traffic  OBJECTIVE:  Optimize capital improvement projects by working with Cole County Public Works and  Jefferson City Public Works on their projects   Design replacement projects to take place when streets, sidewalks, and storms sewers are to be  replaced   Inconvenience customers once to replace all infrastructures when possible   Take advantage of economy‐of‐scale construction for less cost   Identify infrastructure that can be replaced with trenchless methods with less restoration, traffic  interruption and cost    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Number of monthly discharge test indicating compliance with the Department  of Natural Resources’ limits. 12  12/12  12    2. Percent of samples in compliance with effluent quality standards.100% 100%/100% 100% Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Number of sanitary sewer overflows experienced per year. 16 19  17   2. Percent of sanitary sewer overflows responded to within two hours of  notification. 100%  100%  100%    3. Percent of pipes cleaned. 9%9% 15% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized. 36 36 36   2. Total division adopted budget.  $13,273,319  $12,088,023 $12,068,244   3. Number of miles of sanitary sewer. 37 39 50   4. Number of gallons of wastewater treated. 3.1B 3.04B 2.19B   5. Number of sludge tons applied to land. 1,605 1,351 1,400   6. Number of gallons of waste accepted from waste haulers.431,572 0 0   7. Number of wastewater accounts. 20,529 20,751 20,569   8. Number of treatment facilities.  2 2  2   9. Number of wastewater pump stations. 33 33 33   Significant Changes/Initiatives    The Wastewater Division will continue to implement austerity to maintain its aging systems until sewer rates  will sustain capital replacements and improvements.   Passage of a bond issue in Spring, 2022 will be vital to  financing capital improvements with affordable cost to the rate payers.              238 Wastewater Division Fund  Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Federal Grants $227,125       $‐                     $‐                     $‐                       0.00% Sewer Charges‐special (mb) 965,044       804,187       741,388       (62,799.00)    ‐7.81% Sewer Chrg‐holts summit 215,000       215,000       268,000       53,000.00     24.65% Sewer‐pwd#1 (city)7,442,504    7,569,713    7,847,510    277,797.00   3.67% Sewer‐pwd#1 (county)2,430,952    2,426,741    2,546,141    119,400.00   4.92% Sewer Charges‐pwd3 315,981       209,479       199,162       (10,317.00)    ‐4.93% Septic Tank Collections 51,789         55,928         ‐                      (55,928.00)    ‐100.00% Farm Rental 1,308            1,308            47,000         45,692.00     3493.27% Sewer Connection Fees 38,364         33,228         34,194         966.00           2.91% Miscellaneous 20,142         ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Insurance Claims 171               ‐                       0.00% Cafeteria Refunds 1,371            ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Long & Short 10                 ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Interest 137,549       81,924         107,000       25,076.00     30.61% Interest‐prin/int accts 41,685         11,310         20,000         8,690.00       76.83% Interest‐reserve acct 427,269       425,916       350,000       (75,916.00)    ‐17.82% Interest‐bond acct 100,840       79,502         100,000       20,498.00     25.78% Sale of Assets 142               ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Capital Contr‐customers 131,837       ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Capital Contr‐developers 736,887       ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Transfer From (to) Surplus ‐                      173,786       (192,151)      (365,937.00) ‐210.57% Bond Proceeds ‐                     ‐                     ‐                     ‐                       0.00%      TOTAL $13,285,970 $12,088,022 $12,068,244 $(19,778.00)     Administrative Expenses: Personnel Services $287,487       $201,643       $210,157       $8,514.00       4.22% Materials & Supplies 1,457,876    83,750         75,680         (8,070.00)      ‐9.64% Contractual Services 1,280,688    1,246,492    1,432,157    185,665.00   14.90% Utilities ‐                     ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Repairs & Maintenance 184               120               1,240            1,120.00       933.33% Other Non‐Operating Expenses ‐                     ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Capital Purchases ‐                     ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Depreciation 631,312       ‐                     ‐                     ‐                       0.00% Debt Service 1,693,333    6,060,185    5,799,032    (261,153.00) ‐4.31%      TOTAL $5,350,879    $7,592,190    $7,518,266    $(73,924.00)     Net Change* FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget                   239 Wastewater Division Fund  Budget Summary (continued)  Category Amount Percent Collection System Expenses: Personnel Services $1,088,101    $1,154,370    $1,210,843    $56,473.00        4.89% Materials & Supplies 43,450          39,191         39,190         (1.00)                 0.00% Contractual Services 11,907         13,128         13,128         ‐                         0.00% Utilities 21,637         21,020         21,020         ‐                         0.00% Repairs & Maintenance 146,236       176,619       166,477       (10,142.00)      ‐5.74% Capital Purchases 2,950            168,000       105,000       (63,000.00)      ‐37.50% Depreciation 652,321       ‐                     ‐                     ‐                         0.00%      TOTAL $1,966,602    $1,572,328    $1,555,658    $(16,670.00)       Treatment System Expenses: Personnel Services $1,256,943    $1,301,078    $1,365,629    $64,551.00       4.96% Materials & Supplies 445,262       328,186       388,668       60,482.00       18.43% Contractual Services 77,171         87,139         87,139         ‐                         0.00% Utilities 484,833       415,646       415,046       (600.00)            ‐0.14% Repairs & Maintenance 409,165       449,455       377,838       (71,617.00)      ‐15.93% Capital Purchases 216,500       82,000         360,000       278,000.00     339.02% Depreciation 867,004       ‐                     ‐                     ‐                         0.00%      TOTAL $3,756,878    $2,663,504    $2,994,320    $330,816.00      Transfers & Subsidies: Trans to Self‐Funded Hlth Ins 10,875         ‐                     ‐                     ‐                         0.00% Trans to Workers Comp 4,150            ‐                     ‐                     ‐                         0.00%      TOTAL $15,025         $‐                     $‐                     $‐                         Expenses Funded by Sewer System Revenue Bonds: SRF FY12 Bond Projects $‐                     $‐                     $‐                     $‐                         0.00% SRF FY14 Bond Projects ‐                     ‐                     ‐                     ‐                         0.00% Series 2016 Bond Projects 8,550            ‐                     ‐                     ‐                         0.00% Series 2020 Bond Projects 105,602       0.00%      TOTAL $114,152       $‐                     $‐                     $‐                         Wastewater Capital Projects: Capital Projects $22,906         $260,000       $‐                     $(260,000.00)    ‐100.00% Depreciation 1,729,758    ‐                     ‐                     ‐                         0.00%      TOTAL $1,752,664    $260,000       $‐                     $(260,000.00)          TOTAL WASTEWATER EXPENSES $12,956,200 $12,088,022 $12,068,244 $(19,778.00)       Net Income (Loss)$ 329,770        $‐                      $‐                      $‐                         *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY21 Adopted  Budget Net Change*     A review of the Wastewater Division revenue shows there is a decrease in the revenues from FY21 to FY22.   The decrease is primarily due to the fact that the FY22 is budgeted to add significantly more to the fund  balance Transfer from (to) Surplus account.  The sewer rate increase effective June 1, 2022 was built into the  FY22 budget, while the sewer rate increase effective June 1, 2021 was not built into the FY21 budget since it  had not been approved at the time of budget preparation.  240 Wastewater Division Fund    A review of the expense budgets for Administration from FY21 to FY22 reveals there is an overall decrease.   This decrease is due primarily to a reduction in budgeted debt service expenses.     A review of the expense budget for Collection Systems from FY21 to FY22 reveals there is an overall decrease.   This decrease is due primarily to a reduction in budgeted capital purchases expenses.     A review of the expense budget for Treatment Systems from FY21 to FY22 reveals there is an overall increase.   This increase is due primarily to an increase in budgeted capital purchases expenses.    A review of the expense budget for Wastewater Capital Projects from FY21 to FY22 reveals there is an overall  decrease.    Full Time Equivalents (FTEs)   Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Department of Public Works ‐ Wastewater Wastewater Division Director 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Wastewater Treatment Plant Manager 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Collection System Manager 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Engineering Designer 1.00          1.00          1.00         ‐                                           WWTP Supervisor 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Wastewater Maintenance Supervisor 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Laboratory/Pretreatment Supervisor 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Utility Crew Supervisor 3.00          3.00          3.00         ‐                                           Utilities Electrician 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Wastewater Laboratory Analyst 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Controls and Instrumentation Technician 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Pumping System Mechanic 4.00          4.00          4.00         ‐                                           WWTP Operator I, II 4.00          4.00          4.00         ‐                                                WWTP Operator I      WWTP Operator II Wastewater Environmental Specialist 1.00          1.00          1.00         ‐                                           Utility Maintenance Crew Leader 7.00          7.00          7.00         ‐                                           Utility Maintenance ‐ Trainee, Woker, Senior 7.00          7.00          7.00         ‐                                                Senior Utility Maintenance Worker      Utility Maintenance Worker      Utility Maintenance Trainee Part‐time Construction Inspector ‐                 ‐                 ‐                ‐                                           Total Full Time 36.00        36.00        36.00       ‐                                           Total Part‐time ‐                 ‐                 ‐                ‐                                           *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.      Staffing levels for the Public Works – Wastewater Division have remained constant with no expectation of a  change in the future.      241 Wastewater Division Fund          Personnel  Services 23.09% Materials &  Supplies 4.17% Contractual  Services 12.70%Utilities 3.61% Repairs &  Maintenance 4.52% Capital Purchases 3.85% Debt Service 48.05% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Wastewater Council Adopted Budget 242 Wastewater Division Fund Fund Balance ScheduleRevenue:R50Intergovernmental$ 227,125 $- $- $- $- $- $- R60Charges for Services11,422,577 11,282,356 11,649,201 11,913,638 12,184,078 12,460,656 12,743,513 R65Fees Licenses & Permits38,364 33,228 34,194 34,970 35,764 36,576 37,406 R75Other Operating Revenues21,695 - - - - - R80Interest Income707,343 598,652 577,000 577,000 577,000 577,000 577,000 R85Other Non-Operating Revenue868,866 - - - - - - Total Revenues$13,285,970 $11,914,236 $12,260,395 $12,525,608 $12,796,842 $13,074,232 $13,357,919 Expenditures:E05Personnel Services$ 2,632,531 $ 2,657,091 $ 2,786,628 $ 2,849,931 $ 2,914,806 $ 2,981,299 $ 3,049,453 E10Materials & Supplies1,946,587 451,127 503,539 513,610 523,882 534,360 545,047 E15Contractual Services1,369,766 1,346,759 1,532,424 1,563,073 1,594,334 1,626,221 1,658,745 E20Utilities506,470 436,665 436,065 444,787 453,683 462,756 472,011 E25Repairs & Maintenance555,585 626,195 545,555 556,466 567,595 578,947 590,526 E70Capital Purchases219,450 250,000 465,000 153,990 277,080 245,000 245,000 E75Capital Projects31,456 260,000 - - - - - E79Depreciation3,880,395 - - - - - - E80Transfers Out15,025 - - - - - - E90Debt Service1,798,935 6,060,185 5,799,032 5,799,032 5,799,032 5,799,032 5,799,032 $ 12,956,199 $ 12,088,022 $ 12,068,244 $ 11,880,888 $ 12,130,412 $ 12,227,615 $ 12,359,815 $ 329,771 $ (173,786) $ 192,151 $ 644,720 $ 666,429 $ 846,617 $ 998,104 Fund Balance:$57,768,196 $58,097,967 $57,924,181 $58,116,332 $58,761,052 $59,427,481 $60,274,099 Add/Less: Prior Period Adjustments- $58,097,967 $57,924,181 $58,116,332 $58,761,052 $59,427,481 $60,274,099 $61,272,203 $(49,734,878) $(49,734,878) $(49,734,878) $(49,734,878) $(49,734,878) $(49,734,878) $(49,734,878) $(2,874,385) $- $- $- $- $- $- $(600,259) $(600,259) $(600,259) $(600,259) $(600,259) $(600,259) $(600,259) $(2,407,665) $(2,407,665) $(2,407,665) $(2,407,665) $(2,407,665) $(2,407,665) $(2,407,665) $2,480,780 $5,181,378 $5,373,529 $6,018,250 $6,684,679 $7,531,296 $8,529,401 18.69%42.86%44.53%50.65%55.11%61.59%69.01%Unrestricted Fund Balance as a Percentage of Originally Adopted Expenditures2020Actual2021Adopted2022Adopted2023ProjectedTotal ExpendituresNet Increase (Decrease) in Fund Balance Add: Beginning Fund Balance Fund Balance Less: Capital ContributionsUnrestricted Fund Balance Less: Restricted Bond Funds Less: Capital Projects Less: Restricted for Pensions2024Projected2025Projected2026Projected 243 Wastewater Division Fund    A review of the fund balance projection shows that the Wastewater Division Fund is fiscally stable.  The  operating expenditures and revenue sources are projected to remain constant in the future budget years.  The  capital purchases figures included in the fund balance projection is a reflection of the estimated expenses the  Division plans to incur in the future to keep the Capital Replacement Program for the Division current.        244               SECTION 8: Capital Improvement Tax Funds      245 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    Overview    The City of Jefferson’s Capital Improvement Plan (CIP) is a multi‐year plan for capital investments in the City’s  infrastructure, facilities, and equipment that is designed to address the challenges for supporting future  infrastructure needs, while also addressing the City’s current facility requirements.  The CIP includes items  such as roads, sidewalks, drainage projects, recreational facilities, buildings, and equipment.      The CIP is important because it connects the City’s development, with both comprehensive and financial  plans.  Projects within the CIP are intended to reflect the community’s values and goals, as well as the overall  policy goals of the City Council including existing long range plans.     Article V, Section 5.2, (c) of the City Charter states, “Budget. The City Administrator shall prepare and submit a  recommended annual budget and five‐year capital improvements program to the mayor.”     Article IV, Section 4.4, (5) of the City Charter states, “Budget. The mayor shall propose an annual budget and  five‐year capital improvement program to the council.”    The CIP can be changed as the infrastructure requirements change, development occurs, and funding  opportunities become available. The remaining one‐half year of the five‐year plan represent all projects that  are currently proposed for future funding based on the revenue projections.  As priorities, needs, and  revenues change, projects may be added to or removed from the CIP.  Estimated expenses and revenue  projections are reviewed annually and adjusted if necessary to account for growth, inflation and other  economic conditions.      Capital Improvement Plan Process    Definition  A capital improvement is a necessary or a desirable project that extends or improves infrastructure and  enhances the City’s ability to provide safe and desirable services for the benefit of the community and the  quality of life in the City of Jefferson.  These projects directly affect the way citizens live, travel, and conduct  business within the community.    Identification  The need for capital improvements may be identified by an adopted infrastructure plan, the desire to maintain  certain levels and types of service provided in the community, by community groups, or by regulatory  legislation.  Projects are prioritized based on many factors including their impact on providing better City  services, accommodating the City’s growth, effect on maintenance and operation expenditures, and the  overall health, safety, and welfare of the citizens.     Creation  The scope of a proposed project is often determined based on a preliminary study or recommendations. Once  the project is identified, a preliminary cost estimate and schedule for the design, right of way and easement  acquisition, and construction of the project is prepared.  The initial cost estimates are typically general in   246 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    nature with considerable contingencies included.  If the project is selected for inclusion in the Plan, the  estimates and schedule are the basis of the initial project information.    Capital Improvement Plan Implementation    When a project is funded, it is assigned to a project manager who will assume oversight responsibilities.  A  number of steps are required before a project is complete.    The design phase requires the project manager to coordinate and participate in the selection process for an  engineering or architectural design firm, as appropriate. Typically, one or more public meetings are held for  major projects that have significant impacts on property owners and the public to obtain feedback and  comments from the community.     Capital projects are publicly advertised through the City’s Purchasing Unit.  The award of the contract is made  by City Council.    The project manager is typically responsible for performing or coordinating project administration and  reporting on the project progress to the City Council and the public through the City’s publications and  website.  Any changes that increase the cost in excess of the agreed upon amount must be approved by the  City Council.     Final acceptance of the completed project by the City occurs when the contractor has completed all work on  the project and has submitted all close‐out documents in accordance with the contract.  The project manager  is responsible for preparing a final project report and submitting it to City’s management staff as well as the  City Council.  Any unspent funds authorized for a project will be returned to the appropriate funding source  for reallocation to future projects.     Capital Improvement Plan Funding    Revenue Source  The City imposes a total sales tax of 2% on all goods and services sold within the City limits. The sales tax  receipts are broken down into three funds: 1% is allocated to the City’s General Fund, ½% is allocated to the  Department of Parks, Recreation, and Forestry Parks Fund, and the remaining  ½% is allocated to the City’s  Capital Improvement Tax (CIT) Fund, which supports the City’s Capital Improvement Plan.  The Capital  Improvement Tax Fund can also receive financial support from other sources.  This occurs when a project that  has been approved has an agreement with another party that they will be contributing financially to the  project.  The amount from other sources can fluctuate from year to year depending on the approved projects  and the financial support provided per the agreements with outside parties.                247 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    Capital Improvement Tax Summary by Fund Source  Capital Improvement Tax Issuance Fund Number FY20 Actual FY21  Adopted FY22  Adopted Total  Funding C.I. Sales Tax D 02‐07 42 $ 188,470        $ ‐                    $ ‐                    $ 188,470        C.I. Sales Tax E 07‐12 43 253,040        ‐                   ‐                    253,040        C.I. Sales Tax F 12‐17 44 235,150       ‐                   ‐                    235,150        C.I. Sales Tax G 17‐22 45 8,284,517    5,007,500 2,507,500 15,799,517  Total $ 8,961,177     $ 5,007,500  $ 2,507,500  $ 16,476,177     Revenue is tracked in the City’s internal accounting system in a method that identifies the sales tax issuance  for which the revenue was received.  As revenue is committed for projects, the expenditures are tracked with  the same issuance identifier as the revenue in an effort to reconcile the revenue dollars that were committed  to the project and the actual cost of the project.       The schedule above includes funding sources for the Capital Improvement Tax.  Every five years the Capital  Improvement Tax sunsets and requires a new vote of the citizens in order to continue.  The current sales tax  sunsets on March 31, 2022.     The eighth iteration of the Capital Improvement Tax was on the August 3, 2021 ballot for voter approval.  It  received a majority vote of the Jefferson City voters and will be in effect beginning April 1, 2022 and will  sunset on March 31, 2027.  Staff is estimating $5,600,000 per year in sales tax receipts.  This new sales tax was  not included in the FY22 adopted budget.  Due to the short timeframe between the approval of the ballot  measure and the adoption of the budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the  timing of necessary funding requirements for approved projects.  Once the timing of the funding requirements  has been determined and once FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval.    Impact on Operating Budget  As part of the Capital Improvement Plan, the impact of each project on the City’s operating budget is  identified.  As capital improvement projects are completed, operation and maintenance of these facilities  must be absorbed in the appropriate operating budget, which provides ongoing services to citizens.  These  operating costs, which may include salaries, equipment, regular maintenance, and repairs, are adjusted  annually to accommodate growth and inflation in maintaining or improving service levels.  In some cases,  elimination of high‐maintenance facilities may also reduce these operating costs.     It is the City of Jefferson’s philosophy that new projects should not be constructed if operating revenues are  unavailable to cover the operating costs. As a result, the availability of recurring revenues must be considered  in the decision to include projects in the CIP.     Capital Improvement Plan Expenditures  The Capital Improvement Plan is divided into five major categories.  The FY22 total estimated expenditures for  capital projects included in the five‐year plan is $2,500,000 with an additional $7,500 budgeted for Transfer to  the TIF Fund, for a total budget of $2,507,500.  A summary of the expenditures by category is summarized  below.     248 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    Capital Improvement Plan Summary – Expenditures by Category  Category FY20  Actual FY21  Adopted FY22  Adopted Total  Funding Parks and Recreation $ 643,386                 $587,500        $ 362,500      $ 1,593,386     Public Safety 660,695                427,500       502,501     1,590,696     Street and Storm Water 6,558,678            2,900,000    944,083     10,402,761  Information Technology 76,199                  85,000          117,000     278,199        Other 622,219                607,500       381,416     1,611,135     Debt Service 400,000                400,000       200,000     1,000,000     Total $ 8,961,177             $ 5,007,500     $ 2,507,500  $ 16,476,177     The schedule above does not include estimated projections for future years as the current tax issuance  sunsets on March 31, 2022 and the newly voter approved issuance was not included in the FY22 adopted  budget.  Due to the short timeframe between the approval of the ballot measure and the adoption of the  budget, there was not sufficient time for staff discussion to determine the timing of necessary funding  requirements for approved projects.  Once the timing of the funding requirements have been determined and  once FY22 begins, a budget amendment will be presented for Council approval.  Staff is estimating $5,600,000  per year in sales tax receipts.                                                          249 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    Capital Improvement Plan Project Summary Project Description Project Number FY20 Actual FY21  Adopted FY22  Adopted Total  Funding Parks and Recreation: Oak Hills Improvements 574001 $6,611           $ ‐                 $ ‐                 $ 6,611           Greenway Acqstn & Dvlpmnt 574003 22,896        ‐                ‐                 22,896         Parks Facilities Rehab 574027 10,996        587,500    362,500    960,996       Athletic Field Improvements 574028 46,162        ‐                ‐                 46,162         Playgrounds & Lighting 574039 72,831        ‐                ‐                 72,831         Community Park Renovation 574065 471,490      ‐                ‐                 471,490       ITSSoftware Upgrades 574070 12,400        ‐                ‐                 12,400         Public Safety: Fire Equip Replacement 575002 ‐                   37,500      18,750      56,250         Police Field Oper Equip 575009 84,825        ‐                ‐                 84,825         Police Info Tech Improv 575011 17,699        ‐                ‐                 17,699         Emergency Sirens System 575012 20,269        ‐                ‐                 20,269         PD Info System Improvements 575019 68,989        ‐                ‐                 68,989         Communications Equip Upgrades 575020 239,225      250,000    ‐                 489,225       Police Vehicles 575021 229,688      140,000    483,751    853,439       Street and Storm Water: Stormwater Improvements 576007 4,063          360,000    209,083    573,146       Pipe Lining 2019 576020 469,539      ‐                ‐                 469,539       Midway Sr Stormwater 576021 93,141        ‐                ‐                 93,141         City/County Cooperative Projects 577020 ‐                   1,220,000 ‐                 1,220,000    Street Resurfacing 577031 1,116,191   1,200,000 600,000    2,916,191    MSP Parkway 577059 1,052          ‐                ‐                 1,052           Local Road Studies/Grant match 577062 ‐                   60,000      30,000      90,000         Clark Avenue 577063 433,080      ‐                ‐                 433,080       Dunklin Street Bridge 577067 1,949,504   ‐                ‐                 1,949,504    Cavalier Drive 577068 1,234,101   ‐                ‐                 1,234,101    East High Street 577069 1,180,417   ‐                ‐                 1,180,417    Misc Nhood Sidewalk 577106 77,590        60,000      105,000    242,590       Information Technology: Its/gis 578051 76,199        85,000      117,000    278,199       Other: Contingency 578063 ‐                   550,000    153,916    703,916       Militia Drive ‐ Railspur 578071 266,000      ‐                ‐                 266,000       Transfer to Sales Tax G (45) 590036 316,510      ‐                ‐                 316,510       Transfer to Tif Fund 590050 7,283          7,500        7,500        22,283         Airport Matching 590070 13,926        ‐                 220,000    233,926       Transit Matching 590075 18,500         50,000      ‐                 68,500         Debt Service: Fire Apparatus‐Loan Principal 575017 314,326      322,037    165,071    801,434       Fire Apparatus‐Loan Interest 575018 85,674        77,963      34,929      198,566       Total $ 8,961,177    $ 5,007,500  $ 2,507,500  $ 16,476,177     The table above illustrates how the sales tax revenues were expended in FY20, as well as the projected  expenditures for FY21 and FY22.  The schedule above does not include estimated projections for future years  250 Capital Improvement Tax (CIT) Funds  as the current tax issuance sunsets March 31, 2022, and the newly voter approved issuance has not yet been  included in the FY22 budget figures.    The following pages display a few examples of the completed major projects and upcoming major projects  with a brief description and explanation of the rationale for each.     Project Name:  Fire Apparatus‐Loan Principal and Fire Apparatus‐Loan Interest (Project # 575017 & 575018)  Project Type:   Fire Department   Description:  The cost to finance the purchase of seven fire trucks.  Project Rationale:  In FY17 the City was leasing fire trucks.  The decision was made to payoff and exit the lease  and make down payments on seven new fire trucks.  The remaining balance to purchase of seven new fire  trucks would then be financed (project #575017 & 575018).  In future years the budget in Fire Apparatus‐Loan  Principal and Fire Apparatus‐Loan Interest will be used to make principal and interest payments on the  financing.  The biggest advantage to financing the  seven fire trucks is the fact that there is no large  balloon payment due at the end of the loan, unlike  with leasing.  Additionally, by purchasing the trucks,  the City has some input on the specifications of the  fleet as the trucks are being built.   Estimated Impact on Operating Budget:  The impact  on the operating budget is cost neutral.  The cost to  operate the seven fire trucks would not be different if  leased or purchased.              251 Capital Improvement Tax (CIT) Funds    Project Name:  City/County Cooperative Projects (Project # 577020)  Project Type:   Public Works  Description:    These projects will be cooperative projects between the City of Jefferson and the County of  Cole, Missouri and will focus on capital improvements that are pertinent to both entities.    Project Rationale:  These projects will be identified based on the future needs of both the City and the County.   By making the projects cooperative, it allows for a pooling of funds and a way to use those funds more  efficiently and effectively.   Estimated Impact on Operating Budget:   No impact on the operating budget in the short term.  In the future  normal maintenance will occur.     Project Name:  Street Resurfacing (Project # 577031)  Project Type:   Public Works  Description:  Ongoing street resurfacing projects will be completed as identified in the City’s Street  Resurfacing Plan.   Project Rationale:  Street resurfacing is an ongoing effort.  Street resurfacing can reduce ongoing repair and  maintenance costs as well provide safer roads.   Estimated Impact on Operating Budget:   No impact on the operating budget in the short term for the streets  resurfaced.  In the future normal street maintenance will occur as with any aging street surface.      Project Name:  Dunklin Street Bridge (Project # 577067)  Project Type:   Public Works  Description:  The costs for this project included a new bridge, added bike lanes, a sidewalk and greenway, and  improved stormwater and sanitary sewer systems to Dunklin Street.    Project Rationale:  The existing Dunklin Street Bridge was deteriorating at a faster rate than originally  anticipated.  Additionally, replacing the existing bridge would also allow for improvements to stormwater and  sanitary sewer at the same time.  Estimated Impact on Operating Budget:  No impact on the operating budget in the short term.  In the future  normal maintenance will occur as with any aging infrastructure.          252         SECTION 9: Special Revenue Fund Budgets  Special Revenue Funds account for specific revenue sources that are legally restricted to  expenditures for particular purposes.   The City operates seven Special Revenue Funds:  Department of Parks, Recreation, and Forestry  JC Veterans Plaza Trust Fund  Police Training Fund  Lodging Tax Fund  City Hall Art Trust Fund  USS Jefferson City Submarine Trust  Woodland Cemetery Trust Fund  This section includes fund balance projections for each fund.  All projections were prepared  with the best information available at the time of the preparation.   As new information  becomes available and various assumptions and budget levels change or are evaluated, the  fund balance projections will change.      253 Department of Parks, Recreation and Forestry    Department Overview    The Department of Parks, Recreation, and Forestry is governed by the Jefferson City Parks and Recreation  Commission.  The Commission is charged with making and adopting such bylaws, rules and regulations for  their guidance and for the operation of the parks.  The Commission shall have the exclusive control of the  expenditures of all money collected for and deposited to, or appropriated to the credit of the parks fund and  of the supervision, improvement, care and custody of the parks.  The Commission must make an annual report  to the Council stating the condition of their trust, the various sums of money deposited to the park fund and  how much money has been expended from the fund and for what purposes, with such other statistics,  information and suggestions as they may deem of general interest.  It is the mission and responsibility of the City of Jefferson Parks and Recreation Commission and the Staff of  the Department of Parks, Recreation and Forestry to improve the quality of life for residents of the Jefferson  City area by providing for the diverse leisure, recreation, community, forestry and open space management  and preservation needs of present and future generations. The Commission and Department strive to acquire,  manage, preserve and improve a quality system of parklands, open space greenways and recreation facilities,  to develop and supervise a broad program of quality education and recreational activities for all ages.    The Department of Parks, Recreation and Forestry provides administrative support for the Environmental  Quality Commission and the Cultural Arts Commission.    The Department is divided into three major Divisions. They are the Park Resources and Forestry Division,  Recreation Facilities and Special Services Division, and General Recreation and Support Services Division.    Significant Changes/Initiatives    The Department continues implementation of the newly adopted park system wide master plan.  One of the  Park Commission’s priorities has been the complete renovation of the amphitheater at Ellis‐Porter Riverside  Park. The outdoor venue includes fixed, terraced, and open lawn seating for 2,500+, covered bandshell, and  backstage area/dressing rooms. Opening night was May 22, 2021.    Highlights of significant park facility improvements and upgrades that occurred during the first half of fiscal  year 2021:     Completion of Ellis‐Porter Riverside amphitheater.   Completed design, plans and began brush clearing of Adrian’s Island Park.    Completed master plan for botanical garden at Ellis‐Porter Riverside Park.   Completed improvements at Washington Park and Kansas St., including speed table and road crossing at  ice arena and bollard lighting along greenway.            254 Department of Parks, Recreation and Forestry    Budget Summary – Revenues by Category Category Amount Percent Revenues: Sales & Use Taxes $ 5,958,575     $ 5,778,300  $ 6,006,745     $ 228,445       3.95% Property Taxes ‐                     ‐                   ‐                     ‐                     0.00% Intergovernmental 127,178       ‐                   ‐                     ‐                     0.00% Other Operating 112,667       35,950       35,950          ‐                     0.00% Interest Income 171,388       35,000       35,875          875                2.50% Other Non‐Operating 7,535,100    10,000       10,000          ‐                     0.00% Carry Over Surplus ‐                      109,891     546,441       436,550        397.26% Ice Arena 451,470       563,950     495,900       (68,050)        ‐12.07% Golf Course 581,185       569,100     628,500       59,400          10.44% Memorial Pool 201,477       249,650     269,450       19,800          7.93% Ellis Porter Pool 117,160       149,150     152,150       3,000            2.01% Parks Maintenance 152,434       219,683     160,933       (58,750)        ‐26.74% Recreation Programs 417,285       528,250     521,500       (6,750)           ‐1.28% Outdoor Recreation 117,517       121,100     116,600       (4,500)           ‐3.72% Camp Programs 239,748       247,400     311,400       64,000          25.87% Multipurpose Building 316,229       358,250     390,750       32,500          9.07% Amphitheater ‐                     ‐                    890,400       890,400       0.00% Capital Projects ‐                     ‐                   ‐                     ‐                     0.00%      TOTAL $ 16,499,413  $ 8,975,674  $ 10,572,594  $ 1,596,920    *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*         The budgeted revenues for FY22 show an increase compared to FY21 with the most significant change in  the Sales & Use Taxes category.  The Sales & Use Taxes category for the Department was budgeted in  FY22 with a 3.95% increase to the FY21 adopted budget amount.    The second most significant increase is in the Camp Programs category.  This increase is due primarily to  projected growth in participations for many of the camps that are included in the Camps Program.   255 Department of Parks, Recreation and Forestry                                                                        Administration 62.76% Ice Arena 4.69% Golf Course 5.94% Memorial Pool 2.55% Ellis Porter Pool 1.44% Parks  Maintenance 1.52% Recreation  Programs 4.93% Outdoor  Recreation 1.10% Camp Programs 2.95% Multipurpose Bldg 3.70% Amphitheater 8.42% Revenues By Division ‐ FY22 Parks & Recreation Council Adopted Budget 256 Department of Parks, Recreation and Forestry    Budget Summary – Expenses by Division  Division Amount Percent Administration $ 1,376,494     $ 1,504,401  $ 1,680,411     $ 176,010          11.70% Ice Arena 740,608       792,119     789,418       (2,701)             ‐0.34% Golf Course 739,589       780,234     847,459       67,225            8.62% Memorial Pool 360,141       355,412     400,370       44,958            12.65% Ellis Porter Pool 239,272       239,945     288,765       48,820            20.35% Parks Maintenance 2,076,633    2,556,482 2,757,373    200,891         7.86% Recreation Programs 992,549       1,092,474 1,140,145    47,671            4.36% Outdoor Recreation 321,001       376,517     369,615       (6,902)             ‐1.83% Camp Programs 309,595       476,678     513,092       36,414            7.64% Multipurpose Building 598,088       713,525     752,120       38,595            5.41% Amphitheater ‐                     ‐                    951,624       951,624         0.00% Transfers & Subsidies 29,490          7,500          7,500            ‐                        0.00% Series 2019 Bond Projects 3,249,518    ‐                   ‐                     ‐                        0.00% Capital Projects 2,431,344    80,387       74,702          (5,685)             ‐7.07%      TOTAL $ 13,464,322  $ 8,975,674  $ 10,572,594  $ 1,596,920      *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*           A review of the expenditures by division reveals an overall increase in the Parks and Recreation budget  with the most significant increases occurring in the Ellis Porter Pool, Memorial Pool, and Administration  divisions.  In the Ellis Porter Pool division, the increase is due to additional funds being budgeted in FY22 for an  increase in minimum wage for seasonal staff compared to FY21, as well as funds to purchase an ADA  compliant chair.  In the Memorial Pool division, the increase is due to additional funds being budgeted in FY22 for an  increase in minimum wage for seasonal staff compared to FY21, as well as funds to purchase an ADA  compliant chair.   In the Administration division, the increase is due to additional funds being budgeted in FY22 for  contractual services compared to FY21.    257 Department of Parks, Recreation and Forestry                                            In the pages that follow, you will find information on the individual divisions within the Department. The direct  revenue generated and the direct cost to operate is tracked separately for each division in an effort to  evaluate and to be accountable for the cost of each.   It is not expected that each division will report a net  profit.          Administration 15.89% Ice Arena 7.47% Golf Course 8.02% Memorial Pool 3.79% Ellis Porter Pool 2.73% Parks  Maintenance 26.08% Recreation  Programs 10.78% Outdoor  Recration 3.50% Camp Programs 4.85% Multipurpose  Bldg 7.11% Amphitheater 9.00% Transfers Out 0.07% Capital Projects 0.71% Expenses By Division ‐ FY22 Parks & Recreation Council Adopted Budget 258 Department of Parks, Recreation and Forestry      Full Time Equivalents (FTEs)  Job Title FY20 Actual FY21 Actual FY22 Adopted Net Change* Department of Parks, Recreation, and Forestry Director of Parks & Recreation 1.00         1.00           1.00          ‐                                Assistant Director of Parks & Recreation 1.00         1.00           1.00          ‐                                Parks Manager 1.00         1.00           1.00          ‐                                Parks and Landscape Planner 1.00        ‐                 ‐                ‐                                Program Manager 9.00         10.00        10.00       ‐                                Senior Management Analyst 1.00         1.00           1.00          ‐                                Community Relations Manager 1.00         1.00           1.00          ‐                                Parks Resource Supervisor 3.00         4.00           4.00          ‐                                Golf Superintendent 1.00         1.00           1.00          ‐                                Recreation Program Specialist 3.00         3.00           3.00          ‐                                Mechanic Supervisor ‐                1.00           1.00          ‐                                Mechanic 2.00         1.00           1.00          ‐                                Administrative Assistant 1.00         1.00           1.00          ‐                                Management Assistant 1.00        ‐                 ‐                ‐                                Parks Maintenance Crew Leader 3.00         3.00           3.00          ‐                                Parks Maintenance ‐ Trainee, Worker, Senior Worker 21.00       21.00        21.00       ‐                                     P arks maintenance Worker Trainee      Parks Maintenance Worker      Senior Parks Maintenance Worker Administrative Technician 1.00         1.00           1.00          ‐                                Customer Service Rep 1.00         2.00           2.00          ‐                                Total Full Time 52.00       53.00        53.00       ‐                                *Net Change represents the difference between the FY22 Adopted and the FY21 Actual figures.      259 Department of Parks, Recreation and Forestry           A review of the staffing levels for the  Department of Parks, Recreation and Forestry  show no changes from FY21 to FY22.  There is  no expectation of future changes.  The  performance measures of the individual  divisions will report the FTEs needed annually  to support the programs or services.  The  Department’s budget analysis will not break  out job titles for each division.  The  Department assigns personnel based on the  program’s need and the availability of  personnel.  This report will not provide an  analysis of the job title for each division  because of that reason.  260 Department of Parks, Recreation and Forestry  Administration    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering personal development and enjoyment by providing  organizational leadership and assuring quality customer services.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)  1. Continue implementation and adjustments to the Parks and Recreation Long Range Stewardship Plan  based on low/no growth in the Local Parks Sales Tax  OBJECTIVE:  To ensure quality and affordable recreational opportunities for residents of the Jefferson City  area  2. Develop park improvements priority listing for extension of the Capital Improvements sales tax renewal  vote  OBJECTIVE:  To ensure preservation of the City parks for present and future generations     Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of Commission members rating department director’s performance  as “good” or better. TBD  90%/91%  90%    2. Percent of outcome measures of department divisions achieved or showing  satisfactory progress. 86%  90%/92%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of growth in number of new households/family members in RecTrac  customer database.  19% HH  8% F  11% HH  11% F  10% HH  6% F    2. Percent of growth in new Facebook friends. 8%5% 5%   3. Percent of growth in new Friends of Parks. 9%1% 10%   4. Percent of member attendance at Parks and Recreation Commission  meetings. 89%  90%  90%    5. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by  annual Enterprise Operations report. 57%  66%  50%    6. Percent of actual expenditures under amended budget.100%71%  100%   7. Percent of program registrations conducted online as measured by RecTrac  system reports. 22%  23%  25%    8. Percent of survey respondents who indicated registration process was easy  and convenient with a rating of strongly agree or agree. 85%  89%  85%  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).7 7 7.8   2. Total division adopted budget.  $1,795,039 $1,504,401 $1,680,411   3. Number of Parks and Recreation Commission and Advisory Committee  meetings within fiscal year. 16  22  23    261 Department of Parks, Recreation and Forestry  Administration    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators (continued) Actual Actual Projected    4. Number of facility and program participations as measured by the annual  department Enterprise Operations Report. 311,748  322,945  503,236    5. Number of activity registration transactions as measured by the RecTrac  General Ledger Summary Distribution Report. 6,723  13,923  8,500    6. Number of facility/rental reservation transactions as measured by the  RecTrac General Ledger Summary Distribution Report. 4,015  2,913  4,800    7. Number of households/family members in RecTrac customer database. 42,523/77,936  45,373/82,496 43,500/78,000   8. Number of Facebook friends. 8,270 9,090  8,500   9. Number of Friends of Parks. 1,824 1,858  1,950         Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Personnel Services $ 426,897        $ 509,216      $ 619,385      $ 110,169    21.64% Materials & Supplies 16,846          11,100       16,300       5,200         46.85% Contractual Services 457,593       507,452     568,558     61,106      12.04% Utilities 748                615             700             85               13.82% Repairs & Maintenance 2,569            3,850          4,850          1,000         25.97% Capital Purchases 2,480            3,000          ‐                    (3,000)       ‐100.00% Debt Service 469,361       469,168     470,618     1,450         0.31%      TOTAL $ 1,376,494     $ 1,504,401  $ 1,680,411  $ 176,010    *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        The Department tracks the expenses associated with administrative services for the Department of Parks, Recreation  and Forestry.      A debt service payment is budgeted to satisfy the required debt payment for the special obligation bond that was issued  in FY20.                      262 Department of Parks, Recreation and Forestry  Administration                        Personnel  Services 36.86% Materials &  Supplies 0.97% Contractual  Services 33.83% Utilities 0.04%Repairs &  Maintenance 0.29% Debt Service 28.01% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Admin Council Adopted Budget 263 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ice Arena    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering personal development and enjoyment by providing  high quality ice skating facilities and programs.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Operate ice arena as a year round skating facility  OBJECTIVE: To accommodate the growing needs of skating organizations and public use    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of survey respondents rating their enjoyment at the facility as              “satisfied” or above based on post activity evaluations. 92%  90%/90%  93%    2. Percent of survey respondents rating their enjoyment of skating lessons as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 90%  90%/91%  92%    3. Percent of survey respondents rating the facility safety and cleanliness as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 95%  90%/92%  95%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of program and facility cost recovery from user fees measured by  annual Enterprise Operations Report. 81%  72%  85%    2. Percent of ice time utilized in 24‐hour day (seasonal average). 75% 75% 75%   3. Percent of days open in operating season. 79%90%97% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).2 2 2.1   2. Total division adopted budget.   $749,238  $792,119 $789,418   3. Number of participants in skating lessons.  3,520 3,167 9,000   4. Number of participants in public skating sessions. 16,097 10,933 22,000   5. Number of participants in ice sports. 6,931 5,973 14,000   6. Number of participants in special events. 11,393  10,786  18,000    7. Number of participants in rentals. 1,909 1,459 6,000   8. Total number of participants.  39,850 30,471 70,000   9. Total hours of operation. 8,789 6,690 8,600 10. Total ice time utilized. 5,202 4,150 6,500             264 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ice Arena    Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 451,470    $ 563,950    $ 495,900      $ (68,050)     ‐12.07%      TOTAL $451,470    $ 563,950    $ 495,900      $ (68,050)     Expenses: Personnel Services $ 383,010    $ 367,179    $ 361,807      $ (5,372)       ‐1.46% Materials & Supplies 120,371   128,250   118,250     (10,000)     ‐7.80% Contractual Services 63,618     88,390     96,261       7,871         8.90% Utilities 115,376   139,200   145,500     6,300         4.53% Repairs & Maintenance 56,238     67,600     67,600       ‐                  0.00% Capital Purchases 1,995        1,500        ‐                    (1,500)       ‐100.00%      TOTAL $740,608    $ 792,119    $ 789,418      $ (2,701)       Net Income (Loss) $ (289,138)  $ (228,169)  $ (293,518)    $ (65,349)     *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        265 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ice Arena        Personnel  Services 45.83% Materials &  Supplies 14.98% Contractual  Services 12.19% Utilities 18.43%Repairs &  Maintenance 8.56% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Ice Arena Council Adopted Budget The Department tracks the direct  expenses associated with operating  the Ice Arena. The result is a net loss  for the season. The purpose of the Ice  Arena is to provide a recreational  opportunity; a net profit is not always  the result when providing a  recreational opportunity.  266 Department of Parks, Recreation and Forestry  Golf Course    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City  by fostering personal development and  enjoyment by providing high quality public  golf facilities and programs.    Departmental Goals & Objectives  (including, but not limited to)  1. Update the Oak Hills Golf Center  Masterplan  OBJECTIVE:  Survey golfers and seek  community input to revise/update Oak Hills  Golf Center Masterplan      Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of survey respondents rating their enjoyment of the facility as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 100%  85%/95%  85%    2. Percent of survey respondents rating overall course conditions as an 8, 9, or  10 (on a scale of 1‐10) based on post activity evaluations. 94%  85%/94%  85%    3. Percent of survey respondents rating overall golfing experience as “satisfied”  or above based on post activity evaluations. 97%  90%/100%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of repeat tournaments. 79%90% 65%   2. Percent of survey respondents rating staff as an 8, 9, or 10 (on a scale of 1‐ 10) as being friendly/helpful based on post activity evaluations. 100%  97%  85%    3. Percent of program/facility cost recovery from user fees as measured by  Annual Enterprise Operations Report. 81%  87%  79%    4. Percent of days open in the operating season. 72%77% 75% Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).5.4 5.4 5.4   2. Total division adopted budget.  $751,842 $780,234 $847,459   3. Number of rounds played. 20,401 22,546  21,000   4. Number of tournament rounds played. 2,246 3,362  2,000   5. Number of lesson participants.  925 338  1,200   6. Number of “buckets of balls” sold for driving range use.4,205 4,453  4,500   7. Number of days open during operating season. 262 out of 366  282 out of 365 280 out of 363   8. Number of repeat tournaments and total tournaments.22 out of 28 2 out of 2 20 out of 28     267 Department of Parks, Recreation and Forestry  Golf Course    Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 581,185    $ 569,100    $ 628,500    $ 59,400      10.44%      TOTAL $ 581,185    $ 569,100    $ 628,500    $ 59,400      Expenses: Personnel Services $ 446,346    $ 459,699    $ 490,509    $ 30,810      6.70% Materials & Supplies 166,943   178,100   198,750   20,650      11.59% Contractual Services 49,633     52,200     58,200     6,000         11.49% Utilities 19,415     27,735     28,000     265            0.96% Repairs & Maintenance 54,853     62,500     72,000     9,500         15.20% Capital Purchases 2,399        ‐                 ‐                 ‐                  0.00%      TOTAL $ 739,589    $ 780,234    $ 847,459    $ 67,225      Net Income (Loss) $ (158,404)  $ (211,134)  $ (218,959)  $ (7,825)       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*                                                     268 Department of Parks, Recreation and Forestry  Golf Course              The Department tracks the direct  expenses associated with  operating the Oak Hills Golf  Course. The result is a net loss for  the season. The purpose of the  Golf Course is to provide a  recreational opportunity; a net  profit is not always the result  when providing a recreational  opportunity.  Personnel  Services 57.88% Materials &  Supplies 23.45% Contractual  Services 6.87% Utilities 3.30%Repairs &  Maintenance 8.50% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Golf Course Council Adopted Budget 269 Department of Parks, Recreation and Forestry  Memorial Pool    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering personal development and enjoyment by providing  high quality swimming facilities and programs.    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of survey respondents who rated their enjoyment at the facility as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 96%  100%/96%  100%    2. Percent of respondents rating enjoyment of swimming lessons “satisfied” or     above based on post activity evaluations. 93%  100%/95%  100%    3. Percent of survey respondents who rated facility safety and cleanliness as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 97%  100%/96%  100%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by the  Annual Enterprise Operations Report. 60%  63%  70%    2. Number of safety audits received with a 4 out of 5 star rating. 1 of 2  2 of 2 2 of 2   3. Number of days open in operating season. 72 of 73  75 of 79 78 of 78 270 Department of Parks, Recreation and Forestry  Memorial Pool    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).0.4 0.4 0.5   2. Total division adopted budget.  $307,145  $355,412 $400,370   3. Number of participants in swim lessons. 1,062  1,948 3,600   4. Number of participants in public sessions.  17,497  34,017 32,000   5. Number of participants in pool rentals. 1,270  2,561 4,100   6. Number of participants in water safety, education and training. 0 401 700   7. Total number of participants. 19,829  38,927 40,400     Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 201,477    $ 249,650    $ 269,450    $ 19,800    7.93%      TOTAL $201,477    $ 249,650    $ 269,450    $ 19,800    Expenses: Personnel Services $ 231,241    $ 181,962    $ 211,420    $ 29,458    16.19% Materials & Supplies 56,128     55,500     74,000     18,500    33.33% Contractual Services 4,060        6,000        6,000        ‐               0.00% Utilities 46,796     64,000     64,000     ‐               0.00% Repairs & Maintenance 21,916     44,950     44,950     ‐               0.00% Capital Purchases ‐                  3,000        ‐                  (3,000)     ‐100.00%      TOTAL $360,141    $ 355,412    $ 400,370    $ 44,958    Net Income (Loss) $ (158,664)  $ (105,762)  $ (130,920)  $ (25,158)  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY21 Adopted  Budget Net Change*                                271 Department of Parks, Recreation and Forestry  Memorial Pool      The Department tracks the  direct expenses associated  with operating the Memorial  Park Pool. The result is a net  loss for the season. The  purpose of the pool is to  provide a recreational  opportunity; a net profit is  not always the result when  providing a recreational  opportunity.     Personnel  Services 52.81% Materials &  Supplies 18.48% Contractual  Services 1.50% Utilities 15.99% Repairs &  Maintenance 11.23% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Memorial Pool Council Adopted Budget 272 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ellis Porter Pool    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering personal  development and enjoyment by providing high quality  swimming facilities and programs.                              273 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ellis Porter Pool    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of survey respondents who rated their enjoyment at the facility as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 96%  100%/97%  100%    2. Percent of respondents rating enjoyment of swimming lessons “satisfied” or     above based on post activity evaluations. 92%  100%/92%  100%    3. Percent of survey respondents who rated facility safety and cleanliness as  “satisfied” or above based on post activity evaluations. 97%  100%/96%  100%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by the  Annual Enterprise Operations Report. 63%  58%  70%    2. Number of safety audits received with a 4 out of 5 star rating. 1 of 2  2 of 2 2 of 2   3. Number of days open in operating season. 103 of 108  87 of 91 101 of 101 Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).0.4 0.4 0.5   2. Total division adopted budget.  $224,877  $239,945 $288,765   3. Number of participants in swim lessons. 3,178  5,764 7,000   4. Number of participants in public sessions. 9,785  17,650 17,500   5. Number of participants in pool rentals. 197 325  1,500   6. Number of participants in water safety, education and training. 86 91  100   7. Number of participants in special events. 134 459  500   8. Total number of participants. 13,380  24,289 48,600     Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 117,160    $ 149,150    $ 152,150    $ 3,000      2.01%      TOTAL $ 117,160    $ 149,150    $ 152,150    $ 3,000      Expenses: Personnel Services $ 166,072    $ 149,995    $ 177,415    $ 27,420    18.28% Materials & Supplies 41,169     40,200     56,700     16,500    41.04% Contractual Services 4,060        5,000        5,000        ‐               0.00% Utilities 22,894     25,300     30,200     4,900      19.37% Repairs & Maintenance 5,077         19,450     19,450     ‐               0.00% Capital Purchases ‐                 ‐                 ‐                  ‐               0.00%      TOTAL $ 239,272    $ 239,945    $ 288,765    $ 48,820    Net Income (Loss) $ (122,112)  $ (90,795)     $ (136,615)  $ (45,820)  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   274 Department of Parks, Recreation and Forestry  Ellis Porter Pool          The Department tracks the  direct expenses associated with  operating the Ellis Porter Pool.  The result is a net loss for the  season. The purpose of the pool  is to provide a recreational  opportunity; a net profit is not  always the result when  providing a recreational  opportunity.  Personnel  Services 61.44% Materials &  Supplies 19.64% Contractual  Services 1.73% Utilities 10.46% Repairs &  Maintenance 6.74% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Ellis Porter Pool Council Adopted Budget 275 Department of Parks, Recreation and Forestry  Parks Maintenance    Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City  by fostering personal development and  enjoyment by providing a high quality  system of parks, trails, and recreation  facilities.    Departmental Goals & Objectives  (including, but not limited to)    1. Complete Park Masterplan for the  entire park system  OBJECTIVE:  Survey park users and see  community input to help guide improvements and shape the Jefferson City Park System over the next 20+  years  2. Provide routine park maintenance and improvements  OBJECTIVE:  To ensure the City’s parks are safe and accessible  3. Provide routine building maintenance as well as building rehabilitation and stabilization of aging buildings   OBJECTIVE: To ensure safety and accessibility of the buildings located at the City parks    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal    1. Percent of respondents rating their enjoyment received from using parks,  facilities, and/or trails as “satisfied” or above as measured by a survey. 95%  80%/91%  85%    2. Percent of respondents rating parks, facilities, and/or trails safety, cleanliness and  maintenance as “satisfied” or above as measured by a survey. 88%  80%/86%  85%    3. Percent of respondents rating their overall experience in using parks, trails and  facilities as “satisfied” or above as measured by a survey. 90%  80%/86%  85%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected    1. Percent of renters rating their picnic shelter rental experience as “very satisfied”  or “satisfied”. 88%  86%  90%    2. Percent of renters rating their community garden rental experience as “very  satisfied” or “satisfied”. 79%  80%  90%    3. Percent of renters rating their athletic field rental experience as “very satisfied”  or “satisfied”. 93% 94% 95%    4. Percent of dog park members rating their dog park experience as “very satisfied”  or “satisfied”. 77% 80% 85%      276 Department of Parks, Recreation and Forestry  Parks Maintenance    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected    1. Number of full‐time positions authorized (Regular).25.15  26.15 25.15   2. Total division budget adopted.  $2,466,139  $2,556,482 $2,757,373   3. Number of park facility rentals per year.  4,274  2,913 5,500   4. Number of athletic field preparations per year.  834 990 750   5. Number of playground safety inspections per year.72 70 80   6. Number of certified playground safety inspectors on staff.33 3   7. Number of certified pesticide applicators on staff. 13 13  13   8. Number of certified Arborists on staff.  4 4  4   9. Number of pounds of trash collected annually. 383,100  514,020 320,000     Budget Summary Category Amount Percent Revenues: Chrgs for Serv ‐ Facility Rental $ 62,861         $ 150,683       $ 138,933       $ (11,750)     ‐7.80% Other Operating Revenue $ 89,573         $ 69,000         $ 22,000         $ (47,000)     ‐68.12%      TOTAL $ 152,434       $ 219,683       $ 160,933       $ (58,750)     Expenses: Personnel Services $ 1,374,406   $ 1,835,472   $ 1,788,863   $ (46,609)     ‐2.54% Materials & Supplies 117,460      196,500      158,000      (38,500)     ‐19.59% Contractual Services 39,228        116,200      358,700      242,500    208.69% Utilities 99,650        90,510        135,010      44,500      49.17% Repairs & Maintenance 272,194      316,300      316,800      500            0.16% Capital Purchases 173,695      1,500           ‐                     (1,500)       ‐100.00%      TOTAL $ 2,076,633   $ 2,556,482   $ 2,757,373   $ 200,891    Net Income (Loss)$ (1,924,199)  $ (2,336,799)  $ (2,596,440)  $ (259,641)  *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        277 Department of Parks, Recreation and Forestry  Parks Maintenance    The Department tracks the  direct expenses associated  with operating park  recreational activities. The  result is a net loss for the  season. The purpose of the  park activities is to provide a  recreational opportunity; a  net profit is not always the  result when providing a  recreational opportunity.  Personnel  Services 64.88% Materials &  Supplies 5.73% Contractual  Services 13.01% Utilities 4.90% Repairs &  Maintenance 11.49% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Parks Maintenance Council Adopted Budget 278 Department of Parks, Recreation and Forestry  Recreation Programs    Purpose Statement      Contribute to the quality of life of  the City by fostering personal  development and enjoyment by  providing a wide variety of  affordable high quality instructional  and recreation programs and  special events.    Departmental Goals &  Objectives (including, but not  limited to)    1. Incorporate enhanced program  evaluation and public feedback  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers the recreational opportunities that meet the needs of the  guests of the City and the residents of the Jefferson City area  2. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to enhance programs, special  events, and facilities  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers the recreational opportunities that meet the needs of the  guests of the City and the residents of the Jefferson City area      Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of survey respondents rating their enjoyment with the program they  participated in as “agree” or better based on post activity evaluations. 91%  90%/94%  90%  2. Percent of survey respondents rating the program met their expectations as  “agree” or better based on post activity evaluations. 83%  90%/86%  90%  3. Percent of survey respondents rating the overall program as “very good” or better  based on post activity evaluations. 89%  90%/88%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of survey respondents who indicated they would recommend the program  to others “agree” or better. 88%  90%  95%  2. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by  annual Enterprise Operations Report. 72%  55%  50%  3. Percent of programs/classes offered with sufficient enrollments. 100%  100% 95%   279 Department of Parks, Recreation and Forestry  Recreation Programs    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized (Regular).5.55  5.55 5.55 2. Total division adopted budget.  $954,982  $1,092,474 $1,140,145 3. Number of youth sport/program participants. 34,637  44,151 42,000 4. Number of adult sport/program participants. 41,443  43,465 42,000     Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 272,834      $ 383,500      $ 373,000      $ (10,500)     ‐2.74% Chrgs for Serv ‐ Field Rental $ 19,180        $ 40,750        $ 27,000        $ (13,750)     ‐33.74% Chrgs for Serv ‐ Concessions $ 125,271      $ 104,000      $ 121,500      $ 17,500      16.83%      TOTAL $417,285      $ 528,250      $ 521,500      $ (6,750)       Expenses: Personnel Services $ 555,819      $ 556,424      $ 601,395      $ 44,971      8.08% Materials & Supplies 139,957     159,250     180,250     21,000      13.19% Contractual Services 103,874     164,500     164,500     ‐                  0.00% Utilities 64,312       97,995       102,895     4,900         5.00% Repairs & Maintenance 99,919       79,805       91,105       11,300      14.16% Capital Purchases 28,668       34,500       ‐                    (34,500)     ‐100.00%      TOTAL $992,549      $ 1,092,474  $ 1,140,145  $ 47,671      Net Income (Loss)$ (575,264)    $ (564,224)    $ (618,645)    $ (54,421)     *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        280 Department of Parks, Recreation and Forestry  Recreation Programs    The Department tracks the direct  expenses associated with offering  recreational programs.  The result is  a net loss for the season. The  purpose of the programs is to  provide a recreational opportunity; a  net profit is not always the result  when providing a recreational  opportunity.     To more accurately track program  revenues and expenditures, in FY19  this Department was split into three  Departments:  Recreations  Programs, Outdoor Recreation  Programs, and Camp Programs.  Personnel  Services 52.75% Materials &  Supplies 15.81% Contractual  Services 14.43% Utilities 9.02% Repairs &  Maintenance 7.99% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Recreation Programs  Council Adopted Budget 281 Department of Parks, Recreation and Forestry  Outdoor Recreation Programs    Purpose Statement      Contribute to the quality of life of the  City by fostering personal development  and enjoyment by providing a wide  variety of affordable high quality  instructional and outdoor recreation  programs and special events.    Departmental Goals & Objectives  (including, but not limited to):    1. Incorporate enhanced program evaluation and public feedback  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers outdoor recreational opportunities that meet the needs of  the guests of the City and the residents of the Jefferson City area  2. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to enhance programs, special  events, and facilities  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers outdoor recreational opportunities that meet the needs of  the guests of the City and the residents of the Jefferson City area    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of survey respondents rating their enjoyment with the program they  participated in as “agree” or better based on post activity evaluations. 100%  90%/95%  90%  2. Percent of survey respondents rating the program met their expectations as  “agree” or better based on post activity evaluations. 100%  90%/95%  90%  3. Percent of survey respondents rating the overall program as “very good” or better  based on post activity evaluations. 100%  90%/92%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of survey respondents who indicated they would recommend the program  to others “agree” or better. 100%  93%  95%  2. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by  annual Enterprise Operations Report. 47%  33.94%  50%  3. Percent of programs/classes offered with sufficient enrollments. 100%  70% 95%           282 Department of Parks, Recreation and Forestry  Outdoor Recreation Programs    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized (Regular).3.1 3.1  3.1 2. Total division adopted budget.  $349,543  $376,517 $369,615 3. Number of youth program participants. 300 3,496 3,000 4. Number of adult program participants. 7,100  1,899 1,500 5. Number of special event participants.  11,652  46,239 25,000 6. Number of campground overnight stays per year. 8,425  7,169 7,500     Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 117,517      $ 121,100      $116,600      $ (4,500)       ‐3.72%      TOTAL $ 117,517      $ 121,100      $116,600      $ (4,500)       Expenses: Personnel Services $ 254,419      $ 256,707      $261,937      $ 5,230         2.04% Materials & Supplies 21,367       51,664       49,682       (1,982)       ‐3.84% Contractual Services 30,304       40,707       47,207       6,500         15.97% Utilities ‐                   ‐                   ‐                   ‐                  0.00% Repairs & Maintenance 5,614          10,789       10,789       ‐                  0.00% Capital Purchases 9,297          16,650       ‐                    (16,650)     ‐100.00%      TOTAL $ 321,001      $ 376,517      $369,615      $ (6,902)       Net Income (Loss)$ (203,484)    $ (255,417)    $ (253,015)    $ 2,402         *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        283 Department of Parks, Recreation and Forestry  Outdoor Recreation Programs  The Department tracks the direct  expenses associated with offering  recreational programs.  The result is a  net loss for the season. The purpose of  the programs is to provide a  recreational opportunity; a net profit is  not always the result when providing a  recreational opportunity.     To more accurately track program  revenues and expenditures, in FY19 the  Recreation Programs Department was  split into three Departments:   Recreations Programs, Outdoor  Recreation Programs, and Camp  Programs.      Personnel  Services 70.87% Materials &  Supplies 13.44% Contractual  Services 12.77% Repairs &  Maintenance 2.92% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Outdoor Recreation Council Adopted Budget 284 Department of Parks, Recreation and Forestry  Camp Programs    Purpose Statement      Contribute to the quality of life of the City by fostering  personal development and enjoyment by providing a  wide variety of affordable high quality instructional and  recreation programs and special events.    Departmental Goals & Objectives (including,  but not limited to):    1. Incorporate enhanced program evaluation and  public feedback  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers opportunities that meet the needs of the guests of the City  and the residents of the Jefferson City area  2. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to enhance programs, special  events, and facilities  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers opportunities that meet the needs of the guests of the City  and the residents of the Jefferson City area      Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of survey respondents rating their enjoyment with the program they  participated in as “agree” or better based on post activity evaluations. 91%  90%/91%  90%  2. Percent of survey respondents rating the program met their expectations as  “agree” or better based on post activity evaluations. 92%  90%/87%  90%  3. Percent of survey respondents rating the overall program as “very good” or better  based on post activity evaluations. 95%  90%/93%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of survey respondents who indicated they would recommend the program  to others “agree” or better. 93%  88%  95%  2. Percent of program and facility cost recovery from user fees as measured by  annual Enterprise Operations Report. 78%  84%  50%  3. Percent of programs/classes offered with sufficient enrollments. 95%  95% 95%           285 Department of Parks, Recreation and Forestry  Camp Programs    Performance Measures (continued) 2020 2021 2022  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized (Regular).1.3 1.3  2.3 2. Total division adopted budget.  $442,529  $476,678 $513,092 3. Number of youth program participants. 8,701  12,721 12,000 4. Number of adult program participants. 2,563  2,672 4,000 5. Number of special event participants. 0 0  2,500     Budget Summary  Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 239,748      $ 247,400      $311,400      $ 64,000      25.87%      TOTAL $ 239,748      $ 247,400      $311,400      $ 64,000      Expenses: Personnel Services $ 226,207      $ 320,026      $351,993      $ 31,967      9.99% Materials & Supplies 26,200       46,668       50,668       4,000         8.57% Contractual Services 55,146       97,959       98,456       497            0.51% Utilities ‐                   ‐                   ‐                   ‐                  0.00% Repairs & Maintenance 760              12,025       11,975       (50)             ‐0.42% Capital Purchases 1,282          ‐                   ‐                   ‐                  0.00%      TOTAL $ 309,595      $ 476,678      $513,092      $ 36,414      Net Income (Loss)$ (69,847)       $ (229,278)    $ (201,692)    $ 27,586      *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*        286 Department of Parks, Recreation and Forestry  Camp Programs    The Department tracks the direct  expenses associated with offering  recreational programs.  The result  is a net loss for the season. The  purpose of the programs is to  provide a recreational opportunity;  a net profit is not always the result  when providing a recreational  opportunity.     To more accurately track program  revenues and expenditures, in  FY19 the Recreation Programs  Department was split into three  Departments:  Recreations  Programs, Outdoor Recreation  Programs, and Camp Programs.  Personnel  Services 68.60% Materials &  Supplies 9.88% Contractual  Services 19.19% Repairs &  Maintenance 2.33% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Camp Programs Council Adopted Budget 287 Department of Parks, Recreation and Forestry  Multipurpose Building        Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by fostering personal development and enjoyment by providing a  wide variety of affordable high quality instructional recreational and competitive programs, sports  tournaments and other special events through utilization of The Linc Wellness and Recreation Center.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to enhance recreational  programs, tournaments and other special events at The Linc  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers the recreational and social opportunities that meet the  needs of the guests of the City and the residents of the Jefferson City area   2. Establish a corporate membership rate/package as a way to increase total membership units       OBJECTIVE:  To provide business owners with an opportunity to improve the physical fitness of their         employees, while increasing membership units at The Linc    3. Establish a scholarship program for membership and program costs       OBJECTIVE:  To provide individuals or families who cannot afford regular membership and program fees  the opportunity to participate in fitness and recreational activities to enhance and improve their well‐           being      4. Plan and implement exercise class schedules for members and non‐members       OBJECTIVE:  To provide opportunities for residents of Jefferson City and the surrounding area with a        variety of exercise classes as a way to improve their overall health        288 Department of Parks, Recreation and Forestry  Multipurpose Building    Performance Measures 2020 2021 2022  Outcome Measures Actual Goal/Actual Goal  1. Percent of survey respondents rating their enjoyment with the program they  participated in as “agree” or better based on post activity evaluations. 97%  90%/100%  90%  2. Percent of survey respondents rating the program met their expectations as  “agree” or better based on post activity evaluations. 97%  90%/100%  90%  3. Percent of survey respondents rating the overall program as “very good” or  better based on post activity evaluations. 64%  90%/82%  90%  Efficiency / Effectiveness Indicators Actual Actual Projected  1. Percent of repeat tournaments and other special events.95%90%75% 2. Percent of renters rating their facility rental experience as “very satisfied” or  “satisfied”. 95%  95%  90%  3. Percent of program/facility cost recovery from user fees as measured by     Annual/Enterprise Operations Report. 57%  64%  70%  Workload / Service Level Indicators Actual Actual Projected  1. Number of full‐time positions authorized (Regular).1.7 0.7 0.6 2. Total division adopted budget.   $600,815  $713,525 $752,120 3. Number of daily visits.  45,001 50,516 50,000 4. Number of participants from court rentals. 8,850 19,203 6,500 5. Number of participants from room rentals. 1,425 2,218 2,500 6. Number of participants from special events 6,460 6,244 10,000 7. Number of exercise class participants.  6,353 7,431 4,500   Budget Summary Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ 231,522        $258,250     $ 285,750     $ 27,500      10.65% Chrgs for Serv ‐ Concessions 45,222         45,000      60,000      15,000      33.33% Chrgs for Serv ‐ Facility Rental 39,485         55,000      45,000       (10,000)    ‐18.18%      TOTAL $ 316,229       358,250    390,750     $ 32,500      Expenses: Personnel Services $ 248,461        $276,940     $ 206,535     $ (70,405)    ‐25.42% Materials & Supplies 40,123         56,500      97,000      40,500      71.68% Contractual Services 118,657       154,125    163,375    9,250        6.00% Utilities 56,451         100,710    111,460    10,750      10.67% Repairs & Maintenance 122,573       125,250    173,750    48,500      38.72% Capital Purchases 11,823         ‐                 ‐                 ‐                 0.00%      TOTAL $ 598,088        $713,525     $ 752,120     $ 38,595      Net Income (Loss)$ (281,859)      $ (355,275)   $ (361,370)   $ (6,095)       *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*   289 Department of Parks, Recreation and Forestry  Multipurpose Building    The Department tracks the direct  operating expenses associated  with the Multipurpose Building.   The result is a net loss for the  season.  The purpose of the  programs is to provide a  recreational opportunity; a net  profit is not always the result  when providing a recreational  opportunity.  Personnel  Services 27.46% Materials &  Supplies 12.90% Contractual  Services 21.72% Utilities 14.82% Repairs &  Maintenance 23.10% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Multipurpose Building  Council Adopted Budget 290 Department of Parks, Recreation and Forestry  Amphitheater        Purpose Statement    Contribute to the quality of life of the City by providing a wide variety of high quality performances and other  special events through utilization of Riverside Amphitheater.    Departmental Goals & Objectives (including, but not limited to)    1. Work in a collaborative manner with partners throughout the community to enhance performances and  other special events through utilization of Riverside Amphitheater  OBJECTIVE:  To ensure the Department offers opportunities that meet the needs of the guests of the City  and the residents of the Jefferson City area  2. Establish a corporate sponsorship program as a way to supplement revenues       OBJECTIVE:  To provide businesses with an opportunity to promote their products and services by  supporting local cultural arts and events at Riverside Amphitheater.    3. Establish a fee structure for private rentals  291 Department of Parks, Recreation and Forestry  Amphitheater       OBJECTIVE:  To provide individuals or organizations an opportunity to utilize Riverside Amphitheater for  private events      4. Plan and implement diverse professional performances and events       OBJECTIVE:  To provide opportunities for residents of Jefferson City and visitors with a variety of  performances and events that cater to diverse interests    Budget Summary Category Amount Percent Revenues: Charges for Services $ ‐                     $ ‐                  $ 165,500     $ 165,500   0.00% Chrgs for Serv ‐ Concessions ‐                    ‐                  21,000      21,000      0.00% Chrgs for Serv ‐ Facility Rental ‐                    ‐                  156,250    156,250   0.00% Other Operating Revenue ‐                    ‐                  547,650    547,650   0.00%      TOTAL $ ‐                    ‐                  890,400     $ 890,400    Expenses: Materials & Supplies $ ‐                     $ ‐                  $ 143,605     $ 143,605   0.00% Contractual Services ‐                    ‐                  798,069    798,069   0.00% Utilities ‐                    ‐                  1,200        1,200        0.00% Repairs & Maintenance ‐                    ‐                  8,750        8,750        0.00%      TOTAL $ ‐                     $ ‐                  $ 951,624     $ 951,624    Net Income (Loss)$ ‐                     $ ‐                  $ (61,224)     $ (61,224)    *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*          292 Department of Parks, Recreation and Forestry  Amphitheater    The Department tracks  the direct operating  expenses associated with  the Amphitheater.  The  result is a net loss for the  season.  The purpose of  the programs is to  provide a recreational  opportunity; a net profit  is not always the result  when providing a  recreational opportunity.  Materials &  Supplies 15.09% Contractual  Services 83.86% Utilities 0.13% Repairs &  Maintenance 0.92% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Amphitheater Council Adopted Budget 293 Department of Parks, Recreation and Forestry  Transfers and Subsidies    Overview    The Department’s Transfers and Subsidies division accounts for funds the City is obligated to  pay to the developer for each Tax Increment Financing (TIF) agreement based on the sales tax  dollars remitted to the City.  Since the Department of Parks, Recreation and Forestry has  dedicated sales tax revenue, they are obligated to transfer a portion of their sales tax receipts  to the Tax Increment Financing (TIF) Fund to repay the developers of the City’s existing TIFs.       Budget Summary  Category Amount Percent Expenses: Transfers Out $ 29,490       $ 7,500         $ 7,500         $ ‐                 0.00%      TOTAL $ 29,490       $ 7,500         $ 7,500         $ ‐                 *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*       Transfers Out 100.00% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Transfers & Subsidies Council Adopted Budget 294 Department of Parks, Recreation and Forestry  Capital Purchases    Budget Summary   Category Amount Percent Expenses: Capital Puchases $ 12,009        $ 80,387        $ 74,702        $ (5,685)           ‐7.07% Capital Projects 2,419,335 ‐                   ‐                   ‐                     0.00%      TOTAL $ 2,431,344  $ 80,387        $ 74,702        $ (5,685)           *Net Change represents the difference between the FY22 and the FY21 Adopted Budget figures. FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget Net Change*      The Department has developed a  multi‐year plan for capital  purchases and capital projects.    This plan is designed to address  the challenges for supporting the  Department in providing services.   The multi‐year plan is changed as  the requirements change,  development occurs, and funding  opportunities become available.   The multi‐year plan is reviewed  annually and adjusted if necessary  to account for growth, inflation,  and other economic conditions.  A  review of the capital purchases  and capital projects table above  shows that there are funds  included in the FY22 Adopted  Budget for capital purchases.              Capital  Purchases 100.00% Expenses By Account Classification ‐ FY22 Parks & Recreation‐Capital Purchases Council Adopted Budget 295 Department of Parks, Recreation and Forestry    Department of Parks, Recreation, and Forestry Fund Balance Schedule  Revenue: R10 Sales & Use Taxes $ 5,958,575   $ 5,778,300   $ 6,006,745     R40 Property Taxes ‐                   ‐                  ‐                     R50 Intergovernmental 127,178      ‐                  ‐                     R60 Charges for Services 2,109,263  2,445,600  2,701,750     R61 Chrgs for Svcs‐Field Rental 19,180        40,750       27,000          R62 Chrgs for Svcs‐Concessions 170,494      149,000     202,500        R63 Chrgs for Svcs‐Facility Rental 205,993      302,183     436,683        R75 Other Operating Revenues 202,242      104,950     605,600        R80 Interest Income 171,388      35,000       35,875          R85 Other Non‐Operating Revenue 7,535,100  10,000       10,000          Total Revenues $16,499,413 $8,865,783  $10,026,153  Expenditures: E05 Personnel Services $ 4,312,880   $ 4,913,620   $ 5,071,257     E10 Materials & Supplies 746,564      923,732     1,143,205     E15 Contractual Services 926,173      1,232,533  2,364,329     E20 Utilities 425,642      546,065     618,965        E25 Repairs & Maintenance 641,712      742,519     822,019        E30 Other Operating Expenses ‐                   ‐                  ‐                     E70 Capital Purchases 243,647      140,537     74,702          E75 Capital Projects 5,503,122  ‐                  ‐                     E80 Transfers Out 29,490        7,500          7,500             E90 Debt Service 635,092      469,168     470,618        $ 13,464,322 $ 8,975,674   $ 10,572,595  $ 3,035,091   $ (109,891)     $ (546,442)       Fund Balance: $5,157,431  $8,192,522  $8,082,631     $8,192,522  $8,082,631  $7,536,190     93.81% 90.05% 71.28% 2020 Actual 2021 Adopted  Budget 2022 Adopted  Budget Fund Balance Fund Balance as a Percentage of Originally  Adopted Expenditures Total Expenditures Net Increase (Decrease) in Fund Balance      Add:  Beginning Fund Balance       A review of the fund balance projections shows that the Department is fiscally stable.  There is an overall fund  balance decrease from FY21 to FY22, which is a result of a portion of the fund balance being utilized for  Master Plan implementation.  Historically, there have been no funding issues for the Department with no  issues expected in the future.   296 JC Veterans Plaza Trust Fund    Overview    The JC Veterans Plaza Trust Fund is restricted and will only be used for the purchase, engraving and placement  of commemorative bricks, to defray construction costs, for the purchase and installation of plaza  enhancements (such as bronze memorial plaques, benches, etc.), and for the maintenance and repair of the  plaza.     Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 129,526  $     61,902  $     61,902  Revenues: Contributions/Donations $ 11,950     $ ‐                $ ‐                Interest Income 2,343       2,000      1,000       Total Revenue $ 14,293     $ 2,000       $ 1,000       Expenditures: Operating Expenditures Contractual Services $ 121           $ ‐                $ ‐                Repairs & Maintenance 3,556      1,800      1,000       Capital Purchases 340          200          ‐                Capital Projects 77,900    ‐               ‐                Total Expenditures $ 81,917     $ 2,000       $ 1,000       Net Change in Fund Balance $ (67,624)   $ ‐                $ ‐                Ending Fund Balance $ 61,902     $ 61,902     $ 61,902     FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   297 JC Veterans Plaza Trust Fund    A review of the revenue, expenditures, and fund balance activity from FY20 to FY22 reveals that there was a  significant increase in expenditures in FY20.  This was a result of a renovation to the JC Veteran’s Plaza.     The JC Veterans Plaza Trust Fund is mainly supported by interest income earned on the fund balance along  with any donations received.     298 Police Training Fund    Overview    The Police Training Fund receives proceeds from a special $2 Municipal Court fee authorized in Chapter 20 of  the City Code. The fee is levied to provide training funds for Police Officers.  The Police Training Fund also  receives funds from the Police Officers Standards and Training Board.        Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 73,471   $    84,549 $     62,949  Revenues: Fines & Forfeitures $ 9,666      $ 7,200      $ 7,800        Interest Income 1,412      1,200      1,200        Total Revenue $ 11,078   $ 8,400      $ 9,000        Expenditures: Operating Expenditures Contractual Services $ ‐              $ 30,000   $ 30,000     Total Expenditures $ ‐              $ 30,000   $ 30,000     Net Change in Fund Balance $ 11,078   $ (21,600)  $ (21,000)    Ending Fund Balance $ 84,549   $ 62,949   $ 41,949     FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the revenue, expenditures, and Police Officer Training Fund balance activity shows that funds are  being transferred from the Police Training Fund balance to fund the planned expenditures for FY22.  This will  result in a lower fund balance for the Police Training Fund.      The City will be using the funds from the Police Training Fund as long as funds are available.  When the funds  are exhausted, the City will revert back to using money from the General Fund to provide the required Police  Officer training.     299 Lodging Tax Fund    Overview    The Lodging Tax Fund accounts for the proceeds from a 7% tax, where 3% is used to promote tourism and  economic development with an additional 4% that is to be utilized for the future development of a conference  center. The additional 4% was approved by a vote of the people in FY12 and the funds are transferred to the  Jefferson City Convention and Visitors Bureau.     The City withholds 2% of the lodging tax remittances received from the hotels as a processing fee.               Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 45,064       $       46,464 $        46,464  Revenues: Lodging Tax $ 1,027,652 $ 1,200,000 $ 1,200,000   Interest Income 2,372         2,400         2,400           Total Revenue $ 1,030,025 $ 1,202,400 $ 1,202,400   Expenditures: Operating Expenditures Transfers Out $ 1,028,624 $ 1,202,400 $ 1,202,400   Total Expenditures $ 1,028,624 $ 1,202,400 $ 1,202,400   Net Change in Fund Balance $ 1,400         $‐                  $‐                   Ending Fund Balance $ 46,464       $ 46,464       $ 46,464         FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the revenue, expenditures, and fund balance activity from FY20 to FY22 reveals all there was a  downturn in FY20 which was a result of the Coronavirus pandemic.  The Lodging Tax Fund is set up as a pass  through account.  The remittances made by the hotels doing business in the City are deposited into the  Lodging Tax Fund.  On a monthly basis the amount of the remittances received, less the processing fee, are  transferred out of the Lodging Tax Fund to the Jefferson City Convention and Visitors Bureau.   300 City Hall Art Trust Fund    Overview    The City Hall Art Trust Fund is funded through the sale of prints of a City Hall Mural by Sidney Larson.  Funds  are used to provide art work within the building.  In addition, the City Hall Art Trust Fund is used to account for  the purchase and sale of the Jefferson City Police Department History Book and other books on Jefferson City  local history.               Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 21,095       $       21,452 $        21,802  Revenues: Contributions/Donations $ 56               $ ‐                  $‐                   Interest Income 364           350           360              Total Revenue $ 420            $ 350            $ 360              Expenditures: Operating Expenditures Other Operating Expenses $ 63               $‐                  $‐                   Total Expenditures $ 63               $‐                  $‐                   Net Change in Fund Balance $ 357            $ 350            $ 360              Ending Fund Balance $ 21,452       $ 21,802       $ 22,162         FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the revenue, expenditures, and fund balance activity from FY20 to FY22 reveals all activity has  remained fairly constant.     The City Hall Trust Art Fund is supported by interest income earned on the fund balance along with any  donations received.   301 USS Jefferson City Submarine Fund        Overview    The USS Jefferson City Submarine Trust Fund is an expendable trust fund that was established through private  donations during the 1991 commissioning of the City of Jefferson’s namesake the USS Jefferson City, an attack  class nuclear submarine now on active duty.  Funds are expended upon request of a Mayor‐appointed  Commission for various activities that benefit the crewmembers.               Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 13,813       $       14,065 $        14,305  Revenues: Other Operating Revenues $‐                  $‐                  $‐                   Interest Income 252           240           240              Total Revenue $ 252            $ 240            $ 240              Expenditures: Operating Expenditures Contractual Services $‐                  $‐                  $‐                   Total Expenditures $‐                  $‐                  $‐                   Net Change in Fund Balance $ 252            $ 240            $ 240              Ending Fund Balance $ 14,065       $ 14,305       $ 14,545         FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   302 USS Jefferson City Submarine Fund    A review of the revenue, expenditures, and fund balance activity from FY20 to FY22 reveals all activity has  remained fairly constant.     The USS Jefferson City Submarine Fund is supported by interest income earned on the fund balance along with  any donations received.     303 Woodland Cemetery Trust Fund    Overview    This expendable trust fund was established in 2000 when Exchange Bank transferred the Woodland Cemetery  Trust to the City.  The City’s Department of Planning and Protective Services oversees and maintains the  cemetery on behalf of the City of Jefferson.  The lawn care expense that is associated with the Woodland  Cemetery is an operating expense for the Department of Planning and Protective Services.  The money in the  Woodland Cemetery Trust Fund is used to repair and maintain the headstones.      The Woodland Cemetery Trust Fund accounts for private donations, which include funds transferred from  Exchange Bank in 2000, from the Woodland Cemetery Trust Fund.               Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 30,812       $       31,374 $        22,214  Revenues: Other Non‐Operating Revenues $‐                  $‐                  $‐                   Interest Income 562           540           564              Total Revenue $ 562            $ 540            $ 564              Expenditures: Operating Expenditures Repairs & Maintenance $‐                  $ 9,700         $‐                   Capital Purchases ‐                 ‐                 ‐                   Total Expenditures $‐                  $ 9,700         $‐                   Net Change in Fund Balance $ 562            $ (9,160)        $ 564              Ending Fund Balance $ 31,374       $ 22,214       $ 22,778         FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     A review of the revenue, expenditures, and fund balance activity shows that funds are being transferred from  the Woodland Cemetery Trust Fund balance to fund any planned expenditures.     The Woodland Cemetery Trust Fund is mainly supported by interest income earned on the fund balance along  with any donations received.     304               SECTION 10: Internal Service Funds      305 Worker’s Compensation Trust Fund    Overview    The Worker’s Compensation Trust Fund is a self‐insured fund established in 1991 to directly pay for on‐the‐job  related sickness and injuries.  The plan was implemented as a cost containment measure in lieu of using the  State of Missouri Fund or private insurance.  Each year the City evaluates the projected needs of the fund and  payroll based contributions, which are recognized in this fund as charges for services revenue, are made by  City Departments to meet those projected needs.    Claims administration is managed by a third party.  The compensation claims are processed electronically.    The City’s Central Safety Committee meets monthly to discuss old and new safety issues.  The monthly  meeting includes a safety issue presentation. The issues discussed are distributed to the City employees by  email on a regular basis.     The third party can provide, upon request, reports to assist management in assessing safety issues for the City  as well as the costs associated with claim activity.     Safety policies are developed on a Department by Department basis. The City recognizes certain jobs have  more exposure to potential claims (such as firefighters, law enforcement, etc.) than others (such as employees  who work in an office).  The City also recognizes that certain vehicles have more exposure to potential claims  (such as fire trucks and law enforcement vehicles) than other vehicles.     Fund Balance Schedule Beginning Fund Balance $ (6,864)        $       18,038 $      (70,740) Revenues: Insurance Payments $ 470,000     $ 400,000     $ 400,000      Miscellaneous 648            ‐                 ‐                   Insurance Claims ‐                 ‐                 ‐                   Interest Income 8,503        7,000        7,227          Total Revenue $ 479,151     $ 407,000     $ 407,227      Expenditures: Operating Expenditures Materials & Supplies $‐                  $‐                  $‐                   Contractual Services 454,249    495,778    407,227      Total Expenditures $ 454,249     $ 495,778     $ 407,227      Net Change in Fund Balance $ 24,902       $ (88,778)     $‐                   Ending Fund Balance $ 18,038       $ (70,740)     $ (70,740)      FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget     306 Worker’s Compensation Trust Fund    A review of the ending fund balance from FY20 to FY22 reveals a projected decline with the ending fund  balance for FY22 being negative.  The City will continue to evaluate the fund balance as well as the projected  needs of the fund and if necessary will request Council approval for a supplemental appropriation to keep the  fund in good standing.   307 Self‐Funded Health Insurance Fund    Overview    During FY16, the City of Jefferson made a policy decision to self‐fund the health insurance program offered to  City employees.  Costs of the program are accounted for in an Internal Service Fund, in which the services  provided under the health insurance program are billed to the funds benefiting from the service.      The Self‐Funded Health Insurance Fund is funded entirely by charges made to City departments.  Health  insurance expenses are budgeted at the department level and any budgeted funds not used for health  insurance premiums are transferred to the Self‐Funded Health Insurance Fund to be utilized for future claims  payments.  The amounts billed to departments, and recognized as insurance payments revenue by the Self‐ Funded Health Insurance Fund, and the amounts of expense recognized by the Self‐Funded Health Insurance  Fund should be approximately the same over a reasonable period.  If the fund incurs a deficit that is not  expected to be eliminated over a reasonable period of time, additional premiums will be billed to the  participating departments to cover the full cost of claims recognized as expenses.                     Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $ 877,939     $       84,809 $        94,409  Revenues: Insurance Payments $ 4,721,832 $ ‐                   $ ‐                   Interest Income 6,941        9,600        ‐                   Miscellaneous 20,400      ‐                  ‐                   Total Revenue $ 4,749,173 $ 9,600         $ ‐                   Expenditures: Operating Expenditures Transfers Out $ ‐                  $ ‐                   $ ‐                   Contractual Services 5,540,187 ‐                  ‐                   Miscellaneous 2,116        ‐                  ‐                   Total Expenditures $ 5,542,303 $ ‐                   $ ‐                   Net Change in Fund Balance $ (793,130)   $ 9,600         $ ‐                   Ending Fund Balance $ 84,809       $ 94,409       $ 94,409         FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget   308               SECTION 11:  Tax Increment Financing (TIF) Fund       309 Tax Increment Financing (TIF) Fund    Overview  Tax Increment Financing (TIF) provides local tax financial assistance for the redevelopment of designated  economically depressed areas.   TIF allows the use of a portion of certain local tax revenues generated for a  limited number of years in the redevelopment area to help pay for the redevelopment.     Community Improvement Districts (CIDs) provide funding for certain public improvements or services in the  designated benefit area.  Funding may be through a special tax on sales, special assessment on certain real  property or by fees, rents, or charges generated in the District.     The TIF Fund is a clearing account for TIF and CID activity. The City currently has four CIDs:  the Southside  Munichberg CID, the Capital Mall CID, the St. Mary’s Hospital CID, and the MSP CID.  The City currently has  three TIFs:  the Capital Mall TIF Plan, the Southside TIF Plan, and the St. Mary’s Hospital TIF Plan.  The High  Street TIF District was terminated and dissolved in FY2020 after the redevelopment projects costs were repaid  in full, thus terminating the High Street TIF Plan.                        Before TIF – The building did not  house a thriving business and was in  need of repair.   After TIF – O’Donoghues Restaurant  now occupies the building and is a  popular restaurant in the City.      310 Tax Increment Financing (TIF) Fund            Fund Balance Schedule  Beginning Fund Balance $‐                        $                    ‐  $                     ‐  Revenues: Other Taxes CID Fund‐Mall $ 13,637             $ ‐                    $ ‐                    CID Fund‐Mall Intergovermental  County TIF Funds‐O'Donoghues (1,950)              ‐                    ‐                    County TIF Funds‐Southside 35,012             ‐                    ‐                    County TIF Funds‐Mall 47,553             ‐                    ‐                    County TIF Funds‐St Marys 32,340             ‐                    ‐                    Transfers In Transfer from General Fund 14,567             15,000        15,000        Transfer from Parks Fund 7,283               7,500          7,500           Transfer from Cit "F"1,134              ‐                   ‐                    Transfer from Cit "G"6,150              7,500          7,500           Total Revenue $ 155,726           $ 30,000        $ 30,000        Expenditures: Contractual Services Economic Redevelopment $ 43,765             $ 21,500        $ 5,000           Economic Redevelopment‐Mall 47,553            8,500          ‐                    Economic Redevelopment‐St Marys 64,408            ‐                    25,000        Total Expenditures $ 155,726           $ 30,000        $ 30,000        Net Change in Fund Balance $‐                        $ ‐                    $ ‐                    Ending Fund Balance $‐                        $ ‐                    $ ‐                    FY20 Actual FY21 Adopted  Budget FY22 Adopted  Budget    NOTE:  Cit “F” represents the City’s Capital Improvement Tax that is effective from 2012 to 2017.   Cit “G” represents the City’s Capital Improvement Tax that is effective from 2017 to 2022.      A review of the ending fund balance from FY20 to FY22 shows that the Tax Increment Financing Fund is  serving as a clearing account for CID and TIF activity.  The TIF Fund is not accumulating a fund balance and is  not expected to do so in the future.    Certain revenues, such as Other Taxes and Intergovernmental, will vary based on the actual gross sales of the  businesses within each TIF district, which the City is unable to determine.  As these revenues increase the  expenditures will increase in direct correlation since this fund is a clearing account.  For this reason, the City  chose to only budget revenues and expenditures in this fund based on the adopted sales tax figures expected  to be collected by the City.     311 Tax Increment Financing (TIF) Fund  Expenditures made directly to a developer are reported under Contractual Services and are made based on  the City’s contract with the developer.     Expenditures made to a financial institution on behalf of the contractor, are reported under Debt Service.  An  expenditure could be made to a financial institution if the financial institution holds a note for the project.   312               SECTION 12:  Debt Service      313 Debt Service    Overview    The City’s stable financial condition, as well as sound debt administration practices, allows the City to continue  to enjoy favorable bond ratings.  The City currently has a Revenue Bond rating of A/Stable.    General Obligation Bonds    While the City is authorized to issue General Obligation Bonds, the City currently has no General Obligation  Bonds outstanding. General Obligation Bonds are supported by a pledge of the City’s full faith and credit.   The  legal debt margin (the amount of General Obligation Bonds the City could issue with voter approval) at  October 31, 2021 is computed as follows:    Computation of Legal Debt Margin For period ending October 31, 2021 Assessed Value 2020 $ 926,616,284         Ordinary Debt 10% (1) 92,661,628            Additional Debt 10% (2) 92,661,628            Constitutional Debt Limit $ 185,323,257         Less:  General Obligation Bonds $ ‐                               Available Debt Margin $ 185,323,257          (1) Article VI, Sections 26(b) and (c) of the Missouri Constitution provides, with a vote of four‐sevenths of qualified electors voting at a general municipal election day,  primary or general election day or two‐thirds for all other elections, a city may incur an indebtedness not to exceed in aggregate, 10% of the value of taxable tangible  property of the city, for any purposes authorized in the charter of the city or by any general law of the State of Missouri.  (2) Article VI, Sections 26(d) and (e) of the Missouri Constitution provides, with a vote of four‐sevenths of qualified electors voting at a general municipal election day,  primary or general election day or two‐thirds for all other elections, a city may become indebted an additional 10% of the value of taxable tangible property of the  city for the purpose of acquiring right of way; construction, extending and improving streets and/or sanitary or sewer systems; and purchasing or constructing water  works, electric or other light plants, provided that the total general obligation indebtedness of the city does not exceed 20% of the value of the taxable tangible  property of the city.     Revenue Bonds    The City is authorized to issue Revenue Bonds to finance capital improvements to the City’s Wastewater  System.  These Revenue Bonds require a majority vote of the qualified electorate voting on the specific  proposition.  All Revenue Bonds issued by the City are payable out of the revenues derived from the operation  of the facility that is financed from the proceeds of such bonds.   The City’s Revenue Bond debt is Enterprise Fund debt.  Payments for the Enterprise Fund debt are budgeted in  the Enterprise Fund associated with the debt.             314 Debt Service    Special Obligation Bonds    The City is authorized to issue Special Obligation Bonds.  The bonds are special obligations of the City.  The  payment of the principal of and interest on the bonds is subject to an annual appropriation by the City.  The  City’s Special Obligation Bond debt is Parks Fund debt and is payable out of the operating revenues of the  Parks Fund.     Summary of Outstanding Debt – as of October 31, 2021  Interest Rate Maturity Date REVENUE BONDS: Series 2001C $ 24,875,000 3% ‐ 5%7/1/2022 $ 1,915,000     Series 2005A $ 4,600,000    3% ‐ 5%7/1/2025 $ 1,290,000     Series 2005C $ 10,105,000 3.25% ‐ 5.25%7/1/2026 $ 2,680,000     Series 2008A $ 3,900,000    4% ‐ 5.75%1/1/2029 $ 2,105,000     Series 2012 $ 14,869,048 Average coupon interest 1.27% 7/1/2033 $ 9,911,600     Series 2014 $ 9,940,000    2% ‐ 3.5%7/1/2035 $ 7,770,000     Series 2016 $ 9,380,000    3%7/1/2036 $ 9,380,000     Series 2020 $ 5,625,000    2% ‐ 4%9/1/2035 $ 5,380,000     Total Revenue Bonds $ 40,431,600  SPECIAL OBLIGATION BONDS: Series 2019 $ 7,305,000    2% ‐ 3%9/1/2039 $ 6,695,000     Total Special Obligation Bonds $ 6,695,000     TOTAL $ 90,599,048 $ 47,126,600  Principal  Amount OutstandingOriginal Issue     Series 2001C   System Improvement and Refunding Revenue Bond (State Revolving Fund‐Leveraged Loan Program).   Payable in annual installments of $785,000 to $1,915,000.   The initial $10,000,000 Sewerage System Revenue Bond was refunded in November 2001, creating the  $24,875,000 Series 2001C.   Series 2005A   Sewerage System Revenue Bond (State Revolving Fund‐Leveraged Loan Program).   Payable in annual installments of $135,000 to $345,000.  Series 2005C   Sewerage System Revenue Bond (State Revolving Fund‐Leveraged Loan Program).   Payable in annual installments of $335,000 to $750,000.   In November 2002 a $5,555,000 Series 2002 Revenue Bond was issued and in May 2005 a $4,600,000  Series 2005 Revenue Bond was issued.  On November 30, 2005 the City refunded the balance  ($4,980,000) of the $5,555,000 November 2002 issue, creating the $10,105,000 Series 2005C Revenue  Bond.     315 Debt Service    Series 2008A   Sewerage System Revenue Bond (State Revolving Fund‐Leveraged Loan Program).   Payable in annual installments of $25,000 to $320,000.  Series 2012   Sewerage System Revenue Bond (State Revolving Fund‐Direct Loan Program).   Payable in semi‐annual installments of $307,000 to $473,000.   Series 2014   Sewerage System Revenue Bond (Traditional Bond Issue).   Payable in annual installments of $410,000 to $675,000.  Series 2016   Sewerage System Revenue Bond (Traditional Bond Issue).   Payable in annual installments of $550,000 to $805,000.  Series 2019   Special Obligation Improvement Bonds, Parks System Project.   Payable in annual installments of $285,000 to $455,000.  Series 2020   Sewerage System Refunding Revenue Bond.   Payable in annual installments of $245,000 to $445,000.    The initial $6,445,000 Sewerage System Revenue Bond, Series 2010B (Taxable Build America Bond) was  refunded in August 2020, creating the $5,625,000 Refunding Revenue Bond, Series 2020.   As indicated above, all of the City’s Wastewater Revenue Bonds, with the exception of the 2014, 2016, and  2020 bonds, were participants in the State of Missouri Department of Natural Resources (DNR) Revolving  Fund‐Leverage Loan Program.   The Revolving Fund Program provides security for the revenue bonds  participating in the program.  As disbursements are made to the City from the restricted construction bond  funds, DNR deposits additional funds into a Reserve Account.   Funds on deposit in the Reserve Account secure  70% of the revenue bonds.  As the City makes principal payments on the related revenue bonds, an equivalent  amount is repaid to DNR from the Reserve Account.   The City assigns its title and interest in the Reserve  Account to the State Environment Improvement and Energy Resources Authority to secure the City’s  Wastewater Revenue Bonds.                         316 Debt Service    Debt Repayment Schedule  Fiscal Year Principal Interest Total Balance at Fiscal  Year End $ 47,876,600        2022 4,791,000     1,389,672     6,180,672    43,085,600        2023 3,592,800    1,199,608    4,792,408    39,492,800        2024 3,719,700    1,079,703    4,799,403    35,773,100        2025 3,847,500    958,344       4,805,844    31,925,600        2026 3,620,400    829,760       4,450,160    28,305,200        2027 2,959,200    714,983       3,674,183    25,346,000        2028 3,048,000    631,968       3,679,968    22,298,000        2029 3,142,800    546,051       3,688,851    19,155,200        2030 2,897,600    474,457       3,372,057    16,257,600        2031 2,962,400    409,758       3,372,158    13,295,200        2032 3,042,200    341,699       3,383,899    10,253,000        2033 3,128,000    271,322       3,399,322    7,125,000          2034 2,250,000    200,723       2,450,723    4,875,000          2035 2,315,000    136,573       2,451,573    2,560,000          2036 1,225,000    70,248         1,295,248    1,335,000          2037 435,000       35,388         470,388       900,000              2038 445,000       24,078         469,078       455,000              2039 455,000       12,285         467,285       ‐                           TOTAL $ 47,876,600 $ 9,326,621     $ 57,203,221 $ ‐                            The debt repayment schedule above shows the annual breakdown of the total principal and interest payments  for all outstanding bond debt for the City of Jefferson.    Pledged Revenue Coverage Fiscal Year Sewer Charges and Other LESS: Operating Expenses Net Available Revenue Debt Service Principal Interest Coverage 2011 9,666,908       4,487,631         5,179,277     1,950,000   2,157,737 1.26         2012 10,448,653     4,764,596         5,684,057     2,040,000   2,048,925 1.39         2013 10,585,111     5,106,704         5,478,407     2,150,000   1,564,622 1.47         2014 10,944,592     5,142,457         5,802,135     2,552,000   2,090,341 1.25         2015 11,367,177     5,405,800         5,961,377     2,984,000   2,212,611 1.15         2016 11,964,744     5,698,309         6,266,435     3,101,048   1,964,873 1.24         2017 12,267,295     5,834,648         6,432,647     3,637,800   2,083,465 1.12         2018 12,735,776     5,536,848         7,198,928     3,797,600   2,268,213 1.19         2019 12,641,983     6,812,546         5,829,437     3,977,500   2,091,095 0.96         2020 13,285,971      7,276,869          6,009,102      9,918,300    1,911,058 0.51          The pledged revenue coverage for 2021 will be updated upon completion of the annual audit.   317 Appendix 318 Statistical/Supplemental Information  City of Jefferson Geographic Information    Quick Facts:   Located in Central Missouri    Located along the Missouri River   Capital of Missouri    Currently encompasses a total geographic area of 37.58  square miles in both Cole and Callaway  counties   Divided into 5 City Council Wards   The City is served by the Jefferson City Public School District, which operates the Jefferson City High  School, Capital City High School, Lewis and Clark Middle School, and Thomas Jefferson Middle School,  and eleven elementary schools. There are 4 private elementary schools — St. Joseph's Cathedral, St.  Peter Catholic, Immaculate Conception, and Trinity Lutheran.  Calvary Lutheran, Helias Catholic, and  Lighthouse Preparatory Academy are the City's private high schools.  Lincoln University is a public  historically black university with open enrollment and certificate, associate, bachelor, and graduate  programs. Columbia College, State Technical College of Missouri, William Woods University, and  Merrell University also have locations in the City with varying degree levels and options.   Interstate 70 passes by the City 30 miles to the north in Columbia, MO.  U.S. highways in the City  include U.S. Routes 50, 54, and 63.  Missouri routes 179 and 94 also run through the City, giving it four  highways that intersect with I‐70.    Served by Amtrak      319   Persons per Household, 2015‐2019 2.22          Median Age 37.9          Median Household Income (in 2019 dollars), 2015‐2019 $ 52,253     Per Capita Income in past 12 months (in 2019 dollars), 2015‐2019 $ 28,073     Households, 2015‐2019 17,084     Median value of owner‐occupied housing units, 2015‐2019 $ 147,800   Source:  United States Census Bureau, QuickFacts and World Population Review Demographics             Total  Population Rank State of Missouri 5,988,927          Kansas City, city 459,787              1                        St. Louis, city 319,294              2                        Springfield, city 159,498              3                        Independence, city 116,830              4                        Columbia, city 108,500              5                        Lee's Summit, city 91,364                6                        O'Fallon, city 79,329                7                        St. Joseph, city 76,780                8                        St. Charles, city 65,794                9                        Blue Springs, city 52,575                10                     St. Peters, city 52,575                10                     Florissant, city 52,158                12                     Joplin, city 50,150                13                     Chesterfield, city 47,484                14                     Jefferson City, city 43,079                15                     Cape Girardeau, city 37,941                16                     Wildwood, city 35,517                17                     University City, city 35,371                18                     Source: United States Census Bureau, 2010 Census Geographic Area        320   By Age Total % Persons under 5 years, percent 5.7% Persons under 18 years, percent 20.0% Persons 65 years and over, percent 16.0% By Race Total % White alone, percent 1 75.6% Black or African American alone, percent 1 18.8% American Indian and Alaska Native alone, percent 1 0.3% Asian alone, percent 1 2.5% Native Hawaiian and Other Pacific Islander alone, percent 1 0.0% Two or More Races, percent 2.5% Hispanic or Latino, percent 2 3.7% White alone, not Hispanic or Latino, percent 72.5% By Educational Attainment Total % High school graduate or higher, percent of persons age 25+, 2015‐2019 91.1% Bachelors Degree or Higher, percent of persons age 25+, 2015‐2019 32.6% 1  Includes persons reporting only one race 2  Hispanics may be of any race, so also included in applicable race categories Population Composition Source:  United States Census Bureau, QuickFacts             321 Population Growth Calendar Year Population  1‐2 Median Age 2   Jefferson City School District Enrollment 3   2015 43,169 37.9 8,284 2016 43,013 37.4 8,079 2017 42,895 37.8 8,062 2018 42,838 37.7 8,047 2019 42,708 37.9 8,106 1 Estimates as of July 1st  Source:   2 United States Census Bureau, QuickFacts 3 Missouri Department of Elementary and Secondary Education (MODESE) Demographic and Economic Statistics Last Five Calendar Years   42,400 42,500 42,600 42,700 42,800 42,900 43,000 43,100 43,200 43,300 2015 2016 2017 2018 2019 General Population   8,000 8,050 8,100 8,150 8,200 8,250 8,300 2015 2016 2017 2018 2019 School Enrollment K‐12       322 Personal Income Calendar Year Personal Income Per Capita  Income 1   Unemployment Rate 2   2015 1,066,765,277$            24,763$                 3.4% 2016 1,068,789,990$            24,810$                 1.9% 2017 1,090,544,885$            25,315$                 1.9% 2018 1,154,387,963$            26,797$                 1.9% 2019 1,209,356,767$            28,073$                 2.0% Source:   1 United States Census Bureau, QuickFacts 2 Missouri Economic Research and Information Center (MERIC) Demographic and Economic Statistics Last Five Calendar Years         3.4% 1.9% 1.9% 1.9% 2.0% 0.0% 0.5% 1.0% 1.5% 2.0% 2.5% 3.0% 3.5% 4.0% 2015 2016 2017 2018 2019 Unemployment Rate        323                       Employer Employees* 2020 Rank % of  Total Employees 2011 Rank % of  Total State of Missouri 14,174          1 26.2% 14,466     1 27.7% Jefferson City Public Schools 1,627            2 3.0% 1,337       4 2.6% Capital Region Medical Center 1,527            3 2.8% 1,430       3 2.7% Scholastic, Inc.1,500            4 2.8% 2,182       2 4.2% Central Bancompany 1,020            5 1.9%766           6 1.5% SSM Health ‐ St. Marys Hospital 982                6 1.8% 1,022       5 2.0% ABB, Inc 865                7 1.6%680           7 1.3% Walmart Supercenter (2)665                8 1.2% Jefferson City Medical Group 629                9 1.2%583           8 1.1% Unilever 467                10 0.9% Lincoln University 500           9 1.0% RR Donnelley 475            10 0.9% 23,456          23,441      *Includes full and part‐time employees Source: Jefferson City Chamber of Commerce/United States Census Bureau Principal Employers       324 Taxpayer 2020 Rank Assessed  Value Conopco/Chesebrough‐Ponds/Unilever 1 $19,872,630 Missouri American Water 2 14,493,630 Wal‐Mart 3 8,832,000 Command Web Offset Co. Inc.4 8,294,000 Ameren Missouri/Union Electric 5 8,047,712 Jefferson City Medical Center 6 6,072,000 Scholastic 7 5,806,410 Central Missouri Realty 8 5,720,000 Wildwood Crossing LLC 9 4,640,000 Menard 10 3,504,770 Note: Tax assessment for 2019 relates to the City's fiscal year 2020 Source: Cole County Collector of Revenue Principal Property Tax Payers           Construction 2,445                  Manufacturing 2,439                  Trade, Transportation & Utilities 8,933                  Information 1,101                  Finance & Insurance 1,901                  Professional & Business Services 5,602                  Education & Health 6,181                  Leisure & Hospitality 3,950                  Government 19,059                Other Services 1,663                  Industry Employment Source: Jefferson City Chamber of Commerce/Missouri  Department of Economic Development          325 Police Culture and Recreation    Number of stations 1               Parks 18                   Number of patrol units 32            Parks acreage 1,400             RV Campground 1                  Fire    Primitive Campsite 3                     Number of stations 5               Golf Course ‐ 18 hole 1                     Driving Range 1                  Public Works    Swimming pools/aquatic centers 2                     Area in square miles 38            Tennis courts ‐ lighted 11                   Center line miles of streets 255          Skate Park ‐ lighted 1                     Number of street lights 4,123       Handball/racquetball courts‐lighted 4                     Horseshoe courts‐lighted 12                Wastewater    Bocce courts 2                     Miles of sanitary sewer 442          Sand volleyball courts‐lighted 3                     Number of treatment plants 2               Boat Ramps 2                     Radio controlled flying field 1                     Amphitheater‐lighted 1                     Rugby field 1                     Dog Park 2                     Indoor Ice Arena 1                     Playgrounds 13                   Lighted athletic game fields 15                   Unlighted athletic game fields 2                     Picnic shelters ‐ rentable 11                   Indoor Pavilions/Multipurpose Rooms 5                     Multi‐Use trails including mountain bike trails (miles)38                   Lakes 3                     Missouri River overlooks 3                     Rentable Garden Plots 200                 Practice Ball Fields 12                   Outdoor Basketball Courts 9                     Single Picnic Units w/ table & grill 44                   The Linc           Indoor Basketball Courts 4                            Indoor Volleyball Courts 6                            Fitness Center 1                            Cycling Room 1                            Meeting Rooms 5                            Walking Track 1                  Source:  Various city departments. City of Jefferson, Missouri Facilities and Services       326     Glossary    Accrual Basis of Accounting:  A method of accounting that recognizes the financial effect of transactions,  events, and fund activities.  Under this method of accounting, revenues are recognized in the accounting  period in which they are earned, and expenses are recognized in the period occurred.     Adopted Budget:  Refers to the budget amount as originally approved by the City Council at the beginning of  the fiscal year.     Agency Fund:  The City’s Agency Fund is a clearing account for tax increment financing.  The agency is  custodial in nature and does not involve measurement of results of operations.     Appropriation:  The legal  authorizations made by the City Council (who approve department budgets) to the  departments, offices and agencies of the City allowing the departments to make expenditures and incur  obligations for specific purposes within the amounts approved.     Assessments: Assessments are charges in the nature of taxes upon property owners to pay the cost of  facilities or improvements that benefit the property owned.  Payment of the amount assessed (together with  interest if not paid upon assessment) is secured by a direct fixed lien on the property.  The assessed payments  are either used directly to pay the costs of the facilities or improvements or, if paid over time, are used to  repay bonds issued to finance such costs. “Special assessment” financing proceeds are used for improvements  relating to the property, such as sidewalks, streets, gutters, sewers and water systems.     Audit Report:  The report prepared by an auditor covering the audit or investigation of an entity’s financial  position for a given period of time.   As a general rule, the report should include a) a statement of scope of the  audit; b) explanatory comments concerning exceptions from generally accepted auditing standards; c)  opinions; d) explanatory comments concerning verification procedures; e) financial statements and schedules;  and f) statistical tables, supplementary comments and recommendations.   The auditor’s signature follows  item c) or d).    Balanced Budget:  Annual financial plan in which revenues are equal to expenditures.     Budget (Operation):  A plan of financial operation embodying an estimate of proposed expenditures for a  given period and the proposed means of financing them.  Used without any modifier, the term usually  indicates a financial plan for a single fiscal year.      Capital Assets:  Assets of significant value and having a useful life of several years.  Capital Assets are also  called Fixed Assets.     Capital Expenditures:  Capital expenditures are expenditures incurred through the acquisition or  enhancement of fixed assets, to the extent the expenditure exceeds $10,000 and has a useful life or can be  expected to extend the life in excess of one year.    Capital Improvement Tax (CIT) Fund:  Capital Improvement Tax Fund accounts for the acquisition and  construction of major capital facilities other than those financed by Proprietary Funds and Trust Funds.    327     Glossary    Capital Projects:  Projects that purchase or construct capital assets. Typically a capital project encompasses a  purchase of land and/or the construction of a building or facility.    Cash Management:  Tracking and forecasting cash flow, and working with investment personnel to develop an  investment plan.  Maintaining cash accounts and controlling their disposition.  Coordinating and controlling  bank accounts.      Community Development Block Grant:  Federal Entitlement Grant Program administered by the U.S.  Department of Housing and Urban Development, 100% grant requires no matching.     Debt:  An obligation resulting from the borrowing of money or from the purchase of goods and services.  Debt  of governmental units includes bonds, time warrants, notes, and floating debt.    Debit Limit:  The maximum amount of debt which an issuer of municipal securities is permitted  constitutionally, statutorily or by charter provisions.  The limitation is usually a percentage of assessed  valuation and may be fixed upon either gross or net debt.     Debt Ratio: Comparative statistics showing the relationship between the issuer’s outstanding debt and such  factors as its tax base, income or population.  Such ratios are often used in the process of determining credit  quality of an issue, especially in the case of general obligation bonds.     Debt Service:  The amount of money necessary to pay principal and interest on an outstanding debt.    Delinquent Taxes:  Taxes remaining unpaid on and after the date on which a penalty for nonpayment is  attached.     Department:  The Department is the primary unit in City operations.  Each is managed by a Department  Director.  Departments are generally composed of divisions which share a common purpose or which perform  similar duties.     Depreciation:   1) Expiration of the service life of capital assets attributable to the wear and tear,  deterioration, action of the physical elements, inadequacy or obsolescence. 2) That portion of the cost of a  capital asset that is charged as an expense during a particular period.     Enterprise Funds:   Enterprise Funds account for operations that are financed and operated in a manner  similar to private enterprises, where the intent of the City is that the costs of providing goods and services to  the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily through user charges; or where the  City has decided that periodic determination of net income is appropriate for accountability purposes.  The  City of Jefferson uses Enterprise Funds to account for wastewater, airport, parking, and transit operations.     Expenditures:  Where accounts are kept on the accrual or modified accrual basis of accounting, the cost of  goods received or services rendered whether cash payments have been made or not. When accounts are kept  on a cash basis, expenditures are recognized only when the cash payments for the above are made.     328     Glossary    Fiscal Year:  A 12‐month period of time to which the annual budget applies and at the end of which a  governmental unit determines its financial position and the results of its operations. The City of Jefferson has a  fiscal year of November 1st through the following October 31st.     Full Disclosure:  Providing accurate and complete information material to a bond issue, which a potential  investor would be likely to consider important in deciding whether to invest.  Material facts that enable the  investor to evaluate the credit quality of an issue.    Full Faith and Credit:  A pledge of the general taxing power for the payment of debt obligation.  Bonds  carrying such pledges are usually referred to as general obligation bonds or full faith and credit bonds.     Full Time Equivalents (FTE):  Equal to one person based on 2080 hours a year.    Fund: An independent fiscal accounting entity with a self‐balancing set of accounts recording cash and/or  other resources together with all related liabilities, obligations, reserves, and equities which are segregated for  the purpose of carrying on specific activities or attaining certain objectives.     Fund Balance:  An accumulated excess of revenues over expenditures. Any amount left over after  expenditures are subtracted from resources is then added to the beginning fund balance each year.     General Fund:  The largest governmental fund, the General Fund accounts for most of the financial resources  of the general government.  General Fund revenues include property taxes, licenses and permits, local taxes,  service charges, and other types of revenue.  The General Fund usually includes most of the basic operating  services, such as fire and police protection, finance, planning and protective services, public works, and  general administration.    General Accepted Accounting Principles (GAAP):  GAAP is a way of reporting financial data.    General Obligation Bonds:  Bonds which are secured by the full faith and credit of the issuer.  General  Obligation bonds issued by local units of government are secured by a pledge of the issuer’s ad valorem taxing  power.     Goal:  A statement of broad direction, purpose or intent based on the needs of the community.  A goal is  general and timeless.    Governmental Funds:  Governmental Funds are used to account for government activities focusing on near‐ term inflows and outflows of spendable resources, as well as on balances of spendable resources available at  the end of the City’s fiscal year.      Grant:  A contribution of assets (usually cash) by one governmental unit or other organization to another.   Typically, their contributions are made to local governments from state and federal governments and made  for specified purposes.     Industrial Revenue Bonds:  Bonds issued to provide financial assistance to private‐sector entities for the  acquisition and construction of industrial and commercial facilities deemed to be in the public interest. The  329     Glossary    bonds are secured by the property financed and are payable solely from payments received on the underlying  financing agreement.  Upon repayment of the bonds, ownership of the acquired facilities transfers to the  private‐sector entity served by the bond issuance.     Information Technology Services:  Information Technology Services is an internal service division that  provides computer and telecommunications needs to the other City Departments.     Internal Control:  A plan of organization for purchasing, accounting, and other financial activities which,  among other things, provides for separation of duties, proper authorization from responsible officials in  processing of a transaction and the arrangement of records and procedures to facilitate effective control.    Internal Service Funds:  Internal Service Funds account for the Self‐Insurance Workers Compensation Funds  and the Self‐Funded Health Insurance Fund.      Inventory:  Maintaining custody and records of supplies held in stock for future consumption.    Legal Debt Margin:  The amount of additional debt the City may legally issue.      Levy: (verb) To impose taxes, special assessments, or service charges for the support of government activities.   (noun) The total amount of taxes, special assessments or service charges imposed by a governmental unit.    Major Funds:  Major funds are funds whose revenues, expenditures/expenses, assets, or liabilities (excluding  extraordinary items) are at least 10% of corresponding totals for all governmental or enterprise funds and at  least 5% of the aggregate amount for all governmental and enterprise funds. Any other fund may be reported  as a major fund if the City’s officials believe that fund is particularly important to financial statement users.   The General Fund is always a major fund.    Modified Accrual Basis:  The basis of accounting under which expenditures other than accrued interest on  general long‐term debt are recorded at the time liabilities are incurred and revenues are recorded when  received in cash and/or available revenues which should be accrued to reflect properly the taxes levied and  revenue earned.     Nonmajor Funds:  Funds that do not meet the criteria for a major fund.    Objective:  Something to be accomplished in specific, well defined, and measurable terms, and that is  achievable within a specific time frame.     Other Non‐Operating Expenses:  Expenses that are not directly related to the fund’s primary service activities.      Other Non‐Operating Revenue:   Revenues that are not directly related to the fund’s primary service  activities.      Outstanding:  In general, as used with respect to the principal of an issue remaining unpaid.     330     Glossary    Payroll:   Generating employee paychecks, deducting and transmitting taxes and other payments,  administering insurance and other benefits, and generating required reports.     Principal (in relation to bond issuance):  The face amount or par value of a security payable on the maturity  date.     Proprietary Funds:  Proprietary Funds are business‐like funds. The City maintains two different types of  Proprietary Funds: Enterprise Funds and Internal Service Funds.      Purchasing:   Determining source and price of goods and services requisitioned by operating departments;  authorizing and monitoring purchases.     Revenue Bond:  A bond whose principal and interest are payable exclusively from earnings of an Enterprise  Fund.      Revenue Estimate:  A formal estimate of how much revenue will be earned from a specific revenue source for  some future period, usually a future fiscal year.    Special Obligation Bonds:  Bonds which are solely payable from the operating revenues of the City’s Parks  fund and are considered a special obligation of the City.      Special Revenue Funds:   Special Revenue Funds are used to account for specific revenues that are legally  restricted to expenditures for particular purposes.  The City of Jefferson uses Special Revenue Funds to  account for the Department of Parks, Recreation, and Forestry Fund, JC Veteran’s Plaza Trust Fund, Police  Training Fund, Lodging Tax Fund, City Hall Art Trust Fund, USS Jefferson City Submarine Trust, and Woodland  Cemetery.     Supplemental Appropriation:   An appropriation approved by the City Council outside of the annual budget  adoption, when the need for funds is too urgent to be postponed until the next annual budget adoption.     Tax or Taxes:   Compulsory charges levied by a governmental unit for the purpose of raising revenue. Tax  revenues are used to pay for services or improvements provided for the general public benefit.     Tax Rate:  The amount of tax stated in terms of a unit of the tax base.     Transfer:  Legally authorized transfers from a fund receiving revenue to the fund through which the resources  are to be expended.     User Charges or Fees:  The payment of a charge or fee for direct receipt of a service.     Utility Billing:  Determining amount of sewer bills; sending bills to customers, depositing and posting receipts,  collecting overdue amounts.         331     Glossary    ACRONYMS  CDBG: Community Development Block Grant          CID:  Community Improvement Districts    CIT:  Capital Improvement Tax Fund    FTE: Full Time Equivalents    GAAP:  General Accepted Accounting Principles     TIF: Tax Increment Financing    332